3. Prepare and administer the Campus annual operating and capital budgets.

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1 Posting number: Title: Campus: Coordinator, Administrative Services St. Lawrence Campus Champlain Regional College requires the services of a COORDINATOR, ADMINISTRATIVE SERVICES for a regular full-time position at Champlain Regional College (St. Lawrence Campus) FUNCTIONS Reporting to the Campus Director, the incumbent will be responsible for the management of his/her personnel as well as the planning and coordination of all activities related to financial resources, material resources and information technology according to government regulation and the regulations, policies, and procedures of the College. The incumbent will collaborate in the development and implementation of the Campus strategic plan as well as the development of policies, procedures and guidelines. He (She) will participate in the accountability process. MAIN RESPONSIBILITIES Financial Resources 1. Supervise and control the financial operations at the Campus, see to the application of internal controls and ensure the implementation of corrective measures. 2. Contribute to the preparation of the Campus financial statements, perform financial analyses and implement information mechanisms enabling managers to manage their spending. 3. Prepare and administer the Campus annual operating and capital budgets. 4. Assist and coordinate the management of other funds of the Campus (donations, foundation, etc.). Material Resources 1. Plan and coordinate the preparation of tender calls and oversee the management of service

2 contracts, construction contracts and building repairs. 2. In collaboration with the project manager, prepare a detailed financial analysis of each contract or major project and advise the Campus Director. 3. Coordinate, implement, monitor and control the asset maintenance plan. 4. Responsible for the application of the Campus emergency measures plan, see to the updating and evaluation of the plan. 5. Manage activities related to inventory, photocopying, insurances, mail, reception, hazardous material and energy management, as well as corrective and preventive maintenance programs. Information Technology 1. Manage computer operations and telecommunications including security and maintenance of systems, equipment and software, for both academic and administrative purposes. 2. Plan the information technology needs for the Campus in collaboration with the Coordinator of Information Services of the College, and ensure its implementation. Education: Requirements: Competencies: Anticipated Start Date: Salary: An undergraduate diploma in Administration or an appropriate specialty. Or The equivalent in years of schooling in an appropriate specialty with five (5) years of pertinent experience in a management role. Bilingual (English and French), oral and written. Solid knowledge of the Microsoft Office Suite. Good knowledge of applicable legislation. Detail oriented. Excellent communication skills. Strong analytical and problem resolution skills. Demonstrated leadership and managerial accountability. Ability to establish interpersonal relationships and to work in a team. Knowledge of the Cégep system would be an asset. As soon as possible. Commensurate with the norms provided by the Ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MESRS), for a management position Class 6, from $66,243 to $88,324 per annum. Posting Dates: From to

3 In accordance with College policy, notice is hereby given that the above mentioned is now open TO APPLY ONLINE Access the College Career Site located on the Job Opportunities page at N.B.: Candidates may be required to submit to selection tests. Only candidates selected for an interview will be contacted. Champlain Regional College is an equal opportunity employer and invites candidates to signify their belonging to groups targeted by the Act Respecting Equal Access to Employment in Public Bodies

4 Numéro de concours : Titre du poste : Campus : Coordonnatrice ou cooordonnateur, Services administratifs St. Lawrence Campus POSTE Champlain Regional College requiert les services d une COORDONNATRICE ou d un COORDONNATEUR, SERVICES ADMINISTRATIFS, pour un poste régulier à temps plein, à Champlain Regional College (St. Lawrence Campus). FONCTIONS Relevant du directeur de campus, le (la) titulaire sera responsable de la gestion de son personnel ainsi que la planification et la coordination de toutes les activités reliées aux ressources financières, matérielles, et informatiques selon les règles gouvernementales et les règlements, politiques et procédures du Collège. Le (la) titulaire collaborera au développement du plan stratégique du campus et sa mise en œuvre ainsi qu à l élaboration des politiques, des procédures et des directives. Il (elle) participera aux processus de reddition de compte. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Ressources financières 1. Supervise et contrôle les opérations financières du campus, voit à l application des contrôles internes et assure la mise en place des mesures correctives. 2. Collabore à l élaboration des états financiers du campus, procède aux analyses financières et met en place des mécanismes d information permettant aux gestionnaires d exercer un contrôle de leurs dépenses. 3. Prépare et administre les budgets annuels de fonctionnement et d immobilisation du campus. 4. Contribue et coordonne la gestion des autres fonds du campus (dons, fondation, etc.).

5 Ressources matérielles 1. Planifie et coordonne la préparation des appels d offres et supervise la gestion des contrats de service, de construction et de réfection des bâtiments. 2. En collaboration avec le (la) responsable de projet, prépare une analyse financière détaillée de tout contrat ou projet majeur et conseille le directeur de campus. 3. Coordonne et met en place le plan de maintien des actifs et en assure le suivi et le contrôle. 4. Agit à titre de responsable de l application de la politique du plan des mesures d urgence du campus, voit à sa mise à jour et procède à son évaluation. 5. Gère l ensemble des activités liées aux inventaires, à la reprographie, aux assurances, au courrier, au poste d accueil, aux matières dangereuses, et à la gestion de l énergie du bâtiment ainsi que les programmes d entretien curatif et préventif. Services informatiques 1. Gère les activités informatiques et de télécommunications visant les besoins pédagogiques et administratifs, y compris la sécurité et l entretien des systèmes, des équipements et des logiciels. 2. Planifie les besoins informatiques pour le campus en collaboration avec le coordonnateur au Service de l informatique du Collège, et assure sa mise en œuvre. Scolarité : Exigences : Compétences : Diplôme universitaire de premier cycle en administration ou dans un champ de spécialisation approprié. Ou L équivalent en années de scolarité dans un champ de spécialisation approprié avec cinq (5) années d expérience pertinent à titre de gestionnaire. Bilinguisme (anglais et français), à l oral et à l écrit. Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office. Bonne connaissance de la législation applicable. Grand souci du détail. Excellentes habiletés en communication. Forte capacité d analyse et de résolution de problème.s Doit faire preuve de leadership et démontrer la capacité d assurer la reddition de compte dans sa gestion. Aptitude à établir des relations interpersonnelles et à travailler en équipe. Connaissance du réseau collégial souhaitable. Date prévisible d'entrée en fonction : Dès que possible.

6 Salaire : Selon les normes établies par le Ministère de l Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MESRS), pour un membre du personnel cadre, classe 6 (agent administratif), soit de $ à $ par année. Période d'affichage : Du au Selon la politique du Collège, la présente constitue l'avis que le poste ci-dessus mentionné est maintenant ouvert POUR POSTULER EN LIGNE Accédez au Site d emploi du Collège sur la page «Job Opportunities» à N.B. : Il est possible que les candidat(e)s soient appelé(e)s à passer des tests de sélection. Seuls les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s. Champlain Regional College est un employeur favorisant l'accès à l'égalité et invite les candidat(e)s à identifier leur appartenance à un groupe visé par la Loi d'accès à l'égalité en emploi dans les organismes publics

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