Guide comptable. A l usage des trésoriers et présidents, gestionnaires de comités régionaux du PEJ-France

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1 Guide comptable A l usage des trésoriers et présidents, gestionnaires de comités régionaux du PEJ-France

2 Introduction Ces fiches pratiques s adressent aux gestionnaires des comités régionaux, présidents et trésoriers, pour leur venir en aide dans la gestion quotidienne des finances du comité qu ils ont à leur charge. Avec pour orientation générale de garantir la plus large autonomie possible des comités régionaux dans la gestion de leurs comptes, ces fiches ont une visée pratique : elles répondent à toutes les interrogations qu un trésorier d association est amené à se poser pour la tenue de la comptabilité de l association et la bonne gestion de ses finances. Le présent guide vient donc en complément du document Règles de fonctionnement financier du PEJ- France, dont le but principal est de rappeler les grands principes de la comptabilité associative ainsi que les règles spécifiques d éthique et de bonne gestion que le PEJ-France et les comités régionaux du PEJ-France doivent s imposer. Ce guide est organisé suivant les différentes tâches que doit assurer le trésorier tout au long de l année comptable, en couvrant à la fois les aspects budgétaires et la gestion de la trésorerie de l association. Le trésorier est donc à même, grâce à ce guide, de réaliser les principaux documents comptables à élaborer au cours de l exercice : budgets prévisionnels (des événements particuliers ainsi que le budget annuel de l association), bilans financiers des événements, compte d exploitation et compte de bilan annuels de l association. Structure du Guide : - fiche 1 : Organiser simplement sa comptabilité : outils et bonnes pratiques ; - fiche 2 : Budget prévisionnel, bilan d un événement et compte d exploitation : respect du plan comptable associatif et grands principes ; - fiche 3 : Le compte de bilan ; - fiche 4 : Gérer sa trésorerie.

3 Fiche 1 : Organiser simplement sa comptabilité Afin de faciliter le travail du trésorier tout au long de l année et préparer ainsi l établissement des différents bilans financiers (comptes annuels, bilan financier d un événement), il est important d avoir une organisation comptable cadrée et régulière. Quelques outils et bonnes pratiques : le cahier de comptes : c est l outil le plus basique pour tenir une comptabilité avec un minimum de rigueur. Il s agit, aussi régulièrement que possible (si possible chaque semaine, obligatoirement chaque mois), d inscrire toutes les dépenses engagées et prévues (donc pas seulement payées, débitées sur le compte en banque) et les recettes perçues ou à percevoir, dans un cahier. Il suffit ensuite de reporter les écritures dans les bons comptes et les bonnes lignes du compte d exploitation afin d avoir un état de situation budgétaire à date. Faire ce travail régulièrement permet d éviter des «coups de stress» au moment de la clôture des exercices, de l établissement d un bilan financier pour un événement particulier ou lorsque le bureau de l association doit prendre une décision importante entraînant des dépenses. Tenir un cahier de comptes permet également de travailler sur la trésorerie de l association, c'est-à-dire ses disponibilités immédiates d argent. Il suffit ainsi de pointer les écritures inscrites avec celles du relevé de comptes reçu en général mensuellement. Un tel effort est indispensable pour une bonne prise de décisions : on peut ainsi avoir l impression d «avoir de l argent à dépenser» en consultant le solde du compte bancaire, pour se rendre compte après un tel travail que certaines dépenses engagées n ont pas encore été débitées, que la capacité financière en est d autant plus limitée. [voir fiche Gérer sa trésorerie]. classer et conserver les factures : à chaque écriture doit correspondre un justificatif. Les justificatifs (factures, notes d honoraires pour les charges ; lettres d attribution de subvention, conventions, bulletin d adhésion, etc, pour les recettes) doivent impérativement être des originaux. Il convient de les classer mois par mois, a priori par ordre du jour où a été émis le chèque ou le virement, pour plus de simplicité. La conservation des justificatifs de toutes les écritures, en particulier des écritures de dépenses, est la garantie la plus importante d une comptabilité légale et bien tenue. La responsabilité du président et celle du trésorier de l association peuvent être engagées si des écritures ne sont pas justifiées par des documents originaux. En cas de contrôle, possible à tout moment par les services fiscaux, toute dépense sans justificatif avec originaux peut aussi entraîner des redressements fiscaux sur les personnes (physiques ou morales) ayant reçus des chèques ou virements car ces versements seront considérés comme des salaires non déclarés.

