UltimaX EDM for Microsoft Dynamics AX TM

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1 UltimaX EDM for Microsoft Dynamics AX TM Au sein d une organisation, une gestion de l information non structurée se révèle être parfois très compliquée pour l ensemble des collaborateurs. La surcharge des documents papiers et électroniques devient problématique et de plus en plus d entreprises en subissent les désagréments. Le bureau sans papier est encore loin d être une réalité et c est pourquoi UltimAX EDM a été créée. Cette solution conviviale et spécifique est basée sur une utilisation intuitive, similaire et intégré à votre environnement Microsoft Dynamics AX. EDM (Entreprise Document Management, gestion dématérialisée de documents), se compose d un système de gestion documentaire (DMS) et d un système de gestion de workflows (WFM). La combinaison de ces deux systèmes intégrés à votre ERP Microsoft Dynamics AX, vous offre une solution à la pointe de la technologie et la plus performante sur le marché actuel. Benefits Efficacité, améliorée Réduction des coûts Collaboration entre les services renforcée Amélioration de la qualité Accès rapide à l information Gestion rapide et aisée de l information Rationalisation des processus Véritable accès au télétravail Introduction UltimAX EDM est un outil sur lequel vous allez pouvoir vous appuyer pour améliorer votre efficacité opérationnelle. La réduction des tâches manuelles et répétitives vous garantit la satisfaction totale de vos collaborateurs, et les relations avec vos clients et fournisseurs seront optimisées grâce au suivi et à l accessibilité plus rapide aux documents via une plateforme SharePoint. UltimAX EDM fournit également un aperçu plus poussé des flux d affaires en cours, aidant ainsi les chefs d entreprise à trouver des solutions afin d améliorer les processus administratifs qui en découlent. Le déploiement et l évolution des interfaces liées à la gestion traditionnelle des documents et des flux sont coûteux et rendent souvent les interfaces peu conviviales. En intégrant directement la solution UltimAX EDM à votre système ERP Microsoft Dynamics AX, vous gagnez en performance, fiabilité et plus besoin de concentrer vos efforts pour que cette solution soit compatible avec votre système ERP. Ainsi, vous bénéficiez de tous les avantages de l intégration d une telle solution dans votre progiciel de gestion d entreprise. UltimAX EDM ne se contente pas uniquement d élargir de manière significative l ensemble des documents standards et/ou les fonctions offertes par AX 4.0, 2009 et 2012, il comprend également des modifications et des améliorations des processus du standard AX. ADULTIMA IMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY

2 Des documents disponible à tout moment et en tout lieu Quelle que soit la version d AX que vous utilisez aujourd hui, UltimAX EDM vous permettra de travailler dans un environnement dématérialisé! Chaque document sera dorénavant disponible à tout moment (24 heures sur 24, 7 jours sur 7), n importe où avec une simple connexion Internet. Chaque collaborateur accèdera aux dernières versions des documents réduisant tout risque de prise de décisions hâtives à partir de documents obsolètes. Les documents peuvent également être automatiquement liés aux worflows permettant les transferts sans avoir recours aux versions papiers, aux s ou scans inutiles. Le risque lié à la prise de décisions sur la base de documents inexacts est minimisé. En pleine conformité avec les niveaux de sécurité configurés, l accessibilité dans AX aux versions anciennes est possible grâce au système intégré de contrôle des versions. Organisation Efficace Finis les erreurs et les retards, les informations seront à jour et vous y aurez accès rapidement pour la plus grande satisfaction de vos clients et de vos fournisseurs. UltimAX EDM réduit l espace de stockage physique et permet d économiser un temps précieux pour les suivis des documents, les impressions, les envois et les copies des activités. Grâce au journal d audit, vous pouvez garder la trace de toutes les opérations sur un seul document. Tous les utilisateurs peuvent, à tout moment, accéder à un historique de leurs tâches et obtenir un aperçu des worflows et des opérations précédemment effectuées. Cela garantit également la fiabilité de l information disponible permettant une meilleure prise de décisions dans un laps de temps réduit. En résumé, la bonne information est toujours disponible au bon moment, au bon endroit pour la bonne personne. "Des recherches ont montré que selon les estimations, environ 80% des informations totales au sein d une organisation se trouvent dans des documents papier ou électroniques. Une simple demande, offre ou réclamation peut parfois se transformer en un dossier comportant non moins de 75 documents. Nombre de ces documents, comme des demandes d informations, demandes d offre, factures d achat, bons de réception, réclamations et autres correspondances avec le client sont importants pour le fonctionnement optimal des processus d entreprise opérationnels et administratifs. Or, la recherche, le rassemblement et l acheminement de documents s accompagnent souvent de nombreuses pertes de temps. Un temps précieux que l on ne peut pas perdre au sein de toute organisation. Avec un Document Management System (DMS) associé à un Workflow Management System, la gestion des documents peut être automatisée et la création, la consultation, la modification et l acheminement peuvent avoir lieu plus efficacement et plus rapidement

