Modèle de cahier des charges pour un appel d offres relatif à une solution de gestion des processus métier (BPM)

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1 LA BOITE A OUTILS DE L ACHETEUR DE BPM Modèle de cahier des charges pour un appel d offres relatif à une solution de gestion des processus métier (BPM) La boîte à outils de l acheteur de solution BPM - Partie 1 Bonitasoft

2 TABLE DES MATIERES Modèle de cahier des charges pour un appel d offres Architecture et évolutivité Installation et environnement de développement Langage de modélisation : BPMN Conception de l interface utilisateur de gestion des activités/tâches Attribution et délégation de tâches humaines Expérience utilisateur Intégration Règles de fonctionnement Business Activity Monitoring et analyse opérationnelle Ouverture Assistance et maintenance Formation Tarifs Voir également dans la Boîte à outils de l acheteur de BPM : Bonitasoft

3 Modèle de cahier des charges pour un appel d offres Un cahier des charges classique pour l acquisition d une solution de gestion des processus métier (BPM) peut être composé de très longues listes qui ne vous aideront pas vraiment à identifier le produit le plus adapté à votre projet ou programme de déploiement d un outil de BPM. Demander aux prestataires de rédiger une réponse courte est une méthode plus adaptée. Le traitement des réponses est un peu plus complexe, mais cela vous permettra de mieux cerner la solution de BPM en question et donc d identifier laquelle est la plus proche de vos besoins. Ce document propose une liste de 13 critères d évaluation ainsi que des questions associées, à inclure dans votre prochain appel d offres pour une solution de BPM. Ce modèle ne couvre pas tout, mais permet de mettre en évidence les différences clés entre les offres proposées. 1. Architecture et évolutivité Quels sont les serveurs d applications, bases de données et langages de programmation supportés par le produit? Quel est le nombre habituel d utilisateurs pour une installation classique? La solution est elle compatible avec les services de «cloud»? Quelles fonctionnalités de mise en grappe, de haute disponibilité, de récupération des transactions ou de sécurité, spécifiques au standard Java EE ou à un serveur d applications, sont supportées par le produit? 3 Bonitasoft 2013

4 2. Installation et environnement de développement Décrire l environnement de développement. Repose t il sur un navigateur, sur Eclipse ou autre? Existe t il des outils différents pour les modélisateurs (analystes métier) et pour les développeurs techniques? Décrire l installation du/des environnement(s) de développement et de production. S agit il d une «installation en un clic» ou faut il utiliser plusieurs DVD? Un environnement de développement/test complet peut il tourner sur un ordinateur portable? Quels sont les types de tâches ou «connecteurs» prêts à l usage intégrés dans l environnement de développement? Dans quelle mesure la conception de la solution nécessite t elle de faire appel à un développeur très qualifié (par exemple, un programmeur Java)? Décrire les capacités de génération de documentation directement depuis la modélisation de processus dans l environnement de développement. Quels sont les formats disponibles (Word, Excel, HTML, XML, etc.)? Comment s effectue la sélection du contenu? Quels sont les formats de style disponibles (CSS, XSLT...)? Décrire votre référentiel de gestion des artefacts de conception : versioning, réutilisation, gouvernance, etc. Le référentiel est il destiné aux développeurs, aux analystes métier, ou Bonitasoft

5 aux deux? Quels sont les types de données supportés par l outil de conception pour les variables? Décrire l assistance portant sur les types de données définies par l utilisateur, y compris pour les structures complexes, telles que les classes Java, le XML, etc. 3. Langage de modélisation : BPMN Quels sont les éléments de BPMN 2.0 qui sont ou ne sont pas supportés par l outil de modélisation et le moteur de processus? Décrire les comportements déclenchés par des événements qui sont supportés par le moteur de processus : attente d un événement, interruption et noninterruption d événements limites, sousprocessus d événements, etc. Les modélisations de processus (avec ou sans précisions relatives à l exécution) peuvent elles être exportées au format XML BPMN 2.0? Les schémas créés par d autres outils peuvent ils être importés au format XML BPMN 2.0? 4. Conception de l interface utilisateur de gestion des activités/tâches Décrire les outils fournis afin de créer des formulaires d interface utilisateur. 5 Bonitasoft 2013

