Information Communication Organisation

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1 Information Communication Organisation Ouvrage rédigé par Nathalie ALDOSA Professeur certifié en communication et organisation Monique LE BIHAN Professeur d économie-gestion en BTS Martine MONIN Professeur de communication et d organisation en BTS 1, rue de Rome Rosny Cedex

2 Chapitre 1 Les sources, les besoins et la collecte d information DOCUMENT DE SENSIBILISATION Analyse du cas 1. Les entreprises utilisant un matériel informatique ou souhaitant s équiper. 2. Améliorer la circulation de l information au sein de l entreprise pour une plus grande efficacité. 3. PME : elle compte 18 employés. 4. Il décide de mettre en place un audit et collecte pour cela ses informations dans des revues spécialisées. 6. L audit est l examen d une situation, mené la plupart du temps par un cabinet d audit, afin de vérifier la conformité de cette situation aux dispositions préétablies et l adéquation avec l objectif recherché. Analyse de la structure du questionnaire 1. Une phrase d introduction, puis l identification de l utilisateur, les questions essentielles (le réseau, le matériel) et, enfin, une phrase de conclusion. 2. Questions fermées à choix multiple à choix unique oui/non ordonnées Questions ouvertes Ex. 1 Ex. 2 EXERCICES D APPLICATION Technique d analyse : QQOQCP Origine de l information : ministère du Travail Qui émet? ministère du Travail, Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss). Vers qui? Salariés, entreprises nouvelles exonérées et entreprises en zone de revitalisation. Quoi? Allégement des charges sur les bas salaires : exonération de cotisations familiales ; réduction dégressive des cotisations patronales. Où? En France. Comment? Par loi et réglementation. Pourquoi? Protéger les travailleurs. Banques de données ANPE Agence nationale pour l emploi 3615 ANPE CREDOC Centre de recherches, d études et de documentation 3615 CREDOC sur la consommation CFCE Centre français de commerce extérieur 3615 CFCE INPI Institut national de la propriété industrielle 3615 INPI et 3616 INPI DDTE Direction départementale du travail et de l emploi 2

3 CCI Chambre de commerce et d industrie 3615 CCI CFE Centre de formalité des entreprises ASSEDIC Association pour l emploi dans l industrie 3614 ASSEDIC et le commerce ANCE Agence nationale pour la création 3615 ANCE et le développement de nouvelles entreprises Informations fournies ANPE CREDOC CFCE INPI DDTE CCI CFE ASSEDIC ANCE Offres d emploi, aide aux chômeurs, formation Enquêtes et sondages sur les conditions de vie Données concernant le commerce extérieur, statistiques, informations juridiques Informations concernant les marques déposées, les brevets Informations relatives au droit du travail Informations concernant les formations offertes, les réseaux de formation Informations juridiques et pratiques pour la création d entreprise Aide aux chômeurs, informations pour les demandeurs d emploi et les employeurs Informations d ordre juridique, guide pratique de la création d entreprise Ex. 3 Ex. 4 Ex. 5 Réseaux d information Sources externes Banques de données (par exemple : 3615 ADDT). Direction départementale du travail et de l emploi. Code du travail. Revues spécialisées. Avocats spécialistes du droit du travail. Sources internes Délégués syndicaux (nommés). Représentants du personnel (élus). Sources d information Destinataires Stylodor s adressera à ses clients directs, les distributeurs. En fonction du nombre total de distributeurs, nous pouvons faire un recensement (nombre restreint) ou constituer un échantillon représentatif (nombre important). Dans le cas présent, nous travaillerons sur la dernière hypothèse : 75 % de libraires ; 6% de magasins spécialisés ; 15 % d entreprises ; 4 % de divers. Le prélèvement de chaque unité de sondage se fera de manière aléatoire. Le questionnaire Nous allons envoyer le questionnaire à nos clients, c est-à-dire à des destinataires connus ; ce qui facilite la tâche : la partie signalétique (identification). Existe déjà dans notre fichier clients. Synthèse Organisation de l enquête Qui? L ensemble de la clientèle. Quoi? Création d un service de vente à distance. Où? Dans la boutique. Quand? Date de l enquête, durée. Comment? Enquêteurs dans le magasin. Pourquoi? Amélioration du service Augmentation de la clientèle Développement de la société. 3

