RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL

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1 RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL MARDI 29 AVRIL 2014, À 18 H 30, À LA SALLE 107 DE L AGENCE 12 Proposition sur une recommandation d approbation relative à la sous-location par l Agence de Montréal des locaux loués par le CSSS Jeanne-Mance sis au 5 800, rue Saint-Denis pour la direction régionale du programme Santé au travail (SAT) Vous trouverez ci-joints les documents suivants : Fiche synthèse portant sur la «Sous-location par l Agence des locaux loués par le CSSS Jeanne-Mance sis au rue Saint-Denis pour la direction régionale du programme Santé au travail (SAT)», datée du 28 avril 2014; Échanges de courrier électronique entre la Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST) et la direction de santé publique (DSP) de l Agence de Montréal. PROJET DE RÉSOLUTION Il est PROPOSÉ et dûment APPUYÉ d autoriser l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal à procéder à la sous-location des espaces actuellement loués par le CSSS Jeanne-Mance sis au rue Saint-Denis, afin que la direction régionale de l équipe de Santé au travail de la direction de santé publique y soit relocalisée, sous réserve de l autorisation du MSSS.

2 1. SUJET ET BUT DE LA PRÉSENTATION : CPEP CARR CVQ CGE CIC CV CA CGRM CSSS-CHSGS CD FICHE SYNTHÈSE Sous location par l Agence des locaux loués par le CSSS Jeanne-Mance sis au rue Saint-Denis pour la direction régionale du programme Santé au travail (SAT) Information Discussion Approbation Pièce jointe Durée : 10 minutes 2. DESCRIPTION ET ÉLÉMENTS DE CONTEXTE : Dans le cadre du programme de Santé au travail géré par la direction de santé publique (DSP) de l Agence, le CSSS Jeanne-Mance a procédé à la location d espace au 5 800, rue Saint-Denis, à Montréal, pour y loger une équipe de Santé au travail, le tout avec le financement de la Commission de la santé et de la sécurité au travail (CSST). Le bail pour le 5 800, rue Saint-Denis, a débuté le 1 er mai 2009 et se termine le 30 avril Au cours de l année 2011, cette équipe de Santé au travail a été démantelée et ses ressources ont été redirigées dans d autres bureaux sur notre territoire. Ces locaux, dont le loyer est toujours subventionné par la CSST, sont depuis inutilisés. La DSP désire y relocaliser son équipe régionale de Santé au travail (SAT). Cette relocalisation permettra à la DSP de récupérer dans ses locaux actuels, une superficie de 399,981 m 2 qui servira à relocaliser et regrouper les employés de l équipe Tout-petits/Jeunes, qui ont dû quitter leurs locaux suite à un dégât d eau important, condamnant une aile complète de leurs bureaux. Les travaux requis pour réparer les dégâts sont importants et leur durée est actuellement évaluée à près de douze (12) mois. Après cette relocalisation temporaire, les locaux libérés par le déménagement de l équipe SAT serviront à mieux installer les autres équipes de la DSP qui sont à l étroit actuellement. Les locaux à sous-louer comptent m 2 et le loyer, au 1 er mai 2014, est de ,65 $/an réparti ainsi : Loyer de base 129,17 $ / m 2 Frais d exploitation 88,59 $ / m 2 Améliorations locatives 53,65 $ / m 2 Taxes foncières 10,44 $ / m 2 Loyer total 281,85 $ / m 2 La CSST est d accord avec cette relocalisation et continuera à en financer le coût, tel qu en fait foi son courrier électronique d autorisation joint à la présente. Les budgets d opération actuels de la DSP pourront absorber les coûts générés par la récupération des locaux actuels de l équipe SAT découlant de leur relocalisation au 5 800, rue Saint-Denis. Nous vous demandons, conséquemment, d autoriser l Agence de Montréal à sous-louer ces espaces sis au 5 800, rue Saint-Denis, du CSSS Jeanne-Mance. CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 1 sur 2 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction

3 3. CHEMINEMENT DU DOSSIER (ÉTAPES FRANCHIES ET À VENIR) : - Obtenir l autorisation du MSSS à procéder à cette sous-location; - Procéder à une entente de sous-location entre le CSSS Jeanne-Mance et l Agence; 4. RECOMMANDATIONS : Recommander au conseil d administration d autoriser l Agence de Montréal à procéder à la sous-location des espaces actuellement loués par le CSSS Jeanne-Mance sis au rue Saint-Denis, afin que la direction régionale de l équipe de Santé au travail de la direction de santé publique y soit relocalisée, sous réserve de l autorisation du MSSS. Préparée par : CAROLE ARBOUR, AVOCATE DITMAR Responsable : HAI PHAM-HUY, DIRECTEUR DITMAR Date : 28 avril 2014 CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 2 sur 2 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction

4 Philippe Cottereau/DSP/Reg06/SSSS :33 A cc ccc Objet Normand Paule Paul Céline Carole Tr : RE: Tr : Annexe D Demande de relocalisation de bail équipe régionale - région 06 Historique : Ce message a fait l'objet d'une réponse et a été transmis. Bonjour, Nous avons l'autorisation de la CSST (Voir ci-dessous). Donc vous pouvez écrire la lettre à Carole Arbour comme quoi la SAT va assumer le loyer du St-Denis, pour pouvoir faire les démarches auprès du MSSS. Ça été très rapide! Bonne journée Philippe Cottereau Agent de gestion financière Coordination finances et approvisionnements internes Direction des Finances , poste Réacheminé par Philippe Cottereau/DSP/Reg06/SSSS le : Derly Maxis A :29 cc Colette Carisse Ginette Bourdeau Objet RE: Tr : Annexe D Demande de rélocalisation de bail équipe régionale - région 06 Bonjour M Cottereau, Nous autorisons la location de locaux à l'extérieur du réseau pour l'agence de Montréal.

5 Bonne journée! Mme Derly MAXIS Coordonnatrice du soutien financier Direction du partenariat Direction générale de la prévention inspection et du partenariat Commission de la santé et de la sécurité du travail 1199, rue de Bleury, 2e étage Montréal, Québec H3B 3J1 Tél. : poste 2066 Téléc. : Parce que le Québec a besoin de tous ses travailleurs De : A : Date : :14 Objet : Tr : Annexe D Demande de rélocalisation de bail équipe régionale - région 06 Bonjour, Étant donné que j'ai reçu une message d'absence de vos deux collègues, Mmes Bourdeau et Carisse, je me permets de vous faire suivre l'annexe D pour la SAT de Montréal. Je vous remercie de lire mon courriel ci-dessous accompagné de la pièce jointe et de nous revenir le plus rapidement possible. En vous remerciant par avance, Cordialement, Philippe Cottereau Agent de gestion financière Coordination finances et approvisionnements internes Direction des Finances , poste Réacheminé par Philippe Cottereau/DSP/Reg06/SSSS le : Philippe Cottereau/DSP/Reg 06/SSSS

6 :34 A Ginette Bourdeau, cc Céline Normand Paule Paul Objet Annexe D Demande de rélocalisation de bail équipe régionale - région 06 Bonjour, Vous trouverez ci-joint l'annexe D accompagné d'une explication de l'organisation de la SAT au sein de la région de Montréal, signée par notre PDG, Mme Gauthier demandant la relocalisation du bail de l'équipe régionale. Un petit historique du contexte pour votre suivi : Comme vous le savez, nous avons toujours le bail du 5800 St-Denis à Montréal jusqu'en 2019 qui était dédié à l'ancienne équipe locale SAT du CSSS Jeanne-Mance. Nous avions réussi à sous-louer le bail à une firme privée. Mais celle ci ne renouvelle pas cette sous location à partir du 1er Mai. Donc dans l'optique de la future optimisation de la SAT à Montréal, l'équipe régionale va quitter la Direction de santé publique de l'agence de santé et des services sociaux de Montréal située au 1301, Sherbrooke est pour utiliser les locaux que nous paierons de toute manière même si nous ne l'utilisons pas en vertu du bail. (See attached file: AnnexeD-CSST-SAT-06.pdf) Étant donné que nous devons recevoir aussi l'accord du MSSS après votre accord, je vous remercie de nous répondre le plus rapidement possible afin de faire avancé ce dossier dans les meilleurs délais. En vous remerciant par avance, Cordialement Philippe Cottereau

7 Agent de gestion financière Coordination finances et approvisionnements internes Direction des Finances , poste 3937 [pièce jointe "AnnexeD-CSST-SAT-06.pdf" supprimée par Derly Maxis/CSST] Ce message est confidentiel et est à l'usage exclusif du destinataire identifié ci dessus. Toute autre personne est, par les présentes, avisée qu'il lui est strictement interdit de le diffuser, de le distribuer, d'en dévoiler le contenu ou de le reproduire. Si vous avez reçu cette communication par erreur, veuillez en informer l'expéditeur par courrier électronique immédiatement et détruire l'original de ce message ainsi que toute copie. Devez vous vraiment imprimer ce courriel? Pensons à l'environnement.

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