ECOLE DES SCIENCES DE L INFORMATION. Système d Archivage Electronique des documents administratifs du Département de l Environnement

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1 ECOLE DES SCIENCES DE L INFORMATION Année universitaire : 2010/2011 Système d Archivage Electronique des documents administratifs du Département de l Environnement Projet de fin d étude du cycle des Informatistes Réalisé par : ASSAMI Sara HABIB Nour El Houda Encadrant Dr. FAYAD El Mostafa Tuteur El BACHIRI Ahmed

2 Fiche catalographique 1 ASSAMI, Sara Système d Archivage Electronique des documents administratifs du Département de l Environnement/ Sara ASSAMI, Nour El Houda HABIB.- Rabat : [s.n.],2011. VII- 63 p. - :ill., tab. + CD ; 30 cm. Projet de Fin d Etude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : Bibliogr. T. HABIB, Nour El Houda HABIB, Nour El Houda Système d Archivage Electronique des documents administratifs du Département de l Environnement/ Sara ASSAMI, Nour El Houda HABIB.- Rabat : [s.n.],2011. VII- 63 p. - :ill., tab. + CD ; 30 cm. Projet de Fin d Etude : Sc. Inf. : Rabat, ESI : Bibliogr. T. ASSAMI, Sara 1 Norme AFNOR Z

3 Remerciements Notre travail n aurait pu être réalisé sans les conseils, le soutien et l orientation que nous a apporté Mr. FAYAD El Mostapha, notre encadrant et professeur en archivistique à l Ecole des Sciences de l Information. Nous tenons à le remercier pour nous avoir pris en charge malgré ses nombreuses occupations. Durant la période de notre stage de fin d étude, il nous a aidé par son orientation et expertise dans le domaine archivistique et surtout par ses précieux conseils qui nous ont permis de réaliser cette modeste étude. Nous adressons notre sincère gratitude à notre tuteur de stage Mr. EL BACHIRI Ahmed, Chef du Service Documentation et Logistique au Département de l Environnement, qui a mis à notre disposition les moyens nécessaires à l accomplissement de notre projet et nous a permis d apprendre énormément au niveau professionnel par ses explications et sa disponibilité tout au long du stage. Nous tenons à exprimer notre reconnaissance à toutes les personnes qui ont participé, de prés ou de loin à ce travail, spécialement les membres du personnel du Service Documentation et Logistique pour leur amabilité et soutien. ~ I~

4 Dédicaces A ma très chère mère Khadija Symbole de bonté par excellence, la source de tendresse et l exemple de dévouement qui n a pas cessé de m encourager et de prier pour moi, Aucune dédicace ne saurait être assez éloquente pour exprimer ce que tu mérites pour tous les sacrifices que tu as fait depuis ma naissance A mon cher père Omar, source de générosité et de patience, je te dois ma gratitude pour tous tes efforts et l aide que tu n as pas hésité à m apporter. A ma très chère sœur Firdaousse A mes chers frères Ayoub et Adam En témoignage de l attachement, de l amour et de l affection que je porte pour vous. Malgré la distance, vous êtes toujours dans mon cœur. Je vous remercie pour votre affection si sincère. A ma très chère tante Ella khdija, symbole de sacrifice A ma chère amie et sœur Sara et à ma deuxième famille «Assami et Chakir» Je vous dédie ce travail avec mes vœux de bonheur, de santé et de réussite. HABIB Nour El Houda ~ II~

5 Dédicaces A mes chers parents CHAKIR Henia et ASSAMI Hammou, qui m ont soutenu tout au long de mes études avec leur patience, leur générosité et amour. Je vous suis reconnaissante pour l accomplissement de ce modeste travail. A tous les membres de ma famille, qui n ont cessé de m encourager à continuer et persévérer dans la vie avec leurs prières et sincères souhaits. A toutes les personnes que j ai connues à l Ecole des Sciences de l Information, vos sourires et votre amitié a fait de ces quatre années d étude un passage mémorable. A mes amis et ceux que j ai considéré un jour être mes amis, je ne vous oublierai pas pour les souvenirs heureux que nous avons partagé. A mon binôme et meilleure amie Nour El Houda HABIB, pour toutes les expériences que nous avons partagé et l amitié qui nous a lié. Je vous dédie ce travail. ASSAMI Sara ~ III~

6 Liste des sigles et abréviations AC : Archives Courantes AI : Archives Intermédiaires AD : Archives Définitives ADBS : Association des Professionnels de l Information et de la Documentation AFNOR : Association Française de Normalisation CC : Calendrier de Conservation DAF : Direction des Archives de France DE : Département de l environnement DUA : Durée d Utilité Administrative ERMS : Enterprise Records Management System GED : Gestion Electronique des Documents ISO : International Organisation for Standardization LDAP : Lightweight Directory Access Protocol (Protocole d annuaire sur TCP/IP) OAIS : Open Archival Information System OCR : Optical Caracter Recognition PDF : Portable File Document PIAF : Portail International Archivistique Francophone RM : Records Management SAE : Système d Archivage électronique SDL : Service de Documentation et Logistique ~ IV~

7 Tableaux et graphiques Tableau 1 : Archivage Papier Vs Archivage Electronique. 8 Figure 1 : Structures organisationnelle du DE..13 Graphique 1 : Répartition des usagers par type de document en Tableau 2 : Bordereau de versement proposé...27 Tableau 3 : Calendrier de conservation 33 Tableau 4 : Etude comparative des logiciels archivistiques..41 Liste des annexes Annexe n 1 : Organigramme du Département de l Environnement..57 Annexe n 2 : Guide d interview 58 Annexe n 3 : Décret Organisation du Département de l Environnement..59 ~ V~

8 Table des matières Remerciements... I Dédicaces... II Liste des sigles et abréviations... IV Tableaux et graphiques... V Liste des annexes... V Résumé... 1 Abstract... 2 Introduction générale... 3 Partie I : cadre théorique, contextuel et méthodologique... 5 Chapitre I : Apport de l archivage électronique Définitions opérationnelles De l archivage papier à l archivage électronique Etapes de la mise en place d un SAE... 9 Chapitre II : contexte de l étude Présentation du Département de l Environnement Service de Documentation et Logistique Chapitre III : cadre méthodologique Problématique Objectifs de la recherche Questions de la recherche Population étudiée Méthodes de la recherche Valeurs de la recherche Limites de la recherche Chapitre IV : Etude et évaluation de l existant Etude de l existant Ressources humaines Ressources matérielles ~ VI~

9 1.3- Caractéristiques des documents administratifs Usages des documents administratifs Evaluation de l existant Remarques Besoins dégagés Suggestions Partie II : Proposition d un système d archivage pour les documents administratifs du DE Chapitre V : Charte d archivage Versement et enregistrement des archives a- Les documents destinés au versement b- Bordereau de versement c- L enregistrement Le plan de classement a- Classement interne et externe b- Plan de classement du DE Le calendrier de conservation a- Calendrier de conservation proposé pour le DE b- Conservation des archives électroniques Communication des archives Chapitre VI : Solution informatique Etude comparative Choix du logiciel adéquat Adaptation du logiciel au contexte du travail a- Arborescence des fichiers b- Dénomination des fichiers c- Format des fichiers stockés d- Gestion des utilisateurs e- Les flux de travail Conclusion Annexes Bibliographie et webliographie ~ VII~

10 Résumé La dématérialisation de l information favorise l autonomie des documents par rapport à leur support. Néanmoins, elle pose un problème au niveau de la conservation à long terme et de l intégrité des données, d où l intérêt de l implantation d un système d archivage électronique afin de gérer le cycle de vie des documents dans le respect de la législation. L objectif de notre travail de recherche est de proposer une conception d un SAE pour les documents administratifs du Département de l Environnement, en prenant en considération les recommandations des normes internationales sur le Records Management. Le but de l étude est d assurer la pérennité des documents tout en permettant un accès fiable et sécurisé. Pour l étude et l analyse de l existant, nous avons choisi le guide d interview, l inventaire et l observation directe afin de déterminer les besoins d archivage dans le DE. Nous avons constaté un dysfonctionnement au niveau de la gestion des archives à cause de la décentralisation de la conservation des documents. Enfin, nous avons suggéré une charte d archivage et une solution informatique pour répondre aux besoins des utilisateurs internes et externes du DE. ~ 1~

11 Abstract The dematerialization of information favors the autonomy of documents in relation to their support. Nevertheless, it creates a problem of long-term preservation and integrity of data, what explains the importance of implementing an Electronic Records Management System to manage the lifecycle of documents in compliance with the legislation. The aim of our research is to propose a design of an ERMS for administrative documents of the Department of the Environment, taking into consideration the recommendations of international standards on Records Management. The purpose of the study is to ensure the sustainability of documents while enabling secure and reliable access. To study and analyze the data, we chose an interview guide, an inventory, and a direct observation to determine the needs of archival practices in the DE. We found a dysfunction in the management of the archives because of the dispersal of document s retention. Finally, we suggested a charter for archives and an application software to meet the needs of internal and external users. ~ 2~

