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1 A Monsieur Boitte Marc Président du CPAS de Manage Place Albert 1 er, 1/A 7170 Manage Rapport d inspection intégré SPP IS Inspection SPP IS 4 RI/L65M-L65C-DISC-FMAZ/SRO Objet: Rapport d inspection intégré Monsieur le Président, J ai l honneur de vous informer du résultat des inspections effectuées au sein de votre centre les 9 et 25/9 et les 2 et 14/10/2014 Ce rapport d inspection est divisé en 3 parties : - Une analyse générale sur le déroulement de l inspection, les résultats de celle-ci et les recommandations formulées - Une annexe par matière contrôlée expliquant la procédure utilisée et reprenant les différents tableaux comptables - Les grilles de contrôle par bénéficiaire Pour toute question concernant ce contrôle, vous pouvez vous adresser à votre inspectrice à l adresse mail suivante : La correspondance doit être adressée au Service public de Programmation Intégration sociale, Lutte contre la Pauvreté et Economie sociale (SPP Is), service Inspection, WTC II, Boulevard Roi Albert II 30, 1000 Bruxelles.

2 1. LES CONTROLES EFFECTUES Contrôles Contrôles réalisés Annexes 1 Loi du 02/04/1965 : contrôles Annexe 1 : contrôle des pièces frais médicaux X justificatives médicales 2 Loi du 02/04/1965 : contrôle Annexe 2 : contrôle de la comptable X subvention, loi du 02/04/ Droit à l intégration sociale, Loi du 26/05/2002 : contrôle des dossiers sociaux Annexe 3 : contrôle des dossiers sociaux, loi du 26/05/ Droit à l intégration sociale, Loi du 26/05/2002 : contrôle comptable 5 Fonds mazout (allocation de chauffage) 6 Fonds de la participation sociale et de l épanouissement culturel et sportif 7 Fonds social du gaz et de l électricité X X Annexe 4 : contrôle de la subvention, loi du 26/05/2002 Annexe 5 : contrôle du fonds mazout Annexe 6 : contrôle de la subvention, fonds de la participation sociale et de l épanouissement culturel et sportif Annexe 7 : contrôle des allocations, loi du 04/09/2002 Vous trouverez le détail de chaque type de contrôle dans les annexes jointes à ce courrier. 2. LA PREPARATION ET LE DEROULEMENT DE L INSPECTION L inspectrice a constaté que les pièces justificatives demandées par courriel à votre CPAS afin de préparer correctement le contrôle ont été mises à sa disposition et que dans leur ensemble celles-ci étaient de qualité. Il est à signaler que l inspectrice a pu mener à bien ses contrôles dans de très bonnes conditions de travail. L inspectrice tient également à relever l excellente collaboration des membres de votre personnel, lesquels ont répondu à l ensemble des questions qui leur ont été posées et ont fourni des informations complémentaires. 3. LES RESULTATS DU CONTRÔLE ET LES RECOMMANDATIONS FORMULEES. Lors du contrôle d un échantillon de dossiers pour les matières reprises au point 2 cidessus et dont vous trouverez les détails dans les grilles intitulées «grille de contrôle par bénéficiaire» en annexe, il a été mis en exergue que la réglementation et/ou les procédures, et/ou l examen des conditions d octroi et/ou les bonnes pratiques n étaient pas toujours correctement appliqués.

