Le ministre de l intérieur. Mesdames et messieurs les préfets

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1 SIRP/GL/JM/N Paris, le 21 avril 2000 Affaire suivie par : Mle Géraldine LACROIX Tél. : Réf. : Le ministre de l intérieur à Mesdames et messieurs les préfets NOR INT/K/00/00096/C OBJET : étude des lettres internes des préfectures P. JOINTE(S) : 4 Je vous prie de bien vouloir trouver, ci-joint, les résultats de l étude sur les lettres internes des préfectures, réalisée par le service de l information et des relations publiques du ministère de l intérieur, du 28 février au 7 mars Un questionnaire a été transmis aux 107 chargés de communication des préfectures. 105 préfectures y ont répondu. Cette étude a permis d établir un bilan sur la capacité des préfectures d informer manière fréquente, modeste et structurée, à l aide des moyens de communication interne les plus modernes. La communication interne doit s appuyer sur la diffusion de bulletins à destination du personnel. Seulement 46% des préfectures réalisent une lettre interne. Le manque de temps et d intérêt pour ce moyen de communication est généralement invoqué pour justifier son absence. 4 préfectures étudient les modalités du lancement ou d une réactivation d un tel dispositif. La diffusion des lettres internes doit être aussi fréquente que possible. On observe que 80% de ces bulletins connaissent une périodicité allant de mensuelle à trimestrielle. Ce chiffre est encourageant, dans la mesure où cela facilite la réalisation du bulletin et favorise la fidélisation du lectorat. Toutefois, ce résultat est partiellement contesté par les difficultés éprouvées par nombre de préfectures de respecter les délais. La lettre interne doit être un outil modeste, au regard du nombre de pages et du tirage. Les résultats sont, de ce point de vue, positifs. 75% des lettres internes proposent un format inférieur à 6 pages. Quant au tirage, il se limite, le plus souvent, au personnel de la préfecture et des sous-

2 préfectures. 60% des lettres internes ont un tirage allant de 150 à 500 exemplaires. A cet égard, le budget consenti pour la réalisation des lettres internes ne devra être ni trop dispendieux (seules 6 préfectures recourent à une aide extérieure), ni trop limité. Il est cependant difficile de tirer des enseignements d ordre financier, dans la mesure où 75% des réponses n indiquent pas le coût de réalisation de la lettre interne, ou bien, justifient d un coût nul. La réalisation de la lettre interne doit être abordée de manière cohérente. Cela consiste, tout d abord, à confier la direction de la publication à une personne située suffisamment haut dans la hiérarchie (préfet, secrétaire général, directeur de cabinet). Tel est le cas dans plus de 60% des préfectures. On constate cependant que 14% des lettres internes ne connaissent pas de directeur de la publication. Il s agit ensuite d assurer l existence d un comité de rédaction, gage de sérieux, de collégialité et de motivation. Seulement 60% des préfectures en sont pourvues. Enfin, il convient de recourir systématiquement à des études de lectorat. Un tiers des lettres internes a été précédé ou accompagné d enquêtes menées auprès des agents des préfectures. Leur intérêt n est d ailleurs pas toujours à la hauteur des attentes. Cela résulte de l emploi de méthodes (enquêtes informelles, boîtes à suggestion) qui se révèlent inadaptées, car reposant sur le volontarisme. La lettre interne doit susciter l utilisation des nouvelles technologies de l information et de la communication. A cet égard, la diffusion du questionnaire susmentionné faisait figure de test. 93 préfectures se sont vu adresser ce questionnaire par le biais de la messagerie des chargés de communication ; seulement 43% de ces derniers ont fourni leurs réponses par le même support. D autre part, le développement de l intranet dans les préfectures peut encourager la disparition du format papier, à condition que chaque membre du personnel soit doté d un poste informatique. A ce jour, 95% des lettres internes sont diffusés sur papier. Seulement deux préfectures font exclusivement appel à l intranet. Au regard de la mise en œuvre prochaine du plan de modernisation des préfectures, il conviendrait d optimiser l utilisation des lettres internes, outil précieux de communication au sein des préfectures et garantes d une communication externe efficace. Or, si les deux tiers des préfectures publient une lettre externe, seulement un tiers d entre elles diffusent à la fois un bulletin interne et un bulletin externe. J espère que ces différents enseignements vous seront utiles, dans la mise en œuvre de votre politique de communication. Pour le ministre de l intérieur et par délégation, Le directeur du cabinet, Jean-Paul PROUST

