Guide pour les associations de locataires

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1 Guide pour les associations de locataires 1

2 Logement communautaire d Ottawa (LCO) MANUEL DES ASSOCIATIONS DE LOCATAIRES Automne 2005 Ce manuel est le produit d un effort de collaboration des groupes suivants et de leurs membres : Groupe consultatif des locataires de LCO : Locataires travaillant pour les locataires de LCO : Carole-Anne Campbell Hassan Farah Judy Gervais Munir Hossain Sandra Pilote Evelyn Towers Valerie Williams Carole Bazinet Roberta Desormeaux Claire Duncis Carole Ladouceur Wynona Legue Balvinder Pabla Marilyn Moreau Page Sandra Pilote Personnel de l Élaboration des programmes de LCO : Bernie Burns Gail Henri Ahmad Luqman (summer staff) Animatrice : Brenda Emerson 2

3 Table des matières Chapitre 1. Qu est-ce qu une association de locataires? 2. Quel soutien apporte LCO aux associations de locataires? 3. Qu exige LCO pour financer une association de locataires? 4. Comment organiser une nouvelle association de locataires? 5. Comment tenir des élections? 6. Responsabilités des membres exécutifs, des membres du conseil d administration et des membres d une association de locataires. 7. Comment tenir des registres et des états financiers 8. Comment tenir des réunions efficaces Ressources Ressources des associations de locataires Annexe 1 : Politique de financement des associations de locataires. Annexe 2 : Un modèle de constitution d association de locataires de Logement communautaire d Ottawa Annexe 3 : Charte des associations de locataires de Logement communautaire d Ottawa Annexe 4 : Liste des centres communautaires Annexe 5 : Centres de ressources communautaires Glossaire Page

4 1 Une association de locataires active peut être une force très positive dans une communauté. Elle peut aider à instaurer une chaleureuse atmosphère dans un immeuble ou un quartier en organisant des événements et des activités sociales propres à encourager les rapports amicaux entre les locataires et à établir de bonnes relations de travail avec le personnel opérationnel de LCO. Qu est-ce qu une association de locataires? U ne association de locataires est une organisation de locataires dans une communauté de Logement communautaire d Ottawa (LCO). Des locataires bénévoles élus administrent l association. Ils établissent des plans d action, tiennent des réunions, prennent des décisions et exécutent ces décisions. C est le moyen le plus courant que les locataires de LCO choisissent pour être actifs dans leur communauté et participer au fonctionnement de leur société de logement. Tous les locataires d une communauté sont membres de l association qui représente la communauté en question. Les associations de locataires sont financées par LCO, mais elles doivent remplir quelques conditions de base pour être admissibles à un financement. Une association de locataires active peut être une force très positive dans une communauté Elle peut aider à instaurer une chaleureuse atmosphère dans un immeuble ou un quartier en organisant des événements et des activités sociales propres à encourager les rapports amicaux entre les locataires. Elle peut également présenter à LCO les problèmes et les préoccupations qui touchent l ensemble de la communauté et travailler avec LCO et d autres organismes-ressources communautaires pour trouver des solutions. Les communautés qui ont une association de locataires ont la possibilité de se tenir informées et de participer à la prise 4

5 de décisions qui ont des conséquences pour les locataires. Les membres exécutifs des associations de locataires sont en effet régulièrement invites à des réunions et à des séances de consultation avec le personnel de LCO sur des questions de politiques et de procédures concernant les locataires. Une association de locataires peut encore mettre sur pied des services d information pour sa communauté (tels que l aide à la rédaction des déclarations d impôts, l aide juridique, les services de police, etc.) et pour défendre les intérêts de la communauté. Une association de locataires peut collecter des fonds ou nouer des contacts avec des organismes communautaires pour obtenir des services que LCO ne peut pas donner dans le cadre de son mandat. Il y a des questions de bail et à caractère personnel, comme celles énumérées ci-dessous, qui ne relèvent pas du mandat des associations de locataires et qui doivent être adressées au personnel responsable du bureau de district concerne de LCO : Plainte d un locataire contre un voisin, Questions de loyer (paiement ou montant de loyer), Demandes de transfert Questions de bail. Les associations de locataires représentent leur communauté sur des questions d intérêt général qui ont des conséquences pour l ensemble de la communauté. Elles sont encouragées à appuyer des activités qui renforcent le sentiment de fierté et l amélioration de la communauté, et à travailler en partenariat avec des organismes communautaires pour obtenir divers services et prestations de programmes sociaux. 5

6 Il n est pas conseillé aux associations de locataires de s impliquer dans des situations où elles pourraient devoir se prononcer contre l un des protagonistes dans un conflit entre locataires. Il leur est également vigoureusement déconseillé d agir seules dans les cas d activités criminelles (telles que des actes de vandalisme, le trafic de drogues ou la prostitution). Toute activité criminelle suspecte doit être immédiatement signalée aux Services de police d Ottawa (SPO), qui ont l autorité légale pour traiter de questions de criminalité. En plus d appeler les services de police, les leaders d associations de locataires et les locataires sont encouragés à informer immédiatement les services de sécurité communautaire de LCO au de l appel qu ils ont placé auprès des services de police. Les associations de locataires aux prises avec de tels problèmes communautaires sont vivement invitées à travailler avec LCO et des organismes de ressources externes pour résoudre ces problèmes. En , il y avait 53 associations de locataires actives représentant 45 p. 100 des communautés de LCO. 6

