PROCEDURE LE DOSSIER DE LA COLLABORATRICE OU DU COLLABORATEUR. 17 septembre 2010)

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des ressources humaines PROCEDURE LE DOSSIER DE LA COLLABORATRICE OU DU COLLABORATEUR Nom de l'entité : P.RH Entrée en vigueur : 20 septembre 2010 Date d'approbation de la secrétaire générale : 20 septembre 2010 Processus: gestion administrative du personnel Version et date : V3 du 13 mars 2013 (V1 du 17 septembre 2010) Responsable de la procédure : Directrice des ressources humaines du DIP I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Constitution du dossier des collaborateurs/trices 2. Demande d accès 3. Réconciliation du dossier (mise à jour) 4. Règles en cas de transfert du collaborateur 5. Clôture du dossier 6. Règles de communication interne du dossier en cas de litige / contentieux 2. Champ d application Membres du corps enseignant et du personnel administratif et technique du DIP 3. Personnes de référence Directrice/teur de l'unité juridique Directrice/teur des ressources humaines du département 4. Documents de référence - Loi sur les archives publiques (LArch - A 2 08) - Loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (LPAC B 5 05) - Règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC B ), art Règlement sur les cadres supérieurs de l'administration cantonale (RCSAC - B ) - Règlement relatif à la protection de la personnalité à l'etat de Genève (RPPers - B ) - Loi sur l'instruction publique (LIP - C 1 10) - Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles (RStCE - B ), art Loi sur la procédure administrative (LPA - E 5 10), art Loi sur l information du public, l accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD A 2 08), art. 25 al. 4, art. 39 al. 1 - Fiche n Autorité compétente - du mémento des institutions du personnel de l Etat (MIOPE) et fiche n Autorité compétente et délégation du mémento des institutions du personnel de l Etat (MIOPE) - Fiche n Dossiers des collaborateurs/trices du mémento des institutions du personnel de l Etat (MIOPE) - Fiche n Emolument pour établissement de photocopies à l'usage de tiers du mémento des institutions du personnel (MIOPE) - Directive transversale de l Etat EGE-03-02_V1 Constitution, classement, DRH Rue de l'hôtel-de-ville Genève Tél. +41 (22) Fax +41 (22)

2 Page : 2/10 conservation, évaluation et transfert des dossiers du personnel de l'etat de Genève, du Directive DIP D.SG.05 «traitement des archives» - Directive DIP D.RH "Entretien d'évaluation et de développement du personnel enseignant" - Directive DIP D.RH "Entretien de service du personnel enseignant" - Directive DIP D.RH "Application des dispositions réglementaires en matière de délégation des compétences" - Mode opératoire DIP MOP.RH «Marche à suivre à propos de la sollicitation de la DRH et de l Unité juridique par les services RH des entités du DIP en matière de gestion des dossiers RH» N.B. Ce document est destiné aux hiérarchies et fonctions RH. Une directive accessible à l ensemble des collaboratrices et collaborateurs du DIP, ayant un contenu plus léger, pourra être élaborée. II. Procédure détaillée DESCRIPTION / OPERATIONS 1. Constitution et structure du dossier de la collaboratrice ou du collaborateur En référence au point 3 de la directive transversale l Etat EGE-03-02_V1 et pour harmoniser les pratiques de gestion des dossiers du personnel, le dossier est structuré de la manière suivante : 1. Carrière (CV, attestations, contrat, dérogation, nomination, changement de fonction, promotion, fin de rapports de service, etc.) 2. Evaluations / entretiens d'évaluation et de développement 3. Salaire / indemnités / frais 4. Absences (maladie, accident, congés divers) 5. Formation 6. Entretien de service (convocation, procès-verbal) 7. Avertissement, sanction disciplinaire et copies d'arrêté Conseil d'etat d'ouverture d'enquête administrative, d'arrêté Conseil d'etat de suspension provisoire pendant l'enquête administrative et d'arrêté Conseil d'etat mettant fin à l'enquête administrative 8. Correspondance : cette rubrique ne doit servir qu'à classer des courriers épars n'ayant aucun rapport avec les thèmes ci-dessus (points 1 à 7), sinon les autres courriers sont à classer de manière thématique. Remarque : Tout nouveau dossier devra suivre cette structure. Il en va de même lors d'un transfert à l'interne du DIP. Le service des ressources humaines de la direction générale est responsable de la constitution du dossier des collaboratrices et collaborateurs Carrière La partie thématique "Carrière" comprend l'ensemble des documents liés à l'engagement, complétés en cours de carrière, puis lors de la fin des rapports de service. Compte tenu du grand nombre de documents, ils sont énoncés en trois sous-parties mais classés de manière groupée au fur et à mesure de l accroissement du dossier.

