CA de Terra Ludis. Compte-rendu de réunion du 13 mai Définir une procédure de bonne tenue du local (lors des permanences)

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1 CA de Terra Ludis Compte-rendu de réunion du 13 mai 2015 Point financier (état de la trésorerie de Terra à la fin avril) Inondations Dossier des assurances Réfection du local / Nouveaux dégâts CA Mailing list Activité/implication membres CA Local Listing des permanents (mise à jour du fichier) Définir une procédure de bonne tenue du local (lors des permanences) Vérification de la grille Récupération du courrier Mettre les coordonnées du responsable local pour les permanents Projets / Évènements Lord of the geek (30 31 mai) Nuit du Jeu (6 7 juin) Pascalades (19 24 août) Co animation avec Lud m a la Baraka (environ 1 fois par mois) Projet privé d Antoine Girounès (septembre 2015) Festival du jeu (2016)

2 Point financier (état de la trésorerie de Terra à la fin avril) Bonne nouvelle dans ce contexte financier difficile : les Drupal Dev Days ont rapportés environ 6000 à l association, grâce à nos formidables cuisiniers. Par ailleurs, on a reçu 5 380,78 de l assurance qui correspondent à une partie du devis de réparation du local suite aux inondations et qui concerne l embellissement. A réception de la facture des réparations, un règlement complémentaire de 1 793,59 nous sera versé. Le CA a décidé que la totalité des travaux serait effectué par E.D.I., l entreprise qui nous a fournit le devis qui a permis de toucher cette somme de l assurance. En effet il nous a paru inopportun d essayer d économiser sur les travaux en les faisant nous même. En faisant cela, nous risquons de perdre en qualité et nous perdons à coups sûr les 1 793,59 de complément. (hypothèse confirmée suite à un appel à la Maif) De plus en faisant appel à une entreprise, nous sommes sûr d avoir un résultât de qualité, et si cela n était pas le cas, nous pourrions toujours porter une réclamation auprès de l assurance. Terra Ludis a ainsi environ 6 mois de loyer d avance. On est bons jusqu en novembre. Mais il ne faut pas crier victoire, car pour l instant, passé cette date, nous n avons aucune visibilité financière. Inondations Dossier des assurances Michel a pu avoir les gens au téléphone. Le toit et les planchers sont à la charge de la propriétaire. Le devis d embellissement concerne les peintures et le sol de certaines pièces. Il faudra faire attention aux conditions de paiement des artisans pour ne pas se faire piéger par le temps que prendra l assurance à payer les 1700 restants Pour l immatériel cela se sépare en deux catégories : les pertes de matériel et denrées et le préjudice financier. Céline et Virginie ont déjà épluché toute la compta pour récupérer les factures de tout le matériel qui a été noté comme défectueux. Si on veut rajouter des éléments dans la liste, c est possible que les factures existent quelque part mais c est un très gros travail de tout récupérer.

3 Réfection du local / Nouveaux dégâts Suite au nouveau dégât des eaux survenu suite à l intervention de l entreprise Midi Etanchéité, une réunion a été organisée avec cette dernière et les autres locataires. Ils reconnaissent leur responsabilité mais veulent régler le souci à l amiable. Une solution va être trouvée. Bonne nouvelle : le toit est enfin étanche! CA Mailing list Un point est fait sur la coordination par mail du CA. Activité/implication membres CA Une discussion a lieu sur l attribution des tâches et les délais entre les membres du CA. Une formation à la plateforme Trello sera proposée par Edouard le mercredi 27 mai afin que tous puissent s investir et ainsi faciliter le travail d équipe. Local Listing des permanents (mise à jour du fichier) Quelqu un devait convoquer tous les permanents et faire l inventaire des clefs. Matthieu ajoute que c est important et que cette tâche va se faire. Définir une procédure de bonne tenue du local (lors des permanences) Matthieu a presque finalisé la fiche et peux la transmettre au reste du CA en fin de semaine. Vérification de la grille Quelqu un devait appeler l artisan afin de la faire réparer mais à priori, il n y a plus de problème depuis un moment. Récupération du courrier La propriétaire envoie beaucoup de recommandés à l asso et seul Minus peut les récupérer Il faut remplir la demande de changement de procuration auprès de la poste et rappeler aux permanents que ramasser le courrier fait partie de leurs attributions.

4 Mettre les coordonnées du responsable local pour les permanents Edouard a fait l affiche en enlevant le nom et tel de Lisou pour mettre le mail générique Pour les urgences, on ajoute le numéro de téléphone de Matthieu. Projets / Évènements Lord of the geek (30 31 mai) L événement est dans 2 semaines. Il est prévu que l association propose des maquillages Zombie au chapeau. Il faut envoyer à Laurent une description de l asso pour les zorgas. Par ailleurs, les documents d assurance ont été fournis à Laurent. Nuit du Jeu (6 7 juin) Matthieu a participé à la dernière réunion d organisation avec Solène et les autres organisateurs. Tout est en bonne voie. Il est en train de lister les courses à faire. Il manque maintenant surtout à lister et motiver des bénévoles pour l animation buvette et les entrées. Pascalades (19 24 août) Il s agit de l hommage à Pascal de Bécours. Terra Ludis pourrait participer à l action. Virginie va rédiger un texte pour inciter les membres à participer. Co animation avec Lud m a la Baraka (environ 1 fois par mois) A priori, la prochaine aura lieu le 28 mai, la liste des jeux n est pas encore arrêtée mais il y a aura un tournoi des bâtisseurs antiquité. Des qu il a plus d infos, Matthieu les transmets et les publie sur le site et le Facebook. Projet privé d Antoine Girounès (septembre 2015) Antoine souhaite organiser un événement privé suivant le principe de financement des GN. Si le projet est confirmé et que le CA est en accord avec son budget, il bénéficiera des ressources de l association pour l organiser. En contrepartie, l événement reversera, comme tous les GN, une participation pour participer à la location du stockage et au renouvellement du matériel. Dans le cadre de cet événement, Antoine prévoit également de fabriquer du matériel qui sera cédé à l association et de faire adhérer ses participants.

5 Festival du jeu (2016) Edouard a pris le contact pour l an prochain. Matthieu a été élu président de l asso du festival du jeu de façon transitoire dans le but de revoir les statuts. Nouvelle élection fin juin (il pense se représenter à la présidence) Sinon, pour le déplacement sur Toulouse, il faut prendre les infos et contacts mais ça avance. Montpellier, le 28/05/2015 Le CA de Terra Ludis

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