La Solution Crypto (LSC) Notice d utilisation Windows et Macintosh (version ).

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2 La Solution Crypto (LSC) Notice d utilisation Windows et Macintosh (version ). Copyright CRYPTO. Tous droits réservés. Les informations contenues dans ce manuel peuvent faire l'objet de modifications sans préavis et ne sauraient en aucune manière engager Crypto. Aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou recopiée de quelque manière que ce soit, électronique ou mécanique, y compris par photocopie, enregistrement, archivage ou tout autre procédé de stockage, de traitement et de récupération d'information, pour d'autres buts que l'usage personnel de l'acheteur, et ce exclusivement aux conditions contractuelles, sans la permission explicite de Crypto. Windows est une marque enregistrée de Microsoft Corporation. Apple, Macintosh, Quicktime sont des marques enregistrées ou des noms commerciaux de Apple Computer Inc. 4D, 4D Write, 4D Calc sont des marques déposées de 4D. Crypto Organiseur est une marque déposée par Crypto. PagesIMMO est une marque déposée par ACROBAT Copyright Secret Commercial Adobe Systems Inc. Tous droits réservés. ACROBAT est une marque enregistrée d'adobe Systems Inc. Tous les autres noms de produits ou appellations sont des marques déposées ou des noms commerciaux appartenant à leurs propriétaires respectifs.

3 Contrat de licence du logiciel LSC Lisez soigneusement ce contrat de licence logiciel ( licence ) avant de retourner votre carton d enregistrement. En retournant votre carton d enregistrement vous acceptez d'être lié par les termes de cette licence. 1. Licence. Crypto vous concède une licence sur, et en aucun cas ne vend, le logiciel, la documentation et les polices de caractères accompagnant la présente licence, qu ils soient sur CD ou sur tout autre support ( logiciel LSC ). Les licences accordées ici se limitent aux droits de propriété intellectuelle de Crypto de LSC et ne comprennent aucun autre brevet ni droit de propriété intellectuelle. Vous êtes propriétaire du support sur lequel le logiciel LSC est enregistré mais Crypto reste propriétaire du logiciel LSC. Le logiciel LSC ainsi que les copies que la présente licence vous autorise à réaliser sont régis par les termes de la présente licence. 2. Utilisations permises et limitations. La présente licence vous autorise à installer et utiliser le logiciel LSC sur un nombre de postes défini sur votre contrat de vente. La présente licence n autorise pas le fonctionnement du logiciel LSC sur un nombre d ordinateurs supérieurs à ceux du contrat de vente. Vous pouvez réaliser une seule copie du logiciel LSC en langage machine aux fins exclusives de sauvegarde. La copie de sauvegarde doit impérativement reproduire les informations relatives au droit d auteur figurant sur l original. Sauf et dans les limites où la loi ou la présente licence l autorise, vous ne pouvez pas, en totalité ou en partie, décompiler, manipuler, désassembler, modifier, louer, louer à crédit bail, prêter, concéder des licences, diffuser ou créer des produits dérivés à partir du logiciel LSC ni transmettre le logiciel LSC par un réseau. Toutefois, vous pouvez transférer les droits qui vous sont concédés par la présente licence, sous réserve que vous transfériez la documentation y afférent, la présente licence et une copie du logiciel LSC à un tiers qui s engage à accepter d être lié par les termes et conditions de la présente Licence et que vous détruisiez toutes les copies du logiciel LSC en votre possession. La présente licence sera résiliée immédiatement et de plein droit, sans notification préalable de la part de Crypto, si vous ne vous conformez pas à l une quelconque de ses dispositions. 3. Garantie des supports (le cas échéant). Crypto garantit les supports sur lesquels le logiciel LSC est enregistré contre tout vice de matériau et de main d oeuvre, sous condition d une utilisation normale, pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date d achat initiale. Votre seul recours, au titre du présent article se limite au remplacement du logiciel LSC. Cette limitation de garantie et toutes garanties implicites concernant le support, y compris les garanties implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier sont limitées à une durée de quatre-vingt-dix jours (90) à compter de la date d achat initiale. Certaines législations ne permettant pas de limiter la durée d une garantie implicite, il est possible que la limitation mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. La limitation de garantie telle qu exprimée ci-dessus est exclusive de toute autre garantie, quelle que soit sa forme, orale, écrite, expresse ou tacite. Cette garantie vous confère des droits spécifiques. Vous pouvez également posséder d autres droits tributaires de la législation en vigueur. 4. Exclusion de garantie sur le logiciel LSC. Vous reconnaissez et admettez expressément que l utilisation du logiciel LSC est à vos risques et périls. Le logiciel LSC est fourni tel quel sans garantie d aucune sorte, et crypto excluent expressément toute garantie et/ou condition, explicite ou implicite, y compris de façon non limitative les garanties et/ou conditions implicites de qualité marchande et d adéquation à un usage particulier et toute garantie de non-contrefaçon et de respect des droits de tiers. Crypto ne garantit pas que les fonctions contenues dans le logiciel LSC correspondront à vos besoins ni que le fonctionnement du logiciel LSC sera ininterrompu, exempt d erreur ni que tout défaut du logiciel LSC sera corrigé. De plus, crypto ne garantit pas ni ne fait aucune déclaration concernant l utilisation ou les résultats de l utilisation du logiciel LSC ou de la documentation y afférent en ce qui concerne leur exactitude, fiabilité ou autre. Aucune information ni aucun conseil, communiqués verbalement ou par écrit par crypto ou par un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie ou augmenter de quelque manière que ce soit l étendue de la présente garantie. Si le logiciel LSC s avérait défectueux, vous assumeriez seul (et non crypto ni un représentant agréé de crypto) le coût total de toute révision, réparation ou modification nécessaire. Certaines législations ne permettant pas l exclusion de garanties implicites, il est possible que l exclusion mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. L application de la présente garantie ne saurait vous priver de vos droits à la garantie légale (en cas de défauts ou de vices cachés). 5. Limitation de responsabilité. En aucun cas, y compris la négligence, Crypto ne sera responsable de quelque dommage indirect, spécial ou accessoire résultant de ou relatif à la présente licence. Certaines juridictions ne permettant pas la limitation ou l exclusion de responsabilité pour dommages indirects ou accessoires, il est possible que l exclusion ou la limitation mentionnée ci-dessus ne vous concerne pas. 6. Accord complet. Cette licence constitue l intégralité de l accord entre les parties quant à l utilisation du logiciel LSC aux termes de la présente licence et remplace toutes les propositions ou accords antérieurs ou actuels, écrits ou verbaux, à ce sujet. Aucun amendement ni aucune modification de cette licence ne prendront effet à moins d être stipulés par écrit et signés par un représentant dûment agréé de Crypto.