3 Gestion des flux des documents UltimAX EDM ajoute un Business Process Management (BPM) pour votre plateforme AX vous facilitant la gestion de tous les processus. Avec ce BPM, les processus peuvent fonctionner de manière analogue, ce qui réduit considérablement les délais d exécution. UltimAX EDM est livré en standard avec des fonctionnalités complètes de sécurité. Grâce à ce workflow de pointe et totalement intégré dans AX, l état général de chaque workflow peut être vérifié à tout moment. Vous pouvez, par exemple, contrôler les retards et en obtenir les raisons. L écran d aperçu vous permet d identifier les goulots d étranglement au sein de votre organisation afin de transmettre rapidement les informations à vos clients, fournisseurs et employés. Le système intégré de notifications et de rappels informe les utilisateurs de toutes les nouvelles tâches qui leur sont allouées. En résumé, le système de Business Process Management vise à accroître l efficacité et à réduire les délais d exécution des processus grâce à une meilleure intégration des étapes des processus entre l homme et la machine, le tout évidemment combiné avec le transfert de documents papiers. Éléments-clés d UltimAX EDM Gestion documentaire Par gestion documentaire, on entend le regroupement de toutes les informations non structurées dans un système unique et sa synchronisation automatique avec d autres informations en provenance de sources diverses. Ces sources peuvent inclure le document lui-même, la personne procédant au traitement du document, ainsi que des informations d AX et de SharePoint. Ces métadonnées vous permettront de classer logiquement vos documents et de les retrouver facilement par l utilisation des outils disponibles. Les documents sont numérisés par le biais du bureau de tri de l entreprise ou du bureau de poste numérique ou importés à partir du système de fichiers ou de la boîte mail et ensuite saisis électroniquement. Chaque document reçoit un numéro d identification unique qui assure la récupération rapide, si nécessaire, des documents physiques.

4 Les documents peuvent-être distribués à partir du bureau de poste numérique. Un document peut être présenté à son destinataire ou envoyé soit aux archives soit vers un logiciel de reconnaissance de texte pour un traitement ultérieur. Avec AX, les documents sortants tels que les factures, les rappels et les notes d expédition peuvent-être archivés et distribués sous forme de documents PDF. Dans UltimAX EDM, cela signifie que les documents peuvent-être mis à disposition des clients et des fournisseurs sur une plateforme SharePoint immédiatement après leur création. Les documents envoyés puis retournés, comme par exemple les notes d expédition signées, les contrats, et autres documents, pourront être par la suite archivés automatiquement. Archivage des s Nos boîtes mail contiennent une quantité impressionnante d informations. Par conséquent, UltimAX EDM ne serait pas complet sans cette possibilité d archiver ces informations. Tous les s, à la fois entrants et sortants, peuvent être stockés par l intermédiaire d un plug-in Outlook. Le système sait quand un a été archivé, de manière à ce qu il ne soit pas stocké plusieurs fois. Les réponses aux s sont ajoutées à la suite et un lien vers le message d origine simplifie la navigation. Tout initié à partir d AX sera également créé via Outlook et ensuite lié à l archivage des documents. Gestion des connaissances Transformer l information en connaissance est certainement l un des principaux objectifs lorsque vous utilisez un système d informations. UltimAX EDM vous aide à gérer cette connaissance et vous permet de la récupérer facilement. Chaque utilisateur, quelle que soit la méthode qu il utilise, doit-être en mesure de trouver précisément l information recherchée. C est pourquoi Dynamics AX propose désormais un mécanisme de recherche des opérations connexes, facilitant la recherche de documents avec le journal d audit complet et les métadonnées. En outre, vous pouvez également récupérer des documents en utilisant un moteur de recherche de bureau ainsi que l environnement Web SharePoint. En résumé, que vous soyez ou non, utilisateur AX, l information est toujours accessible dans un environnement sécurisé et vous apporte les connaissances que vous recherchez.

