Article n 1 : Nombre et localisation des délégations

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1 CHARTE DE FONCTIONNEMENT DES DELEGATIONS DE L ASSOCIATION DES DIABETIQUES D ILLE ET VILAINE Adopté par le Conseil d Administration AFD 35 Association des Diabétiques d Ille et Vilaine du 18 Avril Cette Charte de fonctionnement des délégations a pour fonction de déterminer l articulation entre l association AFD 35 Ille et Vilaine et ses délégations. Article n 1 : Nombre et localisation des délégations L AFD 35 Ille et Vilaine dénombre 2 délégations couvrant les territoires suivants : - Rennes métropole + Sud département. - Saint-Malo, Nord du département et son territoire de santé n 6. Nota : L AFD 35 Ille et Vilaine se donne la possibilité d intégrer d autres délégations signataires des Statuts, de la Charte de Fonctionnement des Délégations et de la Charte fédérale. Article n 2 : Gouvernance de la délégation Le Conseil d administration de l association élit un responsable par délégation qui fera également parti du bureau de l association. Le responsable doit nommer 2 bénévoles, l un chargé de l administratif et l autre du budget. Ces derniers font office de suppléant en cas d absence du représentant. Ils sont membres du Conseil d Administration. Chaque délégation peut également proposer 3 bénévoles au maximum comme membres du C.A. Le Président en est le garant : Ecrire le projet associatif. Article n 3 : Missions de l association Rechercher les financements pour toutes ses délégations en lien avec le Siège fédéral. Définir avec la délégation le programme prévisionnel des actions de l année à venir. Définir avec la délégation le budget prévisionnel de l année à venir. Etablir et fidéliser des partenariats départementaux et ou régionaux. Assurer la gestion administrative relative aux adhérents : Gestion des cotisations, Encaissement des cotisations, Relance des cotisations. Assurer la gestion de ses comptes. Assurer la gestion de la communication Information grand public sur ses missions. Information des adhérents et du grand public sur les activités des délégations. Etablir une stratégie de recrutement de bénévoles pour l ensemble des délégations. Visiter les équipes des délégations au moins 2 fois par an. Article n 4 : Missions de chaque délégation Le responsable de la Délégation en est le garant.

2 Définir avec l ensemble des membres du bureau de l association le programme prévisionnel des actions à mettre en place sur son territoire. Définir avec l ensemble des membres du bureau de l association le budget prévisionnel des actions à mettre en place sur son territoire. Développer des actions en proximité sur tout le territoire dont elle a la charge. Etablir et fidéliser des partenariats locaux et en informe le bureau de l association. Gérer le budget décidé par le Conseil d Administration de l association chaque début d année en fonction des actions et projets développés. Déléguer la gestion administrative relative aux adhérents à l association : Gestion des cotisations Relance des cotisations Rendre compte de son activité à l association au minimum 2 fois par an à l occasion du Conseil d Administration : Information sur ses actions / projets Transmission mensuelle des justificatifs comptables pour faciliter la gestion. Gérer la relation physique avec les adhérents présents. Mettre en œuvre la stratégie de recrutement de bénévoles développée par l association. Informer le bureau de l association de ses communications utilisant le nom ou logo de l association. Article n 5 : Gestion des ressources financières A défaut de personnalité morale, la délégation ne peut détenir de compte bancaire. Afin que cette dernière puisse conserver une part d autonomie financière, l association ouvre autant de sous-comptes que de délégations et donne aux responsables de ces dernières une délégation de signature afin de pouvoir les utiliser. Ces comptes contiennent : o Le montant attribué par le Conseil d Administration en fonction des actions prévisionnelles de chaque délégation o Chaque délégation conserve son potentiel quant à la gestion des adhérents. Le service comptable AFD 35 Ille et Vilaine devra saisir les sommes remontées par chaque délégation, à savoir les cotisations et les dons o Une ligne de saisie permettra d identifier par un symbole ou des lettres l origine géographique de l adhérent, du membre bienfaiteur o La quote-part vers le siège fédéral, la région Bretagne et l association AFD 35 Ille et Vilaine sera pris en charge par la trésorière départementale. Le restedû ira vers le sous-compte de la délégation concernée. o Concernant l appel à projet pour chaque délégation, les sommes attribuées iront vers le sous-compte concerné en fonction des actions prévisionnelles. o Au-delà d une somme de X euros définie par le Conseil d Administration sur les lignes budgétaires de chaque délégation, la trésorière départementale fera un mouvement d argent vers les comptes livrets de l association. Chaque délégation fait l objet d une ligne dédiée dans le budget de l association.