3 ETUDE RELATIVE AUX LETTRES INTERNES DES PREFECTURES Annexes : - annexe 1 : questionnaire relatif aux lettres internes et externes des préfectures ; - annexe 2 : tableau portant sur les lettres internes des préfectures ; - annexe 3 : réponses aux questions subsidiaires du questionnaire. Le service de l information et des relations publiques et du ministère de l intérieur a réalisé, du 28 février au 7 mars 2000, une étude auprès des préfectures, en vue de recueillir des informations sur l existence de lettres internes et externes. Un questionnaire a été transmis aux 107 chargés de communication des préfectures de département et de police. 16 questions concernaient les lettres internes (titre, direction de la publication, tirage, périodicité, nombre de pages, comité de rédaction, mode de diffusion, budget, étude de lectorat, aide extérieure). Observations préliminaires sur la diffusion du questionnaire et des réponses Les questionnaires ont été adressés aux chargés de communication via : - intranet : 77 ; - internet : 16 ; - téléphone et/ou télécopie : 14. Les réponses sont parvenues par : - messagerie : 40 ; - télécopie : 13 ; - téléphone : 53. Seulement 43% des questionnaires adressés par messagerie ont été suivis de réponses sur le même support. Plusieurs raisons expliquent ce ratio : - les chargés de communication n ont pas reçu ce questionnaire sur leur boîte de réception ; - ils l ont bien reçu mais ne l ont pas lu ; - ils l on bien reçu, l ont lu, mais n y ont pas répondu ; - ils l ont bien reçu, l ont lu, mais ont éprouvé des difficultés pour utiliser leur messagerie. Au total, 105 préfectures ont répondu au questionnaire. Seules manquent les réponses des préfectures de Nouvelle-Calédonie et Wallis-et-Futuna. L utilisation des nouvelles technologies de l information et de la communication (NTIC) n est pas encore pleinement satisfaisante. A ce titre, plusieurs réponses adressés via intranet étaient incomplètes (problèmes d utilisation des pièce-jointes). La maîtrise de cet outil de communication, par les chargés de communication des préfectures, laisse encore à désirer.

4 1. Existence d une lettre interne Les réponses qui sont parvenues appellent les observations suivantes : 49 préfectures diffusent une lettre interne, soit environ 46% des effectifs recensés. L une d entreelles, le Nord, possède 3 lettres internes. 7 préfectures ont suspendu leur publication : Hauts-de-Seine, Côte d Or, Tarn, Bas-Rhin, Vosges, Somme et Val-de-Marne (ces deux dernières ayant recouru depuis à la communication interne par messagerie). D autres prévoient le lancement de lettres internes, dans un proche avenir (Aude, Orne, Haute- Loire, Pyrénées-Atlantiques). Les raisons généralement invoquées pour expliquer l absence de lettre interne sont : - le manque de temps et de moyens financiers ; - l absence d intérêt du cabinet et/ou du personnel. Les vraies raisons de l absence de lettre interne semblent plutôt résider dans l absence de volonté de mener une politique de communication interne. L argument financier n est pas forcément pertinent dans la mesure où nombre de préfectures justifient d un coût 0 (voir infra), la réalisation de la lettre étant intégralement assurée en interne ; le manque de temps pourrait être compensé par une organisation collégiale de la rédaction. 2. Comparaison lettre interne / lettre externe Si 49 préfectures diffusent une lettre interne, 66 publient une lettre externe. Ces chiffres se décomposent comme suit : - 14 préfectures publient uniquement une lettre interne ; - 31 préfectures publient uniquement une lettre externe ; - 35 préfectures publient à la fois une lettre interne et une lettre externe. Si l on considère qu une bonne communication externe repose sur l existence d une communication interne, on peut donc estimer que seulement un tiers des effectifs présente ce profil. 3. Périodicité 31% des lettres internes ont une diffusion trimestrielle. 29% publient une lettre mensuelle. Environ 80% des lettres des préfectures ont une périodicité qui va de mensuelle à trimestrielle. 4. Tirage Il convient de préciser que nombre de lettres internes connaissent une périodicité de diffusion aléatoire. Cela illustre la difficulté (ou l absence d intérêt) pour les préfectures d utiliser ce vecteur de communication. Dans d autres cas, l actualité imprime le rythme des publications (Creuse et Vaucluse). En tout état de cause, le non-respect du calendrier porte préjudice à la fidélisation du lectorat.

