Questions Fréquentes autour des Relations Internationales

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1 Questions Fréquentes autour des Relations Internationales Questions Fréquentes autour des Relations Internationales... 1 Introduction... 4 Sites utiles... 4 Check List Générale... 5 Who s who Octobre Général... 8 Qu est-ce que la DRI?... 8 Qui peut nous aider dans les procédures de départ à l étranger?... 8 Qui peut nous renseigner sur les instituts partenaires?... 8 Pour des études à l'étranger, quels sont les principaux programmes?... 8 Je veux partir à l'étranger, quelles sont les démarches à faire?... 9 A partir de quelle année peut-on partir faire un séjour d'étude?... 9 Pouvez-vous me donner le nom d'étudiants déjà partis? Qui partent en même temps que moi?... 9 Y-a-t-il des rapports faits par les étudiants partis?... 9 Qu est-ce qu un Double Diplôme?... 9 Quelle est la procédure pour la demande d'inscription en Double Diplôme?...10 Est-il facile de réaliser un double diplôme?...10 Les demandes sont-elles fortes pour les doubles-diplômes?...10 Faut-il avoir un bon classement par exemple pour le double-diplôme avec ITBA en Argentine?...11 Je ne comprends pas grand-chose au site de l'université d'accueil, qui peut m'aider?.11 Financements...12 Quelles sont les sources de financement pour partir à l'étranger?...12 A quelles bourses pouvons-nous prétendre?...12 Quelles sont les dates limites d'envoi des dossiers?...12 Que sont les aides BRAFITEC, MEXFITEC,...?...12 Y a-t-il des aides spécifiques pour les Doubles Diplômes?...12 Est-ce que les aides peuvent être versées avant le départ pour aider au paiement du billet d'avion?...12 Comment est versée la bourse Erasmus?...12 Comment est versée l'aide aux départs?...13 Comment est versée l'aide à la mobilité du CROUS?...13 Qu est ce que la «notification de bourse»?...13 Comment solliciter l'aide à la mobilité du conseil régional?...13 Qu est-ce que la bourse ERASMUS pour les stages?...13 Places disponibles...14 Quelle est l adresse Internet pour s inscrire?...14 Combien de places sont disponibles?...14 Question : Que signifie «Il reste 2 places en 52»?...14 Question : Suis-je autorisé à partir en 4 ème année si je souhaite suivre certains PTP?.14 Si nous sommes plusieurs à demander la même destination, qui choisit?...15 Comment peut-on aller en Australie?...15 Comment peut-on aller en Nouvelle-Zélande?...15 Est-ce que telle ou telle université a une convention ou rentre dans un programme avec l'insa?...15 Est-il possible d'étudier un semestre dans une Université qui n'est pas sur la liste des Universités partenaires?...16 Est-ce que je pourrais prolonger mon séjour d'étude?...16 Puis-je moi-même contacter l'université sans passer par la DRI?

2 Puis-je suivre plus d un an d études à l étranger?...16 Je dois me désister pour raisons personnelles. Que dois-je faire?...16 Dossiers de Candidature Semestre d études...17 Dans les applications en ligne, quelle est la différence entre le «Departmental Coordinator» et le «Institutional coordinator»?...17 Dans les différents fichiers à remplir (budget, bourse), «l année d études actuelle» estelle l année projetée, l année en cours ou l année validée?...17 Dans le kit ERASMUS, il est demandé des informations sur l université d envoi. Dois-je mettre des informations sur l INSA ou sur l Université de Toulouse?...17 Dans la fiche de renseignement, quels numéros dois-je faire figurer?...17 Dans le kit ERASMUS, il est demandé de préciser le «Diplôme en cours de préparation» et «niveau d études». Dois-je mettre «ingénieur» ou «licence» ou «master»?...17 Où trouver les renseignements N+I?...18 Comment fonctionne N+i?...18 Quel visa est nécessaire?...18 Comment puis-je trouver les cours que je devrai suivre?...18 Est-ce que je dois faire signer le learning agreement (liste des cours) en premier par le département ou par la DRI?...19 Qui envoie mon dossier de candidature?...19 Quelles sont les équivalences entre les ECTS français et les crédits étrangers?...19 Dois-je prendre une couverture sociale européenne?...19 Dois-je prendre une assurance supplémentaire pour un séjour hors Europe?...19 Ai-je une responsabilité civile à l'étranger?...20 Puis-je contacter l'université pour savoir si ma candidature est acceptée?...20 Quels sont les cours que je devrai suivre? Pour quel volume total?...20 Où puis-je trouver le learning agreement?...20 Stages...21 Avez-vous une liste de stages à nous proposer à l étranger?...21 Où se trouve la cellule stage?...21 J'ai pu trouver des propositions de stages dans une université aux USA qui n est pas partenaire. Est-ce éligible même si il n y a pas d accord?...21 La cellule stage s occupe-t-elle uniquement des stages de 4 ème et 5 ème année?...21 Est-il vrai que je dois m inscrire sur un logiciel des stages pour avoir mon séjour à l étranger validé?...21 A quelle date dois-je faire la demande d'aide pour les stages d'été?...21 Est-ce que je pourrais prolonger mon séjour d'étude par un stage?...21 L'INSA a-t-il des accords avec des entreprises pour des stages à l étranger?...22 Est-ce possible de faire un stage en Chine ou en Inde?...22 J ai la possibilité de faire un stage de 2 mois dans un laboratoire d une université à l étranger cet été. Aurais-je droit à une aide financière de l INSA?...22 Accueil à l étranger...22 Les universités d'accueil proposent-elles des logements réservés aux étudiants étrangers ou sinon, une aide au logement (des adresses ou autre)?...22 Vous occupez-vous des logements à l'étranger?...23 Quelle est la date limite d'envoi de l'attestation d'installation?...23 Une fois à l étranger, faut-il se déclarer auprès de l ambassade de France?...23 Langues...24 Les cours en Espagne sont-ils en Anglais ou en Espagnol?...24 Les cours dans les Pays Scandinaves sont-ils en Anglais?...24 Faut-il le TOEFL pour partir dans une université anglophone ou un niveau d'anglais minimum?...24 Quelle est la correspondance entre TOEFL et TOEIC?...24 Ou puis-je passer le TOEFL à Toulouse?...24 En quelle langue sont les cours?

