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1 The Landscape of Grand Pré Society REQUEST FOR PROPOSAL (RPF) Executive Search Services Le français suit l anglais ISSUE DATE: September 27, 2014 Page 1 of 8

2 Page 2 of 8 Request for Proposal for Executive Search Services Introduction The Landscape of Grand Pré was inscribed by UNESCO on the World Heritage List in June The 13- square- kilometre World Heritage Site is located on the Bay of Fundy s Minas Basin in the Annapolis Valley of Nova Scotia. The Landscape of Grand Pré Society was incorporated in May 2013 as a non- profit organization to co- ordinate the management of the World Heritage Site. The Society wishes to hire a site management co- ordinator who will support the accomplishment of its objectives and responsibilities. The Landscape of Grand Pré Society is accepting proposals for executive search services to support the recruitment of a successful candidate for the position of Site Management Co- ordinator (see attached job description and statement of qualifications). Scope of Work The following executive search services are required: Establish a position profile through confirmation of responsibilities and necessary qualifications Outline a suitable search strategy that reflects the Society s means Carry out search by targeting appropriate individuals Assess potential candidates based on established criteria Develop a pool of the ten (10) best- suited or top candidates for an interview, which will be conducted by members of the Society s Board of Directors Assist in developing an appropriate interview guide Proposal Guidelines This is an open and competitive process. Proposals should: Outline the proposed approach, deliverables and timeline Demonstrate the firm s qualifications and relevant experience Identify the staff who will be working on the project and their qualifications Detail the proposed budget and fees for the project The quoted price should be inclusive. If the price excludes certain fees or charges, please provide a detailed list of excluded fees with an explanation of the nature of those fees. ISSUE DATE: September 27, 2014

3 Page 3 of 8 Proposals should not be longer than 15 pages. Please use fonts no smaller than 12 point. Proposals must include a cover letter signed by the person or persons authorized to sign on behalf of the company. Proposals are to be submitted to: Budget The Landscape of Grand Pré Society has allocated $20,000 for this project. Timeline This RFP is dated September 27, 2014 and is available at Proposals received after 2:00 p.m., AST, Wednesday, October 8, 2014 will not be considered Proposals will be evaluated immediately thereafter. During this time, additional information may be required from the proposers. You will be notified if this is required. The firm selected to undertake the proposed work will be notified on or about October 18, All other candidate firms will be notified on or about October 27, The tasks outlined in the above scope of work must be completed within one month from the date of hiring. Contract Terms The Landscape of Grand Pré Society will negotiate contract terms upon selection of the successful proposal. All contracts are subject to review by the Society s legal counsel. The project will be awarded upon the signing of the contract, which will outline terms, scope, budget and other required items. Evaluation Criteria The following criteria will form the basis upon which the Landscape of Grand Pré Society will evaluate submitted proposals: Suitability: the proposal meets the criteria set forth in the RFP and the needs of the Society Experience: the candidate firm has completed similar projects for non- profit organizations Expertise: the candidate firm has staff with the required depth and knowledge to undertake the proposed scope of work ISSUE DATE: September 27, 2014

4 Page 4 of 8 Value: the cost of the proposed work is commensurate with the value offered by the candidate firm Presentation: the proposal is presented in a clear and logical manner Background of the Organization Please see the following web site for background information regarding the Landscape of Grand Pré Society: Further Information Landscape of Grand Pré Society P.O. Box 30 Grand Pré, Nova Scotia B0P 1M0 ISSUE DATE: September 27, 2014