7 2 Quel soutien apporte LCO aux associations de locataires? L CO fournit un financement et une assurance de responsabilité civile à toutes les associations de locataires qui se conforment aux politiques de financement de la LCO. Ce financement est établi en fonction du nombre de chambres à coucher dans la communauté représentée (voir à l Annexe 1 la formule de calcul du financement). Voici l exemple d une communauté qui compte 136 résidences et le nombre suivant de chambres à coucher : 64 x 3 chambres à coucher = 192 chambres à coucher 53 x 4 chambres à coucher = 212 chambres à coucher 19 x 5 chambres à coucher = 95 chambres à coucher 136 résidences 499 chambres à coucher L association de locataires de cette communauté serait admissible à un financement annuel de dollars. Ce montant comprend une assurance de base, qui protége l association de locataires contre la responsabilité légale en cas de blessure causée à d autres, de décès ou de dommages à la propriété qui pourraient survenir au cours des activités normales de l association. LCO fournit également un soutien en personnel pour mettre sur pied des associations de locataires et les aider à fonctionner. L agent(e) au service des locataires et des communautés (ASLC) peut aider à organiser une première réunion des locataires intéressés et apporter un soutien continu, qui comprend : l établissement d associations de locataires, la réservation de salles pour la tenue de réunion, la rédaction de formulaires de demande de financement pour assurer l admissibilité au Agent (e) au service des locataires et des communautés (ASLC): Un agent(e) au service des locataires et des communautés employé par LCO est la personne-ressource principale pour la liaison et l aide aux associations de locataires de LCO. 2 7

8 Réunion générale annuelle (RGM) : Réunion de tous les membres de la communauté tenue une fois par année au cours de laquelle ont typiquement lieu les élections des membres du comité exécutif et du conseil d administration des AL. financement de LCO, l organisation de la première réunion générale annuelle (RGM), la fourniture de renseignements sur les possibilités de formation et les ressources communautaires. Lorsque les associations de locataires sont constituées et en opération, l ASLC agit comme personne-ressource et de liaison. En règle générale, les associations établies tiennent des réunions et organisent des activités selon les intérêts et les besoins de leur communauté respective. Elles peuvent demander à des employés de LCO d assister aux réunions pour fournir des renseignements ou discuter de leurs préoccupations. Il est recommandé que les associations de locataires fassent de telles demandes directement à l ASLC ou à l employé choisi. L employé choisi devra demander l autorisation du directeur ou de la directrice de district ou du Développement communautaire d assister à une réunion des associations. La plupart des demandes sont acceptées, si elles sont présentées suffisamment à l avance. L employé de LCO répond aux préoccupations qui lui sont adressées par les associations et informe ces dernières des limites et des contraintes de ressources, de sorte que les demandes correspondent le plus possible aux ressources disponibles. Les associations de locataires dans les communautés de logements abordables sont très différentes des associations de locataires sur le marché privé du logement locatif. La LCO et ses associations de locataires travaillent ensemble, ce qui n est pas toujours le cas des propriétaires et des associations privés. Il est peu probable que des propriétaires privés fournissent un financement et un soutien en personnel à leurs associations de locataires. Toutefois, les exigences concernant le financement de la LCO obligent les associations de locataires à remettre à la LCO des états de dépenses et des rapports d activité, ce qui signifie qu elles sont tenues de rendre compte à leur propriétaire, contrairement aux association de locataires du marché locatif privé. 8

9 Cette responsabilité devant le propriétaire assure que les associations de locataires servent correctement la communauté qu elles représentent. LCO encourage les associations à fonctionner le plus possible en autonomie et ne dicte pas aux associations quelles activités elles doivent tenir. LCO n intervient dans le fonctionnement d une association de locataires que dans les cas suivants : il est prouvé qu une fraude a été commise ou que des biens de la LCO et de l association de locataires ont été voles, l association a apporté des modifications physiques à un immeuble sans autorisation de LCO, les membres élus de l association demandent une aide (p. ex., dans le cas d un conflit interne où des employés de LCO sont appelés à servir de médiateurs, à résoudre le conflit ou à faire appel à un organisme externe), l association demande une formation dans un domaine donné qui s inscrit dans le mandat de l association. Des employés de LCO peuvent également intervenir à titre de personnes-ressources pour aider à trouver des solutions, si un problème surgit dans les opérations d une association de locataires. De plus, les membres exécutifs de l association étant élus dans le cadre d un processus démocratique décrit dans leur document de constitution, ce document prévoit une procédure de règlement en cas de mécontentement des membres à l égard d un membre exécutif, qui néglige ses fonctions ou ses obligations. Une association de locataires peut être établie et fonctionner sans aide financière de LCO, mais il lui faut trouver d autres sources de financement. S il n y a pas d association financée par LCO représentant une communauté, une association non financée représentant cette communauté peut être reconnue par LCO à condition qu elle fasse la preuve qu elle a un processus d élections démocratiques, qu elle a adopté une constitution légitime et qu elle agit dans l intérêt et au service de tous les locataires de sa communauté. 9

10 3 Qu exige LCO pour financer une association de locataires? L CO appuie vigoureusement l établissement et le fonctionnement d associations de locataires et fournit un financement annuel pour faciliter ce fonctionnement. Réunion générale : Réunion ouverte à tous les membres d une AL et non pas uniquement aux membres exécutifs Quorum : Nombre Minimum de membres qui doivent être présents pour pouvoir tenir une réunion valide. Ce qui suit est un résumé des principales exigences concernant l aide financière aux associations de locataires énoncées dans le document intitule «Politique de financement des associations de locataires» joint à l Annexe 1. Les associations de locataires doivent : Représenter une communauté de LCO, Envoyer des convocations écrites aux réunions générales à tous les ménages huit jours au moins avant la réunion, Être constituée au cours d une réunion générale dont le quorum a été le plus petit des deux nombres correspondant à 10 p. 100 des ménages de la communauté ou à 15 ménages présents (par exemple, si la communauté compte 124 résidences, il faut que 12 ménages au moins soient présents à toute réunion générale pour avoir le quorum. Pour les communautés de plus de 150 résidences, le quorum est de 15 ménages), Tenir une réunion générale (Réunion générale annuelle) au moins une fois par année à laquelle les états financiers et les budgets sont présentés aux fins d adoption et le quorum est atteint, Avoir adopte une constitution au cours d une réunion générale annuelle, Avoir au moins trois membres exécutifs élus au Conseil d administration de l association de locataires, soit un président, un secrétaire et un trésorier, et au moins un autre membre élu, Tenir au moins deux réunions par année. 10

