TOUT VOTRE OFFICE DANS LE CLOUD. Guide utilisateur du Nouvel Office : Nouveautés et pas à pas

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1 TOUT VOTRE OFFICE DANS LE CLOUD Guide utilisateur du Nouvel Office : Nouveautés et pas à pas 1

2 Table des matières I. Pour commencer à utiliser votre Nouvel Office... 4 A. Se connecter à Office B. Installer Office pour la première fois sur PC...4 C. Installer Office pour la première fois sur Mac...6 D. Utiliser Office 365 sur vos appareils mobiles Windows Phone iphone et ipad Android Phone BlackBerry Nokia (Symbian OS) Tablette Windows Périphérique Windows RT E. Désactiver une installation sur un PC ou un Mac F. Office à la demande G. Ouverture d un document Office, modèles et épinglage II. Word A. Mode lecture B. Transformer un PDF en Word C. Insérer une vidéo en ligne D. Disposition dynamique et guides d alignement E. Développer et réduire F. Commentaires III. Excel A. Analyse instantanée des données et personnalisation de la mise en forme B. Remplir instantanément une colonne entière de données C. Créer un tableau croisé dynamique convenant à vos données D. Supprimer les doublons IV. PowerPoint A. Mode présentateur B. Aligner et répartir uniformément des objets C. Fusionner des formes courantes D. Commentaires E. Pipette

3 V. Outlook A. Aperçus B. Gestion et partage du calendrier V. OneNote A. Enregistrer, rechercher B. Partager des notes C. Tracer, dessiner ou écrire des notes D. OneNote et interface tactile : exemple du Menu circulaire VI. Publication en ligne depuis vos documents Office VII. Lync : B. Lancer une conversation par messagerie instantanée C. Lancer un appel audio D. Lancer une vidéo conférence E. Lancer ou participer à une réunion Lync depuis Outlook F. Partage d écran pendant une réunion Lync F. Prise de contrôle à distance G. Enregistrer une réunion Lync VI. Skydrive Pro et SharePoint A. Personnaliser son Skydrive Pro B. Enregistrer un document sur Skydrive Pro C. Synchroniser sa bibliothèque Skydrive avec son ordinateur D. Synchroniser une bibliothèque de site d équipe avec votre ordinateur E. Partager des sites ou documents avec des personnes externes à l organisation F. Les Office Web Apps

4 I. Pour commencer à utiliser votre Nouvel Office A. Se connecter à Office 365 Pour vous connecter à votre compte Office 365, ouvrez dans votre navigateur le portail Office 365 : Entrez votre identifiant (qui correspond à votre adresse de messagerie), et votre mot de passe. S il s agit de votre première connexion et que vous utilisez un mot de passe temporaire fournit par votre administrateur ou votre manager, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe. Entrez alors un nouveau mot de passe personnel, avec de préférence des lettres, des signes de ponctuation et des chiffres pour qu il soit le plus fort possible. B. Installer Office pour la première fois sur PC Lors de votre première connexion, une page d accueil vous proposera de nombreuses ressources (vidéos, tutoriels, pas à pas ) pour vous aider à découvrir facilement les services Office

5 Office 365 est un service en ligne, mais il comprend également la suite logicielle Office que vous pouvez installer sur 5 PC ou Mac ainsi que sur des appareils mobiles. 1. Depuis la page d accueil, cliquez sur «Logiciel» ou sur l icône paramètres en haut à droite de votre écran > Paramètres d Office 365 > Logiciel > Office. 2. Vous pourrez alors voir l ensemble des logiciels auxquels vous avez accès. Choisissez la langue de votre choix et cliquez sur «Installer» Une fois le bouton d installation sélectionné, un popup va s ouvrir : cliquez sur «Suivant». Vous aurez la possibilité de faire une visite rapide d Office si vous le souhaitez. 4. Au bout de quelques secondes, un message vous indiquera la possibilité d utiliser Office même avant la fin de l installation. Vous aurez dès lors accès aux applications Office, mais attention, la totalité du produit n étant pas installée, restez connecté à internet! 1 Note : Par défaut, la version 32 bits est installée sur votre ordinateur, même si ce dernier est en 64 bits. Si vous n êtes pas certain de de la version à installer, contactez votre administrateur. Sinon, nous recommandons d installer la version en 32 bits. 5

6 En effet, le déploiement avec la technologie Click-to-Run 1 vous permet d avoir une expérience inédite du déploiement d Office. Plus rapide, plus fluide, vous pouvez continuer de travailler pendant l installation. De plus, vous pouvez toujours utiliser votre ancienne version d Office en parallèle à la nouvelle pour vous familiariser avec vos nouveaux outils. La transition n en sera que plus agréable. C. Installer Office pour la première fois sur Mac Que vous ayez un PC ou un Mac, Office 365 vous permet d avoir la dernière version des logiciels Office disponibles sur votre ordinateur. Rappelons-le, une licence par utilisateur vous donne droit à 5 installations! Remarque : la dernière version de la suite logicielle Office pour Mac est Office pour Mac De la même façon qu avec un PC (voir partie précédente), suivez les étapes suivantes pour installer Office sur votre Mac : 1. Depuis la page d accueil, cliquez sur «Logiciel» ou sur l icône paramètres en haut à droite de votre écran > Paramètres d Office 365 > Logiciel > Office. 2. Cliquez ensuite sur «Installer» 1 Démarrage en un clic 6

7 Mettre à jour mes applications Outlook pour Mac actuelles pour utiliser Office 365 : Quand vous vous connectez à Office 365 pour la première fois, vous devez vous assurer que les applications de bureau Office que vous utilisez fonctionnent avec Office 365. Si vous utilisez actuellement Office pour Mac Famille et Petite Entreprise 2011, vous pouvez le mettre à jour pour pouvoir utiliser Office Ouvrez une application Office (par exemple, Word pour Mac 2011). 2. Dans le menu? (Aide), cliquez sur «Rechercher les mises à jour». 3. Choisissez «Automatique». Configurer Outlook pour Mac 2011 pour l utiliser avec Office 365 : 1. Ouvrez Outlook pour Mac Dans le menu «Outils», cliquez sur «Comptes» 3. S il s agit du premier compte que vous créez dans Outlook pour Mac 2011, sous «Ajouter un compte», cliquez sur «Compte Exchange». 4. Si vous avez déjà créé un compte de messagerie pour une autre adresse électronique, dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue «Comptes», cliquez sur «+» pour ajouter un compte, puis sur «Exchange». 5. Dans la page «Entrez vos informations de compte Exchange», dans la zone «Adresse de messagerie», tapez votre Identifiant utilisateur complet, par exemple, Dans la zone «Méthode», assurez-vous que l option «Nom d utilisateur et mot de passe» est sélectionnée. Dans la zone «Nom d utilisateur», tapez à nouveau votre Identifiant utilisateur, par exemple Enfin, tapez votre mot de passe. 6. Vérifiez que l option «Configurer automatiquement est sélectionnée», puis cliquez sur «Ajouter un compte». 7. Après avoir cliqué sur «Ajouter un compte», Outlook pour Mac 2011 effectue une recherche en ligne des paramètres de votre serveur de messagerie. 8. Lorsqu une boîte de dialogue vous demande si vous souhaitez autoriser le serveur à configurer vos paramètres, activez la case à cocher «Toujours utiliser ma réponse pour ce serveur», puis cliquez sur «Autoriser». 9. Une fois le nouveau compte créé, celui-ci s affichera dans le volet gauche de la boîte de dialogue «Comptes». 10. Fermez la boîte de dialogue «Comptes». Une fois le nouveau compte créé, vous pouvez afficher votre messagerie en cliquant sur le nom du nouveau compte dans le volet de navigation. D. Utiliser Office 365 sur vos appareils mobiles Où que vous soyez, pendant vos déplacements, vous pouvez accéder à vos s, vos contacts, votre calendrier et vos documents depuis votre smartphone ou votre tablette. Les appareils compatibles sont les suivants : Windows Phone, iphone, Android Phone, Nokia (Symbian OS), Blackberry. Pour paramétrer Office 365 sur un appareil mobile, depuis votre appareil, cliquez sur «Téléphone & Tablette» depuis la page d accueil, (ou sur l icône paramètres en haut à droite de votre écran > Paramètres d Office 365 > Logiciel > Téléphone et Tablette). 7

8 1. Windows Phone Depuis votre Windows Phone, plusieurs outils sont déjà disponibles. La suite logicielle Office est déjà intégrée, vous pouvez donc ouvrir, modifier et partager des documents Office directement depuis votre téléphone. Il vous suffit de cliquer sur l icône Office. 1. Vous pouvez télécharger les applications Lync 2013 et SharePoint 2013, pour cela, cliquez sur «Obtenir les apps». 8

9 2. Pour configurer vos s sur votre Windows Phone, sélectionnez dans la liste de vos applications Paramètres > s+Comptes > Ajouter un compte > Outlook. 3. Tapez votre adresse puis votre mot de passe. Appuyez sur «Se connecter». Il vous sera peut-être demandé d entrer votre Nom de domaine. Par exemple, si vous ouvrez une session en tant que NomDomaine\jeanc, tapez NomDomaine comme nom de domaine. De même, il vous sera demandé d entrer votre Serveur. Il s'agit de l'adresse Web que vous utilisez pour accéder à votre dans un navigateur Web à l'aide d'outlook Web App. NB : Pour trouver le nom du serveur Exchange ActiveSync : Connectez-vous à votre compte à l aide d Outlook Web App. Pour obtenir une aide pour la connexion, consultez la rubrique Se connecter à Outlook Web App. Dans Outlook Web App, dans la barre d outils, cliquez sur Paramètres > Options > Compte > Mon compte > Paramètres pour l accès POP et IMAP. Sous Paramètre POP, examinez la valeur de Nom de serveur. Remarque : Bien que vous ne configuriez pas un compte POP3, vous allez utiliser cette valeur pour déterminer votre nom de serveur Exchange ActiveSync. Si le nom du serveur POP est au format podxxxxx.outlook.com, prenez en considération ce qui suit : - Utilisez m.outlook.com comme nom de serveur Exchange ActiveSync si votre appareil exécute Apple ios 4.x ou 5.x (par exemple, iphone 3G, iphone 3GS, GSM/CDMA iphone 4, iphone 4S, ipod 9