3 Est-ce que les cours de langue pris à l'arrivée sont comptés en ECTS...25 Est-il possible de prendre des cours intensifs de la langue du pays où l'on va avant de partir?...25 Divers...25 Je ne suis pas citoyen européen : puis-je partir en Erasmus?...25 Si je redouble, est-ce que mon départ sera compromis?...25 Est-ce que je peux partir avec ma (mon) copine (copain)?...25 Est-ce que je peux m inscrire (à mes frais) dans une prestigieuse faculté étrangère?..25 Pourquoi n'avons-nous pas droit au cours CIEL?...25 J ai souhaité prendre des cours de langue du pays d accueil, mais j'ai été surpris de me voir facturer des frais par l université partenaire. L INSA peut-il me les rembourser?...26 Faut-il demander les notes avant la fin du séjour?...26 Qui reçoit les notes?...26 Doit-on faire faire automatiquement une attestation de présence en fin de séjour?

4 Introduction Nous avons regroupé les informations et questions fréquentes posées par les étudiants de l INSA de Toulouse en vue d un départ en semestre d études, double-diplôme ou stage à l étranger. Nous espérons que les réponses apportées vous aideront à préparer votre voyage dans les meilleures conditions possibles. La direction des relations internationales Sites utiles > International > 05 Formation et vie étudiante https://outgoing.insatoulouse.fr https://conventiondestage.insa -toulouse.fr > Europe et International News sur l international à l INSA de Toulouse Présentation des études et stages à l'étranger Informations sur la mobilité des étudiants Liste des partenaires ERASMUS et monde Liste des doubles diplômes Contacts à la direction des relations internationales et dans les départements de l'insa. Départs à l étranger Double diplômes Informations sur nos partenaires internationaux Feedback étudiants Fact sheet partenaires Les aides financières Dépôt des candidatures de Décembre à début Janvier Site du programme N+I permettant de candidater dans les universités partenaires du réseau Déclarer un séjour à l étranger prévu ou en cours, en vue de sa validation. Application ouverte en permanence. Cours de langues en vue de séjours à l étranger. Informations générales sur les actions à l international de l Université de Toulouse > International > Universités partenaires 4

5 Check List Générale Cette check-list est destinée aux candidats au départ en semestre d études à l étranger pour 2014/2015. AVANT LES SELECTIONS (vous n avez pas de démarches à faire à la DRI) Novembre Décembre Janvier Réfléchir à vos objectifs et vos motivations. Prendre des renseignements pratiques : coût de la vie, demande de logement etc. Consulter les rapports des étudiants partis l année précédente Aller sur le site internet INSA ou sur l intranet/international pour avoir le détail de la procédure de départ. Consulter les destinations. En profiter pour s interroger o les cours dispensés correspondent à mon programme d étude? o Les dates sont elles compatibles avec le calendrier INSA, etc. Faire 3 vœux et contacter votre correspondant RI pour lui présenter ces vœux. ATTENTION vous ne pouvez choisir QUE des universités partenaires de l INSA Toulouse (liste complète sur le site INSA Rubrique International). Après l accord de votre correspondant RI, s inscrire en ligne sur le site de Moveonline https://outgoing.insa-toulouse.fr Commissions de sélection APRES LES SELECTIONS Janvier/Mars AVANT LE DEPART Contacter votre correspondant RI pour connaitre la décision vous concernant. Préparer votre dossier de candidature et faire votre candidature en ligne sur le site de l établissement de destination si les procédures de candidature de cette université le prévoient.. Apporter une copie en ligne (mail ou courrier) à la DRI (Mme Danièle Fromont) Apporter à la DRI votre dossier complet et validé (learning agreement+cv+ Relevé+..) La DRI envoie votre dossier de candidature à l établissement partenaire Constitution de votre demande d aide financière au départ o votre fiche budget o votre RIB Après la décision de votre établissement de destination (acceptation ou refus), informer la DRI (Mme Danièle Fromont) Vous inscrire à l INSA avant votre départ (par correspondance à partir de mi-juillet) Conserver précieusement le mail envoyé par la DRI avec tous les documents obligatoires pendant votre mobilité 5