5 Page 5 of 8 The Landscape of Grand Pré World Heritage Site Site Management Co- ordinator Job Description Context The Landscape of Grand Pré was inscribed on the World Heritage List in June As a result of that inscription, The Landscape of Grand Pré Society was incorporated in May 2013 as a non- profit society to co- ordinate the management of the World Heritage Site (WHS). It is supported in its work principally by a Site Management Co- ordinator (SMC). Responsibilities of the Position Under the direction of the Landscape of Grand Pré Society s Stewardship Board (Board), the duties of the SMC will include: Management of the World Heritage Site Coordinate the implementation of the management plan for the WHS Review the management plan and any other management- related document and report annually on the implementation of the management plan Coordinate and prepare the report on the condition of the WHS for Canada s periodic report under the guidance of the Canadian Delegation to the World Heritage Committee Coordinate the review of requests for input from different organizations and levels of government in accordance with Clause of the Management Plan: Process for Effective Management of the Inscribed Property Encourage the application of the Standards and Guidelines for the Conservation of Historic Places in Canada, and related best practices, in the management of the World Heritage Site, through the advice to the Technical Advisory Committee, the Eduaction and Marketing Committee, and anyone considering development within the World Heritage Site. Administration and Board Support Coordinate the implementation of the decisions of the Board Recommend policies, guidelines, practices and procedures regarding the operations of the Board Prepare and present reports, position papers and recommendations to the Board Participate in the work of and provide support to the Technical Advisory Committee Participate in the work of and provide support to the Education and Marketing Committee Participate in the work of any other committees or working groups created by the Board or its Committees Prepare, recommend and implement a three- year business plan, with annual statements of implementation Prepare, recommend and manage an annual budget Manage staff and volunteers In co- operation with the Administrative Support and Financial Contractors, prepare and submit applications for public and private financial support ISSUE DATE: September 27, 2014

6 Page 6 of 8 Develop, negotiate, recommend, implement and administer contracts, partnership arrangements and other agreements Manage, monitor and evaluate the delivery of programs and projects initiated by the Board, and report on on the achievement of objectives and deliverables; and Accomplish other related duties as identified by the Board External Relations Maintain all relationships in both English and French In liaison with media contractors, co- ordinate public communication and implement communication projects related to the WHS In liaison with media contractors, coordinate and respond to media and public requests as appropriate Establish and maintain ongoing relations with all site stakeholder organizations, the local community and key partners Seek, recommend and facilitate partnerships to pursue the implementation of the management plan, particularly for activities relating to research, protection, promotion and sustainability Represent the WHS on the Canadian Network of World Heritage Sites Liaise with the Canadian Delegation to the World Heritage Committee, in particular on matters relating to media relations, project reviews, pressures on the WHS, and, as necessary, communication with the World Heritage Centre Establish and maintain beneficial relationships with government departments and agencies Salary Commensurate with qualifications Employment Contract Duration Three years with an option to renew. A nine- month probation period will be applied. Location of Work The location of work is in the area of Grand Pré and Wolfville, Kings County, Nova Scotia. ISSUE DATE: September 27, 2014

7 Page 7 of 8 The Landscape of Grand Pré World Heritage Site Site Management Co- ordinator Statement of Qualifications APPLICANTS WILL BE SCREENED AGAINST THE FOLLOWING CRITERIA AND MUST CLEARLY DEMONSTRATE IN WRITING HOW THEY MEET THE ESTABLISHED CRITERIA LANGUAGE: Bilingual ability to write, comprehend and speak in English and French. EDUCATION: Graduation with a degree from a recognized university, preferably a master s degree or equivalent, with specialization in a discipline relevant to the position. EXPERIENCE: Managing heritage conservation and presentation projects and activities Supervising staff and managing finances Working with partners and stakeholders, including community groups Working on a multidisciplinary team that has different interests but shares a common goal Applying successfully for public and private financial support Working with and supporting an executive board Providing advice to senior level managers SHOULD YOU CLEARLY DEMONSTRATE THAT YOU MEET ALL OF THE ABOVE, YOU MAY BE INVITED TO THE NEXT STEP OF THE ASSESSMENT PROCESS. AT THAT TIME, YOU WILL BE RATED AGAINST THE FOLLOWING CRITERIA: KNOWLEDGE: Knowledge of the history of Grand- Pré and the surrounding area Knowledge of the principal stakeholders, major issues, management challenges and partnership opportunities related to The Landscape of Grand Pré World Heritage Site Knowledge of the World Heritage Convention, the operational guidelines for world heritage sites and the World Heritage program in Canada Knowledge of the standards and guidelines for the conservation of historic places in Canada ABILITIES: ISSUE DATE: September 27, 2014

8 Page 8 of 8 Ability to lead and manage teams of professional and technical staff Ability to communicate effectively, orally and in writing, to technical and non- technical audiences Ability to work with social medias Ability to build and maintain relationships with stakeholders, partners, government departments and agencies, Aboriginal groups and members from communities of interest Ability to plan, develop and manage projects Ability to provide advice to senior level managers Ability to develop and manage a budget PERSONAL SUITABILITY: Sound judgment Good interpersonal skills Results driven Takes initiative Demonstrates integrity Strives for excellence CONDITIONS OF EMPLOYMENT: Criminal record verification Language abilities will be verified in both English and French Valid driver s licence ISSUE DATE: September 27, 2014