10 Touch 2e génération, ipod Touch 3e génération, ipod Touch 4e génération, ipad et ipad 3). Conseil : Si vous ne pouvez pas définir votre compte à l aide de m.outlook.com, essayez d utiliser le nom de serveur complet répertorié sous Paramètre POP comme nom de serveur. - Utilisez le nom de serveur POP comme nom de serveur Exchange ActiveSync si votre appareil exécute Apple ios 3.x (par exemple, ipad et ipod Touch 1e génération). Si le nom de serveur POP contient le nom de votre organisation, par exemple pop.contoso.com, le nom de votre serveur Exchange ActiveSync sera le même que celui de votre serveur Outlook Web App, sans la partie /owa. Par exemple, si l adresse que vous utilisez pour accéder à Outlook Web App est https://mail.contoso.com/owa, le nom de votre serveur Exchange ActiveSync est mail.contoso.com. 4. Dans la zone Serveur, entrez le nom de votre serveur, puis appuyez sur «Suivant». 2. iphone et ipad Depuis votre iphone, vous pouvez télécharger les applications Lync 2013 et SharePoint 2013, pour cela : 1. Cliquez sur «Obtenir les apps». 2. Pour configurer votre messagerie : S il s agit du compte de messagerie principal sur votre iphone, appuyez sur «Courrier». Dans le cas contraire, appuyez sur Paramètres > Courrier, Contacts, Calendriers > Ajouter un compte > Microsoft Exchange. 3. Vous ne devez rien entrer dans la zone Domaine. Entrez les informations demandées dans les zones «Courrier», «Nom d utilisateur» et «Mot de passe». Vous devez entrer votre adresse de messagerie complète dans les zones «Courrier» et «Nom d utilisateur» (par exemple, 10

11 4. Appuyez sur «Suivant» dans le coin supérieur droit de l écran. Votre iphone va essayer de rechercher les paramètres s il doit configurer votre compte. Si votre iphone ne trouve pas vos paramètres, il vous faudra rechercher manuellement le nom de votre serveur Exchange ActiveSync. Reportez-vous à la partie précédente «Pour trouver le nom du serveur Exchange ActiveSync». Puis, dans la zone Serveur, entrez le nom de votre serveur, puis appuyez sur Suivant. 3. Android Phone Pour configurer votre messagerie : 1. Dans le menu «Applications», sélectionnez « » (cette application peut s appeler «Mail» sur certaines versions d Android). 2. Tapez votre adresse de messagerie complète, par exemple et votre mot de passe, puis sélectionnez «Suivant». 3. Sélectionnez «Compte Exchange» (cette option peut s appeler Exchange ActiveSync sur certaines versions d Android). Entrez les informations de compte suivantes et sélectionnez «Suivant». 4. Domaine\Nom_utilisateur : Tapez votre adresse de messagerie complète dans cette zone. Si Domaine et Nom_utilisateur sont des zones de texte séparées dans votre version d Android, laissez la zone Domaine vide et tapez votre adresse de messagerie complète dans la zone Nom_utilisateur. Remarque : sur certaines versions d Android, vous devez utiliser le format domaine\nom_utilisateur. Par exemple, si votre adresse de messagerie est tapez Votre nom d utilisateur est votre adresse de messagerie complète. Entrez votre mot de passe. 11

12 Si votre Android Phone ne trouve pas vos paramètres, il vous faudra rechercher manuellement le nom de votre serveur Exchange ActiveSync. Reportez-vous à la partie précédente «Pour trouver le nom du serveur Exchange ActiveSync». Dès que votre téléphone vérifie les paramètres du serveur, l écran Options de compte s affiche. Les options disponibles dépendent de la version d Android sur votre appareil. 5. Sélectionnez «Suivant», puis entrez un nom pour ce compte et le nom que vous souhaitez afficher lorsque vous envoyez le message aux autres destinataires. Sélectionnez Terminé pour compléter la configuration de la messagerie et commencer à utiliser votre compte. Remarque : vous devrez peut-être patienter 10 à 15 minutes lorsque vous aurez configuré votre compte avant de pouvoir envoyer ou recevoir des courriers électroniques. 4. BlackBerry Configurer la messagerie POP ou IMAP sur un BlackBerry : 1. Dans l écran d accueil du BlackBerry, sélectionnez «BlackBerry Setup» (Configuration du BlackBerry) > Set up Internet (Configurer la messagerie Internet) > Add An Account (Ajouter un compte de messagerie). 2. Tapez votre adresse de messagerie et votre mot de passe, puis sélectionnez «Suivant». Votre BlackBerry essaie de configurer votre compte de messagerie automatiquement. Si la configuration réussit, passez à l étape suivante. Si votre compte de messagerie ne peut pas être configuré automatiquement, procédez comme suit : o Sélectionnez «I will provide the settings to add this account» (Je fournirai les paramètres pour ajouter ce compte de messagerie). o Faites défiler, puis sélectionnez Next (Suivant). o Sélectionnez Internet Service Provider (POP/IMAP) (Fournisseur d accès à Internet (POP/IMAP)), puis sélectionnez Next (Suivant). o Tapez votre adresse de messagerie complète pour votre nom d utilisateur (par exemple, o Faites défiler l écran et tapez le nom de votre serveur de messagerie. Pour plus d informations sur la manière de trouver le nom de votre serveur entrant (POP3 ou IMAP4), consultez la section «Trouver les paramètres de votre serveur», plus loin dans cette rubrique. o Sélectionnez Next (Suivant). 12

13 o Entrez le nom du serveur sortant. Pour plus d informations sur la manière de trouver le nom de votre serveur sortant (SMTP), consultez la rubrique «Trouver les paramètres de votre serveur», plus loin dans cette rubrique. 3. Sélectionnez OK pour terminer l installation. Pour trouver les paramètres de votre serveur : o Connectez-vous à votre compte à l aide d Outlook Web App. Pour obtenir une aide pour la connexion, consultez Se connecter à Outlook Web App. o Dans Outlook Web App, dans la barre d outils, sélectionnez Paramètres > Options > Compte > Mon compte > Paramètres pour l accès POP et IMAP. o Le nom du serveur POP3, IMAP4 et SMTP ainsi que les autres paramètres nécessaires figurent dans la page Paramètres de protocole sous Paramètre POP ou Paramètre IMAP, et Paramètre SMTP. Configurer un compte BlackBerry Cloud Services sur un BlackBerry : Si vous utilisez Office 365 et que votre entreprise utilise BlackBerry Business Cloud Services, vous pouvez utiliser le service pour les services intégrés de messagerie, de gestion de calendrier et de contacts avec Microsoft Exchange Online. Si vous n utilisez pas Office 365, mais que vous disposez d une boîte aux lettres sur un serveur Exchange qui utilise BlackBerry Enterprise Server et BlackBerry Enterprise Server Express, vous serez également en mesure d utiliser le service pour la messagerie, la gestion de calendrier et les contacts intégrés avec Microsoft Exchange Online. Une fois que votre administrateur a configuré votre appareil BlackBerry, vous pouvez gérer les paramètres sur votre téléphone vous-même. Pour gérer votre smartphone BlackBerry, accédez à BlackBerry Web Desktop Manager. 5. Nokia (Symbian OS) Pour l installation sur un Nokia (Symbian OS), voici les étapes à suivre : 1. Dans le menu «Applications», sélectionnez Applications > Courrier. 2. Sélectionnez «Créer une nouvelle boîte aux lettres» pour démarrer l Assistant d installation. Acceptez les conditions d utilisation de Nokia et sélectionnez «Démarrer». 3. Sélectionnez «Mail for Exchange» dans la liste de types de compte disponibles, puis entrez les informations suivantes : Mot de passe, Nom d utilisateur par exemple Entrez votre domaine (votre domaine correspond à la partie de votre adresse de messagerie qui suit le et précède le point, par exemple contoso.com). 4. Sélectionnez «Suivant» pour continuer. L Assistant de configuration essaiera de configurer automatiquement votre compte de messagerie. 5. Si l Assistant n est pas en mesure de configurer votre compte, passez à l étape suivante. Si ce processus ne peut pas être effectué automatiquement, vous devrez entrer le nom de votre serveur Exchange manuellement. Dans la zone «Nom du serveur Mail for Exchange», entrez le nom de votre serveur, puis sélectionnez Suivant. Pour savoir comment trouver le nom de votre serveur, Reportez-vous à la partie précédente «Pour trouver le nom du serveur Exchange ActiveSync». 6. Sélectionnez «OK» quand «Mail pour Exchange» vous informe qu il n est pas recommandé d utiliser plusieurs méthodes pour synchroniser vos contacts avec votre téléphone. Choisissez si vous voulez synchroniser votre calendrier, vos contacts et vos tâches en sélectionnant les options appropriées, puis en cliquant sur Suivant. 13

14 6. Tablette Windows 8 Si vous sélectionnez une tablette Windows 8, vous allez pouvoir installer l ensemble de la suite Office. Choisissez votre langue et cliquez sur «Installer». Vous pourrez également télécharger les applications OneNote et Lync 2013 en cliquant sur «Obtenir l apps». 7. Périphérique Windows RT Faites de même (voir étapes précédentes) pour une tablette Windows RT. 14

15 E. Désactiver une installation sur un PC ou un Mac Si vous avez déjà installé la dernière version d Office avec Office 365 sur cinq ordinateurs et que vous souhaitez installer Office sur un sixième, vous devez pour cela commencer par désactiver une installation sur l un de vos ordinateurs actuels. Allez sur > Paramètres d Office 365 > Logiciel > Office. Cliquez sur «Désactiver» en regard de l ordinateur sur lequel vous souhaitez désactiver l installation. F. Office à la demande - Quand utiliser Office à la demande? L utilisation d Office à la demande à partir de votre barre de lancement rapide SkyDrive s avère très intéressante lorsque vous utilisez : a. Un PC que vous n utilisez pas souvent (par exemple, vous ne voulez pas utiliser l une de vos 5 licences avec abonnement) ; b. Un PC pour lequel vous ne disposez pas des droits d administration permettant d effectuer une installation (par exemple, vous utilisez un ordinateur que vous avez emprunté) ; c. Un PC à domicile si votre administrateur informatique ne vous a pas autorisé à gérer vos installations (vous voulez installer Office, mais cette option n est pas disponible). - Applications clientes prises en charge dans Office à la demande. Office à la demande est disponible pour les applications bureautiques Office suivantes : Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Project (si vous disposez d une licence avec abonnement Project Pro pour Office 365), Visio (si vous disposez d une licence avec abonnement Visio Pro pour Office 365). Office à la demande est disponible sur Windows 7, Windows 8 et les PC serveur équivalents. - Lancer Office à la demande Pour utiliser les applications Office à la demande : 1. Connectez-vous à votre compte Office 365 depuis l appareil sur lequel vous souhaitez utiliser Office à la Demande 2. Cliquez sur SkyDrive en haut de la page Office Cliquez sur Office à la demande dans la barre de lancement rapide à gauche 15

16 4. Cliquez sur l icône de l application Office à la demande que vous souhaitez utiliser. À l invite, installez le complément de navigation Vous pouvez maintenant vos applications Office 6. Une fois que vous quittez le poste, Office se désinstalle sans laisser de traces G. Ouverture d un document Office, modèles et épinglage Lorsque vous ouvrez Word, PowerPoint ou Excel vous avez la possibilité de choisir l un des nouveaux modèles proposés afin de démarrer plus facilement. La liste de vos documents récents apparaît également afin de vous permettre de reprendre très rapidement là où vous en étiez resté. Les modèles 1 Remarque : vous serez invité à installer le complément de navigation uniquement à l occasion de votre première utilisation d Office à la demande sur un PC spécifique. 16

17 font la plupart du travail de configuration et de conception pour vous, de sorte que vous pouvez vous concentrer sur vos données. Par exemple, lorsque vous ouvrez Excel 2013, vous verrez de nouveaux modèles pour les budgets, calendriers, formulaires et rapports, et bien d autres. Si vous préférez ne pas utiliser de modèle, cliquez simplement sur «Document vierge». De plus, depuis le menu de démarrage d un document Office Word, Excel ou PowerPoint, vous avez la possibilité d épingler vos documents les plus utilisés afin de les retrouver systématiquement lorsque vous ouvrez un document Office. Pour cela, ouvrez votre logiciel Office (Word, Excel ou PowerPoint), et cliquez sur «Ouvrir» puis sur «Classeurs (utilisation récente). Il vous sera proposé une liste de documents que vous ouvrez régulièrement. Cette liste varie en fonction de votre utilisation. Pour conserver un document toujours accessible depuis cette page, survolez le nom du fichier que vous souhaitez épingler et cliquez sur l épingle à droite : Il sera alors épinglé dans votre page d accueil et à chaque fois que vous ouvrirez Excel, ce fichier sera disponible : 17

18 Pour retirer l épingle, cliquez à nouveau sur l épingle et le fichier sera réintégré dans les fichiers récents. II. Word A. Mode lecture Après avoir rédigé un document, vous avez parfois besoin de visualiser en coup d œil votre travail. Passez en mode lecture : les outils d édition sont alors supprimés afin de réduire la pollution visuelle, mais vous avez toujours accès aux outils pouvant s avérer utiles pour la lecture, tels que «Définir», «Traduire» et «Rechercher sur le web». 1. En bas à droite de votre page Word, cliquez sur l icône «Mode lecture». 2. Pour mieux lire un tableau, ou voir un détail, appuyez deux fois avec le doigt ou double-cliquez avec la souris pour faire un zoom. Concentrez-vous sur les informations et mémorisez-les, puis appuyez à nouveau en dehors de l objet pour faire un zoom arrière et poursuivre la lecture. 3. Si vous devez interrompre votre lecture en fermant le document, vous pouvez poursuivre la lecture là où vous l aviez arrêtée. En effet, Word mémorise l endroit où vous étiez même lorsque vous rouvrez un document en ligne depuis un autre ordinateur. Cliquez sur «Reprendre la lecture» dès que Word vous l aura proposé. 18

19 B. Transformer un PDF en Word Dans le cadre de votre activité, vous utilisez beaucoup de fichiers dont le format peut-être verrouillé. Le format PDF par exemple est un format souvent utilisé pour la publication, l archivage ou l impression (catalogue produit, flyers, affiches ). Mais il arrive que vous ayez besoin d en ré-utiliser le contenu pour d autres travaux (paragraphes, listes, tableaux, images ). Une nouvelle fonctionnalité de Word 2013 vous permet de convertir des fichiers PDF en fichier Word pour en utiliser facilement le contenu. 1. Pour cela, ouvrez votre application Word, cliquez sur «Ouvrir» 2. Sélectionnez l emplacement dans lequel se trouve le fichier PDF que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur le document Ou depuis votre bureau, faites un clic droit sur l icône du fichier PDF que vous souhaitez ouvrir, cliquez sur «Ouvrir avec» et sélectionnez «Word». Le fichier PDF va alors s ouvrir directement dans le format Word et vous pourrez utiliser son contenu comme bon vous semble. 19

20 C. Insérer une vidéo en ligne Ajoutez des vidéos en ligne dans vos documents pour que les lecteurs puissent les visionner directement dans Word. 1. Dans votre ruban Word, cliquez sur «Insertion» puis «Vidéo en ligne» 2. Entrez l url de la vidéo puis tapez sur la touche «Entrée». La vidéo sera automatiquement intégrée dans votre texte. Vous pouvez aussi ajouter des images à partir de services de photos en ligne sans avoir besoin de les enregistrer d abord sur votre ordinateur (il vous suffit de suivre la même démarche et de cliquez sur «Images en ligne». D. Disposition dynamique et guides d alignement Pour effectuer des mises en page esthétique (fiches produit, catalogues, formulaires, questionnaires etc.), vous pouvez utiliser les guides d alignement de Word. Obtenez ainsi un aperçu dynamique lorsque vous redimensionnez et déplacez des photos et des formes dans votre document. Saisissez votre graphique/photo/diagramme et déplacez-le sur votre page. Votre texte s adapte et les guides d alignement s affichent pour vous donner des repères. 20

21 E. Développer et réduire Vos documents Word sont organisés en plusieurs parties? Réduisez ou développez des sections d un document en un seul appui ou clic. 1. Sélectionnez votre titre puis cliquez sur le style et le niveau de titre que vous souhaitez depuis votre ruban Word. 2. Votre titre est alors identifié et chaque section pourra être développée ou réduite à l aide de la flèche en haut à gauche de votre titre comme ci-dessous : F. Commentaires Les commentaires bénéficient désormais d un bouton de réponse. Vous pouvez débattre et suivre facilement les commentaires en regard du texte correspondant. Et lorsqu un commentaire a été traité et ne nécessite plus votre attention, vous pouvez le marquer comme traité. Il sera grisé pour ne pas vous déranger, mais la conversation sera toujours là si vous devez la consulter ultérieurement. 1. Pour insérer un commentaire, cliquez sur le «Mode révision» dans votre ruban Word 2. Sélectionnez le contenu que vous souhaitez commenter dans votre page et cliquez sur «Nouveau commentaire» 3. Sur le côté droit, vous pourrez voir apparaitre les commentaires que vous ou d autres personnes auront laissé sur le document 4. Pour répondre à un commentaire, cliquez sur l icône de réponse et remplissez l espace dédié. Les commentaires et réponses s afficheront en mode «Révision» dans le document. 21

22 Pour plus d information sur Word 2013, consultez la page III. Excel A. Analyse instantanée des données et personnalisation de la mise en forme Pour faciliter la lecture et l analyse de vos données Excel, utilisez les nouvelles fonctionnalités de mises en forme et de graphiques recommandés. 1. Sélectionnez un tableau de données 2. Cliquez sur l icône qui apparaît en bas de votre sélection et choisissez les fonctionnalités d Analyse Rapide organisée par onglet : - Mise en forme de vos données pour visualiser en clin d œil les variations, les écarts ou encore les croissances - Graphiques recommandés pour obtenir des illustrations de vos résultats en un seul clic - Totaux pour effectuer les tâches d analyses les plus courantes (moyennes, sommes, statistiques 22

23 Pour personnaliser vos graphiques rapidement, sélectionnez le graphique que vous venez de créer, cliquez sur l une des icônes qui apparait à droite du cadre et mettez en exergue vos résultats. 23

24 B. Remplir instantanément une colonne entière de données La fonction Remplissage instantané est semblable à un assistant qui finit le travail pour vous. Dès qu il détecte ce que vous voulez faire, la fonction de Remplissage instantané remplit le reste de vos données en un clin d œil, en suivant le modèle qu il reconnaît dans vos données. Pour cela : 1. Commencez à remplir une première ligne avec l information souhaitée 2. Remplissez la seconde normalement 3. Excel, vous proposera automatiquement un ensemble de réponse pour les cellules suivantes. Si les réponses vous conviennent, tapez sur la touche «Entrée». C. Créer un tableau croisé dynamique convenant à vos données La possibilité d analyser toutes les données de votre feuille de calcul peut vous aider à prendre de meilleures décisions professionnelles. Mais parfois, il est difficile de savoir par où commencer, particulièrement quand vous avez de très nombreuses données. Excel peut vous aider en recommandant et en créant automatiquement des tableaux croisés dynamiques, qui permettent de synthétiser, d analyser, d explorer et de présenter vos données. 24

