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1 WHITEPAPER: Archivage hébergé de la messagerie Archivage hébergé de la messagerie Guide du responsable informatique

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3 Archivage hébergé de la messagerie Sommaire Guide du responsable informatique Evaluation des risques Pourquoi faire appel à l archivage hébergé? Avantages de l archivage de messagerie hébergé pour les utilisateurs Pourquoi choisir Symantec.cloud? Informations supplémentaires Ressources supplémentaires

4 Guide du responsable informatique Un grand nombre de responsables informatiques en sont venus à la conclusion que les fonctions de recherche et d extraction de base proposées par leurs applications de messagerie classiques ne sont pas assez puissantes pour pouvoir répondre aux enjeux auxquels ils doivent faire face et que la seule solution viable est une solution de stockage du courrier électronique de pointe avec des fonctions de gestion et d extraction avancées. L utilisation du courrier électronique professionnel a augmenté de façon exponentielle sur une courte période avec des avantages considérables en matière de vitesse et de coûts de communication et la possibilité de communiquer dans le monde entier de façon quasi instantanée. Il est certain, et tous ceux qui interviennent dans la gestion des systèmes d informations le savent bien, qu un tel développement du courrier électronique génère d autres problématiques. Les messages électroniques apparaissent en 3-D (voxels) et la taille des données du message est proportionnelle au volume du voxel. Les derniers messages archivés sont stockés en surface (bleu) et les messages les moins récents prennent des couleurs de plus en plus vives en se rapprochant du milieu (rouge). Evaluation des risques Stockage des messages: l utilisation de la messagerie s est développée de façon exponentielle et continue à augmenter de 17 à 20 % par an. Non seulement les utilisateurs envoient plus de messages, mais leurs messages sont également plus encombrants avec des pièces jointes volumineuses. Et tout ceci consomme de l espace de stockage ce qui peut ralentir les serveurs de messagerie et les rendre moins fiables. Sauvegardes inefficaces et lentes: plus il y a de messages, plus les sauvegardes sont lentes. Sans compter les dépenses qui augmentent car plus il y a de données à sauvegarder, plus le nombre de bandes nécessaires est important. Enfin, les sauvegardes imposantes requièrent l utilisation de périphériques de sauvegarde plus onéreux. Quotas de boîtes aux lettres: la plupart des entreprises imposent des quotas qui limitent la quantité de stockage allouée à chaque personne pour ses messages. Sans ces quotas, les disques des serveurs seraient complètement saturés et les systèmes de messagerie tomberaient en panne. Ils ont toutefois un effet secondaire indésirable : les utilisateurs créent leurs propres archives de messagerie en utilisant des fichiers PST. Recherche de courrier électronique: le courrier électronique est l élément vital de l entreprise moderne. Plus des trois quart des données stratégiques d une entreprise se retrouve désormais sous la forme de courrier électronique selon une étude spécialisée. Les cadres dirigeants nous demandent de retrouver d anciens messages très rapidement. Sans référentiel centralisé ni fonction de recherche pour l utilisateur final, cela peut s avérer un défi taille et une perte de temps considérable. Considérations juridiques: les entreprises doivent être vigilantes et veiller à ce que la solution d archivage de messagerie qu elles choisissent offre toutes les fonctions requises pour assurer la conformité avec une efficacité optimale, indépendamment de toute autre considération telle que la limitation des risques, les pratiques d excellence et la gouvernance d entreprise. 1

5 Politique de conservation: les communications par courrier électronique font désormais partie des pièces justificatives de l entreprise et doivent être traitées comme telles. Il est indispensable de pouvoir disposer des documents appropriés afin d assurer le bon fonctionnement d une entreprise, indépendamment de toute exigence légale, et pour que ces documents puissent être utilisables, ils doivent être stockés de façon fiable et pouvoir être récupérés rapidement et simplement. Symantec Archiving.cloud service Fonctionnement du service: Une copie de chaque message est envoyée au datacenter Le message et ses pièces jointes sont dédupliqués Les messages et les données pertinentes sont stockées en toute sécurité Les utilisateurs autorisés peuvent lancer des recherches et extraire les messages qui les intéressent Pourquoi faire appel à l archivage hébergé? Nous recommandons aux entreprises de penser sérieusement à l archivage de messagerie hébergé et d étudier les contraintes existant au sein de leur organisation. Les avantages de cette solution sont les suivants : L implémentation ne dure que quelques jours, pas des mois Il faut souvent plusieurs mois pour déployer des solutions d archivage de messagerie sur site, en considérant toutes les étapes de configuration et de test à réalisées. Avec une solution d archivage hébergée, les clients peuvent déployer rapidement l interface Web et profiter immédiatement des avantages proposés 2