5 Il varie selon la taille des préfectures. 3 types de diffusion sont envisagés : - diffusion limitée à la préfecture ; - diffusion élargie aux sous-préfectures ; - diffusion généralisée aux services déconcentrés de l Etat. Environ 60% des effectifs ont un tirage allant de 150 à 500 exemplaires. 8 préfectures (environ 17%) assurent un tirage égal ou supérieur à 750 exemplaires (Allier, Bouches-du-Rhône, Ille-et- Vilaine, Nord, Yvelines, Seine-Saint-Denis, Paris, Rhône). La moyenne nationale se situe à 429 exemplaires. Hormis l Allier, les préfectures connaissant le plus fort tirage sont soit des préfectures de région, soit des préfectures départementales de grande taille. 5. Nombre de pages Les lettres internes se caractérisent par leur brièveté. Environ 75% d entre elles proposent un format inférieur à 6 pages. La valeur modale est de 4 pages. 9 lettres internes connaissent un nombre de page égal ou supérieur à 10 pages (Seine-Maritime : 50 pages!). Les lettres internes présentent un intérêt essentiellement pratique. Elles diffusent des informations ayant trait aux mouvements de personnel, infos brèves, vie associative Direction de la publication Dans environ 60% des cas, le préfet et/ou le secrétaire général de la préfecture assurent la direction de la publication, chacun représentant environ 30% des effectifs. Dans 84% des cas, c est à un cadre que revient le contrôle de la publication. Environ 14% des lettres internes (7 lettres) ne connaissent pas de directeur de la publication, le cabinet laissant au personnel le soin de préparer lui-même le numéro. - de l existence d une direction de la publication dépend le contenu du bulletin. Il est normal que le préfet assume plus ou moins directement la responsabilité des textes publiés, afin de garder le contrôle de la ligne éditoriale ; cela, à condition que la lettre ne devienne pas un outil de propagande. - à l opposé, l absence de direction de la publication peut comporter un risque pour l équipe d encadrement de la préfecture : celui de voir le bulletin interne devenir un instrument de règlements de comptes. Ce risque est néanmoins atténué, en la forme, par l existence de comités de rédaction. 7. Comité de rédaction Parmi les 7 préfectures non pourvues d une direction de la publication, 6 d entre elles sont néanmoins dotées d un comité de rédaction. Une seule, la préfecture du Finistère, a créé un comité de rédaction composé d agents fonctionnant en «totale autonomie» par rapport au corps préfectoral. Enfin,

6 seule la préfecture du Rhône confie à une personne, non issue du cabinet du préfet, le soin de réaliser la lettre interne. Cela signifie que dans 96% des cas, l encadrement des préfectures exerce un droit de regard, plus ou moins accentué, sur la lettre interne. Il existe un comité de rédaction dans 59% des lettres. Dans 4 préfectures, la participation au comité de rédaction se fait sur une base volontaire (Loir-et-Cher, Gard, Charente-Maritime, Haut-Rhin). Il se compose généralement d un membre du cabinet (le directeur de cabinet), du chargé de communication, d un membre du service des moyens et de la logistique, voire d un agent du service informatique, imprimerie, de représentants des différents services, de représentants du personnel. S agissant des raisons justifiant l inexistence d un comité de rédaction, c est l absence de temps et le caractère informel de la lettre qui sont le plus souvent invoqués. Dans ce cas, une seule personne assure la préparation de la lettre interne. On retrouve là les arguments généralement invoqués pour justifier l absence de lettre interne. L existence d un comité de rédaction est pourtant un indice prépondérant de l intérêt porté par les préfectures à la communication interne. Ainsi, sur la base de cet élément, seul un quart des préfectures recensées assure un suivi sérieux des lettres internes. 8. Mode de diffusion La diffusion est assurée, dans 95% des cas, sur un support papier. Dans environ 14% des cas, elle fait aussi l objet d une distribution via intranet. Seules les préfectures de Paris et de la Mayenne assurent une diffusion par messagerie exclusivement. - l usage des NTIC, en tant que support de communication, s avère donc limité. Cela s explique néanmoins par la difficulté d assurer à chaque agent la possibilité de disposer d une messagerie. - en revanche, l intranet ne semble pas voué à se substituer à la diffusion sur papier des lettres internes. Il ne constitue qu un additif.