6 APRES L ARRIVEE A DESTINATION AVANT VOTRE RETOUR APRES LE RETOUR Envoyer l attestation d installation à la DRI (Mme Danièle Fromont) dans un délai de 3 semaines Envoyer votre contrat d étude définitif à votre correspondant RI Transmettre une photo de votre séjour avant fin novembre 2013 pour la sélection du poster INSA «Ils sont partis à l étranger» FACULTATIF Envoyer l attestation de fin de séjour ET votre rapport de fin de séjour à la DRI (Mme Danièle Fromont) Vous assurer que l établissement d accueil vous envoie vos relevés de note et les transmette à la DRI Compléter votre dossier avec les pièces manquantes, le cas échéant Versement du solde de l aide financière (le cas échéant) Racontez-nous votre expérience pendant la semaine internationale (1ère quinzaine d octobre) POINTS PARTICULIERS Cette check-list est générale et non exhaustive! Selon si vous êtes boursier ou non boursier il y aura aussi des démarches spécifiques pour demander les aides financière à la mobilité Selon si vous partez dans un pays de l Union Européenne ou Hors Union Européenne, il y aura des démarches spécifiques à réaliser Une fois que vous avez reçu l accord de sélection de l INSA ET l acceptation de votre établissement d accueil, vous ne pourrez pas vous désister (sauf cas de force majeur et sur justificatif). En résumé 1. Aller sur internet : procédure de départ + liste des destinations 2. Faire 3 vœux de destination 3. Rencontrer le correspondant RI et valider le projet 4. Inscription sur Move-on-line 5. Commission de sélection 6. Préparation du dossier de candidature avec le correspondant RI 7. Apporter le dossier de candidature complet et validé à la DRI 8. Confirmation du départ 9. Acte de candidature / learning agreement / justificatif d inscription en ligne 10. Constitution du dossier de demande d aide financière 11. Départ 12. Renvoyer l attestation d installation ET le programme d étude 13. Réception d un versement de bourse, total ou partiel selon les aides 14. Avant le retour : renvoyer l attestation de fin de séjour et le rapport de fin de séjour 15. Versement du solde de l aide financière (le cas échéant) 16. Réception des relevés de notes et transmission aux départements 6

7 Who s who Octobre

8 Général Qu est-ce que la DRI? Réponse : La DRI (Direction des Relations Internationales), située au 2 ème étage du restaurant INSA, hall de Bib INSA, gère les départs à l étranger, les bourses d aide aux départs, et l accueil des étudiants étrangers. La DRI s occupe aussi de formaliser les accords d échange avec les partenaires étrangers. Elle regroupe l information sur les partenaires et gère la partie administrative «International» des sites (Internet) et > Rubrique 05/ (Intranet). Elle est composée de 8 personnels : 5 administratifs dont la responsable du service, la responsable de la mobilité internationale, et 2 enseignants chercheurs occupant les fonctions de directeur et directeur-adjoint. La DRI s appuie aussi sur 18 correspondants dans les départements, ainsi que de 7 coordinateurs de programmes spécifiques (Intranet > International > Nous contacter > Who s who). Qui peut nous aider dans les procédures de départ à l étranger? Réponse : A la DRI, Danièle FROMONT est en charge d aider les étudiants dans les formalités administratives pour le départ à l étranger, notamment pour les bourses. Dans chaque département se trouve un correspondant des relations internationales pour les aspects pédagogiques. Plus d informations sur Intranet > International > Nous contacter > Who s who ou bien sûr : > International > Contacts. Qui peut nous renseigner sur les instituts partenaires? Réponse : A la DRI, nous disposons de documentation papier sur les instituts avec lesquels nous avons des accords d échange d étudiants. Les correspondants des relations internationales dans les départements (www.insa-toulouse.fr > International > Contacts) peuvent vous donner des détails ciblés par département. La liste de nos partenaires et sites web associés est sur > International > Universités Partenaires. Enfin, les étudiants revenant de leur séjour à l étranger remplissent un rapport donnant leurs impressions qui est mis en ligne, avec le programme d études, sur > 05 - Formation et vie étudiante > Informations sur nos partenaires internationaux > Feed Back Etudiants Pour des études à l'étranger, quels sont les principaux programmes? Réponse : Le plus important programme est ERASMUS, qui structure les partenariats entre instituts Européens. Environ 170 étudiants sont partis en dans ce cadre. Les pays "phare" sont : la Suède, la Grande Bretagne, l Espagne, le Danemark et l Allemagne. ERASMUS donne une bourse aux étudiants d échange sous certaines conditions. Les accords directs permettent de partir hors Europe (80 étudiants INSA en ). Les accords les plus actifs sont avec les USA, le Canada, le Mexique et l Argentine. Des accords de réseau sont ciblés sur des pays spécifiques tels que le Brésil (BRAFITEC), le Mexique (MEXFITEC), l Argentine (ARFITEC), le Québec (CREPUQ) ou l IIT New Delhi. Enfin, le programme d excellence GE4 permet de séjourner dans des universités prestigieuses, mais la sélection est sévère (TOEFL exigé). 8

