Bonne pratique administrative et transparence: l apport des archives / Buena práctica administrativa y transparencia : la contribución de los archivos

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1 Bnne pratique administrative et transparence: l apprt des archives / Buena práctica administrativa y transparencia : la cntribución de ls archivs Lydie Padré Baran-Diumency Subdirectra de Dcumentación y Archivs Dirección General del Tesr y la Cntabilidad Pública Csta de Marfil Resumen El buen gbiern bedece a la precupación de asegurar la adecuación entre prductividad y credibilidad. Est impne la necesaria revisión de las prácticas administrativas. Entre la gama de diferentes dispsitivs relacinads cn la transparencia, el acces a la infrmación y a ls archivs cnstituye una palanca imprtante e inclus un de ls indicadres de la buena gestión de ls asunts públics. Abstract Gd gvernance reflects the cncern t ensure the adequacy between prductivity and credibility. This impses the necessary review f administrative practices. The range f different devices related t transparency, access t infrmatin and archives. is a pwerful lever and even ne f the indicatrs f gd management f public affairs. Palabras clave: Buen gbiern acces transparencia administrativa archivs administrativs Keywrds: Gd Gvernance Access Transparency Archives des archives, p. 204

2 Intrductin La bnne guvernance béit au suci d assurer une adéquatin entre prductivité et crédibilité. Ceci impse la nécessaire refnte des pratiques administratives. Dans la panplie des différents dispsitifs liés à la transparence, l accès à l infrmatin et aux archives cnstitue un levier imprtant vire l un des indicateurs de la bnne gestin des affaires publiques. - Qu entendre par bnnes pratiques administratives, transparence de l actin administrative? - Quel est l histrique de ces deux ntins? - Quelle est la relatin existant entre ces deux cncepts? - Quelle est la cntributin d un système d archivage efficace dans la mise en œuvre des bnnes pratiques et de la transparence administrative? I - DEFINITION DES CONCEPTS I 1 - BONNES PRATIQUES ADMINISTRATIVES Seln Wikipedia, le terme «Bnnes pratiques» désigne dans un milieu prfessinnel dnné, un ensemble de cmprtements qui fnt cnsensus et qui snt cnsidérés cmme indispensables pur la plupart des prfessinnels du dmaine, qu n peut truver sus frme de «guides de bnnes pratiques» Pur les Angl-Saxns, les «Bnnes Pratiques» snt des exemples de prcédés et de cnduite ayant débuché sur des réussites. «Bnnes Pratiques est alrs à rapprcher de «meilleures pratiques» u de best practices. Quant au SINDIC de Greuges de Catalgne(Espagne), une bnne administratin est celle qui infrme, celle qui agit de manière transparente, celle qui impulse la participatin des cityens, celle qui gère avec rigueur et celle qui assume pleinement ses respnsabilités. I 2 - TRANSPARENCE ADMINISTRATIVE Seln la Déclaratin des Drits des cityens dans leurs rapprts avec l administratin et les services dans les Etats Africains Francphnes, la transparence est le résultat de l applicatin d autres principes (la cmmunicatin des dcuments administratifs à l usager et sn crllaire, le drit à l infrmatin, le respect de la légalité par la mtivatin des actes individuels ), u de l exercice de certains drits et bligatins. Seln Jacques Chevalier, La transparence dit être cnçue cmme une cnditin du dialgue et de la cncertatin, mais également cmme un instrument du cntrôle de l actin des services publics par les usagers. des archives, p. 205

