MARCHE INFORMATIQUE. Communauté d Agglomération de Tulle. Pôle Ressources. Service Informatique. Pour le Pôle Service à la Population

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1 MARCHE INFORMATIQUE Communauté d Agglomération de Tulle Pôle Ressources Service Informatique Pour le Pôle Service à la Population Service Petite Enfance ACQUISITION, MISE EN PLACE ET MAINTENANCE D'UN LOGICIEL METIER RELATIF AUX DOMAINES DE LA PETITE ENFANCE, DES ACTIVITES SCOLAIRES, PERI-SCOLAIRES ET EXTRA-SCOLAIRES Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P) Année 2013 Cahier des Charges - Règlement Remise des offres : 12 Avril 2013 à 16 heures Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 1

2 Sommaire 1. OBJET DE LA CONSULTATION PRESENTATION DE L EXISTANT OBJET DE L ACQUISITION EXIGENCES GENERALES REPRISE DES DONNEES EXISTANTES...6 A. INSTALLATION...6 B. FORMATION ET TRANSFERT DE COMPETENCES...6 C. DOCUMENTATION...7 D. DOSSIERS DE DECLARATION A LA CNIL...7 E. MAINTENANCE ET ASSISTANCE...7 F. GESTION DES DROITS D ACCES SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES DU PROGICIEL RECHERCHE...8 A. LES PRINCIPALES FONCTIONNALITES DU LOGICIEL : DISPOSITIONS TECHNIQUES DES PRODUITS CRITERES DE CHOIX CONDITIONS PARTICULIERES MODALITES DE PAIEMENT PRIX ATTESTATION SUR L HONNEUR Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 2

3 1. OBJET DE LA CONSULTATION La communauté d agglomération de Tulle à pris la compétence petite enfance au 1 janvier Depuis un an la communauté d agglomération rencontre des problèmes avec le logiciel installé. En effet le logiciel utilisé ne correspond plus aux attentes des utilisatrices ni des normes en vigueur aujourd hui. La communauté d agglomération lance donc aujourd hui une consultation pour effectuer un changement de ce logiciel. Le présent cahier des charges décrit les caractéristiques techniques du logiciel objet du marché lancé par la Communauté d Agglomération de Tulle pour ses différents services. Fourniture d une solution logiciel Full WEB pour la gestion de la petite enfance et des accueils de loisirs. Marché sur prix forfaitaires soumis au code des marchés publics article 28 Le marché débutera au jour de sa notification pour une durée de 5 semaines. 2. PRESENTATION DE L EXISTANT Les services de la collectivité sont répartis sur plusieurs sites : Siège / Médiathèque / Maison des enfants, 6 Déchetteries ( Naves, Chamboulive, Mulatet, Saint Mexant, Corrèze, Ladignac S/rondelle), 2 micro- crèches. Les trois sites principaux sont reliés entre eux via un réseau VPN avec deux firewalls Zyxel. Les deux sites principaux de la collectivité (Siège et Médiathèque sont équipés de serveurs contrôleur de domaine, sur les 4 autres sites seul une déchetterie possède un accès ADSL). Chaque poste informatique du parc dispose d une connexion Internet via un proxy opérateur. La Communauté d Agglomération de Tulle dispose de trois accès Internet (siège, médiathèque et déchetterie) de manière à équilibrer la charge de la bande passante. Communauté d Agglomération de Tulle L infrastructure actuelle du parc informatique de Communauté d Agglomération de Tulle est composée des équipements suivants : *16 serveurs dont : 2 Serveur de fichiers : Windows 2008 server au siège et un serveur Windows 2003 à la médiathèque 1 serveur de messagerie : Exchange 2010 Windows 2008 Server Enterprise (64 Bit) 4 Contrôleurs de domaine : 2 Windows 2008 Server (64 bits) au Siège et 2 Windows 2003 (32bits) sur le site de la médiathèque. 1 Serveur dédié à la sécurité avec un antivirus et WSUS 1 Serveur de Sauvegarde 1 Serveur d Impression 1 Serveur Data Recovery 1 Serveur de Centralisation des VM 2 Serveurs DataCore San Melody 2 Serveur ESX Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 3

4 Au niveau des postes de travail : *46 postes de travail et ordinateurs portables fonctionnant sous Windows 7 64 bits et XP Pro au Siège *18 postes de travail et ordinateurs de travail sur le site de la mediatheque ainsi que 30 consoles sous Windows Embedded et 8 poste Seven 64 bits pour l espace Cyber base. * 1 portable à la déchetterie de Chamboulive sous Windows XP Pro. La solution proposée devra fonctionner sur une machine virtuelle et fonctionner sous licence Windows serveur 2008 à minima. Le service petite Enfance est principalement installé au sein de la maison des enfants. Mais il compte aussi deux micro-crèches. De plus le service accueil de loisirs qui n est pas encore une compétence de l agglomération mais qui va très prochainement le devenir compte 15 sites. Le logiciel devra aussi permettre de proposer aux familles la possibilité de payer en ligne leur facture, préinscrire leurs enfants en ligne via cette même interface sur le logiciel. Il convient donc impérativement que la solution proposée soit une solution full web. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 4

