L e-learning : différentes définitions pour un même concept

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1 LES FICHES OUTILS RESSOURCES HUMAINES Le e-llearniing :: une présentatiion généralle L e-learning : différentes définitions pour un même concept Le e-learning a, suivant les différents acteurs, plusieurs définitions. Cependant, celle élaborée par le conseil de l union européenne du 6 Janvier 2003 semble être une des plus complètes et une des plus pertinentes : «L e-learning est l utilisation des nouvelles technologies multimédias de l Internet pour améliorer la qualité de l apprentissage en facilitant d une part l accès à des ressources et à des services, d autre part les échanges et la collaboration à distance» Brandon Hall (2002), un spécialiste américain de l e-formation donne une définition plus technique de la formation en ligne: «L e-formation est un programme de formation qui est accessible via un navigateur Internet comme Netscape Navigator, à travers Internet ou un Intranet. En utilisant le Web ou le web d un intranet pour la formation, on fait référence par définition à l environnement visuel et interactif propre à Internet.» 1 Le e-learning permet donc à des apprenants géographiquement éloignés d accéder à des matériaux pédagogiques, des tuteurs, ainsi qu à leur parcours de formation à l endroit souhaité, à leur convenance et plus rapidement que la formation dite «classique». Ce concept possède donc des caractéristiques qui le diffèrent des approches des technologies de l éducation telles que nous les connaissons. Cette émergence est reliée à l explosion d Internet depuis la fin des années 1990 et aux évolutions récentes des organisations. Il existe plusieurs traductions possibles pour «e-learning». Il faut noter tout d abord que le terme anglais «learning» intègre l action d apprendre mais ignore celle d enseigner. Le français a ainsi choisi de traduire ce concept par l expression «apprentissage en ligne». Parfois, l «e-formation» est également utilisée, le «e» comme dans e-learning, étant une référence explicite aux technologies de l information. 1 Hall B. E-learning : le guide de référence : former vos salariés par l Internet- Paris, Maxima, 2002

2 1. Le e-learning en France La formation en ligne consiste à permettre à une ou plusieurs personnes d'acquérir une connaissance ou une compétence sans avoir à se déplacer de leur lieu de travail habituel. Elle présente de nombreux avantages, pour le salarié comme pour l entreprise, qui sont à l origine d un développement sans précédent. 1.1 Le boom du e-learning En 2007, une étude menée par le Club Défi, qui réunit une quarantaine de grandes entreprises sur les stratégies de formation, révèle que le e-learning est une formule en plein essor. Selon cette enquête, 67 % des entreprises de leur échantillon ont lancé, à petite ou grande échelle, des projets de e-learning. Parmi elles, 46 % sont encore en phase de test ou n'ont réalisé qu'un seul projet. Mais, dans le même temps, 21 % utilisent déjà couramment cette formule de formation. Ainsi, les formations dispensées par le biais du e-learning sont passées de 23% à 26% des formations réalisées par les salariés entre 2006 et 2007 et représentent actuellement entre 5 et 10% du budget de formation de ces entreprises. 1.2 Contenu des formations En ce qui concerne leur contenu, les formations les plus fréquentes sont, d après cette enquête, les formations techniques (70%), celles afférentes à l informatique, la bureautique et Internet (27%), suivies des langues. L'étude montre que tous les domaines de formation en entreprise ne se sont pas ouverts à la même vitesse au e-learning. Actuellement, il arrive sur le marché des solutions de management, comptabilité, gestion qualité et autres domaines spécifiques dans divers métiers. Certains thèmes restent, pour l'heure, réfractaires à cette formule, notamment ceux se rapportant au domaine du comportemental comme les techniques de vente et de management. 1.3 Le marché du e-learning Le marché de la formation en ligne est en pleine effervescence. Chaque semaine de nouveaux acteurs font leur apparition. Les principaux fournisseurs de plates formes e-learning sur le marché français proposent les fonctions suivantes : Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 2