4 Structure du questionnaire La réalisation du questionnaire est laissée à l appréciation de l enseignant. La structure proposée peut être complétée librement. Les questions ouvertes sont difficiles à dépouiller mais apportent plus de précision. Nous vous proposons donc trois types de questions ouvertes : «autre» (complétant les propositions), «pourquoi» (expliquant les choix) et «vos suggestions» (permettant d aborder des points auxquels l enquêteur pourraient ne pas avoir pensé. VENTE À DISTANCE Son âge moins de 20 ans ans ans ans plus de 55 ans Typologie du client Habitudes d achat Sa profession Son lieu de résidence cadre profession libérale fonctionnaire agriculteur retraité autres Fréquentation Types d achats tous les jours plus de deux fois par semaine une fois par semaine Alimentaire Entretien Habillement Autres Durée de fréquentation toujours souvent parfois jamais moins de 1 heure de 1 à 2 heures plus de 2 heures toujours souvent parfois jamais toujours souvent parfois jamais Souhaits du client Adepte de l achat par Minitel Si oui oui non Montant total d achat pourquoi pourquoi paiement par carte livraison à domicile crédit informations plus générales sur les produits sur les nouveautés sur les promotions autres vos suggestions plus de F entre 500 et F entre 100 et 500 F moins de 100 F Plan de la note Introduction. Présentation du thème de l étude : procédure de mise en place d un serveur Minitel. Annoncer le plan suivant. Développement 1. Matériel et logiciels nécessaires : micro-ordinateur ; logiciel spécialisé assurant les fonctions de création et de mise à jour ; d interrogations par les utilisateurs ; carte modem pour connexion au réseau téléphonique commuté ; 2. Création du serveur : Collecte de l ensemble des informations ; Constitution des pages écran ; 3. Demande auprès de France Télécom d une connexion au réseau Télétel et attribution d un numéro d accès 3615 et d un code «flèche». Conclusion. Proposer l envoi d un courrier à France Télécom pour connaître les tarifs de connexion. N.B. : Même si la gestion documentaire n est pas au programme du référentiel, l objectif de cet exercice est d amener l étudiant à réfléchir aux possibilités de classement, de diffusion et d archivage des documents dans une PME. Il structurera sa réflexion sous forme de note de synthèse structurée. 4

5 Chapitre 2 L organisation de l information DOCUMENT DE SENSIBILISATION Commande Bulletin Bon téléphonique Mise en forme Sans disposition Structurée Structurée formelle Présentation Manuscrite Rubriques Rubriques à compléter, de l information à compléter meilleure lisibilité Accès à Nécessité de lire De par leur structure, ces deux documents l information le document permettent un accès direct à l information pour accéder recherchée à l information (indirect) Informations Raison sociale, Mêmes informations, Informations précises fournies nom de l émetteur, adresse, références, sur le fournisseur, articles commandés, total de la commande, mêmes informations prix, quantité, conditions de vente que précédemment, conditions, date très détaillées, mode pas de prix indiqués, de paiement pas de total Autres moyens de passer une commande : télécopie, Télétel, Internet, lettre Ex. 1 EXERCICES D APPLICATION Conception d imprimé Format A4. Possibilité de placer 4 salariés sur une feuille. L objet de cet imprimé est de faciliter la saisie des éléments variables du salaire. Les rubriques sont indiquées dans l ordre de saisie. Adapter la présentation proposée au logiciel de paie que vous utilisez. Code salarié... Mois.. Salaire de... base HS à 25%... HS à 50%... Prime... Indemnité... Transport Avantage en valeur.. Acompte... Saisie. Arrêt... 5

