10.B. Les obligations légales et réglementaires. 1. Gestion des documents de l entreprise. A. Les affichages obligatoires

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1 Les obligations légales et réglementaires 1. Gestion des documents de l entreprise A. Les affichages obligatoires L affichage est un élément essentiel de la communication dans l entreprise et cela peut être un excellent outil de motivation et de dynamisation des équipes. L affichage a également un rôle d information des salariés sur un ensemble d éléments relevant de l application du Code du travail et pour lesquels le législateur en a rendu l affichage l obligatoire : ce sera le thème de ce paragraphe. Ne seront pas abordés dans ce paragraphe les obligations en matière d hygiène et sécurité qui seront vues au chapitre «Les outils de la sécurité». GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MAI

2 Outil 10.6 : Les affichages obligatoires I. Les affichages permanents Quoi? Où? Les coordonnées : - du médecin du travail ou du service médical de l établissement ; - des services de secours d urgence - de l inspection du travail avec le nom de l inspecteur compétent. Les horaires de travail applicables dans l entreprise. Les cycles avec répartition de la durée du travail ou planning indicatif de modulation. La composition des équipes en cas de travail en équipes alternantes. Avis de l inspection du travail sur le travail de nuit. Report du repos hebdomadaire (tout ou partie du personnel). Un avis indiquant les conventions et accords collectifs applicables dans l entreprise avec indication du lieu où ils peuvent être consultés. Le règlement intérieur Egalité hommes/femmes : - textes des articles du Code du travail sur l égalité professionnelle hommes/femmes (C. trav. art. L à L ) ; - textes des articles du Code du travail sur l égalité des rémunérations hommes/femmes (C. trav. art. L à L ). Lieux de travail (prévoir un affichage par atelier ou secteur de l entreprise) Lieux de travail Lieux de travail Réf. Code du travail article L articles L et L articles R et R Lieux de travail article L Lieux d embauchage (ex. : locaux d accueil, service du personnel ) Lieux de travail Lieux d embauchage (ex. : locaux d accueil, service du personnel ) Lieux de travail article R articles L et L Consignes en cas d incendie Lieux de travail articles R Portes d entrée et sortie à R Liste nominative des membres du CHSCT Lieux de travail article R Temps et prix d exécution des travaux à domicile. Locaux d attente article R II. Les affichages ponctuels Période et ordre des départs en congés payés. Lieux de travail article D Contenu du plan de sauvegarde de l emploi en cas d absence de représentants du personnel. Lieux de travail article L Propositions de la DDTEFP sur le plan de sauvegarde et réponse motivée de l employeur. Lieux de travail article L Organisation des élections des représentants du personnel. Lieux de travail article L GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MAI 2004

3 B. Registre unique du personnel La tenue d un registre unique du personnel est réglementée par les articles L et R du Code du travail. La tenue de ce registre unique porte uniquement sur les embauches ou mises à disposition de personnel postérieures au 13 mars 1986 (date du décret fixant les dispositions de l article L du Code du travail). Le registre doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et des agents de contrôle, notamment l inspecteur du travail. Les mentions inscrites sur le registre doivent l être de manière indélébile, cette obligation résulte de la loi n du 11 mars 1997 relative au renforcement de la lutte contre le travail illégal. Il peut être dérogé à la tenue d un registre unique du personnel en ayant recours à des moyens informatiques (C. trav. art. L ). Cette substitution ne peut s opérer qu après avis des délégués du personnel, communication de cet avis à l inspection du travail et à condition d avoir rempli les obligations déclaratives auprès de la CNIL et de remplir les obligations relatives aux dispositions de la loi Informatique et libertés. La dérogation ne dispense pas l employeur de tenir à disposition de l inspecteur du travail la copie des titres de travail des salariés étrangers (C. trav. art. D ). En cas de contrôle, l employeur devra fournir une édition papier du registre unique comportant l ensemble des mentions obligatoires prévues par le Code du travail. Outil 10.7 : Le contenu du registre unique du personnel Le registre du personnel doit être tenu dans l ordre d embauche des salariés, doivent obligatoirement y figurer les mentions suivantes : - nom, prénom ; - nationalité ; - sexe ; - emploi ; - qualification ; - dates d entrée et sortie ; - date d autorisation d embauche ou de licenciement (ou date de demande d autorisation) ; - pour les étrangers nécessitant un titre valant autorisation de travail : type et numéro du titre (une copie de ces documents doit être annexée au registre ou conservée, cette copie doit être mise à disposition sur chaque lieu de travail ou chantier) distinct du siège de l entreprise ; - pour les contrats en alternance : la mention apprenti, contrat de qualification, etc. ; - pour les salariés sous contrat à durée déterminée la mention : contrat à durée déterminée ; - pour les salariés à temps partiel la mention temps partiel ; - pour les travailleurs temporaires : la mention travailleur temporaire et le nom et l adresse de la société de travail temporaire ; - pour les salariés mis à disposition par un groupement d employeurs : la mention mis à disposition par un groupement d employeurs et le nom et l adresse du groupement. GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MAI