3 Page : 3/10 A l engagement Les documents à verser au dossier sont les suivants : - l annonce d ouverture de poste (extrait du BPV pour le PAT et pour le PE des centres de formation professionnelle; le cas échéant ouverture de poste dans la presse pour le PE), - le cahier des charges et le cas échéant tout mandat interne ou lettre de mission, - la copie de la fiche d'engagement annuel ou feuille de charges, - formulaire d engagement PAT (document administratif rempli par le service qui recrute, original à la DG), - le curriculum vitae, - l offre de service (facultatif), - les copies des diplômes obtenus, certifiés conformes pour le personnel enseignant, - les copies des certificats de travail, - la copie du questionnaire d état civil, - une copie de la ou des cartes AVS (ancienne et nouvelle, cas échéant), - l extrait de casier judiciaire, - le certificat de bonne vie et mœurs (pour PE et fonctions spécifiques PAT, selon liste RH), - une copie de la lettre accompagnant le questionnaire médical ou une copie de la lettre de visite médicale, - une copie du permis de travail ou de la demande de permis, certifié conforme, - une attestation de l office des poursuites pour les fonctions incluant la tenue d une caisse, - les documents permettant d établir le traitement initial, validés par la hiérarchie, - le contrat d engagement (un des deux exemplaires originaux établis), - la copie des éventuelles prolongations du contrat, - le communiqué d'annonce pour les cadres supérieurs, le cas échéant, - tout autre document utile (échanges de correspondances, etc.). En cours de carrière Les documents à verser au dossier sont les suivants : - les arrêtés du Conseil d Etat ou copie des lettres de l'autorité compétente (nomination, promotion, transfert, etc.), - en cas d évaluation de fonctions : cahier des charges et conclusions du service RH OPE, - tout document relatif à un changement de taux d activité, - le(s) cahier(s) des charges et mandat(s) mis à jour, - les copies des fiches d engagement annuel ou des feuilles de charge annuelle, - tout document relatif à un changement de la situation contractuelle de la collaboratrice ou du collaborateur : - changement de taux d activité, - prolongation de période probatoire, - période d essai suite à une promotion ou une éventuelle prolongation, - au suivi des entretiens périodiques, - à toute modification intervenant durant la période probatoire, - à un congé extraordinaire ou un congé sans salaire (demande, réponse, etc.), - à toute autre information utile, - copie des éventuels certificats de travail intermédiaires délivrés, - les formulaires de demande de permis de travail (prolongation, etc.), - toute correspondance en relation avec ce qui précède (attestations diverses de l employeur). La fin des rapports de service Les documents à verser au dossier sont les suivants : - la lettre de démission, - la demande de PLEND et la fiche y relative, - tout document en rapport avec le départ à la retraite, - tout document concernant l octroi d une rente AI,

4 Page : 4/10 - la copie de la demande de transfert et la fiche y relative, - la copie de la lettre de licenciement (résiliation ou révocation), - la copie de la lettre de non-renouvellement, - l'avis à ou, selon les cas, l entente avec l OPE, - la copie de la confirmation, par la DG, de la réception de l annonce de départ, - pour les fonctionnaires, l arrêté du Conseil d Etat ou la copie de la lettre de l'autorité compétente signifiant ou prenant acte du départ, - la copie du certificat de travail final et/ou de l attestation de travail Evaluations / entretiens d'évaluation et de développement Les entretiens d évaluation et de développement du personnel et les entretiens d évaluation et de développement des managers (original) sont à classer dans le dossier thématique du même nom Salaire / indemnité / frais Les documents suivants sont à regrouper dans cette partie du dossier : - l imputation budgétaire et ses modifications, - toute correspondance liée aux codes ou indemnités divers, - toute correspondance relative au traitement (congé sans traitement, fin de droit au traitement, feuilles de chômage) Absences (maladie, accident, congés divers) Les documents suivants sont à regrouper dans cette partie du dossier : - les certificats médicaux, - toute correspondance en relation avec les