4 Sommaire Sommaire Sommaire... 4 Introduction À propos de ce manuel LA MISE EN PLACE DE LSC INSTALLATION DE LSC SUR VOTRE MACHINE L'ENVIRONNEMENT NECESSAIRE AU BON FONCTIONNEMENT QuickTime Paramétrage de LSC Sauvegardes Customisation de l'application Gestion des dossiers systèmes ARCHITECTURE DE LSC LE PREMIER LANCEMENT LA DECOUVERTE DE L'INTERFACE LES NORMES DE LSC LES VAGUES DE COULEUR RECHERCHES SIMPLES...24 Principe des recherches La vague orange CREER / MODIFIER Les normes d'un écran La vague bleue LES TABLEAUX LES LISTES HIERARCHIQUES LE CALENDRIER LISTES DE GESTION La vague mauve Menu Sélections EXEMPLE DE RECHERCHE AVANCEE Recherche par élimination LES CONTROLES D'ACCES LSC : LE TRONC COMMUN CHOIX DU MODULE LES 3 FICHIERS COMMUNS Identité Immeuble Lot LES COURRIERS CHAINES LA DECONNEXION LE MODULE COMPTABILITE INTRODUCTION UNE NORMALISATION INDISPENSABLE LE MENU FICHIER Entité...87 Compte Produit Code fiscalité Compte analytique Plan comptable de base Ecriture LE MENU CYCLE LE MENU COMPTA Saisie

