RESULTATS DE L'ENQUETE DE SATISFACTION en Communication Interne ("Clin d'œil" et Intranet) CTB Bénin - Février 2012

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1 RESULTATS DE L'ENQUETE DE SATISFACTION en Communication Interne ("Clin d'œil" et Intranet) CTB Bénin - Février 2012 "Clin d'œil" Sur l'ensemble des 179 abonnés à la liste de diffusion du "Clin d'œil", 48 personnes ont répondu à l'enquête de satisfaction. Ce taux de réponse faible s'explique par le fait que tous les abonnés ne consultent / n'ouvrent pas le "Clin d'œil" (le taux d'ouverture moyen d'un ou d'une newsletter étant généralement de l'ordre de 20%). Le questionnaire en ligne présentait aussi des problèmes de chargement pour certaines connexions internet. Enfin, l'enquête a peut- être été envoyée à un moment où certains projets avaient un agenda très chargé (rapports annuels) et où les collaborateurs n'avaient pas le temps d'y répondre. Le but du "Clin d'œil" est de transmettre l'information autour des projets de manière factuelle et concise. Vu que la majorité des lecteurs lisent un ou deux articles, il est important de garder un format concis, et d'aller à l'essentiel. 1

2 Le contenu du "Clin d'œil" semble convenir à la majorité des participants à l'enquête. Néanmoins, certaines améliorations sont encore possibles (voir les propositions ci-dessous). Comment pourrions-nous améliorer son contenu? Il faut sensibiliser sur l'importance et l'intérêt du clin d'œil, en vue de mobiliser davantage tout le personnel de la CTB à cette cause. Ensuite, il faut former sur comment rédiger le "Clin d'œil" Insérer par exemple une rubrique qui informe le personnel sur ceux parmi nous qui auront un an de plus dans le mois. Ceci permettrait de nous rappeler le jour venu par un petit coup de fil. Un Tableau à 4 colonnes pourrait aller: Nom & Prénom - Jour d'anniversaire - Projet - Téléphone je pense que la personne intéressée par un article lira la section "en savoir plus". Par ailleurs, il ya le bulletin mensuel qui traite des thèmes + en détail; pour le moment je trouve que les 2 se complètent. Il est vrai que les AT sont souvent très occupés par leur projet et survolent + qu'ils/elles ne lisent le "Clin d'œil" Plus d'articles de la représentation; ils ont souvent des rencontres avec d'autres partenaires ou le siège de la CTB, qui peuvent être intéressant pour nous Il faut continuer avec en motivant les acteurs qui alimentent le système En faisant périodiquement des évaluations de ce genre En demandant aussi des feed-back sur certains articles Des nouvelles plus courtes, plus synthétiques. Moins d'acronymes. Penser à écrire pour des personnes qui ne sont pas forcément des professionnels dans tous les domaines abordés. Rendre les nouvelles plus attirantes. 2

3 Mettre une rubrique success-stories, des leçons tirées sous forme humour, appréciation des bénéficiaires des projets ou des interventions de la CTB Réduire le nombre d'articles sur les réunions et ateliers. Augmenter les contacts avec les bénéficiaires. Insérer des rubriques spécifiques qui aide le collaborateur CTB à mieux travailler (informatique, compta, TdR, rapportage, astuces pour être plus performant dans des réunions, CDD,...) Moins de contenu de réunion, plus axé sur les résultats des projets Il ressort également de l'enquête que les informations les plus intéressantes concernent surtout: l'actualité des projets, l'agenda, les nouvelles du personnel bénino-belge et les visites de terrain. 3

4 Quelle autre rubrique souhaiteriez-vous ajouter? Les anniversaires Des astuces en informatique, des informations sur le savoir vivre, des informations sur les bonnes pratiques, des bonnes nouvelles concernant tout le personnel (un exploit fait par un collègue, une deadline respectée, un rapport envoyé à temps, bref pas seulement sur les opérationnels mais sur les administratifs aussi, etc...) documentation sur les activités des projets ( cf. lien intranet) actualités nationales béninoises sur nos secteurs (agriculture, santé,); et infos de l'ambassade 4

5 L'écrasante majorité est satisfaite par la mise en page du "Clin d'œil". Voici néanmoins quelques suggestions d'amélioration: Comment pourrions-nous améliorer la mise en page? Ne surtout pas augmenter le nombre de pages Une réelle implication de tous à travers une meilleure organisation des contributions aux articles au niveau de chaque projet. Un chronogramme peut être établi pour toute l'année avec désignation de ceux dont sont attendus des articles de la période concernée jusqu'à la fin de l'année. Je pense qu'il serait utile de reprendre le début de l'article lorsqu'on clique sur "En savoir plus" (donc, avoir l'article dans son intégralité sur la nouvelle page ouverte) C'est bien pour que le clin d'oeil respecte les couleurs du logo de la CTB. Je pense qu'un format pdf ne serait pas mal. Rendre certains titres ou informations plus dynamiques pour accrocher les lecteurs Texte de certains articles parfois très longs limiter le nombre d'articles Le format de la newsletter semble également convenir au plus grand nombre. 5