12 Introduction Générale L intégration des nouvelles technologies, dans la production des contenus au sein des administrations publiques, a eu des retombées sur l utilité des documents électroniques comme élément de preuve et patrimoine à préserver. De ces valeurs probatoires et patrimoniales naquit la nécessité de sauvegarder les archives sur des supports informatiques pour sauver des documents susceptibles de disparaitre sur leur support d origine. Puis, le Records Management est venu en tant que discipline dont l objectif principal est de contrôler les documents dès leurs création jusqu à leur exploitation, quelque soit leur support. Bien que le Records Management s occupe de la conservation des archives intermédiaires sur les serveurs de gestion courante, il a fallut penser à un système d archivage plus durable pour l archivage des documents au stade définitif. En conséquence, des organismes publics et privés ont choisi de mettre en place un Système d Archivage Electronique qui préserve l intégrité et la pérennité des documents d archives. Dans ce contexte, l archivage électronique est une pratique qui regroupe un ensemble d actions s intéressant au repérage de l information, son organisation et sa manipulation pour une utilisation ultérieure. De là, il réunit les principes de l archivistique traditionnelle et les processus du RM. La législation marocaine relative aux archives a évoqué l importance de cette pratique pour la préservation du patrimoine national, d où l intérêt des administrations marocaines à vouloir dématérialiser leurs fonds d archives. Le Département de l Environnement a aussi adhéré à cette initiative en essayant de préserver ses documents numériques malgré la décentralisation de la gestion de ses archives. Toutefois, le service de documentation et logistique dans lequel nous avons effectué notre stage se trouve confronté au problème d absence d outil informatique qui gère les documents des différents services. En sus de cela, les droits d accès aux documents d archives diffèrent selon le type de document et exigent donc une gestion automatique de l accès à leur contenu. Pour répondre aux besoins d archivage électronique du SDL : notre travail est divisé en deux principales parties : ~ 3~

13 -La première partie présente d abord, le cadre théorique du sujet de notre étude.puis, elle définit le contexte du travail, c'est-à-dire les missions et activités du DE. Enfin, elle décrit la méthodologie envisagée pour la conduite du projet. - La deuxième partie, qui se veut plus pratique que théorique, énonce les différentes politiques et outils mis en place pour constituer le Système d Archivage électronique des documents du DE. ~ 4~

14 Partie I : cadre théorique, contextuel et méthodologique ~ 5~

15 Chapitre I : Apport de l archivage électronique 1- Définitions opérationnelles Archivage électronique En archives, mode d'organisation d'archives électroniques sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques. 2 Archives Ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel (imprimé, audiovisuel, sonore ou électronique), produits ou reçus et conservés par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de son activité. Exemples: archives audiovisuelles de Pathé, archives du ministère du Travail, etc. 3 Calendrier de conservation «Instrument qui regroupe les règles de conservation adoptées par une organisation ou un État et qui permet de les diffuser, de les appliquer ou de les faire appliquer, de les administrer et de les contrôler. " (Rousseau ; Couture, 1994)» 4 Classement «Identification systématique et classement des activités et/ou des documents d archives en catégories suivant l organisation logique d un système de classification et en accord avec ses principes, ses méthodes et ses règles. 5» Document électronique 2 Vocabulaire de la doc de l ADBS, disponible sur : htm?RH=OUTILS_VOC 3 Ibid. 4 ROUSSEAU, Jean-Yves ; COUTURE, Carol (1994). Les fondements de la discipline archivistique. Sainte- Foy : Presses de l'université du Québec. 370 p. (Gestion de l'information) 5 Norme ISO : Records management Partie 1 : Principes directeurs. ~ 6~

16 Document qui peut résulter, soit d un processus de numérisation de l information initialement sur papier ou sur microforme, soit d un processus informatique. 6 Records Management Champ de l organisation et de la gestion en charge d un contrôle efficace et systématique de la création,de la réception, de la conservation, de l utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l information liées à la forme des documents. 7 Système d Archivage Electronique «Il s agit de la mise en œuvre, de la conservation à des fins administratives ou patrimoniales de tout type de documents numériques par le biais de système informatique dont les exigences et les spécifications techniques doivent d une part, garantir la sûreté, la sécurité, l intégrité, la pérennité, la traçabilité des documents et d autre part, de faciliter les opérations de recherche, d exploitation et de communication d information». 8 Système d archivage Système d information qui intègre les documents, les organise, les gère et les rend accessibles à terme De l Archivage Papier à l Archivage électronique Grâce à l avancée technologique des modes de stockage de données, les producteurs de documents dans les administrations publiques et les entreprises ont changés leur manière d archiver les documents. Il n est plus question d organiser les dossiers papier dans les armoires du bureau, on recourt à la bureautique et aux techniques de numérisation pour préserver le patrimoine informationnel de l organisme. Dans cette perspective, il convient de marquer les points de disjonction entre l archivage papier et l archivage électronique, en sachant que tout Système 6 Norme NF Z Archivage électronique : Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes. 7 Norme ISO Op. cit. 8 AE : Archivistes Experts. «Système d archivage électronique (SAE) des exigences et des spécifications qui tiennent compte d un environnement [GED-SAE(PAE)-PGA]» [en ligne]. Disponible sur :< > 9 Norme ISO Op.cit. ~ 7~

17 d Archivage Electronique doit prendre en considération la gestion mixte des documents papier et documents électroniques. Tableau 1 : Archivage Papier Vs Archivage Electronique 10 Critères de différentiation Règles respectées Unité de Mesure Accessibilité Support Archivage Papier -Théorie des 3 âges de l Archivistique (stade courant, intermédiaire et final), -Règles juridiques (loi sur les archives, normes nationales et internationales, etc.). Pages, mètre linéaire (M/L) ou nombre de boites des dossiers papier. Communication du document original ou de sa copie. -Dossiers papier rattachés au plan de classement des documents papier regroupés dans des chemises cartonnées. Archivage électronique -Règles juridiques (législation et normes existantes sur les documents électroniques), -Règles Fonctionnelles (utilité administrative), -Règles opérationnelles (procédures d enregistrement des documents dès leur création), -Règles techniques (liées au support de stockage). Nombre de Bits des fichiers sauvegardés. Gestion des versions du document et leur coexistence pour d éventuelles utilisations. -Dématérialisation du support par la sauvegarde informatique et la Gestion Electronique des Documents (GED) dans des répertoires 10 MAGREZ, Ludivine. «Comment choisir une solution de gestion d archives : le cas de la Communauté d Agglomération de la Porte de Hainaut» [en ligne]. P.23.Disponible sur : < pdf > ~ 8~

18 Authentification -Possibilité de prolonger la vie du support par des procédés de restauration et reproduction. Signature ou sceau de l autorité responsable. électroniques. -Stockage sécurisé des données. - Obsolescence du format d encodage, d où la nécessité de migration vers d autres supports. Signature électronique 3- Etapes de la mise en place d un SAE De nos jours, la notion d informatisation dans le secteur des archives s avère d une importance vitale, vue les avantages que peut apporter une telle action aux organisations publiques ou privées. En effet, informatiser la gestion des archives reste un outil pour le perfectionnement des performances d un système d archivage déjà en place. L abondance des travaux de recherche et mémoires sur les projets d informatisation justifie l intérêt apporté à cette pratique. D ailleurs, la publication des normes internationales et nationales tel que NF Z «Archivage électronique» et ISO «Records Management» a instauré un cadre réglementaire à la mise en place d un SAE. Comme tout autre projet, nous devons distinguer un ensemble de phases pour la mise en place d un SAE, tout en prenant en considération des facteurs divers tel que : l existant documentaire, le réseau informatique mis en place et la réglementation en vigueur. En résumé, nous pouvons dire que le projet d informatisation est une logique de pensée qui tourne autour de trois grandes phases à savoir : THOMAS, Michel. «Les étapes clé d'un projet de dématérialisation».archimag, 2009, n 224. P ~ 9~

19 - L observation : elle peut être comprise comme une étude de l existant et des besoins consistant à déceler les raisons de dysfonctionnement et d adapter le choix de la solution aux attentes de la population cible. - La compréhension : cette phase consiste, d un côté, à analyser les ressources humaines et matérielles, et d un autre côté à soumettre le cheminement décisionnel lors du projet d informatisation : d abord à une étude de faisabilité et d opportunité, ensuite à une estimation du retour sur investissement. - L action : après avoir effectué l analyse des besoins et de l existant, nous passons aux choix de la solution et aux procédures de sa mise en place effective. Cette étape doit se joindre à une logique de conduite de changement pour inculquer les nouvelles procédures au sein des organisations. Il convient de mentionner que les phases citées au début peuvent être appliquées à n importe quel projet d informatisation, cependant, elles ne sont pas exhaustives du fait que nous pouvons parler d autres phases,comme le suivi et l évaluation, qui sont utiles pour l ajustement de la solution au fur et à mesure de son application sur les lieux de travail. ~ 10~