3 - diffusion de cours ; - suivi de parcours, évaluation, mesure de performance, gestion de bilans ; - planning et gestion des cours (avec des outils d'auto-inscription à une formation, de classement, un moteur de recherche, un circuit de validation de demande de formation, un planning personnel) ; - travail en groupe ; - gestion des corrections des exercices : - création de contenus. Les éditeurs sur le marché français sont nombreux. Le journal du net 2 en a recensé 14 parmi les plus importants et reconnus dans ce domaine : Editeurs Centra Click2Learn Cybeosphère Docent Editions ENI IBM Lotus iprogress MindCooker MindonSite Onlineformapro Oracle SABA Sun Syfadis Solutions Knowledge Aspen Learning Management Cybeo II Learning Management Server Mediaplus Learning Space Progression KM / LMS MindCooker MOS Manager Online Manager ilearning Enterprise Learning Suite Enterprise Learning Center Syfadis Il faut noter que ce tableau recense les entreprises éditrices de logiciel de e- learning, c'est-à-dire celles qui créent et/ou commercialisent des solutions, et non les organismes de formation. 2 Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 3

4 2. Pourquoi le e-learning est-il devenu incontournable? 2.1 La révolution des NTIC Grâce aux enquêtes annuelles effectuées par chaque pays de l Union européenne, il est possible de faire le point sur l évolution récente en matière d équipement et d utilisation des TIC par les entreprises en France et en Europe. Si il y a dix ans, 60% des entreprises (de plus de 6 salariés) n étaient pas pourvues d un accès Internet, aujourd hui il n y en a quasiment plus. En ce qui concerne le reste des équipements, l évolution au sein des entreprises est également très forte. Ce tableau recense les équipements en TIC des entreprises en les divisant selon le secteur d activité. La première colonne indique les différentes technologies que peuvent posséder les entreprises. Les trois autres colonnes donnent le pourcentage de répartition de ces NTIC selon si l entreprise est une entreprise manufacturière ou un prestataire de service aux entreprises. Source : Enquête statistique publique, COI-TIC 2006, Insee, CEE Champ : Entreprises de 10 salariés ou plus. Aujourd hui les NTIC sont un outil majeur pour la construction de la compétitivité. Les entreprises qui gagnent sont celles qui savent établir des coopérations, travailler en réseau, produire et utiliser collectivement la connaissance sans cesse renouvelée dont elles ont besoin pour générer de la valeur. Le knowledge management est devenu un facteur essentiel de la performance. Les NTIC (que l'on pourrait traduire par Nouvelles Technologies de l'intelligence Collective) Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 4

5 sont un atout irremplaçable dans la circulation rapide de l'information, l'élaboration collective de plans d'action et de nouvelles façons de faire, la coordination de l'action, la mémorisation et la capitalisation des expériences, l'accès rapide à des connaissances très diverses, l'ouverture de nouveaux services à la clientèle. Cette contribution des NTIC à la création de valeur prend aujourd'hui plusieurs formes dont celle du e-learning. Il s agit désormais de connaître les avantages de cette nouvelle méthode de formation ; causes majeures du développement de ce dernier dans les entreprises. II/ Qu apporte le e-learning aux organisations? Le principal intérêt du e-learning est qu il permet aux organisations d avoir des coûts de formation fortement réduits, ce qui représente un avantage on ne peut plus conséquent par rapport à la formation en présentiel. Le e-learning permet, en effet, en premier lieu de rentabiliser les modules de formation qui peuvent être partagés par un plus grand nombre de salariés apprenants. Il permet également de réduire le coût lié à la disponibilité de l apprenant grâce à l optimisation de la gestion de son temps. Puis, grâce à le e-learning, l organisation peut aussi réduire certains coûts associés à la formation, comme par exemple les frais de déplacement ou d hébergement. Un autre avantage du e-learning est qu il permet une grande flexibilité. Grâce à lui, le lieu de formation devient immatériel. Cet avantage est d autant plus intéressant pour les entreprises internationales dont les salariés sont répartis dans le monde entier. L apprentissage en ligne permet de transmettre une formation équivalente quel que soit le pays. Le volume d apprenants peut donc devenir très important ce qui n est pas le cas lors d une formation classique. Le e-learning est également intéressant car il permet une approche beaucoup plus individuelle de la formation. Les thèmes de formation sont plus personnalisés, les contenus sont adaptés et permettent donc de mieux répondre aux besoins de chaque salarié. Les employés sont plus intéressés par la formation et donc beaucoup plus efficaces dans l apprentissage. Par ailleurs, d un point de vue managérial, la formation est un investissement, on peut donc parler de productivité et de rentabilité de l investissement en formation effectué dans un dispositif du e-learning. De plus, les e-formations nécessitant généralement moins de temps que les formations classiques, la mobilisation est réduite ; on assiste à un réel gain de temps, ce qui permet à la productivité de l entreprise de ne pas diminuer. Enfin, l utilisation du e-learning et donc des nouvelles technologies de l information, permet à une entreprise d améliorer son image. Ainsi, elle pourra attirer plus facilement des jeunes diplômés ou retenir ses salariés grâce à des programmes de formation individualisés qui leur permettront de développer durablement leurs compétences. Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 5