6 Avez-vous d'autres commentaires et suggestions d'amélioration du "Clin d'œil"? Certains articles sont trop long, limiter les articles à l'essentiel Passer une communication pour apprendre à tout le personnel à y accéder facilement, et les réels avantages dont on peut bénéficier en le consultant régulièrement. Insister sur les articles qui proposent quelques chose d'innovant, ou une étape importante pour le projet; ce n'est pas nécessaire de parler de la préparation d'un backstopping, évaluation, visite etc. Quant à moi. Il est plus intéressant de savoir quels sont les aspects les plus importants que le projet a retenus de son backstopping. L'objectif du "Clin d'œil" est d'informer et d'instruire dans un cadre relax de la famille CTB au Bénin, mais avec une finalité pédagogique. Des rappels sur les valeurs et la mission de la CTB sont importants. Des articles transversaux seraient très intéressants : p.ex. Anti-corruption ; Economiser les ressources naturelles ; Respect pour l'environnement ; Harcèlement ;... C'est bon pour moi RAS (X4) Félicitation pour ce qui est déjà fait Parmi les propositions, nous pouvons retenir, de manière générale: l'inclusion des anniversaires (après consultation avec les collaborateurs des projets par les SPOC), privilégier des articles factuels et synthétisés (éviter les longueurs), toujours définir les acronymes en début d'article, faire un concours des meilleures photos, inclure des rubriques "témoignages de bénéficiaires", donner des nouvelles du siège, articles sur les thèmes transversaux (corruption, environnement, harcèlement, ), astuces informatiques, valoriser les bonnes pratiques des collègues, inclure une citation par semaine d'un collaborateur en lien avec l'esprit du PACTES - afin de développer l'esprit d'appartenance et d'équipe, inclure davantage de documentation en lien avec les projets (via des liens vers l'intranet), insérer des nouvelles sur l'actualité béninoise (pas de revue de presse mais des articles qui semblent le plus intéressant selon les secteurs, repris en quelques lignes), reprendre le début de l'article lorsque l'on clique sur l'onglet "en savoir plus ", etc. 6

7 Intranet En ce qui concerne l'intranet, moins de la moitié du personnel le consulte régulièrement (au moins une fois par mois). 28% se rendent sur l'intranet une fois par semestre et un autre 28% ignore son existence. Il est donc très important de sensibiliser à nouveau l'ensemble des collaborateurs à son utilisation. Cela passera éventuellement par une nouvelle formation de la part de Toon Jansens, une sensibilisation accrue via le réseau des SPOC et davantage de liens vers des documents sur l'intranet dans les articles du "Clin d'œil". La faiblesse du débit internet de certains projets est bien évidemment un facteur à prendre en compte dans cette sous-utilisation de l'intranet. 7

8 Mais, s'il est utilisé par le plus grand nombre et régulièrement mis à jour, l'intranet peut s'avérer être un outil très efficace au service de notre communication interne. Avez-vous d'autres commentaires et suggestions d'amélioration de l'intranet? L'intranet permet aussi. de traduire dans la pratique l'appartenance à une communauté, la CTB; et d'améliorer la transparence. de développer des réseaux de connaissance Suggestions/commentaires: Ce n'est pas facile pour l'utilisateur occasionnel de s'y retrouver, surtout avec une connexion lente ou déficiente. Utilité faible pour trouver l'info utile rapidement Peut-être serait-il bon de reformer les SPOCITOS sur l'utilisation de l'intranet pour faire le feedback dans chaque projet (sous-utilisation de l'intranet pour l'instant par manque de connaissance/oubli) 8

9 Un grand merci à toutes les personnes qui ont pris le temps de remplir ce questionnaire d'évaluation. Comme vous pourrez le constater, vos commentaires ont bien été pris en compte. Les chargés de communication de la CTB-Bénin ont déjà discuté des améliorations à apporter aux différents outils, "Clin d'œil" et Intranet, pour l'année en cours. Sans effectuer une vraie "refonte" des outils, nous essaierons néanmoins de pallier à certains manques et continuerons de rendre l'information plus accessible et de meilleure qualité. Vos suggestions sont toujours les bienvenues, même en-dehors de ce genre d'exercice. N'hésitez donc pas à contacter le service de communication: 9

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