5 Sommaire Import d écritures Rapprochement bancaire Rapprochement compte commun Lettrage manuel Lettrage automatique Délettrage Déclaration de TVA Consultation de comptes Relance d impayés Module de paiement Archiver une période Désarchiver une période Clôture Annuler la dernière clôture Supprimer un exercice LE MENU ETATS Journaux Balance Grand livre État des comptes débiteurs États paramétrables Bilan d activité Balance consolidée et pointe Balance analytique Grand livre analytique LES MOYENS DE CONTROLE LE MENU STATISTIQUES LE MODULE CRYPTO GERANCE LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO GERANCE Immeuble Lot Mandat de Gérance Locataire Indice INSEE Comptabilité gérance CYCLE LOCATAIRE Révision de loyer Préparation du quittancement Suivi du quittancement Appel de loyers Avis d échéance et Quittance Journal du quittancement Quittancement par propriétaire Bordereau assurance locative Enregistrement des préavis Validation des départs Suivi des dépôts de garantie Régularisation des charges Régularisation des lots isolés CYCLE PROPRIETAIRE Calcul d honoraires Honoraires à calculer Annulation calcul honoraires Éditer préparation des relevés de gérance Paiement des propriétaires Relevé de gérance Rapport comptable Récapitulatif annuel Revenus fonciers

6 Sommaire MODULE SCI Présentation du «Module SCI» Pour aller plus loin dans l adaptation aux besoins Problématique de la TVA sur encaissement et sur facture des loyers MENU NEGOCIATEUR MENU STATISTIQUES LE MODULE CRYPTO SYNDIC LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SYNDIC Immeuble Copropriétaire Lot : Onglet Syndic Bibliothèque de résolutions LE CYCLE TRAITEMENTS Nouvelle mutation Suivi des mutations Gestion des budgets Gestion des compteurs Gestion des répartitions Gestion des AG Solder une copropriété Perte d une copropriété Carnet d entretien MENU STATISTIQUES LE MODULE CRYPTO TRANSACTION LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO TRANSACTION Entité Immeuble Lot Mandat de transaction MENU NEGOCIATEUR Lots disponibles Demandes MENU STATISTIQUES Principe de fonctionnement Menu Statistiques LE MODULE CRYPTO SAISONNIER LE MENU FICHIER DU MODULE CRYPTO SAISONNIER Immeuble Lot Mandat saisonnier CYCLE RESERVATION Lots disponibles Utilisation du planning saisonnier Nouvelle demande Gestion des demandes Gestion des contrats La fiche Contrat Les spécificités de la liste gestion des contrats État des arrivées État des départs CYCLE PROPRIETAIRE MENU STATISTIQUES Analyses graphiques Etats statistiques LE MODULE CRYPTO ORGANISEUR LES GRANDS PRINCIPES DE CRYPTO ORGANISEUR

7 Sommaire L'événement Les rendez-vous La messagerie L'organisation de LSC Comment démarrer? F1 - CREER UN EVENEMENT L'événement, une notion fondamentale de LSC Une fiche événement dans la détail Toutes les astuces du F La gestion des «Pour information» La création d événement liés F2 LIRE LES MESSAGES Prendre connaissance des A traiter Les messages pour information F3 ALLER EN HISTORIQUE La vague Toutes les astuces de F F4 ALLER SUR LE PLANNING ET RV Planning Création/Modification Toutes les astuces du F LE PLANNING DE TACHE (SHIFT + F4) F5 ALLER SUR L AFFICHEUR Le tableau d affichage Mes rendez-vous Mes alarmes applicatives Mon quotidien En attente d émission Mon mémento Nos objectifs Créer un sous dossier Le carnet d adresses La symbolique utilisée dans l afficheur Les déplacements d'élément Les commandes disponibles dans votre afficheur F6 ALLER SUR INTERNET F7 LISTE DES EVENEMENTS F8 LISTE DES IDENTITES F9 LISTE DES DOSSIERS La fiche Dossier La liste de gestion : bouton Facturer F10 ALLER SUR L ACCUEIL MENU CYCLE Événements en attente Journal des devis Journal des bons de livraison Journal des factures MENU STATISTIQUES LA GESTION DES MAILS DANS LSC Configuration nécessaire Gestion des mails Paramétrage de LSC LA GESTION DES PIECES JOINTES POST-IT LA SYNCHRONISATION AVEC UN PDA SOUS PALM OS Mise en place Paramétrage de La Solution Crypto Fonctionnement Nature des synchronisations Le dialogue de validation des identités provenant du PDA