25 1. Assurez-vous que vos données ont des en-têtes de colonnes ou des en-têtes de tableaux, et qu elles ne contiennent pas de lignes vides. 2. Cliquez sur n importe quelle cellule dans la plage de cellules ou dans le tableau. 3. Cliquez sur Insertion > Tableaux croisés dynamiques recommandés. Dans la boîte de dialogue Tableaux croisés dynamiques recommandés, cliquez sur une disposition de tableau croisé dynamique pour obtenir un aperçu, puis sélectionnez celui qui vous convient le mieux. 4. Cliquez sur OK. D. Supprimer les doublons Parfois, les données en double sont utiles, mais à d autres occasions, elles ne font que compliquer la compréhension de vos données. Utilisez la mise en forme conditionnelle pour rechercher et mettre en évidence des données en double. Ainsi, vous pouvez passer en revue les doublons et décider si vous voulez les supprimer. 1. Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous voulez vérifier la présence de doublons. Remarque : Excel ne peut pas mettre en surbrillance des doublons dans la zone «Valeurs» d un rapport de tableau croisé dynamique. 2. Cliquez sur Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Valeurs en double. 25

26 3. Choisissez la mise en forme que vous voulez appliquer aux valeurs en double, puis cliquez sur OK. Lorsque vous utilisez la fonctionnalité «Supprimer les doublons», les données en double sont supprimées de façon définitive. Avant de supprimer les doublons, il est utile de copier les données originales dans une autre feuille de calcul de façon à ne pas perdre des informations par inadvertance. 1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les valeurs en double que vous voulez supprimer. Conseil : Supprimez tous les contours ou sous-totaux dans vos données avant d essayer de supprimer les doublons. 2. Cliquez sur Données > Supprimer les doublons, puis sous Colonnes, activez ou désactivez les colonnes dans lesquelles vous voulez supprimer les doublons 26

27 Par exemple, dans cette feuille de calcul, la colonne «Janvier» comporte des informations de prix que je veux conserver : Je désactive donc «Janvier» dans la zone «Supprimer les doublons». 3. Cliquez sur OK. Pour plus d information sur Excel 2013, consultez la page 27

28 IV. PowerPoint A. Mode présentateur Avec le Nouveau PowerPoint, de nouvelles fonctionnalités vous permettent d'avoir un contrôle total sur vos présentations, en toute simplicité. Avec le Mode Présentateur, vous pouvez... - Savoir quelle sera la diapositive suivante - Consulter les vignettes de toutes vos diapositives en un coup d'œil, afin de revenir plus facilement en arrière ou passer celles qui ne sont pas pertinentes - Attirer l'attention de votre auditoire sur un détail précis en utilisant la fonction Zoom - Souligner une information particulière grâce aux outils stylo ou curseur - Prendre des notes que votre auditoire ne verra pas 1. En bas de votre fenêtre de diapositive PowerPoint, cliquez sur le «Mode Diaporama» 2. En Mode Diaporama, cliquez sur la barre de contrôle située en bas à gauche puis cliquez sur «Mode Présentateur» (ou utilisez le raccourcis ALT+F5) Ci-dessous, un exemple du Mode Présentateur : 3. En mode Présentateur, vous pouvez consulter vos notes sur votre moniteur ; quant aux membres de l audience, ils ne voient que les diapositives. Dans les versions précédentes, il était difficile de déterminer ce qui était visible sur chaque moniteur. Les améliorations apportées au mode Présentateur mettent un terme à ce problème et facilitent sa prise en main. 28

29 4. Pour faire un zoom dans une diapositive : cliquez sur la loupe pour faire un zoom sur un graphique, un diagramme ou tout autre élément sur lequel vous voulez insister : 5. Pour accéder à une diapositive rapidement : Utilisez le Navigateur des diapositives pour accéder à d autres diapositives dans la présentation. Vous pourrez les apercevoir de façon miniature et choisir celle que vous souhaitez présenter immédiatement (sans que l auditoire ne s en rende compte) : 6. Utiliser un pointeur laser : si vous souhaitez pointer un élément de votre diapositive, utilisez le pointeur laser en cliquant sur l icône ci-dessous : B. Aligner et répartir uniformément des objets Fini les approximations! Vous disposez enfin d un moyen précis pour déterminer si les objets présents sur vos diapositives sont correctement alignés. Des repères actifs apparaissent automatiquement lorsque des objets, tels que des images, des formes, etc., sont sur le point d être alignés. Ils vous indiquent également lorsque des objets sont répartis uniformément. 29

30 C. Fusionner des formes courantes Sélectionnez deux formes courantes ou plus sur votre diapositive et combinez-les pour créer de nouvelles formes et icônes personnalisée. 1. Depuis votre ruban, cliquez sur l onglet «Insertion», puis «formes» et composez votre forme personnalisée. 2. Sélectionnez l ensemble des formes en gardant la touche «CTRL» appuyée 3. Dans votre ruban, cliquez sur «Format» puis sur «Fusionner les formes» et choisissez la fusion de votre choix. D. Commentaires Vous pouvez à présent rédiger des commentaires dans PowerPoint à l aide du nouveau volet «Commentaires». Vous avez aussi la possibilité d afficher ou de masquer les commentaires et les révisions. Pour ajouter un commentaire : 1. Sur la diapositive, cliquez sur le texte ou l objet auquel vous souhaitez ajouter un commentaire, ou cliquez n importe où dans la diapositive pour ajouter un commentaire général. 2. Cliquez sur Révision > Commentaires > Nouveau commentaire depuis votre ruban. 30

31 Cela ouvre le volet des commentaires à côté du volet des diapositives, et place une icône de commentaire actif orange à côté de l élément sur lequel porte le commentaire. 3. Tapez vos commentaires dans la zone de texte. Pour terminer, cliquez en dehors de la zone de commentaire, ou appuyez sur la touche Tab. Si le volet des commentaires est déjà ouvert, vous pouvez cliquer sur «Nouveau commentaire» pour ajouter un commentaire au texte, à l objet ou à la diapositive sélectionné. Vous pouvez attacher plusieurs commentaires au même texte ou objet. E. Pipette Lorsque vous travaillez sur une présentation PowerPoint, si vous souhaitez créer une harmonie entre la couleur d un titre et d une illustration ou vérifier que les tons que vous avez choisis correspondent parfaitement à votre charte graphique, utilisez l outil «Pipette». 1. Sélectionnez le titre ou la forme que vous souhaitez colorer 2. Cliquez sur n importe quelle option relative aux couleurs et cliquez sur «Pipette» 31

32 3. À l aide du compte-gouttes, cliquez sur la couleur que vous voulez faire correspondre et appliquez-la à la forme ou à l objet sélectionné. 4. Pour arrêter d utiliser le compte-gouttes sans sélectionner de couleur, appuyez sur la touche Échap. Pour plus d information sur PowerPoint 2013, consultez la page 32

33 V. Outlook A. Aperçus Jetez un coup d œil rapide à votre planning, un rendez-vous ou des détails sur une personne à qui vous envoyez un , sans, avoir à changer de fenêtre. Survolez le ruban en bas de votre écran afin de pouvoir visualiser l information souhaitée. B. Gestion et partage du calendrier Vos journées sont bien remplies et la gestion de votre emploi du temps est indispensable. Entre les rendez-vous avec vos clients, vos patients, vos partenaires ou vos fournisseurs, les déplacements à prévoir et les horaires de vos collègues, il est important d avoir une vue claire et précise de votre calendrier. Consulter son agenda : Ouvrez votre messagerie Outlook et cliquez sur Calendrier. Votre calendrier sera alors ouvert et vous pourrez consulter vos rendez-vous sur une journée, une semaine, un mois, selon vos préférences depuis le ruban Office en haut de votre fenêtre. Créer un rendez-vous : Pour ajouter un rendez-vous avec un client par exemple, cliquez sur «Nouveau Rendez-vous» dans votre ruban ou double-cliquez sur la plage horaire de votre choix directement dans votre calendrier. S il s agit d une réunion, cliquez sur «Nouvelle réunion» pour inviter les participants. 33

34 Calendriers partagés : Pour faciliter l organisation de vos rendez-vous et éviter les changements d horaires répétés, vous pouvez partager et consulter les agendas de vos collègues. Par exemple, si vous souhaitez savoir si vos collègues sont disponibles à 18h pour un inventaire et voir en coup d œil leurs calendriers : 1. Cliquez sur «Ouvrir le calendrier» dans votre ruban. 2. Choisissez «A partir du carnet d adresse» et tapez le nom de votre collègue. Double-cliquez sur son nom et cliquez sur «OK». 3. Son calendrier s ouvrira automatiquement à côté du votre et son nom apparaitra dans la liste de vos calendriers partagés en bas à gauche de votre fenêtre. La prochaine fois, il vous suffira de cocher le nom de la personne de votre choix pour voir son calendrier partagé. 34

35 4. Si vous souhaitez avoir une vue «croisée» de plusieurs agendas et voir rapidement la tranche horaire disponible pour tous vos participants, cliquez sur la flèche à gauche du nom : Les calendriers seront fusionnés et vous verrez rapidement les tranches horaires communes qui sont libres. Pour plus d information sur Outlook 2013, consultez la page 35

36 V. OneNote A. Enregistrer, rechercher OneNote enregistre et synchronise automatiquement tous les éléments pendant que vous travaillez, de sorte que vous pouvez vous concentrer sur vos pensées et idées plutôt que sur vos fichiers. Utilisez la recherche instantanée pour accéder à tout élément déjà créé ou enregistré dans OneNote : il vous suffit de taper le mot clé que vous cherchez dans votre barre de recherche (à droite de votre bloc-notes). L ensemble des sections contenant ce mot clé vous seront proposé et vous pourrez sélectionner celle qui vous intéresse. OneNote vous proposera les différents résultats trouvés dans les bloc-notes, les pages, les titres etc. B. Partager des notes En plus du partage de notes pendant une réunion Lync (voir parties suivantes dans Lync), vous pouvez en outre partager des notes avec quelqu un même si ce dernier ne dispose pas de OneNote. Il vous suffit d exporter vos fichiers dans des formats de fichiers différents : 1. Cliquez sur «Fichier» en haut à gauche de votre bloc-notes 2. Sélectionnez «Exporter» dans la colonne d options puis choisissez le format de votre choix, puis cliquez sur «Exporter». 36