4 Les infractions à la tenue du registre unique du personnel font l objet de sanctions pénales (amende de 4 e classe) appliquées pour chaque salarié concerné. C. Les archives liées à la gestion du personnel La gestion des archives du personnel peut se scinder en 2 parties : les archives réglementées par le Code du travail qui fixe un délai minimal de conservation pour un certain nombre de documents ; les archives non réglementées, mais dont la conservation est utile, soit afin de répondre à des besoins de recherches, soit afin d être produits en cas de litige devant les tribunaux GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MAI 2004

5 Outil 10.8 : Délai de conservation des archives Documents Administration du personnel Registre du personnel Réf. Code du travail articles L et R Délai légal 5 ans Délai recommandé 30 ans (recherche de périodes d emploi d un salarié) Registre des dérogations au articles R , repos hebdomadaire L et R an Documents de articles L comptabilisation des heures et R de travail 1 an 5 ans Double des bulletins de paie 5 ans 5 ans Calendrier des congés payés 5 ans Déclarations handicapés, formation, taxe d apprentissage Affiliation aux caisses de retraite 3 ans 30 ans Hygiène et sécurité Registre des accidents du travail bénins 1 an Fiches d aptitude établies par articles R le médecin du travail L et R ans Fiche d entreprise article R an Registre des observations et mises en demeure de article L ans 5 ans l inspection du travail Registre de sécurité article L ans 5 ans Dossiers du personnel Contrats de travail et avenants 30 ans Contrat de mission des intérimaires 5 ans Courriers concernant la procédure de licenciement 30 ans ou la mise à la retraite Transactions 30 ans GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MAI

6 2. Déclarations liées à la gestion du personnel A. Déclaration mensuelle des mouvements de main-d œuvre La déclaration mensuelle des mouvements de main-d œuvre est obligatoire pour tous les établissements employant au moins 50 salariés (C. trav. art. L ). Cette déclaration doit être remplie et envoyée à la direction départementale du travail dans les 8 premiers jours de chaque mois, y compris s il n y a pas eu de mouvements de main-d œuvre sur le mois concerné (C. trav. art. R ). La déclaration est établie soit au moyen d un imprimé CERFA adressé chaque mois à l entreprise par la direction du travail, soit en établissant à l aide de moyens informatiques ces documents, dans ce cas, l Administration exige que les conditions suivantes soient respectées : le document transmis doit être rigoureusement identique dans sa forme et sa présentation au document émis par l Administration ; le document doit au préalable obtenir l agrément de la DDTEFP ; l établissement doit conserver un exemplaire de chaque déclaration ; le document informatique doit être envoyé accompagné du formulaire original non rempli. Des informations pratiques complètes, ainsi que des formulaires de déclaration sont disponibles sur le site Internet du ministère du Travail : àla page infos pratiques. B. Déclaration d emploi des travailleurs handicapés La déclaration d emploi des travailleurs handicapés concerne les entreprises de 20 salariés et plus, assujetties à l obligation d emploi (C. trav., art. L et L ) des travailleurs handicapés à hauteur de 6 % des effectifs. En effet, la loi du 10 juillet 1987 oblige tout employeur du secteur privé et tout établissement public à caractère industriel et commercial occupant 20 salariés ou plus à employer, dans une proportion de 6 % de son effectif salarié, des travailleurs handicapés. Cette condition d effectif s applique établissement par établissement pour les entreprises à établissements multiples, et non au niveau de l entreprise H GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - JUIN 2006

7 A noter : ccccccccccccccccccccccccccccc Depuis le 1 er janvier 2006, chaque salarié bénéficiaire de l obligation d emploi est comptabilisé pour une unité dès lors qu il a été présent au moins 6 mois au cours des 12 derniers mois, quelle que soit la nature ou encore la durée du contrat de travail. En revanche, les salariés intérimaires ou encore les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure sont pris en compte au prorata de leur temps de présence dans l entreprise au cours des 12 mois précédents. Si le résultat obtenu n est pas un chiffre rond, il est alors arrondi à l entier inférieur. L employeur peut également se libérer de son obligation d emploi des travailleurs handicapés : en concluant un accord de branche, de groupe, d entreprise ou d établissement prévoyant la mise en œuvre d un programme d action en faveur des handicapés ; en accueillant des personnes handicapées dans le cadre de stages de formation professionnelle ; en concluant des contrats de sous-traitance, de fournitures ou de prestations de services avec des entreprises du secteur du travail protégé ; en versant une contribution financière à l Association pour la gestion du fonds pour l insertion professionnelle des personnes handicapées (Agefiph). La déclaration d emploi des travailleurs handicapés est une déclaration annuelle et obligatoire que l employeur doit adresser à la DDTEFP au plus tard le 15 février de l année suivante par lettre recommandée avec avis de réception. Si l obligation d emploi des travailleurs handicapés n est pas respectée (y compris si la contribution n est pas versée) à l issue d une période de 3 ans, ou si aucune déclaration n est effectuée, l employeur a alors l obligation de verser une pénalité au Trésor public. Le montant de cette pénalité est égal au montant de la contribution due, calculée en multipliant le nombre de bénéficiaires manquants par fois le SMIC horaire. En revanche, si l employeur embauche des travailleurs handicapés sans toutefois atteindre le quota de 6 %, la contribution due à l Agefiph par bénéficiaire manquant peut être minorée au titre de la lourdeur du handicap, des efforts réalisés par l entreprise et modulée en fonction de la taille de l entreprise. Des informations complètes ainsi que des formulaires de déclaration sont disponibles sur le site Internet du ministère du Travail : à la page infos pratiques. GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - JUIN H