7 9. Budget Les réponses se décomposent comme suit : - 26 préfectures n ont pas de budget (budget nul ou limité aux frais de photocopie) ; - 11 préfectures n ont pas fourni de réponses ; - 12 préfectures disposent d un budget. 75% des préfectures diffusant une lettre interne n ont pas fourni de chiffres. Deux tiers d entre elles ont déclaré ne pas subir de coût de publication ou bien un coût minime. Ils se limitent en général aux frais de photocopie. Le dernier tiers n a tout simplement pas répondu à la question qui lui était posée. La conception et la réalisation de bulletins internes supposent un coût, en moyens humains et techniques (utilisation de logiciels, frais de tirage) qu il conviendrait d évaluer. L absence de réponses demeure de ce fait suspecte, ou tout du moins, reflète le peu d importance accordé par les préfectures à la communication interne. Cela concerne aussi les préfectures qui justifient d un coût nul ou quasi-nul de réalisation de leur lettre interne. Seulement 24% des préfectures ont bien voulu fournir des éléments sur le budget alloué aux lettres internes (Allier, Charente, Eure-et-Loir, Ille-et-Vilaine, Loire, Meuse, Nord, Rhône, Sarthe, Paris, Territoire de Belfort, Seine-et-Marne). Il s avère toutefois difficile de dégager des tendances. Les chiffres oscillent de 12 F (Territoire de Belfort) à 9811 F (Allier) par numéro. Dans l ensemble, la diffusion de lettres interne présente un coût réduit, par rapport à celui d une lettre externe. S agissant de l aide extérieure (prestataire de services, DDE, conseil général) seulement 6 préfectures ont déclaré y recourir régulièrement (Loire, Nord, Seine-et-Marne, Paris, Eure-et-Loir, Seineet-Marne). Le cas de la préfecture du Rhône attire l attention : elle confie à une seule personne la totalité de la réalisation d une lettre interne à 900 exemplaires (dans le département et la région Rhône-Alpes), pour un coût s élevant à 6000 F le numéro. 10. Etude de lectorat Environ un tiers des lettres internes a été précédé ou accompagné d une étude menée auprès des lecteurs. 3 méthodes sont généralement employées : - remise d un questionnaire au personnel ou enquête interne (Eure-et-Loir, Maine-et-Loire, Isère, Mayenne, Bouches-du-Rhône, Finistère, Haute-Saône, Seine-et-Marne) ; - création d une boite à suggestions ou invitation à s exprimer sur le sujet (Cher, Val d Oise) ; - étude réalisée par un stagiaire (Sarthe, Meuse). Aucune étude scientifique de lectorat n a été entreprise. La plupart du temps, c est sur une base informelle ou libre que les agents ont été appelés à s exprimer sur leurs attentes. Cela tient probablement à l existence d un public limité en nombre, mais aussi et une fois de plus, à l absence de volonté de créer un outil adapté de communication interne.