5 3. Objet de l acquisition Tulle Agglo souhaite s équiper d un logiciel afin de pouvoir gérer les activités Petite Enfance, Scolaires, Péri - Scolaires et Extra - Scolaires. OBJECTIF : Optimiser et homogénéiser la gestion de ces activités. Les principales fonctions requises, pour les différentes activités sont : Petite Enfance : contrats, facturation, règlements, pointage, liste d attente, attestations annuelles Paye Assistantes maternelles Gestion de matériel (classement du matériel, date d achats, prix aux fournisseurs) Gestion du Personnel Scolaires : Inscriptions, carte scolaire, dérogations, effectifs, facturation des classes de Découverte Péri - scolaires : réservation, pointage, facturation et règlement de la restauration, de l'étude, de la garderie, Extra scolaire : ALSH, séjours, activités loisirs adultes Les prestations du présent marché concernent notamment : La fourniture, l installation et le paramétrage des logiciels nécessaires aux fonctions requises cidessus, La reprise de données du progiciel actuel, La formation et le transfert de compétences Les prestations de maintenance la facturation en PSU plus CMG structure la mise en place d un système de badge à l entrée de la maison des enfants et en option des 2 micro-crèches. 4. Exigences Générales L'entreprise fournira tous les éléments (prestations, fournitures, logiciels et licences associées) afin d'atteindre les exigences du présent document. Parallèlement aux requêtes présentes dans ce dossier, les soumissionnaires se doivent de nous faire part de toute proposition utile à un fonctionnement optimal de l'application. Toute suggestion visant à optimiser le projet sera la bienvenue. Toutes les impressions devront être possibles sur des imprimantes standards du marché ou sur les copieurs numériques présents à la maison de enfants et à venir. L'application sera utilisée par 15 personnes environ et devra être accessible depuis n importe quel navigateur. Le candidat joindra à son offre un mémoire technique présentant les fonctionnalités du produit (caractéristiques, base de données utilisés, qualité, performances, ergonomie, facilité d utilisation...) Après une première sélection et afin de compléter la présentation générale des fonctionnalités et de l ergonomie des solutions proposées, les candidats pourront être convoqués sur site pour présenter leur solution (dans des conditions réelles d'utilisation). Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 5

6 5. Reprise des données existantes Tulle Agglo utilise actuellement la gamme de logiciel Axel de la société Team net. Les données sont stockées dans une base Oracle 10G. Sa volumétrie est de : 400 enfants en petite enfance en ALSH un multi-accueil Collectif de 66 places (accueil régulier et occasionnel) Multi accueil Familial de 60 places 2 garderies périscolaires 15 ALSH 5 centres ados en période de vacances scolaires ( a venir pour l année ) 2 Micro crèche de 10 places chacune 1 R.A.M. Dans sa réponse, l'entreprise justifiera de sont expertise en matière de reprise des données, elle précisera si, chez un autre client, elle a déjà repris avec succès les données du logiciel actuellement utilisé. Elle détaillera la méthodologie employée, les ressources dont elle dispose, etc.. Le prestataire retenu devra procéder à la reprise totale de notre base de données. a. Installation L'entreprise procédera à l installation, et au paramétrage des logiciels fournis. Elle réalisera la mise en production après validation du parfait état de fonctionnement de l'ensemble. Le titulaire fournira tout élément nécessaire à une réinstallation sur un autre matériel. Aucune protection ne devra empêcher la réinstallation de la solution fournie sur un autre matériel. L'intégralité de la procédure d'installation de paramétrage et test se fera en présence du service informatique. b. Formation et transfert de compétences L entreprise assurera toutes formations nécessaires à la bonne utilisation, au paramétrage et à la maintenance du logiciel. Les administrateurs et des utilisateurs du logiciel seront formés de telle sorte que Tulle Agglo soit autonome après le départ de l'entreprise. Les formations s'effectueront dans les locaux de la collectivité et aux horaires habituels de celle-ci. La durée journalière de formation sera, au minimum, de 7 heures avec 2 pauses de ½ heure comprises. Avant toute formation, l entreprise fournira les supports de formation ainsi qu'un plan précisant le programme et les objectifs. L'entreprise indiquera les pré-requis nécessaires aux utilisateurs pour suivre les formations. Le coût sera journalier et forfaitaire indépendamment du nombre de personnes présentes. La salle de formation sera fournie par la personne publique avec le matériel. Quinze utilisateurs environ sont à former sur l ensemble des fonctionnalités de la solution. Un informaticien est à former sur les aspects techniques de la solution: Installation des parties cliente et serveur de la solution Sauvegardes et restauration des données... Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 6

