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1 La présentation qui suit respecte la charte graphique de l entreprise GMF

2 Approche du Groupe GMF Besoins d archivage de la messagerie d entreprise

3 Introduction Présentation du Groupe GMF Secteur : assurance de personnes et de biens Multi sites (Ile de France, province et DOM) Chiffres GMF comptes de messagerie actifs Volumétrie globale des BAL : 382 Go - Direction Informatique GMF - 3

4 Point sur le projet d archivage de messagerie Réflexion entamée au sein de la DI fin 2005 DI : maître d ouvrage et maître d œuvre 2 pilotes menés en 2007 : 1 pilote au sein de la DI et 1 pilote «métiers» Bilan des pilotes fin 2007 Déploiement «entreprise» de la solution prévue pour début - Direction Informatique GMF - 4

5 Contexte du projet (2006) L origine du besoin est technique Constat de la DI Volumétrie très importante et en constante augmentation entraînant des problèmes de performance et d exploitabilité Stockage des courriels sur disque dur local : donc aucune sauvegarde (format.pst) et assistance technique individuelle sollicitée - Direction Informatique GMF - 5

6 Préconisations juridiques (2006) Définition de durées de conservation pertinentes avec les «métiers» Prise en compte de la protection des correspondances privées des utilisateurs donc pas d archivage automatique de toute la BAL Définition des personnes autorisées à accéder aux courriels archivés - Direction Informatique GMF - 6

7 Opportunités fonctionnelles (2006) Conserver les courriels importants pour l entreprise Assurer un accès rapide et ergonomique aux courriels archivés Définir une politique de suppression des courriels Retrouver des messages en cas d audit ou de réquisitions judiciaires Garantir une valeur probante (intégrité, authenticité, pérennité, traçabilité, horodatage) à certains courriels - Direction Informatique GMF - 7

8 Objectifs retenus Définir des modalités pratiques connues des utilisateurs Réduire les volumes non maîtrisés des serveurs de messagerie Assurer la sauvegarde des messages jugés importants Tout en respectant la protection des données personnelles et les correspondances privées - Direction Informatique GMF - 8

9 Solution choisie Mise en oeuvre d une architecture technique propre à la dématérialisation (documents numériques ou numérisés) Ensemble d outils intégrant différentes fonctionnalités (LAD, workflow, archivage, ) Solution évolutive en fonction des besoins spécifiques des groupes utilisateurs - Direction Informatique GMF - 9

10 Règles d archivage retenues () Archivage automatique de tous les courriels > 6 mois et si BAL > 70 Mo Possibilité d archivage volontaire Durée de conservation = 5 à 10 ans (paramétrable) Possibilité de non archivage volontaire Pas de reprise de l historique (dossier.pst) pour des raisons d arbitrage budgétaire et des difficultés d appréciation de la volumétrie - Direction Informatique GMF - 10

11 Périmètre du projet Mails entrants et sortants échangés par les collaborateurs dans l exercice de leur activité (BAL nominatives individuelles) Mails d informations générales ou à caractère institutionnel EXCLUSION des échanges avec les prospects, clients, prestataires - Direction Informatique GMF - 11

12 Réponse technique () Gestion de la volumétrie : service technique permettant de maintenir une BAL occupant un espace «raisonnable» Amélioration de la sécurité : l archivage volontaire permet la sauvegarde des messages importants pour l entreprise Amélioration de l accessibilité : recherche plein texte (indexation automatique message + pièce jointe) - Direction Informatique GMF - 12

13 Réponse fonctionnelle () Chaque direction «métier» peut donner ses instructions pour l archivage des messages en fonction de ses besoins et spécificités (ex : comptabilité) Règles d accessibilité des mails archivés à définir (ex : départ du salarié) - Direction Informatique GMF - 13

14 Prise en compte des préconisations juridiques () Respect de la part résiduelle de vie privée : l utilisateur peut éviter l archivage automatique sur des serveurs d entreprise de courriels privés Définition de durées de conservation adaptées (paramétrage) Pas de recherche d une valeur probante des courriels professionnels pour le moment - Direction Informatique GMF - 14

15 Conclusion Une réponse aux besoins exprimés initialement (maîtrise de la volumétrie et sécurisation des données) Pas encore d expression de besoin des métiers sur l archivage à valeur probante Une première démarche vers la gestion sans papier? - Direction Informatique GMF - 15

16 Retour d expérience Fonctionner en mode projet en associant la DI, les directions métiers, la DRH et la Direction Juridique Prévoir maquettes et pilotes pendant plusieurs mois Bien définir les besoins (archivage à valeur probante??) Choisir une solution évolutive Intégrer les habitudes comportementales des utilisateurs - Direction Informatique GMF - 16

17 Préconisations Respect des formalités préalables Consultation des IRP Déclaration du traitement à la CNIL Information individuelle des utilisateurs Prévoir un plan de communication et un accompagnement des utilisateurs Appropriation du processus d archivage Rappel des bonnes pratiques - Direction Informatique GMF - 17

18 MERCI de votre attention! Gaëlle GISSOT Juriste Direction informatique GMF - Direction Informatique GMF - 18

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