9 La Société du Paysage de Grand- Pré Demande de propositions (DP) Services de recrutement d un ou d une cadre de direction DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014 Page 1 de 8

10 Page 2 de 8 Demande de propositions pour des services de recrutement d un ou d une cadre de direction Introduction Le Paysage de Grand- Pré a été inscrit à la Liste du patrimoine mondial de l UNESCO en juin Il s étend sur 13 kilomètres dans la vallée de l Annapolis, en Nouvelle- Écosse, et donne sur le bassin des Mines, dans la baie de Fundy. La Société du Paysage de Grand- Pré, enregistrée comme organisme sans but lucratif en mai 2013, a pour mandat de coordonner la gestion du site du patrimoine mondial. Elle souhaite embaucher un coordonnateur ou une coordonnatrice de la gestion du site, qui l aidera à atteindre ses objectifs et à s acquitter de ses responsabilités. La Société du Paysage de Grand- Pré accepte les propositions pour des services de recrutement d un ou d une cadre de direction en vue de faciliter la désignation d un candidat ou d une candidate au poste de coordonnateur ou coordonnatrice de la gestion du site (consulter la description du poste et l énoncé des qualifications ci- joints). Portée des services recherchés Tels sont les services de recrutement requis : Établir le profil du poste par la confirmation des responsabilités et des qualifications nécessaires; Présenter une stratégie de recherche adéquate qui tient compte des moyens de la Société; Entreprendre une recherche axée sur la sélection de candidats compétents; Évaluer les candidats retenus en fonction des critères établis; Parvenir à la sélection des dix (10) candidats les plus qualifiés ou jugés les meilleurs aux fins d une entrevue que mèneront des membres du Conseil d intendance de la Société; Aider à la préparation d un guide d entrevue adapté au poste. Lignes directrices relatives aux propositions La présente demande de propositions (DP) est un processus concurrentiel et ouvert. Les propositions doivent : fournir des précisions sur l approche proposée, les résultats attendus et l échéancier; témoigner des qualifications et de l expérience pertinente de l entreprise; identifier les employés qui seront affectés au projet et décrire les qualifications de chacun; indiquer le budget proposé et les frais prévus dans le cadre du projet. Le prix proposé doit inclure tous les frais. Si le prix ne tient pas compte de tous les frais, prière de fournir une liste détaillée de ceux- ci ainsi que des précisions quant à leur nature. DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

11 Page 3 de 8 Les propositions ne peuvent dépasser 15 pages. Prière d utiliser des caractères de 12 points ou plus. Les propositions doivent inclure une lettre d accompagnement signée par le ou la signataire autorisé(e), ou les signataires autorisés, de l entreprise. Les propositions doivent être envoyées à : Budget La Société du Paysage de Grand- Pré a alloué un budget de $ à ce projet. Échéancier La présente DP est datée du 27 septembre 2014 et peut être consultée sur le site, à pre.ca/. Les propositions reçues après le mercredi 8 octobre 2014 à 14 hr HA ne seront pas considérées. Les propositions seront évaluées immédiatement après l échéance fixée. Il se peut que des renseignements supplémentaires soient demandés aux soumissionnaires avant cette échéance. Les soumissionnaires en seront informés, le cas échéant. L entreprise sélectionnée pour offrir les services requis sera informée le 18 octobre 2014 ou autour de cette date. Les autres soumissionnaires seront informés le 27 octobre 2014 ou autour de cette date. Les services décrits dans la portée des services recherchés, ci- dessus, doivent être livrés dans le mois suivant la date de la conclusion du contrat. Modalités contractuelles La Société du Paysage de Grand- Pré négociera les modalités contractuelles lors de la confirmation de la proposition retenue. Toutes les modalités feront l objet d un examen par le conseiller juridique de la Société. L adjudication aura lieu dès la signature du contrat, lequel précisera les modalités, la portée, le budget et d autres éléments requis. Critères d évaluation L évaluation des propositions présentées par la Société du Paysage de Grand- Pré s appuiera sur les critères suivants : Admissibilité la proposition répond aux critères établis dans la DP ainsi qu aux besoins de la Société; DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

