REGLEMENT FINANCIER FFCV- Règlement Financier validé à l assemblée générale du 12/12/04 page 1 sur 14

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1 REGLEMENT FINANCIER page 1 sur 14

2 Article 1 - Objet Le Règlement Financier est établit conformément aux directives du Ministère chargé des Sports et à l article 107 du Règlement Intérieur de la FFCV En complément des dispositions décrites dans les statuts et le règlement intérieur de la FFCV, il a pour objet de définir l organisation comptable et financière mise en œuvre par la Fédération Française de Char à Voile à Voile. TITRE I L organisation comptable et financière Article 2 - Composition du Service comptable de la FFCV La comptabilité est en partie externalisée vers un cabinet comptable. En interne, le service comptable de la FFCV est placé sous la responsabilité du Trésorier fédéral. Article 3 - Répartition des responsabilités et tâches respectives Art Rôle et fonctions du Trésorier Le Trésorier est le responsable des finances de la FFCV. Il est l interface entre le cabinet comptable et les instances dirigeantes fédérales. Il étudie la faisabilité au plan financier des projets envisagés par les instances fédérales et prépare le budget prévisionnel conformément aux orientations de la politique fédérale. Il contrôle les engagements de dépenses et rend compte régulièrement au Bureau Directeur et au Comité Directeur de la situation financière de la Fédération. Art Rôle du cabinet comptable Le cabinet comptable élabore les comptes d exploitation et les bilans, il a en charge la paye des salariés, et l ensemble des déclarations sociales et fiscales. Art Rôle et fonctions du Responsable Administratif Le Responsable Administratif s assure du bon fonctionnement du service comptable. Il assure le suivi de la boutique fédérale. Article 4 - Unicité des documents comptables selon les services La FFCV n est pas organisée en services actuellement. Article 5 - Procédures comptables et financières écrites et regroupées dans un document publié Art. 5.1 relatif aux charges page 2 sur 14

3 Les factures sont acceptées et visées par le Trésorier fédéral. Les remboursements de frais sont effectués à partir d un formulaire répertorié, accompagné des justificatifs. Ils sont signés par les Responsables de commission ou par le Président. (voir annexe 1 du présent règlement) Avant la passation d une commande il est nécessaire d obtenir la validation du Président ou du Trésorier fédéral. Art. 5.2 relatif aux créances Les créances non perçues font l objet de trois relances avant mise en contentieux. TITRE II La construction du budget Article 6 - Installation d une commission financière (composition, missions ) Art. 6.1 composition La commission est composée du Trésorier fédéral qui en assure de droit la présidence et de 2 membres désignés par le Comité Directeur sur proposition du Président de la FFCV. Le personnel salarié du service comptabilité peut assister aux réunions, à la demande du Trésorier fédéral. Art. 6.2 missions La Commission Fédérale Financière intervient dans le cadre du présent Règlement financier. Entre autre : elle collabore à la préparation du budget prévisionnel et de la convention d objectifs. elle peut à la demande du Comité Directeur établir des analyses liées a la gestion financière de la FFCV, elle étudie en liaison avec les commissions fédérales intéressées l aspect financier de leur domaine. Article 7 - Règles relatives au travail de construction budgétaire (voir annexe 2 du présent règlement) Article 8 - Règle d estimation des recettes Les recettes sont estimées selon les modalités suivantes : a) Licences : En fonction du prix de vente des licences fixé par l Assemblée Générale et de l estimation du nombre à partir du traitement statistique. b) Cotisations : Selon le montant des cotisations validé par l Assemblée Générale. page 3 sur 14