8 Sommaire LE MODULE PAGESIMMO LE MENU FICHIER DU MODULE PAGESIMMO Lot Paramètres PagesIMMO Saisir une licence ADMINISTRATION ADMINISTRATION Paramètres Entêtes Alarmes applicatives Utilisateurs TYPES D EVENEMENTS LES AUTRES OPTIONS «ADMINISTRATION» Réévaluer le pop up Type événements Combo box Codes postaux La gestion des prénoms Valider une licence Remise à zéro de l application UTILITAIRES : MAINTENANCE DE LA BASE Dénombrement des enregistrements Lister les doublons Calculer la taille des blobs Vérifier les fiches invalides Recalculer intégrité des numéros Régénérer les Combo-box Réindexer UTILITAIRES : COMPTABLES Conversion Euro Maintenance comptable UTILITAIRES : OUTILS Epurer les fax et les s en attente Regrouper des fiches Regrouper un immeuble Gérance et un immeuble de Syndic Changer taxes fichier des lots Archiver les événements Exécuter une méthode UTILITAIRES : IMPORTS/EXPORTS Importer des Identités Importer des Lots Importer Plan de base Exporter les données Importer des données SERVICES INTERNET ET FAX Boîte à cocher sur la page 2 de l afficheur F.A.Q. (QUESTIONS FREQUENTES) Les imports / exports de texte (tous modules) Comment valider sa licence (tous modules) Comment imprimer une feuille de votes (syndic) Comment imprimer une feuille de présence (syndic) Comment imprimer un budget individualisé (syndic) Comment faire un prorata sur les appels de fonds (syndic) Les problèmes inhérents à la remise en banque (comptabilité) La saisie des dépenses (comptabilité) La saisie des dépôts de garantie DG (gérance) Le remboursement du dépôt de garantie (gérance) La conservation des provisions sur charges (gérance)

9 Sommaire Les annulations de saisies (tous modules) Saisir un impayé (gérance) Comment démarrer en comptabilité (gérance)? Comment démarrer en comptabilité (syndic)? Les états préparatoires de la clôture (comptabilité) Dans quel ordre supprimer des fiches (tous modules) Le choix du fichier de données (tous modules) Les régularisations de charges (gérance) Les annulations de préavis et d enregistrement des départs (gérance) La saisie des honoraires de mise en location (gérance) L annulation des honoraires (gérance et saisonnier) La création d un mandat (tous modules) Supprimer une mutation (syndic) Le lettrage du compte locataire (gérance et saisonnier) Le pointage du compte banque (comptabilité) L annulation de l appel de loyer (gérance et saisonnier) Saisir les compteurs d eau (gérance et syndic) Les révisions loi 48 (gérance) Les révisions Méhaignerie (gérance) La réparation avec 4D Util (tous modules) Problèmes liés à l impression (tous modules) En cas de blocage système (tous modules) Les manipulations pour interrompre une impression (tous modules) La taille maximale du fichier de données ANNEXES LES EXPRESSIONS Les fonctions Les variables Les constantes Les styles LES IMPORTS Le format d'import des Identités Le format d'import des Correspondants Le format d'import des Lots Le format d'import des Consommations Le format d'import des Ecritures comptables Le format d'import des codes postaux LES AUTOMATISMES SUR LES NOMS DES TYPES D'EVENEMENTS LES CONTRAINTES DE SUPPRESSION Contraintes de suppression LES ALARMES APPLICATIVES Les alarmes automatiques Les alarmes manuelles Le paramétrage des alarmes applicatives La re-génération des alarmes applicatives Le traitement des alarmes applicatives LES VIREMENTS BANCAIRES ET LA NORME MULTI-LINE LES ETATS LIVRES AVEC LSC Compte Contrat saisonnier Détail dossier Dossier Ecriture comptable Evénement Ligne de budget Locataire Lot LES DOCUMENTS ET MANUELS ANNEXES