6 Ex. 2 Demande de personnel DEMANDE DE PERSONNEL Service: commercial Date : 12/03/ Poste à pourvoir : opératrice de saisie Création Oui Non Date de prise de fonction souhaitée: immédiatement Durée : 3 mois Motif : surcroît exceptionnel et temporaire d activité Attributions : saisir les commandes Formation requise : bonne connaissance du matériel informatique et bonne maîtrise du clavier Expérience requise Oui Non Langue(s) Anglais Allemand Autres :... Qualités personnelles: sérieux, adaptabilité, méthode, autonomie Ex. 3 Fichier manuel Il s agit dans ce cas d un fichier temporaire. Les prospects ne seront saisis au fichier clients informatisé que lorsqu ils passeront commande. Format A5. Sens : à la française. Type de fiche : cartonnée simple. Zone d indexage Zone de signalisation signalisation fixe : activité secteur géographique Raison sociale... signalisation mobile : Nom du contact...fonction.... date du 1 er contact Adresse... C.A. réalisé... CP...Ville... Tél....Fax.... Activité... C.A. total H.T.... Date du 1 er contact.... Résultat de la prospection.... à recontacter... à visiter.... envoi échantillon.... envoi de catalogue. n est pas intéressé.... Observations

7 Ex. 4 Calcul de coût, note Coût des photocopies du questionnaire Nombre de photocopies : = Charges directes Matériel Frais de passage d une photocopie 0,01 20,00 Main-d œuvre Conception : 1 h 30 soit 13 1,5 19,50 Dactylographie : 30 min soit 10 : 2 5,00 Temps de photocopie photocopies/h = 50 photocopies/min photocopies/50 = 40 min Coût des 40 min de photocopies : 10 /60 min 40 min 6,66 Charges patronales (19,50 + 5,00 + 6,66) 20/100 6,23 Consommables Papier : 7 les 500 feuilles 2 000/500 = ,00 Sous-total 85,48 Charges indirectes Location du photocopieur [183/( /4)] ,20 Coût total 97,68 Coût si appel à un imprimeur Maquette: coût de conception + coût de dactylographie 24,50 Coût de l imprimeur 140,00 Coût total HT 164,50 TVA de 19,6 % 32,24 Coût total 196,74 Note Introduction. Rappel des deux solutions proposées. Développement. Proposer la solution 1. Arguments. Coût moins élevé, photocopieur loué à l année. Ex. 5 Gestion documentaire Même si la gestion documentaire n est pas au programme du référentiel, l objectif de cet exercice est d amener l étudiant à réfléchir aux possibilités de classement, de diffusion et d archivage des documents dans une petite et moyenne entreprise. Il structurera sa réflexion sous forme de note de synthèse, en appliquant les règles de mise en forme propres à la communication interne. 7

8 Ex. 6 Synthèse Ordre et mode de classement Type de document Ordre Mode Devis Chronologique Dans dossier suspendu à visibilité latérale Installation Chronologique Sous chemise dans dossier suspendu client Intervention Chronologique Sous chemise dans dossier suspendu client Facture installation Alphabétique Avec installation puis suivant le numéro d installation Dossier client Numérique Dans dossier suspendu à visibilité latérale Classement alphabétique des clients AVEM (Transport) Bresh (Établissement L) CELEC (Le) Centre (Société d Habillement du) Chez Carole Du Verdier (Établissement) Exploitation commerciale (Société d ) France (Au jardin de) Grand Soleil (Au) Lampe à Huile (À la) Méridionale de gestion (La) Quatre Saisons (Aux) Fiche de procédure PROCÉDURE Recherche d un dossier client 1 Rechercher dans le répertoire alphabétique le numéro du client 2 Dans l armoire correspondante, trouver le dossier client 3 Extraire les documents nécessaires de la personne ayant sorti ce document 5 Reclasser les documents et le dossier dès la fin de l utilisation 4 Signaler le numéro du document sorti et le nom 8