6 A noter également que la possibilité pour l apprenant d aller à son rythme, selon ses besoins, et le fait que les exercices et les expérimentations soient moins intimidants seul qu en groupe, évite le rejet de la formation par l apprenant. 3. Les différentes étapes de mise en place d une formation en e-learning On pourrait croire que la mise en place du e-learning se fasse aussi «facilement» qu une formation classique. Cependant ce mode de formation a des spécificités techniques que l on ne peut ignorer. C est pour cette raison qu il est important de se poser les bonnes questions quant à sa mise en place et de procéder par étapes. 1. l entreprise est-elle faite et prête pour le e-learning? Il faut effectuer une réflexion objective sur l état des lieux, les besoins, les risques, et les opportunités liés à l entreprise avant de se lancer dans le projet e-learning. 2. Définir le périmètre et la cible du projet Un choix du thème adapté au besoin du personnel ainsi qu un mode de formation efficace et motivant permettront d atteindre les objectifs fixés. 3. quel est l environnement technologique? La solution technologique e-learning doit être en adéquation avec l infrastructure matérielle, le réseau de l entreprise et la plate-forme de pilotage (LMS). Les standards AICC 3 et SCORM 4 permettront une intégration et un développement futur simplifié et transversal. 4. Le choix des contenus Le contenu est un des points sensibles du e-learning, car c est souvent celui qui sera jugé le premier par l apprenant. De plus, sur le plan budgétaire, ce poste représente en moyenne les deux tiers de l investissement e-learning. En fonction des besoins et objectifs, le choix se portera vers des contenus génériques ou des contenus métiers qui nécessiteront un développement spécifique. 5. Projet pilote 3 AICC : Norme de e-learning déviée des normes de l'aviation civile Américaine (Aviation Industre CBT Committee) : permet de standardiser la communication entre les contenus de formations et les plateformes e-learning. 4 SCORM : La norme SCORM régie également les communications entre contenu e-learning et plateforme. Cette norme est considérée comme plus évolutive et donc plus adaptée à des utilisations futures que la norme AICC. Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 6

7 Lors de cette étape cruciale et incontournable, il est important de sélectionner un échantillon d apprenants représentatif. Le contexte de formation doit aussi être fidèle à celui dans lequel évolueront les futurs apprenants. Ces deux éléments respectés permettront une mesure de l efficacité de la solution e-learning. 6. Organiser le suivi des apprenants L accompagnement est un élément indispensable dans la motivation et la réussite d un programme de ce type. Le rôle principal du tuteur (qui n est plus le formateur) est l écoute, la disponibilité avec des réponses rapides et adaptées. 7. Système d évaluation du dispositif Lors de cette étape, il est important de mettre en place des indicateurs qui permettront d évaluer le retour sur investissement et d identifier les bénéfices directs et indirects. 8. Déploiement du projet Dans cette phase, le chef de projet e-learning doit impliquer tous les services et les apprenants concernés, puis les cibler. L information et la communication dans le lancement sont les éléments clefs de la réussite du projet. 4. Les limites de le e-learning Malgré de nombreux avantages, le e-learning présente tout de même des inconvénients et des contraintes, en partie dus à la nouveauté de ce système qui révolutionne les modes classiques de formation. Tout d abord, il faut prendre en compte la personnalité de l apprenant qui peut vite devenir un frein au e-learning. En effet, ce mode de formation demande énormément d autodiscipline ainsi qu un investissement personnel important. L apprenant est acteur de sa formation. Un des inconvénients les plus importants reste celui de la distance. En effet, l outil informatique est certes très pratique pour transmettre des informations mais lorsque l apprenant se retrouve seul devant son ordinateur avec son logiciel, il n est pas facile pour lui d engager une action de formation. De plus, qui dit distance dit absence d échanges directs avec le formateur. Si lorsque le salarié rencontre un problème il ne peut pas en parler directement avec le formateur, lui poser des questions, il risque de se décourager et de perdre en motivation au niveau de sa formation. Le e-learning pose également des problèmes d organisation pour le salarié. En effet, s il veut se former via le e-learning sur son lieu de travail, peut-il pour autant abandonner les autres tâches qui incombent à son activité normale? Il n est donc pas facile pour le salarié de créer une distance entre son activité normale et la formation qui Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 7