7 c. Documentation L entreprise fournira une documentation en français et sur support numérique, au plus tard, à la livraison du logiciel. Durant toute la durée du marché, l'ensemble de la documentation devra être mis à jour à chaque modification du produit ou des méthodes d'installation / paramétrage. Documentation utilisateurs Il s'agit d'une documentation fonctionnelle de l'ensemble des modules du logiciel à destination des utilisateurs. Documentation Service informatique Il s'agit d'une documentation technique destinée au service informatique. Elle inclura, entre autre, une notice qui détaillera l'intégralité de la procédure d'installation de chaque élément constitutif du système ainsi que l'ensemble du paramétrage et de la procédure de sauvegarde et de restauration des données. Tulle Agglo devra pouvoir réinstaller l environnement sans avoir recours aux services de l entreprise. Un document de type MCD (Modèle Conceptuel des Données) sera également livré. d. Dossiers de déclaration à la CNIL L'entreprise fournira un dossier complété de déclaration à la CNIL pour chaque ficher de son logiciel contenant des données nominatives. e. Maintenance et Assistance Le prestataire devra fournir un support téléphonique aux utilisateurs et administrateurs du logiciel et préciser les modalités d accès à ce support (numéro, interlocuteur unique, etc.). L'assistance doit également pouvoir être faite par mail, ou télémaintenance. S'il s'avère impossible de solutionner le problème par ces modes de communication, l'entreprise interviendra sur site. De manière générale doivent être inclus dans le contrat de maintenance et d'assistance la maind œuvre de l'intervention, ainsi que tous les frais de déplacement et de logistique. Le support devra être joignable du lundi au vendredi de 8h à 18h30. Assistance Dans le cadre du contrat d'assistance, l'entreprise interviendra notamment : en cas de problème d'utilisation ou de paramétrage du logiciel. en cas de problème technique : au niveau du serveur, sur tout élément constitutif de la solution (logiciel du prestataire, partie web, base de données...) sur la partie web (utilisation du navigateur, version du navigateur) Une base de connaissance mise à jour régulièrement permettra de parer aux demandes redondantes. Le délai de réponse de l'assistance doit être immédiat. Maintenance La prestation de maintenance a pour but de maintenir la solution fournie à son niveau optimal de fonctionnement, performance, sécurité... La maintenance devra inclure : La fourniture des mises à jour majeures du logiciel (amélioration du logiciel...) Celles-ci seront installées par le prestataire. La formation des agents si nécessaire. La fourniture des patches correctifs (correction d'anomalies ou d'incidents de fonctionnement). Ceux-ci pourront être mis en place par le service informatique sous réserve qu'il soient documentés de façon détaillée (contenu/rectification et procédure de mise en oeuvre). L audit des dysfonctionnements Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 7

8 De plus, toute nouvelle évolution réglementaire devra être intégrée dans le logiciel dans un laps de temps qui permettra de respecter la date d application. Tulle Agglo ne saura en aucun cas être dépendante de l'éditeur de la solution fournie mais du prestataire titulaire de la maintenance, toute défaillance lui sera intégralement imputée selon les conditions exigées ici. De manière générale, la remise en état de bon fonctionnement des installations signalées défectueuses sera incluse dans le contrat de maintenance. En cas de panne partielle ou totale, le délai d intervention ne devra pas excéder 48h00, La remise en service TOTALE ne devra pas excéder 72H00, Les soumissionnaires préciseront la nature des autres prestations couvertes par le contrat de maintenance Adaptation à l évolution du système d exploitation, Adaptation à l évolution du SGBDR, Conditions de maintenance, Circuits d information (le soumissionnaire formalisera les circuits d information envisagés, notamment pour la mise à jour des versions des progiciels, le processus de correction, le processus de validation des versions). Processus de révision et de diffusion de la documentation,... f. Gestion des Droits d Accès Chaque utilisateur de l application devra être identifié par une signature unique (login / mot de passe). Le service devra pouvoir gérer de façon autonome les utilisateurs déclarés dans le logiciel ainsi que les droits d'accès qui leur sont attribués dans les différents modules du logiciel : Le progiciel proposé devra permettre : une consultation et une édition sélective des informations une modification et une édition sélective des informations un suivi par activité : consultation des présences et ou des règlements Gestion du Personnel une possibilité d une gestion séparée des encaissements et des inscriptions La gestion des droits d accès pourra être : nominative pour une activité ou plusieurs pour chaque tâche définie à effectuer. 6. Spécifications fonctionnelles du progiciel recherché a. Les principales fonctionnalités du logiciel : Mettre en ligne un portail de services accessibles par les familles par internet. Cette solution doit prévoir l intégration des possibilités de l administration et permettre aux familles de consulter leur dossier (coordonnées, membres.), d effectuer des demandes aux services concernés de la ville (attestations fiscales ), de signaler une absence, de pré - inscrire leurs enfants, de consulter les consommations. Intégrer la possibilité de paiement en ligne (par carte bancaire et éventuellement paypal) Enregistrer les données pour le prélèvement automatique, Calculer le quotient selon la formule de la collectivité, Appliquer des tarifs de type PSU et CMG structure Appliquer des tarifs forfaitaires Émettre des factures multi - prestations mensuelles Gérer un projet dans sa globalité (planning, acteurs, ressources, prestations financières), Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 8