avis d absence et les certificats médicaux, la réduction de droit aux vacances, le congé maternité et retour après congé maternité, les congés spéciaux, le congé parental, le congé paternité supplémentaire, les congés syndicaux, les démarches auprès de l AI, la CIA, etc., - les demandes faites au service de santé de l Etat, - les réponses et rapports du médecin-conseil Formation Les documents suivants sont à regrouper dans cette partie du dossier : - la ou les demandes d inscription et la ou les confirmations d inscription à un séminaire de formation continue ou à une formation spécifique (facultatif s il s agit d un séminaire OPE, nécessaire si la formation est importante ou coûteuse fiche miope n ou si seule une version écrite existe), - l éventuelle convention relative à la prise en charge des coûts, original signé par le collaborateur, - l attestation du suivi de la formation, d une partie de module suivi, la copie du diplôme, certificat, etc., éventuellement obtenu, - toute autre correspondance relative à la formation continue ou à une formation spécifique Entretien de service (convocation, procès-verbal) Les documents suivants sont à regrouper dans cette partie du dossier : - la copie de la ou des éventuelles convocations à un entretien de service et la liste de leurs annexes qui figureront au dossier, le cas échéant, - l'original du procès-verbal de l entretien de service (ou le compte-rendu établi ultérieurement) signé par les personnes ayant participé à l'entretien, - la suite donnée à l entretien de service (aucune suite, mesure de gestion, sanction disciplinaire, résiliation des rapports de service, fixation d objectifs et suivi, etc.). - dans le cas où l'entretien de service vaut avant tout "franche explication", aucune suite ne sera en principe donnée. Le fait qu'aucune suite n'a été donnée doit être mentionné dans le dossier du collaborateur /de la collaboratrice (cf. D.RH.00.04, point n 3, lettre h).

5 Page : 5/ Avertissement, sanction disciplinaire, etc. Les documents suivants sont à regrouper dans cette partie du dossier : - la copie de l éventuelle décision rendue par l autorité compétente indiquant les voies et délai de recours, - la plainte, l opposition, l acte de recours, les incidents, etc., les chargés ou bordereaux de pièces et tout document émanant de la collaboratrice ou du collaborateur à ce propos, - toute information, fixation de délai, ordonnance, convocation, procès-verbal, rapport, arrêt, arrêté, décision, émanant du Groupe de confiance, d un Tribunal, d une commission de recours, du Conseiller d Etat, du Conseil d Etat, du Tribunal fédéral ou de toute autre entité d ordre juridictionnel ou ayant des compétences en la matière, - la copie de tous les actes émanant du DIP (réponse sur effet suspensif, réponse sur recevabilité du recours, mémoire de réponse, liste de témoins, incidents, etc.) Correspondance Les documents suivants sont à regrouper dan cette partie du dossier : - les formulaires de changement d adresse (facultatif), - les formulaires de modification des comptes bancaires (facultatifs), - les courriers n'ayant pas de rapport avec les thématiques précédentes. 2. A réception d une collaboratrice ou d'un collaborateur transféré d un autre département ou d une autre direction générale du DIP Contrôler que le dossier a été réconcilié (mis à jour / complété, cf. point 6 ci-dessous), qu il comprend l ensemble des documents cités sous le point 1 et vérifier que les documents originaux ont été transférés. 3. Adjonction au dossier et devoir d'information La collaboratrice ou le collaborateur doit avoir connaissance de tout document figurant dans son dossier à moins qu'un intérêt public ou des intérêts privés prépondérants l'exigent (art. 17 al. 3 RPAC, art. 17 al. 3 RStCE). Les notes à usage personnel, les brouillons ou autres textes inachevés, ne font pas partie du dossier. Le service des ressources humaines de la direction générale, respectivement la directrice ou le directeur d'établissement secondaire en lien avec la direction générale concernée, est responsable d informer la collaboratrice ou le collaborateur du versement au dossier de tout document dont elle ou il pourrait ne pas avoir connaissance (p. ex. plainte de collègues, d élèves ou de parents d élèves) et de lui rappeler son droit d accès. De plus, si un document va être utilisé contre une collaboratrice ou un collaborateur, il doit en avoir eu connaissance et un délai suffisant doit lui être fixé pour qu'il ou elle puisse faire valoir son point de vue, sauf intérêt privé ou public prépondérants. Dans ce cas, pour autant qu'il s'agisse d'un membre du PE, le contenu essentiel se rapportant à l'affaire doit lui avoir été communiqué par écrit et un délai suffisant lui avoir été imparti pour faire valoir son point de vue (art. 17 al. 3 infine RStCE). 