4 Fiche 2 : budget prévisionnel, bilan d un événement, compte d exploitation 1. Respecter le modèle du plan comptable associatif Le plan comptable associatif est le modèle comptable à respecter pour l élaboration des budgets prévisionnels, du compte d exploitation de fin d exercice ou du bilan financier d un événement. Le modèle se présente en 2 colonnes : à gauche les dépenses et à droite les recettes. L affectation des différentes écritures doit respecter les règles du plan comptable associatif, que nous allons détailler ci-dessous. 1.1 Dépenses (ou charges) : comptes de classe 6 Pour une association, les charges d'exploitation normale et courante sont enregistrées sous les comptes 60 " Achats ", 61 " Services extérieurs ", "62 Autres services extérieurs", 63 " Impôts, taxes et versements assimilés ", 64 " Charges de personnel ". 60 «Achats» - Achats d études et de prestations de services - Achats non stockés de matières et fournitures - Fournitures non stockables (eau, énergie) - Fournitures d entretien et de petit équipement - Fournitures administratives - Autres fournitures Les postes les plus utilisés dans la comptabilité d une association sont, plus particulièrement : - «Achats non stockés de matières et fournitures» qui concerne tous types d achats directs, autres que les fournitures administratives, que le comité peut réaliser pour l organisation d une activité (nourriture par exemple, à condition qu il s agisse de produits finis achetés directement dans un magasin, et non le produit d un traiteur par exemple) ; - Fournitures non stockables (eau, énergie) : toutes les «charges courantes» que doit payer l association (électricité, eau du robinet) ; - Fournitures d entretien et de petit équipement : appareil photos, tous types de matériel à condition qu il s agisse de produits finis achetés directement dans un magasin, et non le produit d un prestataire comme un imprimeur par exemple ;

5 - Fournitures administratives (achat de papier, chemises, bics, etc), à l exception des documents imprimés pour nous (brochures, tracts, affiches,.) qui apparaissent en classe «Services extérieurs» - Sous-traitance générale - Locations mobilières et immobilières - Entretien et réparation - Assurances - Documentation - Divers Les postes les plus couramment utilisés sont les suivants : - Sous-traitance générale : il s agit de toutes les prestations de services auxquelles vous pouvez recourir dans l organisation d un événement (services d un traiteur, locations de chambres d hôtel, hébergement dans un établissement scolaire, réalisation d un kakemono, etc) ; - Locations mobilières et immobilières : loyer payé pour le local de l association ; - Assurances : prime d assurance payée annuellement pour les activités de l association ou payée pour une activité spécifique ; - Divers : il s agit toujours, dans un budget prévisionnel réalisé avec ce modèle, d affecter une somme à ce poste (de 5% à 10% du budget total au maximum), par prudence, afin d envisager de possibles imprévus. 62 «Autres services extérieurs» - Rémunérations intermédiaires et honoraires - Publicité, publication - Déplacements missions et réceptions - Frais postaux et télécommunications - Services bancaires - Divers Dans le détail : - Rémunérations intermédiaires et honoraires : il ne s agit pas des charges de personnel de l association mais des prestations que le comité peut payer via des honoraires, tels que les services d un avocat, d un comptable, d un informaticien ; - Publicité, publication : toutes les impressions et publications réalisées dans l organisation d un événement (impression d affiches, prestation d une reprographie, réalisation d articles publicitaires, vidéos, etc) ; - Déplacements, missions et réceptions : toutes les notes de frais que l association doit rembourser (transport, restauration, etc) ;

6 - Frais postaux et télécommunications : envois postaux, communications téléphoniques de l association et de ses membres (notes de frais téléphoniques remboursées), dépenses éventuelles de connexion Internet ; - Services bancaires : cotisation pour la gestion du compte bancaire, frais de virements, éventuels agios, etc. ; - Divers : cette ligne peut être utilisée pour des remboursements de ressources perçues par l association et qu elle doit rembourser. Par exemple, le PEJ-France y inscrit ici les cotisations perçues et reversées aux Comités. 63 «Impôts, taxes et versements assimilés» Si l association paie des impôts (cas exceptionnels), ce peut être : - la taxe d habitation (lié à un loyer) ; - la taxe sur les salaires ; - la contribution obligatoire à la formation continue ; - la taxe d apprentissage. Ni le PEJ-France, ni les comités régionaux ne paient à ce jour d impôts, hormis les prélèvements libératoires déduits des intérêts gagnés sur les comptes de placement. 64 «Charges de personnel» - Rémunérations du personnel - Charges sociales - Autres charges En détail : - Rémunérations du personnel : indemnités des stagiaires, salaires nets versés ; - Charges sociales : cotisations patronales et salariales (Urssaf, Pôle Emploi et organisme de retraite complémentaire) ; - Autres charges : cotisations à la médecine du travail par exemple. 1.2 Recettes (ou produits) : comptes de classe 7 Les produits, ou recettes de l association, sont enregistrés dans les comptes 70 " Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises ", 74 " Subventions d'exploitation " et 75 " Autres produits de gestion courante ", 76 «Produits financiers».

