COMPLEMENT 'LANCER NOUVEAU DOSSIER'

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1 LA COMPTABILITE PAR L'INTERNET COMPLEMENT 'LANCER NOUVEAU DOSSIER'

2 TABLE DES MATIERES Table des matières... 2 Introduction... 3 Transfert des signalétiques clients et fournisseurs... 4 Exportation partant d'un autre système comptable...4 Importation vers Octopus....4 Utilisation du plan comptable... 8 Importation d'un plan comptable...8 Transfert d'un plan comptable provenant d'un autre dossier....8 Ecritures d'ouverture (de départ) Adaptation de l'exercice proposé...9 Passer à un autre exercice (année) comptable Créer le journal 'Divers'...12 Encodage des écritures de départ Transférer un exercice (comptable)...13 Clôture de l'exercice...14 Premières écritures financières dans le nouvel exercice (comptable) Création d'un journal financier...15 Etablissement du numéro d'ordre d'une écriture financière...15 Saisie financière...16 Tableau des codes Codes forme juridique...17 Codes d'assujettissement à la TVA Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 2/17

3 INTRODUCTION Lorsqu'on désire transférer dans le système Octopus les données d'un dossier existant (reprise d'une autre logiciel comptable), un certain nombre de d'opérations préparatoires doivent être effectuées. Cette brochure explique la procédure à suivre, pas à pas. La méthode proposée n'est pas la seule possible, mais elle a prouvé son efficacité dans la pratique. C'est probablement la méthode la plus simple et la plus rapide pour commencer à travailler en Octopus, partant d'informations et de signalétiques puisées dans un autre système. Il est indispensable que le manuel général ait été lu au préalable. Ce manuel traite de la manière dont on peut transférer les signalétiques (données) des clients et des fournisseurs, comment saisir un système de numéros de compte (grand livre), et comment encoder le bilan initial. Information complémentaire: les manuels "Octopus, la comptabilité par l'internet", et "Octopus, module de facturation", sont disponibles sur Les utilisateurs agréés peuvent également solliciter des informations par support@inaras.be. (Veuillez indiquer votre nom d'utilisateur lors de toute correspondance). Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 3/17

4 TRANSFERT DES SIGNALETIQUES CLIENTS ET FOURNISSEURS. Le système Octopus ne parle jamais de clients ou de fournisseurs, mais de "Relations" Nous retrouvons donc les clients et les fournisseurs au moyen de "Gestion, Relations". On évite ainsi qu'une relation d'affaires qui est à la fois client et fournisseur, soit encodée et traitée deux fois. Exportation partant d'un autre système comptable. Lorsque le système de départ peut générer des fichiers en ce qu'on appelle le "Format csv" (comma separated value), "Octopus" peut lire et encoder celui-ci vers un tableau Excel. On peut alors, au départ de ce tableau Excel, saisir des données en tant que "Fichier csv". La plupart des systèmes comportent une fonction permettant d'exporter la signalétique clients et fournisseurs vers un tableau Excel. Au départ d' Excel, le fichier signalétique peut être saisi en tant que fichier "csv". Importation vers Octopus. Au départ de "gestion, relations", Octopus permet, d'exécuter l' importation d'un fichier "csv". Il est probable que le fichier à exporter nécéssitera quelques adaptations. Le tableau ci-dessous reprend les champs importables, et quelles sont les limites et les conditions éventuelles. Nom Définition Limites - conditions. Nom Nom du client ou fournisseur 30 caractères au maximum Rue et numéro Adresse 30 caractères au maximum Code postal Code postal Facultatif (pas de contrôle) Commune Localité Facultatif (pas de contrôle) Pays code Code, tel qu'encodé dans "Gestion, code pays" Ex.: BE, FR Contact Nom de la personne à contacter. Facultatif Type de société Code du type de société. Numéro du type de société (voir page 15) Assujettissement TVA Type d'assujetti à la TVA Numéro du type d'assujettissement (voir page 15) Numéro de TVA Numéro de TVA Les numéros belges doivent être encodés sous la forme: BEnnn.nnn.nnn (ex.:be ); Pour les numéros étrangers, il n'y a pas de contrôle (encodage facultatif) Compte bancaire Numéro du compte bancaire Est client La relation est un client. Valeur "Oui" ou "1". Est fournisseur La relation est un fournisseur Valeur "Oui" ou " 1" Numéro de compte dans le plan comptable Numéro de compte attribué d'office à ce client. Doit être un numéro existant, figurant dans "Gestion, comptes". Numéro de compte dans le plan comptable Numéro de compte attribué d'office à ce fournisseur Doit être un numéro existant, figurant dans "Gestion, comptes". Devise Code de la devise Comme repris dans "Gestion, codes devises" adresse courriel ( ) Facultatif Téléphone Numéro de téléphone Facultatif Télécopie Numéro de télécopieur (Fax) Facultatif URL URL (adresse web) Facultatif Numérotation externe de la relation Identification provenant d'un autre logiciel. Encodage facultatif (numerique) Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 4/17