3 Dès lors, les remarques et recommandations formulées ci-dessous vous rappellent la correcte application qui doit être mise en œuvre dans celles-ci. Droit à l Intégration sociale, contrôle comptable Un excédent de subvention a été constaté en ce qui concerne les mises au travail dans le cadre de l article 60 7 de la loi organique du 08/07/1976 dans le secteur de l économie sociale ; pour rappel, dans ce cadre, le CPAS peut facturer à l Etat le montant du salaire brut avec un plafond annuel. On entend par rémunération brute : la somme de la rémunération nette, du précompte professionnel, des cotisations de sécurité sociale (non exonérées), de la cotisation spéciale de sécurité sociale, de la prime de fin d année, du pécule de vacances, du pécule de vacances de sortie et de l indemnité de rupture suite à la résiliation du contrat de travail. Dans les dossiers contrôlés, il a été constaté que vos services facturaient le plafond annuel même lorsque le salaire brut était inférieur à celui-ci. 4. DEBRIEFING ET ANALYSE COMPLEMENTAIRE Lors du précédent contrôle, l inspectrice avait constaté un problème de classement au niveau des factures des frais médicaux. Ce problème a été résolu par le CPAS, les conseils de l inspectrice ayant été suivi par votre équipe. Un debriefing a eu lieu après chaque matière contrôlée. Lors de celui-ci il a été rappelé : -Les règles de remboursement de l'assurance maladie et de la loi du 02/04/1965 ( voir annexe 1) -Les délais devant être respectés concernant l allocation chauffage ainsi que l inscription des demandes dans le registre ou la présence du formulaire de demande dans le dossier. Votre centre prend la décision de payer l entièreté de la facture et notifie à la personne le montant qu elle devra rembourser en déduction de l allocation chauffage à laquelle elle peut prétendre mais dans le dossier aucune demande du bénéficiaire n est visible et l inscription dans le registre fait également défaut. Il vous est demandé d y être attentif à l avenir. -La règle reprise au point 4 ci-dessus et concernant les mises au travail dans le cadre de l article 60 7 en entreprise d économie sociale. L inspectrice a en général constaté une bonne organisation et gestion de vos services dans les matières contrôlées. Cette dernière encourage donc ceux-ci à continuer dans cette voie afin de promouvoir les bonnes pratiques au sein de votre centre et fournir un service de qualité à vos usagers.

4 5. CONCLUSIONS Vous trouverez ci-dessous deux tableaux récapitulatifs : le premier concerne les manques à recevoir éventuels et le second concerne les excédents de subvention. Tableau des manques à recevoir éventuels Type de contrôle Période de contrôle Manques à recevoir éventuels Procédure de récupération Loi du 02/04/1965, contrôle comptable Années 2011 à 2012 Cf. annexe 2 Droit à l Intégration sociale, contrôle comptable Années 2011 à 2012 Cf. annexe 4 Fonds mazout (allocation de chauffage) Année 2012 Cf. annexe 5 / Tableau des excédents de subvention Type de contrôle Loi du 02/04/1965, contrôle frais médicaux Loi du 02/04/1965, contrôle comptable Droit à l Intégration sociale, contrôle comptable Période de contrôle Années 2011 à 2012 Années 2011 à 2012 Années 2011 à 2012 Récupération Procédure de récupération Période de récupération 503,83 Par nos services Sur un des prochains états de frais mensuels 491,97 Par nos services Sur un des prochains états de frais mensuels ,5 Par nos services Sur un des prochains états de frais mensuels Fonds mazout (allocation de chauffage) Année Par nos services Sur le prochain subside à vous octroyer Je vous saurais gré de me faire parvenir votre accord par dans un délai de 15 jours suivant la réception du présent rapport à l adresse suivante : Une absence de réponse dans le délai imparti sera considérée comme acceptation des résultats de l inspection de votre part. Je vous prie d agréer, Monsieur le Président, l assurance de ma parfaite considération. Pour le Président du SPP Intégration sociale : La Directrice générale, Anne Marie VOETS

5 ANNEXE 1 : CONTRÔLE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES MÉDICALES DANS LE CADRE DE LA LOI DU 2 AVRIL 1965 ET DE L A.M. DU 30/01/1995 POUR LA PÉRIODE DU 01/01/2011 AU 31/12/2012 Le contrôle a été réalisé à deux niveaux : - l examen du respect de la législation en la matière dans un échantillon de dossiers individuels ; - un contrôle administratif et financier sur un échantillon de factures. 1. EXAMEN DES DOSSIERS INDIVIDUELS 6 dossiers individuels ont été examinés. Le contrôle a porté sur les éléments suivants : - présence d'une demande d'aide pour les dossiers examinés si jugé nécessaire ; - examen du garant si jugé nécessaire ; - examen de l'assurabilité si jugé nécessaire ; - et rédaction de rapports sociaux clairs et concrets. L inspecteur a constaté une application correcte des éléments contrôlés. Vous trouverez le détail de ce contrôle dans la grille de contrôle n 1A. 2. CONTRÔLE ADMINISTRATIF Le contrôle a porté sur les éléments suivants : - exactitude administrative des déclarations ; - mise à disposition des factures réclamées; - mise à disposition des preuves de paiement ; - et respect des règles de remboursement de l'assurance maladie et de la loi du 02/04/1965. L inspectrice a en général constaté une application correcte des éléments contrôlés sauf pour 2 dossiers où les règles de remboursement de l'assurance maladie et de la loi du 02/04/1965 n ont pas été respectées, des prestations sans numéro de nomenclature INAMI ne peuvent être remboursées. Vous trouverez le détail de ce contrôle dans la grille de contrôle n 1B.

6 3. LES RÉSULTATS FINANCIERS DU CONTRÔLE DES FRAIS MÉDICAUX 3.1L explication de l extrapolation financière des résultats Pour ce contrôle, grâce à la qualité du travail réalisé par votre centre, aucune extrapolation financière des résultats n a été réalisée. 3.2Le détail du montant total de la récupération des frais médicaux A partir d un certain montant par type de frais, tous les formulaires sont contrôlés (il s agit ici des formulaires dits «de stratification»). En dessous de ce montant, un échantillonnage de formulaires sera déterminé et contrôlé (il s agit ici de formulaires dits «non stratifiés») Tableau du montant total de la récupération pour les frais médicaux de l échantillon: Type de frais med1 Total subsides des formulaires non stratifiés Total de l échantillon Facteur d extrapolation Total de la récupération hors stratification Les conditions d extrapolation sont réunies Total à récupérer 9.096, ,30 3,06 385,20 NON 385,20 far , ,95 2,80 0 NON 0 amb , ,53 6,05 110,28 NON 110,28 hop , ,70 1,00 8,35 NON 8,35 Total à récupérer : 503,83 Légende : Med = frais médicaux hors établissement de soins. Far = frais pharmaceutiques hors établissement de soins. Amb = frais ambulatoires dispensés dans un établissement de soins. Hop = frais d hospitalisation dispensés dans un établissement de soins. 1 = échantillon. Le montant total de la récupération des frais médicaux après extrapolation sur base de l échantillon se chiffre à 503,83.

7 Vous trouverez le détail de ce contrôle dans les grilles de contrôle n 1A/B. Tableau du montant total de la récupération pour les frais médicaux de la stratification : Type de frais Total de la récupération Total catégorie Total de la stratification de la stratification Med , ,51 0 Far Amb , ,56 0 Hop , ,71 0 Total à récupérer : 0 2 = stratification. Le montant total de la récupération des frais médicaux se rapportant à la stratification se chiffre à 0. Vous trouverez le détail de ce contrôle dans les grilles de contrôle n 1A/B. 4. INFORMATIONS GÉNÉRALES Une explication détaillée au sujet des frais médicaux qui peuvent être récupérés auprès de l Etat fédéral figure sur notre site website : via le document intitulé «les pièces justificatives médicales dans le cadre de la loi du 02/04/1965 et de l A.M. du 30/01/1995». De même deux moteurs de recherche existent sur le site web de l INAMI (www.inami.be ) afin de consulter à la fois les honoraires et remboursements des codes de nomenclature et les spécialités pharmaceutiques remboursables. 5. CONCLUSIONS Pour la période du 01/01/2011 au 31/12/2012, le CPAS a reçu un excédent de subvention pour un montant de 503,83 concernant les frais médicaux dans le cadre de la loi du 02/04/1965. En effet, pour certains dossiers individuels, les conditions d octroi de la subvention n étaient pas réunies. Celles-ci sont détaillées dans les grilles de contrôle n 1A/B et ont fait l objet de remarques et recommandations. Ce montant sera régularisé sur un prochain état mensuel à vous liquider.

