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1 igration SharePoint Migration Shareoint Migration SharePoint igration SharePoint Migration Shareoint Migration SharePoint igration SharePoint Migration Shareoint Migration SharePoint igration SharePoint Migration Shareoint LIVRE BLANC Migration SharePoint Thomas Lathuilière Responsable Opérationnel Netapsys Responsable de l offre SharePoint Thomas.lathuiliere@netapsys.fr

2 02 Sommaire 1. Description de la problématique Difficultés rencontrées 05 Utilisateurs déroutés face à la nouvelle ergonomie 05 Reprise des données faillible et pages non fonctionnelles 06 Fonctionnalités spécifiques hors service en as particulier : Passage de la version Enterprise à la version Standard, ou Foundation 07 Cas particulier : Changement de domaine Les considérations incontournables 10 Considérations Techniques 10 Considérations Organisationnelles 12 Considérations Humaines 14 Considérations Financières Notre analyse 15 Prérequis techniques 15 Méthode : planning et disponibilité de la plateforme 18 Réalisation de la migration et reprise de données 19 Accès et sécurité 21 Apprentissage de la nouvelle plateforme 22 Aspect financier Conclusion À propos de Netapsys 24

3 03 1. Description de la problématique Lorsque nous utilisons une solution informatique au quotidien qui s appuie sur un progiciel, faire le choix d une montée de version n est jamais trivial. Microsoft SharePoint n échappe pas à cette règle. En effet, nous sommes très fréquemment confrontés à la problématique de faire évoluer des outils à un coût non négligeable, le tout pour une amélioration des fonctionnalités à peine perceptible. En ce qui concerne l outil Microsoft SharePoint 2007, la montée de version peut être motivée et déclenchée par différents facteurs : «Se tenir à jour» pour éviter qu un écart trop grand s installe entre la version en production et les nouveaux standards du marché. Conserver un parc applicatif maintenu par l éditeur. Homogénéiser les versions de l écosystème Microsoft en place (Office, Système d exploitation ). Bénéficier des nouvelles fonctionnalités offertes par la nouvelle version. Faire face à une contrainte technique et/ou politique suite à une fusion d entités possédant des versions distinctes. Ceci étant, l opération peut se révéler plus délicate qu il n y parait.

4 04 L objectif de ce livre blanc est justement de passer en revue les différentes difficultés à surmonter, les points de vigilance à garder à l esprit avant de se lancer dans l upgrade, et enfin nos retours d expériences correspondants.

5 05 2. Difficultés rencontrées Utilisateurs déroutés face à la nouvelle ergonomie L une des difficultés majeure survenant après une montée de version en SharePoint 2010 est la capacité des utilisateurs à prendre en main le nouvel outil. En effet, l une des différences majeures entre les deux versions concerne l interface graphique et plus particulièrement l ergonomie de l application. Pour les concepteurs et les contributeurs, l apparition du bandeau à la mode «Office» vient complètement chambouler les habitudes prises. Le concepteur SharePoint 2010 se retrouve alors autant démuni qu un utilisateur découvrant Microsoft Word Par ailleurs, les visiteurs doivent également revoir leur manière de naviguer dans les différentes pages et sites SharePoint. Le fil d Ariane complet disparait pour laisser place à un fil d Ariane plus localisé et fonctionnel (choix de la vue entre autres). Pour naviguer à travers l arborescence des sites, il convient d utiliser le nouveau bouton permettant de parcourir les différents niveaux.