8 BILAN La lettre interne s avère indispensable pour une préfecture : - c est un outil d information des agents, sur une base égalitaire ; - c est un outil de communication, favorisant le développement d une culture «maison» ; - elle est le reflet d une bonne communication externe, bien que l objet d une lettre interne et d une lettre externe ne soient pas le même. Elle nécessite des moyens appropriés, qui peuvent néanmoins varier selon la spécificité du terrain : - il n existe pas de périodicité idoine, l essentiel étant de s en tenir à un numéro par trimestre, minimum ; un numéro sera d autant plus facile à réaliser que sa fréquence de diffusion sera importante ; - le tirage dépend de la taille de la préfecture ; la lettre interne doit essentiellement viser le personnel de la préfecture, voire des sous-préfectures, sinon, elle perd sa raison d être ; - le nombre de page peut varier selon la richesse de l actualité ; un format de 4 pages est cependant souhaitable ; - la diffusion sur support papier est la seule envisageable, dans l attente d une extension de l usage de l outil informatique à l ensemble du personnel ; à cette condition, l intranet peut venir supplanter le papier ; - un budget se doit de n être ni trop dispendieux (l aide extérieure n est pas indispensable, l usage de la polychromie non plus) ni trop limité (l exemple de l Eure-et-Loir est intéressant : un budget annuel de F TTC, représentant 20% du budget de la lettre externe). D autres principes doivent néanmoins être systématiquement observés : - existence d un directeur de la publication de haut-rang (préfet, secrétaire général, directeur de cabinet) ; - existence d un comité de rédaction : il est un gage de qualité du support, de motivation de l équipe de rédaction ; - une étude de lectorat avant et pendant la diffusion de la lettre interne est indispensable ; néanmoins, le recours à un prestataire n est pas indispensable ; - de même, toute aide externe peut être évitée : un personnel bien formé peut assurer lui-même un travail qui décuplerait les coûts, s il était réalisé en externe. En somme, bien que la lettre interne ne constitue qu un outil modeste de communication, elle doit s appuyer sur des moyens adaptés. A la lumière de cette étude, laquelle s est délibérément limitée à recueillir des informations de pure forme, 5 préfectures remplissent les critères indispensables énoncés ci-dessus (direction de la publication, comité de rédaction, étude de lectorat, absence d aide extérieure). De même, elles assurent une périodicité, un tirage et un nombre de pages appropriés (voir tableau) : - Isère ; - Maine-et-Loire ; - Marne ; - Meuse ; - Sarthe. Jan MARTIN, le 21 mars 2000.

9 QUESTIONNAIRE RELATIF AUX LETTRES INTERNES ET EXTERNES DES PREFECTURES Recensement des lettres internes des préfectures 1) Quel est le territoire concerné? 2) Existe-t-il une lettre interne? 3) Quel est son titre? 4) Qui en est le directeur de la publication? 5) Quel est le tirage d un numéro? 6) Quelle est sa périodicité? 7) Quel en est le nombre de pages? 8) Disposez-vous d un comité de rédaction? 9) Si oui, qui le compose? 10) Si non, quelles sont les raisons de son absence et qui en assure la rédaction? 11) Comment est-elle diffusée? Utilisez-vous l intranet? 12) Quel en est le budget? 13) Que représente le budget de la lettre interne par rapport à celui de la lettre externe (si elle existe)? 14) Avez-vous effectué une étude de lectorat? 15) Si oui, comment avez-vous procédé pour mener cette étude? 16) Faites-vous appel à un prestataire de services pour la réalisation de cette lettre? Mise à jour des informations relatives aux lettres externes des préfectures 1) Quel est le territoire concerné? 2) Existe-t-il une lettre externe? 3) Quel est son titre? 4) Qui en est le directeur de la publication? 5) Quel est le tirage d un numéro? 6) Quelle est sa périodicité? 7) Quel en est le nombre de pages? 8) Qui assure la coordination de la rédaction?

10 REPONSES AU QUESTIONNAIRE RELATIF AUX LETTRES INTERNES DES PREFECTURES (questions subsidiaires) 1. DISPOSEZ-VOUS D UN COMITE DE REDACTION? 1.1. Si oui, qui le compose? Sarthe Les représentants de chaque service, y compris les services de reprographie et d informatique. Il est présidé par le chargé de communication. Des rédacteurs d articles interviennent ponctuellement. Hautes-Alpes La secrétaire générale, la chargée de communication, le chef du service des moyens et de la logistique. Loire Le bureau du personnel et le bureau de gestion des moyens et de la coordination. Dordogne 10 agents de la préfecture. Paris Les directeurs, sous-directeurs et chargés de mission de la préfecture. Eure-et-Loir Le chargé de communication, les représentants de l amicale de la préfecture, du service deu personnel, des différentes directions et des sous-préfectures. Ariège Le directeur des actions de l Etat et des affaires décentralisées ; le chef du service interministériel de défense et de protection civile ; l adjointe au chef de bureau du cabinet ; l agent du bureau de l environnement ; l agent du bureau de l état-civil ; l agent du bureau de la logistique (PAO). Maine-et-Loire Le directeur de Cabinet et 8 personnels du cadre national des préfectures. Meuse Le chef du service du personnel, le chef du bureau du cabinet, un membre du personnel. Nord (Réseaux ) Le responsable du SCI ; le directeur du service informatique ; un chargé de mission NTIC ; des correspondants informatiques, en fonction du sujet.