6 Elimination des coûts initiaux d acquisition de logiciels et de matériel Les dépenses informatiques découlent souvent du cycle de renouvellement des licences de logiciels et de la remise à neuf du parc matériel. Des coûts souvent imprévisibles et difficiles à budgéter, surtout si votre entreprise est en plein développement. Avec un service hébergé, vous payez uniquement les services dont vous avez besoin. Un tarif simple par utilisateur par mois qui couvre tous vos besoins d archivage de courrier électronique avec support inclus 24h/24, 7j/7. Facilité d utilisation. Vous avez uniquement besoin d une interface Web. C est depuis cette interface que votre personnel administratif peut définir des politiques de conservation, ajouter ou supprimer des utilisateurs, lancer des recherches et extraire des messages. Pas besoin de connaître différentes interfaces, tout se passe sur le même portail utilisateur. Stoppez les dépenses de stockage. Principal avantage du service d archivage hébergé : le stockage n est plus un problème. L ensemble du courrier électronique est stocké par Symantec Hosted Services dans nos datacenters. Vous n avez plus besoin de gérer de système de stockage en interne et de le sauvegarder. Un exemplaire de chacun des messages envoyés en interne ou vers l extérieur est stocké dans nos datacenters ultramodernes. Vous pouvez utiliser l espace de stockage dont vous avez besoin (peu ou beaucoup), cela fait partie du service. Suivez la croissance de votre entreprise. Comment votre entreprise va-t-elle évoluer au fil du temps? Une solution d archivage de messagerie doit permettre de gérer l évolutivité et prendre en compte l augmentation du nombre d utilisateurs de la messagerie et de la taille des archives. Avec un service hébergé, vous pouvez affecter facilement des utilisateurs supplémentaires sur le serveur. Avantages de l archivage de messagerie hébergé pour les utilisateurs La messagerie est un dispositif vital sur lequel repose le travail de quasiment tous les employés et une solution d archivage offrira des avantages à tous les niveaux de l entreprise. Considérez les points suivants : Recherche d archives avancée. Pour pouvoir utiliser une archive de façon efficace, les utilisateurs doivent être en mesure de définir des critères de recherche spécifiques. Ceci est possible avec l interface de recherche de MessageLabs qui permet de rechercher des motsclés ou des phrases dans les messages et les pièces jointes et de rechercher des messages provenant d un expéditeur particulier ou envoyés à un destinataire particulier. Extraire des messages plus rapidement. Pour un maximum d efficacité, les utilisateurs doivent être en mesure de faire des recherches rapides dans les archives, quelle que soit leur taille. Grâce au stockage en grille distribué, le service MessageLabs propose des résultats de recherche en quelques secondes. Recherche dans Outlook. Les utilisateurs finaux peuvent lancer des recherches dans leur archive personnelle directement à partir d Outlook. Il n y a pas de changement d interface, pas de nouveaux outils difficiles à appréhender et les messages extraits sont directement réintroduits dans la boîte de réception. Boîte aux lettres saturée? Avec un référentiel centralisé pour le stockage de tous les messages, la pression liée au stockage de la boîte de réception disparaît et les utilisateurs bénéficient d une capacité de boîte aux lettres quasiment illimitée et n ont donc plus besoin d utiliser les archives personnelles et les fichiers PST. 3