4. Localisation du dossier Principe : Le dossier principal se trouve auprès de la direction générale (ci-après : DG) concernée. Le service ou l établissement concerné conserve une copie des éléments du dossier ayant une importance pour la gestion quotidienne du personnel, ainsi que tout document de gestion quotidienne au fur et à mesure de leur création ou réception. Exception : Pour le PE des DGEP, DGCO et DGPO uniquement, le dossier est tenu selon la note intégrant les mesures à prendre, établie par la direction générale concernée et annexée à la présente directive.

6 Page : 6/10 La DG détermine les actes essentiels du dossier dont elle conserve une copie, à charge pour la direction d'établissement de les lui transmettre, le cas échéant. Pour l'enseignement secondaire, compte tenu de la délégation de compétences, c'est la direction d'établissement qui est responsable de la constitution des dossiers du personnel enseignant. Pour le personnel administratif et technique, la direction des ressources humaines du DIP (ciaprès DRH) reçoit une copie des éléments du dossier ayant une influence sur le traitement initial ou en cours d emploi, sur la carrière et sur la fin des rapports de service. Le service des paies reçoit, pour tous les collaborateurs et collaboratrices PAT et PE une copie des éléments du dossier ayant une influence sur le traitement initial ou en cours d emploi, des changements d adresse ou de domiciliation bancaire ou postale et suspendant ou mettant fin au traitement. 5. Accès au dossier 5.1. Demande d accès d une collaboratrice ou d'un collaborateur à son dossier personnel Selon l article 17 al. 1 er RPAC, 17 al. 1 er RStCE, la collaboratrice ou le collaborateur peut demander en tout temps à accéder à son dossier complet. Elle ou il peut accéder à tout document contenu dans son dossier à l exception des documents mentionnés sous point 3 cidessus (art. 25 al. 4 LIPAD, 6 RIPAD, 17 al. 3 RPAC, 17 al. 3 RStCE). Avant chaque consultation par la collaboratrice ou le collaborateur ou un tiers mandaté par elle ou lui, le service des ressources humaines de la direction générale, respectivement la directrice ou le directeur d'établissement secondaire en lien avec la direction générale concernée, est responsable de vérifier que le dossier ne comprend aucun document non accessible au sens de l'article 25 al. 4 LIPAD. Si la demande d accès est faite auprès du service ou de l établissement concerné, la/le responsable RH ou la/le directrice/directeur adresse la collaboratrice ou le collaborateur à la/au responsable RH de la DG, qui s assure : - que le dossier original est complet et comprend également tous les éléments de gestion quotidienne figurant dans le Service ou l Établissement, - procède, s il y a lieu, sur le champ, à une réconciliation des dossiers (cf. point 6 cidessous). Il en va de même si la demande d'accès est faite auprès de la DG concernée. La réconciliation (mise à jour) des dossiers s'effectue sous la responsabilité de la DG concernée, quel que soit le lieu de consultation. Le dossier est consulté, sur rendez-vous, auprès de la DG concernée pour toutes les collaboratrices et collaborateurs, à l'exception des membres du PE DGCO et DGPO, pour lesquels la consultation s'effectue, sur rendez-vous, auprès de la direction d'établissement concernée, celle-ci étant l'autorité d'engagement. La consultation s'effectue dans un lieu assurant tranquillité et confidentialité, en présence du/de la RRH ou de son/sa représentant-e. Sur demande, des photocopies sont délivrées. Leur facturation éventuelle est soumise aux articles 44 et 45 LIPAD, et 24 alinéa 2 RIPAD (cf. également fiche MIOPE ). Le principe est la gratuité, sauf lorsque le traitement excède la demi-heure. La facturation est de Fr par demi-heure supplémentaire, exigible d avance en cas de travail disproportionné.