5 Exemple de fichier signalétique "Relations" à importer. Ci dessous, un exemple de fichier signalétique csv, convenant à l'importation de relations en Octopus Nom Client Fournisseur Adresse Code Postal Localité Téléphone TVA Contact CSA - SC 1 Avenue de la Toison d'or IXELLES 02/ BE Gilbert Evrard Team Spirit sprl 1 Rue Defacqz IXELLES BE Thérèze Seghers Coa-fisc 1 1 Av. du Monastère RIXENSART 02/652.33,52 BE Catherine Petitjean Synergy SA 1 Rue Pasteur ANS 04/ BE Jules Cousin AccoData SC 1 Rue de l'argoté IZIER 086/ BE Christian Philippe Limina 1 Rue La Haut LASNE 02/633.79,36 BE Michel Theys Taficompt 1 Rue Hubert JETTE 02/ VDO Consult 1 Rue Linette PLAINEVAUX 04/372.34,32 BE Marc Rizzo Armoir SA 1 Rue de la Cholette MEIX-DEVANT-VIRTON 063/ BE Martial Gilson TAPI SA 1 Rue Tilly RENLIES 060/45.56,69 BE Germaine Fornaroli Europ SPRL 1 Rue Dupré MOLENBEEK-SAINT-JEAN 02/ BE Fabienne Garot 1 1 Rue des Combattants PETIT-ENGHIEN 02/ BE Françoise Parisis 1 Route du Viroin GIMNEE 082/ BE Jacques Rogge 1 Rue Childéric TOURNAI 069/ BE Daniel Vermeir Corneel Fr. 1 Rue Beck BASTOGNE 061/ BE Michel Jeunhomme Copulect 1 Rue Théodore Decuyper WOLUWE-SAINT-LAMBERT 02/770.56,697 Inda Ciku 1 Avenue de la Sauvagine WATERMAEL-BOITSFORT 02/ Paul Timmermans Omni-Sports SA 1 Chaussée de Louvain SAINT-JOSSE-TEN-NOODE BE MAT SPRL 1 Rue des Récollets VISE 04/379.19,9 Georges Legrand BUREAU CONSEIL SPRL 1 Avenue de Maire TOURNAI 069/ BE Yves Van Robaeys Compta-Net SPRL 1 Bld. de la Brasserie ATTERT BE CDS SPRL 1 Rue Africaine SAINT-GILLES 02/ Peter Vermeire 1 Voie des 4 Sapins 1300 WAVRE 010/ Sigrid Callaerts Compuprint SA 1 1 Parc des Saules 18 / WAVRE 010/ BE VECES International 1 Rue Albert Ier VEZON 069/ Importation proprement dite. Une fois que le fichier d'exportation est adapté (et sauvegardé en tant que csv), l'importation proprement dite peut être activée. Au moyen du menu "Gestion, relations", nous obtenons une liste des relations. On peut effectuer une importation, même si certaines relations ont déjà été reprises précédemment en Octopus. Les relations encodées précédemment devront, le cas échéant, être complétées par de nouvelles données d'importation. Les nouvelles relations, non encore reprises en Octopus, seront ajoutées. Etape "1": Sélection du fichier à importer. 1 Cliquez sur "Importer" 2 Indiquez la localisation du fichier à importer Cliquez sur "Suivant" 3 L'étape suivante nous donne une liste avec toutes les colonnes du fichier à importer. Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 5/17