9 Analyser des données par tableaux et graphiques, Mettre en application les Interfaces nécessaires : Aux échanges avec les services de l'éducation Nationale, Aux échanges de données avec d'autres logiciels Aux échanges avec les services et de la Trésorerie de la Collectivité. Permettre une facturation en fonction du pointage de la badgeuse. Besoins fonctionnels a) Fichier des personnes / foyers L application doit s articuler autour d un fichier unique des personnes organisées en foyers, commun à toutes les activités et prestations. Le dossier foyer doit intégrer les informations relatives au foyer et aux personnes qui le composent, qu ils soient bénéficiaires ou non de prestations. Pour les enfants, l organisation de ce fichier doit permettre de distinguer les notions de «responsable de foyer auquel est rattaché un enfant» et de «parent ou responsable légal de l enfant». En outre, l application permettra de gérer : Toutes les problématiques de gardes alternées et de familles recomposées, sans dupliquer la fiche de l enfant, La liste des personnes habilitées à venir chercher l enfant, Les décisions de justice interdisant à un parent de venir chercher son enfant. Le principe souhaité est de permettre aux familles de ne présenter leurs justificatifs qu une seule fois dans l année pour tous les membres de la famille (sauf modifications importantes en cours d année) et d'historier ces données. Les inscriptions aux prestations peuvent se faire par la suite, dans chaque service concerné. Les tarifs sont établis par régie en fonction du barème dépendant du quotient et d autres éléments (nombre d enfants à charge ) calculé une fois par an. La mise en oeuvre de cette application doit permettre le respect d une règle simple : «chaque information ne doit être demandée qu une seule fois à la famille». Afin d atteindre cet objectif, l organisation de l instruction du dossier foyer se fera sur plusieurs niveaux : Création du dossier famille (annuelle)avec report : ouverture du dossier, saisie de la composition du foyer, saisie des informations à caractère général, saisie des informations financières par un agent habilité (si la famille accepte de les présenter sinon barème maximum), calcul automatique du quotient familial. Saisie d'informations particulières et personnalisables (ajout de champs créés et défini par l'utilisateur) La 1ère inscription à une activité/prestation ou un ensemble d activités (annuelle) : saisie des informations complémentaires nécessaires à l inscription si celles-ci ne sont pas déjà dans le système, prise en compte de l inscription. Inscriptions suivantes (plusieurs fois dans l année) prise en compte de l inscription ou de la réservation. Le système proposé devra permettre de gérer la sécurité d accès à certaines données confidentielles (notamment les ressources) afin qu elles ne puissent pas être accessibles aux multiples utilisateurs. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 9

10 b) Gestion complète du Secteur Scolaire L application sera utilisée uniquement par le personnel de la ville et devra présenter les fonctionnalités suivantes : Gestion du fichier des groupes et établissements scolaires (écoles maternelles et élémentaires) avec structuration en classes éventuellement multi - niveaux, Gestion des cartes scolaires (maternelle et élémentaire) à partir d un fichier des rues, Gestion des inscriptions scolaires : validées par les écoles, validées sous réserve de places disponibles, en attente, transfert des données sur le site de l'éducation Nationale. Gestion des dérogations, Suivi des effectifs et établissement de statistiques, Historique de la scolarisation, Prévisions grâce à des simulations sur les effectifs et la carte scolaire, Automatisation du passage à la classe supérieure c) Activités Petite Enfance, Péri - Scolaires et Extra - Scolaires Le logiciel proposé doit contenir, notamment, les fonctionnalités suivantes : Gestion des inscriptions, Gestion liste de prévision d entrée Gestion du planning du Personnel Gestion des informations médicales (fiche sanitaire) suivant la nomenclature Jeunesse et Sports Gestion des allergies et des régimes alimentaires spéciaux, Pour les activités avec réservation préalable : Gestion des réservations sur planning Groupe de collectif, Assistantes Maternelles et as mat de relai Calcul taux d encadrement et des places disponibles Prévisions et contrôles des capacités d accueil Edition des plannings prévisionnels Suivi de la fréquentation réelle par pointage automatique (ou liste d appel selon les activités) Pour les activités sans réservation préalable : Suivi de la fréquentation réelle par pointage automatique (ou liste d appel selon les activités) Génération automatique des présences et absences facturées ou non par la chaîne de gestion financière. Le candidat présentera une ou des solution(s) de pointage automatique, fixes ou mobiles. Alerte de date de renouvellement d agrément Alerte par rapport au taux d encadrement (crèche collective et micro crèche) Alerte anniversaire d) Régie de recettes : Afin de suivre les encaissements de la Régie Centrale pour l ensemble des activités, le progiciel proposé devra permettre : La Gestion des produits : Enregistrement / Recherche / Modification et Suppression d'un produit (avec traçabilité) La Gestion des recettes : Entrées en stock : Enregistrement / Recherche / Modification ou Annulation (avec traçabilité) Suivi comptable de la Recette : Enregistrement / Recherche / Modification / Suivi des règlements / Annulation ou modification (avec traçabilité) Gestion des encaissements par : Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 10