6 06 Reprise des données faillible et pages non fonctionnelles La deuxième grande surprise concerne les liens cassés, les pages non fonctionnelles et parfois même la mauvaise reprise des données. Pour le premier point, en fonction de la méthode de migration choisie, la nouvelle version de SharePoint peut se retrouver sur un nouveau serveur. Si les liens hypertextes saisis dans la version antérieure de l application n ont pas systématiquement été spécifiés en relatif, alors ces liens continuent de rediriger l utilisateur vers l ancien serveur. Il faut donc procéder à un remplacement global des mauvaises références. Pour le second point des pages non fonctionnelles, il n est pas rare de naviguer sur un site nouvellement migré et de se rendre compte que des pages auxquelles on tente d accéder ne répondent pas. Les causes de ce phénomène sont diverses : une WebPart référencée dans la page n existe plus en l état dans la nouvelle version de SharePoint, une WebPart visualiseuse de page est utilisée pour afficher le contenu d un document Word ou Excel, mais ce dernier est proposé en téléchargement dans la version 2010, ou encore la page référencée à l intérieur du composant n est plus accessible (CF. problématique précédente des liens morts). Enfin, en ce qui concerne la reprise des données, pour peu que l on souhaite profiter de cette migration pour faire le ménage dans les données, les déplacer, changer le domaine et donc les affectations des documents, la tâche peut s avérer particulièrement ardue et donc faillible. Le résultat n en sera alors que des plus approximatifs.

7 07 Fonctionnalités spécifiques hors service en 2010 Lors d une montée de version d un progiciel, tout développement spécifique qui a été réalisé afin d enrichir la solution source doit obligatoirement faire l objet de tests et d une nouvelle recette applicative une fois migré. Dans le meilleur des cas, le code fonctionne intégralement dans la nouvelle version. Dans le cas le plus probable, le composant sur-mesure est défectueux et nécessite une mise à jour. Dans le cas particulier où il s agit d un composant spécifique acheté à un éditeur tiers, il faut bien entendu vérifier auprès de cet éditeur si le composant reste compatible avec la nouvelle version 2010 de SharePoint, ou bien si le composant devra lui aussi faire l objet d une montée de version. Cas particulier : Passage de la version Enterprise à la version Standard, ou Foundation Lors d une montée de version d un progiciel, tout développement spécifique qui a été réalisé afin d enrichir la solution source doit obligatoirement faire l objet de tests et d une nouvelle recette applicative une fois migré. Dans le meilleur des cas, le code fonctionne intégralement dans la

8 08 nouvelle version. Dans le cas le plus probable, le composant sur-mesure est défectueux et nécessite une mise à jour. Dans le cas particulier où il s agit d un composant spécifique acheté à un éditeur tiers, il faut bien entendu vérifier auprès de cet éditeur si le composant reste compatible avec la nouvelle version 2010 de SharePoint, ou bien si le composant devra lui aussi faire l objet d une montée de version. Cas particulier : Changement de domaine Indépendamment du type de gestions des utilisateurs et groupes dans SharePoint, le changement de domaine est l étape qui requiert la plus grande vigilance et qui n est jamais sans conséquence. Lors du changement d identifiants utilisateurs (login et/ou mot de passe), une forte communication pour accompagner la gestion du changement ainsi que des outils doivent être mis en place afin d avertir l utilisateur et lui faciliter l accès à la nouvelle plateforme. Un des problèmes les plus récurrents suite à une migration, est le fait qu un utilisateur propriétaire ou auteur ne puisse plus avoir accès ni en consultation, ni en modification à ses propres documents. Pour la simple raison que son nouveau login ne dispose pas des droits nécessaires sur l ancien et/ou nouveau domaine. Outre les problèmes d authentification et de droits, lorsque l ancien et le nouveau domaine ne peuvent pas communiquer entre eux du fait de contraintes techniques et/ou politiques, le changement de domaine lors

9 09 de la migration, peut engendrer dans ce cas des doublons au niveau des groupes et utilisateurs dans SharePoint. Et pour finir, après un changement de domaine, il n est pas improbable que des utilisateurs ne soient plus notifiés par mail des modifications effectuées sur certains fichiers. En effet, si le changement de domaine s accompagne d un changement d , il est nécessaire de reconfigurer toutes les anciennes alertes définies.

