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1 Connect to SharePoint Product Info Ajoutez des fonctions d archivage et de sécurité à votre portail Sharepoint Connect to SharePoint permet de connecter Microsoft Office SharePoint au système de GED DocuWare. Les utilisateurs SharePoint disposent d'une solution adaptée pour le stockage de leurs documents directement à partir de SharePoint. Depuis leur portail Sharepoint, les utilisateurs travaillent de manière collaborative sur des documents, publient et recherchent des quantités d information. Du contenu, des documents et des versions sont crées en permanence et le volume de données croît de manière exponentielle. Optimisation des performances et respect des normes Si vous souhaitez conserver le niveau de performance de votre Sharepoint, il est préférable de déplacer vos données vers un autre environnement. Dans le même esprit, si vous souhaitez gérer les périodes de conservation des documents et mieux sécuriser vos informations, l utilisation en complément de Sharepoint d un logiciel dédié à l archivage peut être un bon investissement. Bénéfices Archivage légal et sécurisé de tous les documents SharePoint Allégement de la charge de la base de données SharePoint et amélioration de la performance du portail SharePoint Stockage et accès aux documents archives directement à partir de SharePoint Un confort d utilisation grâce à une intégration personnalisable 1

2 DocuWare garanti un archivage sécurisé et répond aux normes en vigueur Configuration système requise DocuWare est un éditeur spécialisé dans l'archivage de vos données et sa solution de GED permet de gérer facilement des millions de documents au sein d'armoires DocuWare 6.5 électroniques. DocuWare répond, dans sa version A partir de Microsoft SharePoint Server 2007 standard, aux normes en vigueur et garantit la conformité aux audits. Les informations sont disponibles à tout moment et des fonctions de recherche conviviales permettent de les récupérer en toute simplicité. En fonction du paramétrage, DocuWare détecte automatiquement les données dont la période de conservation prend fin, pour les supprimer. Il est tout aussi aisé de regrouper des documents et de les enregistrer sur un support mobile comme un CD avec une fonction de recherche intégrée, pour les sauvegarder, ou bien les mettre à disposition des clients ou d utilisateurs externes. Grâce à Connect to SharePoint, les utilisateurs SharePoint bénéficient de tous les avantages de DocuWare. SharePoint et DocuWare : une combinaison idéale Le module complémentaire DocuWare Connect to SharePoint offre une connexion standard entre SharePoint et DocuWare garantissant une interaction souple et parfaite entre les deux systèmes pour stocker et rechercher des documents directement à partir de SharePoint. Un autre avantage, qui mérite d être souligné, est que Connect to SharePoint prend en charge l'authentification unique. Une fois que les utilisateurs ont ouvert une session SharePoint, ils peuvent accéder à DocuWare sans avoir à ouvrir une nouvelle session. Archivage de documents dans DocuWare directement à partir de SharePoint Le stockage d'un document dans une armoire DocuWare à partir de SharePoint est un jeu d enfant. Vous pouvez accéder à l'option «envoyer à» à partir du menu contextuel ou de la barre d'outils du fichier. Cette fonctionnalité permet d enregistrer le document sélectionné dans son format d'origine dans une armoire DocuWare. Connect to SharePoint indexe automatiquement chaque document SharePoint lors du stockage. Cela garanti de meilleurs résultats lors de la recherche de documents dans DocuWare. 2

3 Une liste de résultats distincte liste les occurrences trouvées dans les armoires DocuWare. L'utilisateur peut ouvrir les documents en un seul clic directement à partir de l'application SharePoint. Un mode simplifié d archivage légal à long terme pour les documents à valeur probante. Deux clics suffisent pour archiver des documents de SharePoint vers DocuWare. Recherche et récupération de documents archivés Grâce à Connect to SharePoint, une recherche effectuée dans SharePoint inclut automatiquement une recherche dans les armoires DocuWare. Les documents SharePoint déjà archivés peuvent également être inclus dans chaque recherche. Pour une meilleure visibilité, les résultats de la recherche obtenus dans l armoire DocuWare sont affichés dans une zone distincte réservée à cet effet. Un simple clic ouvre les documents directement à partir de l'application SharePoint. 3

4 Architecture du produit DocuWare utilise les normes Microsoft standards dans Connect to SharePoint. Le module intègre DocuWare à SharePoint en tant que système d archivage intégré. L archivage devient ainsi une fonctionnalité standard de Microsoft SharePoint Server. Paramétrage souple de règles de stockage Le module «Connect to SharePoint» est paramétrable et vous permet la mise en place de processus d archivage personnalisées. Vous pouvez, par exemple, spécifier que les documents seront supprimés de SharePoint une fois qu'ils sont archivés dans DocuWare (Fonction disponible à partir de SharePoint 2010 Standard). Vous pouvez également définir une période à la fin de laquelle les documents doivent être envoyés vers DocuWare pour un archivage long terme, et automatiquement supprimés dans SharePoint. Indexation des documents Dès qu'un document est transféré de SharePoint vers DocuWare (de manière interactive ou via des règles «métiers»), il est automatiquement indexé en arrière-plan. Au moment du stockage, DocuWare récupère automatiquement les index en fonction de tables de correspondances entre Sharepoint et DocuWare. Le paramétrage est puissant puisqu il est possible, en fonction du type de document de faire appel à des règles différentes : armoires, correspondances de champs. Intégration de la recherche SharePoint permet d'effectuer des recherches de documents dans différentes sources. Connect to SharePoint permet aux utilisateurs SharePoint d'étendre leurs recherches à DocuWare en tant que source complémentaire de recherche. Cette fonction permet d inclure la recherche full texte de DocuWare. Les résultats s'affichent directement dans SharePoint et les utilisateurs peuvent consulter les documents immédiatement. Les résultats peuvent également être affichés sous la forme de flux RSS ou de pages HTML. 4

5 Fonctionnalités Stockage à partir de SharePoint DocuWare fonctionne en tant que système d archivage intégré à Sharepoint Permet de répondre aux normes légales de conservation en vigueur Stockage manuel des documents de SharePoint vers DocuWare grâce au menu contextuel «Envoyer vers» Stockage automatique et paramétrable de SharePoint vers DocuWare Stockage du document dans son format d origine Recherche dans SharePoint Recherche combinée dans SharePoint et DocuWare Affichage distinct des résultats DocuWare dans l'interface utilisateur SharePoint Accès à DocuWare par une seule authentification (identifiant vérifié dans Active Directory) Administration Administration par le biais de Connect to SharePoint Définition de tables de correspondances pour l indexation et le choix de la destination entre Sharepoint et DocuWare Paramétrage de l affichage des index lors d une recherche 5

6 Vous trouvez ce document ici : For more information please visit our website at: 6

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