4 c) Subventions ministérielles : En fonction de la Convention d Objectifs pluriannuelle. d) Partenariat : Selon les contrats de partenariat négociés. Article 9 - Règle d estimation des dépenses Les dépenses sont estimées selon les projets et les coûts de fonctionnement. Article 10 - Structure du budget Le budget est établi selon le plan comptable des associations. Article 11 - Date de clôture des comptes La date de clôture des comptes pour chaque exercice est fixée au 30 juin, coïncidant avec la fin de l année sportive. TITRE III Tenue de la comptabilité Article 12 - Comptabilité d engagement La comptabilité d engagement est suivie par le Trésorier fédéral, qui en assure la gestion à l aide des pièces comptables, des tableaux de bord et des prévisions de trésorerie établies sur 6 mois glissant. Article 13 - Comptabilité analytique La FFCV a mis en place une comptabilité analytique, qui est assurée par le service comptable fédéral sous la responsabilité du trésorier. Article 14 - Documents comptables et financiers La comptabilité est tenue à l aide d un logiciel spécifique qui permet l interface avec le cabinet comptable, à partir des pièces codifiées. Article 15 - Organisation des classements des pièces comptables Les pièces comptables sont classées par mois. TITRE IV Règles d engagement des dépenses Chapitre 1- Les autorisations Article 16 - Niveaux de décision et de compétences pour l engagement des dépenses page 4 sur 14

5 Sur proposition du Bureau Directeur ou des commissions fédérales, le Comité Directeur valide le choix résultant d appel d offre. Le Bureau Directeur décide des dépenses de fonctionnement et de gestion courante, avec l aval du Président et du Trésorier fédéral. Article 17 - Règles de délégation de signature, et de la nature et des montants maximum autorisés Conformément à l article 18 des statuts de la FFCV, le Président peut déléguer certaines de ses attributions à une ou plusieurs personnes qu il nommera expressément à cet effet, dans les conditions fixées à par le Règlement Intérieur. Conformément à l article 108 du Règlement Intérieur de la FFCV, le Comité Directeur désigne les personnes habilitées à faire fonctionner les comptes de la FFCV, en sus du Président et du Trésorier. Article 18 - Double signature Sans objet actuellement Chapitre 2- Les paiements Article 19 Règles générale Tout paiement doit obligatoirement faire l objet de justificatifs signés par la ou les personnes habilitées. Article 20 Modes de paiements Art Les paiements en espèces En cas d urgence, une caisse est à la disposition du Responsable Administratif, avec tenue d un livre de caisse dans les conditions définies à l article précédent Art Les cartes bancaires FFCV Le Trésorier ainsi que le Président peuvent bénéficier d une «carte de crédit fédérale». Article 21 Frais de missions Art Règles relatives aux remboursements L ensemble des règles relatives aux frais (frais de déplacement, frais de représentation etc.) engagés par toute personne pour l accomplissement d une mission fédérale, est précisé à l annexe 1 du présent règlement. Art Règles relatives aux avances sur frais de mission Une avance sur frais de mission peut exceptionnellement être accordée, sur les déplacements internationaux, à partir d un budget prévisionnel accepté par le Bureau Directeur. Chapitre 3- Les contrats Article 22 Mode de passation des contrats et des marchés page 5 sur 14

6 Les contrats et marchés engageant la fédération ne peuvent être signés par le Président, ou toute personne qu il aura dûment mandaté à cet effet, après approbation du Comité Directeur Les contrats liés aux baux de location, aux acquisitions, aux échanges et aux aliénations sont de la compétence de l Assemblée Générale, conformément à l article 10 des statuts de la FFCV, ils ne peuvent être signés que par le Président de la FFCV. Article 23 - Procédures de mise en concurrence En fonction de l importance du contrat ou du marché à passer la FFCV peut faire appel à la concurrence en lançant un appel d offre ou une consultation, qui peut être accompagné d un cahier des charges validé par le Comité Directeur. TITRE V La gestion matérielle Article 24 Achat ou location de matériel Dans le cadre du fonctionnement fédéral, tout achat ou location de matériel pour le compte de le FFCV doit obligatoirement avoir été autorisé par le Bureau Directeur. Pour ce qui est des locations annuelles de véhicules l autorisation est de la compétence du Comité Directeur. Article 25 Etablissement d un inventaire et procédures Un inventaire est réalisé par le service comptable à la clôture de chaque exercice. Outre la quantité, cet inventaire doit mentionner les références du matériel. Chaque détenteur de matériel reçoit, pour approbation et vérification, la liste du matériel dont il a la responsabilité. Il doit avertir le service comptable de tout transfert définitif vers une autre personne. Article 26 - Règles d amortissements Les règles générales d amortissement sont appliquées par le cabinet comptable. Article 27 - Vente de matériel et mise au rebus L autorisation de vente de matériel fédéral doit être soumis à l approbation du Bureau Directeur. L acte de vente est signé du Trésorier. La mise au rebus d un matériel est soumise à l approbation du Bureau Directeur. La vente et la mise au rebus sont consignées dans un registre spécial signé, à la clôture de chaque exercice comptable par le Trésorier. Article 28 - Mise à disposition de matériel Du matériel peut être mis à la disposition personnelle des élus, après que le Bureau Directeur ait donné son autorisation. Elle fait l objet d une convention signée du bénéficiaire et du Trésorier. page 6 sur 14