11 Les associations de locataires qui ne satisfont pas aux exigences de financement de la LCO, et dont les demandes de financement ne sont pas approuvées par le directeur des opérations, peuvent en appeler de la décision devant un Comité spécial sur le financement des associations de locataires (voir la page 38 de l Annexe 1). En plus des exigences plus haut mentionnées, toutes les associations de locataires de LCO sont tenues d adopter une constitution revue et approuvée par LCO. Une constitution est une description de la façon dont les associations de locataires doivent fonctionner en tant qu organismes. LCO fournit un modèle de constitution et exige que les associations suivent les règles et les principes qui y sont énoncés. Les associations peuvent étoffer le modèle de constitution, sous réserve que les ajouts ne contredisent pas les règles et les principes du modèle de constitution de LCO. La constitution doit être adoptée (sur un vote) au cours d une réunion générale. Constitution : Système des politiques et principes fondamentaux qui prescrivent la nature, les fonctions et les limites d un organisme. d un organisme Voici un résumé du contenu du «Modèle de constitution des associations de locataires de Logement communautaire d Ottawa» fourni à l Annexe 2 : Nom de l association de locataires, Objet, buts et objectifs de l association de locataires, Qui sont les membres de l association et qui peut voter aux réunions, Procédures de convocation aux réunions, nombre minimum de réunions, détermination du quorum et du quorum requis pour toutes les réunions générales, Nombre minimum de membres exécutifs et du conseil d administration, Destitution de membres exécutifs. Les associations de locataires doivent aussi signer, avec LCO, la Charte des associations de locataires, qui décrit les rôles et les responsabilités de la LCO et des associations de locataires (voir l Annexe 3). 11

12 4 Étape 1 : Trouver s il y a des personnes intéressées. 1 Comment organiser une nouvelle association de locataires E n général, les locataires établissent une association lorsque, parmi eux, un groupe décide qu il s agit d une bonne idée. Si un locataire souhaite en créer une, mais qu il ne connaît pas d autres locataires, il peut commencer par en parler à ses voisins pour voir s ils ne seraient pas intéressés à former une association de locataires. Il peut aussi communiquer avec son agent(e) au service des locataires et des communautés (ASLC) pour organiser une séance d information communautaire sur la formation d une association de locataires dans sa communauté. L ASLC organisera et coordonnera cette activité. Si le locataire décide ne pas impliquer LCO à cette étape préliminaire, il peut effectuer un sondage officieux en faisant du porte à porte dans sa communauté et en posant ce genre de questions : Qu est-ce que vous aimez dans votre communauté? Quel est le meilleur aspect de la vie dans la communauté? Quel est d après vous le problème le plus grand? Quelles devraient être les priorités d une association de locataires dans la communauté? Quelles devraient être les priorités de LCO? Cette approche peut prendre beaucoup de temps, puisqu il faut parler à un grand nombre de personnes que l on ne connaît pas et leur expliquer les avantages d avoir une association de 12

13 locataires, dont voici quelques-uns : Lorsque l on demande quoi que ce soit à LCO, il y a avantage à le faire en groupe, Vous avez beaucoup plus d idées sur les moyens d améliorer la communauté. L un des aspects très importants à envisager est qu en groupe, il est possible de prendre des initiatives pour renforcer la fierté d appartenir à la communauté, LCO fournit un financement aux associations de locataires pour leur permettre de se procurer des choses dont elles ont besoin et voudraient avoir dans leur communauté, Une association de locataires pourrait organiser et parrainer des activités et des événements sociaux. S il semble y avoir suffisamment de personnes intéressées parmi les locataires, l étape suivante consiste à fixer une date et un lieu pour tenir une première réunion : Étape 2: Organisezvous! 2 La date et l heure doivent convenir à la majorité des personnes. Il est pratiquement impossible de satisfaire tout le monde. Pour la première réunion, le mieux est d éviter les heures auxquelles les locataires sont au travail. (Une réunion tenue en soirée est de beaucoup préférable). Il est facile de trouver un lieu de réunion adéquat dans la plupart des immeubles à appartements de LCO étant donné qu on y trouve en général une salle de réunion. Dans les communautés de maisons en rangées où il n existe pas de salle ou de maison communautaire, cela est plus difficile. S il se trouve à proximité une communauté de LCO qui dispose 13

