ARCHIVAGE. FastScan Archiving

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1 ARCHIVAGE FastScan Archiving

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3 Principales Fonctionnalités de l application FastScan Archivage FastScan est un programme d archives sécurisées adaptable à tout métier. Les documents peuvent être importés manuellement par programme spécialisé ou par importation massive d une source externe. Il y a un traçage sur toutes importations, modifications ou consultations des documents d où l assurance d une bonne sécurité. Portabilité du programme: Navigateur WEB, tablette, smartphone, etc A D B Principales Fonctionnalité de l application FastScan : Archivage FastScan est un programme d archives sécurisées adaptable à tout métier. Les documents peuvent être importés manuellement, automatiquement, par programme spécialisé ou importation massive d une source externe. Il y a une signature numérique et une trace sur tout importation, toute modification ou consultation des documents d où l assurence d une bonne sécurité. C E

4 A. Nom, prénom du client Numéro du registre national Numéro du client Date de naissance du client Comment accéder aux dossiers d un client? Pour accéder aux dossiers d un client, il y a deux possibilités: - faire une recherche à l aide des références* (nom, prénom, date de naissance,...). - par lecture «eid» (carte d indentité electronique). - par code barre. B. Page précédente Page suivante 1. Aperçu sous forme de dossiers 2. *Recherche d un client par ses références 3. Exportation du document Recherche via mots-clés Recherche via mots ou phrases Recherche via année

5 1 Aperçu sous forme de dossiers. Recherche d un client. 2

6 3 Exportation du document par ou dans un autre fichier.

7 C. De quoi sont composées les archives? Ce sont des fichiers «conteners» qui contiennent des archives qui contiennent des fichiers «métiers», ils peuvent être de tous formats et de toutes tailles. Ceux-ci sont sécurisés et cryptés. Archives des documents du client Fichiers métiers Classification par dates Documents du client D. Qu est-ce qui assure la sécurité? La sécurité est assurée par l option «Trace», qui indique automatiquement l heure et la date à chaque consultation et modification de documents.

8 Date du document Date d expiration du document Traçabilité des actions Intitulé du document Zoom Rotation du document Statistiques des courriers importés par année

9 E. Présentation d un exemple de document. Les créations ou modifications de document sont faites à partir d un logiciel de traitement de texte, ou toutes les options de mise en page sont mises à disposition. L icône vert indique la signature numérique des documents, c est-à-dire la certification que le document est celui de base. Si par contre celui-ci a été modifié, l icône sera rouge. Dans le bas de la page, il est possible d implanter des notes. Signature numérique Case pour notes

10 Archivage électronique Numérisation de vos documents FastScan vous propose des systèmes pour classer intelligemment tous vos dossiers de manière électronique. Première étape ; la numérisation de vos documents papier à l aide de votre Scanner ou de votre imprimante multifonction. Un Archivage électronique efficace Notre système d archivage électronique consiste à encoder et à classer vos documents numérisés de manière optimale. Résultat ; vous les retrouvez facilement et rapidement par la suite. FastScan propose une plateforme unique pour gérer les archives numériques et papier. Véritable outil de gouvernance du capital informationnel de l entreprise, la solution qui répond à vos besoins de conservation, de sécurisation des documents engageants et d archivage de larges volumes de données ou de documents. Conçu pour répondre aux exigences en mantère d archivage électronique, FastScan permet de garantir une valeur probatoire forte et l accessibilité aux documents archivés. Les enjeux de l archivage mixte électronique et papier Face à l explosion des contenus numériques, la mise en place d une politique d archivage garante de la gouvernance de l information est de plus en plus complexe. Un logiciel d archivage doit ainsi servir cette politique pour répondre de manière efficace aux enjeux : Organisationnels : en rationalisant les flux d archives, multi-formats et multi-sources ; Réglementaires : en assurant la conformité avec le cadre normatif ou législatif relatif à leur activité et leurs fonds documentaires ; Economiques : en maîtrisant les processus de tri et de destruction des archives, dont le volume double tous les ans et engorge les applications métier ; Technologiques : en anticipant les évolutions des systèmes d information. Basé sur les standards du marché, FastScan apporte une réponse simple et cohérente pour l archivage de tous les types de flux de données et de documents, numériques et papier. Les atouts du logiciel d archivage FastScan Archiving Combinaison de l archivage physique et électronique. Référentiel de gouvernance adapté aux organisations complexes. Recherche unifiée et remise en ligne des archives. Coffre-fort intégré.(gestion des containers ) Fonctions d injection et de préparation des archives intégrées. Indépendance vis à vis des supports de stockage. Répond aux contraintes métiers

11 FastScan Archiving pour vos besoins d archivage Gestion transverse des archives managériales. Archivage électronique de masse de tous les flux de données et de documents du système d information. Archivage à valeur probatoire. Gestion des archives physique d entreprise. Appel à partir d une application tiers par URL ou WebServices.

12 ARCHIVAGE FastScan Archiving Lynn Saint Paul Graphic Designer: