STEP. Spécialiste de la gestion de flux documentaires et de l environnement informatique associé

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1 STEP Spécialiste de la gestion de flux documentaires et de l environnement informatique associé

2 Un projet d entreprise, deux ambitions Des activités innovantes au service des entreprises Gestion de flux documentaires : numérisation hauts volumes, traitement de données, GED (Gestion Electronique de Documents), BPO (Business Process Outsourcing) Opérateur Postal Privé. En appui d une mission de cohésion sociale Accompagner nos collaborateurs en insertion dans leur parcours professionnel. 3

3 Des Matériels, un réseau Très Haut Débit Un parc matériel performant Un Archivage Electronique de vos données au sein d un DATA CENTER, sur la première métropole française à très haut débit (réseau Fibre Optique de Pau Broadband Country Liaisons sécurisées) Votre organisation 5

4 10 années d activité Références Industrie Evolution de l'activité Références Collectivités - Services Prev 2012 Années Chiffre d'affaires HT EBE Résultat net 6

5 Pourquoi travailler ensemble? Une expertise reconnue Les solutions mises en œuvre par STEP s appuient sur les bases de 10 années d expérience liée à la gestion et au traitement de flux documentaires, à la numérisation et la structuration de projets complexes, (dossiers RH, documentation technique, dossiers administratifs ) pour le compte de grandes organisations, in situ ou dans nos locaux. Une solution industrielle orientée projet Adaptée aux besoins spécifiques de nos clients, permettant de gérer qualitativement des volumes importants, l ensemble du projet est coordonné par une équipe dont les missions, les moyens et la composition sont détaillés dans le PAQ (Plan d Assurance Qualité). Forte culture qualité Nos processus, basés sur la norme ISO 9001 V2000 intègre une politique d amélioration continue qui vous garantit une réponse toujours adaptée aux besoins d évolution de votre projet. Réactivité importante Parce que le temps de nos clients est précieux. 7

6 Nos métiers

7 Nos métiers BUREAU D ETUDES GESTION DE FLUX ENTRANTS GESTION DE FLUX SORTANTS GESTION D ATELIERS IN SITU ACCOMPAGNEMENT PROFESSIONNEL Ingénierie Projet (AMO, MOE ), Ingénierie Informatique (développement, WEB, BDD ) Ingénierie Technique (mise en œuvre Infogérance, Hébergement, TMA Prise en charge de documents, préparation, tri Numérisation Structuration (OCR, LAD, RAD, Vidéocodage) Intégration SI, GED Gestion du courrier (impression, Mise sous pli, Affranchissement) Distribution du courrier Reprographie, PAO Mise en place de chaînes de production Management et reporting Accompagnement des collaborateurs en insertion dans la construction de leur parcours professionnel 10

8 Nos métiers Bureau d Etudes

9 Le Bureau d Etudes Ingénierie projet Nos équipes peuvent intervenir en Assistance à Maîtrise d Ouvrage ou en Maîtrise d Œuvre et assurent à nos clients la meilleure adéquation entre leur besoin et le résultat délivré. Ingénierie Informatique Nous développons des applications robustes et performantes afin d exploiter au mieux les données confiées (Applications de consultation WEB, gestion de Bases De Données ) ou intégrons directement les données dans les systèmes d information de nos clients, via des échanges sécurisés(ls, protocole CFT ). Ingénierie Technique Au service de nos chaînes de production internes ou de vos sites «in situ», c est l assurance d une maîtrise totale des processus, couplée à des matériels et logiciels de dernière génération. Infogérance, Hébergement, TMA Parce que la maintenance et la disponibilité de nos systèmes de production est une de nos priorités, nous avons mis ce savoir faire à la disposition de nos clients. STEP intervient aujourd hui auprès de PME locales mais également dans le monde entier dans le cadre de ses activités de Tierce Maintenance Applicative. 12

10 Nos métiers Les Flux Entrants

11 Les Flux entrants La numérisation, la GED : accélérateur de performance! Partagez, diffusez facilement l information, accédez simultanément aux données numérisées, Maîtrisez les flux des documents papier et électroniques, Améliorez la traçabilité, Sécurisez les accès, Préservez, conservez vos données, Economisez de l espace, Capitalisez sur les actifs immatériels de votre organisation (plans, dossiers techniques, dossiers du personnel ), Augmentez les gains de productivité en réduisant les temps consacrés aux processus hors de votre cœur de métier. Nos objectifs Réaliser un choix optimisé entre contraintes, coûts et résultats attendus, Privilégier les formats universels pour prendre en compte l évolutivité et l interopérabilité, Optimiser les performances de votre organisation. 14

12 La dématérialisation de vos données : un gain certain Les Flux Entrants :Ce que permettent la numérisation et la GED Gains court terme Economie sur les temps de recherche et d accès : Support client, Production de preuves relatives à un acte juridique, Traçabilité qualité Temps de diffusion contractés : Annonce d un nouveau produit et de ses tarifs, Nouvelle version d une documentation. Economie sur le coût de la diffusion : 80 à 90 % Vs documentation analogique (copie, préparation, envoi ). Gains long terme Capitalisation des savoirs, réutilisation des données, préserver la mémoire, la culture (entreprise, patrimoine public..), Assurer la pérennité de l activité (production de preuves d actes juridiques ). 15

13 Etude de cas: CDC Un besoin : Organiser une campagne de numérisation des dossiers de gestion afin : D anticiper les demandes de liquidation, Optimiser les espaces de stockage. Serveurs informatiques traitement des données. Résultats : 7 millions d images traitées et intégrées dans les délais impartis. La réponse apportée : Picking des dossiers dans les archives, Apurement et préparation des documents, Numérisation, Structuration des données (LAD/RAD/Vidéocodage), Génération des données XML, Transfert et intégration via une liaison dédiée et sécurisée. (protocole d échange CFT) 3 équipes dédiées dont une installée chez notre client. Des flux de 14 palettes de documents par semaine. Jusqu à images transférées par jour. 16