3 Article n 6 : Dénomination Conformément à la charte graphique de l AFD, la dénomination de toute association fédérée à l AFD est la suivante : AFD 35 Association des Diabétiques d Ille et Vilaine Pour la délégation, il suffit simplement d intégrer, sous le nom de l association : Délégation de Saint-Malo Délégation de Rennes Article n 7 : Antennes Les délégations peuvent mettre en place des antennes en fonction de leur territoire ou de leurs manifestations et avec l accord de l association. Elles désigneront un bénévole qui en sera le responsable. Signature du Président de l AFD 35 Association des Diabétiques d Ille et Vilaine Signature du responsable de la Délégation AFD 35 Rennes Signature du responsable de la Délégation AFD 35 Saint-Malo

4 Annexe 1 Nota : Pour une fusion absorption, avant les votes en AGE, le mieux est de rédiger la Charte de Fonctionnement des délégations suivi d un traité de Fusion rassemblant : Les motifs et les objectifs de la Fusion Le calendrier de la Fusion Les éventuelles conditions de la Fusion Les bases comptables Le traité de Fusion sera voté dans chacune des AGE Construction d une AGO/AGE avec un accord de Fusion absorption Le Samedi 18 Avril 2015 est le jour retenu. Matinée Centre Patrick VARANGOT à Saint-Malo 10h00 à 12h30 AGO/AGE de l Association des Diabétiques de Saint-Malo Vote de la dissolution de l association conformément à ses statuts pour être absorbée par l Association des Diabétiques AFD 35 Rennes. Validation par l Assemblée du traité de fusion. Repas de 12h30 à 14h00. Déplacements vers Rennes 14h00 à 15h00 Après-midi Salle municipale de Rennes (Carrefour 18) 15h00 à 18h00 AGO/AGE de l Association des Diabétiques de Rennes. Vote pour modification des statuts. L Association des Diabétiques de Rennes AFE 35 Rennes devient «AFD 35 Association des diabétiques d Ille et Vilaine», et ajoute 2 établissements : la Délégation de Saint-Malo et la délégation de Rennes. Elle procède au renouvellement du CA en intégrant des administrateurs de l association absorbée. Documents à prévoir et envoi avant le 03/04 Documents à prévoir et envoi avant le 18/03 AFD 35 Rennes AFD 35 Saint-Malo -Projet futur statut AFD 35 Ille et Vilaine -Projet futur statut AFD 35 Ille et Vilaine (Informatique et courrier) (Informatique et courrier) -Feuilles de présence + pouvoirs + signatures -Feuilles de présence + pouvoirs + signatures -Convocation AGO/AGE -Convocation AGO/AGE -Traité de fusion en AGE -Traité de fusion en AGE -PV AGE accord de fusion -PV AGO/AGE dissolution pour Sous/Préfecture -PV AGE Changement de dénomination et -PV AGO/AGE centre des impôts modification des statuts pour FFD, Préfecture et -Communiqué de Presse centre des impôts -Communiqué de Presse AFD 35 Association des Diabétiques d Ille et Vilaine Bureau Président (1) Trésorier(e) (2) Secrétaire (3) Responsable délégation ou Vice président (4) Responsable délégation ou Vice président (5) Conseil d Administration Secrétaire (6) Secrétaire (7) Trésorier (8) Trésorier (9) Membre (10) Membre (11) Membre (12) Membre (13) Membre (14) Membre (15)

5 Nota : Concernant la partie territoriale médiane entre les deux délégations concernant l adhérent : «je souhaite adhérer à la délégation de Rennes ou de Saint-Malo». Annexe 2 Léa GIRAUDET rejoint le projet associatif comme volontaire au poste de Trésorière. Les bases comptables. Les Associations AFD 35 Rennes et de Saint-Malo ont toutes deux un compte bancaire au Crédit Mutuel de Bretagne. Par principe entre les futurs partenaires, le Crédit Mutuel de Bretagne sera la banque associative de la Future association départementale d Ille et Vilaine. Nota : Le compte associatif de Rennes devra changer de Nom à l issue de l AGO-AGE du 18 Avril (Léa Giraudet et Dominique Lemaire se portent volontaires pour mettre en œuvre la stratégie administrative bancaire avec toutes ces démarches à venir.) Création de deux sous-comptes afin de faciliter la comptabilité analytique des délégations. Reçu fiscal. La future association AFD 35 Ille et Vilaine se mettra en lien avec les services fiscaux pour valider la partie administrative quant au reçu fiscal. Délégations de signatures. Concernant l AFD 35 Association des Diabétiques d Ille et Vilaine Le Président, la Trésorière, les Vice-présidents soit quatre personnes à ce jour. Concernant les délégations de Rennes et de Saint-Malo Le Président, les Vice-présidents et les trésoriers responsables de délégation soit cinq personnes à ce jour. Moyens techniques Gestion des adhérents La base de données ACCESS mise en place par l association AFD 35 Saint-Malo est retenue pour les deux délégations pour la gestion des adhérents, des dons et des membres bienfaiteurs. Les actions de relance informatisées sont également assurées par chaque délégation. Chaque délégation rend des comptes à l association AFD 35 Ille et Vilaine. Gestion comptable Il serait souhaitable que la gestion associative soit faite par un logiciel partagé. Seuls les Présidents, les trésoriers auront la possibilité d accéder à la partie comptable.

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