14 Étape 3 : Annoncezvous! d une salle de réunion, l agent(e) au service des locataires et des communautés (ASLC) de LCO peut intervenir pour réserver cette salle. On peut aussi réserver une salle dans un centre communautaire proche (voir la liste des centres communautaires à l Annexe 4), dans une école ou une église, à un coût raisonnable. Si des coûts doivent être défrayés 3 pour louer une salle où aura lieu la première réunion générale, il serait bon de consulter l ASLC. LCO peut aider à supporter ces coûts puisque des fonds sont prévus pour faciliter la création d associations de locataires. C est à ce genre de choses que sert le financement que LCO octroie à ses associations de locataires qui y sont admissibles. L étape suivante consiste en l élaboration d un dépliant pour informer tous les locataires sur les dispositions prises, l heure, la date et le lieu de la réunion. Le dépliant doit être distribué à tous les ménages huit jours avant la réunion générale. Dans les immeubles à appartements, il y aurait lieu d annoncer la réunion à l aide d affiches colorées placées près des ascenseurs ou des boites à lettres. Plusieurs réunions tenues en petits groupes avant d organiser une réunion générale pourraient encourager la participation du plus grand nombre possible de locataires. Il serait utile également de faire traduire le dépliant dans les principales langues parlées dans la communauté. Un agent de développement communautaire du Centre local de ressources communautaires (voir la liste des centres de ressources communautaires à l Annexe 5) ou l ASLC pourraient aider à trouver des services de traduction. Il faudrait aussi informer l ASLC de l intention de tenir une réunion générale. Pour établir une association de locataires à 14

15 LCO, il est obligatoire d atteindre le quorum à la réunion générale, c est-à-dire que le nombre de participants présents doit être le plus petit des nombres correspondant à 10 p. 100 au moins de tous les ménages de la communauté ou de 15 ménages en tout. L ASLC peut apporter un soutien crucial pour planifier la première réunion générale, ce qui comprend : 3 Les préparatifs en vue d adopter une constitution. Il vous faudra une copie du Modèle de constitution de la LCO de manière pour vous assurer que votre association se conformera à toutes les exigences de base, La préparation des élections des membres exécutifs et du conseil d administration de l association de locataires, L élaboration d un ordre du jour. Au cours de la réunion générale, vous pouvez discuter de ce que fera l association de locataires, par exemple, des activités à prévoir pour les enfants, des améliorations à apporter dans la communauté, des moyens de faire participer ou d occuper les jeunes du quartier. Vous pouvez aussi inviter des représentants des services de police pour parler du Programme de surveillance de quartier ou un gérant d immeuble de LCO pour discuter de l entretien ou du paysagement. 15

16 5 Comment tenir des élections? L élection des membres exécutifs et du conseil d administration des associations de locataires a lieu tous les ans. Une association qui débute doit tenir ses élections à la première réunion générale. Une fois constituée et en activité, l association tient des élections à son assemblée générale annuelle (RGM). Modèle de constitution d AL: Voir l Annexe 2 Les associations de locataires de LCO doivent suivre les règles et les procédures énoncées dans leur Constitution (voir le Modèle de constitution à l Annexe 2). La constitution indique : Terme ou Mandat: Période de temps pendant laquelle un membre élu est appelé à siéger au conseil d administration de l association de locataires. Qui sont les membres de l association de locataires, Qui peut voter lors des élections, Qui peut se présenter aux élections, Comment sont acceptées les mises en candidatures aux postes de membres du conseil d administration des associations de locataires, Le nombre minimum de membres exécutifs et la durée des mandats, Ce qui doit être fait avant les élections (tous les ménages de la communauté représentée par l association de locataires doivent être convoqués par écrit à la réunion générale et aux élections au moins huit jours avant la réunion générale ou la 16

17 réunion générale annuelle), Un représentant de LCO doit présider les élections au moment où elles sont tenues, tenir la liste des électeurs et dénombrer les votes pour assurer la neutralité du scrutin et protéger la vie privée des locataires. En plus d informer les ménages par écrit, il est utile de placer des affiches colorées et des avis annonçant les élections dans des endroits bien visibles tels les entrées principales, les ascenseurs, les buanderies, les salles communautaires, les babillards communautaires, etc. À la réunion et au moment des élections, chaque candidat pourrait être invité à se présenter et à expliquer brièvement pourquoi il participe aux élections. Cela donnerait la possibilité aux membres de l association de se renseigner davantage sur les candidats. Les avis de convocation à la réunion et aux élections pourraient également être traduits dans les principales langues parlées dans la communauté. À ce sujet, les associations de locataires peuvent obtenir de l aide auprès des centres locaux de ressources communautaires et plus particulièrement de l agent de développement communautaire (voir la liste des centres de ressources communautaires à l Annexe 5). 17

18 6 Responsabilités des membres exécutifs, des membres du conseil d administration et des membres des associations de locataires P our être admissibles à un financement, les associations de locataires doivent avoir au minimum trois membres exécutifs dans leur conseil d administration, sans lien de parenté entre eux et provenant de ménages différents, et un autre membre élu. Conflit d intérêts : Conflit entre des intérêts prives et les responsabilités officielles d une personne occupant un poste de confiance Président/Présidente Préside la réunion générale annuelle, les réunions spéciales et les réunions du conseil d administration; si le président ou la présidente se trouve en situation de conflits d intérêts, il ou elle doit céder la présidence pour la partie visée de la réunion à une autre personne qui n est pas en conflit d intérêts et qui peut le ou la remplacer. Prépare les ordres du jour et se familiarise avec les points de discussions pour toutes les réunions de l association. S assure que toutes les réunions générales, la réunion générale annuelle et les réunions régulières du conseil d administration se conforment aux exigences énoncées dans la Constitution de l association. Présente les invités et les observateurs au début des réunions Veille à ce que chacun ait la possibilité d exprimer ses opinions. Limite les discussions aux points inscrits à l ordre du jour et décide quand mettre fin aux discussions. Procède à la mise aux voix et déclare les résultats du vote. 18