7 70 " Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises " : Ce compte est composé de plusieurs postes : - Marchandises - Prestations de services - Produit des activités annexes Il n est rempli qu exceptionnellement, une association n ayant en général pas d activités de production, ou de production marchande. Le seul cas où la ligne «Marchandises» peut être remplie dans le compte d exploitation du PEJ-France ou d un comité est s il y a eu vente de produits finis, de tee-shirts aux participants d une session par exemple. Le montant doit rester anecdotique par rapport aux autres recettes au risque de devoir payer un impôt (type impôt sur les sociétés) pour une telle activité marchande. 74 " Subventions d'exploitation " C est le poste où apparaissent la plupart des recettes perçues par l association. Les subventions touchées doivent être inscrites selon les postes suivants, le nom du financeur devant être précisé : - Etat (ex : ministère de l Education nationale) - Région (ex : Région Rhône-Alpes) - Département (ex : Département de la Marne) - Commune (ex : Ville de Fontainebleau) - Fonds européens (ex : PEJA) - Subventions privées (entreprises, fondations) 75 " Autres produits de gestion courante " Autre compte important pour une association puisqu il est composé de 2 postes essentiels : - les cotisations et dons : les comités y inscrivent les montants des cotisations reçues du PEJ- France, ainsi que les éventuels dons de personnes physiques ou morales (pouvant faire l objet de reçus fiscaux) - les frais d inscription aux manifestations organisées Un 3 poste peut être ajouté, intitulé «remboursements», pour des remboursements reçus : par exemple si un Comité a payé une dépense que le PEJ-France lui rembourse ensuite. 76 «Produits financiers» Inscrire ici les intérêts gagnés grâce au compte de placement (Livret A le plus souvent).

8 2. Principes de fonctionnement et remarques générales Principe de l exercice comptable : il convient d inscrire dans ces postes toutes les dépenses et recettes liées à un exercice, c'est-à-dire une année civile. Ainsi, dans le compte d exploitation d une année N, ne doivent pas apparaître les dépenses engagées l année N-1, même si elles ne sont réellement débitées que l année N. Et, particulièrement lorsque l on clôture l exercice de l année N, il convient de compter les dépenses engagées pour cette année, même si elles ne seront débitées que lors de l année N+1 (exemple : factures non réglées au 31 décembre, chèques non débités par un fournisseur, etc). D une manière générale, on n attend pas que les dépenses soient effectivement débitées du compte bancaire pour les inscrire dans le compte d exploitation. De même une subvention pour l année N, pour laquelle on a une lettre de confirmation, doit être inscrite dans l exercice de l année N, même si elle est reçue en retard dans l année N+1 ; de même pour les cotisations de l année N que le PEJ-France peut verser aux comités en début d année N+1. Prestations en nature : elles apparaissent dans la partie inférieure d un compte d exploitation ou du bilan financier d un événement (comptes 86 en charges et 87 en produits). Il s agit alors, en premier lieu, d effectuer une estimation des prestations concernées (exemple : 500 pour une salle gracieusement prêtée par une mairie ; on choisit une valorisation à cette hauteur en estimant que c est le prix de location habituelle de la salle concernée). La somme est alors inscrite dans la ligne «Mise à disposition gratuite des biens et prestations». La même somme apparaît logiquement du côté des recettes, s agissant en quelque sorte d une «subvention en nature», dans la ligne «Prestations en nature». Dons en nature : il s agit de matières (par exemple nourriture ou fournitures) offertes par des personnes physiques ou morales à l association ou pour un événement. Le montant estimatif de ces dons doit être mis en «Dons en nature» en recettes et en «Secours en nature» en dépenses. Valorisation du bénévolat : il est admis que le temps passé par les bénévoles soit valorisé dans un document budgétaire ou comptable ; le principal intérêt d une telle démarche est de montrer au destinataire du document (financeurs en premier lieu) l importance des ressources bénévoles pour la tenue de l événement ou la bonne marche de l association, l investissement que cela requiert, sans contrepartie financière. Il faut alors procéder de la manière suivante : estimer d abord le temps passé sur l événement en question, ou pour le comité s il s agit d un état de fin d exercice. Il y a forcément une part d arbitraire dans cette estimation mais il convient de rester réaliste. On multiplie alors le nombre d heures estimé par le taux horaire brut du Smic (8,82 depuis le 1 er janvier 2009). Le résultat s inscrit dans la ligne «Personnes bénévoles» en charges, dans la ligne «Bénévolat» en recettes. Les avances de trésorerie ne doivent pas apparaître dans un compte d exploitation : il est possible qu au cours d un exercice, le PEJ-France vous avance une somme car le comité n a pas reçu à une certaine date des subventions attendues et certaines (convention signée, ou détention d une lettre d attribution) et il doit faire face à certaines dépenses. Comme leur nom l indique, ces avances ne sont pas des recettes car elles doivent bien entendu être remboursées. Elles ne figurent donc en aucun cas dans le compte d exploitation. Si à la clôture de l exercice elles n ont pas été remboursées, elles doivent par contre figurer parmi les dettes dans le compte de bilan (cf. fiche «Compte de bilan»).

