La charte contribue à la diminution des conflits et oriente les efforts des employés vers les missions et les objectifs de l organisation.

Transcription

1 Une charte de fonctionnement vient pour le renforcement de l esprit d équipe et constitue un outil clef pour sa consolidation. Dans un organisme petit ou grand, le fait que la charte soit élaborée par l ensemble des employés de l organisation contribuera à l amélioration de la relation entre les clients internes et externes, et à l amélioration de la qualité des services et produits. La charte contribue à la diminution des conflits et oriente les efforts des employés vers les missions et les objectifs de l organisation. Rôle et responsabilité Rôle de la Direction La Direction est la première concernée par la mise en place d une charte. Elle doit déclarer son engagement, œuvrer et collaborer pour son élaboration. Rôle des cadres de l organisme Tous les employés de l organisme doivent collaborer pour définir les axes de la charte et participer à son élaboration. Leur implication facilitera leur engagement. Cas des petits organismes il est recommandé que tous les membres de l entreprise participent à l élaboration de la charte. Cas des grands organismes Du fait du grand nombre d employés, il est recommandé que seuls les responsables et les cadres supérieurs contribuent à l élaboration de la charte tous en veillant à intégrer les remarques de l ensemble des

2 employés lors de la phase de validation afin de s assurer de l engagement de la totalité de l organisme. Comment élaborer une charte? Elaborer un questionnaire pour l identification des opportunités d amélioration. Vous pouvez adapter ou utiliser l exemple suivant : En quelques lignes, pourriez- vous définir la mission, et les objectifs de votre organisme? Quelles sont d après votre expérience les meilleures pratiques qui ont contribué à l amélioration de la qualité du travail dans les domaines suivants? - La coordination - Le système d évaluation - La communication - La formation du personnel - Les performances - Les conditions de travail Quels sont, d après vous, les points faibles de l organisation du travail dans votre organisme? Quels sont d après vous les problèmes fonctionnels qui pourraient être à l origine d une mauvaise qualité de travail dans votre organisme? Votre organisme dispose t il d une stratégie pour améliorer la qualité de travail? Le personnel de l organisme, est il informé sur les principaux éléments de cette stratégie?

3 Quelles sont vos priorités quant à l amélioration continue de la qualité du travail effectué par votre organisme? Quelles sont vos perspectives d avenir? Synthétisez les réponses par axes la coordination Le système d information et de gestion les performances les conditions de travail La formation du personnel La communication Préalables Problèmes soulevés Propositions d amélioration Rédiger et valider la charte par votre personnel en vue d un engagement collectif pour l amélioration de la qualité. Elaborer des indicateurs de suivi la charte est soumise à des révisions et à des adaptations avec le temps. Pour cette raison il est fondamental de penser à des indicateurs de suivi et d évaluation du respect de la charte. A titre d exemple on peut prendre comme :

4 Indicateurs : - le nombre de réunions de coordination. - la circulation de l information. - Le taux d absence et du retard - L évolution des conflits dans l organisme - Le suivi de l application des décisions Exemple d une charte pour un petit organisme Nous, employés de l entreprise x, considérons que notre action doit être guidée par la mission et la vision de notre organisme. Nous nous engageons à respecter strictement les principes de la présente charte MISSION : Notre organisme a pour mission de :.. Vision : La vision de l organisme.. De ce fait, nous nous engageons par la présente charte à se joindre à ces valeurs et à promouvoir les principes suivant : 1. Une réunion de coordination tous les vendredis à 8h 30mn ; 2. Le respect des horaires des réunions ( ponctualité) 3. La rédaction du compte rendu des réunions sera diffusée dans les 48 heurs qui suivent ; 4. Travailler par dossier et par équipe ; 5. Toute absence doit être justifiée et communiquée ; 6. La présence des deux tiers justifie la tenue de la réunion ; 7. Le responsable du dossier doit organiser et animer la séance relative à la discussion de son dossier, y compris la recherche bibliographique ; 8. Chaque dossier est géré par deux personnes dont une est responsable ; 9. Le responsable du dossier doit assurer son archivage et la facilité d accès ; 10. Le secrétariat est chargé de la gestion des documents d information ; 11. La rétro information du courrier doit être faite au responsable premier de ce courrier ; 12. Chacun est responsable du suivi actif de son courrier

5 Exemple d une charte pour un grand organisme Nous, employés de l organisme x, considérons que notre action doit être guidée par la mission et la vision de notre organisme. Nous nous engageons à respecter strictement les principes de la présente charte. MISSION : Notre organisme a pour mission de :.. Vision : La vision de l organisme.. De ce fait, nous nous engageons par la présente charte à se joindre à ces valeurs et à promouvoir les principes suivant : Les actions sont centrées sur les ressources humaines au lieu d être orientée s sur les tâches 1. Les besoins en matière de formation, d encadrement et d assistance technique sont assurés pour les différentes catégories de personnel. 2. Le matériel et l équipement requis pour l accomplissement des taches sont mis à la disposition du personnel selon les besoins requis pour l accomplissement des activités planifiées 3. Le personnel utilise les moyens matériels de manière responsable et rationnelle 4. Les tâches et les attributions sont clairement définies et respectent l adéquation profil-tache 5. La culture de la responsabilité individuelle envers la mission de l institution est développée 6. La responsabilité est déléguée pour l exécution des taches répétitives et faciles à superviser. 7. Les rapports responsables personnels sont fondés sur le principe de l adhésion libre et aucunement sur un rapport de subordination. 8. Des formules adéquates, personnalisées, et équitables sont adoptées pour l évaluation et l octroi des stages de perfectionnement. 9. Le personnel concerné est impliqué dans le processus de réflexion, de planification, et de prise de décision. 10. Les responsables encouragent la prise d initiatives par le personnel dans le cadre des initiatives qui leur sont confiées et garantissent le feed-back sur les résultats de l effort investi. 11. La créativ ité et la critique objective sont encouragées. 12. la tolérance et l acceptation des différences de conviction et de point de vue sont admises 13. La coordination est assurée entre les différentes entités pour optimiser l utilisation des ressources et pour éviter le double emplois. 14. Des réunions et des rencontres périodiques sont organisées pour créer un espace de dialogue, de concertation et pour promouvoir un esprit d équipe. 15. Les circuits et les flux d information sont normalisés entre les différents niveaux 16. La diffusion horizontale de l information est assurée 17. L information est diffusée au temps opportun et sous une forme fiable, actualisée, et facilement compréhensible. 18. Les bonnes pratiques de communication inter-personnelle sont adoptées par l ensemble du personnel pour une meilleure compréhension mutuelle permettant d augmenter l efficacité du travail et l aboutissement aux résultats escomptés. 19. Les bonnes pratiques et le respect des autres et de la réglementation en vigueur sont assurés. 20. L hygiène dans les locaux est assurée et sauvegardée par l ensemble du personnel. 21. Les locaux sont répartis selon les besoins de la fonctionnalité des différentes entités et l ensemble du personnel est appelé à respecter l esthétique du milieu de travail. 22. L approche de travail est appelée à être constamment actualisée sur la base des besoins et de nouvelles exigences. 23. Un système adéquat de suivi et d évaluation, basé sur des indicateurs de réalisation objectivement vérifiables est adapté pour les différentes entités en vue de proposer les actions et mesures de dépassement des contraintes