8 ANNEXE 2 : CONTROLE DE LA SUBVENTION OCTROYEE DANS LE CADRE DE LA LOI DU 02 AVRIL 1965 PERIODE DU 01/01/2011 AU 31/12/2012 Le contrôle comptable consiste essentiellement à comparer pour la période contrôlée les dépenses et récupérations de l aide sociale subsidiée par l Etat et des mises à l emploi enregistrées et réunies dans la comptabilité du C.P.A.S. avec celles que le SPP IS subventionne. Les différences entre les paiements et les subventions sont ainsi décelées. 1. LES RESULTATS FINANCIERS DU CONTROLE (A L EXCEPTION DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE L ARTICLE 60 7 DE LA LOI DU 08/07/1976 ORGANIQUE DES CPAS ). 1.1 Analyse des dépenses Le contrôle réalisé au départ de vos pièces a fait apparaître : un excédent de subvention ; et un manque à recevoir éventuel. Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l excédent de subvention par bénéficiaire dans les grilles de contrôle n 2A/B. 1.2 Analyse des recettes Le contrôle réalisé au départ de vos pièces comptables n a fait apparaître aucune différence 2. LE CONTRÔLE DES AIDES FINANCIERES DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE L ARTICLE 60 7 DE LA LOI DU 08/07/1976 ORGANIQUE DES CPAS. Le contrôle réalisé au départ de vos pièces comptables a fait apparaître un manque à recevoir éventuel. Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l excédent de subvention par bénéficiaire dans la grille de contrôle n 2D/E.

9 3. CONCLUSIONS Pour la période du 01/01/2011 au 31/12/2012, votre CPAS a perçu un excédent de subvention de 491,97 (cf. grilles de contrôle n 2). Ce montant fera l objet d une récupération sur une prochaine subvention à vous liquider. En ce qui concerne le manque à recevoir éventuel repris dans les grilles de contrôle n 2, les subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, à condition que les délais d envoi des formulaires A et B (45 jours) et D (12 mois) aient été initialement respectés (chapitre 2, article 9 et article 12 de la loi du 2 avril 1965) et pour autant que toutes les conditions légales permettant le remboursement de ces aides soient remplies (art 5 et 11 2 de la loi du 2 avril 1965). Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque à recevoir, vous pouvez prendre contact avec notre frontdesk ou tel 02/ ) pour obtenir une liste des formulaires qui ont été refusés (et l explication des codes fautifs). Ces documents vous seront envoyés via mail. De même, notre frontdesk pourra vous indiquer la procédure à suivre pour la perception de ces manques à recevoir.

10 ANNEXE 4 : CONTRÔLE DES SUBVENTIONS ACCORDÉES DANS LE CADRE DE LA LOI DU 26/05/02 RELATIVE AU DROIT À L INTÉGRATION SOCIALE PÉRIODE DU 01/01/2011 AU 31/12/2012 Le contrôle comptable consiste essentiellement à comparer pour la période contrôlée les dépenses et récupérations du revenu d'intégration et des mises à l emploi enregistrées et réunies dans la comptabilité du C.P.A.S. avec celles que le SPP IS subventionne. Les différences entre les paiements et les subventions sont ainsi décelées. 1. ANALYSE DES COMPTES (EXCEPTION FAITE DES DEPENSES DECOULANT DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE L ARTICLE 60 7 DE LA LOI DU 8 JUILLET 1976 ORGANIQUE DES C.P.A.S.) A. Suivant le SPP Is Recettes Dépenses ,04 (50%) ,93 (50%) 729,64 (100%) ,79 (70%) 2.533,06 (60%) ,55 (100%) POP 320,51 (100%) ,66 (100%) SDF ,95 (50%) * 4.106,55 (100%) ART 61-20,00 (100%) * ,84 (100%) P.I. - 25,00 (60%) * ,35 (60%) étudiants ,14 (50%) ** 5.585,68 (100%) activa + 565,02 (60%) ** 500,00 (100%) conv.partenariat 200,00 (100%) créances alimentaires ,84 (50%) * ,31 (100%) * ,58 (60%) * ,76 (50%) ** + -25,11 (70%) ** ,14 (100%) ** ,29 (60%) ** ,23 (50%) ,85 (50%) 1.030,15 (100%) ,22 (60%) 3.073,08 (60%) ,68 (70%) ,11 (100%) , ,86 *Régularisations 2010 portées sur 2011 **Régularisations 2012 portées sur 2011