19 Représente l association de locataires en exprimant les positions et décisions prises par les membres à toutes les réunions Veille à ce que les décisions prises par les membres soient exécutées. S assure que les règles et les règlements énoncés dans la Constitution sont suivies en toutes circonstances. Vice-président/Vice-présidente Assume toutes les fonctions du président ou de la présidente en leur absence. Secrétaire Prend les procès-verbaux de toutes les réunions. Veille à consigner avec précision toutes les résolutions et les votes. S assure que les avis requis de convocation aux réunions sont adressés à tous les membres de l association. S assure que tous les documents et matériaux à distribuer (tels que les procès-verbaux, les budgets, les rapports, etc.) ont été préparés. Traite la correspondance d arrivée et de sortie de l association et présente au besoin des rapports sur cette correspondance. Veille à ce que des copies de tous les procès-verbaux soient gardées dans un dossier permanent. Procès-verbal: Compte rendu précis et complet d une réunion Résolution : Énoncé formel d une décision ou d une opinion présentée ou adoptée par un organisme Trésorier / Trésorière Rend compte de toutes les sommes conformément à la Politique de LCO (voir l Anne 2, pages 41 et 42) sur les dépenses admissibles et tient des états comptables de toutes les sommes à recevoir et à payer de l association. Prépare le budget (en collaboration avec les membres exécutifs) et les comptes à la fin de l exercice et les présente Correspondance : Communication par l échange de lettres 19

20 Sommes à recevoir : toutes les sommes qu une association reçoit Sommes à payer : toutes les sommes qu une association dépense État de comptes : Document qui décrit les sommes à recevoir, les sommes à payer et le solde du compte. aux fins d approbation à la réunion générale annuelle et du financement annuel par LCO, Tient un compte séparé des fonds de l association et veille à désigner au moins deux membres exécutifs comme signataires des effets bancaires de l association), Gère la petite caisse de l association et garde les reçus de toutes les dépenses, Présente régulièrement au conseil d administration de l association des rapports et des états comptables de toutes les sommes reçues et les dépenses, Dépose à chaque réunion un état de compte qui doit être balancé avec les états de compte bancaire de l association. Membres du conseil d administration et membres de l association de locataires Être ponctuels et prêts à participer aux réunions en lisant les documents et matériaux distribués avant les réunions. Faire distribuer les rapports qui leur ont été confiés de préférence avant les réunions. En cas d impossibilité, préparer des copies en vue de les distribuer aux réunions. Suivre les règles de bienséance en ne s adressant au président ou à la présidente que lorsqu il ou elle leur donne la parole, en ne parlant pas en même temps que les autres et en exprimant de façon respectueuse une opinion divergente sur une idée ou une motion de manière à ce qu il soit compris que la divergence vise l opinion, la motion ou l idée et non pas la personne qui l exprime. 20

21 Comment tenir des registres 7 et des états financiers Bonne tenue de livres comptables Établir un compte bancaire séparé et nommer deux membres exécutifs comme signataires autorisés des effets bancaires de l association. Payer toutes les dépenses par cheque et enregistrer chaque transaction sur le talon de cheque. Les articles peu dispendieux peuvent être payés à l aide d une petite caisse. Le conseil d administration de l association doit établir un montant limite (100 à 200 dollars) de petite caisse. Veiller à ce que toutes les pièces justificatives indiquent la date et la raison de la dépense et qu elles soient signées par la personne qui reçoit l argent. Rapprocher les états de comptes bancaires sur une base mensuelle. Inscrire tous les montants reçus et les dépenses sur une même page. Le trésorier ou la trésorière présente un état de compte à chaque réunion du conseil d administration indiquant toutes les sommes reçues, les sommes dépensées et la raison des dépenses et des recettes. Garder une liste à jour de tous les biens de l association. (C est la responsabilité de l association de veiller sur ses biens. Par example, de veiller à l entreposage d un BBQ durant l hiver.) Rapprocher les comptes bancaires sur une base mensuelle. VOUS DEVEZ POUVOIR MONTRER À TOUT INSTANT : D où est venu chaque centime À quelle fin chaque centime a été dépensé La situation financière de l association. 21

22 Voici un échantillon de formule budgétaire qui peut servir à documenter tous les états financiers. Échantillon d état de compte mensuel Nom de l association de locataires : Date: Solde précédent Report du financement de LCO Autre fonds + $ Autre fonds + $ Encaisse + $ Total des fonds reportés = $ B. Dépenses Sommes déboursées pour: Événements sociaux + $ Impression + $ Rafraîchissements + $ Frais bancaires + $ Remboursement de dépenses de vogyage $ + $ Remboursement de frais de garde et de soins familiaux + $ Autres dépenses + $ Total des dépenses = $ C. Sommaire des comptes Total des sommes reçues (A) = $ Moins Total de dépenses ( B) $ Total = $ Solde du compte bancaire en date du (date) A. Sommes reçues $ 22

23 8 Comment tenir des réunions efficaces En général, il incombe au président ou à la présidente de s assurer que les réunions se déroulent de façon efficace et que les règles de procédure établies pour les réunions par le conseil d administration de l association soient suivies. Tous les participants aux réunions sont censés observer ces règles. Certaines qualités sont nécessaires pour présider efficacement des réunions*: Encourager et équilibrer la participation Permettre que toutes opinions et les renseignements pertinents soient formules Limiter les discussions aux points inscrits à l ordre du jour et faire avancer les délibérations Tenir la réunion à l intérieur des heures prévues Veiller à prendre des décisions claires (par vote ou consensus) Gérer les conflits de façon efficace Réunions régulières : Les bénévoles sont des personnes occupées. Il est donc important de tenir des réunions efficacement afin que les membres puissent obtenir les meilleurs résultats possibles. Si les réunions sont souvent improductives, lourde et confuses, les bénévoles quitteront l association. Il est important de tenir des réunions aussi efficacement que * Liste réimprimée du document intitulé «Organization and Skill Development Workshop». Nepean Housing Tenants Liaison Committee, 26 juin