10 10 3. Les considérations incontournables Même si ce livre blanc aborde une problématique à priori purement technique (migration d un progiciel), il précise également l importance des composantes non techniques. Considérations Techniques La première considération technique concerne la date d expiration de la version SharePoint 2007 effective le 25/10/2012. Cette dernière est fixée à 12 mois suivant la date du dernier Service Pack du produit (en l occurrence SharePoint Server 2007 Service Pack 3 sorti le 25/10/2011). En termes de ressources matérielles, le prérequis incontournable concerne l architecture technique des serveurs ainsi que du système d exploitation qui doit être en 64 bits. Là où le choix du 32 bits était encore possible avec la version 2007, elle ne l est plus en En ce qui concerne le nombre et le type de serveurs, la définition de la topologie cible tenant compte des utilisateurs, de la qualité de service ainsi que du niveau de disponibilité attendus permet de concevoir en détail la configuration de la batterie de serveurs.

11 11 Pour le reste, RAM et CPU, le dimensionnement va fortement dépendre du contexte et du nombre d utilisateurs. Il suffit alors de se référer aux recommandations publiées par Microsoft en matière de «sizing». Un autre point à ne pas sous-estimer concerne la définition et l utilisation des différents comptes techniques indispensables à l installation et à la configuration de SharePoint Même s il est toujours possible d utiliser un même et unique compte technique, cela va à l encontre de n importe quelle bonne pratique d administration système. SharePoint 2010 pousse alors le principe relativement loin puisque le moindre service (recherche, accès à la base de données, Excel services ) utilise un compte spécifique. Vient ensuite le type de migration envisagé : «in place» ou «side by side». Ce choix va fortement dépendre de la période d indisponibilité que l on va s autoriser. Dans le premier cas, la montée de version est réalisée directement sur l environnement SharePoint 2007 en production. Pendant tout le temps de la migration, le serveur sera indisponible. Dans le cas d un problème technique, la seule solution de retour arrière consiste à restaurer l environnement SharePoint Dans le second cas, il convient de bloquer l instance de la base SharePoint 2007 en lecture seule, de dupliquer cette base de contenu sur le serveur cible déjà installé vierge en version SharePoint 2010, puis de réaliser la montée de version en attachant cette copie de base. Enfin, la dernière considération à prendre en compte sur le plan technique traite du contrôleur de domaine. En effet, par défaut la

12 12 migration SharePoint telle que prévue par Microsoft s appuie sur l hypothèse que le domaine ne change pas. Dans ce cas, la migration du contenu ne pose pas de problème particulier puisque la migration revient à faire une mise à jour de schéma de base. Les utilisateurs, leurs comptes, leurs habilitations et propriétés documentaires sont reportées à l identique. En revanche, dès lors que la migration s inscrit également dans une modification de domaine, la situation se complique légèrement. La solution préconisée va être de mettre en place une relation d approbation entre les deux domaines (l ancien et le nouveau). Un script de remplacement d utilisateurs doit alors être joué afin de migrer l ensemble des utilisateurs de l ancien vers le nouveau domaine. Si cette dernière opération de mise en place de relation d approbation n est pas possible (raison politique ou organisationnelle), il faut dans ce cas s orienter vers une reprise de données intégralement scriptée. Considérations Organisationnelles En ce qui concerne les processus métiers de l entreprise liés à la plateforme SharePoint, même si rien ne change d une manière générale entre les deux versions, il convient de profiter de la migration pour refaire le point sur la couverture fonctionnelle de l intranet ou de l application SharePoint, ainsi que de la situation sur les droits d accès et les rôles de chacun. Une fois la migration effectuée, il convient de refaire une passe sur la topologie afin de nettoyer la nouvelle version de tout site obsolète.

13 13 Notez que ce nettoyage aura pu être réalisé en amont sur la version à migrer. Par ailleurs, la topologie (sites, navigation) peut être revue afin d améliorer la cohérence entre la plateforme et l entreprise. En fonction de la durée d existence de la plateforme SharePoint 2007 dans l entreprise, ainsi que de la rigueur employée dans la gestion des droits, il est probable que la situation sur les habilitations ressemble à un immense sac de nœuds. Le passage à 2010 offre alors une excellente fenêtre de tir pour remettre de l ordre dans tout ça. Il convient dans ce cas de repartir d une liste nettoyée de groupes utilisateurs pour lesquels on repositionne les droits au plus propre. De manière transversale, la version 2010 de SharePoint offre une ergonomie plus riche et de nouvelles fonctionnalités par rapport à la version Cette migration est également le moment de positionner/ repositionner de nouveaux acteurs sur la plateforme cible : Propriétaires de sites Concepteurs Contributeurs L adhésion à la future application n est que meilleure si les gens se sentent impliqués.

