Mise à jour de STAR par formulaires (Cycle mise à jour) Version :

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1 Mise à jour de STAR par formulaires (Cycle mise à jour)

2 Table des matières 1. Cycle «Mise à jour» : Mise à jour par formulaire Objectifs du cycle «Mise à jour» Workflow du cycle «Mise à jour» Fiches de thèses en erreur Mise à jour des formulaires par onglets Onglet «La thèse» Rôle SCOL Rôle BIBL ou STAR Rôle META Rôle FICH Onglet «Travaux» Rôle FICH Rôle BIBL, META ou STAR Onglet «Personnes et organismes liés» Rôle SCOL Rôle BIBL Rôle FICH Rôles META ou STAR Onglet «Sujets traités» Rôle BIBL, META ou STAR Rôle FICH Onglet «Incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers» Rôle BIBL ou META Rôle FICH ou STAR Déterminer les nouveaux scénarios de diffusion Cas 1 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet/Internet Cas 2 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet/Internet Cas 3 : Une seule version pour l archivage et l Intranet, et une édition de diffusion Internet incomplète Cas 4 : Une version d archivage, une édition de diffusion Intranet complète et une édition de diffusion Internet incomplète Cas 5 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet uniquement Cas 6 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet uniquement...12 ii

3 Chapitre 1. Cycle «Mise à jour» : Mise à jour par formulaire Le cycle mise à jour est une étape post archivage (période après la délivrance du diplôme) qui permet de modifier, corriger ou compléter presque toutes les métadonnées relatives à une thèse. Au bout de 30 mn d'inactivité dans l'application, la session est automatiquement perdue : vous êtes déconnecté puis renvoyé à la page d'accueil de STAR. Une seule exception à ce cas de figure : si vous êtes en édition sur une fiche de thèse, la session est conservée Objectifs du cycle «Mise à jour» Dès qu une thèse a été archivée à la fin du cycle dépôt national, elle apparaît dans l encart «Thèses archivées» du tableau de bord et dans un des raccourcis cliquables du cycle «Mise à jour» : Thèses archivées n'ayant pas encore fait l'objet d'une mise à jour : Avant toute intervention Thèses archivées en cours de mises à jour : Après une première mise à jour quelle qu elle soit Thèses archivées mises à jour : Après validation des mises à jour quelles qu elles soient La mise à jour peut être effectuée à tout moment, par tous les rôles sans distinctions. La différence fondamentale avec l alimentation par formulaire du cycle dépôt national réside dans l absence de validations intermédiaires et finale. Le rôle VALID n aura donc jamais à intervenir dans ce cycle. Le cycle «mise à jour» ne concernant que le travail post archivage, il n y aura donc jamais de nouvel 1

4 export vers le CINES quelle que soit la mise à jour effectuée Workflow du cycle «Mise à jour» Saisie des mises à jour dans la fiche de thèse Enregistrement des saisies au moyen du bouton Déclenchement de la mise à jour une fois que l utilisateur a cliqué sur le bouton Contrairement au cycle dépôt national où ce bouton lance une validation intermédiaire (C est à dire qu il clôture le travail d un rôle sur la fiche de thèse), il n a plus ici qu une simple fonction de validation de la mise à jour. Lancement des exports La mise à jour des métadonnées relatives à la description de la thèse entraine un export vers le Sudoc, le moteur de recherche «theses.fr», le serveur OAI-PMH et TEL. La mise à jour des métadonnées autour des éditions de diffusion entrainera un export vers la plateforme ABES. Toute mise à jour doit obligatoirement passer par STAR afin de pouvoir répercuter simultanément toutes les corrections effectuées vers le Sudoc, «theses.fr», OAI-PMH ou TEL. Par exemple, si vous effectuez dans un premier temps une correction dans TEL, puis une autre via STAR, la correction effectuée dans TEL sera écrasée par la mise à jour provenant de STAR. Privilégiez donc systématiquement toute mise à jour à travers l application STAR Fiches de thèses en erreur Afin de simplifier le circuit des exports de STAR, des raccourcis supplémentaires peuvent apparaître sur le tableau de bord vous informant des rejets/erreur lors des exports de fiches vers le Sudoc et/ou vers TEL. Les rôles BIBL et META voient uniquement les erreurs CCSD et Sudoc, tandis que le rôle FICH voit uniquement les erreurs CINES. Le rôle STAR voit tous ces raccourcis sur son tableau de bord. Vous pouvez ensuite consulter la raison de ces refus lors de l'affichage des fiches en mode visualisation, 2

