WHITEPAPER. revenue leakage & revenue assurance. Zuidleiestraat 12 bus 0.A 9880 Aalter Rue du Bosquet Nivelles

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1 WHITEPAPER revenue leakage & revenue assurance Zuidleiestraat 12 bus 0.A 9880 Aalter Rue du Bosquet Nivelles

2 revenue leakage Le Revenue Assurance est l exemple même de la manière dont le service financier peut jouer son rôle de partenaire commercial. Chez moi aussi, c est ainsi que ça a commencé Le problème classique du revenue leakage _ qu est-ce que le revenue leakage? Le revenue leakage, ou perte de chiffre d affaires, est bien ce que le nom laisse supposer: de l argent se perd sans qu on s en aperçoive. Quelques exemples expliqueront mieux comment survient ce genre de perte. Un cas classique est la situation où le service financier paie deux fois une facture d achat et que les mécanismes de contrôle intégrés ne remarquent pas le double paiement. Une perte peut aussi être due à un manque de communication entre les services Achats et Finances. Il arrive ainsi qu un acheteur négocie une belle ristourne mais que l informati on ne parvienne pas jusqu à la comptabilité. Si le fournisseur envoie ensuite une facture sans y appliquer la ristourne, l entreprise paiera trop sans s en rendre compte. Ces exemples pourraient laisser croire que les pertes surviennent surtout dans les processus transactionnels et dans le flux des achats (procurement) et des ventes (contract compliance), mais rien n est moins vrai. En fait, on observe aussi souvent des pertes dans les flux financiers, la gestion des stocks, les transactions intercompagnies, les calculs de marges, etc. _ quelles sont les sources d un revenue leakage? La cause d une perte de chiffre d affaires peut se trouver sur divers fronts. La source la plus évidente et la plus courante est une erreur de système ou un processus insuffisamment en phase avec les activités. Le problème peut être inhérent aux logiciels utilisés ou à la manière de travailler par exemple un programme de facturation qui ne tient pas compte d une ristourne accordée peut causer une sérieuse perte sans qu on s en aperçoive mais il est souvent initié par des erreurs humaines. Dans ce cas, il s agit de situations où les deux parties sont de bonne foi. Un moment d inattention est vite arrivé. Et bien souvent, cette erreur reste invisible dans la suite du processus, raison pour laquelle une perte peut perdurer longtemps. _ introduction Sur toute entreprise indépendamment de sa taille, son activité ou son secteur plane un risque de perdre du chiffre d affaires. Dans le cas du revenue leakage, il s agit d argent que l entreprise perd indûment. Une caractéristique importante de ce genre de perte est qu elle existe sans que l entreprise en ait le moindre soupçon. Le remède qui s impose est le revenue assurance. Il s agit de l activité que l entreprise entreprend pour récupérer l argent perdu (revenue recovery) et améliorer ensuite son chiffre d affaires, son cash flow et son bénéfice, en identifiant et résolvant les problèmes de perte de chiffre d affaires actuels tout en évitant les pertes futures. _ quelle est l ampleur du risque? Comme les mécanismes de contrôle conventionnels ne repèrent pas la perte, l entreprise a généralement du mal à croire qu il y a un problème Environ 40% des entreprises partent du principe qu une perte s élève tout au plus à 0,5% de l EBITDA. Quelque 25% estiment qu une perte ne peut pas être supérieure à 1%, 20% pensent que le dommage reste inférieur à une perte de 2%. Or, ces chiffres ne correspondent absolument pas à la réalité. Des entretiens avec des collaborateurs de Revenu Assurance montrent que chaque entreprise, grande ou petite, dans n importe quel secteur doit partir du principe qu elle perd potentiellement 5% de l EBITDA réalisé. QUAND PERD-ON DU CHIFFRE D AFFAIRES? QUELQUES EXEMPLES: _ non-application d une ristourne octroyée sur la facture ou après facturation _ erreurs de facturation (p.ex. basée sur un tarif incorrect) _ traitement erroné de marchandises renvoyées _ facturation non effectuée (complètement) par l entreprise _ transférer un paiement au mauvais fournisseur _ double paiement d une facture _ non-réception de notes de crédit _ erreurs de TVA

