CONFIGURATION... 2 Confirmer l ajout des documents... 3 Configurer la synchronisation des documents... 4 Personnaliser les types de document...

Transcription

1 CONFIGURATION... Confirmer l ajout des documents... Configurer la synchronisation des documents... Personnaliser les types de document... GESTION... Enregistrer en format PDF... 7 Glisser un document... 8 Synchroniser les documents... 9 Renommer un document... 0 Imprimer la liste des documents... 0 Supprimer un document... Dupliquer un document... Envoyer un document par courriel... Afficher par filtre... Afficher par type Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision février 0

2 CONFIGURATION

3 Confirmer l ajout des documents. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système et cliquer sur l onglet Dossier.. Activer ou non l option «Proposer la suppression des fichiers ajoutés au dossier» pour que Pro-Cardex affiche un message lorsque des documents ont été ajoutés ou supprimés dans le dossier en dehors de Pro-Cardex.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

4 Configurer la synchronisation des documents. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système et cliquer sur l onglet Dossier.. Activer ou non l option «Synchroniser les fichiers au dossier» pour que Pro-Cardex affiche un message lorsque des documents ont été ajoutés ou supprimés dans le dossier en dehors de Pro-Cardex.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

5 Personnaliser les types de document. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Type document.. Double-cliquer pour modifier un type existant dans la liste.. Cliquer sur le bouton Ajouter.. Inscrire le Code et la Description.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

6 GESTION

7 7 Enregistrer en format PDF. Ouvrir la fenêtre correspondante (Ex: Index aux immeubles).. Sélectionner le menu Fichier, Imprimer et sélectionner obligatoirement l'imprimante PDF99. Cliquer sur le bouton pour continuer. L'installation de PDF99 est habituellement effectuée en même temps que l'installation de la clé numérique, sinon contacter Notarius.. Sélectionner le dossier dans lequel vous désirez enregistrer le fichier (ex : Bureau-RF).. Inscrire le Nom du fichier désiré et cliquer sur le bouton.. Fermer la fenêtre Adobe Reader qui s est ouverte.

8 Glisser un document. Ouvrir le dossier et cliquer sur l onglet Doc... Pour ajouter rapidement un ou plusieurs documents, ouvrir la fenêtre à partir de laquelle sont les documents à ajouter et sélectionner le(s) document(s).. Pointer un des fichiers de la liste, maintenir le bouton gauche enfoncé et glisser la souris sur l icône Pro-Cardex, qui se trouve sur la barre des tâches, jusqu à ce que la fenêtre du dossier s active. Relâchez la souris pour que le(s) fichier(s) s ajoutent.. Cliquer sur le bouton ou sur le bouton pour supprimer le(s) document(s) à l emplacement de départ.. Double-cliquer sur la ligne pour ouvrir le document ou cliquer sur l icône Ouvrir le fichier. 8

9 Synchroniser les documents. Sélectionner un document avec extension «.doc» et cliquer sur l icône Copier le raccourci du document.. Accéder à la fenêtre où se trouve le document à enregistrer (ex : plate-forme Telus), sélectionner le document et utiliser les procédures de sauvegarde de la fenêtre (ex : ).. Récupérer à l aide de la fonction Coller, le chemin d accès préalablement copié dans le dossier, enlever le nom du fichier et cliquer sur le bouton pour accéder au dossier directement, inscrire le Nom du fichier et terminer en cliquant sur le bouton.. Revenir au dossier et cliquer sur le bouton Synchroniser pour ajouter immédiatement le(s) document(s).. Le message suivant apparaîtra lorsque vous ouvrez un dossier et que des documents ont été ajoutés. Cliquer sur le bouton pour confirmer l ajout des documents. 9

10 0 Renommer un document. Sélectionner la ligne du document à renommer, sélectionner ou effacer le texte à remplacer, sans effacer l extension (ex :.doc).. Inscrire le nouveau nom. Imprimer la liste des documents. Imprimer la liste des documents contenus dans le dossier en cliquant sur l icône Imprimer.

11 Supprimer un document. Sélectionner le document à supprimer et cliquer sur l icône Effacer.. Cliquer sur pour confirmer l effacement.. Récupérer le document supprimé à partir du menu Outils, Document corbeille, sélectionner le document et cliquer sur le bouton. Dupliquer un document. Sélectionner le document à copier et cliquer sur l icône Dupliquer.. Cliquer sur pour confirmer.

12 Envoyer un document par courriel. Cliquer sur l icône Envoi par courriel.. Sélectionner l adresse du destinataire à partir du champ Liste des destinataires au dossier, si nécessaire.. Indiquer l adresse courriel dans le champ Autres dest., si nécessaire, compléter l Objet et le Message.. Sélectionner le(s) document(s) à joindre au courriel. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer l envoi du courriel.

13 Afficher par filtre. Inscrire dans le champ Filtre le mot-clé correspondant à la recherche désirée. Effacer le mot-clé pour afficher la liste complète. Afficher par type. Sélectionner le type de document à associer à partir de la liste déroulante sous la colonne Type.. Sélectionner le Type de document à afficher. Afficher la liste complète en sélectionnant Tous les types.

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