3 seln le Rapprt du grupe de travail Catalan, la Bnne Guvernance et la Transparence snt l ensemble de mesures dnt l bjectif, dans une sciété avancée, est de faciliter et de rendre réelle la redditin de cmptes, à travers l évaluatin du travail des institutins, les prcessus et les pratiques qui déterminent cmment est exercé le puvir, cmment participent les cityens dans l adptin des décisins publiques et cmment ces décisins snt prises cnfrmément à l intérêt général. II RAPPEL DE QUELQUES DATES DE CES DEUX CONCEPTS II - 1- BONNES PRATIQUES ADMINISTRATIVES 30 mai 1997: Adptin de la Déclaratin des drits des cityens dans leurs rapprts avec l administratin et les services publics dans les Etats africains francphnes par la cnférence des Ministres de la fnctin publique des Etats membres de l Observatire des Fnctins Publiques Africaines (OFPA) au sud du Sahara. 07 décembre 2000: Recnnaissance du cncept de bnne administratin pur la 1ére fis dans la Charte des drits fndamentaux de l Unin Eurpéenne. L article 41 de cette charte cnsacre le drit à une bnne administratin. 05 février 2001: Adptin de la Charte de la Fnctin Publique en Afrique sur la transparence de l actin administrative. 06 septembre 2001: Adptin par le Parlement Eurpéen d une réslutin appruvant le cde eurpéen de bnne cnduite administrative (1ère prpsitin par le député eurpéen Ry Perry en 1998). 27 juillet 2005 : Rédactin du Rapprt du grupe de travail sur la bnne guvernance et la transparence administrative, demandée par le guvernement de la Generatilat, Catalgne (Espagne). II - 2- TRANSPARENCE ADMINISTRATIVE 1970: Prise en cmpte du cncept de la transparence administrative 17 juillet 1978 : Cnsécratin de la li Française sur la liberté d accès aux dcuments administratifs et créatin de la Cmmissin d accès aux dcuments administratifs (CADA). La Cmmissin i aide les administrés à btenir un dcument administratif qui leur a été refusé. 29 janvier 1993: La li «Sapin» relative à la préventin de la crruptin et à la transparence de la vie écnmique et des prcédures publiques blige la cllectivité publique qui délègue la gestin de sn service public à une persnne privée de se des archives, p. 206

4 cnfrmer à des nrmes minimales de publicité, de mise en cncurrence des candidats et de transparence des décisins. 26 juin 2003: Recnnaissance par le Cnseil cnstitutinnel Français de la valeur cnstitutinnelle aux principes de la liberté d accès à la cmmande publique, d égalité de traitement des candidats et de transparence des prcédures. 2 mars 2004: Elabratin d une charte française de l accueil des usagers afin d assurer le respect des principes de transparence et d accessibilité. Ce en vue de prmuvir un accueil de qualité. III - BONNES PRATIQUES ET TRANSPARENCE DE L ACTION ADMINISTRATIVE L adptin de plitique de bnnes pratiques repse sur le respect des principes que snt la primauté du drit, la réceptivité des autrités par rapprt aux attentes des cityens. Cela répnd au suci de favriser : l efficience et l efficacité des administratins publiques; la transparence dans les pératins administratives; l bligatin pur l administratin de rendre cmpte. Le rapprt étrit existant entre bnnes pratiques administratives et transparence administrative béit à un certain nmbre d indicateurs parmi lesquels l n peut citer: la mise en place de délai raisnnable: L Administratin devra faire les démarches des prcédures sans retard et éviter des pratiques qui ne snt pas strictement nécessaires pur adpter les décisins. En cas de circnstances exceptinnelles l empêchant de répndre dans le délai, elle devra infrmer la persnne intéressée des raisns du retard. l absence d abus de puvir et d bjectivité: L Administratin devra exercer ses puvirs uniquement dans le but pur lequel ils lui nt été ctryés par les dispsitins en vigueur et devra éviter tute actin n ayant pas de fndement légal u nn mtivée par un intérêt public. l accès à l infrmatin de façn transparente. L Administratin devra garantir l accès des persnnes aux dcuments publics et à l infrmatin relative aux affaires qui peuvent tucher leurs drits. des archives, p. 207