3 revenue assurance _ qu est-ce que le revenue assurance? Le Revenue Assurance est un ensemble de mesures servant à radiographier tous les processus impliqués dans la réalisation du chiffre d affaires et à en prendre le contrôle. L objectif consiste à minimiser les pertes potentielles tout en récupérant des sommes d argent. Même si l on ne perd qu un petit pourcentage du chiffre d affaires, en chiffres absolus, la perte peut atteindre chaque mois un montant significatif. Bien vite, l investissement en revenue assurance ne pèse donc plus très lourd face aux résultats de l exercice. Le but final des efforts en matière de revenue assurance est de faire prendre conscience dans l entreprise qu il faut mettre tout en œuvre pour ne pas perdre bêtement de l argent. Le revenue assurance sert à prendre des mesures LES TÉLÉCOMS SONT LES PIONNIERS Le principe du revenue assurance n est pas neuf. Il y a déjà longtemps qu il est appliqué avec succès notamment dans le secteur des télécoms. Et ce n est pas un hasard. Le risque de perte de recettes est en effet directement lié à la complexification des processus. Les opérateurs télécoms ne connaissent que trop bien cette complexité. Ils gèrent un gros volume de clients, avec une toute une gamme d abonnements et de formules de paiement, un réseau de distribution complexe, etc. Le risque d erreurs est inhérent à la complexité de cet environnement ainsi qu à celle des systèmes informatiques qui doivent le soutenir. Or, comme les opérateurs télécoms travaillent sur un marché fortement concurrentiel, le moindre centime de chiffre d affaires a son importance. La combinaison de tous ces facteurs fait que le secteur joue un rôle moteur sur le plan du revenue assurance. BT, entre autres, s est profilé comme le premier opérateur doté d une stratégie et d une approche claires du revenue assurance. Jusqu en 2003 environ, le secteur des télécoms estimait insoluble le problème du revenue leakage, en raison justement de la complexité des systèmes mis en œuvre. Il existait bien à l époque des initiatives de détection des pertes, mais une bonne part des principales causes de revenue leakage passait inaperçue. Les choses ont changé en 2003, quand BT a décidé de faire du revenue assurance une question stratégique. L entreprise a développé des outils pour automatiser les processus en matière de revenue assurance et a regroupé toute l expertise nécessaire dans un centre d excellence en Grande-Bretagne. Le succès de cette approche a créé un avantage concurrentiel important pour BT sur le marché volatil des télécoms. en vue d élargir et approfondir les mécanismes de contrôle internes, dans plus de domaines et de processus. De la sorte, le revenue assurance apportera différents avantages: meilleur EBIT, meilleur monitoring du chiffre d affaires et des coûts, processus plus efficients et plus transparents, cash flow plus sain, niveau optimal du fonds de roulement, meilleures relations avec les clients et les fournisseurs, compliance, etc. L objectif ultime du revenue assurance est une amélioration durable des processus et tous les avantages qui s ensuivent. Les experts estiment qu en moyenne, une entreprise peut parvenir à récupérer jusqu à 90% du revenue leakage identifié. Il arrive que le fournisseur n accepte pas d assumer l entière responsabilité de Saleté de revenue leakage EXPECTED EBITDA 1 TOT 4% LEACKAGE ACTUAL EBITDA cette perte. Dans ce cas, il faut souvent recourir à une médiation par exemple par une partie externe pour se mettre d accord, l entreprise pouvant alors récupérer tout de même une partie du chiffre d affaires perdu, sans mettre inutilement sous pression ses relations avec le fournisseur. _ quels sont les problèmes liés au revenue assurance? Le taux de succès du revenue assurance dépend de différents facteurs. Les experts signalent qu une solution concluante de revenue assurance réclame une combinaison unique de compétences. Un bon Revenue Assurance manager est à la fois détective, plombier, diplomate et agent de surveillance. Le détective se base sur son expertise pour rechercher les pertes et les causes de chaque perte, et le plombier doit effectuer les réparations. Il le fait notamment en passant au crible tout le processus des achats: de la teneur des négociations au contrôle de l exécution des paiements en passant par le trajet d approbation d un bon de commande. Un rôle-clé est toutefois assigné au diplomate. LEACKAGE UNDETECTED 80% INTERNAL DETECTED 20% REVENUE ASSURANCE 90% RECOVERY LE REVENUE ASSURANCE EST UN ÉLÉMENT STRATÉGIQUE IMPORTANT DU MANAGEMENT FINANCIER 10% NOT RECOVERY En effet, il y a toujours deux parties impliquées dans le revenue assurance. D un côté, il y a le client qui a vu disparaître son chiffre d affaires, entre autres parce qu une ristourne convenue n a pas été appliquée systématiquement sur les factures. De l autre côté, il y a le fournisseur qui doit restituer des montants indûment perçus. Dans une telle situation, un rôle spécifique est réservé au partenaire de revenue assurance, qui intervient à titre de médiateur entre les deux parties. Son intervention permet d obtenir un résultat satisfaisant, sans détériorer les relations entre client et fournisseur. Enfin, l agent de surveillance entre en scène. Ce dernier veille à ce qu aucune nouvelle perte ne survienne à l avenir.