10 Sommaire 10

11 Introduction Introduction LSC est un logiciel immobilier, basé sur une expérience de près de 15 ans dans le monde professionnel et informatique. Multi plates-formes, Macintosh et Windows, monoposte ou réseau, cet outil complet regroupe toutes les activités liées à la profession : gérance, syndic, transaction et location saisonnière, en s appuyant sur une comptabilité à plusieurs niveaux. Un seul programme composé de plusieurs modules, tous liés entre eux, vous permettra de gérer l'agence de manière simple et conviviale. La nouveauté? Le module Organiseur apporte de nouveaux horizons d'organisation. Entrez avec nous dans le monde Crypto À propos de ce manuel Connaissances requises Les notions standard manipulées dans LSC comme par exemple Couper/Copier/Coller sont considérées comme vous étant familières. La définition de ces notions ne sera donc pas abordée. Les copies d écran ont été réalisées sous environnement Windows ou Macintosh, mais les explications sont valables quelle que soit la plateforme. Navigation hypertexte Si vous consultez ce manuel sous sa forme électronique (Acrobat), vous pourrez tirer profit des liens hypertextes. Chaque mot ou propos comportant un lien hypertexte apparaît en bleu. Lorsque vous cliquez sur un lien, vous vous déplacez instantanément sur une page comportant des informations supplémentaires. Vous pouvez également vous déplacer en cliquant sur les repères dans la table située à gauche de la fenêtre affichant les pages du manuel. Conventions Tout au long de ce manuel, LSC La Solution Crypto est nommé LSC. Un raccourci clavier est présenté sous la forme [A], il correspond à la séquence de touches Control + A sur Windows et Pomme+A (ou Command+A) sur Macintosh. La touche Shift correspond à la touche Majuscule non bloquée. La touche Esc correspond à la touche Escape. (touche Echap sur Pc) La touche Entrée correspond à la touche située en bas à droite du pavé numérique. Sur certains portables l'accès se fait par la combinaison Fonction Retour à la ligne Interruption d'un traitement : lorsqu'il est possible d'interrompre un traitement (une impression ou un calcul), utilisez la combinaison [.] (ou [F14] si vous disposez d'un clavier étendu) pour interrompre ce traitement. La détection de l'interruption est signalée par 2 beep rapides. 11

12 Mise en place de LSC La mise en place de LSC 12

13 Mise en place de LSC Installation de LSC sur votre machine LSC fonctionne indifféremment en monoposte ou en multipostes, en environnement Windows (95, 98, NT, Windows 2000 et 2003) ou en environnement Macintosh (Mas OS 9 et Mac OS X). Monoposte En monoposte l application s installe sur le disque dur dans un dossier LaSolutionCrypto Windows - Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire «Installation /Monoposte» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par le raccourci au niveau du bureau (SolutionCrypto). Macintosh - Double-cliquez sur l application Installation dans le répertoire «Installation /Monoposte» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur SolutionCrypto. Vous trouverez au premier niveau du CD-Rom une notice détaillée vous expliquant comment installer La Solution Crypto. Multipostes L environnement multipostes nécessite un réseau, un serveur qui centralise toutes les informations et un poste par utilisateur (poste client). - Vérifiez tout d'abord le bon fonctionnement du réseau en mode TCP/IP. Poste serveur - Installez LSC serveur sur le poste serveur. Windows - Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Serveur /Disk1» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur le raccourci ServeurCrypto du bureau. Macintosh - Double-cliquez sur l application Installation dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Serveur» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur ServeurCrypto. 13