11 Loir-et-Cher Composition variable. Il faut écrire pour en faire partie. Isère La direction des moyens logistique. Ain Les services de communication interne et externe ; le service social. Charente Tous les chargés de communication des services de l Etat. Hérault Les directeurs de la préfecture. Aube Le directeur de cabinet, la sécrétaire générale, la chargée de communication. Gard Les correspondants sociaux, les amicales de la préfecture et des sous-préfectures, les syndicats volontaires. Mayenne Pour les 2 lettres internes, des agents de la préfecture de département et de la préfecture de la police. Charente-Maritime Le secrétaire général et tous les volontaires. Haut-Rhin Le service Intérieur, le cabinet et tous les volontaires de tous les services (6-8 pers.). Savoie Le directeur de cabinet, le chargé de communication, la personne en charge de la maquette et chaque directeur. Yonne La chargée de communication, un stagiaire et un attaché contractuel. Ille-et-Vilaine 10 permanents. Bouches-du-Rhône 9 fonctionnaires de catégories A, B, C. Finistère Des agents de toutes les directions fonctionnant en totale autonomie par rapport au corps préfectoral. Aisne Un représentant de la mission informatique et 5 représentants du personnel.

12 Yvelines La chargée de communication, son adjoint, le chef de service du secrétariat général, le chef de bureau du personnel, une personne du bureau de l action sociale Si non, quelles sont les raisons de son absence et qui en assure la rédaction? Indre-et-Loire La rédaction est assurée par le service des moyens et de la modernisation. La mise en page est effectuée par l imprimeur de la préfecture. Nord (Infopref ) La rédaction est assurée par une seule personne. Nord (Cap sur Scrive ) L objet de la publication est spécialisé, car lié à une opération immobilière ; c est la direction des moyens et de la coordination qui suit le projet et en assure la rédaction. Cher Le manque de temps pour gérer et animer le comité. Doubs La chargée de communication interne se charge de la rédaction. Val d Oise Cela se déroule de manière informelle. Le chef du bureau du personnel recueille les informations auprès des différents service. Le bulletin est néanmoins soumis au Préfet avant diffusion. Rhône Une seule personne est en charge de sa préparation. Seine-Maritime Un seul rédacteur est en charge cette lettre. Deux-Sèvres Absence de volontaire. Polynésie française Le chargé de communication, les directions et les responsables des subdivisions assurent la préparation de la lettre. Guyane Il existe un comité qui se réunit sur une base informelle, autour du secrétaire général. Alpes-Maritimes Le chef de bureau et ses collaborateurs déterminent le sommaire du numéro ; la rédaction des articles est assurée par la personne chargée de sa conception et certains services, si le sujet traite de leurs activités.

13 2. COMMENT AVEZ-VOUS MENE L ETUDE DE LECTORAT? Sarthe Avec le concours d un stagiaire en DUT de communication. Eure-et-Loir Par questionnaire diffusé en interne auprès du personnel en préfecture et en sous-préfectures. Maine-et-Loire Par une enquête par sondage (20% des lecteurs potentiels ont répondu). Meuse Etude réalisée par une stagiaire. Cher Par un appel dans la lettre interne et par des boîtes à suggestion placées en différents endroits des services. Le résultat n a pas été concluant. Isère Par une enquête interne. Mayenne (CDAS News) Par un questionnaire remis aux agents. Val d Oise Une étude informelle a été réalisée avant la première parution. Elle a simplement consisté à demander à chacun d exprimer ses attentes sur cette publication. Bouches-du-Rhône Par un questionnaire adressé aux lecteurs. Finistère Par un questionnaire papier envoyé à tous les agents. Haute-Saône Par un questionnaire figurant dans le journal lui-même. En outre, les personnes non concernées mais susceptibles d être intéressées ont été interrogées via leur messagerie intranet. Alpes-Maritimes Par un questionnaire inclus dans un numéro. Seine-et-Marne Un questionnaire a été remis à l ensemble du personnel (20% de réponses).

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