6 Il faut indiquer pour chaque champ quelle est la valeur correspondante dans la gestion "relations" d'octopus. Etape "2": Selection des champs à importer. 1 Ouvrez la liste des choix Sélectionnez le champ correspondant 2 Répétez cette procédure pour tous les champs à importer. La liste de choix permet de marquer les colonnes qui ne doivent pas être importés comme "champ inconnu". Indiquez si la première rangée du fichier est une "désignation de rangée" et ne doit donc pas être importée Cliquez sur "Suivant" pour démarrer l'importation.. Après un certain temps, apparaît la confirmation que l'importation est achevée. Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 6/17 3

7 Le cas échéant, des erreurs au niveau de l'importation seront mentionnées. Mentions concernant l'importation Cliquez sur "fin" pour terminer l'importation. Les données importées peuvent maintenant être traitées en "Octopus" (Voir la notice générale "Octopus") Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 7/17

8 UTILISATION DU PLAN COMPTABLE Octopus comprend d'office un plan comptable standard. En principe, celui-ci est utilisable immédiatement. Le plan comptable est une partie du "Moteur" du logiciel. Des interventions non judicieuses peuvent être néfastes pour un traitement correct des écritures. En tant que client final, il est important que vous vous fassiez toujours assister par votre expert comptable. Importation d'un plan comptable. Tout comme pour les relations, on peut effectuer une importation au moyen de "Gestion, Comptes", sur base d'un fichier csv. Les étapes sont pratiquement identiques à celles décrites pour l'imporation de relations. Exemple d'un plan comptable à importer. Compte Définition TVA Achat TVA Vente % TVA déd. % Fisc.pro. % Fisc.déd Virements internes (transferts) Ouverture exercice Achats de matières premières Achats de fournitures Achats de services, travaux et études H Sous-traitances générales H Achats de marchandises 0% H Achat de marchandises 6% H Achat de marchandises 12% H Achat de marchandises 21% H Achat de marchandises intracom. HCM Achat de marchandises import HIMP Achats d'immeubles destinés à la vente Remises, ristournes et rabais obtenus Variation des stocks de matières premières Variation des stocks de fournitures Variation des stocks de marchandises Variation des stocks d'immeubles achetés destinés Charges locatives terrains DVR Charges locatives constructions DVR Charges locatives machines, matériel, outillage D Charges locatives matériel roulant (voitures) D Charges locatives matériel roulant (utilitaires) D Un aperçu des champs qui peuvent être importés dans le plan comptable: Nom Définition Limitations-conditions Compte Numéro du compte 6 caractères Définition FR Définition en français Facultatif Définition NL Définition en néerlandais Facultatif TVA Achats Code TVA des achats Liaison au compte par un code TVA. Le TVA Ventes Code TVA des ventes code TVA doit être repris dans "Gestion, Codes TVA" % TVA déductible Déductibilité de la TVA, % % Fiscal professionnel Pourcentage déductible à titre professionnel % Déductible fiscalement. Quote-part déductible Valeur entre 0 et 100 Pour les détails: voir le manuel général sous : "Gestion Comptes". Transfert d'un plan comptable provenant d'un autre dossier. Lorsqu' en tant que gestionnaire de dossier, vous désirez transférer un plan comptable d'un dossier dans un autre (nouveau), l'on peut faire d'abord une exportation du plan comtable à copier (sous forme de fichier csv). Ensuite vous utilisez ce fichier pour l'importation dans un autre dossier. Lors de l'introduction d'une demande de nouveau dossier chez INARAS, l'on peut indiquer à l'avance l'intention de reprendre le plan compptable d'un autre dossier. Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 8/17