9 DEPENSES MONTANT EN EUROS RECETTES MONTANT EN EUROS 60 - Achats 70 - Ventes de produits finis, prestations de service - Achats d'études et de prestations de services - Marchandises - Achats non stockés de matières et fournitures - Prestations de services - Fournitures non stockables (eau, énergie) - Produits des activités annexes - Fournitures d'entretien et de petit équipement 74 - Subventions d'exploitation - Fournitures administratives - Etat - Autres fournitures 61 - Services extérieurs - Sous traitance générale - Locations mobilières et immobilières - Entretien et réparation - Région(s) - Assurances - Documentation - Département(s) - Divers 62 - Autres services extérieurs - Commune(s) - Rémunérations intermédiaires et honoraires - Publicité, publication - Organismes sociaux - Déplacements, missions et réceptions - Fonds européens - Frais postaux et télécommunication - CNASEA (emplois aidés) - Services bancaires - Autres : - Divers 63 - Impôts et taxes 75 - Autres produits de gestion courante - Impôts et taxes sur rémunérations - Cotisations et dons - Autres impôts et taxes - Frais d'inscription manifestations 64 - Charges de personnel - Soutiens privés - Rémunérations du personnel - Remboursement de frais - Charges sociales 76 - Produits financiers - Autres charges de personnel 77 - Produits exceptionnels 65 - Autres charges de gestion courante - Sur opérations de gestion 67 - Charges exceptionnelles - Sur exercices antérieurs 68 - Dotation aux amortissements, provisions et engagements 78 - Reprise sur amortissements et provisions TOTAL DES CHARGES 0,00 TOTAL DES PRODUITS 0, Emploi des contributions volontaires en nature 87 - Contributions volontaires en nature - Secours en nature - Bénévolat - Mise à disposition gratuite des biens et prestations - Prestations en nature - Personnes bénévoles - Dons en nature TOTAL DES DEPENSES 0,00 TOTAL DES RECETTES 0,00 Déficit/Excédent 0,00

10 Fiche 3 : le compte de bilan Le compte de bilan, à établir au terme de chaque exercice comptable, retrace le patrimoine de l association : il est une «photographie», à un moment donné (le plus souvent au 31 décembre) de ce que possède l association et de ce qu elle doit. Il est alors scindé en 2 parties, l actif et le passif : - le passif (à droite) indique l origine des ressources de l association ; - l actif (à gauche) indique l emploi de ces ressources. Le compte de bilan est donc, logiquement et obligatoirement, équilibré. Il se présente comme suit (format simplifié) : Actif Actif immobilisé - Immobilisations incorporelles - Immobilisations corporelles - Immobilisations financières Passif Fonds associatifs - Report à nouveau - Résultat - Créances - Banque - Caisse Actif circulant - Emprunts - Fournisseurs Dettes Actif Les comités régionaux, en principe, n ont rien à inscrire en «actif immobilisé». Il s agit effectivement d inscrire ici les éventuels investissements (matériels ou non) de l association, et la situation se présente très rarement. Créances : il s agit de faire figurer ici les sommes dues au comité au moment de la clôture de l exercice ; le plus couramment, on inscrit donc ici les subventions attribuées au titre de l exercice concerné mais qui n ont pas encore été versées, ainsi que les cotisations que le PEJ-France doit encore reverser. Banque : on inscrit ici le solde exact des comptes en banque à la date du compte de bilan (31 décembre en général). Caisse : ici figure le solde de la caisse physique (en liquide) s il en existe une, ce qui n est pas recommandé. Passif