7 Elle est portée à la connaissance du commissaire aux comptes et est citée à l Assemblée Générale. TITRE VI L information et le contrôle Chapitre 1 - information et contrôle externe Article 29 - Désignation d un commissaire aux comptes En application de l article 34 du règlement Intérieur de la FFCV, les comptes sont vérifiés annuellement par un commissaire aux comptes. Article 30 - Recours à un expert comptable et définition du rythme des rencontres La FFCV a recours aux services d un cabinet comptable. Les rencontres ont lieu chaque fois que nécessaire, et à minima 3 fois par an. Article 31 - Présentation à l AG d un rapport sur les procédures internes de contrôle Voir article 29 ci-dessus. Article 32 - Contrôle des organismes liés Sans objet actuellement. Article 33 - Contrôle des structures déconcentrées La FFCV ne procède pas à de contrôles budgétaires et financiers de ses structures déconcentrées. Chapitre 2- information et contrôle interne Article 34 - Tableaux de bord Des tableaux de bords sont établis par le service comptable, comprenant les budgets alloués, les montant engagés, et les écarts. Ils sont diffusés lors des réunions du bureau et du comité directeur. Article 35 - Editions périodiques des situations budgétaires Les situations budgétaires sont éditées et diffusées en même temps que les tableaux de bord. Article 36 - Procédure spécifique en cas de dépassement de lignes budgétaires page 7 sur 14

8 En cas de dépassement, des mesures correctives sont mises en place par le bureau et le comité directeur. Article 37 - Nomination de vérificateurs internes La FFCV ayant recours aux services d un commissaire aux comptes cet article est sans objet. page 8 sur 14

9 ANNEXES Les annexes font partie intégrante et indissociable du présent règlement Annexe 1 : Règlement relatif aux remboursements des frais de déplacement. Annexe 2 : Règles relatives au travail de construction budgétaire Annexe 3 : Convention de mise à disposition de matériel page 9 sur 14

10 Annexe 1 Règlement relatif aux remboursements des frais de déplacement Article 1 - Objet Dans le cadre des missions de la FFCV, et de son fonctionnement, les responsables fédéraux (élus et permanents) sont amenés à se déplacer ou à engager des frais. Article 2 - Règles générales Chaque personne concernée par une mission s efforce d optimiser les frais liés à cette mission. Les règles s'appliquent à l ensemble des personnes missionnées par la FFCV. Dans le cadre de leur fonction, les membres du Bureau Directeur reçoivent une délégation permanente pour se rendre au siège fédéral chaque fois que nécessaire. Article 3 - Modalités d application pour les réunions Toute organisation, convocation et choix des participants sont laissés à l appréciation du responsable de la mission. Art. 3.1 Transports Le remboursement des frais de transport s entend du domicile personnel de l intéressé au lieu où se tient la réunion. Il est expressément demandé aux membres d une même mission de se regrouper afin de minimiser les coûts de déplacements. Différents moyens de transport peuvent être utilisés au cours d une même mission. a) Le train Pour tous les déplacements, le train est privilégié et utilisé autant que faire se peut. Les remboursements sont effectués sur la base d un billet SNCF 2 ème classe. En cas de déplacements fréquents, il est recommandé de prendre une carte à tarif préférentiel ou d abonnement SNCF, après accord du Trésorier. b) Les véhicules personnels Pour tous déplacements nécessitant l utilisation d un véhicule personnel, le remboursement s effectue sur la base d une indemnité kilométrique fixée par le Comité Directeur, notamment pour le trajet entre le domicile habituel et la gare SNCF la plus proche. Si l utilisation d un véhicule résulte d un choix personnel, les remboursements sont effectués sur la base du tarif SNCF 2 ème classe. page 10 sur 14