11 Chèques : Bordereau des chèques à l encaissement / Enregistrement des chèques encaissés / suivi des chèques impayés et des frais, Cartes Bleues : Liste des paiements / Enregistrement / Gestion des frais. Prélèvement : Gestion des RIB / Liste des Sommes prélevées / Gestion des prélèvements annulés / frais Paiements par Internet : Listes des versements et des factures réglées. Paiements par espèces : Listes des versements et des factures réglées / Édition du bordereau de versement à la Trésorerie (édition selon la périodicité des versements) Paiements par CESU pour les activités périscolaires et la Petite Enfance Tout autres moyen de paiement : Liste des paiements / Enregistrement / Gestion des frais / bordereau de versement à la Trésorerie. Pour l ensemble des encaissements, le progiciel devra affecter les règlements aux activités facturées. Donner la possibilité, pour une même facture multi - prestations, de cumuler différent mode de paiement (par exemple Chèques ANCV et Carte Bleue ) Les Éditions des états de contrôle : État du stock par régie à une date donnée État des mouvements en entrée et en sortie, par régie et secteur d'activité, entre 2 dates Produits encaissés par mode de règlement Recettes d'une journée, d'une semaine ou d'un mois Grand livre Traitements annuels et éditions d'états comptables 2.3) Chaîne de la gestion financière et règlements des prestations Les objectifs de Tulle agglo, évoqués au présent CCP, impliquent une simplification et une homogénéisation de certaines procédures. La mise en œuvre de l application pourra donc être l occasion de la remise à plat de l organisation actuelle de certaines chaînes de gestion financière de prestations dans des domaines tels que : Les principes de tarification, PSU et CMG structure Les modes de calcul des montants dus, Les modes de facturation et/ou de règlement, La gestion des régies et des caisses, Les échanges d informations avec le Comptable public. Le candidat retenu devra assurer, dans le cadre de la mise en œuvre de son outil, un rôle de conseil pour atteindre ces objectifs. Ces prestations de conseil doivent être intégrées au plan de mise en œuvre du candidat. L application devra permettre la prise en charge d une gestion basée sur des «comptes familles» Ces comptes familles pourront fonctionner en mode créditeur. Les prestations pourront aussi être Post-paiement : Forfaitaires, En fonction de la fréquentation réelle, Pour les principes de tarification, l application permettra la gestion : De quotients familiaux calculés à partir des revenus et charges de la famille et d autres critères liés à la composition familiale ou toute donnée contenue dans la base. De tarifs forfaitaires. De tarifs de type PSU et CMG structure. Les candidats préciseront : Combien de Quotients Familiaux ou de Taux d Effort peuvent être calculés pour une même famille, S il est possible de gérer des grilles différentes de tarifs par rapport au quotient selon l activité concernée, Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 11