6 Quelles sont les compétences nécessaires à la conception de formulaires d interface utilisateur? Des formulaires simples peuvent ils être générés automatiquement à partir des données relatives aux activités/tâches? L outil de création de formulaires supporte t il l Ajax et les clics et les mouvements de souris? Existe t il des options permettant de produire des formulaires de tâche (et d effectuer la tâche) sur les appareils mobiles? 5. Attribution et délégation de tâches humaines Comment les rôles et les groupes s intègrent ils aux services d annuaire standard (LDAP, Active Directory, etc.)? La modélisation de l attribution des tâches tient elle compte de la structure de l organisation, par exemple le «responsable» ou le «manager» d un des exécutants? Les tâches peuvent elles être attribuées spécifiquement au même utilisateur qu une précédente tâche? Les tâches peuvent elles être attribuées à toute personne autre que ce même utilisateur (application du principe de contrevérification)? Un utilisateur peut il déléguer une tâche à un autre utilisateur en temps réel? Bonitasoft

7 6. Expérience utilisateur Décrire le portail de processus (expérience pour l utilisateur final). S agit il d une application autonome ou peut elle être exécutée au sein d un portail d entreprise tiers? Dans quelle mesure les utilisateurs finaux peuvent ils personnaliser la disposition et la mise en page de leur propre interface utilisateur? Quelles sont les fonctionnalités de travail collaboratif supportées? 7 Bonitasoft 2013

8 7. Intégration Décrire la configuration des connecteurs d intégration courants : bases de données, web services, messagerie électronique (entrante et sortante), file/ftp, http, etc. Quelle configuration nécessite une configuration par assistant, par script court (~10 lignes) et par code sur mesure? La cartographie des paramètres est elle représentée de façon graphique ou par code/script? Décrire l intégration avec les applications middleware de bus de messages, y compris les logiciels tiers. Décrire les différents moyens permettant à un système externe,(java API, REST API, message SOAP, etc.) d invoquer un processus géré par la solution de BPM. 8. Règles de fonctionnement Décrire les capacités d intégration. Quels outils peuvent être utilisés pour se connecter à des serveurs externes? Comment les règles métier sont elles utilisées dans la solution de BPM (par exemple, tâches décisionnelles, attribution des tâches, remontée vers le niveau supérieur, Business Activity Monitoring, autres)? Bonitasoft

9 9. Business Activity Monitoring et analyse opérationnelle Décrire les mesures de performance et tableaux de bords prêts à l usage ou conçus par l utilisateur, y compris les fonctionnalités affiner dynamiquement l analyse, les alertes et les actions déclenchées automatiquement. Décrire l intégration de ces mesures dans les outils de reporting, y compris dans des outils tiers. Décrire les capacités d intégration. Quels outils peuvent être utilisés pour se connecter à des serveurs externes? Décrire les paramètres de ressources, de tâches et d événements supportés par les simulations de performance. Décrire les mesures, rapports et tableaux générés par la simulation. Décrire l intégration, le cas échéant, entre les données issues de la simulation et les données de performance réelle issues du BAM ou de l analyse de processus 9 Bonitasoft 2013

10 10. Ouverture Est il facile de remplacer un composant de la solution de BPM par notre propre composant tiers : interface utilisateur de tâche, portail, BAM? Quel est le type d intégration requis? L API est elle extensible? Le produit complet peut il être intégré dans une application sur mesure disposant de sa propre identité graphique? 11. Assistance et maintenance Décrire les offres d assistance : options, délai de réponse, coût, etc. Décrire la maintenance : installation du système, optimisation des performances, diagnostic à distance, assistance sur site, etc. Concernant la façon dont les utilisateurs, en particulier les exécutants, sont gérés dans le système, comment la gestion des utilisateurs est elle synchronisée avec les services existants d annuaire d entreprise? De quel niveau de detail la documentation du produit a t elle? Bonitasoft

11 12. Formation Décrire les différentes offres de formation destinées aux développeurs, administrateurs et utilisateurs finaux. Fournir une liste des sessions disponibles, leur lieu et leur fréquence, la durée et le coût. 13. Tarifs Décrire les tarifs des outils de développement, par exemple le coût par utilisateur. Décrire le tarif : coût par UC, coût par utilisateur, coût par utilisation simultanée, ou tarif fixe. Quel est le tarif approximatif d une licence pour un système «classique» de 50 postes? Est il possible de régler par souscription mensuelle ou annuelle en fonction du nombre d utilisateurs? Voir également dans la Boîte à outils de l acheteur de BPM : Quelles sont les questions à poser pendant la démonstration d une solution de BPM? Quelles sont les questions à poser aux références clients d un éditeur de solution de BPM? 11 Bonitasoft 2013

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