5 dans la partie «Traitements». Avant de solliciter l'assistance, n'hésitez pas à revalider les fiches en question (pour les erreurs Sudoc), il est possible qu'un dysfonctionnement ait eu lieu lors de mises à jour. 3

6 Chapitre 2. Mise à jour des formulaires par onglets 2.1. Onglet «La thèse» Rôle SCOL Mise à jour de STAR par formulaires (Cycle mise à jour) Tous les formulaires de cet onglet peuvent être mis à jour avec le rôle SCOL. Ce rôle peut donc mettre à jour : le titre et le complément de titre de la thèse la langue de la thèse la discipline la date de soutenance Rôle BIBL ou STAR Les rôles BIBL ou STAR peuvent mettre à jour : les langues et le titre traduit de la thèse le paramétrage de signalement du Sudoc s il s agit d une thèse sur travaux. Ne peuvent pas être mis à jour par le rôle BIBL : le Numéro National de Thèse (NNT) l'url pérenne qui est construite à partir du NNT l'url de diffusion sur la plateforme de l'abes qui est également construite à partir du NNT Le titre original de la thèse La discipline La date de soutenance Rôle META 4

7 Le rôle META peut mettre à jour l ensemble des formulaires de cet onglet, sauf : le Numéro National de Thèse (NNT) l'url pérenne qui est construite à partir du NNT l'url de diffusion sur la plateforme de l'abes qui est également construite à partir du NNT Le titre original de la thèse La discipline La date de soutenance Rôle FICH Au même titre que pour le cycle «Dépôt national», le rôle FICH n a accès à cet onglet qu en lecture seule. Aussi, aucun formulaire ne peut être mis à jour Onglet «Travaux» Rôle FICH Au même titre que pour le cycle «Dépôt national», le rôle FICH n a accès à cet onglet qu en lecture seule. Aussi, aucun formulaire ne peut être mis à jour Rôle BIBL, META ou STAR Les rôles BIBL, META ou STAR peuvent mettre à jour tous les formulaires de l onglet travaux Onglet «Personnes et organismes liés» Rôle SCOL Le rôle SCOL peut mettre à jour tous les formulaires de cet onglet, à la seule exception du libellé de l établissement de soutenance Rôle BIBL Le rôle BIBL ne peut mettre à jour que les liens vers les autorités du Sudoc (merci de vous reporter à la documentation relative aux autorités Sudoc). Tous les autres formulaires sont en lecture seule Rôle FICH Au même titre que pour le cycle «Dépôt national», le rôle FICH n a accès à cet onglet qu en lecture seule. Aussi, aucun formulaire ne peut être mis à jour. 5

8 Rôles META ou STAR Le rôle META ou STAR peut mettre à jour tous les formulaires de cet onglet, à la seule exception du libellé de l établissement de soutenance, ainsi que les liens vers les autorités du Sudoc (merci de vous reporter à la documentation relative aux autorités Sudoc) 2.4. Onglet «Sujets traités» Rôle BIBL, META ou STAR Le rôle BIBL, META ou STAR peut mettre à jour tous les formulaires de cet onglet Rôle FICH Au même titre que pour le cycle «Dépôt national», le rôle FICH n a accès à cet onglet qu en lecture seule. Aussi, aucun formulaire ne peut être mis à jour Onglet «Incarnation de la thèse, droits et dépôts des fichiers» Rôle BIBL ou META Au même titre que pour le cycle «Dépôt national», le rôle BIBL n a accès à cet onglet qu en lecture seule. Aussi, aucun formulaire ne peut être mis à jour Rôle FICH ou STAR Mise à jour de STAR par formulaires (Cycle mise à jour) Il n est plus possible d accéder aux données concernant l'édition d'archivage de la thèse (les boutons «Déposer» ou «Supprimer» n existent plus). Le rôle FICH peut toutefois changer les droits de diffusion en modifiant le scénario de diffusion et éventuellement déposer de nouveaux fichiers destiné à la diffusion. Le cycle «mise à jour» ne concernant que le travail post archivage, il n y aura donc jamais de nouvel export vers le CINES. 6