7 Page : 7/ Droit d accès au dossier de la collaboratrice ou du collaborateur Le dossier de la collaboratrice ou du collaborateur contient des données personnelles sensibles au sens de l article 35 al. 2 LIPAD. Ces données font l objet d une protection particulière (art. 35 à 38 LIPAD) et d un droit de communication à des tiers particulièrement restreint (art. 39 LIPAD). La collaboratrice ou le collaborateur dispose d un droit d accès aux conditions prévues aux articles 44 à 46 LIPAD, en principe droit d accès, sous réserve d intérêt privé ou public prépondérant (pour plus de précisions, cf. art. 46 LIPAD). Le service des ressources humaines de la direction générale, en lien avec la direction des ressources humaines du DIP, détermine si des données du dossier font l'objet d'une protection particulière et d'un droit de communication restreint. En cas de besoin, il peut s'informer auprès du ou de la responsable de la LIPAD du département. La/le mandataire de la collaboratrice ou du collaborateur, à savoir son avocat-e ou mandataire professionnellement qualifié-e a le même droit d accès au dossier que la collaboratrice ou le collaborateur. Si la demande est effectuée par un-e mandataire professionnellement qualifiée, la ou le RRH de la DG concernée s assurera que ledit/ladite mandataire dispose d une procuration ad hoc. Le/la conjoint-e ou partenaire enregistré-e peut être amené-e à représenter une collaboratrice ou un collaborateur (art. 9 LPA) et peut accéder au dossier de la collaboratrice ou du collaborateur concerné sur présentation d'une procuration écrite. La hiérarchie de la collaboratrice ou du collaborateur, ainsi que la fonction RH, la hiérarchie de la hiérarchie, ainsi que sa fonction RH, et ainsi de suite en ligne ascendante directe, dispose des mêmes droits d accès au dossier que la collaboratrice ou le collaborateur. Il en va de même, si son intervention est requise ou nécessaire, de l unité juridique du département. En revanche, une autre hiérarchie, à laquelle n appartient pas la collaboratrice ou le collaborateur et ce, alors même qu elle serait soumise à la même direction générale que la personne concernée, ne dispose d aucun droit d accès à ce dossier. Ainsi, si la collaboratrice ou le collaborateur postule au sein d un autre département ou d un autre service, non inclus dans ceux cités au paragraphe précédent, ledit service devra requérir l accord préalable de la collaboratrice ou du collaborateur pour consulter son dossier. Selon l article 8 al. 4 RPPers (B ), le Groupe de confiance dispose d un droit d accès aux dossiers des collaboratrices et collaborateurs. En cas de litige, les éléments pertinents du dossier de la collaboratrice ou du collaborateur peuvent être produits devant les tribunaux compétents, lesquels ont également la faculté d ordonner la production de pièces appartenant au dossier de la collaboratrice ou du collaborateur. 6. Réconciliation du dossier La réconciliation consiste à vérifier que le dossier original de la collaboratrice ou collaborateur est complet et comprend tous les documents qui figurent dans les copies du dossier. Les éventuels documents réceptionnés sous forme d'originaux se trouvent ou sont déplacés dans le dossier original, les copies manquantes sont effectuées et le dossier complété. Le dossier est régulièrement mis à jour et complété. A chaque demande d accès d une collaboratrice ou d'un collaborateur et à chaque modification de situation (p. ex. promotion, contentieux, transfert, fin des rapports de service, etc.) le ou la responsable RH de la DG concernée procède à une réconciliation du dossier. 7. Transfert de la collaboratrice ou du collaborateur En référence au point 1.4 de la directive EGE-03-02_V1, le dossier original, réconcilié et complet, y compris la lettre de transfert, suit la collaboratrice ou le collaborateur. Les copies sont archivées.