11 Recettes Dépenses ,79 (50%) ,39 (50%) 1.345,02 (70%) ,92 (70%) 671,49 (100%) ,76 (100%) POP 386,51 (100%) ,89 (100%) SDF 5.462,73 (60%) 3.969,97 (100%) ART ,14 (50%) * ,55 (100%) P.I ,02 (60%) * ,63 (60%) étudiants ,60 (50%) ** 7.345,87 (100%) activa + 245,31 (60%) ** 1.677,70 (100%) créances alimentaires ,76 (50%) * - -25,11 (70%) * ,14 (100%) * ,29 (60%) * ,22 (50%) ** + -0,14 (70%) ** ,44 (100%) ** ,91 (60%) ** ,00 (50%) *** ,25 (50%) ,85 (50%) 1.345,02 (70%) ,25 (60%) 1.058,00 (100%) ,89 (70%) 5.143,02-60% ,04 (100%) , ,03 *Régularisations 2011 portées sur 2012 **Régularisations 2012 portées sur 2013 ***Régularisations 2010 portées sur 2012 Total des dépenses nettes subventionnées par le SPP pour la période : , ,75 = ,14

12 B. Suivant les comptes du C.P.A.S. Recettes Dépenses ,23 (50%) ,15 (50%) 709,64 (100%) ,59 (70%) 320,51 (100%) ,07 (100%) POP 3.073,08 (60%) ,78 (100%) SDF ,77 (100%) P.I ,02 (60%) étudiants 5.347,72 (100%) ART ,26 (100%) activa 250,00 (100%) créances alimentaires + 128,13 (60%) * ,23 (50%) ,15 (50%) 3.073,08 (60%) ,15 (60%) 1.030,15 (100%) ,59 (70%) ,60 (100%) , ,49 *Régularisations 2011 portées sur 2012 Recettes Dépenses ,25 (50%) ,04 (50%) 671,49 (100%) ,89 (70%) 1.345,02 (70%) ,67 (100%) POP 386,51 (100%) ,77 (100%) SDF 5.143,02 (60%) ,00 (100%) P.I ,05 (60%) étudiants 4.596,14 (100%) ART ,11 (100%) activa 1.677,70 (100%) créances alimentaires - 128,13 (60%) * ,25 (50%) ,04 (50%) 1.345,02 (70%) ,92 (60%) 5.143,02 (60%) ,89 (70%) 1.058,00-100% ,39 (100%) , ,24 *Régularisations 2011 portées sur 2012 Total des dépenses nettes du C.P.A.S. pour la période : , ,75 = ,98

13 C. Comparaison des totaux Période du 01/01/2011 au 31/12/2012 Total des dépenses nettes SPP IS : ,14 Total des dépenses nettes CPAS: ,98 Différence : 7.997,84 Marge d'erreur = (différence/dépenses nettes SPP IS) x 100 0,19% Manque à recevoir éventuel à 50% : 3.998,92 Cela signifie que votre CPAS accuse un manque à recevoir en terme de subvention d un montant de 7.997,84/2=3.998,92 Cet écart de 7.997,84 représente une marge d erreur de 0,19 % par rapport à la dépense nette subventionnée par l Etat : (7.997,84 / ,14) * 100 = 0,19% Il ne sera pas tenu compte de cette différence car, sur le total de vos dépenses nettes, celle-ci peut être considérée comme la preuve d un excellent suivi administratif de vos subventions et l Inspection tient à vous encourager à poursuivre dans cette voie. 2. ANALYSE DES MISES AU TRAVAIL DANS LE CADRE DE L ARTICLE 60 7 DE LA LOI DU 08/07/1976 ORGANIQUE DES CPAS L examen des mises au travail dans le cadre de l article 60 7 a fait apparaître : un excédent de subvention ; et un manque à recevoir éventuel. Vous trouverez le détail du manque à recevoir éventuel et de l excédent de subvention par bénéficiaire dans les grilles de contrôle n 4D/E. 3. CONCLUSIONS Pour la période du 01/01/2011 au 31/12/2012, la comparaison des résultats démontre que votre C.P.A.S. accuse un manque à recevoir d un montant de 3.998,92. Il ne sera pas tenu compte de cette différence en votre faveur car, sur le total de vos dépenses nettes, celle-ci peut être considérée comme la preuve d un excellent suivi administratif de vos subventions et l Inspection tient à vous encourager à poursuivre dans cette voie.