37 C. Tracer, dessiner ou écrire des notes Dessinez, effacez et modifiez en douceur avec votre doigt, stylet ou souris sur n importe quel appareil à écran tactile, tel qu un Tablet PC ou une tablette Windows 8. Si vous devez partager vos notes manuscrites et que vous vous souciez de la lisibilité, OneNote peut automatiquement convertir vos entrées manuscrites en texte. 1. Si vous n êtes pas en mode «Dessin», depuis votre ruban OneNote, cliquez sur l onglet «Dessiner» 2. Choisissez le style de trait de vous souhaitez effectuer 3. Prenez vos notes normalement 4. Pour convertir vos notes manuscrites en texte, repassez en mode souris en cliquant dans votre ruban l icône de sélection : 5. Sélectionnez vos notes et faites un clic droit sur la sélection. Cliquez sur «Entrée manuscrite en texte», votre texte sera retranscrit automatiquement : 37

38 D. OneNote et interface tactile : exemple du Menu circulaire À la différence d un ordinateur portable, une tablette Windows 8 ne dispose pas d un clavier physique intégré. Vous touchez l écran pour faire une action. Pendant votre travail avec OneNote, vous remarquerez peut-être des petites icônes rondes qui s affichent dans vos notes. Ces icônes peuvent s afficher quand vous appuyez sur des objets sur une page, sélectionnez du texte ou des images, ou effectuez d autres actions dans votre bloc-notes. Quand vous appuyez sur ce type d icône, un menu circulaire s affiche et vous propose une roue de commandes en fonction des éléments que vous utilisez ou qui sont actuellement sélectionnés. Les commandes disponibles dans ces menus peuvent varier en fonction des actions que vous effectuez à ce moment. 1. Par exemple, quand vous tapez du texte, le menu circulaire pour les commandes de page s affiche, vous donnant un accès rapide à des commandes familières telles qu Annuler, Copier ou Coller. 2. Pour corriger une faute de frappe dans vos notes, appuyez sur la commande Annuler pour supprimer l erreur. 3. Si des flèches s affichent autour des bords d un menu circulaire, cela signifie que d autres commandes sont disponibles. Appuyez sur une flèche pour afficher des options supplémentaires. 38

39 4. Quand vous n avez plus besoin d un menu circulaire, vous pouvez appuyer sur l icône centrale (l icône sur laquelle vous avez appuyé pour ouvrir le menu). Si vous avez connecté un clavier, vous pouvez appuyer sur Échap pour fermer un menu. 5. Si vous vous trouvez dans un sous-menu du menu circulaire et souhaitez revenir au niveau supérieur, appuyez sur la flèche «Retour» au centre du menu. Vous pouvez également appuyer sur la touche Échap du clavier. Remarque : Quand vous utilisez des commandes d un sous-menu circulaire, les commandes que vous avez utilisées en dernier remplacent les icônes de commandes par défaut qui s affichent au premier niveau du menu. Par exemple, si vous utilisez la commande de balise Important, elle remplacera l icône de la commande de balise À faire par défaut la prochaine fois que vous ouvrirez ce menu circulaire. En plus des commandes des menus circulaires, OneNote prend également en charge des raccourcis clavier qui peuvent vous aider à naviguer et à contrôler vos notes plus rapidement. Pour plus d informations, voir Entrées tactiles et raccourcis clavier dans OneNote. Pour en savoir plus sur OneNote 2013, consultez 39

40 VI. Publication en ligne depuis vos documents Office En plus de la possibilité de diffuser une présentation PowerPoint directement depuis une réunion Lync (voir parties suivantes sur Lync), vous pouvez directement effectuer cette manipulation depuis votre document Office. Par exemple ici depuis une présentation PowerPoint : 1. Cliquez sur Fichier > Partager > Présenter en ligne 2. Sélectionnez Microsoft Lync et cliquez sur Présenter en ligne Vous pouvez également partager directement sur votre espace de stockage en ligne Skydrive Pro un document Office (plus de détail sur Skydrive Pro dans la partie qui lui est dédiée dans les pages suivantes). Par exemple ici depuis un fichier Word : 1. Cliquez Fichier > Enregistrer sous > Skydrive 2. Si vous êtes déjà connecté, l enregistrement se fera automatiquement sur votre espace, dans le cas contraire, cliquez sur «Se connecter» et entrez vos identifiants et mots de passe. Enfin, vous avez la possibilité de publier sur les Réseaux Sociaux vos documents Office. Par exemple, si vous avez une page Facebook ou une page Linkedin avec une audience qui peut être intéressée par une 40

41 présentation ou des résultats chiffrés, vous pouvez directement les diffuser sur vos réseaux sociaux depuis votre document Office. 1. Cliquez sur Fichier > Partager > Publier sur des réseaux sociaux 2. Sélectionnez le ou les réseaux sociaux sur lesquels vous souhaitez publier votre document 3. Ecrivez un message d introduction décrivant votre publication 4. Le tout sera posté sur les réseaux choisis et ainsi visible par vos contacts VII. Lync : B. Lancer une conversation par messagerie instantanée Lync vous permet de communiquer avec vos contacts de différentes façons selon les disponibilités et les besoins de chacun. Par exemple, si vous avez une question rapide à poser à un collègue, entrez en conversation par messagerie instantanée (texte). Pour cela, depuis votre fenêtre d accueil Lync où vous verrez tous vos contacts : 1. Survolez avec votre souris le nom de la personne de votre choix 2. Nouveauté de Lync 2013, un menu rapide s affichera automatiquement et vous proposera plusieurs actions. Si vous souhaitez commencer une conversation texte, cliquez sur l icône «Envoyer un message instantané» comme ci-dessous en bleu : 41

42 3. Une fenêtre de conversation s ouvrira et vous pourrez entamer votre conversation. 4. Si vous souhaitez engager une conversation avec plusieurs personnes en même temps, vous pouvez cliquer sur l icône «Inviter plus de personnes» et choisir le contact de votre choix, ou glisser déposer le contact dans la fenêtre de conversation depuis votre liste de contact Lync. Lync vous avertira que plusieurs personnes sont dans la conversation. 5. Si vous souhaitez en revanche avoir plusieurs conversations avec plusieurs personnes séparément, c est possible. Grâce à la nouvelle fonctionnalité de conversations par onglets, vous pouvez désormais conserver tous vos appels, messages instantanés et salles de conversation dans une seule fenêtre de conversation. Les onglets situés sur le côté gauche de la fenêtre de conversation permettent de passer facilement d une conversation active à une autre. (Si vous préférez une fenêtre par conversation, vous pouvez bien sûr sélectionner cette option dans la page d options Liste des contacts.) 42

43 6. Utilisez le bouton d isolement pour placer une conversation dans sa propre fenêtre et la redimensionner ensuite. Utilisez le bouton d intégration situé en haut à droite pour remettre la fenêtre dans la fenêtre de conversation principale. Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité d isolement/intégration pendant une réunion quand une vidéo ou du contenu sont présentés. C. Lancer un appel audio Pour appeler un contact déjà enregistré, ouvrez une fenêtre de conversation et cliquez sur l icône «Appeler». Votre contact verra apparaitre un pop-up en bas à droite de son écran de bureau et pourra cliquez dessus pour vous répondre et entrer en conversation téléphonique (ou ignorer l appel s il est occupé). Si le numéro que vous souhaitez joindre n est pas dans vos contacts, entrez le numéro de téléphone dans la barre de recherche de votre page d accueil Lync et cliquez sur «Appeler». D. Lancer une vidéo conférence Avec le menu Lync rapide, vous pouvez effectuer un appel vidéo en un seul clic. Avant de passer ou d accepter un appel vidéo, vous pouvez obtenir un aperçu de votre vidéo dans l invitation. 1. Ouvrez une fenêtre de conversation en double-cliquant sur un contact 2. Survolez l icône «Vidéo» avec votre souris pour voir l aperçu de votre webcam 43

44 3. Cliquez sur l icône «Vidéo» ou sur le bouton «Démarrer la vidéo» pour lancer une conversation vidéo. Avec la nouvelle vue Galerie, vous voyez automatiquement toutes les personnes d une même visioconférence. Quand la vidéo n est pas disponible, l avatar s affiche. Les commandes de la galerie permettent d afficher le nom des participants et d identifier les présentateurs actifs. La galerie montre tout le temps les personnes les plus actives d une réunion en mettant en avant la vidéo du principal présentateur sur la première ligne, et affiche les participants les moins actifs sur les lignes inférieures. Quand une visioconférence compte plus de cinq participants, les cinq fenêtres vidéo des plus actifs apparaissent dans la rangée supérieure, tandis que les images des autres participants s affichent en dessous. Vous pouvez également choisir qu un ou plusieurs participants soient visibles tout le temps. E. Lancer ou participer à une réunion Lync depuis Outlook Comme vous avez pu le voir dans la partie consacrée à Outlook, il est très simple d organiser rapidement une réunion depuis votre calendrier. De la même façon, il est très simple de créer une conférence Lync depuis Outlook en quelques clics : Planifier une réunion Lync : 1. Depuis l d invitation à la réunion que vous aurez créé, cliquez sur «Réunion Lync» depuis le ruban. 2. Un lien sera automatiquement généré dans votre invitation. Les participants n auront que besoin de cliquer pour rejoindre la réunion. 44