20 Chapitre II : Contexte de L étude 1- Présentation du Département de l Environnement Le Secrétariat d Etat chargé de l Environnement a été créé à la suite du Décret n du 13 hija 1414 (24 mai 1994) qui a été abrogé suite au Décret n du 6 chaoual 1420 (13 janvier 2000) relatif à l'organisation et aux attributions du Secrétariat d'etat auprès du Ministère de l'aménagement du Territoire, de l'environnement, de l'urbanisme et de l'habitat chargé de l'environnement, publié dans le Bulletin Officiel n 4770 du Jeudi 17 Février Selon ce Décret, l'autorité gouvernementale chargée de l'environnement est chargée d'élaborer et de mettre en œuvre la politique du gouvernement dans le domaine de la gestion de l'environnement. Dans ce cadre, il veille à la qualité de l environnement, à la protection de la nature, à la prévention, la réduction ou la suppression des pollutions de toutes natures. Les domaines de son intervention comprennent, les ressources en eau, la qualité de l air, les déchets solides et liquides, la préservation de l environnement urbain, les établissements humains, la conservation des sols, du milieu naturel (biodiversité, faune et flore) du littoral et des ressources naturelles. A cet effet, elle a pour missions d'animer, de susciter, de promouvoir et de coordonner, en relation avec les départements ministériels concernés et sous réserve des attributions dévolues aux autres départements et organismes par la législation et la réglementation en vigueur, l'action gouvernementale en matière de gestion de l'environnement et en suivre l'exercice en vue: - de renforcer le cadre institutionnel et juridique dans le domaine de l'environnement ; - de contribuer à la protection des ressources naturelles afin d'éviter toute forme de gaspillage ou de dégradation susceptibles de compromettre le développement durable ; - de mettre en place les instruments appropriés de surveillance continue et de contrôle de l'état de l'environnement ; ~ 11~

21 - de procéder à des études d'impact et formuler des avis sur les projets de développement ayant des implications sur l'environnement; - de prévenir et de lutter contre toutes formes de pollution et nuisances pouvant porter atteinte à la santé de la population ; - de procéder aux contrôles qui lui sont dévolus par la législation en vigueur et d'assister les personnes morales de droit public ou de droit privé en matière d'environnement ; - d'améliorer les conditions et le cadre de vie des populations au sein des établissements humains, urbains et ruraux ; - d'intégrer la dimension "Environnement" dans les programmes de développement et notamment ceux de l'éducation, de la formation, de la recherche et de l'information ; - de développer toutes activités en matière de coopération régionale et internationale dans le domaine de la gestion de l'environnement ; - de promouvoir la coopération avec les organisations non gouvernementales internationales, avec les institutions associatives nationales et avec les collectivités locales Description des structures organisationnelles 12 L'administration centrale du DE comprend les structures administratives suivantes : Secrétariat Général (SG) Division du Budget et des Ressources Humaines (DBRH) Division des Projets Pilotes et des Etudes d'impact (DPPEI) Direction des Etudes, de la Planification et de la Prospective (DEPP) Direction du Partenariat, de la Communication et de la Coopération(DPCC) Direction de la Surveillance et de la Prévention des Risques(DSPR) Direction de la Réglementation et du Contrôle(DRC) 12 Voir annexe n 1 ~ 12~

22 Figure 1 : Structure organisationnelle du DE Direction du Partenariat, de la Communication et de la Coopération (DPCC) Missions de La DPCC : Elaboration des plans et des actions de coopération avec les Etats et organismes internationaux en matière de l'environnement en garantissant la cohérence entre les objectifs nationaux et la nature des projets proposés. Promotion du partenariat avec les collectivités locales, les organisations non gouvernementales nationales ou internationales. Elaboration des stratégies de communication et sensibilisation des populations et agents économiques aux enjeux relatifs à l'environnement. Organisation des campagnes d'information et de mobilisation pour la défense et la préservation de l'environnement. ~ 13~

23 Conception des modules destinés au milieu scolaire en matière d'environnement en relation avec l'autorité gouvernementale chargée de l'éducation nationale. Formation continue et développement de l'expertise dans le domaine de l'environnement. Divisions et services de La DPCC : La division de la coopération internationale comprend : o Service de la coopération multilatérale. o Service de la coopération bilatérale. La division du partenariat comprend: o Service du partenariat avec les organisations non gouvernementales et les opérateurs économiques. o Service du partenariat avec les collectivités locales et organismes publics. La division de la communication et de l'éducation comprend: o Le service information et sensibilisation. o Le service documentation et logistique. o Le service des programmes éducatifs et de la formation continue. 2- Service de Documentation et Logistique (SDL) Le service documentation et logistique, faisant partie de la Division de la Communication et de l Education qui relève de la Direction du Partenariat, de la Communication et de la Coopération est chargé de la gestion de l information circulant dans le Département de l environnement. Ses tâches englobent l organisation des documents administratifs depuis leur production ou réception jusqu à leur mise à disposition auprès des utilisateurs (internes et externes) ; ainsi que le traitement du fonds documentaire dont il dispose (ouvrages, périodiques, CD-Rom, etc.). Les tâches réalisées au sein du Service de la Documentation et Logistique Le personnel travaillant au sein du service est composée du Chef de service, de deux cadres et d un technicien. Leur travaille peut se résumer comme suit : EL BACHIRI Ahmed : Informatiste spécialisé responsable du SDL - Répartition des tâches et encadrement du personnel - Suivi gestion et Vérification des travaux ~ 14~

24 - Accueil et assistance des chercheurs - Vérification et mise en forme graphique du bilan mensuel, trimestriel du service. - Etude des besoins en documentation et préparation de la liste des nouvelles acquisitions - Suivi des commandes et abonnement - Enregistrement analyse et mise sur site des documents. Moukhliss BOUAYAD : Informatiste spécialisé - Dépouillement des revues et journaux - Gestion des fichiers et données bibliographiques - Participer aux activités externes du ministère (Exposition, salon, atelier ) - Gestion et organisation du fonds documentaire - Animation et sensibilisation Hicham Dehlat : Technicien - Dépouiller Quotidiennement la Presse - Scanner les articles à caractère environnemental - Animer et sensibiliser les différentes catégories de la population aux problèmes de l environnement. Fatima Zahra FELLOUS : Administrateur - Etude des besoins en documentation, préparation des listes, - suivi des commandes et abonnement - Dépouillement Quotidien de la Presse - Enregistrement, analyse et mise sur site des documents acquis - Accueil et assistance aux visiteurs du centre de documentation ~ 15~

25 Chapitre III : Cadre Méthodologique 1- Problématique A l ère de la dématérialisation des échanges entre les unités de documentation et l utilisateur, l usage des nouvelles technologies de l information est devenu un impératif pour la gestion de la documentation au sein des organisations publiques et privées. Dans ce sens, l archivage électronique se présente comme outil de constitution et de maintien de la traçabilité de toute production résultat de l exercice des métiers au sein d une administration donnée. Le Service de la Documentation et de la Logistique du Département de l Environnement a pris conscience de la nécessité de la réorganisation des flux d information produits et diffusés par les fonctionnaires du DE. Une première tentative de collecte des publications du DE a aboutit à l établissement d une application qui inventorie ces publications en plus du stockage numérique des fichiers dans le serveur du service de documentation. Néanmoins, l application en question présente des lacunes au niveau de son exploitation au profit des usagers du service de documentation. Les problèmes relevés : - Non convivialité de l interface et la difficulté de sa manipulation ; - Absence de description des documents stockés dans l application ; - Complexité de repérage de l information avec l insuffisance des critères de recherche disponibles ; - Non adaptation de l application pour la diffusion de l information sur le web. Objectifs visés : 1. Mettre en place une solution d archivage électronique permettant le partage et la sécurisation de l information ; ~ 16~

26 2. Améliorer les conditions de gestion et de stockage de la documentation produite par les services du Département de l Environnement ; 3. Réduire la reproduction paperassière. 2- Objectifs de la recherche Notre projet de fin d étude vise à identifier les dysfonctionnements des méthodes d archivage appliquées par le SDL. Les objectifs de notre projet se présentent comme suit : 1-Diagnostic de l état des documents administratifs du DE ; 2-Identification des procédures de conservation et de classement de la production du DE ; 3-Evaluation de l usage des documents administratifs par les utilisateurs ; 4-Proposition et conception d un outil d archivage électronique. 3- Questions de la recherche Les questions de recherche qui correspondent à chaque objectif des objectifs précités, sont les suivants : Premier objectif : - Dans quel service sont classés les documents administratifs? - Quelles sont les caractéristiques des documents administratifs (support, volume, âge des documents)? Deuxième objectif : - Quand est-ce qu un document administratif est archivé? - Comment sont classés les documents administratifs? - Existe-t-il un mode de versement pour les documents administratifs? Troisième objectif : - Quelles sont les modalités de communication des documents administratifs aux chercheurs? ~ 17~

27 - Quel est le degré d utilisation des documents administratifs? Quatrième objectif : - Quelles sont les exigences requises pour parer aux problèmes de la perte d information? - Comment procéder au classement des documents administratifs? - Comment déterminer la durée de conservation d un document administratif? - Quel outil informatique est utilisé pour permettre l accès aux produits du DE? 4- Population étudiée D après notre constatation initiale, le classement des archives courantes du DE prend place dans les services concernés. En plus, l accès à ces archives est limité au personnel du service qui prend en charge son traitement. Pour ces raisons, l objet de notre travail est le livrable des différentes Directions du DE qui devient public une fois arrivés au SDL. Ainsi, la population étudiée se résume autour des documents administratifs classés dans les rayonnages du SDL et désignés par : «Produits du DE». Ces produits sont sous forme de rapports et études élaborés par le DE. 5- Méthodes de la recherche Pour répondre aux objectifs et questions de recherche exposées ci dessus, nous avons recourut aux méthodes suivantes : - L Observation directe : par un contact direct avec les documents administratifs et une appréciation de leur présentation et classement sur les lieux de stockage. - L Inventaire 13 : étude de la liste des documents administratifs effectuée par le personnel. - Le guide d interview : administration du guide d interview avec le personnel du service de documentation pour dégager les problèmes liés au mode de gestion des documents administratifs Voir annexe n 2 14 Voir annexe n 3 ~ 18~

28 6- Valeur de la recherche Notre projet s inscrit dans une démarche d optimisation de l utilisation des documents administratifs du DE par les chercheurs s adressant au SDL. Cette modeste étude vise à améliorer la gestion de la production du DE par la proposition d une meilleure organisation, repérage et diffusion de l information contenue dans les produits du DE. En outre, nous cherchons par ce travail à encourager la centralisation du traitement des documents administratifs en vue de la sauvegarde du patrimoine institutionnel, concept prôné par la Loi Marocaine n relative aux archives. 7- Limites de la recherche Pendant l élaboration du présent travail, nous nous sommes confrontées à certaines contraintes : - La confidentialité de l accès aux archives ayant constituées les documents administratifs du SDL. - Difficulté du repérage d une documentation spécifique à l archivage électronique. - Existence d un grand écart entre l aspect théorique et la mise en place pratique d un Système d Archivage électronique, surtout en ce qui concerne les solutions informatiques proposées par les prestataires. ~ 19~

29 Chapitre IV : Etude et Evaluation de l existant 1- Etude de l existant Une étude des conditions de conservation et traitement des documents administratifs du DE est indispensable pour évaluer la démarche du travail effectué au sein du Service de Documentation et Logistique. Ceci nous amènera à décortiquer les différentes composantes contribuant à l état des lieux constaté et à une meilleure compréhension de la problématique dégagée par notre travail. D après les données collectées du guide d interview, de l observation directe et de l inventaire des documents administratifs, on a pu constater que chaque service producteur de documents conserve dans ses locaux les données relatives aux études et rapports relevant du DE. Vu leur caractère confidentiel, on ne communique que les documents récapitulatifs de ces données au Service de Documentation sous forme de publications du DE Ressources humaines Le personnel du Service de Documentation s occupe, en plus des tâches documentaires quotidiennes, du traitement des documents administratifs pour les mettre à la disposition des chercheurs. Tout en étant disponibles à la consultation, l accès à ces documents reste indirect : c est le personnel qui se charge de communiquer les études et les rapports sans permettre aux utilisateurs de les parcourir sur les rayonnages. Pour parer aux problèmes de la perte des documents administratifs, le service a lancé un marché en 2009 pour la numérisation et le stockage sous format PDF des études et rapports dans le serveur du DE. L enregistrement des informations d identification concernant ces documents est établit dans un tableau Excel. Le rôle du personnel se limite donc à l attribution des cotes et leur classement dans les rayonnages Ressources matérielles Dans l absence d un centre d archives au niveau du DE, le Service de Documentation et Logistique prend en charge la collecte des documents administratifs ~ 20~

30 résultat de l activité de l ensemble des directions du DE. Cependant, le traitement que subissent ces documents suit une chaîne documentaire, à l instar des documents acquis par le Service de Documentation et Logistique. Ainsi, Le matériel réservé au rangement des documents administratifs est restreint à 6 rayonnages faisant partie de ceux dédiés aux ouvrages, puisqu il n existe pas d espace réservé à ces documents. De plus, une grande quantité des rapports et études est déposé par terre en raison de l insuffisance de l espace. En outre, le SDL dispose de 6 scanners, 6 micro-ordinateurs, 6 imprimantes et un serveur : dédiés aux tâches quotidiennes et particulièrement à la numérisation des documents. Toutefois, ce matériel n est pas suffisant pour scanner les documents administratifs dont le volume peut dépasser une centaine de pages pour un seul document Caractéristiques des documents administratifs Le rangement des documents administratifs au sein du SDL (version papier) est fait selon l ordre numérique séquentiel avec une mention de la nature du document (exemple : ME100) pour les différencier des ouvrages acquis par le service (exemple : LV = livre adulte, LE = Livre enfant). Caractéristiques des documents : - Types des documents : Dossiers des Marchés, chartes, études, rapports, débats nationaux, plans, listes des acquisitions, recueils, synthèse, etc. - Volume des documents : 304 fichiers des documents numérisés par le SDL et 25,2 M/L des archives physiques classés dans les rayonnages. - Age des documents : le plus ancien document date de 1992 et le plus récent de 2009, facteur attestant de la qualité des supports des documents : aucune déchirure, détérioration ou éparpillement des pages n a été remarqué au niveau des documents papier Usage des documents administratifs A travers l application Excel mise en place pour l enregistrement des emprunts des usagers externes et internes de la documentation du Service de Documentation et Logistique de l année 2010, nous avons pu dégager les statistiques suivantes : ~ 21~

31 Répartition des usagers par type de documents en ,22 % ,44 % ,55 % 15,55 % ,44 % 4,44 % 3,33 % 0 Livres français Livres enfants Produits ministère Livres arabes Ouvrages de référence Législation Revue Graphique 1 : Répartition des usagers par type de document en 2010 D après le graphe ci-dessus, il apparait que la consultation des produits du ministère ou documents administratifs, représente une part importante par rapport à la consultation des autres types de documents. Le taux de consultation élevé des produits du DE revient au fait que ce type de document répond aux besoins des chercheurs qui s adressent au SDL pour avoir des informations actualisées sur le secteur de l environnement. 2- Evaluation de l existant 2.1- Remarques Tout système de gestion mis en place doit être soumis à un œil critique pour en déterminer les atouts et les limites. Dans une démarche d évaluation, nous avons pu relever les éléments affectant la disponibilité des documents administratifs. Nos remarques peuvent se résumer comme suit : Décentralisation du stockage des documents administratifs du Département de l Environnement : les études et rapports disponibles au niveau du SDL ne sont ~ 22~

32 pas objet de versement obligatoire mais, ils sont le résultat de sollicitations de la part du personnel du SDL vis-à-vis des différentes directions. Le classement des versions numériques des documents administratifs est fait par numéro d ordre, alors que les versions papier sont déclassées et ne sont pas toutes munies de cotes. Absence de triage des documents pour l évaluation de leur valeur administrative et de témoignage. Difficulté de repérer le contenu des documents administratifs à travers leur classement séquentiel. Entreposage des documents qui ne répond pas aux normes d archivage physique, ce qui a engendré la dégradation du support papier. Le tableau Excel recensant les rapports et les études ne permet pas la recherche dans les champs d information saisis Besoins dégagés L étude de l existent, dont les attentes exprimées par le personnel du SDL, nous a permis de relever les besoins persistants concernant l archivage des documents administratifs du DE. La situation actuelle marque la nécessité d une réorganisation des produits du DE pour permettre une meilleur accessibilité aux usagers internes et externes. Ainsi, une nouvelle conception du système d archivage s impose pour instaurer un SAE qui répond aux besoins de recherche et de conservation à long terme. L architecture du système devrait permettre de : Mettre à la disposition des utilisateurs internes / externes un outil d archivage électronique : sécurisé, convivial, modulaire et ouvert. Sécuriser l accès, l exploitation et la conservation des documents numérisés. Améliorer l utilisation des documents numérisés. Partager l information. Refléter l organisation du Département de l Environnement. Gérer les multiples versions des produits du DE. ~ 23~

33 Assurer une traçabilité des documents conservés dans le SAE et ce en fournissant des informations relatives aux opérations de manipulation de tous les utilisateurs Suggestions A cet effet, nous nous sommes inspirés du modèle OAIS pour définir les axes que doit comporter le Système d Archivage Electronique et que nous proposons comme solution à la problématique soulevée. Ce modèle est l expression d une norme conceptuelle pour l archivage des documents numériques : ISO :2003 (Système ouvert d archivage de l information). Il s agit d une tentative de description des grandes lignes, des fonctions, des responsabilités et de l organisation d un SAE ayant comme objectif principal la préservation des données numériques sur le long terme. Les axes nécessitant une réorganisation sont les suivants : Les entrées ou versements : des recommandations concernant le versement doivent être formulées sous forme de charte d archivage pour préserver la traçabilité des activités du DE. Le stockage ou conservation : une refonte des méthodes de classement et des durées de conservation est à envisager pour assurer un meilleur repérage des archives physiques et électroniques. La gestion des données descriptives : pour des besoins de recherche, il convient de recourir à un logiciel en vue d introduire une description plus profonde des documents archivés. Ces métadonnées seront exploitées dans les différents niveaux de la recherche par les utilisateurs du Système d Archivage Electronique. Les accès ou la consultation. : afin de contrôler l accès à l information confidentielle et la différencier de celle qui est accessible au public, la gestion des droits d accès s avère prioritaire pour les gestionnaires de l information. ~ 24~