14 14 Considérations Humaines Même s il ne s agit que d une montée de version, la conduite du changement associée n est pas à négliger. La formation à l outil permet de prendre en main les nouvelles fonctionnalités ainsi que la nouvelle ergonomie. Cependant, il suffit que la topologie soit modifiée pour perdre les utilisateurs s ils n ont pas été prévenus. Il est donc primordial d accompagner les utilisateurs suite à une montée de version afin de leur expliquer tout d abord ce qui a motivé la migration, puis ce qui implique que leurs compétences SharePoint soient mises à niveau, enfin ce qui a été modifié lors du changement de version. Considérations Financières La dernière considération à prendre en compte est d ordre financier. Le responsable de la migration doit tenir compte des coûts suivants : Matériel afin de supporter la nouvelle plateforme (OTC-One Time Cost et RTC-RunTime Cost) Licences logicielles Projet (MOA & MOE) Formation et Change Management

15 15 4. Notre analyse Prérequis techniques Microsoft peut avoir tendance à sur-dimensionner les prérequis technique nécessaires à la bonne exécution de ses environnements. Ceci étant, il nous faut admettre que SharePoint est un produit gourmand en ressource, avec un goulot d étranglement notable dans l accès à la base de données sollicitée à outrance. Nous pouvons donc conserver les préconisations de Microsoft comme cible à atteindre (téléchargeable à cet emplacement : microsoft.com/frfr/download/) Pour des déploiements de faible ampleur (extrait) :

16 16 Pour des déploiements sur des fermes (extrait) : Concernant les outils de la suite Office qui s intègrent de manière optimale avec SharePoint 2010, il s agit bien évidement de la version équivalente, à savoir Office Les outils Office 2007 resteront compatibles avec SharePoint 2010 mais dans une moindre mesure (par exemple, la notion de co-authoring - édition à plusieurs en simultané - n est pas disponible avec Microsoft Word 2007). Pour ce qui est du support des différents navigateurs web, le tableau suivant résume les niveaux de prise en charge des navigateurs courants (extrait sur site : technet.microsoft.com) Pris en charge Un navigateur «pris en charge» est un navigateur Web reconnu par SharePoint Foundation 2010 et dont toutes les fonctionnalités sont utilisables normalement. En cas de problème, le service de support peut vous aider à trouver une solution.

17 17 Pris en charge malgré certaines limitations connues Un navigateur «pris en charge malgré certaines limitations connues» est un navigateur Web reconnu par SharePoint Foundation 2010, mais dont le fonctionnement présente certaines limitations connues. La plupart des fonctionnalités sont parfaitement utilisables et si l une d entre elles ne fonctionne pas ou a été volontairement désactivée, la documentation permettant de résoudre les problèmes est facilement disponible. Non testé Un navigateur Web «non testé» est un navigateur dont la compatibilité avec SharePoint Foundation 2010 n a pas été testée et dont l utilisation est susceptible de présenter certains problèmes. SharePoint Foundation 2010 fonctionnera de façon optimale avec les navigateurs Web mis à jour et normalisés. NAVIGATEUR PRIS EN CHARGE PRIS EN CHARGE AVEC LIMITATIONS NON TESTÉ IE 8 (32 bits) IE 7 (32 bits) IE 8 (64 bits) IE 7 (64 bits) IE 6 (32 bits) Mozilla Firefox 3.6 (Os Windows) Mozilla Firefox 3.6 (Os Windows) Safari 4.04 (OS non-windows) Autre