12 S il est possible de gérer des grilles différentes de tarifs par rapport au quotient selon des critères liés à la famille, S il est possible de gérer des taux d efforts différents selon l activité concernée, S il est possible de gérer des taux d efforts différents selon des critères liés à la famille, S il est possible d appliquer des déductions au-delà de ce tarif (2ème enfant inscrit ). Les candidats préciseront si ces différents types de tarifs peuvent être appliqués pour une même Famille. S'il est possible de majorer chaque tarif de 25% à une date donnée.20 % Communes extérieures Eventuelles majorations supplémentaires Les modes de règlement du compte famille à prendre en compte sont les suivants : Espèces, Chèques bancaires ou CCP, Avoir un terminal CB, Ticket CAF, Chèques ANCV, CESU, Paiement mixte, Virement automatique, Prélèvement automatique, Paiement en ligne, Autres moyens à venir, Possibilité d envoyer les factures par mail, Possibilité d envoyer les rappels par mail. Création d un Rolmre pour la facturation micro crèche CMG structure comme pour la PSU Récupération informatique des horaires des assistantes maternels et des enfants(aujourd hui sur 2 fichiers Excel). La candidat proposera une solution pratique de récupération des horaires des assistante maternelles avec une intégration directe dans le logiciel. 2.4) Gestion de la facturation des prestations et de leur paiement : L application devra prendre en compte : La présentation des factures : Les factures devront présenter l ensemble des prestations consommées, les quantités, les Prix Unitaires, les montants. Les consommations devront être séparées par enfant mais faire l objet d une même facture mensuelle. La présentation sera adaptée à la charte graphique de la ville. Possibilité de faire apparaître (sur demande explicite des familles) les agendas de réservation par prestation. La génération des documents et fichiers à transmettre à la Trésorerie L intégration des données en provenance de la Trésorerie. Une Gestion des Opérations de relances automatiques des factures impayées. Une gestion des impayés avec des listes de contrôles. L utilisation d interfaces devra permettre : L intégration, sans aucune ressaisie, des présences dans les structures de la Petite Enfance afin qu elles soient facturées. Les transferts d informations et, le cas échéant, de données de et vers la Trésorerie (notamment dans le cadre des rejets du prélèvement automatique). TulleAgglo sera attentive à ce que cette gestion entraîne des gains de temps. Tous ces points devront être détaillés par les candidats. 2.5) Outils création de requêtes et d'états L'offre devra inclure des outils permettant d'accéder à l'intégralité des données contenues dans l'application. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 12

13 un outil requêtes de type SQL. un outil de création de requêtes et d'états (impression) facile d'accès et utilisable par du personnel non-informaticien Il devra être possible de faire tout type d'extraction, de statistiques ou d'état. Les données ainsi traitées pourront être affichées à l'écran, imprimées ou exportées vers un tableur (open office). a) Éditions de documents Le logiciel proposera des modèles d éditions prédéfinis, paramétrables et modifiables par Tulle Agglo. La modification de ces modèles ne doit pas nécessiter des compétences informatiques particulières. Ces documents pourront être imprimés ou transmis globalement à tous les utilisateurs ou individuellement. Le logiciel conservera la trace des actions effectuées : courriers émis ou non. Le logiciel pourra automatiquement envoyer ces courriers par , avec copie au responsable hiérarchique, et possibilité de joindre des documents comme un plan d accès, le programme de la formation L édition et l envoi par mail devront être possibles sous formes diverses (PDF, doc, xls, html, ). L impression devra pouvoir se faire via l imprimante installée sur la machine client, sans définition spécifique au sein du progiciel. En cas d impossibilité d édition, prévoir un point de reprise afin d éviter la ressaisie des informations. b) Éditions exigées à la livraison du logiciel Etats CAF petite enfance : états de présence mensuel et journalier du nombre d'heures facturées / réalisées (les demi-heure doivent être prises en compte dans le réalisé) par structure Etats CAF ALSH : états de présence mensuel et journalier du nombre d'heures facturées / réalisées (les demi-heure doivent être prises en compte) par site Etats CAF ALSH du mercredi : états de présence du nombre de demi-journées facturées / réalisées Etat CAF pause méridienne = état multicritères : liste des enfants présents à la fois en cantine et en garderie matin et/ou soir par site Etat CAF accompagnement à la scolarité (étude) : états de présence mensuel et journalier du nombre de demi-heure de garderie soir pour les enfants qui côtoient préalablement l'étude jusque 17h30 Attestation individuelle annuelle des présences/paiements en garderie matin et/ou soir, ALSH, garderie ALSH. Historique des revenus, quotients et coordonnées des familles statistiques prévisionnelles de type nombre d'heures (+ les demi-heure en réalisé) annuel de présences dans chaque structure petite enfance projection sur plusieurs années des effectifs par école et par classe. interface de saisie en lien directe avec le site de la CAF. 2.6) Portail famille sur internet Le candidat proposera un module permettant de mettre à disposition du public un site extranet afin de réaliser des démarches en ligne. Fonctionnalités attendues : Pré - inscriptions aux activités scolaires et extra scolaires et crèche: un agent de la ville validera ou pas cette pré - inscription, Accès sécurisé par attribution d un identifiant et d un mot de passe, Accès à des informations d ordre général, Accès consultatif aux informations de son dossier par la famille. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 13