9 Nombre d étudiants INSA par pays, en cumulant les études et les stages Je veux partir à l'étranger, quelles sont les démarches à faire? Réponse : Vous trouverez en début des FAQ une check-list comportant étape par étape les démarches à faire pour votre semestre d études. Le planning typique - Octobre : Assister à la présentation en amphi sur les possibilités de mobilité (première quinzaine d Octobre, en lien avec la Semaine Internationale) - Octobre : consulter la liste des partenaires (Internet, Intranet, puis site des partenaires) - Novembre: définir le ou les projets avec le coordinateur des relations internationales de votre département. Pour chaque destination, établir le learning agreement, et les faire valider par le coordinateur du département. - Décembre : entrer les vœux sur MoveOnLine (https://outgoing.insa-toulouse.fr) - Janvier-Mars : sélection par la commission RI, contrat d études définitif pour l'université sur laquelle vous avez été affecté. Compléter le dossier (acte de candidature, CV, relevé de notes, fiche budget, etc..) selon la liste précisée sur International > Etudes à l étranger. A partir de quelle année peut-on partir faire un séjour d'étude? Réponse : les coordinateurs du STPI peuvent vous aider à partir dès la 2 ème année, mais l essentiel des départs se fait en ème année. Pouvez-vous me donner le nom d'étudiants déjà partis? Qui partent en même temps que moi? Réponse : Oui. Prendre RDV avec D. Fromont, DRI. Y-a-t-il des rapports faits par les étudiants partis? Réponse : Oui. Les questionnaires sont mis en ligne sur > 05 - Formation et vie étudiante > Informations sur nos partenaires internationaux > Feed Back Etudiants. Le classement est effectué par année et par zone géographique. Qu est-ce qu un Double Diplôme? Réponse : Les doubles diplômes permettent d obtenir à la fois le diplôme de l INSA de Toulouse et celui de l université partenaire (www.insa-toulouse.fr > International > Doubles 9

10 Diplômes, voir aussi > 05 - Formation et vie étudiante > Doubles Diplomes). En général, la contrainte est de séjourner 3 à 4 semestres dans un institut étranger en 4 ème et 5 ème année (voir liste ci-dessous) et de prolonger ses études d ingénieur d'au moins 6 mois. Dans le cadre d une convention spécifique, le double-diplôme est un véritable double cursus qui offre, en termes d'emplois, de salaires et de profils de carrière, une plus-value très intéressante. L expérience de double-diplôme est souvent décrite par des mots-clés tels que «ouverture d esprit, autonomie, créativité, adaptabilité», autant d aptitudes essentielles recherchées pour les ingénieurs ouverts vers l international. Pays Institut Département ciblé Argentine Instituto Technologico de Buenos Aires (ITBA) Général Brésil Pontificia Universidade Catolica do Rio de Janeiro Général Universidade Estadual de Campinas Universidade Federal de Santa Catarina Général Général Corée Espagne Japon Seoul National University - College of Engineering Escola Tècnica Superior d'enginyeria Industriel de Barcelona - UPC Mondragon Unibertsitatea Université Jaume I de Castellon Tokushima University (PhD level only) Accord général G-Méca G-Méca, GEI Niveau doctorat, général Quelle est la procédure pour la demande d'inscription en Double Diplôme? Réponse : Il vous faut consulter la page > International > Doublesdiplômes, pour connaitre les universités qui proposent un double diplôme. Ensuite, il vous faut valider le projet avec le correspondant relations internationales de votre département. Une fois accepté, vous devez vous inscrire sur Moveon en précisant «double-diplôme» dans les champs «type de mobilité». Veillez aussi à préciser les dates de début et de fin de votre mobilité. Attention, la période d inscription sur MoveOn est limitée au seul mois de Décembre. Correspondants : > International > Contacts Liste des Doubles-Diplômes : > international > doubles diplomes Candidature en ligne pour un départ avec MoveOn : https://outgoing.insa-toulouse.fr/ Est-il facile de réaliser un double diplôme? Réponse : Oui et non. Il s'agit de suivre 1 ou 2 ans d'études à l'étranger, ce qui représente un effort d'adaptation, un effort financier, et un travail académique supplémentaire dans la mesure où vous postulez pour deux diplômes. Les demandes sont-elles fortes pour les doubles-diplômes? Réponse : Dans le sens INSA > étranger, il y a peu de demande. Environ 30 étudiants au total (5 INSA, 25 internationaux) étaient dans le cursus de double diplôme en 2012/

11 Faut-il avoir un bon classement par exemple pour le double-diplôme avec ITBA en Argentine? Réponse : Si vous ciblez ITBA en Argentine, cette école d'excellence est réputée pour la quantité de travail personnel à fournir au moins égale à celle de l'insa. Le mieux est de consulter le feedback étudiants en ligne sur > 05 - Formation et vie étudiante > Informations sur nos partenaires internationaux > Feed Back Etudiants Je ne comprends pas grand-chose au site de l'université d'accueil, qui peut m'aider? Réponse : Les coordinateurs relations internationales des départements. Liste des correspondants sur > International > Contacts 11

