OFFRE DE POSTE ASSOCIATION HELIOTROPE - FESTIVAL DU COURT MÉTRAGE DE NICE. Assistant(e) administratif (ve) CUI-CAE 26h

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Nicolas Dupuis
il y a 7 ans
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1 OFFRE DE POSTE ASSOCIATION HELIOTROPE - FESTIVAL DU COURT MÉTRAGE DE NICE Assistant(e) administratif (ve) CUI-CAE 26h La mission aura lieu au sein de la structure organisatrice, située au 10 bis rue penchienatti à Nice, dont la direction est assurée par Laurent Tremeau. DESCRIPTION DE LA MISSION SECTEUR Événementiel, Festival, Cinéma FONCTION Assistant administrateur / administratrice TÂCHES Gestion administrative et financière de l association (Demander une Fiche de poste détaillée) Préparation et organisation d Un festival c est trop court! Descriptif non exhaustif LOCALISATION 10 bis rue Penchienatti Nice (centre) DÉMARRAGE mars 2016 DURÉE 6 mois ou 1 an selon convention durée (renouvelable) TYPE DE CONTRAT CUI CAE 26h REMUNERATION 1082,75 brut PROFIL DU CANDIDAT RECHERCHÉ NIVEAU D ÉTUDE MINIMUM Licence / Gestion, administration des entreprises EXPERIENCE Expérience significative en organisation de projets culturels DOMAINE Administration, Production (Audiovisuel serait un plus) MAITRISE DES LOGICIELS Microsoft Word, Excel, Outlook LANGUE ÉTRANGÈRE La maitrise de l anglais serait un plus (écrit, oral) QUALITÉS DEMANDÉES Motivé, autonome, rigoureux, méthodique, bon relationnel, travail d équipe, aisance rédactionnelle, PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE Fondée en 1997 à Nice, l'association Héliotrope mène une action de diffusion culturelle et cinématographique autour du court métrage. Héliotrope organise depuis 2000, Un festival c est trop court, le festival du court métrage de Nice, l'une des plus importantes manifestations de cinéma de Nice, associant la ville, à la jeune création européenne et au cinéma de demain. La 16 ème édition du festival se déroulera du 14 au 21 octobre 2016 dans plusieurs salles de Nice (cinéma Rialto, Cinéma Mercury, Villa Arson, Auditorium du MAMAC...). Candidatures (Lettre de motivation + CV) à envoyer à Laurent Tremeau laurent@nicefilmfestival.com

2 FICHE DE POSTE Assistant(e) administratif (ve) I / Administration - Suivi administratif : Planifier et assurer les commandes de matériel & consommables pour le bureau, le festival, les ateliers Assurer la gestion administrative (autorisation, assurance...), la logistique (location de matériel...) et le suivi technique (installation...) des événements (Festival, ateliers, tournages) : - Autorisations (tournage), ateliers, salles (festival), - Assurance (matériel, salles, personnes) / Ateliers (TRM, souscriptions temporaires) - Liste de matériel (festival) Assurer le suivi et l application des décisions du conseil d administration (Assemblées générales, CA ) : - Rédaction des convocations, PV, rapport d activité. - Rapport d activité annuel : préparation et rédaction Assurer le suivi du fichier «adhérents» - Mise à jour du listing (Tableau) - Cotisations : relances, mise à jour - Carte d adhérent : écriture et numérotation - Archivage, classement, suivi administratif (classeur adhérent, rangement et numérotation) - Vie associative : rédaction courrier adhérent, gestions des invitations / avantages

3 II / Administration - Suivi des ressources humaines : Participer à l organisation de l équipe permanente : préparer l ordre du jour et rédiger le compterendu de la réunion d équipe Actualiser les supports de suivi et de gestion des salariés (salaires, planning et horaires de travail ) - Etat de présence trimestriel (ASP) - Bulletin de salaires / Attestations Assedic Suivre les divers mouvements du personnel (absences, congés, formations ) - Déclarer les CP au comptable chaque mois - Suivre les CP et RTT (Google agenda) Suivre et appliquer la législation sociale - Application de la convention collective : taux du SMIC - Droit du travail, médecine du travail, nouveaux types de contrats Rédiger les contrats de travail - Etablir, faire signer, transmettre au comptable, archiver (Les DUE sont gérées par le comptable) Établir un plan de recrutement en fonction de l organigramme, les fiches de postes et le budget - Rédiger les fiches de poste - Poster des annonces : mission locale, CRIJ, sites spécialisés - Préparer les entretiens d embauche (lister les questions clés) : assurer le suivi administratif du recrutement (convocations, réponses )

4 III / Administration financière: Rédiger et suivre les dossiers de subventions - BP - Descriptif des actions - Envoi, suivi - Bilan financier et artistique Administrer le budget annuel et la trésorerie quotidienne - Suivi quotidien (Achats ) - Suivi BP annuel réel en fonction des subventions accordées Assurer le suivi des partenariats institutionnels et les collaborations avec les sociétés civiles. En relation avec la chargée de communication - Suivi administratif des Conventions de partenariat : rédaction, signature, envoi, classement.

5 IV / Comptabilité : Assurer le suivi comptable en relation avec le cabinet comptable. Transmettre les déclarations et cotisations aux organismes sociaux via le cabinet comptable (sécurité sociale, médecine du travail, caisse de retraite ) - Payer les charges sociales déclarées par le comptable : AUDIENS, URSSAF, POLE EMPLOI, CONGES SPECTACLES (avec bordereau rempli, transmis par le comptable, envoyé par courrier avec un chèque) -AEM Suivre les prévisions de trésorerie Suivre les mouvements bancaires - Payer les factures (EDF, Veolia) - Facturation / Devis : rédaction des devis et factures (Ateliers, séances scolaires) en relation avec le directeur et le responsable des ateliers, suivi et relance des factures impayées. - Prélèvements - Caisse : ranger les factures et reçu d espèce dans la chemise rouge / inscrire les mouvements d argents de la caisse dans le cahier vert. Effectuer le rapprochement bancaire (Grand livre : GL)

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