9 Chapitre 3 Les moyens matériels de traitement et de stockage, le traitement de l information DOCUMENT DE SENSIBILISATION 1. Informations textuelles, chiffrées, images, graphiques, son, vidéo, tous types d images. 2. Configuration de base Processeur Mémoire vive Vitesse de transmission Carte vidéo Multimédia Vitesse du CD-ROM Carte son Mémoire vidéo Périphériques Capacité du disque dur Imprimante (jet d encre, couleur ou non, à une ou deux cartouches ; laser pour les travaux de grande qualité) Le choix du matériel s effectue toujours en fonction d un besoin. 3. Un lecteur de CD-ROM permet l accès à un plus grand nombre d informations. Il faut veiller à la vitesse du lecteur pour permettre un accès rapide à celles-ci. On pourrait également envisager, toujours en fonction des besoins, l acquisition d un graveur, qui permettrait d enregistrer des données sur des CD réinscriptibles offrant une plus grande capacité de stockage. 4. Suivi d un malade dans un hôpital : la demande de rendez-vous par un malade constitue l élément déclencheur. Prise de rendez-vous : s il la date proposée est possible, l hôpital crée un dossier de suivi. Sinon, en cas de désaccord, le rendez-vous n est pas fixé. À la date fixée, il faut que le patient se présente et que son dossier soit disponible. Il est également possible d obtenir une visite sans rendez-vous en cas d urgence. Dans ce dernier cas, un dossier de suivi est tout de même constitué. À la suite de la première visite : un autre rendez-vous est fixé, le dossier de suivi mis à jour, un examen complémentaire est toujours prescrit. Ex. 1 EXERCICES D APPLICATION Conception de tableau RÉPARTITION DU PERSONNEL PAR CATÉGORIES Sexe Hommes Femmes Total Catégorie VA % VA % VA % Cadres , ,7 Agents de maîtrise 020 8,5 / / 020 5,7 Ouvriers , , ,6 Total , , ,0 Pour représenter la répartition par catégorie nous vous proposons un diagramme circulaire. Répartition du personnel par catégorie Ouvriers 68,6 % Agents de maîtrise 5,7 % Cadres 25,7 % 9

10 O Ex. 2 Ex. 3 Conception de graphique Réception PRÉVISION ET RÉALISATION DES RÉCEPTIONS ET CONSOMMATIONS POUR LE 1 ER TRIMESTRE ANNÉE N. Consommation Prévue Organigramme de traitement 20 Prévue cumulée Janvier Février Mars Réalisée cumulée TRAITEMENT DES DEMANDES DE PROROGATION D ÉCHÉANCE Début Lecture d une demande Client régulier O Dette < 750 O N N Dette < 750 Dettes réglées CA O > N N N Paiements O antérieurs réguliers N Délai de un mois Transmission au directeur Refus Délai de 3 mois O Autre demande Fin N Ex. 5 Schématisation d une configuration informatique CLIENT TELGES fax M M 26 postes imprimante 10

11 Ex. 4 MCT TRAITEMENT DES INTERVENTIONS DE MAINTENANCE Demande d intervention EXAMEN DE LA DEMANDE non garanti garanti Accord client Devis Réparation et RÉPARATION toujours Réparation effectuée Ex. 6 Synthèse 1 re étape : enregistrement des commandes 2 e étape : traitement mensuel des primes Bordereau Net à payer Personnel Contrôle UT n 1 Calcul de la prime Saisie État récapitulatif UT n 1 Enregistrement Clients Commandes Articles UT n 2 Établissement du BL et de la facture Anomalies Bons de livraison Factures Net à payer 11

12 Note d étude Introduction. Amélioration de la qualité des commandes. Développement. Proposition informatique : équiper chaque commercial d un ordinateur portable, pourvu entre autres d une carte modem. Transfert des commandes à heure fixe par le RTC ou Numéris. Conclusion. Pour approfondir l étude, il serait nécessaire d évaluer de manière très précise le coût pour l entreprise. 12