12 Financements Quelles sont les sources de financement pour partir à l'étranger? Réponse : Principalement, pour les non-boursiers, soit une aide au départ de l INSA, soit une bourse ERASMUS si la destination est en Europe. Pour les étudiants boursiers, une aide du Ministère et une aide de la région. Certains programmes (tels que BRAFITEC, MEXFITEC..) proposent aussi des bourses hors Europe. Les conditions d attribution sont réajustées chaque année. Plus d information auprès de Danièle FROMONT A quelles bourses pouvons-nous prétendre? Réponse : Le montant perçu dépend de la situation de l étudiant et de la destination. A titre indicatif, pour un semestre d étude en Europe, l INSA a accordé pour une aide autour de 200 par mois. Pour un départ hors Europe, l INSA a accordé pour une aide autour de 500. Quelles sont les dates limites d'envoi des dossiers? Réponse : La DRI demande à l ensemble de ses partenaires (plus de 100) de préciser les dates limites d envoi des dossiers pour les semestres de printemps et d automne. Nous mettons en ligne ces informations au fur et à mesure que nous les recevons sur le site Intranet > International > Informations sur nos Partenaires. L étudiant peut trouver ces dates sur le site de l université concernée (liens depuis > International > Universités Partenaires). A vous de chercher sur le site de l Université d accueil, si la DRI ne dispose pas d information. Que sont les aides BRAFITEC, MEXFITEC,...? Réponse : En , le montant des aides étaient de /semestre d aide au voyage. Les informations sur les programmes BRAFITEC, MEXFITEC et ARFITEC sont en ligne sur > 05 - Formation et vie étudiante > Départs à l'étranger. Attention : ce n'est pas parce que vous êtes accepté dans une des nombreuses universités de BRAFITEC, ARFITEC ou MEXFITEC que vous percevrez forcément la bourse de ce programme, les crédits sont effet limités. Si vous ne pouvez percevoir la bourse FITEC, vous bénéficierez de l'aide au départ de l'insa, qui est de 500 pour l Amérique du Sud, éventuellement complétée d une bourse du conseil régional si vous êtes boursier. Y a-t-il des aides spécifiques pour les Doubles Diplômes? Réponse : Les double-diplômes nécessitent en général de suivre un an et demi de cours chez le partenaire académique à l étranger. En plus des aides relatives aux semestres d étude, des aides spécifiques pour inciter les étudiants INSA à suivre les cursus de Double Diplôme sont à l étude. Est-ce que les aides peuvent être versées avant le départ pour aider au paiement du billet d'avion? Réponse : Non, les aides sont versées uniquement après réception de l'attestation d'installation, preuve du séjour effectif à l'étranger. Comment est versée la bourse Erasmus? Réponse : L'étudiant reçoit de la DRI les documents nécessaires par en Mai-Juin : contrat Erasmus, attestation d installation, demandes de bourses et divers documents. Il fait remplir une fois sur place l attestation d installation par le service des relations 12

13 internationales de l'institut partenaire. Il renvoie l'attestation signée à D. Fromont, qui déclenche le paiement de la moitié de la bourse. Le paiement du 1er semestre n intervient que courant Octobre, après obtention du budget de la part de l Agence Europe Education Formation France (www.europe-education-formation.fr) qui gère le programme Erasmus. Le solde est payé à la fin du séjour, à réception de l'attestation de présence et du rapport détaillé au vu des dates indiquées. Comment est versée l'aide aux départs? Réponse : L'aide au départ est versée en une seule fois, à réception de l'attestation d'installation (Octobre pour le semestre d automne, Février pour le semestre de printemps). Comment est versée l'aide à la mobilité du CROUS? Réponse : L'aide à la mobilité est versée selon un calendrier établi par la DRI à réception des fonds du Ministère (Octobre/Novembre). L aide du CROUS est réservée aux étudiants boursiers. Qu est ce que la «notification de bourse»? Réponse : C'est la notification d'attribution de bourses sur critères sociaux émise par le CROUS aux étudiants boursiers. Comment solliciter l'aide à la mobilité du conseil régional? Réponse : L'aide à la mobilité du Conseil Régional est réservée aux étudiants boursiers. Se renseigner sur le site du Conseil Régional Midi-Pyrénées / Guide des interventions / Développement économique et emploi > Bourses régionales d'études et de stages à l'étranger - MIDI-PYRENEES HORIZONS / ETUDIANTS. Cette démarche doit être faite par l étudiant lui-même. La validation est faite par D. Fromont, DRI. Qu est-ce que la bourse ERASMUS pour les stages? Réponse : Cela ne concerne que les stages en entreprise ou en laboratoires de recherche dans des pays Européens. Très important : ces stages doivent être déclarés aux correspondants des départements avant le 31 Janvier. Après sélection, les étudiants sont avertis de leur acceptation s ils remplissent les critères spécifiques. En 2012/2013, huit stages ERAMUS ont ainsi été financés. Je désirerais prolonger mes études par un Master spécialisé à l étranger. Savez-vous comment je peux trouver des bourses? Réponse : La plupart des ambassades ont des offres de bourses, en général pour peu d'élus et avec beaucoup de demandes. Cependant, les bourses offertes par DAAD pour l'allemagne sont assez nombreuses et le nombre de candidats plutôt raisonnable. Vous pouvez aussi vous renseigner sur des sites tels que