9 ECRITURES D'OUVERTURE (DE DEPART). Lorsque lors du démarrage d'un nouveau dossier, on veut y inclure des informations historiques (concernant le passé), le dossier peut être rendu apte au traitement par Octopus moyennant les étappes suivantes: Nous avons choisi comme exemple un dossier traité en Octopus depuis l'exercice On veut y incorporer des informations concernant l'exercice Lors de la mise à disposition par INARAS, un exercice 2004 a été initialisé et un livre des ventes et un livre des achats ont été crées. Nous pouvons modifier très simplement les données encodées initialement au moyen de "Gestion, Dossiers", "Gestion, Exercices, et "Gestion, Livres journaux". Pour ce faire, consultez le manuel général. Adaptation de l'exercice proposé. Comme il est impossible de créer un exercice précédant un exercice existant, nous devons modifier l'exercice déjà créé. Au moyen de Gestion, Exercices, nous modifions l'exercice existant en "2005". Indiquez le nom correct 1 Indiquez les dates d'ouverture et de clôture 2 3 Cliquez sur "sauvegarder" Après la sauvegarde, nous nous trouvons dans l'(unique) exercice adapté. Les écritures d'ouverture que nous allons encoder devront être transférées vers le nouvel exercice. Nous pouvons dès à présent encoder celui-ci au moyen de "Gestion, Exercices",et la touche "Nouveau" Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 9/17

10 Cliquez sur "nouveau" 1 Encodez les coordonnées nécéssaires 2 Cliquez sur "Sauvegarder" 3 Lors de la création d'un nouvel exercice (nouvelle année comptable), le plan comptable des exercices précédents est repris d'office. Cela peut donc prendre un certain temps. Les adaptations effectuées dans le plan comptable d'une année antérieure(ex. 2005) ne sont pas reprises d'office dans les années ultérieures ou dejà existantes(ex. 2006). Exercice comptable actif La barre d'état indique en permanence dans quel exercice comptable nous nous trouvons (voir ci-dessous). Nom du dossier Exercice Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 10/17

11 Passer à un autre exercice (année) comptable. Nous passons à un autre exercice comptable au moyen du menu "Exercice, Ouvrir un Exercice". 1 Exercice, ouvrir un exercice Sélectionner l'année 2 Cliquer sur Ok 3 Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 11/17

12 Créer le journal 'Divers'. Dans l'exercice (année comptable) que nous avons ouvert (2003 dans notre exemple), nous allons créer un livre journal pour les écritures diverses. Nous créons une "ouverture" du journal, portant le numéro D10. 1 Cliquez sur "Nouveau" 2 Remplissez les données Cliquez sur "Sauvegarder" 3 Encodage des écritures de départ. Une fois que le journal "Divers" est creé, nous pouvons encoder les écritures de départ. Dans notre exemple nous encoderons, outre les données concernant le capital, les investissements, le compte courant gérant, la TVA à récupérer, les comptes financiers et la caisse, également les soldes clients et les soldes fournisseurs. Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 12/17

13 Après que les données aient été dûment encodées (bilan "0"), nous saisissons l'écriture (appuyez sur la touche F12). Au cas où nous aurions un grand nombre de postes "clients" ou "fournisseurs" ouverts, il est recommandé de les étaler sur plusieurs saisies. Transférer un exercice (comptable) Au moyen de "Exercice, transfert d'un exercice", nous passons au transfert de l'execice ouvert. Choisissez "Transfert d'un exercice" 1 Après un certain temps, nous obtenons la confirmation. 2 Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 13/17