24 possible et d une façon qui satisfasse les besoins sociaux des bénévoles Il faut que les membres prennent le temps de plaisanter et de se parler avant d entamer l ordre du jour pour mieux se connaître. Cela permettra d avoir des réunions plaisantes et efficaces. Les réunions efficaces et réussies dépendent aussi bien de ce qui se passe lorsqu elles ont lieu que des événements qui surviennent avant et après qu elles ont eu lieu. Planifiez les réunions en prévoyant suffisamment de temps pour vider les points à l ordre du jour de façon efficace et donner à chaque participant la possibilité équitable de contribuer aux débats. Les réunions doivent commencer et se terminer aux heures fixées la ponctualité aide à assurer une meilleure assiduité et une meilleure participation. C haque participant peut apporter une contribution qui rende la réunion efficace. Des lignes directrices sur la tenue des réunions aident à faire avancer les débats et travaux de façon productive. Le conseil d administration (ou un comité du conseil) détermine les règles de procédure et de prise de décisions. Ces lignes directrices ou règles de procédure doivent être clairement communiquées aux membres, expliquées au besoin et uniformément appliquées. Les participants assument chacun la responsabilité de la réussite d une réunion. Voici quelques responsabilités adaptées de la liste publiée par United Way of Canada - Centraide Canada dans le manuel intitulé «Board Basics Manual for Leadership Development Program» (voir la liste des références 24

25 bibliographiques) : examiner l ordre du jour et tous les documents et matériaux disponibles avant la réunion et amener ces documents et matériaux à la réunion; assister à toutes les réunions; en cas d empêchement, avertir le président ou la présidente suffisamment à l avance;arriver à l heure aux réunions et y rester jusqu à la fin; participer entièrement aux discussions; écouter avec un esprit ouvert les opinions des autres et chercher des points communs et des solutions conjointes; s efforcer d atteindre un consensus; encourager les autres à participer aux discussions; se porter volontaire pour effectuer des tâches lorsqu il le faut et dans ses domaines de compétence; respecter et suivre les décisions prises par le conseil d administration; effectuer les tâches confiées ou acceptées au cours d une réunion. Il n est pas facile de prévoir exactement quand une réunion se terminera. L évaluation des réunions et une information en retour constructive diminuent les occasions de répéter des procédures inefficaces, augmentent les possibilités de développement des compétences et fournissent les occasions pour célébrer les réussites. Que ce soit à la fin d une réunion ou à d autres moments, il est utile d obtenir des participants une rétroaction quant à savoir si elle a été conduite aussi efficacement que prévu et selon les règles de procédure établies par le conseil d administration. Avant la clôture de la réunion, le président ou la présidente doit s assurer que les actions et les points prioritaires retenus sont clairement formulés et assignés. Actions et points prioritaires : Tâches découlant de décisions prises au cours de réunions 25

26 COMMENT ETABLIR UN ORDRE DU JOUR Modification : Changement apporte à un document Il est essentiel de préparer un ordre du jour pour chaque réunion L ordre du jour est provisoire tant qu il n a pas été adopte par les membres présents. Cela se fait au moyen d une «motion d adoption de l ordre du jour» proposée par un motionnaire et un appuyeur. Les membres ont ainsi la possibilité d ajouter ou de supprimer des points de discussions. Chaque modification (ajout ou suppression) doit être discutée et votée par les membres. Lorsqu il n y a plus de modifications à apporter, l ordre du jour est officiellement adopté et définitif. Les points à l ordre du jour doivent être placés dans un ordre ou une suite logiques. Le modèle d ordre du jour qui suit est présente à titre d exemple et peut être adapte selon les besoins des associations de locataires: Ordre du jour 1. Ouverture de la réunion 2. Adoption de l ordre du jour (C est à ce point que des questions peuvent être ajoutes avant de commencer la réunion). 3. Adoption du procès-verbal de la dernière réunion (Les participants apportent des changements et des corrections au procès-verbal après l avoir examine avant la réunion) 4.Questions découlant du procès-verbal (suivi des actions issues des décisions inscrites à l ordre du jour de la dernière réunion) 5. Rapport financier 6. Principaux points de discussions (p. ex., déneigement, stationnement des visiteurs, BBQ d été) 7. Autres questions 8. Annonces 9. Tour d horizon (les participants formulent leurs derniers commentaires) 10.Prochaine réunion 11. Clôture de la réunion 26

27 PROPOSITION ET TRAITEMENT DES MOTIONS Procéder par motions est une méthode de prise décisions selon laquelle des propositions (ou motions) sont présentées, discutées, modifiées au besoin et soumises au vote des membres de l association. Les participants qui désirent présenter une motion doivent s adresser au président ou à la présidente. Le président ou la présidente accepte la motion et le motionnaire est alors libre de la formuler en déclarant «Je propose que» Pour qu une motion puisse être discutée par les membres, il faut qu elle soit acceptée par le président ou la présidente. Par exemple, le président ou la présidente ne doit pas accepter une motion ou proposition qui s inscrit en dehors de l ordre du jour adopté ou du champ de compétence de la réunion. Il faut également qu un autre participant appuie la motion. Ces conditions réunies, le président ou la présidente ouvre les discussions sur la motion et tient une liste des intervenants dans l ordre dans lequel ils demandent la parole, pour ordonner les discussions. Les délibérations terminées, le président ou la présidente met la motion aux voix, dénombre les votes (à main levée) et donne le résultat du vote. Il est important de formuler soigneusement les motions. Une question peut être abordée sous différents angles et prendre une décision peut mener à un réel désordre. En formulant bien une motion, les participants peuvent accorder plus d attention à la décision et la ramener à un simple «oui» ou «non». Il est généralement plus efficace de mener d abord des discussions sur le point à l ordre du jour avant de proposer et de débattre une motion pour déterminer quelles actions doivent être adoptées. Pour se renseigner sur la façon d adopter des motions, les associations de locataires peuvent s inspirer du «Code Morin» 27

