Règlement sur la gestion des archives du Tribunal administratif. et des autres autorités judiciaires indépendantes del ad-

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1 janvier 011 Règlement sur la gestion des archives du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l administration (RArch TA) Le Tribunal administratif du canton de Berne, vu l article 1, alinéa de la loi du 1 mars 009 sur l archivage (LArch) 1), arrête: Champ d application Définitions 1. Dispositions générales Art. 1 1 Le présent règlement règle laconservation et l archivage de documents a du Tribunal administratif, b de la Commission des recours enmatière fiscale, c de la Commission de recours contre les mesures administratives prononcées envertu de la loi sur la circulation routière, d de la Commission d estimation en matière d expropriation ainsi que e de la Commission des améliorations foncières. La conservation des données personnelles est régie parlalégisla- tion surlepersonnel et surlaprotection desdonnées. Art. 1 Sont réputés documents tous les dossiers du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes del administration, toutes les autres informations enregistrées sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires àlacompréhension et àl utilisation desinformations. Les supports sont tous les matériaux utilisés pour l enregistrement d informationssous formeanalogiqueounumérique. Les archives sont les documents pris en charge et conservés par les Archives de l Etat ou qui doivent leur être versés. Lesinstrumentsderecherchesontdes outils nécessaires pourtrou- ver, consulter etcomprendre des documents, tels que les inventaires, les répertoires, les fichiers, les listes etles tableauxsommaires, sur 1) RSB ROB 11 10

2 16.68 support papier ou électronique. Ils fournissent les renseignements complémentairessuivantssur lesdonnées primaires: a structure (division, présentation, format, etc.), b contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques desortie, transactions, etc.), c indications sur lecontenu. 5 Les documents électroniques sont a des sous-produits, des produits dérivés ou des produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique, b des documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement àl aide d outils électroniques (documents numériques). Traçabilité Dossiers de procédure dutribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l administration. Organisation de l archivage et conservation des documents Art. 1 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration assurent que leurs documents permettent àtout moment de vérifier leur fonctionnement et d en rendre compte. La traçabilité découledes arrêts et desmotifsqu ils contiennent. del administration ne conservent que des documents complets et fiables. La fiabilité des documents, en particulier des documents électroniques, est garantiepar des mesures organisationnelles et techniques appropriées. Art. 1 Dans le cadre des procédures dans lesquelles letribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration statuent en tant qu instances de recours, les documents suivantssontconservés: a les mémoires (sans annexes), b l objet delacontestation, c la correspondance échangée dans le cadre de la procédure de recours de droit administratif, d la feuille decirculation, e les ordonnances et les décisions, f le jugement, g les piècesrelatives àunéchange de vues. Les autres pièces dudossier sont retournées àleur expéditeur ou expéditriceaprès la clôture de la procédure ou sont détruites.

3 16.68 Documents administratifs Recueils de jugements et contrôles des affaires Sauvegarde des archives courantes Compétences Plans d archivage Art. 5 1 Les documents administratifs sont archivés durablement, dans la mesure où ils sont utiles pour lacompréhension de l histoire et de l évolution du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantesdel administration. Les procès-verbaux et les avis émis en procédure de consultation sontconservés durablement. Art. 6 1 Les jugements et les décisions mettant fin àlaprocédure, y compris les motifs, sont également conservés durablement dans des recueils, sursupport papier ou électronique. Les contrôles des affaires sont conservés durablement sur support papier ou électronique. Art. 7 Pour l établissement, la gestion etlaconservation de leurs documents, le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration s assurent que a les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d une durée de vie suffisante, correspondant au moins aux délais de conservations applicables; b les dépôtsd archivesferment àclé et que les documents sont protégés dans la mesure du possible des effets nuisibles detoute sorte, en particulier du feu, delapoussière, de l humidité et de l exposition ausoleil; c les personnes non autorisées n ont pas accès aux documents. Art. 8 1 Le secrétaire général oulasecrétaire générale dutribunal administratif est compétentepourorganiser et gérer les archives courantes. Il ou elle édicteles instructions correspondantes. Les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration désignent une personne compétente pour les archives courantes et pourlagestiondeleurs documents. Les secrétariats préparent les documents àconserver. Le secrétaire général oulasecrétaire générale dutribunal administratif estcompétentepourassurer la conservation des documents et gère les locaux prévus àcet effet. Art. 9 1 Le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration dressent ettiennent àjour un plan d archivagedeleurs archives courantes. Ils rangentleurs documents d après ce plan d'archivage. Les plans d archivage fixent a le cadre de classement desdocuments, b les prescriptions relatives àlagestion desdocuments,