34 Partie II : Proposition d un système d archivage pour les documents administratifs du DE ~ 25~

35 Chapitre V : Charte d archivage Procédure d'organisation définissant les règles de gestion des archives ainsi que les outils servant à leur gestion, la présente charte d archivage est une référence pour tout service du DE désirant archiver ses documents administratifs Versement et enregistrement des archives L archivage des documents implique, avant toute autre opération de traitement, la centralisation du stockage dans des lieux dédiés à cette fin. Pour ce besoin, il convient de déterminer les procédures reliées au versement des documents des services producteurs vers les services responsables. Dans sa conception la plus générale, le versement est une : «Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de pré-archivage ou à un service d'archives, ou bien d'un service de pré-archivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.» 16 Tandis que les archives courantes sont conservées dans les bureaux des services producteurs, il incombe aux responsables des différents services du Département de l Environnement de veiller au versement des archives au Service de Documentation et Logistique, une fois dépourvues de leur valeur administrative. Pour définir Les procédures de versement, il faut répondre aux questions suivantes : a- Les documents destinés au versement : Les documents administratifs perdent leur utilité administrative dès que l affaire dont ils traitent est achevée. Il s agit de la DUA (Durée d Utilité Administrative) qui correspond à la durée maximale où le document peut être utilisé à des fins administratives. Après expiration de cette durée, le fonctionnaire doit remplir le bordereau de versement pour transférer les documents d archives à l entité responsable. 15 Ministère des Finances et de la Privatisation. «Charte d Archivage du Ministère des Finances et de la privatisation». Rabat : Direction des Affaires Administratives et Générales, p. 16 Glossaire Portail International Archivistique Francophone. Disponible sur < ~ 26~

36 b- Bordereau de versement : Les services du DE sont censés remplir un bordereau de versement qui va accompagner les documents administratifs versés au SDL. Le bordereau de versement représente une prise en charge des documents destinés à l archivage pour l archiviste responsable. Ci-dessous, un modèle du bordereau de versement que peut utiliser le fonctionnaire pour garder trace des versements effectués lors de l exercice de ses activités. Tableau 2 : Bordereau de versement proposé 17 N d ordre Présentation Date début Date fin Communicabilité Observation du contenu X XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX c- L enregistrement : «L enregistrement signale l existence du document au sein du système d archivage. Sans ce dernier, aucune opération affectant le document ne peut avoir lieu tant que cet enregistrement n est pas achevé 18». Le système d archivage doit donner des informations sur les opérations effectuées sur un document (versement, stockage, classement, etc.) et ce à travers les métadonnées saisies dans une application informatique ou des documents associés aux documents en question (exemple : bordereau de versement). 1- Le plan de classement a- Classement interne et externe «On appelle classement l opération de mise en ordre intellectuelle et physique de documents d archives, réalisée en application du principe du respect des fonds et 17 Archives Départementales de l INDRE. Bordereau de versement. [en ligne]. Disponible sur : < REAU_DE_VERSEMENT_EXEMPLE.pdf>. (Consulté le : 27/05/2011) 18 Norme ISO Op.cit. ~ 27~

37 ayant pour objet de permettre des recherches dans des documents d archives ainsi classés. Le classement aboutit à la cotation et au rangement des documents sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l instrument de recherche permettant de les retrouver. 19» Nous ajouterons que le classement concerne aussi bien les archives électroniques que les archives physiques, une hiérarchisation des fichiers stockés dans la base de données des documents doit être considérée pour représenter la structure organisationnelle du DE. L élaboration du plan de classement du fonds consiste à fixer sur le papier les parties et sous-parties (sous-fonds, séries et sous-séries) structurant le fonds et que l archiviste a mis en évidence dans ses travaux de classement. Cette ossature du fonds repose en général sur : les fonctions ou activités du producteur, des types de documents sériels, bien identifiés et quasi permanents sur des supports particuliers et en respectant la chronologie de création des documents. Il existe deux types de classement : - Classement interne 20 : «On appelle classement interne du fonds, l organisation intérieure originelle du fonds, qu il convient de respecter et de rétablir ; à défaut, il s agit de l organisation intérieure du fonds créée par l archiviste.» - Classement externe : c est une mise en ordre des dossiers par rapports à d autres dossiers en respectant le contexte et la finalité de création des documents produits. Le classement externe aboutit à l élaboration d un plan de classement unique pour l ensemble des archives de l organisme. b- Plan de classement du DE La mise en place d un système d archivage électronique suppose le suivi d un certain nombre d étapes, parmi lesquelles on trouve l élaboration d un plan de classement et ce par l analyse des documents, leur classement et l affectation des métadonnées pour les fichiers électroniques. Dans ce sens, le cadre de classement se 19 NOUGARET Christine, «Les Instruments de recherche dans les archives».p Ibid. ~ 28~

38 définit comme «un schéma rationnel prédéterminé servant de guide à la mise en ordre des documents conservés dans un service d'archives, par fonds, série et sous-série». 21 Le plan de classement que nous proposons s inscrit dans le cadre d une approche de réorganisation logique des documents en vue d une exploitation à long terme pour les utilisateurs internes et externes. De là, notre classement tend vers une hiérarchie basée sur les recommandations de la norme ISO qui préconise un plan de classement par fonctions, activités et actions selon l organigramme de l organisme en question. Cependant, on ne peut pas envisager un cadre de classement logique sans se référer aux textes réglementaires qui régissent l organisation en question. Dans notre cas, Le Décret n du 6 Chaoual 1420 (13 janvier 2000), sur l organisation du Département de l environnement, précise les missions des services constituant le département de l Environnement Etudes, planification et coopération 1.1- Etudes 1.1. a- Observatoire nationale 1.1. b- Enquêtes statistiques 1.1. c- Analyse des projets 1.2- Enquêtes 1.2. a- Indicateurs Développement durable 1.2. b- Politiques environnement 1.2. c- Etat de l environnement 1.3 Rapports 2- Partenariat, communication et coopération 2.1- Coopération 2.1. a- Plans de coopération 2.1 b- Coopération multilatérale 21 Glossaire. Portail International Archivistique Francophone. Op.cit. ~ 29~

39 2.1. c Coopération bilatérale 2.2- Partenariat 2.2. a- Modules scolaires 2.2. b- Sensibilisation des populations 2.2. b1- Atelier 2.2. b2- Guide 2.3- Communication 2.3. a- Information 2.3. a1- Monographie 2.3. a2- Revues 2.3. a3- Recueil 2.3. a4-synthèse 2.3. b- Sensibilisation 2.3. b1- Agenda 2.3. b2- Brochures 2.3. b3- Conférences 2.3. b4- Dépliants 2.3. c- Programmes éducatifs 3- Surveillance et prévention des risques 3.1- Surveillance 3.1. a- Environnement et santé 3.1. b- Laboratoire national 3.1. c- Recherche 3.2- Prévention ~ 30~

40 3.2. a- Sol et déchets 3.2. b- Eau 3.3. c- Air 4- Réglementation et contrôle 4.1- Réglementation 4.1. a- Conventions 4.1. b- Législation et réglementation 4.1. c- Normes et standards 4.1. d- Chartes 4.2- Contrôle et contentieux 4.2. a- Inspection et contrôle 4.2. b- Requête et contentieux 4.2. c- Assistance et conseil 5- Budget et ressources humaines Personnel Budget et comptabilité Equipement et matériel 6- Projets pilotes et études d'impact 6.1- Sites 6.2- Projets en démonstration 6.3- Etudes d'impact. 2- Le Calendrier de Conservation «Le calendrier de conservation est un instrument archivistique, obtenu par consensus, identifiant les documents fonctionnels d'une unité en indiquant pour chaque série de dossiers, voire même pour chaque type de document, les délais de leur ~ 31~

41 conservation en tant qu'archives courantes (ou de gestion), puis éventuellement en tant qu'archives intermédiaires, en vertu de prescriptions légales, pour des fins de preuve ou tout simplement pour des nécessités de gestion, et la disposition finale à prendre, au terme de la période de pré-archivage, destruction, conservation en totalité, conservation d'échantillons ou transfert sur d'autres supports.» 23 Selon la norme 15489, La détermination des délais de conservation repose sur l analyse de certaines étapes à savoir : 1- La détermination des exigences légales et administratives ; 2- La détermination de l utilisation des documents dans le système ; 3- L identification des relations avec les autres systèmes ; 4- La prise en compte du panel d utilisation des documents d archives dans le système ; 5- L attribution des délais de conservation sur la base d une évaluation globale du système. Pour le cas du Département de l Environnement, nous proposons un calendrier de conservation des documents archivés dans le SDL ou nous avons effectué notre stage. Cependant, le présent CC ne sera utilisé que comme un document de base auquel le personnel pourra se référer dans l élaboration d un cadre de classement pour les autres directions et services du DE. 23 Colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires : politiques et pratiques. Dakar Juin 1989.p.2 ~ 32~

42 a- Calendrier de conservation proposé pour le DE Tableau 3 : Calendrier de conservation 24 Nomenclature des documents Cote Délai de conservation dans le DE (Stade courant et intermédiaire) Sort Final (Stade définitif) Observations Etudes, planification et coopération 1 Etudes ans C Règles applicables aux études sur l environnement Enquêtes statistiques 1.1. a 10 ans T Analyse des projets 1.1. b 3 ans Ec Trier et ne conserver que les bilans statistiques A éliminer après le l exécution du projet Enquêtes Indicateurs Développement durable Politiques environnement C 1.2. a 15 ans C 1.2. b 999 C Verser aux archives définitives après l apparition d une nouvelle version Conserver un échantillon représentatif Conserver jusqu à nouvelle version Rapports ans C Conserver la version 24 EL IDRISSI SLIMANI, Aicha ; EZZAGHMOUTI, Imane. «Vers une normalisation des règles de conservation des documents administratifs». Sciences de l Information. Rabat : Ecole des Sciences de l Information, P ~ 33~