4 _ le revenue assurance a-t-il une place spécifique dans l entreprise? En principe, la cause d une perte de chiffre d affaires peut se situer à n importe quel endroit d un processus d entreprise. L erreur peut se produire dans le département Achats, l acheteur n ayant pas suffisamment documenté les accords passés avec le fournisseur. L erreur peut tout aussi bien se nicher dans le système informatique Tout l argent qui disparaît involontairement de l entreprise ne relève pas du revenue leakage qui ne traite pas de la bonne manière les accords avec le fournisseur. Un nombre incroyable de situations à risque sont présentes dans tout le processus d achat, jusqu au moment de la conclusion du processus, où le risque est que le département Finances paie la facture plus d une fois, et peut-être avec un montant total erroné. Dans ce cas-ci, cela s appelle simplement «impôts» divisions d une entreprise. Le revenue assurance diffère de l audit interne en ce que l équipe de projet se rend très concrètement sur le terrain pour demander des informations et les vérifier. Alors que les audits internes sont axés sur des spot checks, le revenue assurance aborde un processus dans son ensemble. Cela se fait notamment en passant au peigne fin la comptabilité clients, à la recherche de paiements erronés ou d erreurs dans les règles de TVA. Le team compare les accords passés avec les fournisseurs par le département Achats aux prix et ristournes des factures, l imputation de ristournes promotionnelles, etc. Si des sources de revenue leakage sont mises au jour, le team rapporte ces informations aux départements concernés qui s adressent à leur tour au fournisseur. Dans un second temps, le revenue assurance entend conscientiser toute l entreprise au fait qu il faut réduire les risques de perte de chiffre d affaires.. _ peut-on appliquer le revenue assurance de manière proactive? Comme le risque de perdre du chiffre d affaires existe partout dans l entreprise, le revenue assurance devrait être un élément fixe de la culture d entreprise. Nous pouvons même considérer, à cet égard, le revenue assurance comme un élément qui s inscrit dans le cadre plus large du corporate governance. Le revenue assurance constitue à ce moment un choix stratégique, supporté par le conseil d administration de l entreprise. Dans la pratique, c est souvient le CEO ou le CFO de l entreprise qui assume la responsabilité du revenue assurance. Mais même quand le sommet de l entreprise estime acceptable une certaine forme de perte de chiffre d affaires (une décision qui dépend du risk appetite de l entreprise), des mesures en matière de revenue assurance peuvent s indiquer pour limiter d emblée les pertes au minimum absolu. _ comment aborder le revenue assurance? Il n y a pas de réponse toute faite au revenue leakage. Chaque projet nécessite une approche spécifique. Un exercice de revenue assurance commence par la composition d une équipe de projet. Cette équipe est constituée de spécialistes tant externes qu internes, qui possèdent non seulement des bases technico-financières mais aussi une expertise en matière notamment d ICT, de marketing, de législation, de compliance, de big data et d analyse des processus. Il est essentiel de combiner toute cette expertise. Un revenue leakage est dû en grande partie au fait qu un collaborateur donné connaît sans doute le processus partiel dont il assume la responsabilité, mais pas ce qui se produit en amont ou en aval de la chaîne. La force du revenue assurance réside justement dans le regroupement de toutes les informations disponibles, dans les différents départements et Au premier abord, le revenue assurance semble être un processus réactif. Il s agit de détecter et de colmater les sources de pertes de chiffre d affaires. Mais il est aussi possible de prendre des mesures pour éviter le revenue leakage. L entreprise peut notamment intégrer dans son système ERP des contrôles supplémentaires qui alerteront le département financier d un risque de double paiement avant que l ordre de paiement ne parte pour la banque. D autres mesures préventives peuvent viser notamment à vérifier l application de ristournes accordées sur les factures reçues. Un revenue assurance préventif exige une approche systématique dès le départ, avec entre autres des exigences spécifiques pour la sélection d un logiciel ERP (en matière de mécanismes de contrôle intégrés, de possibilités techniques sur le plan de l extraction de données, etc.). _ quelle est la plus-value apportée par le revenue assurance? La raison d opter pour le revenue assurance est très simple. 1 à 4% de l EBITDA d une entreprise se perd quelque part. Miser sur le revenue assurance est donc une évidence flagrante. Il n empêche que l approche concrète d une perte de chiffre d affaires peut être particulièrement complexe, notamment en raison de la grande variété d intervenants impliqués. Pas mal de causes du revenue leakage se situent dans une zone grise, et c est justement cette zone grise qui assure le confort des collaborateurs concernés. Le revenue assurance commence donc par conscientiser. Ensuite, le revenue assurance avance jusqu au cœur du problème. Il ne s agit pas seulement de trouver le robinet qui fuit, de placer un seau en-dessous et d éponger l eau répandue, il faut aussi colmater définitivement la fuite et éviter de nouvelles fuites. CE QUE LE REVENUE ASSURANCE N EST PAS: _ Ce n est pas un système d encaissement _ Ce n est pas un logiciel _ Ce n est pas une détection des fraudes _ Ce n est pas un audit interne _ Ce n est pas un contrôle des coûts _ Ce n est pas un service de conseil

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