14 Places disponibles Quelle est l adresse Internet pour s inscrire? Réponse : Il est obligatoire de candidater par le biais de MoveOnLine, ouvert à l inscription de Décembre à début Janvier, adresse https://outgoing.insa-toulouse.fr. Combien de places sont disponibles? Réponse : Nous avions en 2013/2014 plus de 500 semestres disponibles, pour l ensemble de nos partenaires. Toutefois, le nombre exact de places est renégocié chaque année avec nos partenaires. Le nombre de places disponible par département est publié par la DRI et diffusé aux correspondants des départements avant l'ouverture du logiciel d inscription en ligne MoveOnLine https://outgoing.insa-toulouse.fr. Top 10 des pays les plus sollicités pour des semestres d études ( ): 1 Canada 52 départs 2 UK 33 3 Sweden 33 4 Spain 28 5 Norway 18 6 Germany 17 7 Argentina 14 8 Mexico 12 9 Denmark USA 7 Question : Que signifie «Il reste 2 places en 52»? Réponse : l Agence ERASMUS a défini des codes par disciplines. L INSA relève de plusieurs disciplines, détaillées ci-dessous. La rubrique générale «52 ingénierie» se décompose en plusieurs sous-rubriques auxquelles émargent les départements. A noter que le GPE et le GBA sont cités en sections «42» et «52», selon les partenaires, et GC en «52» ou «58». 42 : sciences de la vie (ICBE, GBA, GPE) 421 : biologie et biochimie (ICBE, GBA) 422 : sciences de l'environnement (ICBE, GPE) 441 : physique (IMACS, GP) 442 : chimie (ICBE, GBA, GPE) 461 : mathématiques (MIC, GMM) 481 : informatique (MIC, IR) 52 : ingénierie et métiers d'ingénierie (IC, MIC, IMACS, GC, GM, AE, IR) 521 : mécanique et travail des métaux (IC, GM) 522 : électricité et énergie (IMACS, AE) 523 : électronique et automatisation (IMACS, AE) 524 : chimie et processus (ICBE, GBA, GPE) 582 : construction et génie civil (IC, GC) Question : Suis-je autorisé à partir en 4 ème année si je souhaite suivre certains PTP? 14

15 Réponse : Chaque conseil de département a défini, pour les PTP que ses étudiants peuvent suivre, les conditions quant au départ en semestre à l étranger en 4 ème année, récapitulées dans le tableau ci-dessous. OUI= départ autorisé NON= départ non autorisé Risk engineering Energie Biologie des systèmes Ingénierie des systèmes Génie urbain Systèmes embarqués critiques Modélisation multiphysique Ingénierie des nanotechnologies AE Non Non Oui Oui GB Non Non Oui Oui GC Non Non Non Non GM Oui A étudier Oui Oui GMM Oui Oui GP Non Oui Oui GPE Oui Oui Oui IR Non Oui Si nous sommes plusieurs à demander la même destination, qui choisit? Réponse : Lorsque les demandes excèdent le nombre de places, la DRI et les correspondants des départements font une sélection, le critère principal étant le niveau académique (notes de l année précédente). Les nouveaux étudiants recrutés sont positionnés par défaut au milieu de la promotion. Comment peut-on aller en Australie? Réponse : En , un seul semestre d études a été possible via le programme N+I. Des stages sont bien sûr possibles (5 en 2012/2013). La cellule stage (secrétariat 4-5, contact : Karine Rodier), ainsi que les secrétariats des études des départements peuvent vous donner plus de renseignements. Comment peut-on aller en Nouvelle-Zélande? Réponse : En , aucune possibilité de semestre d étude n était offerte, un seul étudiant est parti en stage. La cellule stage (secrétariat 4-5, contact : Karine Rodier), ainsi que les secrétariats des études des départements peuvent vous donner plus de renseignements. Est-ce que telle ou telle université a une convention ou rentre dans un programme avec l'insa? Réponse : La liste des conventions avec des universités en Europe et dans le monde est sur > International > Universités Partenaires. 15

16 Est-il possible d'étudier un semestre dans une Université qui n'est pas sur la liste des Universités partenaires? Réponse: En l'absence d'accord, l'université d'accueil risque d'imposer des frais d'inscription qui peuvent être très élevés (15,000 EUR/an au Canada, USA). La DRI refuse de laisser partir les étudiants dans ces conditions, et privilégie les accords (environ 120 actifs à ce jour) qui dispensent de ces frais. Est-ce que je pourrais prolonger mon séjour d'étude? Réponse : Sur des destinations encombrées, non, car cela pénaliserait des étudiants candidats au départ de l année suivante. Sur des destinations peu demandées, c est possible avec l accord du coordinateur de département et de la DRI. Liste des correspondants sur > International > Contacts Puis-je moi-même contacter l'université sans passer par la DRI? Réponse : NON. Les correspondants des relations internationales font l interface pour les aspects pédagogiques. Pour les procédures d inscription, l envoi et le suivi des dossiers, c est la DRI qui sert systématiquement d interface. Puis-je suivre plus d un an d études à l étranger? Réponse : Le règlement des études impose l'obligation pour les étudiants de passer au moins 3 semestres (hors stage de fin d étude) à l INSA au cours des années 3, 4, 5. Il n'est donc pas possible à un étudiant déjà parti un an à partir de la 3 ème année de recandidater à un semestre d'études. Le programme de double-diplôme est en revanche le cadre idéal pour des études longues à l étranger chez un même partenaire, avec à la clé le diplôme INSA et le diplôme de l institut partenaire. Plus d information sur Internet > International > Doubles diplômes. Je dois me désister pour raisons personnelles. Que dois-je faire? Réponse : Vous devez informer immédiatement le correspondant du département dont vous dépendez et Mme D. Fromont, DRI. Adressez une lettre ou un avec argumentaires et justificatifs. Votre place pourrait être proposée à d autres étudiants. 16