43 uniquement Partenariat, communication et coopération 2 Coopération ans C Conserver tant que la coopération est valide Plans de coopération 2.1. a 888 C Coopération multilatérale Coopération bilatérale 2.1. b 10 ans C 2.1. c 10ans C Partenariat ans C Conserver tant que le contrat est valide Modules scolaires 2.2. a 2 ans Ec Sensibilisation des populations 2.2. b 2 ans Ec Atelier Guide 2.2. b b2 1 an Ec Garder une copie 1 an E Garder une copie Communication ans C Information 2.3. a 3 ans C Garder des copies des documents produits Conserver les communiqués de presse Monographie 2.3. a1 10 ans C Conserver 4 copies de chaque étude Revues 2.3. a2 10 ans C ~ 34~

44 Recueil Synthèse 2.3. a a4 10 ans C 7 ans C Sensibilisation 2.3. b 3 ans C Garder uniquement des échantillons Agenda 2.3.b1 2 ans E Brochures 2.3. b2 1 an E Conférences 2.3. b3 3 ans C Conserver les rapports de conférence Dépliants 2.3. b4 1 an E Programmes éducatifs Surveillance et prévention des risques 2.3. c 2 ans E 3 Surveillance ans C Durée à prolonger selon l étude prospective. Environnement et santé 3.1. a 15 ans C Laboratoire national 3.1. b 20 ans C Recherche 3.1. c 15 ans C Prévention ans T Conserver pour les études prospectives. Trier les politiques de prévention par régions. Sol et déchets 3.2. a 20 ans T Trier les études analytiques par ~ 35~

45 régions. Eau 3.2. b 30 ans C Air 3.2. c 30 ans C Règle applicable aux études sur l eau. Privilégier les études sur le changement climatique. Réglementation et contrôle 4 Réglementation C Conventions 4.1. a 888 C Conserver une copie jusqu à nouvelle version. Conserver jusqu au règlement final ou dénouement Législation et réglementation 4.1. b 999 C Conserver jusqu'à amendement de la loi. Normes et standards 4.1. c 999 C Conserver jusqu à une nouvelle version Contrôle et contentieux Inspection et contrôle Requête et contentieux C 4.2. a 5 ans C 4.2. b 888 C Conserver jusqu au règlement final ou dénouement Garder les rapports d inspection Conserver jusqu au règlement final ou dénouement Assistance et conseil 4.2. c 10 ans C Conserver un échantillon et classer par ordre alphabétique des ~ 36~

46 personnes concernées. Budget et ressources humaines 5 Personnel ans C Conserver au minimum 120 ans après la date de naissance. Budget et comptabilité Equipement et matériel Projets pilotes et études d'impact ans C ans C 6 10 ans après la clôture de l exercice. Conserver après élimination de ceux qui ne présentent aucun intérêt. Sites des projets ans C Conserver les études d évaluation Projets en démonstration ans C Conserver jusqu à généralisation de l exécution du projet Etudes d'impact ans C 999 : jusqu à nouvelle version Ec : Echantillonnage 888 : jusqu au règlement final ou dénouement C : Conservation E : Elimination T : Trier ~ 37~

47 a- Conservation des archives électroniques : D après la norme ISO15489, la conservation des archives électronique doit prendre certains éléments en considération, concernant le support de stockage : * Etudier l environnement de stockage et choisir un support de stockage approprié, sans négliger les risques de sinistres et les facteurs de détérioration des supports. * Préserver la traçabilité de la documentation de l évolution des documents (changement des lieux de conservation et des supports de stockage). * Prendre en compte les évolutions technologiques (conversion, migration) du système d archivage pour garantir l intégrité, l authenticité et l exploitabilité des documents en multipliant les supports de stockage (CD, DVD, Disque dur,...) 3- Communication des archives La communication des dossiers prend une place importante dans la chaîne archivistique, de par le fait que la conservation des archives n aurait pas de sens si celles-ci n étaient pas destinées à être utilisée pour des besoins de recherche ou d enrichissement du patrimoine culturel. En archivistique, «le terme communication regroupe l'ensemble des données et actions qui permettent aux archives d'être consultées. Il s'agit à la fois de données théoriques, telles que la connaissance des délais réglementaires qui régissent la communicabilité des documents, ou des procédures qui assurent leur protection lors de leur consultation.». 25 La communication des archives exige donc : Le respect des règles : Tout document conservé dans les services et directions du DE est ou sera communiqué au public. Cependant, il n est pas toujours communicable. Chaque producteur de document doit définir les délais de communicabilité de ses documents selon leur nature et le taux de confidentialité des informations qu ils comprennent. Pour le cas des documents communicables, l emprunteur doit remplir une fiche de déplacement de dossier (une fiche fantôme) contenant les éléments suivants : - Renseignements relatifs à l emprunteur - Date d emprunt - La place du dossier dans les rayonnages 25 Glossaire. Portail international archivistique francophone.op.cit. ~ 38~

48 - Délais de communication des documents (date retour document) La mise en place des pratiques: - Les espaces de consultation : concerne la mise en place des conditions matérielles d'un accueil harmonieux du public au sein des services. - L'accueil du public : consiste à renseigner, orienter, servir ; ceci implique la prise en charge des chercheurs et les missions du personnel. - Les prestations et services : au-delà de la consultation des archives dans les bureaux, il faut mettre en place les outils et services qui favorisent et développent la communication des archives dans le DE (inscription des utilisateurs, affiches et brochures pour le marketing du service et publication d index des documents consultables). -.L'échange d'information en ligne : la mise en place de moyens de dématérialisation de la diffusion des archives pour suivre les nouvelles tendances des administrations marocaines modernes. ~ 39~

49 Chapitre VI : Solution informatique L informatisation est un concept qui prend de l ampleur avec la nécessité de modernisation de l administration publique. Le Maroc, comme un bon nombre de pays dans le monde, a adhéré au principe de la conservation d archives électroniques pour la préservation de son patrimoine institutionnelle. En effet, La loi marocaine n relative aux archives promulguée le 19 Kaada 1428 (30 Novembre 2007), dispose dans ses articles 8 et 11 les obligations suivantes : Titre premier, Chapitre II, Article 8. «La conservation et la gestion des archives intermédiaires doivent être assurées par les organismes qui les ont constituées dans des locaux aménagés à cette fin et qui doivent en assurer la protection et les conserver progressivement sous forme d archive électronique.» Titre premier, Chapitre II, Article11. «Les archives définitives doivent être versées à «Archives du Maroc». Les organismes ayant constitué ces archives doivent en assurer progressivement la conservation sous forme d archive électronique» Par conséquent, le DE se voit dans l obligation de sauvegarder ses archives électroniques pour s aligner aux exigences de la réglementation en vigueur. Toutefois, il faut étudier l offre du marché des solutions informatiques disponibles pour la gestion des archives électronique. Une étude des solutions traitant des Systèmes d Archivages électroniques utilisées dans les administrations publiques marocaines, surtout celles qui sont citées dans les travaux de fin d études en archivage électronique au Maroc nous a amené à choisir 3 logiciels. L étude comparative servira à déterminer le logiciel correspondant aux besoins d archivage du DE tout en arrêtant les critères nécessaire à une évaluation des fonctionnalités du logiciel en question. ~ 40~

50 1-Etude comparative Tableau 4 : étude comparative des logiciels archivistique Caractéristiques M-Files 26 Maarch Enterprise 27 Alfresco 28 Caractéristiques Générales -Alfresco «Community» : gratuit. Tarifs Payant Gratuit -Alfresco «Enterprise» payante avec une version d évaluation gratuite pour 30 jours. Editeur Motive Systems Inc. Société Maarch Entreprise Alfresco Installation - Procédure simple - Présence d une visite guidée en français. -Procédure complexe -Guide d installation+visite guidée (en français). -Procédure Complexe. -Documentation en anglais. Certification -ISO 9000/9001 dans l'industrie de la fabrication. -HIPAA (Health Insurance -Certifié AFNOR NF Z Respecte les normes : ISO et Dublin - 26 < le : 25/05/ < Consulté le : 25/05/ < Consulté le : 25/05/2011 ~ 41~

51 Portability and Accountability Act) et la gestion de la confidentialité dans les domaines médicaux. Core. Licence Licence non-libre Maarch Entreprise est diffusé sous licence libre GNU GPLv3 Licence GNU LGPL Caractéristiques Techniques Environnement informatique - M-Files s'interface parfaitement avec tous les logiciels et applications Windows Office et les applications de gestion : ERP, CRM - Serveur : WINDOWS server 2000, 2003, Linux 5. Sun Solaris 10. Hébergement : Serveur hébergé dans l organisation en question ou dans un DataCenter - Testé sous XP, Vista, Ubuntu, Mac. -Adaptable à tout type de base SQL : SQL Server, PostgreSQL, Oracle. -Serveur Web : IIS ou Apache. -Aucun serveur d application requis (Full web). - Navigateur : Internet Explorer 7, 8 ou Firefox 3, 3.5 -Système d exploitation : Linux, MacOS, Unix, Windows. -Bases de données supportées par Hibernate, y compris : MySQL, Oracle. -Serveurs d application : JBoss Application Server, Apache Tomcat, J2SE 5.0 (JRE 5.0) - Navigateur : Firefox ou Internet Explorer. Base de données : Base de données Firebird et SQL- Server. Niveau de sécurité - Contrôle d'accès aux documents : permet de masquer ~ 42~ Coffre fort électronique : -Niveaux de sécurité ajustés en