18 18 Méthode : planning et disponibilité de la plateforme Nous préconisons la migration «Side by Side» dans la majorité des cas. C est la méthode qui offre le plus de garantie de retour arrière avec un minimum d indisponibilité. La migration «In Place» est vraiment à réserver pour des petites plateformes non critiques voir à des prototypes. En termes de planning, il faut l imaginer réaliste avec un peu de marge. En effet, les temps de copie et d opération de migration ne sont pas négligeables et nous ne sommes jamais à l abri de quelques mauvaises surprises. La première phase consiste à faire l inventaire des fonctionnalités utilisées par l application source, et de dresser la cartographie précise de la topologie à migrer. Cette définition de périmètre doit également inclure l exhaustivité des développements spécifiques qui ont pu être réalisés. La deuxième phase dresse l infrastructure cible et la positionne dans le temps. Elle doit normalement déclencher un plan d actions de commande de ressources d infrastructure suffisamment anticipé en fonction des entreprises afin de tenir le planning. Ce qu il faut provisionner par-dessus tout est la phase de test. Cette phase va permettre de valider l effectivité de la migration. Ce sont aussi ces tests qui vont permettre de s assurer qu aucune fonctionnalité exotique ou développement spécifique n a été omis lors de la phase de définition de périmètre à migrer.

19 19 Réalisation de la migration et reprise de données La migration SharePoint ne pose pas réellement de problème à proprement parler. Depuis le Service Pack 2 de SharePoint 2007, Microsoft met à disposition un script stsadm de diagnostic nommé «Pre-upgrade checker» intégré à WSS 3 / MOSS 2007, il permet de valider la plateforme pour une migration vers SharePoint 2010 (technet.microsoft.com/en-us/library/) Une fois que les différents points en erreurs ont été adressés, que la nouvelle instance de la base de données est configurée, que SharePoint 2010 est installé, il reste éventuellement à installer les templates d applications manquant, puis à migrer les bases de contenu.

20 20 Certains sites utilisent des templates initialement proposées par Microsoft dans un pack additionnel destiné à WSS 3.0 et MOSS Sans action de notre part ces sites restent non fonctionnels (erreur à l accès). Pour les rendre opérationnels, il suffit de redéployer les templates nécessaires (qui heureusement restent compatibles avec SharePoint 2010). L opération stricte de migration consiste à détacher une (des) base(s) de contenu d une configuration 2007, pour les rattacher sur une installation faite en C est lors de cette opération de ré-attachement de base de données que la migration se réalise (mise à jour du schéma de la base de données au format SharePoint 2010) : Mount-SPContentDatabase WSS_Content_2007 -WebApplication UpdateUserExperience. Il convient ensuite de «réparer» et configurer un certain nombre d éléments qui n ont pu être correctement migrés tels que les éventuels liens invalides dans la «Quick Launch», les «Webparts» et les données des listes et bibliothèques. Il faut ensuite rétablir le mapping des accès de substitution étant donné que le serveur hébergeant SharePoint 2010 est nouveau. Par la suite, on prend soin de reconfigurer la plupart des services, tel que le moteur de recherche et on re-planifie une indexation complète.

21 21 Cette «macro-procédure» ne tient pas compte des développements spécifiques. En effet, dès lors que du développement spécifique a été déployé sur la plateforme 2007, aussi bien des WebPart que du développement purement graphique (formulaires, master pages, javascript, CSS ), il va falloir s assurer que le code reste compatible en version Autant le dire tout de suite, la probabilité que la personnalisation graphique réalisée spécifiquement pour un site SharePoint 2007 soit fonctionnelle sans modification en 2010 est nulle. Pour ce qui est des WebParts, il est fort possible qu elles restent fonctionnelles. Il faudra cependant s en assurer, et le cas échéant développer la mise à jour supportée par SharePoint Remarque Accès et sécurité Par expérience, une plateforme collaborative qui vit connait obligatoirement des dérives en matière de gestion de droits. Il n est pas rare de constater des droits qui sont mis en place au cas par cas directement au niveau utilisateur, dans des sous-sites voir sur des répertoires directement ou des documents. Il en résulte une complexité accrue de la maintenance des droits d accès. Une montée de version représente le moment rêvé pour remettre de l ordre dans la gestion des droits. Non pas parce que SharePoint 2010 révolutionne le concept, mais simplement parce que l on s adresse maintenant à une population d utilisateurs aguerrie à la gestion des droits, et qu on lui donne la possibilité de repartir proprement ou tout du mois de remettre de l ordre. Il est donc primordial de consacrer un peu de temps à cette phase.

