Acquisition Indexation Classement & Recherche & Stockage Consultation. Solution d archivage sur mesure

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1 Acquisition Indexation Classement & Recherche & Stockage Consultation Solution d archivage sur mesure

2 Préambule SITAN INFORMATIQUE est une société innovante spécialisée dans la gestion de l information, la collaboration et le Knowledge Management. Son offre permet une indexation multi-facettes des documents de l entreprise permettant de les nommer, de les stocker, de les indexer puis de les trouver très facilement quelque soit leur localisation. Elle développe, distribue la solution ARCHIVA qui est une plateforme d archivage complète reposant sur le Framework Open Source Maarch. Grâce à la méthodologie de nos ingénieurs documentalistes, notre produit ARCHIVA est adaptable et modulable en fonction de l organisation du travail dans votre entreprise, du nombre d utilisateurs, de leurs activités, mais surtout de vos objectifs en matière de gestion de l information. Archiva permet : -Une indexation facilitée et accélérée -Une recherche simplifiée par l interface graphique et conviviale -Une indexation et recherche multi-dimensionnelle -Une élimination progressive des documents non pertinents -Un gain de temps passé habituellement à rechercher des documents -Un ajout de Métadonnées pérennes -Un respect d un plan de classement et de nommage existant ou à améliorer avec vous -Une élimination des doublons En Pratique... Impossible de retrouver ce document! Tous les jours, dans tous les bureaux du monde, c est pareil!

3 Pourquoi dématérialiser? Un grand nombre d entreprises et d administrations se posent la question de l utilité de dématérialiser les documents tel que les factures,courriers,dossiers clients, documents techniques etc... et associent cette opération à une tâche assez complexes et à un profond «changement des habitudes». Les problématiques des entreprises Problématique «place»! -La place devient limitée -La recherche devient difficile -Les documents sont soient égarés ou détruits -Il y a là une PERTE DE TEMPS ET D ARGENT Problématique «sécurité» : Problématique «communication» : -L information est difficile à partager -La recherche depuis plusieurs sites impossible -les coûts des frais postaux et frais de télécommunication sont élevés -L entreprise PERT DE L ARGENT -Vos archives physiques sont-elle en lieu sûr? -En cas de perte de vos archives papiers ou numériques, auriez-vous le temps et l argent pour reconstituer ces données? Plus pratique à : -Échanger -Classer -Rechercher -Conserver Aujourd hui : le Papier Numérique Information Partagée : -Réseau LAN -Internet ou Intranet

4 La solution ARCHIVA 1 Acquisition de documents Récupération et archivage des documents électroniques : Archiva peut récupérer et archiver des documents électroniques. Il s agit de documents issus des applications informatiques de l entreprise sous forme d états, de texte ou toutes autres formes de fichier électronique. Acquisition de documents papiers: Ils sont d abord numérisés puis dématérialisés. 2 Indexation de documents Organisation et indexation : Les documents de l entreprise peuvent être indexés selon l organisation du client. La recherche devient alors simple et rapide. 3 Classement & Stockage de documents Classement et organisation : Archiva classe les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l arborescence des dossiers et fichiers de l entreprise Stockage et protection : Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc 4 Recherche & Consultation de documents Utilisation des documents dans l organisation : Archiva permet aux salariés de l entreprise de pouvoir chercher et consulter facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.

5 Architecture technique Prérequis Configuration serveur - Serveur Web Apache 2.2 ou IIS - PHP Bases de données : Validé en production pour MySql 5.0 et ultérieur Partiellement validé en production pour SQLServer 2005 (quelques modules non testés) - OS Microsoft Server 2003 SP2 ou Unix ou GNU/Linux (Validé en production sous 2003 Serveur, Ubuntu) Configuration Poste de travail -Testé sous Windows XP, Vista, 7, Ubuntu, Mac - Internet Explorer 8 - Firefox 3, 3.5, 4.x - Acrobat Reader 8, 9 - Résolution minimale supportée : 1024 x Résolution confortable : 1280 x Résolution optimale : 1680 x 1024

6 Services offerts Installation Les difficultés rencontrées dans l utilisation du logiciel peuvent résider le plus souvent par le manque de connaissances en informatique que par le logiciel lui-même. Le délai de mise en service moyen est d environ une semaine. Dans certains cas, cette phase peut durer deux semaines. Il est donc important de bâtir dès le départ une stratégie de mise en service et de conversion des données comportant un objectif, une planification des ressources et du calendrier, un examen du scénario opérationnel et d installation. Nous proposons également de faire un bilan après la mise en service. Formation Une base de données d exercices ainsi qu un document de synthèse destiné à la formation sont proposés. Les principaux documents utilisés comprennent le manuel d utilisation et le guide de l administrateur système. La formation est assurée dans le cadre du processus d installation; elle est comprise dans les services de conseil suivant la phase d installation. Support technique Nos services techniques permettent de résoudre les difficultés courantes ainsi que les problèmes les plus complexes. Nous gérons aussi bien l installation et le paramétrage des postes serveurs que la formation. L assistance est aussi fournie par , téléphone, télécopie, et est aussi géré à l aide d un logiciel de télémaintenance.

7 Capture d ecran Page d acceuil Ecran de consultation des dossiers Ecran du paramétrage du plan de classement Ecran d indexation de document Ecran de création de nouveau dossier Ecran de recherche avancée

8 Nous contactez Pour nous joindre : Immeuble Alliances Hamdallaye ACI 2000, Rue 378 BP Bamako-MALI Tél : Fax: info@sitaninfo.com