17 Dossiers de Candidature Semestre d études Dans les applications en ligne, quelle est la différence entre le «Departmental Coordinator» et le «Institutional coordinator»? Réponse : Le «Departmental Coordinator» correspond au correspondant du département au moment de votre séjour d études. La liste à l INSA est disponible sur lnternet > International > Contacts Le «Institutional Coordinator» est Mrs. Marine HATIER INSA-DRI 135 Av de Rangueil Toulouse France Tel : Fax : Dans les différents fichiers à remplir (budget, bourse), «l année d études actuelle» est-elle l année projetée, l année en cours ou l année validée? Réponse : il s agit de l année en cours, inscrite sur votre carte d étudiant. Cette carte vous est délivrée lors de votre inscription administrative à l'insa à chaque début d année scolaire. Dans le kit ERASMUS, il est demandé des informations sur l université d envoi. Dois-je mettre des informations sur l INSA ou sur l Université de Toulouse? Réponse : Dans les fiches ERASMUS, «l université d envoi» est l INSA de Toulouse. Son code ERASMUS est propre à l INSA de Toulouse : F TOULOUS14. Dans la fiche de renseignement, quels numéros dois-je faire figurer? Réponse : Vous devez préciser : Votre n INE (se trouve sur votre carte étudiant INSA, est composé de chiffres et se termine par une lettre). Il est obligatoire pour les paiements des étudiants boursiers. C'est le numéro qui vous a été attribué lorsque vous avez obtenu le baccalauréat, il vous suivra toute votre vie. Votre n INSEE (se trouve sur votre carte de sécurité sociale ((vitale) ou mutuelle), nécessaire pour le paiement des indemnités (des aides). Votre n INSA (se trouve sur votre carte étudiant INSA). C'est votre numéro d'étudiant à l'insa Dans le kit ERASMUS, il est demandé de préciser le «Diplôme en cours de préparation» et «niveau d études». Dois-je mettre «ingénieur» ou «licence» ou «master»? Réponse : Plutôt mettre «diplôme d ingénieur» que «Bachelor of Engineering B.Eng» (eq. à la fin de 3 ème année INSA) ou «Master of Engineering M. Eng.» (eq. à la fin de 5 ème année INSA) car l INSA ne vous délivre qu un «diplôme d ingénieur valant grade de Master». Pour «niveau d études», vous pouvez mentionner les équivalences ci-dessous, qui sont bien identifiées par l ensemble de nos partenaires. La durée des «Bachelor of Eng.» est en 17

18 général de 3 ans, celle des «Master of Eng.» de 2 ans, mais cela peut varier selon les pays, les partenaires et les programmes. Année d études à l INSA Dénomination équivalente Sigle FR eq. Sigle EN eq. 1 ère année Bachelor of Eng. 1st year L1 (licence 1) B. Eng. 1 2 ème année Bachelor of Eng. 2nd L2 B. Eng. 2 year 3 ème année Bachelor of Eng. 3rd L3 B. Eng. 3 year 4 ème année Master of Eng. 1st year M1 (master M. Eng.1 1) 5 ème année Master of Eng. 2nd year M2 M. Eng.2 Où trouver les renseignements N+I? Réponse : Le site du programme N+I est : Le du correspondant N+I à l INSA est Comment fonctionne N+i? Réponse : Le programme N+I est un programme de Campus France qui permet le recrutement en 4 ème année d'étudiants étrangers, sélectionnés sur dossiers via un site web mis en place par un réseau de 75 Ecoles d'ingénieurs Françaises (www.nplusi.com). L'INSA accueille par ce programme entre 12 et 18 étudiants par an (troisième position dans le réseau après SUPELEC et l'ensam). Le programme N+I permet aussi aux étudiants de 4 ème et 5 ème année de l INSA de passer un an ou un semestre dans quelques Universités étrangères. En 2010/2011, Hong Kong University : 3 départs, pour une année d'étude dans cette Université de langue anglaise (http://www.hku.hk/), stage de fin d'étude en laboratoire de recherche en Corée, dans des conditions intéressantes financièrement, et Griffith University, Australie: 1 départ/an, pour un semestre d'étude en Génie Civil (http://www.griffith.edu.au/). En 2011/2012, 2 départs à Hong Kong University. Plus d informations par Quel visa est nécessaire? Réponse : Pour un étudiant Français ou Européen, la mobilité en Europe élargie (www.visaschengen.info) ne nécessite pas de visa. Pour chaque pays hors Espace Schengen, un visa est en général nécessaire. Pour plus d information, consulter le site des ambassades (www.ambafrance-ca.org pour Canada, pour les USA, etc..) et des consulats (www.consulfrance-<ville>.org en général). Le visa est à la charge financière de l étudiant. Des informations spécifiques sur le visa aux USA «J1» ont été mises sur > 05 - Formation et vie étudiante > Départs à l'étranger. Le mieux est de contacter l ambassade des Etats-Unis en France, via leur site. Pour des renseignements complémentaires, vous pouvez solliciter Danièle FROMONT, DRI qui vous donneront les noms/ s des étudiants partis aux USA en semestre d études. Vous pouvez aussi contacter Karine RODIER de la cellule stage (secrétariat 4-5) qui vous donnera les noms des étudiants partis en stage l'an passé. Comment puis-je trouver les cours que je devrai suivre? Réponse : Chaque partenaire ayant une stratégie de mise en ligne des informations différente, nous conseillons de consulter en priorité le correspondant relations internationales 18