22 22 Apprentissage de la nouvelle plateforme La raison la plus fréquente des échecs ou difficultés remontées suite à des migrations SharePoint est la sous-estimation de la conduite du changement qui doit l accompagner. Il faut avoir conscience que SharePoint possède la réputation d être compliqué et peu intuitif. Les utilisateurs le voient comme un produit d informaticiens fait pour des informaticiens. De plus, les modifications d ergonomie entre la version 2007 et la version 2010 sont suffisamment importantes pour dérouter les utilisateurs sans accompagnements. On pense notamment à la nouvelle notion de fil d Ariane, où tout le système de navigation a été revu. Aspect financier Pour ce dernier aspect, nous ne remontons pas forcément d alertes si ce n est d avoir en tête les coûts masqués ou indirects, tels que les licences des produits associés nécessitant une montée de version (système d exploitation, suite Office, SGBD SQL Server ). De la même manière, la formation et le support inhérent à cette montée de version sont bien souvent sous-évalués (quand ils ne sont pas tout simplement oubliés).

23 23 5. Conclusion Dans l ensemble, une migration de Microsoft SharePoint 2007 vers SharePoint 2010 se réalise simplement. Ceci est d autant plus vrai lorsqu il n y a pas de développement spécifique sur la version initiale. En revanche, dès lors que la plateforme 2007 a subi plusieurs spécialisations fines, il convient d en profiter pour faire le tri lors de la montée de version. En ce qui concerne la conduite de changement, il ne faut pas la négliger tant la nouvelle interface graphique est modifiée dans la version 2010 de l outil. Il est courant de comparer ce bouleversement avec celui induit dans l apparition du bandeau «Office» de la suite logicielle éponyme. Enfin, cette migration apparaît incontournable si l on s inscrit dans la durée avec cette plateforme Microsoft. En effet, la nouvelle version SharePoint 2013 n offrira pas de procédure d upgrade à partir de la version 2007, mais exigera de passer par une version 2010 intermédiaire.

24 24 6. À propos de Netapsys Netapsys est une société d ingénierie informatique spécialiste des nouvelles technologies (Java J2EE, Microsoft.NET, PHP, Javascript,...). Fondée en 2004 par deux experts des nouvelles technologies, Netapsys a développé et cultive un savoir-faire unique de production logicielle. S inscrivant dans un principe d amélioration continue, Netapsys capitalise à la fois sur les hommes et sur un outillage avancé d intégration continue et de mesure permanente de la qualité de ses développements. La société s appuie sur sa capacité d écoute et sur une veille technologique de pointe pour apporter à ses clients PME, grands comptes et services publics une prise en charge clés en main de leurs projets applicatifs, ou de l évolution de leur système d information. Netapsys vous accompagne sur toutes les solutions technologiques créatrices de valeur pour les entreprises et institutions : Business Intelligence E-commerce Collaboratif GED Mobilité Usines logicielles Ingénierie logicielle Web/CMS

25 25 Présente à Paris, Nantes, Lyon, Strasbourg et Madagascar, Netapsys compte 350 collaborateurs et a réalisé en 2013 un chiffre d affaires de 22 millions d euros. Si vous souhaitez en savoir plus, ou tout simplement nous rencontrer, n hésitez pas à nous contacter contact@netapsys.fr. Retrouvez également toute l actualité de Netapsys sur notre site internet

26 Netapsys Conseil , rue de Provence Paris Tél. : +33(0) Netapsys Atlantique 17, rue Sanlecque Nantes Tél. : +33(0) Netapsys Rhône-Alpes 18, rue Bourgelat Lyon Tél. : +33(0) Netapsys Grand Est 11, rue de la Haye Espace Européen de l Entreprise Schiltigheim - Strasbourg Tél. : +33(0) Netapsys Madagascar Porte B22, Immeuble ARO Ampefiloha 101 Antananarivo Tél : contact@netapsys.fr blog.netapsys.fr

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