14 Examen des mises au travail dans le cadre de l article 60 7 Votre C.P.A.S accuse un manque à recevoir sur la base des dossiers repris dans la grille de contrôle 4 E. Les subventions correspondantes pourraient encore vous être remboursées, sous la double condition du respect du délai 45 jours et de faire parvenir vous-même vos régularisations à mes services (article 21 6 de la loi du 26/05/2002). Pour savoir si un droit éventuel est encore ouvert pour la perception de ce manque à recevoir, et de quelle manière percevoir ce droit, vous pouvez prendre contact avec notre frontdesk ou tel 02/ ) pour obtenir une liste des formulaires qui ont été refusés (et l explication des codes fautifs). Ces documents vous seront envoyés via mail. Votre C.P.A.S accuse un excédent de subvention d un montant de ,5 sur base des dossiers repris dans la grille de contrôle 4D. Cet indu fera l objet d une récupération par mes services.

15 ANNEXE 5 : CONTRÔLE DU FONDS MAZOUT POUR LA PÉRIODE DE CHAUFFE DU 01/01/2012 AU 31/12/2012 Le contrôle a été réalisé à 2 niveaux : - un contrôle comptable consistant à comparer les données chiffrées relevées dans la comptabilité du CPAS avec les subsides octroyés par le fonds social mazout ; - la vérification de l application de la législation en la matière et de pièces justificatives sur un échantillonnage de dossiers. 1. LE CONTRÔLE COMPTABLE Dépenses C.P.A.S. Dépenses S.P.P. Is Différence , , ,18 Un manque à recevoir éventuel a été constaté. 2. LA VÉRIFICATION DE L APPLICATION DE LA LEGISLATION EN LA MATIERE (FONDS ET FORME) ET DE PIÈCES JUSTIFICATIVES SUR UN ÉCHANTILLONNAGE DE DOSSIERS La procédure à suivre pour la constitution des demandes d allocations de chauffage est la suivante : a) inscription des demandes dans un registre ; b) délai d introduction de la demande dans les 60 jours de la livraison ; c) enquête sociale par un assistant social, relative à la situation du demandeur au moment de l introduction de la demande et l existence des conditions d octroi; d) décision du Conseil de l Action Sociale dans les 30 jours suivant la demande + notification à l intéressé dans les 8 jours ; e) paiement dans les 15 jours. Par ailleurs, le dossier doit également comporter les pièces justificatives suivantes : - la facture ou bon de livraison ; - le statut du demandeur ; - ses ressources ; - les données d identité du demandeur (via copie de la carte d identité) ; - la composition de ménage. Votre centre a traité 215 demandes au cours cette période de chauffe. Un échantillon de 10 d entre elles a fait l objet d un contrôle. Vous trouverez le détail de ce contrôle par bénéficiaire dans la grille de contrôle n 5.

16 Au niveau de l examen de l application de la législation en la matière, les points suivants n ont pas été respectés par le CPAS: inscription des demandes dans un registre pour un dossier. délai d introduction de la demande dans les 60 jours de la livraison pour un dossier décision du Conseil de l Action Sociale dans les 30 jours suivant la demande pour 2 dossiers paiement dans les 15 jours pour un dossier En ce qui concerne les pièces justificatives, il a été constaté que celles-ci étaient présentes dans les dossiers contrôlés. 4. CONCLUSIONS Pour l année 2012, un excédent de subvention d un montant de 140 a été constaté. Cet indu sera récupéré par notre administration sur le prochain subside à vous octroyer. Pour l année 2012, étant donné que les comptes de la période contrôlée sont définitivement clôturés, la subvention non perçue reprise dans le cadre «contrôle comptable» ci-dessus ne pourra plus être réclamée auprès de nos services.

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