19 de votre département, consulter sur > 05 - Formation et vie étudiante > Informations sur nos partenaires internationaux > Feed Back Etudiants les «learning agreements» et le «feedback» des étudiants INSA déjà partis à l étranger. Plusieurs dizaines de programmes de cours validés par l INSA et l établissement d accueil ont été mis en ligne sur Intranet. Le programme de cours doit être validé par le correspondant de département concerné (voir liste des correspondants des départements sur > International > Contacts puis par la DRI. Est-ce que je dois faire signer le learning agreement (liste des cours) en premier par le département ou par la DRI? Réponse : (Après avoir été autorisé à candidater) premièrement par le correspondant des relations internationales de votre département, et lors du dépôt de votre dossier complet (contact D. Fromont), par la DRI. Qui envoie mon dossier de candidature? Réponse : La DRI sert d interface pour l envoi des dossiers de candidature, que l étudiant a préparé au préalable avec le coordinateur du département. Pour les candidatures en ligne, la DRI requiert de la part de l étudiant une copie du dossier complet, La DRI n accepte que des dossiers complets au plus tard 15 jours avant la date limite (dead-line) de réception du dossier par l'université d'accueil. Si le dossier est hors délai, les frais d envoi sont à la charge de l étudiant, et les risques de refus de la part de l institut partenaire sont élevés. Quelles sont les équivalences entre les ECTS français et les crédits étrangers? Réponse : Le système ECTS (European Credit Transfer System) est le même pour toute l Europe. Une année = 60 crédits ECTS. Un semestre = 30 crédits. De même, la notation est équivalente pour tous : ECTS Grade % of successful students normally achieving the grade Definition A 10 EXCELLENT - outstanding performance with only minor errors B 25 VERY GOOD - above the average standard but with some errors C 30 GOOD - generally sound work with a number of notable errors D 25 SATISFACTORY - fair but with significant shortcomings E 10 SUFFICIENT - performance meets the minimum criteria Fx F FAIL - some more work required before the credit can be awarded FAIL - considerable further work is required Le système aux USA est basé sur 30 crédits pour un an, 15 crédits pour un semestre. Dois-je prendre une couverture sociale européenne? Réponse : Oui, elle est obligatoire si vous partez en Europe. Dois-je prendre une assurance supplémentaire pour un séjour hors Europe? Réponse : oui, il faut remplir un imprimé nommé Q106 délivré par la DRI pour le Canada car il y a une entente intergouvernementale entre la France et le Québec. Pour les pays 19

20 étrangers hors Europe consulter son assurance et se renseigner sur la validité de la responsabilité civile à l étranger. Ai-je une responsabilité civile à l'étranger? Réponse : Il vous faut consulter votre assureur (LMDE, VITTAVI, autre..). Prévoir une extension du contrat d assurance et des frais associés. Puis-je contacter l'université pour savoir si ma candidature est acceptée? Réponse : Non. Si le délai de réponse est particulièrement long ou le délai annoncé par le partenaire dépassé de manière significative, la DRI peut contacter ses homologues pour connaitre le statut de votre candidature. Quels sont les cours que je devrai suivre? Pour quel volume total? Réponse : Le programme d études va dépendre de votre spécialité et année d études. Généralement, la correspondance entre le programme INSA et celui à l étranger doit être plus étroite en début de cursus. Le programme des cours doit être discuté et validé par le coordinateur du département. Le volume total annuel en Europe est de 60 crédits ECTS. Aux USA, 15 crédits sont à peu près équivalents à 1 semestre, soit 30 crédits ECTS. Plusieurs dizaines de programmes de cours validés par l INSA et l établissement d accueil ont été mis en ligne sur International > Etudes à l'étranger > Commentaires Etudiants Où puis-je trouver le learning agreement? Réponse : Le learning agreement (contrat d études avec l établissement partenaire, donnant la liste des cours que vous allez suivre) est en général fourni par le partenaire et disponible sur son site. Ce learning est parfois un formulaire papier ou en ligne, selon les partenaires. A défaut, la DRI dispose d un learning agreement INSA, qui est plutôt utilisé pour les étudiants internationaux venant étudier à l INSA. 20

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