13 Chapitre 4 Le traitement informatique des données DOCUMENTS DE SENSIBILISATION Doc. 1 Messages informatiques a) Nom fournisseur, article, code ou fichier incorrect, fichier endommagé, inexistant. b) Le nombre d informations est trop important, manque de place de stockage. c) Fichier protégé, code d accès erroné, tentative de destruction ou de modification d un fichier nécessaire au fonctionnement du logiciel ou du système d exploitation. d) Logiciel protection des fichiers (accès réservé) par un «code» utilisateur. e) Erreur de saisie, oubli du code ou tentative d effraction d un fichier, d un système. Doc. 2 Fiche article fiches créées/an, donc en 5 ans. 2. Manipulations : création, consultation et mise à jour. Remarques : fiches à mettre à jour, à contrôler, à stocker ; coûts : matériel - temps de création, de contrôle, de classement et de stockage ; PU = rubrique non renseignée car inutile sur cette fiche : PU est une donnée dite de situation (elle caractérise l état à un moment donné du produit, prix sujet à modification). 3. Code alphanumérique : EOP3173 ; la désignation est très longue («échelle optométrique lumineuse») et suppose qu il existe d autres échelles optométriques (par ex. : non lumineuses, de tailles différentes, identifiées par des numéros). Utilité : permet d identifier l article de façon univoque et évolutive (numérique). 4. Noms fournisseurs : Ella et 15. L un est alphabétique, l autre numérique ; mémorisation difficile. 5. Non. Pourquoi vérification sur dossier fournisseur (52 manipulations) fournisseurs, rotation 25 %, soit 13 fournisseurs/an = mise à jour des fiches difficile. Information longue à contrôler. Support non adapté. Perte de temps. Coûts. 7. Avec l augmentation du nombre de fiches, la recherche (accès) sera de plus en plus longue. Contrôles et mises à jour longs et fastidieux. Doc. 3 Fichiers clients 1. Le code est suffisant ; codage de façon univoque : à un client correspond un numéro. 2. Le fichier clients est souvent consulté. Sa mise à jour reste exceptionnelle (par ex. : changement d adresse, de responsable). Les services de l entreprise susceptibles de consulter ces différents fichiers : comptable, commercial, administratif, des livraisons, du personnel. 3. Le fichier employés n est pas souvent mis à jour car les données demeurent stables. 4. Le fichier le plus souvent mis à jour est le fichier commandes. 5. Il s agit de fichiers permanents comportant des données signalétiques. 6. La recherche d une commande ou d un employé se fait par le numéro (code), par accès direct ou par organisation séquentielle indexée. 13

14 Ex. 1 Ex. 2 EXERCICES D APPLICATION Codage codage code modulo 10 = = 0 modulo clé = 10 reste de la division = 10) modulo /23 = 1983 reste 0 ; faire le tableau de correspondance w = 0 = 45609W modulo 97 reste 19 = modulo clé 77 codage code modulo clé 5 modulo clé 09 modulo /23 reste 02 clé (tableau de correspondance) y = 2 = y modulo 97 reste modulo La clé est calculée par le système informatique d après le code. Il doit y avoir concordance entre le code et la clé calculée par le système et le code et la clé saisis par l opérateur. Dans le cas contraire, le système émet un signal d erreur (code non valide, erreur de saisie ). Gencod Code barre clé 3 rang pair : = 12; 12 3 = 36 rang impair : = = = 0 ; erreur clé 9 rang pair : = 18; 18 3 = 54 rang impair : = = = 9 ; clé exacte clé 9 rang pair : = 17; 17 3 = 51 rang impair : = = = 9 ; clé exacte. Le principal inconvénient vient du coût du matériel (lecteur-scanner) Indicatif Code attribué Code attribué Chiffre Gencod par Gencod au fabricant par le fabricant à l article de contrôle Ex. 3 Gencod, 13, boulevard Lefebvre, Paris. Avantage de la codification Code date : si 6 mars 1977 = 6597: 6 mars = 65 e jour de l année 97 = 2 derniers chiffres du millésime, le 14 février 1996 = 4596 et le 25 décembre 1997 = si lundi 2 juin 1997 = (code j/ss/aa comme le ticket de métro) = lundi premier jour de la semaine, 2 juin = 23 e semaine de l année les 2 derniers chiffres du millésime, le jeudi 11 septembre = (jeudi = 4 e jour de la semaine, 11 septembre = 37 e semaine, 97 = millésime). Avantages de la codification : gain de place, sécurité (clé de contrôle) 1 objet =1code, aide à la saisie (le nombre de caractères étant réduit) et bien sûr automatisation possible. 14