12 Page 4 de 8 Expérience l entreprise soumissionnaire a mené à bien des projets similaires pour des organismes sans but lucratif; Expertise le personnel de l entreprise soumissionnaire possède les connaissances requises pour mener à bien le projet, selon la portée des services recherchés; Valeur le coût proposé correspond à la valeur réelle des services offerts par l entreprise soumissionnaire; Présentation la proposition est présentée d une manière claire et logique. Renseignements généraux sur l organisme Veuillez consulter le site Web suivant pour obtenir des renseignements généraux au sujet de la Société du Paysage de Grand- Pré : pre.ca/. Complément d information Société du Paysage de Grand- Pré C. P. 30 Grand- Pré (Nouvelle- Écosse) B0P 1M0 Courriel : DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

13 Page 5 de 8 Coordonnateur ou coordonnatrice de la gestion du site Description du poste Contexte Le Paysage de Grand- Pré a été inscrit à la Liste du patrimoine mondial en juin À la suite de cette inscription, en mai 2013, la Société du Paysage de Grand- Pré a été enregistrée comme organisme sans but lucratif afin de coordonner la gestion du site du patrimoine mondial. Elle s acquitte actuellement de son mandat avec le concours, principalement, d une coordonnatrice de la gestion du site. Responsabilités liées au poste Sous la direction du Conseil d intendance (le Conseil) de la Société du Paysage de Grand- Pré, le coordonnateur ou la coordonnatrice de la gestion du site doit notamment s acquitter des fonctions suivantes : Gestion du site du patrimoine mondial Coordonner la mise en œuvre du plan de gestion du site du patrimoine mondial Examiner le plan de gestion et tout autre document concernant la gestion du site du patrimoine mondial, et rendre compte chaque année de la mise en œuvre du plan de gestion Coordonner et préparer le rapport sur la situation du site du patrimoine mondial dont le contenu sera intégré au rapport périodique du Canada, sous la supervision de la délégation canadienne au Comité du patrimoine mondial Coordonner l examen des demandes de commentaires ou de contributions de différents organismes et ordres de gouvernement, conformément à la disposition du Plan de gestion, soit veiller à la gestion efficace du bien inscrit Encourager l application des Normes et lignes directrices pour la conservation des lieux patrimoniaux au Canada ainsi que des pratiques exemplaires connexes qui touchent la gestion du site du patrimoine mondial par la formulation de conseils au Comité consultatif technique, au Comité de l éducation et du marketing et à toute partie intéressée par le développement sur le territoire du site du patrimoine mondial. Administration et soutien au Conseil Coordonner la mise en œuvre des décisions du Conseil Recommander des politiques, des lignes directrices, des pratiques et des procédures concernant le fonctionnement et les activités du Conseil Préparer des rapports, des exposés de position et des recommandations, et les présenter au Conseil Participer aux travaux du Comité consultatif technique, et apporter son soutien à celui- ci Participer aux travaux du Comité de l éducation et du marketing, et apporter son soutien à celui- ci Participer aux travaux d autres comités ou groupes de travail mis sur pied par le Conseil ou ses comités DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