52 les documents sensibles tout en conservant une base unique et centrale. - Une gestion des droits simple et configurable qui réduit les risques d'erreur. Maarch attribue un cachet numérique au versement de l'archive, et contrôle l'intégrité de l'archive à chaque accès. fonction de la gestion des utilisateurs, des groupes et des rôles. - Contrôle de l'accès au contenu géré par Alfresco. - Accompagnement des utilisateurs pour l obtention de la certification Métadonnées - Fonction de Workflow avec double authentification et signature électronique. Modélisation des métadonnées sous forme de Propriétés dont les valeurs sont saisies manuellement ou choisies dans une liste. Saisie manuelle des informations dans des fiches d enregistrement des documents. - Les métadonnées sont générées automatiquement ou saisies manuellement selon le type du document et son contenu. -Possibilité de créer des Aspects renfermant des métadonnées applicables à tout type de document. Support de document - M-Files prend en charge tous les formats de fichiers : documents Office comme Microsoft Word, Excel, etc. Fichiers PDF uniquement (version 8 ou 9) -Intégration avec Microsoft Office. -Alfresco permet de créer automatiquement plusieurs formats ~ 43~

53 les fichiers PDF, les images, les documents papier numérisés, les e- mails et leurs pièces jointes. de documents, quel que soit le contenu du système Langage de conception Langages supportés : VB.NET, Visual Basic, VBScript et C++ Développé en PHP5 Langage JAVA Import/export - Etablissement de liaison avec les bases de données externes. - Utilitaire d import et établissement de liaison avec des fichiers existants sur des partages réseau. -Utilitaire d'import de masse à partir d'un système de fichier. - Documents exportables sur CD/DVD/UDO autonomes. Dans Maarch CD, tout utilisateur peut accéder aux documents sans nécessité d installer le logiciel. -Import et export des archives des espaces du travail avec leurs métadonnées. Langues Il prend en charge 22 langues y compris le français. Français, Anglais et Portugais. Français, Anglais, Italien, Allemand et Japonais. Caractéristiques Archivistiques Gestion des documents Gestion avancée des documents et ce par : - un classement automatique et dynamique des documents. Gestion des archives physiques et électronique avec lien entre version papier et numérique. -Gestion de version : mineure et majeure. -Edition des documents à travers Word. -Stockage des ~ 44~

54 -Gestion des archives physiques. -Une gestion des versions des documents. documents sous forme de bibliothèques, accessibles via les espaces de travail. -Etablissement de relation entre les documents. Workflow Module Workflow intégré : Organisation des tâches et actions des utilisateurs. Module Workflow intégré -Documents des espaces de travail accessible via le protocole Share Point intégré à Alfresco. -Workflows basiques et avancées selon les besoins. Plan de Classification - Classement automatique des documents en fonction des métadonnées qui leur sont attribuées. - Les dossiers peuvent être classés dans des coffres en suivant l arborescence : groupe de classe, classe et sousclasses. -Une organisation des documents par dossier, sous dossier et type de documents. -Possibilité d avoir un plan de classement pour chaque type de dossier. Plan de classement hiérarchique, par catégories. Indexation -Indexation automatique de tous types de documents. -Indexation du Pré-indexation et impression de séparateurs à codes-barres. les index s'adaptent à la collection Indexation intelligente de contenu. ~ 45~

55 contenu : recherche en plein texte. -Reconnaissance des caractères OCR. documentaire, au type de dossier et au type de document. Recherche -Recherche par mots-clés. -Recherche rapide et multicritères. Recherche avancée sur n'importe quel index en fonction de la collection documentaire. -Recherche en texte intégral et dans les métadonnées. -Enregistrement de l historique des recherches. Communication -Notification par e- mail des nouveaux documents et des modifications ajoutées. -Affectation de tâches pour un travail collaboratif systématique. -Connexion à temps réel avec les applications externes ex. : CRM -Circulation des documents entres acteurs du Workflow vers leur corbeille pour sa validation. -Possibilité de réservation des archives physiques avec une traçabilité totale des emprunts. Accessibilité des documents via navigateur web, FTP ou un disque dur monté en réseau. -Accès aux documents par profil utilisateur auquel on attribue un compte de connexion. Documents archivés Documents importés ou issus de la numérisation, de la GED et des s. Documents issus de la numérisation et de la Gestion électronique des documents (GED). -Transformation de contenu : génération automatique de PDFs. Gestion des droits Gestion des droits d accès par profils Droits d accès aux collections par Gestion des droits d accès aux ~ 46~

56 et par groupes des utilisateurs. utilisateur et par groupe. dossiers. 2-Choix du logiciel adéquat D après le tableau comparatif ci-dessus, nous avons opté pour le logiciel M- files comme une proposition de solution d archivage électronique de la production du DE. Principalement caractérisé par sa simplicité d installation, ce logiciel inclut tous les outils nécessaires à son administration et à sa personnalisation. Par contre, d autres logiciels de GED comme Alfresco sont difficiles à installer et imposent parfois des modules spécifiques sans possibilité d adaptation au contexte de l organisation. Il s agit donc d un logiciel intuitif qui résout les problèmes liés à la gestion, à la recherche et au suivi des documents et des données dans les organisations de toutes tailles. En effet, on peut distinguer un certain nombre d avantages 29 le présent logiciel, à savoir : qui caractérisent Installation et Mise-en-Service Simples et Rapides - Permet une installation rapide avec la présence d une visite guidée pour l administrateur et l utilisateur. - Possibilité d intégration des documents déjà existant - Ne nécessite pas de personnel informatique dédié. Interface Windows Simple à utiliser : - Le logiciel M-files s'intègre à l'explorateur de Windows que les utilisateurs ont l habitude de manipuler. 29 M-Files: principales fonctions et caractéristiques. < Consulté le : 26/05/2011 ~ 47~

57 - La base de documents apparait comme un lecteur virtuel. - Possibilité de glisser et de déposer les documents, les s et autres fichiers vers ou depuis M-files. Maîtrise des documents : - Les opérations de verrouillage et de publication des documents évitent les conflits d'accès. - Conservation automatique des anciennes versions. - Enregistrement d'un journal des modifications avec le nom des utilisateurs qui l a effectué, l'heure et un commentaire sur la modification. Recherche Rapide et Vues Dynamiques - Repérage rapide des documents grâce aux mots-clés. - Consultation des documents dans la structure de classement dynamique choisie. - Classement du même document en plusieurs endroits différents sans créer de copies. Multiplicité des points d accès - Les utilisateurs nomades peuvent consulter, créer, mettre à jour et enregistrer les documents en mode hors-ligne, avec synchronisation automatique. - L activation de M-Files Web Access permet de publier les documents auprès des utilisateurs d'un navigateur Web, y compris : Mac et Linux. Sécurisation des documents - Contrôle d'accès aux documents : la conservation d une base unique offrant la possibilité de masquer les documents sensibles. -Une gestion des droits simple et configurable qui réduit les risques d'erreur. -M-Files est compatible avec Active Directory (permettant l authentification des documents). Gestion des flux de travail - Circulation rapide et contrôlée de l information. ~ 48~

58 - Configuration et définition des flux de travail pour faciliter la gestion des processus au sein de l organisation. - Définition des étapes, des transitions d étapes autorisées ou refusées et les actions automatiques, lorsque les documents atteignent certaines étapes. Coffre et Métadonnées Configurables - Création d un ou de plusieurs coffres pour le stockage des documents. - Structuration des métadonnées et ce par la modélisation des types d objet proposés par M-files à savoir : Document, Projet et Client avec possibilité d ajouter un nouveau objet. - Détermination des propriétés attribuées aux classes et aux groupes de classes sous forme d une liste de valeur. Intégration et Personnalisation de différents types de systèmes - Etablissement des liaisons dynamiques avec des bases de données externes telles que CRM, ERP, etc. - Import et établissement des liaisons avec des fichiers existants sur des partages réseau. - Intégration des documents papier numérisés par des scanners. 3-Adaptation du logiciel au contexte du travail L archivage électronique est un mode de conservation et d'organisation des archives sous une forme et dans une disposition qui permettent leur exploitation directe par des outils informatiques. Nous avons choisi M-Files en tant que logiciel qui représente la troisième génération de la gestion des documents, utilisant un coffre centralisé avec une grande variété de possibilités de recherche et de visualisation. Dans le cadre de notre Projet de Fin d Etude, nous avons essayé d étudier les différentes fonctionnalités de M-Files pour les adapter aux besoins du DE en matière d archivage électronique. ~ 49~

59 Ci-dessous, nous exposons des captures d écran du logiciel que nous avons utilisé pour la mise en place d un système d archivage électronique. Capture n 1 : Création d un coffre a- Arborescence des fichiers 30 Pour les documents électroniques, le plan de classement se traduit par une arborescence de fichiers. Ainsi, le premier niveau de l arborescence reflète les fonctions du DE, le deuxième niveau décrit les activités qui découlent de chaque fonction et le troisième niveau va détailler les actions composant chaque activité et les documents qui en résultent. 30 DAF. Archivage des documents bureautiques : manuel pratique. P ~ 50~

