DOSSIER DE PARTICIPATION 2O15

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1 UTRAM BLAISE TASSOU ETC DE L ANNÉE 2014 UTRAM UTRAM BLAISE TASSOU ETC co-organisé par : partenaires institutionnels des trophées

2 LES TROPHÉES DE L ÉVÉNEMENT Temps fort de Heavent Meetings, LES TROPHEES DE L EVENEMENT, co-organisés par HEAVENT MEETINGS et LE GROUPE EVENEMENT S, sont reconduits cette année sous une nouvelle dimension incluant des évolutions attendues par la filière. Ces Trophées récompenseront les meilleurs événements de l année 2014 et intégreront également les Trophées des Personnalités qui prendront pour cette édition la forme de deux prix. Pour cette 9ème édition, le mode de sélection des événements et le processus de choix des opérations récompensées comporteront quatre étapes : 1/ Envoi des dossiers de candidature par les entreprises, agences, organisateurs de salons et congrès, lieux, hôtels et prestataires concernés par la catégorie choisie et ayant organisé un événement au cours de l année 2014 (entre le 1 er janvier 2014 et le 31 décembre 2014). 2/ Les associations partenaires, Heavent et le Groupe EvénementIsI, sélectionnent pour chacune des catégories 3 à 5 dossiers qu ils jugent remarquables. 3/ Pour chaque dossier retenu, les candidats seront invités à présenter et à défendre leur projet devant le jury le jeudi 26 mars 2015 à Cannes. Les présentations se tiendront dans la matinée et seront suivies d une séance de délibération du jury qui votera pour élire les lauréats à hauteur de 60%. 4/ La cérémonie de remise des Trophées aura lieu le jour même, jeudi 26 mars 2015, au Palais des Festivals et des Congrès de Cannes dans le grand auditorium. Cette année les Trophées de l Evénement iront au-delà d une remise de prix classique avec : - une présentation «live» des projets nominés, - un vote interactif du public, invité à la soirée, à hauteur des 40% restants. Nous vous invitons à découvrir plus de renseignements dans le dossier ci-après et nous nous réjouissons de vous retrouver parmi les participants à cette remise de prix importante pour notre secteur. A très bientôt Romuald GADRAT Muriel CHAPUIS Christine DUMARCET Président de TARSUS FRANCE / Directrice de la rédaction Responsable Trophées HEAVENT MEETINGS Le Groupe EVENEMENT S HEAVENT MEETINGS 2

3 QUI PEUT SE PRÉSENTER? Toute entreprise, agence, organisateur de salons et congrès, lieu, hôtel et prestataire ayant produit en 2014 un événement susceptible d entrer dans une des catégories mentionnées ci-dessous. Le jury est composé de professionnels ayant un poste de Directeur/Responsable de Communication Evénementielle, d opérateurs de marché ainsi que de représentants d institutions/associations et des deux organisateurs. Il se prononce sur une sélection d environ 3 à 5 dossiers par catégorie, qui auront été au préalable sélectionnés par un pré-jury parmi tous les dossiers de candidature. Chaque dossier sera présenté au jury lors d une intervention orale illustrée d un montage vidéo ou photos de l événement en question. Le jury peut décider librement de récompenser ou non certaines catégories en fonction de la qualité des dossiers présentés, d attribuer un prix ex-aequo dans une catégorie. Il peut aussi changer un dossier de catégorie voire en créer une nouvelle. Bien évidemment, les membres du jury qui appartiendraient à une entreprise, agence, organisateur de salons et congrès, lieu, hôtel et prestataire présentant un dossier s abstiendraient de voter dans la catégorie concernée. LES CATÉGORIES NÉCESSITANT UN DOSSIER EVENEMENT EXCEPTIONNEL Les agences sont invitées à présenter un dossier afin d être récompensées avec l annonceur dans cette catégorie. EVENEMENT GRAND PUBLIC Les agences sont invitées à présenter un dossier afin d être récompensées avec l annonceur dans cette catégorie. EVENEMENT INTERNE Les agences sont invitées à présenter un dossier afin d être récompensées avec l annonceur dans cette catégorie. DISPOSITIF EVENEMENTIEL Les agences sont invitées à présenter un dossier afin d être récompensées avec l annonceur dans cette catégorie SOIREE EVENEMENTIELLE Les agences et les annonceurs sont invités à présenter un dossier afin d être récompensés dans cette catégorie. SEMINAIRE/INCENTIVE EVENEMENTIEL Les agences, les annonceurs et les hôtels sont invités à présenter un dossier afin d être récompensés ainsi que leur clients dans cette catégorie. SALON ET CONGRES A DIMENSION EVENEMENTIELLE Les organisateurs de salons et de congrès sont invités à présenter un dossier afin d être récompensés dans cette catégorie. RECEPTION EVENEMENTIELLE Les traiteurs et lieux sont invités à présenter un dossier afin d être récompensés ainsi que leurs clients dans cette catégorie. DECOR EVENEMENTIEL Les entreprises de décoration ou d aménagement sont invitées à présenter un dossier afin d être récompensées ainsi que leurs clients dans cette catégorie. DISPOSITIF TECHNIQUE EVENEMENTIEL Les prestataires techniques sont invités à présenter un dossier afin d être récompensés ainsi que leurs clients dans cette catégorie. 3