5 Gestion des worflows Les worflows sont gérés dans UltimAX EDM. Cela signifie que les tâches des workflows comme les approbations ou encore les vérifications peuvent-être assignées à n importe qui, même aux non-utilisateurs AX. Chaque processus, pour lequel un worflow a été créé, possède un modèle comprenant la logique de l ensemble des activités. Les workflows peuvent-être créés automatiquement dans AX, à condition d avoir rempli certaines conditions au préalable, ou interactivement chaque fois qu un utilisateur juge cela nécessaire. Traitement des factures Les factures d achats sont générées et archivées en utilisant UltimAX EDM. Il en est de même pour le traitement des factures numériques. Une boîte mail peut-être reliée au système de sorte que les s en rapport avec les factures peuvent être traités et saisis. Par la suite, le logiciel de reconnaissance aura toutes les informations nécessaires concernant le document et le transférera dans AX et à l archivage des documents. Après leurs transferts dans AX, toutes les factures seront traitées de la même manière. Les factures sans bon de commande (factures de services publics) comme les factures avec bon de commande (factures de marchandises) seront traitées dans un endroit centralisé. À partir de cet emplacement, les workflows peuvent être lancés afin d obtenir les approbations nécessaires et effectuer les corrections (TVA, diverses surtaxes, les différences d arrondis, les remises ). Enfin, la facture sera enregistrée à partir de cet écran et obtiendra le statut d approbation, après quoi elle sera incluse dans la proposition de paiement. Les approbations peuvent être obtenues manuellement ou via des worflows. Cette méthode unique sépare le processus d approbation de paiement du processus d enregistrement ce qui accélère considérablement le traitement de vos factures. Le délai d exécution d une facture est réduit et l efficacité opérationnelle est grandement améliorée. Toutes les factures sont traitées à partir du même écran. Elles ne doivent plus transiter physiquement au sein de votre organisation pour être validées supprimant ainsi les photocopies superflues.

6 Cette méthode unique sépare le processus d approbation de paiement du processus d enregistrement ce qui accélère considérablement le traitement de vos factures. Le délai d exécution d une facture est réduit et l efficacité opérationnelle est grandement améliorée. Toutes les factures sont traitées à partir du même écran. Elles ne doivent plus transiter physiquement au sein de votre organisation pour être validées supprimant ainsi les photocopies superflues. Les avantages d UltimAX EDM ne sont pas uniquement limités à la saisie et à la reconnaissance de la facture. En effet, ces étapes sont suivies par une phase d approbation et d enregistrement. Le système de gestion d images à l intérieur d AX garantit la visibilité partout où cela est nécessaire comme dans les transactions avec les fournisseurs, les comptes du grand livre et évidemment dans les conditions de paiement. Ad Ultima S.A.S. 12, Place Saint Hubert Lille France Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Site: Gestion collaborative des documents L intégration d UltimAX EDM dans Microsoft SharePoint facilite la création de portails pour partager simplement vos documents avec vos utilisateurs internes comme externes améliorant ainsi la gestion de vos documents. ADULTIMA IMPROVING BUSINESS PRODUCTIVITY

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