8 Page : 8/10 8. Départ de la collaboratrice ou du collaborateur Tout document relatif au départ de la collaboratrice ou du collaborateur (lettre de démission, arrêté du Conseil d'etat ou de l'autorité compétente y relatif, demande de PLEND, retraite, invalidité, résiliation des rapports de service, etc.) fait partie intégrante de son dossier, et y est versé conformément aux principes rappelés supra points 3 et 5. Deux mois après le départ de la collaboratrice ou du collaborateur, le dossier est réconcilié, puis archivé, sauf en cas de contentieux. 9. Communication interne du dossier en cas de litige / contentieux 9.1. Contenu du dossier administratif et contentieux Tout document pouvant être amené à faire l'objet d'un contentieux au sens large - mesure de gestion, comme l'avertissement ou le rappel à l ordre, entretien de service, sanction disciplinaire, résiliation ou non-renouvellement des rapports de service - est joint au dossier original de la collaboratrice ou du collaborateur. Tout élément de nature à prouver l'existence d'un manquement doit figurer au dossier. Par exemple, le simple fait de reprocher à la collaboratrice ou au collaborateur son insubordination n'est pas suffisant. Soit il existe des documents - comme des courriels dans lesquels la collaboratrice ou le collaborateur explique à sa ou son supérieur hiérarchique qu'elle ou il n'a pas à lui donner des ordres, à déterminer ses priorités, à lui donner du travail - qui doivent être versés au dossier, soit seuls des entretiens oraux ont eu lieu, auquel cas il convient de formaliser les reproches par écrit, en précisant les faits reprochés - p. ex. "le , vous êtes entré-e dans mon bureau, alors que je me trouvais en séance avec X, Y, Z, en gesticulant et hurlant que je n'avais pas à vous donner des ordres, ni à déterminer vos priorités" - avant de les qualifier d'insubordination. L'établissement des faits reprochés est nécessaire. Leur formalisation par écrit est indispensable en vue d'une procédure contentieuse. Il peut s'agir d'une plainte d'un-e administré-e, d'un-e collègue, de parents d'élèves ou d'élèves - qui doivent être communiquées à la collaboratrice ou au collaborateur selon les précisions et sous les réserves mentionnées supra, points 3 et 5 - d'une lettre ou d'un courriel de la collaboratrice ou du collaborateur indiquant l'existence d'un problème - qualité des prestations, aptitudes, motif d'engagement; infraction aux devoirs du personnel fixé aux articles 20 à 26 RPAC, aux art. 20 à 24 RStCE; divergence de vues relative aux vacances, à des congés spéciaux, etc. L'éventuelle réponse de la hiérarchie et toutes les mesures prises y relatives (copies d'éventuelles lettres à l'auteur-e du trouble, convocation à une réunion de service, etc.) font partie intégrante du dossier, de même que tous les échanges de correspondance ultérieurs, y compris les échanges directs survenus entre la collaboratrice ou le collaborateur concerné-e et les ressources humaines ou la hiérarchie de la hiérarchie (mais non les demandes de conseil du ou de la supérieur-e direct-e aux ressources humaines ou à sa hiérarchie, les discussions au sujet du dossier, etc., cf. supra point 3). Les convocations aux entretiens de service, les comptes-rendus des entretiens de service, les positionnements de la collaboratrice ou du collaborateur suite aux entretiens de service, le fait que les entretiens de service sont restés sans suite, les mesures de gestion (avertissement, p. ex.), les sanctions disciplinaires (cf. art. 16 LPAC, art. 130 LIP, art. 56, 75, 92 et 106 RStCE) et la fin des rapports de service font partie intégrante du dossier du collaborateur Avis juridique en matière RH La direction du service ou de l'établissement concerné ou la DG concernée s'adresse à la DRH, qui sollicite l'avis de l'unité juridique, notamment pour la rédaction d'un document de nature juridique (convocation à un entretien de service, sanction administrative, etc.) ou pour