4 LES CATÉGORIES NE NÉCESSITANT PAS DE DOSSIER La Personnalité de l Année dans la catégorie CONCEPTION, CRÉATION ET SCÉNOGRAPHIE. La Personnalité de l Année dans la catégorie PRODUCTION, ORGANISATION ET RÉALISATION. Les deux Coups de Coeur du Jury : L EVÉNEMENT LE PLUS ORIGINAL (créativité) L EVÉNEMENT LE PLUS EFFICACE (ROI) LES CRITÈRES DE NOTATION Pour chaque dossier, le jury s attachera à juger la pertinence au regard de la problématique de communication, de la réponse mise en œuvre par l agence, de la créativité et de la qualité de l événement mais aussi de ses retombées. CLÔTURE DES INSCRIPTIONS ET REMISE DES ÉLÉMENTS Les dossiers de candidature doivent parvenir à l organisateur au plus tard le 30 janvier Chaque candidat ne peut présenter plus de 3 dossiers quelle que soit la catégorie. PROMOTION DES RÉSULTATS Les résultats seront dévoilés le jeudi 26 mars 2015 à Cannes, lors de la cérémonie de remise des Trophées réunissant les Top acheteurs et les participants de Heavent Meetings. Le palmarès sera mentionné sur : tous les communiqués de presse post événement qui seront transmis à la presse professionnelle, le site web de Heavent Meetings, le site web et la Newsletter de Groupe Evénement(s), un ing envoyé à plus de contacts des salons Heavent Paris et Heavent Meetings. 4

5 DROITS D INSCRIPTION Pour les non exposants Heavent Meetings : Un droit d inscription d un montant de 400 HT (soit 480 TTC) permettant la présentation d un dossier est demandé, auquel s ajoute 70 HT (soit 84 TTC) par dossier supplémentaire (limité à 3 dossiers maximum). Pour les exposants Heavent Meetings : Gratuit. A noter que les frais d avion aller-retour (au départ de Paris uniquement) ainsi que deux nuits d hôtel à Cannes (les 25 et 26 mars) sont pris en charge par l organisation uniquement pour les nominés (2 personnes par dossier) qui auront été présélectionnés par le pré-jury et qui participeront donc au vote final à Cannes. DOSSIER D INSCRIPTION A RENVOYER AVANT LE 30 JANVIER 2015 Un dossier complet doit comporter impérativement : votre règlement par chèque à l ordre de TARSUS FRANCE (pour les non exposants Heavent Meetings) Et pour chaque événement présenté, il est impératif de fournir : le formulaire d inscription ci-après (page 6) dactylographié sur papier libre vos réponses aux questions ci-après (page 7 et 8) un montage photos ou vidéo (cf ci-dessous) MONTAGE PHOTOS OU VIDEO : de 2 minutes maximum Formats vidéo acceptés : Fichier «.mpeg 2 HD 25mbit/s» en progressif ou «H264» sur CD ou clef USB pour PC. Ne pas faire apparaître le logo de l agence sur les vidéos. Format photo accepté : En «.jpeg» ou «.png» haute résolution. En cas de nomination, ces éléments serviront à la projection devant le jury lors de la cérémonie de remise des prix. TOUT DOCUMENT HORS FORMAT SERA REFUSÉ Tarsus décline toute responsabilité en cas de vol ou détérioration des éléments présentés. Tous les éléments de participation non réclamés avant le 30 avril 2015 ne seront pas conservés. RENSEIGNEMENTS ET ENVOI DES ÉLÉMENTS Fatima BAROUN - Tél : Site internet : Mention obligatoire sur chaque envoi : TROPHEES DE L EVENEMENT A l attention de Fatima Baroun TARSUS FRANCE Tour Ventôse - 2 rue des Bourets Suresnes 5

6 FORMULAIRE D INSCRIPTION Merci de dactylographier les informations ci-dessous NOM DE L EVENEMENT : CATEGORIE : DATE ET LIEU DE L EVENEMENT : SOCIETE PRESENTANT L EVENEMENT : entreprise agence organisateur de salons ou congrès lieu hôtel prestataire ÊTES-VOUS EXPOSANT SUR HEAVENT MEETINGS 2015? OUI NON Adresse : Téléphone : Responsable du dossier présenté : Fonction : Tél : Je reconnais avoir pris connaissance des conditions de participation. SIGNATURE DU RESPONSABLE CACHET DE LA SOCIETE 6