45 Participer à une réunion à l aide d un seul clic : Que vous soyez au bureau ou en déplacement, vous pouvez participer à une réunion Lync en un seul clic ou geste. Il n est plus nécessaire de noter ou se remémorer des codes de connexion et des mots de passe. Cliquez simplement sur «Participer à une réunion Lync» à partir d un rappel de réunion Outlook sur votre ordinateur ou à partir du calendrier ou du volet de réunion sur un appareil Windows Phone, ios ou Android. F. Partage d écran pendant une réunion Lync Lorsque vous êtes en conversation avec une ou plusieurs personnes, vous avez la possibilité de partager avec elles différents éléments qui peuvent venir alimenter et enrichir votre conversation. 1. Depuis votre fenêtre de conversation, cliquez sur l icône de présentation «Moniteur» pour présenter un contenu. 45

46 2. Choisissez ce que vous souhaitez présenter à vos interlocuteurs. Remarque : Quand Lync détecte que vous donnez une présentation, il vous attribut automatiquement le statut de présence «Ne pas déranger Présentation». Les messages instantanés et toute communication qui risque de vous interrompre sont bloqués. 3. Si vous souhaitez montrer quelque chose sur votre écran (par exemple une démonstration depuis votre PC), cliquez sur «Poste de travail». Attention : Lorsque vous partagez votre Bureau, toutes les personnes de la réunion peuvent voir vos programmes, fichiers et notifications. Si vous avez des informations ou des fichiers confidentiels que vous ne voulez pas qu elles voient, fermez-les ou utilisez plutôt le partage de programmes. 46

47 4. Pour partager une présentation PowerPoint, cliquez sur «PowerPoint» depuis l icône «Moniteur» et choisissez la présentation que vous souhaitez partager. Elle se chargera dans votre fenêtre de conversation Plusieurs options s offriront à vous, comme la possibilité de visualiser en miniatures vos diapositives, la possibilité de pointer avec un laser votre présentation ou encore d inscrire des notes manuelles. Pour cela, cliquez sur l icône en haut à droite de votre diapositive et choisissez la fonctionnalité de votre choix : 47

48 5. Vous pouvez également partager un tableau blanc virtuel pour animer un appel téléphonique par exemple et illustrer vos démonstrations. Pour cela, cliquez sur «Tableau blanc» depuis l icône «Moniteur» : 6. Collaboration facile avec les notes partagées : OneNote permet de collaborer pendant une réunion. Vous pouvez utiliser les blocs-notes partagés et apporter des modifications en même temps que d autres participants à la réunion en temps réel ou prendre des notes pour une utilisation personnelle après la réunion. Le partage OneNote simplifie les 48

49 communications et le suivi en limitant les erreurs de retranscription. Depuis l icône «Moniteur», cliquez sur l onglet «OneNote» et choisissez l option de votre choix : Tous les membres de l équipe peuvent accéder aux notes partagées pour contribuer avec des informations, des idées La fenêtre OneNote est automatiquement ancrée à la fenêtre de réunion, et les personnes et le contenu partagé de la réunion sont automatiquement ajoutés aux notes. Lync se souvient du statut de conversation, même si vous vous déconnectez et vous reconnectez. 49

50 F. Prise de contrôle à distance Si vous voulez qu un autre participant modifie un fichier, vous aide à présenter ou montrer quelque chose lors d une cession de partage, vous pouvez lui céder le contrôle à distance. Vous contrôlez alors tous les deux le partage, mais vous pouvez reprendre le contrôle à tout moment. 1. Dans la barre d outils de partage en haut de votre écran, cliquez sur «Donner le contrôle 2. Sélectionnez le nom de la personne à laquelle vous voulez céder le contrôle. Lync envoie une notification à cette personne pour l informer que vous partagez le contrôle. 50

51 3. Pour reprendre le contrôle, cliquez de nouveau sur «Donner le contrôle», puis cliquez sur «Reprendre le contrôle». Conseil : Vous pouvez autoriser des personnes à prendre automatiquement le contrôle de votre session de partage à tout moment, en cliquant sur «Donner le contrôle automatiquement» dans la barre d outils de partage. Nous vous recommandons de choisir cette option uniquement pour les petites réunions informelles. Pour revenir sur l autorisation automatique, cliquez sur «Donner le contrôle», puis désactivez la case à cocher «Donner le contrôle automatiquement». G. Enregistrer une réunion Lync Quand vous enregistrez une réunion Lync, vous capturez l audio, la vidéo, la messagerie instantanée, le partage d écran, les diapositives PowerPoint, le tableau blanc et les sondages. Les présentateurs peuvent enregistrer une réunion et la sauvegarder sur leur ordinateur. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des salles de réunion Lync, notamment les options de son, vidéo, présentations, participants et dispositions, voir Introduction aux salles de réunion Lync ou Détails sur les salles de réunion pour les utilisateurs d Office Cliquez sur Autres options >Démarrer l enregistrement. 2. Si l option d enregistrement est grisée, il est possible que votre périphérique audio ne soit pas connecté. Cliquez sur l icône de microphone pour connecter le périphérique audio, puis réessayez. 3. Utilisez les contrôles situés en bas de la réunion pour suspendre, reprendre ou arrêter l enregistrement. 51

52 4. Pour voir qui d autre enregistre la réunion, pointez sur le bouton d enregistrement rouge. 5. Quand vous avez terminé, cliquez sur «Arrêter l enregistrement». Vous pouvez quitter la réunion pendant que l enregistrement est en cours de traitement. Lync sauvegarde automatiquement l enregistrement dans un format MP4 lisible par le Lecteur Windows Media et Zune. Une fois votre enregistrement traité, vous pouvez y accéder pour le lire ou l envoyer à d autres personnes. Lync affiche un message une fois l enregistrement prêt. Vous pouvez cliquer sur l alerte pour ouvrir le «Gestionnaire d enregistrements» ou cliquer sur «Outils» dans la fenêtre principale de Lync puis sur «Gestionnaire d enregistrements». 1. Dans la fenêtre «Gestionnaire d enregistrements», cliquez sur votre enregistrement pour le mettre en surbrillance, puis cliquez sur «Lire» sur le côté droit de la fenêtre. 2. Vous pouvez également renommer ou supprimer votre enregistrement à cet emplacement. 3. Pour partager votre enregistrement avec d autres personnes, cliquez sur «Parcourir» pour le rechercher, puis copiez le fichier à publier dans un emplacement partagé, tel que SkyDrive ou un site SharePoint interne. Si vous ne parvenez pas à publier l enregistrement, vérifiez que vous disposez de suffisamment d espace dans la page. Conseil : Les enregistrements sont sauvegardés dans le dossier Vidéos/Enregistrements Lync de votre ordinateur. Pour plus d informations, voir Gestionnaire d enregistrements Lync. Pour en savoir plus sur Lync 2013, consultez la page VI. Skydrive Pro et SharePoint SkyDrive Pro est votre bibliothèque professionnelle, un espace de stockage en ligne dans lequel vous pouvez conserver vos documents de travail et autres fichiers en toute sécurité. Lorsque vous stockez vos fichiers sur SkyDrive Pro, vous pouvez non seulement les voir, mais aussi facilement les partager avec vos collègues et y accéder depuis vos appareils mobiles. Avec SkyDrive Pro, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : - Stocker et organiser vos documents privés et autres fichiers dans un emplacement sécurisé dans le Cloud ou sur les serveurs SharePoint de votre entreprise - Partager des fichiers et des dossiers avec d autres personnes dans votre organisation et leur donner l autorisation de réviser ou de modifier leur contenu - Synchroniser des fichiers et des dossiers dans votre bibliothèque SkyDrive Pro et vos autres bibliothèques SharePoint avec votre ordinateur ou vos appareils mobiles, de façon à pouvoir accéder à votre contenu en mode hors connexion. 52

53 Dans l en-tête de votre site SharePoint ou Office 365, ou ailleurs, vous verrez peut-être le terme SkyDrive utilisé comme abréviation de SkyDrive Pro, cliquez sur l onglet «Skydrive» pour commencer à l utiliser : A. Personnaliser son Skydrive Pro Votre Skydrive Pro est un espace personnel. Vous avez donc la possibilité de le personnaliser à votre image, en fonction de vos centres d intérêts et projets professionnels. Ajoutez une photo, indiquez vos informations personnelles, suivez les personnes, les mots-clés, les sites ou encore les documents de votre choix. 1. Pour changer votre avatar, dirigez votre souris vers le cadre réservé à l image du profil (en haut à gauche de la page Skydrive) et cliquez sur «Modifier votre Photo» : Choisissez la photo que vous souhaitez charger et cliquez sur «Enregistrer». Votre photo d avatar sera modifiée et vos collègues verront apparaitre cette image sur les différents services Office 365 (par exemple, lorsque vos contacts entreront en communication avec vous via Lync, il pourra voir votre photo de profil). 2. Pour modifier vos informations personnelles, cliquez sur l onglet «Echange de News». Cet espace est réservé à vos flux d actualité. Il s agit d un espace social où vos collègues et vous interagissez sur les projets, les sujets, les centres d intérêts que vous avez en commun. 53

54 3. Dans la colonne à gauche de votre page, cliquez sur «Informations personnelles» : 4. Cliquez ensuite sur «Modifier votre profil» : 5. Remplissez les informations que vous jugez nécessaires d ajouter (description de poste, domaines d expertise, numéro de téléphone professionnel, nom de votre assistante, projets, compétences, formations etc.) et choisissez si ces informations sont visibles par tous ou par vous seul. Puis cliquez sur «Enregistrer tout et fermer». Une fois vos informations remplies, vous avez la possibilité de définir les critères de vos flux d actualité. Vous pouvez suivre des personnes, des documents, des sites, des mots-clés et ainsi être notifié de tout élément mis en ligne qui pourrait vous intéresser. 1. Pour suivre des personnes, cliquez sur le chiffre au-dessus de «Personnes» dans la colonne de droite des «Suivis» : 54