14 Notre offre Flux Entrants De l audit des flux documentaires, à la mise en œuvre de solutions complètes, les équipes de STEP réalisent dans nos locaux, ou chez nos clients, la numérisation et la structuration de tout type de document. STEP est en mesure de livrer clé en main des solutions sous la marque déposée GEP 17

15 GEP CENTER : PCC France Un besoin : Pouvoir accéder facilement et consulter rapidement, dans le cadre de leur processus ISO, des PV, rapports relatifs à la production, sans avoir la contrainte de gérer un nouveau serveur. Opératrice STEP Les gains : «Une division par 5 des temps de recherche, d accès et restitution de l information» (Gilbert Eizaguirre Responsable Qualité PCC France) La réponse apportée : Numérisation, Structuration des données, Développement d un applicatif Internet, Hébergement des données. Une solution intégrée, de la numérisation au stockage des données numériques 19

16 GEP CENTER : PCC France Connexion à un espace sécurisé via un navigateur internet 2. Choix de l espace documentaire, 3. Recherche 4. Affichage du document 20

17 GEP BUL : TOTAL Besoin: Reconstituer facilement les carrières des collaborateurs, Intégrer les anciens bulletins de paie papier, micro formes, Intégrer les flux électroniques, Opératrice STEP Les gains : une réduction significative des temps de recherche et d accès à l information. La réponse apportée : Mise en œuvre d une chaîne optimisée de production comprenant : L acquisition (3 millions de vues), La structuration automatique sur 6 champs, La mise en place d un work flow pour le vidéo codage, le contrôle, l export des données. Développement d une interface et d une BDD pour la gestion des flux électroniques. Une solution robuste pour la gestion de 18 millions de données 21

18 GEP BUL : TOTAL Accès via un intranet Sécurisé, 1. Choix de la requête, 2. Visualisation du document. 22

19 GEP OFFICE : Service des Eaux de la Ville de Pau Un besoin : Centraliser l information relative aux contrats d abonnés, Intégrer à la GED le courrier entrant, Interroger depuis un site distant. Opérateurs STEP Les gains : Une réduction importante des temps de recherche, d accès à l information et de réponse aux abonnés. La réponse apportée : Audit, Numérisation du passif, Structuration des données, Développement d une interface d administration et de gestion des documents numérisés. Une mise en œuvre progressive dans l organisation. Une reprise du passif par STEP, une solution clé en main, sur site, pour le fil de l eau 23

20 GEP OFFICE : Service des Eaux de la Ville de Pau Numérisation et indexation des documents entrants, 2. Consultation via une application Intranet sécurisée, 3. Possibilité de gérer directement Les nouveaux utilisateurs. 24

21 GEP CV Conseil Régional Aquitaine Opératrice STEP Les gains : On constate que le processus mis en œuvre apporte une plus grande diversité à l entretien. Le Besoin : Une volonté politique forte de mettre en œuvre le CV anonyme, dans le cadre d une politique globale de Diversité et d Egalité des chances au sein du Conseil Régional Aquitaine. Les Etapes: Réflexion avec le CRA sur le périmètre d intervention et l intégration dans le processus général de recrutement, Mise en place d un pilote fin 2007, Appel d offre avec clause d insertion mi 2008, Démarrage des opérations en octobre Une gestion de flux simplifiée par la mise à disposition en temps réel des données sur une plate forme électronique dédiée 25

22 GEP CV Interface de consultation (extranet) Connexion via un navigateur internet À un espace sécurisé, 2. Possibilité de consulter les CV ou d accéder aux statistiques, 3. Choix de l offre, 4. Accès aux CV anonymisés 26

23 Nos métiers Les Flux Sortants

24 Les Flux sortants La gestion de votre courrier Déposez simplement vos courriers sur notre plate forme électronique, nous nous assurons du reste : impression, mise sous pli, affranchissement, remise en poste ou distribution. Bénéficiez de tarifs d affranchissement avantageux : STEP est le premier opérateur en Aquitaine équipé de la norme postale d affranchissement V3. Gep Post a pour principal objectif de réduire de façon significative les couts liés aux services postaux des entreprises. 28

25 L offre GEP POST Une traçabilité complète Connexion au site GEP-POST Traitement des données reçues Impression Mise sous pli Affranchissement Dépôt Poste Rapport client Archivage Via une connexion sécurisée : ID + mot de passe Ouverture des fichiers Recalibrage des documents via Print Machine + codage Impression Eco Responsable Contrôle intégrité Dépôt Poste 18h30, Rapport client J+1 Archivage 29

26 Les Flux sortants La distribution du courrier STEP est le premier Opérateur Postal Privé agréé en Aquitaine, Distribution du courrier ou de vos imprimés en milieu urbain ou rural. 30

27 Les Flux sortants Une offre en reprographie et duplication Tirage de plans, grands volumes A4/A3, CD et DVD imprimables (gravure et impression jusqu à 500 ex). Et une offre associée de qualité en PAO. Numérisation Haute Définition, retouches photo, détourages, épreuves analogique ou numérique mise en page (catalogues, journaux municipaux, plaquettes ), 31

28 STEP L avancée Numérique TROPHEE DES AS «Or» DE L ENTREPRISE catégorie «Entreprise Citoyenne» 2009 TROPHEE DES AS «Argent» DE L ENTREPRISE catégorie «Qualité du service» 2005 TROPHEE DCF «Responsabilité Sociale» de la performance commerciale Les partenaires Les Réseaux 32

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