7 Message perdu? Ce n est plus un problème. Avec le service MessageLabs, chaque message est archivé individuellement et vous n avez plus qu à décider de la politique de conservation à mettre en place. Les utilisateurs peuvent extraire eux-mêmes très facilement les messages perdus de l archive sans déranger votre personnel informatique. Pourquoi choisir Symantec.cloud? Symantec.cloud est la seule organisation capable de garantir la sécurité et la conformité intégrales de la messagerie. Nous intervenons à tous les niveaux et lorsque votre entreprise se développe, nous suivons son développement. Le service Symantec Archiving.cloud fonctionne 24h/24, 7j/7 depuis un réseau mondial de datacenters. Cela signifie que notre solution d archivage est disponible en permanence et comme le service d archivage est hébergé, cela libère du temps pour votre personnel informatique qui peut ainsi se consacrer à d autres tâches au cœur de votre métier. Nos services d archivage hébergés peuvent être configurés en quelques heures et fonctionnent 24h/24 et 7j/7 pour assurer le stockage sécurisé de vos messages électroniques dans nos datacenters. Notre offre est tellement simple que vous aurez tout d abord du mal à y croire. Vous n avez même pas besoin de rencontrer nos équipes de spécialistes et d ingénieurs de sécurité pour apprécier le résultat de leur travail. Symantec Hosted Services figure parmi les leaders en matière de services hébergés pour la sécurité des messageries et du Web, avec plus de clients répartis dans plus de 99 pays, aux rangs desquels figurent aussi bien des petites entreprises que de grandes multinationales du magazine Fortune 500. Informations supplémentaires Pour consulter la fiche technique, rendez-vous sur fr/fr/products/ _management/archiving.aspx Parlez à un spécialiste produit en composant le Envoyez vos questions par courrier électronique à Ressources supplémentaires Livres blancs sur l archivage : articles détaillés traitant de nos technologies clés, des questions légales et d autres sujets importants MessageLabs Intelligence : ayez toujours une longueur d avance et abonnez-vous gratuitement à notre rapport mensuel Podcasts : podcasts d informations que vous pouvez écouter lors de vos déplacements Pour accéder à toutes ces ressources et plus encore, rendez-vous sur symanteccloud.com/fr/fr/globalthreats Pour en savoir plus, rendez-vous sur management/archiving.aspx 4

8 Bureaux EUROPE HEADQUARTERS 1270 Lansdowne Court Gloucester Business Park Gloucester GL3 4AB United Kingdom Main +44 (0) Fax +44 (0) Freephone +44(0) DACH Wappenhalle, Konrad-Zuse-Platz 2-5, München, Deutschland Tel +49(0) Support +44(0) NETHERLANDS WTC Amsterdam Zuidplein 36/H-Tower NL-1077 XV Amsterdam Netherlands Tel +31 (0) Fax +31 (0) LONDON 3rd Floor 40 Whitfield Street London, W1T 2RH United Kingdom Main +44 (0) Fax +44 (0) Freephone +44(0) NORDICS Business Center Nord Lyngbyvej Copenhagen Denmark Tel Fax Support FRANCE 17 avenue de l Arche Tour Egée Courbevoie France Tel +33 (0) Support +44 (0) AMERICAS UNITED STATES 512 Seventh Avenue 6th Floor New York, NY USA Toll-Free ASIA PACIFIC HONG KONG Room 3006, Central Plaza 18 Harbour Road Tower II Wanchai Hong Kong Main: Fax: Support: AUSTRALIA Level Kent Street Sydney NSW 2000 Australia Main: Fax: Support: CANADA 170 University Avenue Toronto ON M5H 3B3 Canada Toll-Free SINGAPORE 6 Temasek Boulevard #11-01 Suntec Tower 4 Singapore Main: Fax: Support: JAPAN Akasaka Intercity Akasaka Minato-ku Tokyo Japan Main: Fax: Support:

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10 About Symantec.cloud More than 31,000 organisations ranging from small businesses to the Fortune 500 across 100 countries use Symantec.cloud s MessageLabs services to administer, monitor and protect their information resources more effectively. Organisations can choose from 14 pre-integrated applications to help secure and manage their business even as new technologies and devices are introduced and traditional boundaries of the workplace disappear. Services are delivered on a highly scalable, reliable and energy-efficient global infrastructure built on 14 data centers around the globe. A division within Symantec Corporation, Symantec.cloud offers customers the ability to work more productively in a connected world. For specific country offices and contact numbers, please visit our website: World Headquarters MessageLabs 1270 Lansdowne Court Gloucester Business Park Gloucester, GL3 4AB United Kingdom +44 (0) Copyright 2011 Symantec Corporation. All rights reserved. Symantec and the Symantec Logo are trademarks or registered trademarks of Symantec Corporation or its affiliates in the U.S. and other countries. Other names may be trademarks of their respective owners. 2/

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