28 Procédures des assemblées délibérantes (de Victor Morin) ou du Guide de procédure des assemblées délibérantes des Presses de l Université de Montréal ou encore du Robert s Rule of Order ou du Sturgis sur les procédures parlementaires. Voici un processus typique de traitement des motions*: 1. Motion acceptée proposition d un membre acceptée par le président ou la présidente. 2. Motion appuyée un autre membre juge que la motion vaut la peine être discutée. 3. Motion lue et consignée le libellé de la motion est consigné par écrit et chacun en comprend l intention. 4. Motion discutée les membres discutent la motion. 5. Motion modifiée le libellé de la motion est modifié par des ajouts, suppressions ou changements. 6. Motion mise aux voix après avoir été discutée, la motion est mise aux voix). 7. Motion relue la motion est lue de nouveau pour s assurer que chacun en comprend bien le sens, avant le vote. 8. Vote sur la motion le président ou la présidente pose la question sur chaque option «Qui est pour la proposition?» et dénombre les voix. 9. Motion adoptée ou rejetée le président donne les résultats du vote. Un vote favorable à 50 p. 100 des membres présents doit être exprime pour que les motions soient adoptees, à condition que le quorum des réunions soit atteint lors du vote. Une autre forme de procédure de vote moins formelle est la prise de décisions par consensus. Le consensus est le moyen qui consiste à en arriver à une décision en discutant une question jusqu'à ce que les participants finissent par s entendre. Ce processus permet à tous les participants d exprimer leurs points de vue. C est également un excellent moyen de renforcer la cohésion de groupe puisque tous les *Adaptation d une liste fournie par la Centretown Citizens Ottawa Corporation dans son document intitulé «All About Meetings» (voir la liste des Références bibliographiques) 28

29 avis et points de vue sont pris en considération et retenus dans la mesure du possible. Le processus par consensus génère plus d idées et d options que des procédures parlementaires. Il commence par la formulation d une question ou d un problème accompagnée d informations de base. Les discussions portent alors sur la meilleure façon de résoudre la question. Tout au long des discussions, la question peut être reformulée plusieurs fois, au fur et à mesure que les options sont élaborées, combinées ou modifiées. Cette méthode fonctionne bien lorsque les membres du conseil d administration ont une compréhension commune des valeurs fondamentales et de la mission de leur association, savent travailler ensemble, partagent un degré élevé de confiance et sont dirigés par un président qui veille à ce que chacun puisse s exprimer. La transparence et l ouverture d esprit sont cruciales dans ce type de processus par consensus. Cela comprend l aptitude à écouter les autres, la volonté de formuler des opinions honnêtes et de nouvelles idées et la force de caractère nécessaire pour changer ses propres opinions en fonction de ce que disent les autres membres du conseil d administration. Il existe divers types de processus par consensus : Consensus pur : Tous les membres doivent s entendre sur une décision avant de la finaliser. Toute opposition peut bloquer la décision et pour qu elle soit adoptée, les membres doivent simplement ne rien y changer. Le problème de ce type de processus est qu il peut ne pas mobiliser le soutien requis pour exécuter la décision Consensus moins un : une motion est adoptée si elle est appuyée par une majorité de membres (sur la base des points de vue qu ils présentent ou agréent au cours des discussions). Une mise aux voix formelle peut s imposer ou ne pas être nécessaire. Les préoccupations ou les réserves des membres qui sont contre la motion peuvent ne pas être consignées s ils le demandent. 29

30 COMMENT TENIR DE BONS PROCES-VERBAUX Pourquoi sont-ils importants? Ils sont les documents légaux et formels de l association. Ils informent les membres sur les absents aux réunions Ils servent de rappel des tâches assignées et des décisions prises aux dernières réunions Ils documentent les progrès réalisés par l association, fournissent des renseignements historiques et aident l association à mener ses affaires plus efficacement. Ils aident également à éviter de perdre du temps en reprenant des questions et des décisions déjà résolues et exécutées. Les procèsverbaux servent aussi à évaluer les contributions des membres aux activités de l association et à choisir ceux et celles qui pourraient recevoir des prix et des gages de reconnaissance. Comment rédiger de bons procès-verbaux De bons procès-verbaux commencent par la mention d un titre, du nom de l association, de la date et du lieu de la réunion Ils ont, en annexes, tous les documents pertinents distribués ou utilisés au cours des discussions et de la prise de décisions, de sorte que les décisions arrêtées soient correctement consignées et documentées. Ils mentionnent qui a été présent aux réunions et qui s est excusé de ne pas pouvoir y assister. Les procès-verbaux traitent de procès-verbaux de réunions précédentes et indiquent quelles questions ont été re-examinées, le libellé exact des motions, qui a présenté et appuyé les motions et les résultats des votes. Ils indiquent quelles actions ont été retenues, qui en ont été chargés et quels délais de suivi ou d exécution ont été fixés. 30