15 Ex. 4 Ex. 5 Ex. 6 Fichier informatique : nature et type de données En titre : APRO-Cergy, facture, dictionnaire des données. 5 colonnes : N de la rubrique, nom description-rubrique, nature, type, c/c. N rub. Nom description-rubrique Nature Type c/c 1 nom du client sig A 2 prénom du client sig A 3 adresse du client sig AN 4 code postal ville du client sig N 5 ville du client sig A 6 correspondant mvt A 7 code du client sig N 8 facture mvt N 9 date par N/D 10 règlement mvt A 11 échéances mvt N/D 12 code produit sig N 13 désignation sig AN 14 quantité mvt N 15 prix unitaire TTC sig N cal 16 montant TTC mvt N cal 17 total TTC mvt N cal 18 total TVA mvt N cal 19 total net TTC mvt N cal 20 port TTC mvt N cal 21 divers TTC mvt N cal 22 acompte mvt N 23 net à payer mvt N cal Des informations temporaires (mais utiles) ont été considérées comme des données de mouvement. mvt = mouvement A = alphabétique sig = signalétique AN = alphanumérique par = paramètre N = numérique cal = calculée c/c = calculée ou concaténée Le taux de TVA (non apparent) est un paramètre de type numérique. Type de données A = 21/03/97 et B = 01/12/97 Type date A est avant B B A = 255 jours et A + 15 = 05/04/97 Type alphanumérique B est < à A 0 est avant 2 A = 515 et B = 2015 Type numérique A < B (lors d un tri par ordre croissant, A sera placé avant B car 515 est plus petit que 2015). Type alphanumérique B sera placé avant A car le tri se fait caractère par caractère : 2 est plus petit que 5. Saturation d un code à trois chiffres Croissance : 13 % ; a % = accroissement annuel (actuel sans modification) ; n 0 = nombre de clients actuels ; n = nombre de clients futurs ; x = nombre d années n = n 0 (1 + a %) x 15

16 Ex. 7 Il faudra employer un code à 4 chiffres à partir du e client. Ce code sera valable jusqu au e client. Chaque nouveau client reçoit le code du client précédent + 1 (exemple : code client = 2323, code client suivant = 2324 ). n/n 0 = (1 + a %) x (log n)/n 0 = log (1 + a %) x =x log(1 + a %). log décimal [log] Soit : n = 1 000, n 0 = 200, a % = 13 %, x = nbre années. On a : = 200 (1 + 0,13) x 1 000/200 = 1,13 x 5 = 1,13 x log 5 = log 1,13 x =x log(1,13) x = log 5/log 1,13 = 13,18, soit environ 13 ans, 2 mois ; et saturation n = 999 dans 32 ans (log 5 0,69897 ; log 1,13 0, ). Autre méthode x + 1 = 226 clients x + 2 = 255,38 x + 3 = 288,56 x + 4 = 326,09 x + 12 = 866,90 x + 13 = 979,60 x + 13,5 = 1041,33 clients Fichier informatique, structure, descriptif N rub Nom description - rubrique Nature Type c/c 1 code sig N 2 sexe sig A 3 nom sig AN 4 prénom sig A 5 nom de jeune fille sig A 6 nationalité sig A 7 n de SS sig N 8 emploi sit A 9 catégorie sit A 10 qualification sig A 11 échelon sit N 12 coef par N 13 date dernière visite médicale sig N/D 14 date d entrée sig N/D 15 date sortie sig N/D 16 date (ancienneté) mvt N/D cal 17 mode de paiement sig A 18 le (date mise en paiement) sig N 19 payable sur banque sig A 20 type de contrat sit A 21 paye sig A 22 salaire sit n 23 test sur base/smic* sig A 24 nb d heures sig N 25 tx horaire par N 26 nbre de ponts sit N cal 27 né(e) le sig N/D 28 à sig A 29 sit. de famille sit A * Logique. 16