8 peut concerner un tout autre domaine. Le salarié doit pouvoir être disponible tout en se formant ; ce qui peut causer des problèmes de concentration ; le salarié n assimilera donc pas le contenu de la formation. Enfin, il subsiste un autre problème : le e-learning et l utilisation des nouvelles technologies restent encore jeunes et il va donc être difficile pour les organisations de faire admettre aux salariés, qui ont l habitude des formations en présentiel, que désormais, ils devront se former «en ligne». Et même si l outil Internet est désormais bien entré dans les mœurs, il ne faut pas oublier qu une partie de la population «bloque» encore sur l idée d utiliser de nouvelles technologies. Or une séance de e-learning implique que l on maîtrise déjà parfaitement l outil informatique. De plus, l utilisation de ses technologies comporte des risques : chaque connexion devient un problème potentiel, il y a de fortes contraintes techniques. L investissement peut devenir très important si à l origine tous les salariés ne sont pas équipés en ordinateurs ou ne sont pas connecté à Internet ou à l Intranet de l entreprise. Conclusion : Quel avenir pour le e-learning? Le e-learning a vu le jour dans les années 1990, mais s est très vite développé au début des années 2000, grâce au boom de l Internet et l arrivée de nombreuses sociétés sur le marché. Le développement de ce type de formation est également du au fait que les chefs d entreprise lui ont trouvé de très nombreux avantages surtout en ce qui concerne les coûts et les temps de formation. Cependant du côté des salariés, le niveau de satisfaction concernant les formations n est pas des meilleurs. En effet, un fossé existe entre les formations suivies en groupe et les formations e-learning seules : les salariés se déclarent très ou assez satisfaits des premières à hauteur de 95%, soit trois points de plus qu en 2006, alors que seulement 56% des sondés estiment que le e-learning utilisé seul répond «très bien ou assez bien» à leurs attentes. «Ce chiffre est une alerte pour tous ceux qui veulent voir le e-learning progresser, le niveau de satisfaction est en baisse de 5 points par rapport à 2006», avertit Pascal Desbordes, directeur de l unité Grands déploiements à la Cegos, unité chargée notamment du développement de la formation en ligne. Cette enquête venant d une entreprise qui est un acteur majeur des formations en présentiel, il semble important de suivre les futures enquêtes qui viendront corroborer ou atténuer ces observations. Par conséquent, si le e-learning reste un bon moyen de formation, surtout pour les managers qui voient en lui un moyen de réduire significativement des coûts administratifs, le temps du «tout e-learning» n est pas encore venu. Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 8

9 Bibliographie - Boyer L. et Equilbey N. GRH nouvelles pratiques : Vade-mecum Colombelles (Calvados), 2003, EMS Management et sociétés - Gil P. - E-formation : NTIC et reengineering de la formation professionnelles- Paris, année? - Hall B. E-learning : le guide de référence : former vos salariés par l Internet- Paris, Maxima, Lewandowski J.C. E-learning : la fin du malentendu- Les Echos, 21 janvier 2004 Dunod, 2000 Autres sources - Commission européenne: - Ministère du Travail, de l Emploi et de la Cohésion Sociale : Auteur Cécile Biannic Bénédicte Urien Étudiantes du Master Management des Ressources Humaines Institut d Administration des Entreprises de Toulouse Les fiches outils du Master Management des Ressources Humaines de l IAE de Toulouse Page 9

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