14 Possibilité d autoriser les familles à effectuer des demandes de modifications en ligne (coordonnées téléphoniques ), Accès au suivi des inscriptions en cours, des plannings prévisionnels et au détail des consommations pour chaque activité de chaque membre du foyer, s du compte famille et des autres éléments de facturation (historiques de factures, de consommations, de paiements ), Paiement en ligne 3.1) Environnement technique actuel Poste de travail : les postes clients seront de deux types : PC sous Windows XP et Windows 7 et 8 (l'application sera accessible via n importe quel navigateur) Logiciel de Bureautique : Tulle agglo utilise la suite bureautique Open office. Les logiciels fournis devront être pleinement compatible avec celle-ci. Télémaintenance : TSE Antivirus : postes clients et serveurs sont protégés par Trend-Micro Sauvegarde : Arcserv Backup sur LTO-1 Accès internet : postes clients et serveurs accèdent à l'internet via un serveur proxy Deux accès internet sont disponibles à l agglomération: un accès fibre 4 Mbps Site internet : Tulle Agglo dispose du nom de domaine tulleaggo.fr, nom de domaine et le site sont hébergés chez Netissime. Les logiciels de gestion financière, paie et GRH sont fournis par la société Ciril et Berger Levrault Pour la partie gestion du RAM : Fiche de renseignement par ass mat- : Nom-Prénom-adresse-tel-mail Nombre d enfants pouvant être accueillis avec l âge-date 1 er agrément-en activité ou cessation prov Suivi des places dispo-places dispo à venir avec date Service relais fréquenté (éveil-rencontres-permanences) Observation Lorsqu il y a modification (adresse-tel de l agrément-des places disponibles ou à venir alors modification direct sur la liste d assistantes maternelles, sur les listes mails etc Fiche enfant Nom-Prénom-naissance- âge automatique- condition d accueil- suivi, observation Relié à la fiche de son ass mat et de sa famille Listes assistantes maternelles par communes - Nom- prénom-adresse tél-agrément places dispo-places à venir Permanences : tableau de bord (date -nom- commune- statut- motif- tél, mail rens.divers par rubrique appel ou rdv ou accueil par catégories ass mat, garde au domicile, famille Bilan répondant aux demandes de la caf : - Nbre d appel, de rdv, d accueil par statut, par communes, par secteur avec les pourcentages des uns par rapport aux autres et les pourcentages d augmentation d année en année - Le pourcentage des demandes selon les types de questions ( cherche ass mat ou contrat ou médiation ) - Fréquentation par communes : nombre et pourcentage Listing des noms des personnes qui sont venus au relais ou ont téléphoné Matinées d eveil : gestion par site : - programmation des matinées par site et globale - planning présence prévisionnel des personnes et des enfants - planning des activités - liste fréquentation : Nom ass mat-commune-date arrivé-date départ-enfants présents Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 14

15 Idem pour fréquentation des gardes à domicile, les familles - Liste des enfants accueillis date d entrée- - date sortie relié à sa fiche Chaque enfant soit rattaché à sa fiche personnelle de suivi - Liste des anniversaires dans l année sauf ceux qui sont sortis - Liste des enfants par tranche d âge - Liste Présence par atelier, bilan automatique par mois, semestre et annuel Bilan du nombre et de fréquentation globale et par site répondant aux demandes de la caf - par communes, par statut - pourcentage de fréquentation Rencontres professionnelles : gestion par site - programmation par site et globale - fiche : date-heure-présence, ordre du jour-conte-rendu et observation - liste fréquentation : Nom ass mat-commune- Idem pour fréquentation des gardes à domicile, les familles - Liste fréquentation globale, par site, par communes Bilan du nombre et de la fréquentation globale et par site répondant aux demandes de la caf - par communes, par statut - pourcentage de fréquentation Administratif - courrier type -Etiquette -Répertoire familles, ass mat garde domicile, partenaires, relais, fournisseurs, mairies tulle agglo -Fiches intervenant nom, date, planning d intervention, type d intervention, cout -Liste ass mat envoi mail par communes, par fréquentation Agenda-planning de travail individuel et pour les deux agents en meme temps 7. Dispositions techniques des produits 3.2) Hébergement des applications a) Serveur La partie serveur de l'application (si elle nécessite d'être installée au siège) sera installée sur un serveur dédié de type VM. Le soumissionnaire indiquera les caractéristiques de ce serveur et le cas échéant, nous en proposera la fourniture. Le serveur proposé répondra aux critères suivants : porter la marque d'un constructeur reconnu. dimensionnement suffisant pour offrir des temps de réponses réduits (nécessaires à un usage confortable de la solution). dimensionnement suffisant pour accueillir les données reprises dans le logiciel actuel ainsi que les données futures pour les 5 prochaines années. garantie 5 ans pièces et main d'œuvre, sur site, avec intervention à J+1 disques dur redondés (Raid) La licence OS (Windows 2008 server) sera fournis par Tulle Agglo. b) Logiciels de base de données / applications tierces Pour chaque application tierce nécessaire (SGBDR, serveur web ), le candidat précisera : Le nom de Les versions minimales et maximales supportées, Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 15