17 N rub Nom description - rubrique Nature Type c/c 30 nbre enfants sit N 31 téléphone sig N 32 adresse sig AN con 33 congés payés (j) année N 1 dus mvt N cal 34 congés payés (j) année N dus mvt N cal 35 congés payés (j) année N 1 pris mvt N cal 36 congés payés (j) année N pris mvt N cal 37 cumul base CP mvt N cal 38 repos compensateur (h) mvt N cal 39 banque sig A 40 code sig N 41 guichet sig N 42 clé sig N 43 compte sig AN 44 titulaire sig A 45 profil sit A 46 convention collective sig AN Ex. 9 Codage et contrôle Attribuer un numéro par article, matière, marque, modèle et type. Famille d article Matière Type 1 Assiette 1 Argent 1 Coupe 2 Bol 2 Cristal 2 Flûte champagne 3 Ménagère 3 Étain 3 Verre cognac 4 Objet décoratif 4 Inox 4 Verre eau 5 Plat 5 Faïence 5 Verre vin blanc 6 Service de table 6 Porcelaine 6 Verre vin rouge 7 Verre 7 Verre 7 Verre porto 8 Verre whisky Modèles par marque Marque 1 Actuel 1 Baccarat 2 Belle Époque 2 Dum 3 Chambord 3 Limoges 4 Régence 4 Saint-Louis 5 Renaissance 5 Sèvres Villeroy et Boch Verres à vin blanc «Actuel» clé Verres à vin rouge «Actuel» clé Verres à eau «Actuel» clé Flûtes «Actuel» clé Verres à cognac «Chambord» clé Verres à whisky «Chambord» clé Verres à whisky «Régence» clé Coupes «Belle Époque» clé Verres à porto «1930» clé (Clé calculée selon la méthode Modulo 10, progression 513.) 17

18 Ex. 9 Ex. 10 Organigramme des données, opérations sur fichier Admission en classe de technicien suoérieur candidat candidat UT1 (1) (2) UT2 (1) (2) (3) [ [ [ [ [ [ [ [ Relévés des notes renseignés par les professeurs Saisie des notes au clavier UT1 calcul de la moyenne de notes par candidat déterminant les admissibilités. MAJ du fichier candidat Édition d'une lettre de convocation à un entretien (1) et d une lettre de refus envoyé au candidat non retenu (2) Relevés des notes d oral renseignés par les professeurs Saisie des notes au clavier UT2 calcul de la moyenne de notes déterminant les admissibilités par le rang. MAJ du fichier candidat Édition d'une feuille de résultat par le proviseur (1), une liste des admis (2) et une liste des candidats en attente (3) Organigramme des données Les opérations subies par le fichier candidat Fichier de distribution des jouets enfants du personnel en foction de l âge et du sexe 1) 2) 3) 4) Fichier admissible (en vrac) Fichier admis (en vrac) Tri par ordre croissant Fichier admis (en ordre) Fichier candidat création traitement Mise à jour Traitement Mise à jour Création Traitement MAJ Éclatement Traitement MAJ Éclatement Tri Fichier candidat en vrac Éclatement sur critère moyenne des notes Fichier admissible Éclatement Fichier refusé (en vrac) Fichier liste d attente (en vrac) Tri par rang croissant Fichier liste d attente (en ordre) Liste des jouets classés par l âge et le sexe de l enfant Fichier du personnel classé alphabétiquement Saisie au clavier des informations Fichier des jouets classés par l âge et le sexe de l enfant Tri par tranches d âge croissant Fichier des jouets classés par âge Tri par sexe, garçon puis fille Fichier des jouets classés par âge et pour chaque tranche d âge par garçon puis fille Éclatement fichier du personnel Fichier du personnel avec enfants de moins de 14 ans Tri des enfants par tranche d âge Fichier du personnel avec enfants de moins de 14 ans classés par âge Tri des enfants par sexe, garçon puis fille Fichier du personnel avec enfants de moins de 14 ans classés par âge et pour chaque âge garçon puis fille Fichier pour la distribution des jouets Éclatement Fichier Distribution non modifié Fichier «étiquettes cadeaux» Analyse Répartition des jouets selon l âge et le sexe des enfants du personnel : 1) liste des jouets ; 2) fichier du personnel. 18