60 Capture n 2 : Arborescence des fichiers selon le plan de classement b- Dénomination des fichiers Les fichiers doivent avoir des règles cohérentes de dénomination. Dans notre cas : - Les fonctions sont représentées par des expressions saisies en majuscule, en excluant les mots vides. - Les activités sont des expressions saisies en minuscule avec la première lettre en majuscule. -Les actions sont traduites en liste de choix dans les valeurs des propriétés. c- Format des fichiers stockés Les documents enregistrés dans le coffre de M-Files peuvent provenir de différents formats et différentes sources : -Soit on crée le document dans un éditeur de document Windows (Word, Excel, Power Point, etc.) ; -Soit on importe des fichiers existants dans un autre emplacement que M-Files ; -Soit on crée une copie à partir des documents existants dans le coffre. Dans le cas du SDL, les documents numérisés sont enregistrés sous format PDF que nous favorisons en raison de ses nombreux avantages.en effet, le format PDF présente l intérêt non seulement de conserver la mise en forme du document mais aussi de prendre en compte les documents mixtes composés à la fois de textes et d images. ~ 51~

61 d- Gestion des utilisateurs La procédure pour autoriser les utilisateurs à accéder à M-files comprend deux étapes : La première étape consiste à créer un compte de connexion pour le nouvel utilisateur au niveau de serveur, cela permet l authentification de l utilisateur. La deuxième étape consiste à déclarer l utilisateur au niveau de un ou de plusieurs coffres pour lui permettre d accéder au contenu du coffre. On peut importer des utilisateurs depuis Active Directory ou un autre serveur LDAP, ce qui permet de réutiliser les comptes déjà existant dans le domaine WINDOWS. Ainsi, l usage est plus pratique puisque la détection de la connexion de l utilisateur se fait au même temps du démarrage que WINDOWS. Capture n 3 : création d un compte d utilisateur ~ 52~

62 Capture n 4 : ajout d un nouvel utilisateur e- Les flux de travail M-files permet de gérer les flux de travail en définissant les utilisateurs qui participent à un flux, les autorisations et les étapes d un document. On peut configurer les étapes des flux de travail et les transitions autorisées ou refusées entre ces étapes. A la fin de chaque étape, on peut définir des actions automatiques qui s exécuteront lors du passage d une étape à une autre. Nous suggérons l utilisation des étapes des flux de travail pour indiquer à l administrateur les documents qui doivent être éliminé ou mis hors connexion à cause de l expiration de leur Durée d Utilité Administrative. ~ 53~

63 Capture n 5 : Gestion des éliminations de fichiers par le module «flux de travail» ~ 54~

64 Conclusion Notre époque est caractérisée par la société de l information qui est dominée par l usage des NTIC. De ce fait, les administrations marocaines, soucieuses de leur développement, ont essayé de s adapter à cette évolution et ce, en intégrant des moyens modernes dans la gestion quotidienne des dossiers. Le Secrétariat d Etat chargé de l Eau et de l Environnement s est inscrit dans ces grandes mutations, notamment son Service de Documentation et Logistique au sein duquel nous avons effectué notre stage. Dans ses tâches d organisation des documents administratifs et de traitement du fonds documentaire, le SDL a lancé un marché pour la numérisation et le stockage des documents sous format PDF. Cependant, ces documents, considérés comme des dossiers d archives, subissent un traitement documentaire, une réalité qui nous a amené à proposer un système d archivage électronique pour les documents en question. Durant la période du stage, nous avons déduit que L importance de l archivage électronique ne diminue en aucun sens le rôle des techniques d archivage physique dans la préservation du patrimoine informationnel de l organisme. En outre, l élaboration d un plan de classement et d un calendrier de conservation nous a été indispensable dans l accomplissement du présent projet. Et c est sur la base du plan de classement que nous avons pu fonder l arborescence des fichiers dans la solution électronique proposée. Le recours aux normes nationales et internationales a constitué le socle de l élaboration de la charte d archivage présentée dans ce projet ; et qui va servir comme un modèle à suivre mais pouvant être amélioré au fur et à mesure de l avancement de la discipline archivistique. Toutefois, l absence d un centre dédié principalement à la gestion des archives au sein du DE reste une entrave à l application d un système d archivage électronique. En effet, l application d une solution d archivage électronique perfectionnée, doit être associée à des pratiques d archivage bien pensées ainsi qu aux moyens humains et matériels indispensables à cette fin. La mise en place d un centre d archives au sein du DE se présente comme une nécessité et non pas un lux, assurément, la centralisation de la gestion des documents d archives reste la meilleure démarche pour la conservation du patrimoine institutionnel du DE. ~ 55~

65 Annexes ~ 56~

66 ASSAMI Sara Annexe n 1 : Organigramme du ESI Département 2011 de l environnement HABIB Nour El Houda LE SECRETAIRE GENERAL MR. MAHFOUD JAMAL Division du Budget et des Ressources Humaines Mr SAIN MOSTAPHA / Assistante EL MARAHI FATIMA Service du Personnel : Mr Kahouadji Service du Budget et de la Comptabilité : Mme Fatima Ezzahra Sid Radi Service de l Equipement et du Matériel : Mlle Nazih Service Informatique : Mr Merjani Mostapha Division des Projets Pilotes et des Etudes d Impact Mr. SKIM BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA Service des Sites : Mr MADBOUHI Mostapha Service des Projets en Démonstration : Mme. OUCHANI BOUABDELLAOUI KELTOUM OUBAIDALLAH ZAKIA Service des Etudes d Impact : Mme. IDRISSI Direction des Etudes, de la Planification et de LA Prospective Mr. NBOU Boumasamr Meryem Othmani Rachida DIRECTION DU PARTENARIAT, DE LA COMMUNICATION ET DE LA COOPERATION MR. BENYAHYA MOHAMED Karrach Malika DIRECTION DE LA SURVEILLANCE ET DE LA PREVENTION DES RISQUES MR. CHALABI MEHDI LAHOU NADIA MAAROUF FOUZIA Direction de la Réglementation et du Contrôle Mr. Brahim ZYANI BOULAAMANE Naima - FOUNANI Soaud Observatoire National de l Environnement Mme LAKFIFI SERVICE DES ENQUETES STATISTIQUES ET DE COLLECTE DE DONNEES : MR GHIWANI SERVICE DES ETUDES ET DES ANALYSES DE PROJETS : MR EL BOUCH SERVICE DE BASE DE DONNEES SUR L ENVIRONNEMENT : MME. BOUROSS Division de la Planification et de Prospective Mr MAKTIT Mohammed HASSANIA Hasni Fatima Azzouz SERVICE DE LA PLANIFICATION ET DE LA COORDINATION INTERSECTORIELLE : MR. LEMRABETT SERVICE DE PROSPECTIVE : MR BAAWANE LAHOU SECRETARIAT DU CNE : MME. OUENZAR Division de la Coopération Internationale Mme MEHDAOUI SERVICE DE LA COOPERATION MULTILATERALE : MR RAZI SERVICE DE LA COOPERATION BILATERALE : MR. FIRADI RACHID Division du Partenariat MR. Yahya SOBH I Hamdoun Saadia SERVICE DU PARTENARIAT AVEC LES ONG ET LES OPERATEURS ECONOMIQUES : MR. BENSAR SERVICE DU PARTENARIAT AVEC LES COLLECTIVITES LOCALES ET ORGANISMES PUBLICS : MME. MSARI Division de la Communication et de l Education SERVICE INFORMATION ET SENSIBILISATION : MLLE WAFFA SERVICE Mr.KAOUKABI DOCUMENTATION BELGHAOUAT ET LOGISTIQUE R : EL BACHIRI DIF S SERVICE DES PROGRAMMES EDUCATIFS ET DE LA FORMATION CONTINUE : MME HALIM ~ 57~ Division de la Surveillance et de la Recherche ANIS Abou El Haja SOBHI Fatiha SERVICE DE LA RECHERCHE : MME BENNANI LABORATOIRE NATIONAL DES EUDES ET DE SURVEILLANCE DE LA POLLUTION : ABDELLAOUI ABDELWAHAB SERVICE ENVIRONNEMENT ET SANTE : MME. AMAZIANE Division de la Prévention et des Stratégies d Interventions MME BOUKARTACHA FARAH MOUINI MERYEM SERVICE DE LA PREVENTION : MR MERGAA KHALID SERVICE D INTERVENTION : MME ZOUBIR NAWAL Division de la Gestion Environnementale du Milieu Naturel SERVICE DU SOL ET DECHETS : MR. AJIR SERVICE DE (TERHZAZ L EAU : MR. CHAOUI MUSTAPHA) SERVICE DE L AIR : MR MEHDI MOHAMED Division de la Réglementation Mr. Abdelaziz ZINE SERVICE DES CONVENTIONS : MR. BENZAHRA SERVICE DE LEGISLATION ET REGLEMENTATION : MME. OUAHBI SERVICE DES NORMES ET STANDARDS : MR. OULJA HAFID Division du Contrôle et Contentieux SERVICE DE L INSPECTION ET DU CONTROLE : MR. ADDAD MR. HASSAIN Fouad ZYADI SERVICE DES REQUETES ET CONTENTIEUX : MLLE SERVICE DE L ASSISTANCE ET DU CONSEIL : MME. RHAZALI

67 Annexe n 2 : Liste des documents administratifs disponibles dans le SDL ~ 58~