11 Fonds associatifs : il s agit d inscrire ici ce qui constitue en quelque sorte l autofinancement de l association, à savoir le cumul des résultats précédents (report à nouveau) et le résultat de l année que l on vient de conclure, solde des dépenses et des recettes que l on tire du compte d exploitation. Dettes : ce que le comité doit, à la date de réalisation du compte de bilan, doit figurer ici ; il peut s agir de dettes envers une autre association (lorsque le PEJ-France a avancé de l argent au comité par exemple ; la somme de l avance figure alors si elle n a pas été remboursée au PEJ-France) ; il s agit surtout des factures liées à l exercice que l on clôture non payées à la clôture de l exercice (par exemple : factures de 2009 qui seront payées en 2010). S il n y a pas d erreur, on atteint un équilibre après avoir complété les deux colonnes.

12 Fiche 4 : gérer sa trésorerie Il faut faire la différence entre ce que le comité prévoit comme recettes sur la totalité de l exercice et ce que le comité a de disponible, à un moment donné. Ainsi, l équilibre budgétaire annuel peut être parfaitement atteint, mais le comité peut se trouver, à un moment de l année, sans ressources disponibles. Ceci s explique notamment par le décalage dans le versement des subventions : les subventions, publiques notamment, arrivent parfois tard dans l année, alors que de nombreuses activités ont déjà eu lieu et ont donné lieu à d importantes dépenses. Une bonne gestion de la trésorerie, c'est-à-dire des fonds disponibles et immédiatement mobilisables, est alors capitale. Dans des situations d urgence, le PEJ-France a pu octroyer des avances de trésorerie à certains comités, mais d une part le PEJ-France ne peut offrir de telles facilités en permanence (l association doit se préoccuper également de sa propre trésorerie!), et d autre part ceci n est pas pleinement satisfaisant pour l indépendance et la bonne santé financière d un comité (souci d éviter de contracter des dettes). Une bonne gestion de trésorerie passe par plusieurs principes d action : réaliser aussi régulièrement que possible des plans de trésorerie : il s agit de quantifier les dépenses à venir, à partir du niveau des dépenses courantes et des activités prévues, et d assurer que les ressources immédiatement mobilisables (le solde du compte en banque pour être simple) sont suffisantes pour couvrir les dépenses prévues. De tels calculs permettent alors de planifier un éventuel épuisement de trésorerie et ainsi d envisager les différentes solutions pour l éviter (faire les démarches pour accélérer le versement des subventions acquises, limiter le niveau de dépenses, etc). faire un point régulier sur le niveau des dépenses engagées permet également d avoir une vue sur la situation budgétaire générale de l année (au regard du budget prévisionnel, des prévisions actualisées de recettes) et donc de prendre les décisions qui peuvent s imposer. même lorsqu une trésorerie a été bien gérée, il peut y avoir des difficultés, particulièrement en tout début d exercice. Il est alors important que l association ait des capacités d autofinancement, qui trouvent en général leur origine dans les excédents qu elle dégage à la clôture de chaque exercice. Dégager un excédent ne porte en aucun cas atteinte au principe de «non-lucrativité» puisque les sommes dégagées ne sont pas «réparties» entre les dirigeants ou les adhérents de l association ; la réalité montre avec évidence que de tels excédents sont nécessaires au bon fonctionnement des associations. S il peut apparaître difficile de dégager des excédents budgétaires avec les financeurs publics (qui ont le droit d exiger le remboursement des sommes dites «non utilisées»), il est en revanche plus aisé d être serein avec une situation d excédent lorsque des financeurs privés apparaissent dans le compte de résultat. L excédent peut en effet être imputé à l existence de ces soutiens privés, qui «rechignent» moins lorsque de telles situations se présentent. D où l intérêt de diversifier les sources de financement, en appelant notamment des bailleurs privés, entreprises ou particuliers (via des actions de sponsoring ou des dons). D une façon générale, l excédent ne doit pas dépasser le total des classes du compte d exploitation, ni 5 à 8% du montant total de l exercice, sans quoi il y a un risque de voir les collectivités publiques demander une restitution de leurs aides. Mais, pour les raisons indiquées plus haut (accroissement de la trésorerie), l exercice doit non seulement ne pas être déficitaire mais présenter un

13 excédent permettant idéalement d atteindre en quelques années une trésorerie d au moins 6 mois de fonctionnement.

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