11 Les dépenses de péage et de stationnement sont remboursées sur pièces justificatives. c) Les véhicules de location Les frais d utilisation d un véhicule de location sont remboursés par la FFCV dans le mesure ou son utilisation s avère être plus économique que les autres modes de transport, ou rendue nécessaire par la mission (minibus et utilitaires par exemple). Si la FFCV a contractualisé un partenariat avec un loueur, il est prioritairement fait appel à ses services après comparaison des tarifs. d) L avion Le voyage en avion reste exceptionnel. Il est soumis à autorisation préalable du Président. Art. 3.2 Hébergement L hébergement ne peut être décidé que par le Président ou un responsable de commission selon un barème fixé par le Comité Directeur. Art. 3.3 Restauration La restauration des participants ne peut être décidé que par le Président ou un responsable de commission. Les frais de restaurations sont remboursés sur présentation de facture. Ils sont plafonnés selon un barème fixé par le Comité Directeur. Art. 3.4 Cas particuliers Pour les assemblées générales, hormis les frais de déplacement des membres du Bureau Directeur, des responsables de commission et des personnes invitées par le Président, il ne sera procédé à aucun remboursement. Article 4 - Modalités d application pour les permanents Art. 4.1 CTN Le CTN est assimilé à un responsable de commission. Art. 4.2 Personnel administratif et technique Les règles générales s appliquent au personnel administratif et technique. Article 5 - Dispositions diverses Art. 5.1 Déplacements à l étranger Aucun déplacement à l étranger ne pourra se faire sans l accord du Président ou du vice-président. Art. 5.2 Equipe de France Pour les stages et compétitions des équipes de France et du personnel d encadrement, les conditions de déplacement et de remboursement des frais seront définies par le Responsable de la Commission Sportive Fédérale. page 11 sur 14

12 Pour les déplacements à l étranger l avis du Bureau Directeur devra avoir été recueilli préalablement à chaque déplacement. Art. 5.3 Stages séminaires et colloques La participation à un stage, séminaire ou colloque dont l hébergement et la restauration sont inclus dans la prestation, aucun remboursement de frais, à l exception des frais de voyage, ne sera effectuée. Article 6 Règles applicables aux justificatifs de frais Tout remboursement de frais déplacements doit faire l objet d une présentation des justificatifs originaux. page 12 sur 14

13 Annexe 2 Règles relatives au travail de construction budgétaire SCHEMA DE FONCTIONNEMENT FEDERAL BUDGET PREVIONNEL CONVENTION D'OBJECTIFS Orientations du Président / Politique FFCV Séminaire Bureau Directeur élargi - (une journée) Mise en commun Accord sur les projets Projet 1 Projet 2 Projet 3 etc. Coût des ressources. Besoins Coûts probables du projet Réunion plénière 1 journée Projet par commission etc Validations et choix : % subvention comptabilité fédérale Fiches projets Budget prévisionnel Convention d objectif page 13 sur 14

14 Annexe 3 Convention de mise à disposition de matériel Article 1 - Objet Dans le cadre des missions qui lui sont confiées, et afin de participer au fonctionnement fédéral, il est mis à la disposition personnelle de M fonction demeurant.. le matériel suivant : Article 2 Convention Cette mise à disposition est l objet de la présente convention qui est portée à la connaissance du commissaire aux comptes pour être citée à l Assemblée Générale, conformément aux obligations légales. Article 3 Propriété Le matériel reste la propriété de la FFCV qui peut demander sa restitution à tout moment. Article 4 Inventaire Le matériel est inscrit à l inventaire de la FFCV. Article 5 Entretien - Réparation Le matériel doit être maintenu en état de bon fonctionnement. L entretien courant est effectué par le bénéficiaire. Les réparations éventuelles sont effectuées après accord du Trésorier fédéral. Article 6 Consommables Les achats de matières consommables sont effectués par le bénéficiaire. Article 7 Remboursement des frais Les frais d entretien, de réparation et l achat de matières consommables sont pris en charge, ou remboursés par la FFCV. Article 8 Restitution Au plus tard, lors du départ de la FFCV du bénéficiaire, ou lorsque celui-ci cesse la mission pour laquelle ce matériel lui était nécessaire, le matériel doit être restitué à la FFCV. Le Président Bernard FAUCON Le Trésorier fédéral Jean DELEPORTE page 14 sur 14

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