8 C. Déclarations de charges sociales Les déclarations de charges sociales faisaient partie, jusqu alors, des tâches les plus consommatrices en temps pour les responsables du personnel. L informatisation de la paie a permis de faciliter ces tâches par l édition d états de charges sociales reprenant de manière détaillée les différentes lignes de chaque bordereau récapitulatif de cotisations. A partir de ces états, il reste juste à remplir les bordereaux et à les envoyer aux différents organismes sociaux : URSSAF, ASSEDIC, Caisses de retraite, Caisses de prévoyance. Aujourd hui, l avancée des nouvelles technologies apporte une aide précieuse à l entreprise en matière de déclarations sociales. Un premier pas avait été franchi avec la déclaration sur Minitel (COTITEL). Désormais, Internet permet d effectuer l ensemble des déclarations de charges sociales à partir d un site unique : Peuvent être effectuées les déclarations suivantes : la déclaration annuelle de données sociales DADS et DADS-U regroupant en un lieu unique l ensemble des déclarations annuelles : URSSAF, ASSEDIC, caisses de retraite et caisses de prévoyance ; la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) regroupant en un lieu unique l ensemble des déclarations mensuelles et trimestrielles : URSSAF, ASSEDIC, caisses de retraite et caisses de prévoyance H GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - JUIN 2006

9 3. Calendrier annuel des obligations A. Obligations mensuelles Outil 10.9 : Obligations mensuelles à date variable Comité d entreprise Réunion mensuelle pour les entreprises de plus de 150 salariés (1 mois sur deux pour les entreprises de moins de 150 salariés). Délégués du personnel Réunion mensuelle. Caisses de retraites Versement des cotisations à périodicité mensuelle. Outil : Obligations mensuelles à date fixe Le 5 de chaque mois Versement des cotisations URSSAF et ASSEDIC pour les entreprises de plus de 50 salariés ou pour celles ayant opté pour le paiement mensuel. Le 8 de chaque mois Déclaration des mouvements de main-d œuvre à la DDTEFP (entreprises de plus de 50 salariés). GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MARS C

10 B. Obligations trimestrielles et semestrielles C GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MARS 2005

11 Outil : Obligations trimestrielles et semestrielles Obligations trimestrielles 1 er Nature de l obligation trimestre Comité d entreprise, information sur : - évolution des commandes et de la situation financière de l entreprise ; - programmes de production. Comité d entreprise, information sur : - déclaration d emploi des handicapés. X 2 e trimestre 3 e trimestre 4 e trimestre X X X X Réunion du CHSCT X X X X Déclaration de charges sociales au trimestre - URSSAF / ASSEDIC ; - Caisses de retraite. Obligations semestrielles 15/4 15/7 15/10 15/1 n+1 1 er semestre 2 e semestre Comité d entreprise, information sur : - les demandes de congé sabbatique. X X Comité d entreprise, information sur : - le rapport du médecin du travail ; - le rapport sur la participation. Envoi à la DDTEFP du rapport du médecin du travail. Comité d entreprise : examen annuel des comptes. Comité d entreprise : remise et examen du rapport annuel unique. Envoi du rapport annuel unique et des observations du CE à la DDTEFP. Communication au comité d entreprise des documents d information sur le plan de formation. 1 re réunion du comité d entreprise sur la formation. Avant le 30/04 Avant le 30/6 Avant le 31/05 X X 15 jours après la réunion Avant le 24 octobre Au plus tard le 14 novembre 2 e réunion du comité d entreprise sur la formation. Au plus tard le 31 décembre GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MARS C

12 C. Obligations annuelles Outil : Obligations annuelles Obligations Déclaration annuelle des salaires (DADS) Bordereau récapitulatif des cotisations Déclaration annuelle des travailleurs handicapés Versement aux organismes collecteurs (OPCA) de la participation à la formation professionnelle Versement de 1 % des salaires des CDD pour financer le congé individuel de formation Déclaration de la taxe d apprentissage Déclaration de la formation professionnelle (2486 ou 2483) Déclaration de la participation à l effort de construction Dates 31 janvier 31 janvier 15 février 27 février 27 février 30 avril 30 avril 30 avril C GESTION DU PERSONNEL : MÉTHODES ET OUTILS - EDITIONS TISSOT - MARS 2005

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