14 Mise en place de LSC Poste client Installez LSC Client sur chaque poste client. Windows - Double-cliquez sur le fichier SETUP.EXE dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Client» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur le raccourci ClientCrypto du bureau. Macintosh - Double-cliquez sur l application Installation dans le répertoire «Installation/MultiPoste/Client» du CD-ROM puis suivez les indications. - Lancez l application par double-clic sur ClientCrypto. Connectez vous sur le serveur : vous devez voir apparaître automatiquement dans la fenêtre l application ServeurCrypto. 14

15 Mise en place de LSC L'environnement nécessaire au bon fonctionnement QuickTime QuickTime est une technologie de gestion des images. LSC s'appuie sur QuickTime pour l'affichage et la manipulation des images. Si l image à l écran n est pas satisfaisante, ou qu elle est tout simplement inexistante, cela peut provenir du manque d un des composants QuickTime. Il faudra alors vérifier la présence sur votre système des versions QuickTime 3.0 ou ultérieures. En environnement Macintosh, QuickTime est intégré au système. Par contre, en environnement Windows, il peut être nécessaire d'installer ces composants. Tous les outils nécessaires à son installation sont fournis sur le CD-Rom La Solution Crypto. Paramétrage de LSC Pour bien utiliser LSC, il est nécessaire d'effectuer un paramétrage personnalisé. Cependant, LSC est livrée avec un paramétrage standard qui permet de démarrer et d'explorer ses fonctionnalités. Pour une utilisation professionnelle sur mesure, le paramétrage est à adapter en fonction des besoins propres de l'agence. Cependant, nous vous conseillons de ne vous "attaquer" à votre propre paramétrage qu'à l'issue d'une bonne prise en main de LSC. Sauvegardes Au fur et à mesure de votre travail, les informations sont automatiquement stockées par LSC. Cet enregistrement automatique ne doit pas vous dispenser des sauvegardes. Une sauvegarde consiste à dupliquer le dossier LSC sur un autre support. Les sauvegardes sont indispensables. Elles doivent être quotidiennes et effectuées sur une rotation de supports amovibles. Les sauvegardes doivent être périodiquement vérifiées et il vous appartient de mettre en œuvre une stratégie en adéquation avec l'importance donnée à votre application. Pour des exemples de stratégie, reportez-vous au La note technique 0371-SauvegardeVigilance. Dans le cas d'une utilisation en serveur, il est indispensable de paramétrer 4D Backup pour permettre de sauvegarder LSC sans quitter l'application. 15

16 Mise en place de LSC Customisation de l'application En fonction de votre configuration et de vos besoins, il peut être nécessaire de personnaliser certains réglages standards de l'application (mémoire affectée, time-out réseau, etc ). Le manuel 4D Customizer décrit ces différents réglages. Gestion des dossiers systèmes Pour son bon fonctionnement, LSC gère automatiquement différents répertoires sur le disque dur. Il s'agit des répertoires suivants : CryptoWV4 Au niveau du répertoire Système, dans le répertoire ACI (ou 4D), il y a création d'un répertoire CryptoWV4. Si un document de ce nom existe déjà, il sera effacé et remplacé par un répertoire vide. Ce dossier n'est utilisé que pour mémoriser des documents temporaires de travail. Il peut être supprimé manuellement sans aucune conséquence. Crypto Au niveau du répertoire Système, dans le répertoire ACI (ou 4D), il y a création d'un répertoire Crypto. Il est créé automatiquement au premier lancement. Attention, il ne doit pas exister de document portant ce nom qui empêcherait un bon fonctionnement de LSC. Ce répertoire est ensuite subdivisé en sous répertoires : Images est utilisé pour la manipulation des images. Il s'agit d'un dossier de travail et il ne doit pas contenir vos images sources. est utilisé en réception de s pour stocker les messages et les pièces jointes. PagesIMMO est utilisé pour effectuer un export vers le serveur Internet d'annonces PagesIMMO. Tous ces dossiers peuvent être épurés périodiquement sans nuire au fonctionnement de LSC. 16