9 Chapitre 3. Déterminer les nouveaux scénarios de diffusion Dans l application STAR, il existe six cas particuliers de diffusions de la thèse. Vous pouvez vous aider de l arbre ci-dessous pour déterminer quel cas de figure correspond au scénario désiré de diffusion de la thèse Cas 1 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet/Internet Il s agit ici du cas généralement le plus courant lorsque la diffusion est autorisée sur Internet. Il n existe 7

10 en effet qu une seule et même édition de la thèse, qui est utilisé aussi bien pour le dépôt national auprès du CINES que pour la diffusion sur Intranet et Internet. Exemple : Le même fichier PDF sert à l archivage pérenne et à la diffusion intranet et internet 8

11 3.2. Cas 2 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet/Internet Dans ce cas de figure, il existe deux éditions différentes d une même thèse. L une est réservée au dépôt national au CINES, l autre destinée à la diffusion aussi bien Internet qu Intranet. Exemple : Mise à jour de STAR par formulaires (Cycle mise à jour) L établissement travaille le document remis par le docteur : un fichier XML sert à l archivage pérenne et un fichier PDF est destiné à la diffusion intranet et internet Cas 3 : Une seule version pour l archivage et l Intranet, et une édition de diffusion Internet incomplète 9

12 Dans ce cas de figure, il s agit d une thèse sur travaux, ces derniers sont conservés pour l édition destiné au dépôt national et la diffusion Intranet, mais il existe une version incomplète de la thèse dont les travaux ont été retirés. L édition incomplète est alors destinée à la diffusion Internet. Exemple : La version complète de la thèse est archivée et diffusée sur intranet. Par ailleurs, pour pouvoir diffuser sa thèse sur internet, une version incomplète de la thèse est fabriquée en enlevant les images soumises à droits d auteur Cas 4 : Une version d archivage, une édition de diffusion Intranet complète et une édition de diffusion Internet incomplète Dans ce cas de figure, il s agit comme pour le cas 3 d une thèse sur travaux : il existe ainsi une version complète et une version incomplète de la thèse. Toutefois, à l instar du cas 2, il existe deux éditions de la version complète. L une est destinée au dépôt national et l autre à la diffusion sur Intranet. 10

13 Exemple : L établissement travaille la version complète remise par le docteur : un fichier XML sert à l archivage pérenne et un fichier PDF est destiné à la diffusion sur intranet Par ailleurs, pour pouvoir diffuser sa thèse sur internet, une version incomplète de la thèse est fabriquée en enlevant les images soumises à droits d auteur Cas 5 : Une version commune pour l archivage et la diffusion sur Intranet uniquement Il s agit ici du cas généralement le plus courant lorsque la diffusion n est pas autorisée sur Internet. Il n existe en effet qu une seule et même édition de la thèse, qui est utilisé aussi bien pour le dépôt national auprès du CINES que pour la diffusion sur Intranet uniquement. Exemple : Le même fichier PDF sert à l archivage pérenne et à la diffusion intranet. L auteur refuse la diffusion sur internet. 11

14 3.6. Cas 6 : Une version d archivage et une édition de diffusion sur Intranet uniquement Dans ce cas de figure, il existe deux éditions différentes d une même thèse. L une est réservée au dépôt national au CINES, l autre destinée à la diffusion aussi bien Internet qu Intranet. Exemple : L établissement travaille le document remis par le docteur : un fichier XML sert à l archivage pérenne et un fichier PDF est destiné à la diffusion intranet. L auteur refuse la diffusion sur internet. 12

15 13

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