55 Vous serez redirigé vers la page de personne que vous suivez. Pour ajouter des personnes à suivre, cliquez sur l étoile «Suivre», ajoutez le nom ou les adresse mail des personnes que vous souhaitez suivre et cliquez sur «Suivre». Les messages qui seront postés par ces personnes apparaitront dans votre flux d actualité. 2. Pour suivre des documents, depuis un espace en ligne type Skydrive Pro ou un site d équipe d équipe SharePoint, cliquez sur l icône puis cliquez sur «Suivre». Toute modification apportée à ce document vous sera notifié et vous aurez ainsi accès systématiquement à la dernière version du document. 55

56 Skydrive Pro vous suggère également des documents à suivre lorsque vous cliquez sur le chiffre audessus de «Documents» dans votre colonne de suivis. Il vous suffira alors de cliquer sur «Suivre» : 3. Pour suivre des sites, un bouton «Suivre» vous sera systématiquement proposé quand vous consulterez des sites d équipes dans le bandeau en haut à droite de la page du site. Cliquez alors sur «Suivre». Les nouveautés postées sur le site d équipe vous seront notifiées dans votre flux d actualité. 56

57 4. Avec Skydrive Pro, vous avez également la possibilité de suivre des mots-clés ou «Balises de tendance». Une fois ces balises enregistrées dans votre Skydrive Pro, tous les billets postés comportant ces balises apparaitront dans votre flux d actualité. Vous pourrez ainsi suivre les sujets qui vous intéressent. Cliquez sur le chiffre au-dessus de «Balises» dans votre colonne de suivis, puis entrez vos balises et autres préférences de flux d actualité. 57

58 B. Enregistrer un document sur Skydrive Pro Certains de vos documents Office sont indispensables à votre activité. Pouvoir y accéder à tout moment où que vous soyez quel que soit l appareil que vous utilisez peut vous être d une aide significative. Il existe de nombreuses façons d enregistrer un document Office sur votre espace de stockage en ligne Skydrive Pro. Choisissez la situation qui vous convient le mieux : 1. Avec un document ouvert dans un programme Office, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > SkyDrive. Si vous n êtes pas encore connecté, faites-le en cliquant sur «Connexion». Si vous n êtes pas encore inscrit et ne possédez pas encore de compte Microsoft, cliquez sur «Inscrivez-vous». Une fois inscrit ou connecté, enregistrez votre document sur SkyDrive. Il sera alors disponible depuis votre espace à tout moment. 2. Vous pouvez également effectuer un glisser-déposer depuis votre bureau : Ouvrez la fenêtre de bureau où se trouve votre document, et à côté, gardez ouvert votre page web affichant votre espace Skydrive Pro. Saisissez le document et déposez-le dans votre espace Skydrive Pro. Il sera automatiquement téléchargé. 58

59 C. Synchroniser sa bibliothèque Skydrive avec son ordinateur La façon la plus simple de synchroniser votre bibliothèque SkyDrive consiste à aller dans votre SkyDrive, puis à cliquer sur le bouton «Synchroniser» : Cette opération ouvre l Assistant «Synchroniser la bibliothèque», et reconnaît automatiquement le nom et l adresse web de votre bibliothèque SkyDrive. 1. Cliquez sur «Synchroniser maintenant» pour commencer la synchronisation de votre SkyDrive. 2. Cliquez sur «Afficher mes fichiers» dans la boîte de dialogue pour ouvrir votre dossier SkyDrive synchronisé dans l Explorateur Windows. Dans l Explorateur Windows, votre SkyDrive synchronisé est répertorié dans vos Favoris dans un dossier nommé «SkyDrive Pro». Vous pouvez également démarrer l Assistant «Synchroniser la bibliothèque» à partir du menu SkyDrive Pro de votre barre d état système de Windows : 59

60 Si vous devez encore synchroniser des bibliothèques SharePoint avec votre ordinateur, l Assistant «Synchroniser la bibliothèque» vous demande automatiquement de synchroniser votre SkyDrive, et indique l adresse web de votre SkyDrive. Si vous voulez synchroniser une autre bibliothèque, vous pouvez cliquer sur «Synchroniser une autre bibliothèque», puis entrer l adresse web de la bibliothèque SharePoint à synchroniser. Si vous avez déjà synchronisé votre SkyDrive, l Assistant «Synchroniser la bibliothèque» vous demande de spécifier l adresse de la bibliothèque à synchroniser. D. Synchroniser une bibliothèque de site d équipe avec votre ordinateur La façon la plus simple de synchroniser une bibliothèque de site d équipe consiste à accéder à la bibliothèque, puis à cliquer sur le bouton Synchroniser situé en haut de la page. Cette opération ouvre l Assistant «Synchroniser la bibliothèque», et reconnaît automatiquement le nom et l adresse web de la bibliothèque de site d équipe. 1. Cliquez sur «Synchroniser maintenant» pour commencer la synchronisation de la bibliothèque. 2. Cliquez sur «Afficher mes fichiers» dans la boîte de dialogue pour ouvrir votre dossier de bibliothèques synchronisées dans l Explorateur Windows. Dans l Explorateur Windows, le dossier des bibliothèques synchronisées se trouve dans le dossier «Bibliothèques SharePoin»t. Il utilise le nom de la bibliothèque du site. 60

61 Remarque : Limites applicables à la synchronisation de contenu dans SkyDrive Pro et autres bibliothèques SharePoint. Notez les limitations suivantes liées à la synchronisation des bibliothèques sur votre ordinateur avec SkyDrive Pro : - Vous pouvez synchroniser jusqu à éléments dans votre bibliothèque SkyDrive Pro, y compris les dossiers et fichiers. - Vous pouvez synchroniser jusqu à éléments dans d autres bibliothèques SharePoint, y compris les dossiers et fichiers. Dans une bibliothèque donnée, vous pouvez télécharger des fichiers d une taille maximale de 2 Go. Remarque : Synchronisation des documents Office Lorsque vous stockez vos blocs-notes dans le Cloud (par exemple sur votre espace personnel Skydrive Pro) vous pouvez accéder en toute transparence aux informations de votre choix, les utiliser et les garder synchronisées sur les applications OneNote à partir de tous vos appareils favoris, y compris votre ordinateur Windows ou votre appareil Windows Phone, iphone, ipad, Android et Symbian. Notez qu un fichier OneNote ouvert depuis un espace en ligne ou depuis un dossier synchronisé restera dans votre bloc-notes et se synchronisera avec sa version en ligne. Ainsi, une note prise depuis votre smartphone, sera synchronisée avec votre PC de bureau ou votre tablette. De la même façon, tout document ouvert depuis un Skydrive Pro/Site d équipe SharePoint/dossier synchronisé et épinglé dans la page de démarrage de votre logiciel Office (voir partie précédente sur l épinglage de document Office) sera automatiquement synchronisé. E. Partager des sites ou documents avec des personnes externes à l organisation Si vous exercez une activité qui implique de partager des documents ou de collaborer directement avec des fournisseurs ou des clients, il peut s avérer souhaitable d utiliser vos sites pour partager du contenu 61

62 avec ces personnes extérieures à votre organisation qui ne possèdent pas de licences pour votre abonnement Microsoft Office 365. Il existe trois manières de procéder : - Vous pouvez partager l ensemble d un site en invitant des utilisateurs externes à se connecter à votre site à l aide d un compte Microsoft ou d un ID d utilisateur Microsoft Office Vous pouvez partager des documents individuels en invitant des utilisateurs externes à se connecter à votre site à l aide d un compte Microsoft ou d un ID d utilisateur Microsoft Office Vous pouvez envoyer aux utilisateurs un lien invité qu ils peuvent utiliser pour afficher des documents individuels sur votre site de manière anonyme. Lorsque vous partagez un site avec des utilisateurs externes, vous leur envoyez une invitation qu ils peuvent utiliser pour se connecter à votre site. Vous pouvez envoyer cette invitation à n importe quelle adresse de messagerie. Lorsque le destinataire accepte l invitation, il peut se connecter soit avec un compte Microsoft, soit avec un ID d utilisateur Office 365. Lorsque vous partagez un site, vous pouvez sélectionner le type d autorisation que vous voulez octroyer à cette personne sur le site. Remarque : Faites preuve de prudence lorsque vous partagez votre site d équipe ou tout autre site que votre organisation utilise principalement pour ses activités et documents internes, car vous allez permettre à des utilisateurs externes d accéder à ce site et à tous les sous-sites qui partagent ses autorisations. Vous risquez alors de leur donner accès à du contenu confidentiel. Si vous avez constamment besoin de collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation, créez un site que vous utiliserez spécifiquement pour le partage externe, puis configurez-le avec des autorisations d accès spécifiques différentes du reste de vos sites. Pour plus d informations sur l héritage des autorisations, voir Qu est-ce que l héritage des autorisations? sur Office.com Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un site avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée pour votre abonnement Office 365 (en fonction de votre offre, votre administrateur Office 365 ou SharePoint Online peut s en charger). Pour partager un site : 1. Accédez au site que vous voulez partager avec des utilisateurs externes. 2. Cliquez sur Partager. 62

63 3. Dans la boîte de dialogue Partager, tapez les noms des utilisateurs externes que vous voulez inviter. Par exemple : ou Rappel : bien sûr, vous pouvez également utiliser la commande «Partager» pour octroyer rapidement l accès à un site aux utilisateurs internes possédant une licence. Pour cela, il suffit de taper les noms des personnes à inviter. 4. Tapez un message à inclure dans l invitation. 5. Pour affecter l utilisateur externe à un groupe d autorisations spécifique, cliquez sur «Afficher les options», puis sélectionnez le groupe souhaité. Il est préférable d octroyer le niveau minimal d autorisation pouvant être requis pour effectuer la tâche souhaitée. Par exemple, si les personnes que vous invitez ont seulement besoin de lire le contenu, affectez-les au groupe «Visiteurs», qui possède des autorisations de lecture par défaut. Si les utilisateurs externes ont besoin de modifier ou mettre à jour le contenu, ajoutez-les au groupe «Membres», qui possède des autorisations de modification par défaut. Soyez extrêmement prudent lorsque vous ajoutez des utilisateurs externes à un groupe qui possède des autorisations de contrôle total. 6. Cliquez sur Partager. Par défaut, toutes les invitations que vous envoyez à des utilisateurs externes expirent au bout de 7 jours. Si un invité n accepte pas une invitation dans ce délai, et que vous souhaitez quand même que cette personne ait accès à votre site, vous devez renvoyer l invitation. 63