7 QUESTIONNAIRE Selon la catégorie choisie merci de répondre aux questions suivantes sur papier libre dactylographié. Vos réponses doivent être succinctes (5 lignes maxi par réponse). EVENEMENT EXCEPTIONNEL - EVENEMENT GRAND PUBLIC - EVENEMENT INTERNE - DISPOSITIF EVENEMENTIEL - SOIREE EVENEMENTIELLE 1/ Dans quelle stratégie de communication de l'entreprise cet événement s'inscrit-il? 2/ Quels étaient les objectifs et cibles de l'événement? 3/ Comment l'agence a-t-elle été choisie? 4/ Brief de l'annonceur et réponse de l'agence 5/ Présentation de l'événement 6/ Caractéristiques ou spécificités de l'événement 7/ Quel est le nom de la personne qui a crée l événement? 8/ Quel est le nom de la personne en charge de la réalisation de l événement? 9/ Cet événement a-t-il fait l'objet d'une communication (interne, externe, média, etc. ) et d'un volet digital? SEMINAIRE / INCENTIVE EVENEMENTIEL 1/ Dans quelle stratégie de communication de l'entreprise cet événement s'inscrit-il? 2/ Quels étaient les objectifs et cibles de l'événement? 3/ Une agence est-elle intervenue? 4/ Qui a choisi le lieu ou la destination? 5/ Présentation de l'événement 6/ Caractéristiques ou spécificités du lieu ou de la destination 7/ Quel est le nom de la personne qui a crée l événement? 8/ Quel est le nom de la personne en charge de la réalisation de l événement? 9/ Cet événement a-t-il fait l'objet d'une communication (interne, externe, média, etc. ) et d'un volet digital? 11/ Quel était le client? SALON ET CONGRES A DIMENSION EVENEMENTIELLE 1/ Présentation du salon ou congrès 2/ Renseignements historiques et - suivant salon ou congrès - : nombre et profil des participants, nombre et profil des exposants, idem visiteurs 3/ Thématique et particularités de cette édition 4/ En quoi ce salon ou ce congrès avait-il une dimension événementielle? 5/ Une agence est-elle intervenue? 6/ Dispositif média de ce salon ou congrès et volet digital 7/ Quel est le nom de la personne qui a crée le salon ou congrès? 8/ Quel est le nom de la personne en charge de la réalisation du salon ou congrès? 9/ Quel a été le suivi post salon ou congrès? 7

8 QUESTIONNAIRE Selon la catégorie choisie merci de répondre aux questions suivantes sur papier libre dactylographié. Vos réponses doivent être succinctes (5 lignes maxi par réponse). RECEPTION EVENEMENTIELLE 1/ Dans quelle stratégie de communication de l entreprise cet événement s inscrit-il? 2/ Quels étaient les objectifs et cibles de l événement? 3/ Comment l agence et/ou traiteur ont-ils été choisis? 4/ Brief de l annonceur et réponse de l agence et/ou traiteur 5/ Présentation de l événement 6/ Caractéristiques ou spécificités de l événement 7/ Quel est le nom de la personne qui a crée l événement? 8/ Quel est le nom de la personne en charge de la réalisation de l événement? 9/ Cet événement a-t-il fait l objet d une communication (interne, externe, média, etc. ) et d un volet digital? DECOR EVENEMENTIEL 1/ Dans quelle stratégie de communication de l entreprise ce décor s inscrit-il? 2/ Quels étaient les objectifs et cibles de l événement? 3/ Comment ont été choisis les prestataires décor? 4/ Présentation du décor 5/ Caractéristiques ou spécificités du décor mis en place 6/ Cet événement a-t-il fait l objet d une communication (interne, externe, média, etc. ) et d un volet digital? 7/ Quel est le nom de la personne qui a crée ce décor? 8/ Quel est le nom de la personne en charge de la réalisation de ce décor? 9/ Quelles ont-été les retombées? 10/ Quel était le client? DISPOSITIF TECHNIQUE EVENEMENTIEL 1/ Dans quelle stratégie de communication de l entreprise cet événement s inscrit-il? 2/ Quels étaient les objectifs et cibles de l événement? 3/ Comment avez-vous été choisi? 4/ Quel était le brief technique et votre réponse? 5/ Présentation de l événement 6/ Caractéristiques ou spécificités techniques mises en œuvre 7/ Quel est le nom de la personne qui a crée l événement? 8/ Quel est le nom de la personne en charge de la réalisation de l événement? 9/ Cet événement a-t-il fait l objet d une communication (interne, externe, média, etc. ) et d un volet digital? 11/ Quel était le client? 8

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