31 Ils sont un enregistrement objectif et abrégé des discussions tenues. Ils établissent l heure, la date et le lieu des prochaines réunions Ils indiquent l heure à laquelle la réunion a pris fin. Si possible, les procès-verbaux devraient être affechés dans un endroit visible dans la communauté représentée par l Association de locataires. GÉRER LES CONFLITS Le conflit est un élément naturel et parfois positif des réunions Ils surgissent, qu on le veuille ou non. La clé est de les confronter de façon constructive. Il est préférable de faire éclater au grand jour un conflit latent. L ignorer ne peut qu entraîner et aggraver plus tard les problèmes qu il suscite. Aborder le conflit ouvertement n a de bons résultats que si les membres ne se laissent pas emporter par leurs sentiments personnels : Définir les problèmes comme des sources de frustration communes Accepter qu il soit normal de s opposer aux idées et non pas aux personnes Essayer des trouver des points communs. Lorsqu un conflit sépare deux personnes et ne peut pas être réglé indépendamment ou sur l intervention d autres membres de l association, un médiateur peut être choisi pour faciliter les discussions et résoudre le conflit. Les agents au service des locataires et des communautés (ASLC) et les agents de développement communautaire des centres locaux de ressources communautaires (voir la liste à l Annexe 5) sont bien placés pour aider à résoudre les conflits ou trouver un médiateur. Consultez-les. 31

32 Ressources "All About Meetings." Ottawa: Centretown Citizens Ottawa Corporation (CCOC), Board Basics Manual for Leadership Development Programs, United Way of Canada-Centraide Canada, Availability: United Way of Canada-Centraide Canada. Code NS 860E Johnson, J. "Guide to Basic Bookkeeping." Ottawa: Ottawa Carleton Housing, "How to Form A Tenants Association in City Living." Ottawa: City Living, "Introductions to Tenant Associations." Hamilton Tenant Education Project-Tenant Association. 11 Aug July 2005 <http://www.hamiltontenant.ca/ta.html>. Organization and Skill Development Workshop sponsored by Nepean Housing Tenants Liaison Committee, June 26, (handouts from workshop). Perry, Herb. Call to Order: Meeting Rules and Procedures for Non-Profit Organizations. 2nd ed. Burlington: Big Bay Inc., "Starting up a Tenants or Community Group." Starting a Tenants or Community Group-a Few Ideas Mar <http://www.worldtenant.com/starting_up_ideas.htm>. Ontario Non-Profit Housing Association. The ONPHA Tenant Participation Handbook. Toronto: ONPHA, "Tips on How to Run A Fair Election." Ottawa: Ottawa Carleton 32

33 Housing, Trap, Shel. "Basics Of Organizing: You Can t Build A Machine Without Nuts And Bolts." Basics of Organizing National Training and Information Centre. 22 Apr <http://www.tenant.net/organize/orgbas.html>. 33

34 RESSOURCES DES ASSOCIATIONS DE LOCATAIRES Agents au service des locataires et des communautés (ASLC) : Appelez votre ASLC, à votre bureau de district de LCO, qui pourra vous aider à organiser la première réunion des locataires intéressés, si vous désirez établir une nouvelle association de locataires. L ASLC peut également vous aider à former une association, à faire des demandes de financement et à servir d agent de liaison ou de personne-ressource, après que l association aura été créé. Bénévoles Ottawa : Cet organisme offre divers services et notamment des séances de formation, qui peuvent être adaptées aux besoins spécifiques des associations de locataires. Par exemple, l organisme peut concevoir un atelier portant sur des sujets tels que le recrutement de bénévoles, la motivation des bénévoles, la reconnaissance des contributions des bénévoles et la résolution de conflits. Il y a des frais à payer pour les services offerts. Si vous désirez des renseignements, appelez le directeur des services d éducation, de formation et de consultation au ou consultez le site Web de l organisme à l adresse Centraide/Bénévoles Ottawa : Chaque année, ces deux organismes offrent une «Journée d entraide.» Ils fournissent la main-d œuvre et l association de locataires, l idée de projet. Des exemples d activités sont le jardinage, le tri de dons de vêtements et d aliments, la lecture aux enfants et aux Aînés, l aide concernant les TI, le soutien administratif, la cuisson et la livraison d aliments aux clients, etc. Les formules de demandes peuvent être obtenues à l adresse Internet suivante : ou Centre du service à la clientèle de la Ville d Ottawa : Ce numéro central permet d accéder à une grande gamme de renseignements sur les services municipaux et les personnesressources à contacter dans votre centre local communautaire local. 34

35 Centres de ressources et de santé communautaires Il existe 12 centres de ressources et de santé communautaires sur le territoire des communautés de LCO (voir la liste des personnes-ressources à l Annexe 5). Ces centres offrent des ateliers et des services axes sur les besoins des populations desservies. Les agents de développement communautaire des centres de ressources peuvent fournir de l aide aux communautés qui désirent établir une association de locataires et aux associations de locataires aux prises avec des problèmes spécifiques. Groupe consultatif des locataires : Le Groupe consultatif des locataires (GCL) est formé de sept locataires nommés par le conseil d administration de la LCO. Le GCL se réunit tous les mois pour traiter des initiatives en communications de LCO et de questions à caractère général concernant les politiques de LCO (son mandat consiste p. ex, à définir les besoins, agir à titre d organisme de consultation à l intention du personnel, de la direction et fournir des conseils et des recommandations au conseil d administration de LCO). Les renseignements sur les personnes-ressources à contacter sont publies dans le Calendrier annuel de LCO distribué à tous les manges de locataires. Locataires travaillant pour les locataires (LTPL) : Ce groupe parapluie des structures de locataires de LCO est formé de huit leaders des locataires élus par d autres leaders à ce comité. Le mandat des LSL est en partie d appuyer le développement des associations de locataires. Les renseignements sur les personnesressources de ce comité sont publiés dans le calendrier annuel de LCO distribué à tous les ménages de LCO. 35

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