64 Lorsque les utilisateurs externes que vous invitez reçoivent leurs invitations, ils peuvent cliquer sur un bouton qui leur permet d accéder à une page dans laquelle ils peuvent se connecter à votre site SharePoint Online à l aide d un compte Microsoft ou d un ID d utilisateur Office 365. Si les utilisateurs ne possèdent pas de compte Microsoft, ils peuvent s inscrire pour en obtenir un gratuitement. Partager un document : Il existe deux manières de partager un document avec des utilisateurs externes : - Vous pouvez leur demander de se connecter à votre site pour consulter le document. - Vous pouvez leur envoyer un lien invité, qu ils peuvent utiliser pour consulter ou modifier le document (vous pouvez attribuer le niveau d accès) sans se connecter. Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un document avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d administration SharePoint Online (selon votre offre). Le partage externe doit également être activé pour votre collection de sites (offres pour entreprise uniquement). 1. Accédez au document à partager (vous pouvez également partager des dossiers ou des ensembles de documents). Vous pouvez partager un élément sur un site d équipe (si vous possédez les autorisations suffisantes requises pour le partage externe depuis le site d équipe), ou vous pouvez partager un document ou dossier que vous avez enregistré dans votre espace SkyDrive Pro. 2. Cliquez sur les points de suspension «...» pour ouvrir le menu, puis cliquez sur «Partager» dans la boîte de dialogue des propriétés. 3. Tapez les adresses de messagerie des utilisateurs externes avec lesquels vous aimeriez partager le document. Par exemple : ou 4. Dans la liste déroulante, sélectionnez le niveau d autorisation que vous voulez octroyer aux utilisateurs externes. Si vous voulez qu ils puissent modifier le document, sélectionnez «Peut 64

65 modifier». Si vous voulez qu ils puissent uniquement afficher le document, sélectionnez «Peut afficher». 5. Tapez un message pour indiquer aux destinataires de l invitation toutes les éventuelles instructions nécessaires à leur tâche. 6. Effectuez l une des opérations suivantes : - Pour inviter une personne à se connecter à votre site pour afficher ou modifier le document, activez la case à cocher «Exiger une connexion». - Pour inviter une personne à afficher ou modifier le document de manière anonyme à l aide d un lien invité, désactivez la case à cocher «Exiger une connexion». Si vous ne voyez pas la case à cocher «Exiger une connexion», il est possible que votre organisation ait configuré la fonctionnalité de partage externe de sorte à empêcher le partage via des liens invités. 7. Cliquez sur «Partager». 65

66 Remarque : - Si le fichier que vous essayez de partager se trouve dans une bibliothèque qui utilise la Gestion des droits relatifs à l information, vous ne pouvez pas le partager avec l extérieur. - Les liens invités anonymes peuvent éventuellement être transférés ou partagés avec d autres personnes, lesquelles peuvent également être en mesure d afficher ou de modifier le document sans se connecter. Évitez d utiliser des liens invités anonymes pour du contenu confidentiel. - Les personnes qui sont invitées à accéder à des documents à l aide de liens invités anonymes peuvent uniquement afficher ou lire les fichiers dans l application Office Web App correspondante. Elles ne peuvent pas ouvrir ces fichiers dans la version de bureau correspondante du programme Office. - Si le partage externe est désactivé globalement dans les paramètres des services Office 365 ou le centre d administration SharePoint Online, tous les liens partagés cessent de fonctionner. Si la fonctionnalité est réactivée par la suite, ces liens sont de nouveau opérationnels. Il est également possible de désactiver des liens individuels qui ont été partagés si vous voulez révoquer l accès à un document particulier. Voir Désactiver un lien invité anonyme. Annuler des invitations : Pour annuler une invitation que vous avez envoyée à un utilisateur externe, vous pouvez la révoquer avant qu elle ne soit acceptée. Accédez au site sur lequel vous voulez annuler une invitation. 1. Accédez à Paramètres > Paramètres du site. 2. Sous «Utilisateurs et autorisations», cliquez sur «Demandes d accès et invitations». 3. Sous «Invitations d utilisateurs externes», recherchez la personne que vous ne voulez plus inviter à accéder au site, puis cliquez sur «Menu Ouvrir». 4. Dans la fenêtre des propriétés, cliquez sur «Retirer». Si l utilisateur externe a déjà accepté une invitation, alors que vous voulez le supprimer de votre site, vous pouvez le faire en le supprimant d abord du groupe d autorisations SharePoint auquel vous l avez affecté. La personne de votre organisation qui possède des autorisations d administrateur Office 365 ou SharePoint Online peut également le retirer de la liste des utilisateurs de votre environnement. Pour plus d informations, voir les articles répertoriés dans la section Gérer le partage externe. Désactiver un lien invité anonyme : Lorsqu un document a été partagé via un lien invité, cette information apparaît dans la légende du document. 66

67 Vous pouvez révoquer l accès à un document qui a été partagé via un lien invité en désactivant le lien. 1. Accédez à la bibliothèque qui contient le document pour lequel vous voulez supprimer un lien invité. 2. Pointez sur le document, puis cliquez sur «Menu Ouvrir». 3. Cliquez sur une liaison invité dans la phrase «Ouvert à toute personne disposant d une liaison invité». 4. En regard de l URL du lien invité, cliquez sur le bouton «Supprimer». 5. Lorsque vous devez indiquer si vous souhaitez que le lien soit désactivé, cliquez sur «Désactiver le lien». Lorsque des personnes extérieures à votre organisation essaient d accéder au contenu à l aide du lien invité, un message leur indique qu elles ne peuvent pas y accéder. 67

68 Gérer le partage externe : Les paramètres d administration du partage externe diffèrent selon l offre Office 365 à laquelle votre organisation s est abonnée. Pour plus d informations sur l activation ou la désactivation de la fonctionnalité de partage externe, ou encore sur sa configuration, voir les rubriques suivantes : - Si votre organisation utilise Office 365 Petite Entreprise, voir Gérer le partage avec des utilisateurs externes sur le site office.com - Si votre organisation utilise l un des plans Office 365 Entreprise, voir Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online sur le site office.com - Pour plus d informations sur la configuration et la gestion des demandes d accès aux sites, voir Configurer et gérer les demandes d accès sur le site office.com F. Les Office Web Apps Besoin d accéder à un devis à distance? Besoin de consulter votre inventaire depuis un rendez-vous fournisseur? Besoin de modifier un prix sur un catalogue produit? Les Office Web Apps permettent de travailler facilement et d accéder à vos documents importants où que vous soyez et depuis un grand nombre d appareils (smartphones, PC, tablettes...). Elles vous permettent non seulement de créer, de visualiser et de modifier un document Office à distance, mais aussi de les partager et de travailler simultanément dessus à plusieurs même sans avoir Office ou la bonne version d Office sur votre appareil de connexion : il suffit d une connexion internet et d un navigateur! Vos applications préférées (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) sont disponible en ligne sous une version allégée de la suite Office. La plupart des fonctionnalités de bureautiques que vous avez l habitude d utiliser sont disponibles. Créer un document Office en ligne vierge : Pour commencer à utiliser les Office Web Apps, connectez-vous à votre compte Office 365 et cliquez sur l onglet «Skydrive» pour accéder à votre espace professionnel : 1. Une fois dans votre Skydrive, cliquez sur «nouveau document» 2. Choisissez le type de document que vous souhaitez créer : 68

69 3. Nommez votre nouveau document et cliquez sur «OK» : 4. Un nouveau document sera alors ouvert dans votre navigateur. Vous pourrez reconnaitre l interface familière de votre suite logicielle Office et pourrez utiliser facilement le ruban et ses fonctionnalités de mise en page, d insertion, d affichage etc. comme à votre habitude : 69

70 Ouvrir un document Office déjà téléchargé sur un espace en ligne Skydrive Pro ou site d équipe SharePoint depuis un navigateur : Si par exemple, vos collègues stockent des documents dans la bibliothèque SharePoint de votre organisation, vous pouvez utiliser les Office Web Apps pour les afficher, sans avoir à ouvrir vos applications Office. 1. Accédez à une bibliothèque de documents depuis un site d équipe SharePoint ou espace Skydrive Pro, puis cliquez sur le lien associé au document. 70

71 2. Celui-ci s ouvre en mode Lecture dans votre navigateur. Remarque : Lorsque vous cliquez sur un document Office stocké dans une bibliothèque SharePoint, le document s ouvre directement dans votre navigateur avec une apparence identique à celle qu il aurait dans l application Office. Office Web Apps vous permet également de modifier des documents dans le navigateur, avec la même interface familière que dans Office. Office Web Apps fonctionne dans certains des navigateurs les plus couramment utilisés et est officiellement pris en charge dans Windows Internet Explorer 7 et versions ultérieures, Safari 4 pour Mac, et Firefox 3.5 pour Windows, Mac et Linux. Modifier un document Office en ligne : La liste est presque terminée ; elle est enregistrée dans la bibliothèque SharePoint de votre équipe. Vous souhaitez la terminer avant de rentrer chez vous dans le métro ; vous l ouvrez donc rapidement dans le navigateur de votre tablette et finalisez le tableau : 1. Une fois le fichier ouvert dans votre navigateur (voir étape précédente), dans l exemple d un fichier Excel, cliquez sur «Modifier le classeur» puis «Modifier dans Excel Web App» pour le modifier directement en ligne. Votre fichier passe alors en passe en mode Édition. Effectuez vos modifications en toute sérénité. 71

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