9 Page : 9/10 un avis juridique quant à la conduite à adopter. Toute pièce ou document utile doit être communiqué. La demande précisera les nom et prénom de la collaboratrice ou du collaborateur concerné, le service, la qualité (PAT ou PE) et son objet. A ce sujet, cf. ég. le mode opératoire «Marche à suivre à propos de la sollicitation de la DRH et de l Unité juridique par les services RH des entités du DIP en matière de gestion des dossiers RH», MOP.RH Procédure en cas de recours Afin de respecter les délais impartis par les tribunaux ou autorités judiciaires, toute procédure de recours doit faire l'objet d'une information immédiate par le ou la récipiendaire (SG, DG, Dir-E, etc.) à l'unité juridique du DIP, avec copie à la DRH, à la DG concernée, au service ou l'établissement concerné. Tout recours, ordonnance, procès-verbal d'audience, jugement ou tout document émanant d'une autorité judiciaire fait partie intégrante du dossier de la collaboratrice ou du collaborateur. L'original se trouve dans le dossier original de la collaboratrice ou du collaborateur ou de l ancien-ne collaborateur ou collaboratrice, les copies auprès du service ou de l'établissement (respectivement de la DG) et de l'unité juridique. Dès réception de l'avis de recours, le ou la responsable RH de la DG concernée procède à une réconciliation du dossier de la collaboratrice ou du collaborateur et en transmet immédiatement une copie intégrale à l'unité juridique. L'unité juridique prend en charge le suivi du dossier. Elle reste en contact avec la DRH à ce sujet. Tout document réceptionné par le service ou l'établissement ou la DG est systématiquement et immédiatement envoyé en copie à l'unité juridique et à la DRH. Le service ou l'établissement et la DG reçoivent une copie, respectivement l'original, de tout document reçu par l'unité juridique. Ils le versent au dossier de la collaboratrice ou du collaborateur. Le ou la supérieure hiérarchique se tient à disposition de l'unité juridique pour répondre à ses questions et préparer le dossier. Dès réception du recours, il ou elle prépare une "partie en fait" retranscrivant chronologiquement l'historique de la situation. Une membre de l'unité juridique, accompagnée en général par le ou la supérieure hiérarchique de la collaboratrice ou du collaborateur sera amenée à représenter le DIP devant les tribunaux. En effet, selon l'art. 23 LPA, les personnes morales désignent pour être interrogées une personne physique ayant la qualité d'organe et qui a personnellement connaissance des faits de la cause. Toute question relative au contentieux, citation de témoins, etc. est du ressort de l'unité juridique et lui est transmise directement. Les témoins qui auraient des questions à poser sont amenés à s'adresser à l'unité juridique. A l'échéance de la procédure de recours, le dossier est réconcilié par le/la responsable RH de la DG concernée. Si la collaboratrice ou le collaborateur a quitté le département, le dossier est archivé. 10. Archivage (interne au département) L'archivage est réalisé en référence à la directive EGE-03-02_V1 et au point 7 de la procédure DIP D.SG.05 sur le traitement des archives. Par archivage, on entend conservation des documents physiques (papiers) du dossier de la collaboratrice ou du collaborateur (dans un compactus, p. ex.). Le dossier peut de surcroît faire l objet d un archivage électronique ou d une conservation par microfilm, laquelle ne saurait se substituer à la version physique, en l'état.

10 Page : 10/10 III. Annexes Les notes de services respectent la structure des dossiers du personnel (cf. point 1.1 de la procédure) : - Note, intégrant les mesures à prendre, de la DGEP, du 22 juin 2010, note à actualiser - Note, intégrant les mesures à prendre, de la DGCO, du 20 juillet 2010, note à actualiser - Note, intégrant les mesures à prendre, de la DGPO, du 15 octobre 2010, note à actualiser - Note, intégrant les mesures à prendre, de la DGOMP, note à venir

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