14 Page 6 de 8 Préparer, recommander et mettre en œuvre un plan d activités triennal, assorti de mesures de mise en œuvre annuelles Préparer, recommander et gérer un budget annuel Gérer le personnel et coordonner les activités des bénévoles De concert avec les entrepreneurs apportant un soutien administratif et une aide à la gestion financière, préparer et présenter les demandes de financement dans les secteurs public et privé Élaborer, négocier, recommander, mettre en œuvre et administrer les contrats, les ententes de partenariat et les autres accords conclus Gérer, suivre et évaluer la mise en œuvre des programmes et des projets lancés par le Conseil, et rendre compte de l atteinte des objectifs et des résultats attendus S acquitter d autres fonctions attribuées par le Conseil Relations extérieures Entretenir les relations établies, en français et en anglais De concert avec les entrepreneurs spécialisés dans les relations avec les médias, coordonner les communications publiques et mettre en œuvre les projets de communication relatifs au site du patrimoine mondial De concert avec les entrepreneurs spécialisés dans les relations avec les médias, répondre aux demandes des médias et du grand public, le cas échéant, et coordonner les efforts en ce sens Établir et maintenir des relations constantes avec tous les organismes intéressés par le site, la collectivité locale et divers acteurs clés Trouver, recommander et faciliter des partenariats afin de poursuivre la mise en œuvre du plan de gestion, plus particulièrement pour les activités relatives à la recherche, à la protection, à la promotion et la viabilité du site du patrimoine mondial Représenter le SPM au sein du réseau canadien des sites du patrimoine mondial Assurer la liaison avec la délégation canadienne au Comité du patrimoine mondial, plus particulièrement en ce qui a trait aux relations avec les médias, à l examen des projets, aux pressions exercées sur le site du patrimoine mondial et, s il y a lieu, aux communications avec le Centre du patrimoine mondial Établir et maintenir des relations fructueuses avec les ministères et organismes gouvernementaux Salaire Salaire proportionnel aux qualifications Durée du contrat de travail Trois ans avec une option de prolongation; période de probation de neuf mois Lieu de travail Région de Grand- Pré et de Wolfville, comté de Kings, Nouvelle- Écosse DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

15 Page 7 de 8 Site du patrimoine mondial du Paysage de Grand- Pré Coordonnateur ou coordonnatrice de la gestion du site Énoncé de qualités LES CANDIDATS DOIVENT MONTRER CLAIREMENT, PAR ÉCRIT, QU ILS SATISFONT À TOUS LES CRITÈRES ÉTABLIS. ILS SERONT PRÉSÉLECTIONNÉS EN FONCTION DES CRITÈRES SUIVANTS : EXIGENCES LINGUISTIQUES Bilingue capacité d écrire, de comprendre et de parler le français et l anglais ÉTUDES Diplôme d une université reconnue, de préférence une maîtrise ou un diplôme équivalent, avec spécialisation dans une discipline se rapportant au poste EXPÉRIENCE Gestion de projets et d activités portant sur la conservation et la mise en valeur du patrimoine Supervision de personnel et gestion des finances Collaboration avec des partenaires et des intervenants, y compris des groupes communautaires Collaboration avec une équipe multidisciplinaire dont les intérêts peuvent différer, mais ayant des visées communes Présentation de demandes de financement de sources publiques et privées qui ont été retenues Collaboration et soutien à un conseil d administration Formulation de conseils à la haute direction LES CANDIDATS QUI MONTRENT CLAIREMENT DANS LEUR DEMANDE QU'ILS RÉPONDENT À TOUS LES CRITÈRES ESSENTIELS SUSMENTIONNÉS POURRONT ÊTRE INVITÉS AUX PROCHAINES ÉTAPES DU PROCESSUS DE SÉLECTION. ILS SERONT ENSUITE ÉVALUÉS EN FONCTION DES CRITÈRES SUIVANTS : CONNAISSANCES Connaissance de l histoire de Grand- Pré et de la région environnante Connaissance des principaux intervenants, des grands enjeux, des défis de gestion et des occasions de partenariat liés au site du patrimoine mondial du Paysage de Grand- Pré Connaissance de la Convention du patrimoine mondial, des lignes directrices opérationnelles des sites du patrimoine mondial et du programme du patrimoine mondial au Canada Connaissance des normes et des lignes directrices orientant la conservation des lieux patrimoniaux au Canada DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

16 Page 8 de 8 CAPACITÉS Capacité de mener et de gérer des équipes formées de professionnels et de membres du personnel technique Capacité de communiquer efficacement, de vive voix et par écrit, avec des auditoires possédant ou non des connaissances techniques Capacité de travailler avec les médias sociaux Capacité d établir et de maintenir des relations avec des intervenants, des partenaires, des ministères et organismes gouvernementaux, des groupes autochtones et des membres de communautés d intérêts Capacité de planifier, de mettre en œuvre et de gérer des projets Capacité de formuler des conseils à la haute direction Capacité d établir et de gérer un budget QUALITÉS PERSONNELLES Bon jugement Aptitudes en relations interpersonnelles Capacité d atteindre des résultats Sens de l initiative Souci d intégrité Recherche de l excellence CONDITIONS D EMPLOI Vérification du casier judiciaire Compétences linguistiques évaluées en français et en anglais Permis de conduire valide DATE DE DIFFUSION : le 27 septembre 2014

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