TABLEAU D ARCHIVAGE MODELE A DESTINATION DES LIGUES, COMITES ET CLUBS. Janvier 2008

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Thomas Cantin
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2 Ce document a pour objectif de donner des indications sur les durées de des principaux documents susceptibles d être produits par un Comité départemental, une Ligue régionale ou un Club. Attention cependant, car ce tableau n a pas vocation à être exhaustif. Seuls certains documents caractéristiques de l activité des Ligues, Comités et Clubs sont pris en compte. De plus, si ce document peut vous aider à gérer vos archives et à conserver vos documents avec des délais adaptés, il ne doit pas dispenser de la responsabilité que chaque structure a pour ses propres archives. Par définition, cet outil général ne prend pas en compte les spécificités de votre institution. L adaptation à votre structure et à sa propre production documentaire nécessite un travail particulier. Le tableau est organisé en grandes fonctions (administration générale, personnel, etc.) et se divise en 4 colonnes. Dans la première, on trouve le nom des documents ou dossiers ainsi que le détail des pièces qui composent un dossier. La deuxième colonne est consacrée à la durée de du document ou du dossier, établie sur des critères légaux, administratifs ou techniques. La troisième colonne détermine le sort final du document ou du dossier, à l issue de la durée de (destruction ou pour des raisons historiques ou patrimoniales). Enfin, les observations viennent compléter ces données si besoin est (précisions, modalités d application ). Le détail des pièces qui composent un dossier peut varier d une structure à l autre. Il est donc ici indicatif et non exhaustif. NOM du DOSSIER Pièces du dossier Dossiers d Assemblée Générale Feuille d émargement Rapport moral Rapport financier DUREE de CONSERVATION SORT FINAL Le dossier sera-t-il détruit ou conservé à l issu de la durée de? OBSERVATIONS 10 ans A l issue de la durée de, les dossiers sont versés aux Archives. Pour tout complément, pour toute précision, pour toute remarque, pour toute question d interprétation des informations du tableau, ou pour tout renseignement sur les délais de de documents spécifiques qui ne sont pas pris en compte dans ce tableau, n hésitez pas à contacter l archiviste de la Fédération : Daniel Champsaur Archiviste Fédération Française de Basket-Ball dchampsaur@basketfrance.com

De plus, si ce document peut vous aider à gérer vos archives et à conserver vos documents avec des délais adaptés, il ne doit pas dispenser de la responsabilité que chaque structure a pour ses

3 1. Administration Générale Les Comités départementaux et les Ligues régionales sont des associations et sont, à ce titre, régies par la loi de C est le cas de la plupart des Clubs également. Il y a donc un certain nombre de documents types auxquels il faut porter une attention particulière. Statuts de Dossier de déclaration de Récépissé de déclaration en préfecture Exemplaire du Journal officiel où figure la déclaration Registre des modifications statutaires Dossiers d Assemblée Générale de Feuille d émargement Rapport moral Rapport financier Budget Avis du commissaire aux comptes Vérification du quorum pour les votes Dans les faits, les Clubs, Comités et Ligues doivent conserver leurs statuts ment (la version à jour mais aussi les éventuelles versions antérieures). En cas de dissolution de, les statuts doivent être sauvegardés (délai de 30 ans à compter de la dissolution). Dans les faits, les Clubs, Comités et Ligues doivent conserver ces dossiers ment (la version à jour mais aussi les éventuelles versions antérieures). En cas de dissolution de, ces dossiers doivent être sauvegardés (délai de 30 ans à compter de la dissolution). Dans les faits, les Clubs, Comités et Ligues doivent conserver ces dossiers ment (la version à jour mais aussi les éventuelles versions antérieures). En cas de dissolution de, ces dossiers doivent être sauvegardés (délai de 30 ans à compter de la dissolution).

Statuts de Dossier de déclaration de Récépissé de déclaration en préfecture Exemplaire du Journal officiel où figure la déclaration Registre des modifications statutaires Dossiers d Assemblée

4 Notes Rapports Pour les Clubs constitués en sociétés sportives : Dossiers de Conseil d Administration. Registre de présence Procès-verbal de délibération Notes la structure Dossiers d Assemblée Générale Feuille d émargement Rapport moral Rapport financier Budget Avis du commissaire aux comptes Vérification du quorum pour les votes Notes Rapports Pour chaque Ligue, Comité et Club : Dans les faits, les Clubs doivent conserver ces documents ment. En cas de dissolution de la société, ces dossiers doivent être sauvegardés (délai de 30 ans à compter de la dissolution). Dans les faits, les Clubs doivent conserver ces documents ment. En cas de dissolution de la société, ces dossiers doivent être sauvegardés (délai de 30 ans à compter de la dissolution). Organigramme Il faut conserver un exemplaire de chaque organigramme (y compris les versions anciennes). Règlement intérieur Il faut conserver un exemplaire de chaque

Vérification du quorum pour les votes Notes Rapports Pour chaque Ligue, Comité et Club : Dans les faits, les Clubs doivent conserver ces documents ment.

5 Annuaire l annuaire est à jour. version (y compris les anciennes). Chaque annuaire est archivé au moment de son remplacement par un annuaire mis à jour. 2. Fonction Personnel Dans le cadre de son activité, votre structure peut être conduite à employer des salariés de manière ponctuelle ou habituelle. Il faut alors prendre un soin particulier des dossiers de personnel. Dossiers individuels de personnel Lettre de candidature Curriculum vitae Contrat de travail Evaluation Fiche d arrêt maladie Dossiers d accidents du travail Lettre de démission Lettre de licenciement Solde de tout compte Documents relatifs au calcul des points de retraite 90 ans Registre du personnel 5 ans Bulletin de salaire Jusqu à liquidation Le délai commence à courir à partir de la date de naissance du salarié. La loi impose une durée de de 5 ans. Il est cependant fortement recommandé de conserver les registres du personnel de manière à l issue de ce délai. Destruction La loi impose une durée de de 5 ans. Il est cependant fortement recommandé de

Il faut alors prendre un soin particulier des dossiers de personnel.

6 des droits à la retraite du salarié conserver ces documents au-delà de ce délai jusqu à la liquidation des droits à la retraite du salarié. Déclaration annuelle des données sociales (DADS) 10 ans Destruction La loi impose une durée de de 6 ans mais il est recommandé de conserver ces documents pendant 10 ans. 3. Finances et Comptabilité Grand livre (général et analytique) 10 ans Balance générale 10 ans Bilan 10 ans Budget 10 ans Destruction Documents de trésorerie et pièces justificatives Facture Bon de commande Relevé de compte Avis d opération Note de frais 10 ans Destruction La loi impose la des documents comptables et des pièces justificatives pendant 10 ans. 4. Fonction Communication Supports publicitaires et de communication

Finances et Comptabilité Grand livre (général et analytique) 10 ans Balance générale 10 ans Bilan 10 ans Budget 10 ans Destruction Documents de trésorerie et pièces justificatives

7 Photographie Affiche Plaquette Dépliant Autocollant Support audiovisuel Objet Cadeau Publication la structure la structure Conserver une collection de toute publication régulière de votre structure (bulletin, magazine ). 5. Gestion Sportive Dossiers de licences Demande de licence Certificat médical Photo d identité Récépissé d envoi de mutation Droit financier Lettre de sortie Accord de l Association sportive d origine Avis favorable de la Ligue quittée Licence de la saison en cours Document pour licence joueur/euse étranger/ère 30 ans Destruction

Gestion Sportive Dossiers de licences Demande de licence Certificat médical Photo d identité Récépissé d envoi de mutation Droit financier

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