17 Mise en place de LSC Architecture de LSC Différents modules Les 3 fichiers communs Module Organiseur LSC est organisée autour de différents modules : Gérance Syndic Transaction Location Saisonnière Comptabilité Générale Organiseur Les modules sont autonomes et peuvent fonctionner en toute indépendance. Il s'agit des fichiers communs partagés par tous les modules de LSC. Identité : ce fichier référence les coordonnées des différents Tiers avec lesquels vous travaillez. Il s'agit aussi bien des Tiers liés à votre activité (locataires, propriétaires, copropriétaires, ), que des Tiers 'usuels' (fournisseurs, mairies, notaires, ) Immeuble pour mémoriser toutes les informations 'physiques' de l'immeuble. Lot pour mémoriser les informations 'physiques' du lot. La fiche lot est composée d'une part des informations communes à tous les modules et de pages spécifiques à chaque activité (gérance, syndic, transaction saisonnier) Le module Organiseur peut être appelé par tous les modules mais il est possible de ne pas l utiliser. Dans ce cas, les fonctions suivantes sont inactivées : - L Historique n'est pas disponible, - L Afficheur n'offre pas de gestion d'internet, ni la possibilité de créer des répertoires - La Relève Internet : ne se fait pas - Le Menu fonction (Clic droit sur Windows ou Control Clic sur Macintosh) : ce menu est limité à la gestion des fenêtres. - Pas d'accès au Planning. - Pas d accès aux statistiques. Module Comptabilité Code d'accès Le moteur comptable est le même dans les différents modules de gestion (Gérance, Syndic, Saisonnier et Comptabilité générale). A chaque module correspond un certain nombre d'entités comptables. En fonction du module sélectionné, seules les entités affectées à ce module sont disponibles. En fonction de l'identification à l'entrée (code d'accès), LSC se connecte sur le module défini par défaut et ouvre les autorisations pré-définies. 17

18 Mise en place de LSC Le premier lancement Lorsque vous lancez LSC, vous obtenez l'écran suivant : L entrée dans LSC est protégée par code d accès. Il est nécessaire d indiquer un code d'accès et un mot de passe. Utilisateur Administrateur Chaque utilisateur de LSC possède une fiche précisant ses autorisations d'accès et l'environnement de travail associé. Les configurations et créations initiales se font à partir de l option Utilisateur de l Administration. C'est un code d'accès particulier (Adm) qui permet d'effectuer les opérations de maintenance sur LSC. Lorsque vous êtes connecté en mode Adm, il ne faut pas exploiter LSC (création de fiches et travail quotidien). Le mot de passe associé à ce code d'accès est otpyrc. Il autorise les traitements mais doit être strictement réservé aux opérations de maintenance. Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons de changer ce mot de passe. Il est important de bien retenir le nouveau mot de passe Adm, car il sera demandé à chaque mise à jour. Lequel choisir? Le fichier de données de démonstration est livré avec les utilisateurs suivants ; leurs initiales constituant le code d accès et le mot de passe pour des raisons de simplification de l'exemple. Laurence Gérance (LG) Eric Syndic (ES) Marion Transaction (MT) Didier Saisonnier (DS) Maïté Comptabilité (MC) Jeff Le Chef (JLC) 18

19 Mise en place de LSC Chaque utilisateur possède des droits d accès propres dans LSC. JLC possède toutes les autorisations. Il peut naviguer sur tous les modules. Il est possible de changer d utilisateur en cours de travail sans quitter LSC (Menu Fichier, Option Se Déconnecter). Une fois installée, LSC fonctionne librement pendant 30 jours. Il est nécessaire ensuite de saisir un numéro de licence pour poursuivre l exploitation. A RETENIR : LSC est livrée avec un fichier de données de démonstration contenant des fiches fictives. Avant toute exploitation réelle, il est INDISPENSABLE de supprimer ces données fictives. Cette manipulation est décrite en Administration. Sans licence d'exploitation, vous pouvez démarrer, après avoir supprimé les données de démonstration, une exploitation réelle. Après validation de votre licence, vous retrouverez, bien évidemment, les données saisies. 19

20 Découverte de l'interface La découverte de l'interface Cette partie s'attache à décrire les grands principes de navigation et d'interface de LSC. 20

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