14 Le transfert d'un exercice (année comptable) est une opération qui peut se faire plusieurs fois. Clôture de l'exercice. Le cas échéant, l'exercice 2003 peut être clôturé. Attention: la clôture est une étape irréversible. Choisissez "clôturer l'exercice" 1 Confirmez si vous êtes certain. 2 Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 14/17

15 PREMIERES ECRITURES FINANCIERES DANS LE NOUVEL EXERCICE (COMPTABLE). Dans notre exemple, le dossier a été lancé dans le courant de Le premier extrait de compte bancaire à encoder porte le numéro d'ordre 020. Les étapes décrites ci-dessous décrivent la première écriture financière. Pour le livre de caisse, la procédure est identique. Création d'un journal financier. Lorsqu'aucun journal financier n'a été creé jusqu'à présent, nous en créons un au moyen de "gestion, journaux". Dans l'exemple, nous attribuons à ce journal le numéro de compte du plan comptable. En rattachant ce numéro de compte à un journal financier, celui-ci cesse d'être un compte"de saisie directe". Nous ne pouvons donc plus effectuer des écritures (saisies) directement sur ce compte. Le solde de départ de la banque est saisi au moyen d'une écriture "diverse", telle qu'elle est décrite à la page 11 ( dans notre cas) et une contrepartie, comme décrit plus loin. Etablissement du numéro d'ordre d'une écriture financière. Au moyen de "Gestion, journaux", nous établissons le numéro d'ordre de l'écriture financière suivante (voir également le manuel général). Nous décidons d'établir les numéros d'ordre sous la forme "aannn" (année et numéro). Dans notre exemple: Le numéro "prochaine écriture" doit toujours être supérieur au dernier utilisé. Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 15/17

16 Saisie financière L'exemple ci-dessous concerne la saisie du premier extrait de compte avec l'écriture d'ouverture. Le montant initial ne peut pas être encodé et est toujours égal au solde de l'extrait de compte précédent. Puisque ceci constitue notre première écriture, le montant est "0". Le bilan doit être mis en concordance par une contrepartie dans les "écritures diverses" (comme décrit en page 11). L'exemple ci-dessous décrit cette écriture comptable, ainsi que le paiement d'une facture d'entrée. Solde de départ (non modifiable) Solde final (tel qu'il apparait sur l'extrait de comte) Solde d'ouverture (correspondant à l'écriture "diverse" Numéro du compte utilisé pour l'écriture "diverse" (588888) Pour plus de détails concernant les écritures comptables, les pointages etc., veuillez consulter le manuel général. Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 16/17

17 TABLEAU DES CODES Pour l'importation de signalétiques "relations", on peut encoder la forme juridique et le type d'asujettissement au moyen des codes suivants (voir également page 4) Codes forme juridique Code Omschrijving 0 Personne physique 1 Société Anonyme 2 Société de personnes à responsabilité limitée 3 Société coopérative à responsabilité illimitée et individuelle 5 Société en commandite simple 6 Société en commandite par actions 7 Vennootschap Onder Firma 8 Association sans but lucratif 9 Société limitée 10 Aktiengesellschaft 11 Gesellschaft mit beschränkter Haftung 12 Kommanditgesellschaft 13 Kommanditgesellschaft auf Aktien 14 Offene Handelsgesellschaft 15 Public companies limited by shares or by guarantee 16 Private companies limited by shares or by guarantee 17 Limited Partnership 18 Unlimited Company 19 Incorporated Company Codes d'assujettissement à la TVA Code Définition 0 Inconnu 1 Assujetti à la TVA belge 4 Assujetti à la TVA intracommunautaire 6 Assujetti à la TVA hors de la communauté européenne 7 Particulier belge 8 Particulier de la communauté 9 Particulier hors de la communauté Complement: LANCER NOUVEAU DOSSIER 17/17