16 3.3) Hébergement du portail famille Durant toute la durée du marché, le titulaire assurera une prestation d hébergement duportail famille (hébergement complet du portail et des bases de données associées). Le titulaire assurera l intégralité des prestations d administration du portail (surveillance, mises à jour, sauvegarde des données...). Il garantira également la synchronisation entre les bases de données du portail et celle éventuellement hébergée en mairie. (les soumissionnaires préciseront la méthode utilisée pour cette synchronisation et les éventuels équipements et paramétrage nécessaires (firewall...)) Le titulaire s engage sur: un fonctionnement du site de manière constante 24h/24, 7j/7, avec garantie contractuelle du taux de disponibilité. une taille de bande passante suffisante pour garantir la fluidité et la rapidité d accès aux fonctionnalités du portail. La sécurité du site (la confidentialité et l intégrité des données hébergées devra être totale) La titulaire assurera la surveillance 24h/24, 7j/7 de tout élément impactant le bon fonctionnement du site, pour chaque incident, le prestataire fournira une description du problème rencontré, les causes, la durées d indisponibilité, et la solution apportée. Les parties Web de l'application devront s'afficher et fonctionner correctement avec les navigateurs standard du marché (internet explorer ; firefox ; chrome...). Les soumissionnaires préciseront les navigateurs avec lesquelles la partie web de leur solution est compatible. Article 7 Délai d exécution : Le candidat précisera et détaillera dans son offre le calendrier de mise en place du logiciel. Article 8 : Conditions de livraison et de réception : TESTS ET RECETTE o Les tests, seront effectués en présence du personnel qui utilisera le logiciel et du service informatique. DOSSIER DE RECETTE A La recette finale se fera par l objet d une certification de bon fonctionnement sur un bordereau comprenant les tests et résultats obtenus selon les normes en vigueur ainsi que la validation des services. o Ce bordereau devra être visé au moment de la livraison par le représentant de la collectivité. CONTROLE ET RECEPTION : o Application des chapitres III et V du CCAG FCS o La mise en ordre de marche du produit interviendra après la livraison complète, l'installation des logiciels, la récupération des données et la formation des utilisateurs. o Cette mise en ordre de marche interviendra deux semaines après la mise en production du produit. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 16

17 8 CRITERES DE CHOIX L'offre économiquement la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères énoncés cidessous avec leur pondération. Libellé % Prix 50 Valeur technique 35 Délais de livraison 15 Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 17

18 9 Conditions particulières Identification de l'établissement passant commande Communauté d Agglomération de Tulle 4 Rue du 9 Juin Tulle Délais et Contacts Date limite de remise des réponses : Vendredi 12 Avril à 16 heures Les réponses doivent être transmises exclusivement par courrier : Communauté d Agglomération de Tulle 4 Rue du 9 Juin Tulle par télécopie : par mail : Personnes à contacter pour toute demande de renseignements techniques: David DELON Systèmes d Information Administrateur Systèmes et Réseaux Personnes à contacter pour toute demande de renseignements Métiers: Odile BOURGEOIS Coordination Pôle Petite Enfance Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 18

19 10 Modalités de paiement Le paiement est effectué dans le délai de 30 jours, sur présentation de la facture établie en 3 exemplaires postérieurement à la validation de l ensemble des documents attendus. Remarque : tous les documents relatifs au marché, facture comprise, doivent comporter le numéro du marché. Avance forfaitaire Sans objet. Contenu et présentation de la proposition Chaque réponse devra contenir : 1. le descriptif technique détaillé de la solution proposée 2. le descriptif détaillé de la proposition financière 3. un descriptif des actions menées pour la protection de l environnement. 4. un engagement du candidat sur les délais d intervention après commande ; 5. une attestation sur l honneur en application des articles et 46 du code des marchés publics ( jointe). 6. un relevé d identité bancaire ; 7. une présentation de la société et de sa situation ; 8. des références dans les domaines concernés ; Les contrats sont régis par les lois et règlements français exclusivement. Il est précisé que tout document ou correspondance relatif au marché devra être rédigé en langue Française exclusivement. 11 Prix Les prix doivent être établis hors taxes et toutes taxes comprises. Les frais de déplacements sur le site de la Communauté d Agglomération de Tulle doivent être inclus ainsi que tous les frais connexes (rapports, livrables divers, etc.). Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 19

20 12 Attestation sur l honneur Je soussigné... En qualité de... Agissant pour le compte de (société) :......(ou en mon nom propre) Adresse : CERTIFIE SUR L HONNEUR QUE : - la société que je représente a satisfait à ses obligations fiscales et sociales ; - la société que je représente n a pas fait l objet d une interdiction de concourir ; - la société que je représente n a pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L , L , L , L et L du Code du travail. Ladite attestation sera renouvelée tous les 6 mois, comme le prévoit la réglementation. Fait à.. le. Reproduction et utilisation interdites sans autorisation écrite de la Communauté d Agglomération de Tulle Page 20

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