19 Ex. 11 Résultats à obtenir (fichier pour la distribution des jouets) : 0-1 an garçon : éléphant en peluche - liste du personnel concerné ; 0-1 an fille : lapin en peluche - liste du personnel concerné ; 1-2 ans garçon : chat en peluche - liste du personnel concerné Organigramme des données Fichier distribution des jouets aux enfants du personnel en fonction de l âge et du sexe. Fichier informatique Structure fichier des adhérents - club d escrime Fichier : ADHECRIM Volume : caractères (300 enregistrements) Accès* : direct Clé primaire : numéro de licence Clé secondaire : nom de l adhérent Nature : permanent N Rubrique Nom Nombre du du de Type Nature* champ champ caractères 1 N licence adhérent NUMLIC 4 N sig 2 Nom de l adhérent NOMADH 25 A sig 3 Prénom de l adhérent PRENADH 20 A sig 4 Date de naissance de l adhérent DAT_NAIS 8 N (date) sig 5 Sexe de l adhérent SEXADH 1 A sig 6 Adresse de l adhérent ADRADH 30 AN sig 7 Code postal de l adhérent CPADH 5 N sig 8 Ville de l adhérent VILLEADH 20 A sig 9 N de téléphone de l adhérent TELADH 14 N sig 10 N de télécopie de l adhérent FAXADH 14 N sig 11 Discipline de l adhérent DISCI 7 A sig 12 Catégorie de l adhérent CAT 7 A sit 13 Statut de l adhérent STAT 11 A sit 14 Année 1 re adhésion ANN_ADH1 2 N (date) sig 15 Année adhésion ANN_ADH 2 N (date) sig 16 Nom assurance de l adhérent NOMASS 20 A sit 17 N assurance de l adhérent NUMASS 10 AN sit Dans le cas d un fichier unique adhérents (nom de fichier: ADHÉRENT) Fichier : ADHECRIM Volume : caractères (300 enregistrements) Accès* : direct Clé primaire : numéro de licence Clé secondaire : nom de l adhérent Nature : permanent N Rubrique Nom Nombre du du de Type Nature* champ champ caractères 18 N de l adhérent NUM_ADH 4 N sig 19 Nom du sport pratiqué par l adhérent NOMSPORT 15 A sig 20 N du sport pratiqué par l adhérent NUMSPORT 2 N sig * Enregistrement sur disque dur 19

20 Note d étude SERVICE DES SPORTS A:M. Leroy De : assistant de gestion Le : date du jour Objet : fichier adhérents - Club d escrime NOTE D ÉTUDE 1. Introduction Rappel de l objet : «informatisation de la gestion administrative des adhérents (première étape : le club d escrime)», et de la date de la demande. 2. Développement a) Proposition de structure (cf. tableaux ci-dessus) : dans l hypothèse un fichier = un club (escrime, tennis ), nom du fichier : ADHÉRENT DU CLUB D ESCRIME [ADHESCRIM], clé primaire indexée sur le numéro de licence (un numéro de licence = 1 sportif et un seul), taille totale : caractères (200 caractères par enregistrement pour actuellement 300 adhérents) ; dans l hypothèse un fichier unique «adhérent» regroupant tous les adhérents, nom du fichier : ADHÉRENT DU SERVICE DES SPORTS [ADHSPORT], rubriques supplémentaires : numéro de l adhérent (n 18), nom du sport pratiqué par l adhérent (n 19), numéro du sport pratiqué par l adhérent (n 20), clé primaire indexée sur le numéro de l adhérent, taille totale : 221 nombre d adhérents (221 caractères par enregistrement). Il faut aussi créer un fichier «SPORT». b) Fichiers à créer : «PROFESSEUR», «STATUT», «CHALLENGE». Espoir d avoir répondu à la demande. Se tenir à disposition. Signature 20

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