4 16.68 c les délais de conservation, d une proposition d évaluation de la valeur archivistique envue de la reprise des documents par les Archives de l Etat. Le cadre declassement des documents doit être aussi simple que possible, clairetadéquat. del administration s accordent avec les Archives del Etat lors de l élaboration de leurs plans d archivage et de leurs instruments de recherche. Obligation de proposer les documents et proposition d évaluation Documents électroniques. Obligation deproposer les documents, versement et délais deconservation Art Après l écoulement dudélai de conservation, le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration proposent aux Archives del Etat tous les documents devant êtreconservés selon les articles, 5et 6. Les documents devant être conservés durablement sont proposés au plustôt dix ans aprèsl entrée en forcedechose jugée. del administration désignent aux Archives de l Etat sous forme de proposition les documents qui ont une valeur archivistique etceux qui peuvent être détruits. Les documents ne peuvent être détruits sans l accord desarchivesdel Etat. Les Archives de l Etat évaluent les documents et décident s ils doivent être archivésdurablement en tenant compte des propositionsdu Tribunal administratif etdes autres autorités judiciaires indépendantes de l administration. Elles nedétruisent aucun document sansl accord du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l administration. 5 del administration se mettent d accord avec les Archives de l Etat surles détails de l obligation de proposer lesdocuments. Art Les Archives del Etat doivent pouvoir accéder àtous les systèmes dont les données sont soumises àl obligation de proposer et dont la valeur archivistique doit être vérifiée, enparticulier àtoute documentation de projet et de système etaux notices d utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L accèspar uneprocédure d appel estexclu. Si des documents électroniques soumis àl obligation de proposer sont totalement conservés sur support analogique (papier ou micro-

5 film) et que leur fiabilité soit préservée, l autorité judiciaire administrative responsable peut être libérée de l obligation de proposer les données contenues dans le système. Versement des documents Délais de conservation et d archivage Dispositions transitoires Art. 1 1 Les documents sont proposés aux Archives de l Etat accompagnés de leurs instruments de recherche et d autres outils éventuels. Un inventaire des documents versés est joint. Il contient les informationssuivantes: a une brève description du contenu des documents, b les indications nécessaires quant aux données personnelles. de l administration sont responsables du transfert de leurs archives. Les Archivesdel Etatrédigent unbordereau décrivant les documentsversés.ilsertdereçu àl autorité ayant verséles documents. 5 del administration se mettent d accord avec les Archives de l Etat surledétail du versementdes documents. Art. 1 1 Les dossiers de procédure du Tribunal administratif et des autres autorités judiciaires indépendantes de l administration sont conservés pour une durée de dix ans dès l entrée en force dechose jugéeformelle. Après l écoulement dudélai de dix ans, les dossiers sont proposés auxarchives de l Etat pourêtrearchivés durablement. Concernant les dossiers de la Cour des assurances sociales du Tribunal administratif et de la Commission de recours contre les mesures administratives prononcées en vertu de la loisur la circulation routière, seul un dossier sur dix (numéros des dizaines) est proposé aux Archives de l Etat après l écoulementdudélai de conservation de dix ans. Lesautresdossierspeuvent être détruitspar le Tribunal administratif. L offre et l archivage des documents de l administration judiciaire considérés comme étant dignes d être conservés provisoirement ou durablementalieu dixans après la clôture de l affaire en question.. Dispositions transitoires et dispositions finales Art. 1 Les documents de procédure et les documents administratifs établis par le Tribunal administratif et les autres autorités judiciaires indépendantes de l administration jusqu au 1décembre 010 peuvent être proposés aux Archives de l Etat de manière simplifiée, danslecadre d uneaction unique.

6 Entrée en vigueur Art Le présentrèglement entre en vigueurle1 er janvier 011. Il est publiédanslerecueilofficiel desloisbernoises. Berne,le0janvier 011 Au nomdutribunal administratif, le président: Rolli le secrétaire général: Bloesch