5 L Administratin devra adpter les mesures nécessaires pur rendre publique tute l infrmatin qui se truve en sn puvir, pur prmuvir la transparence et l efficacité. IV CONTRIBUTION DE SYSTEMES D ARCHIVES EFFICACE DANS LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSPARENCE ADMINISTRATIVE Bien gérées, les archives dans les administratins cnstituent un util de la bnne guvernance. Il s agira de mntrer à travers quelques exemples tires de pays africains et de la Côte d Ivire, cmment l rganisatin efficace des archives cntribue au bn fnctinnement des administratins et aide à la mise en place de la transparence administrative. IV-1- EXEMPLES DE QUELQUES PAYS AFRICAINS (Archives et prise de décisin stratégique) Archives et préparatin du budget : La mise en place d un système d archivage efficace devra ainsi intervenir durant tut le prcessus de prévisin des recettes et des dépenses pur cnserver les dcuments ayant servi de preuve en cas de besin pur les décideurs et surtut pur les audits. Archives et exécutin du budget : La prcédure nrmale d exécutin de la dépense s analyse en quatre phases : l engagement, la liquidatin, l rdnnancement et le paiement. L exécutin des différentes phases ccasinne la créatin de plusieurs types de dssiers (cntrats, bns d engagement pur acquisitins de matériels et de furnitures, rdre de paiement pur rembursement de dettes) que l archiviste dit gérer de manière efficiente pur puvir les mettre à la dispsitin des cmptables et cntrôleurs en cas de besin. Archives et dévelppement écnmique : Grâce à l rganisatin efficace des archives les études liées aux grands travaux ne snt pas reprises maintes fis et les cûts ne snt pas majrés. Archives et le fncier: L rganisatin des archives du cadastre a permis d éviter d attribuer les mêmes lts à des persnnes différentes. Archives et Chambre des Cmptes: L rganisatin des archives a aidé les Chambres des Cmptes à auditer les cmptes publics. Cela a évité ainsi d exécuter plusieurs fis les mêmes marchés. Archives et recnnaissances individuelles: L rganisatin des archives dans les mairies, les établissements sclaires et universitaires a permis de faire fasse à des cas de fraudes. Ces institutins nt pruvé l authenticité des drits dnt des persnnes se réclamaient. des archives, p. 208

6 Archives et drits de l hmme: L existence de fichiers dans la plice u dans les juridictins nt permis de juger des individus en se référant à leur cmprtement habituel. IV-2- EXEMPLES DE CÔTE D IVOIRE 1- Archives et règlement de cntentieux - Etat de Côte d Ivire - Etats Gabnais : Nminatin d un Directeur général au Fnds de Slidarité Africain (FSA). - Etat de Côte d ivire - Cmmunauté des Etats de l Afrique de l Ouest (CEDEAO) : Pstes à purvir. 2- Archives et exécutin des prjets et prgrammes de dévelppement avec les partenaires u traçabilité des pératins cmptables - Une bnne cnservatin de l ensemble des dcuments signés dans le cadre des prgrammes financés par les partenaires au dévelppement s impse à tut mment pur mieux exécuter les budgets des prjets en curs et tujurs furnir les infrmatins fiables aux bailleurs de fnds au mment des audits. - Audit en 2006 sur les appuis de l Unin Eurpéenne de 1992 à 1998 (Crédits délégués ; Prjets FRAR) effectué au niveau de la Paierie Générale du Trésr Public de Côte d Ivire, des pstes Cmptables et auprès des Trésreries de TOUMODI, BONDOUKOU, GAGNOA, YAMOUSSOUKRO). 3 - Archives et justificatins des drits et des bligatins 3-1- La cnservatin méthdique des dcuments aident à la justificatin de certains drits, gage de transparence - Paierie Générale du Trésr (P.G.T.) : Litige Etat de Côte d Ivire - Entreprise d entretien rutier en 1999 prtant sur quatre (04) milliards de France CFA (sit eurs) réclamés par le furnisseur pur factures impayées. En 2006, les recherches et la recnstitutin des pièces nt démntré que cette dette était sldée et que l Etat était nn débiteur. De surcrit, la recnstitutin desdites pièces a permis à l Etat de cnstater un excédent de paiement de deux (2) milliards de francs CFA (sit eurs). - Agence Judiciaire du Trésr (A.J.T.) : Litige Etat de Côte d Ivire - Sciété d assurance prtant sur la smme de deux (02) millins de francs CFA (sit eurs) que réclamait l Etat à la dite sciété. En 2005, la recnstitutin des pièces justificatives pérée par l unité d archives a permis à l Etat de recuvrer nze (11) millins de francs CFA (sit eurs) au lieu du mntant précité. des archives, p. 209

7 3-2- Services d archives et justificatin des bligatins Les bligatins de l Etat s apprécient suivant la dette de celui-ci vis-à-vis des tiers. Des recherches pérées par les services dans les cas de litige nt permis à l Etat d évaluer le mntant du préjudice à remburser. - (P.G.T.) : Etat de Côte d Ivire Maisn d éditin, 2004 prtant sur une facture d un (01) milliard de francs CFA (sit eurs) jugé sldé par l Etat de Côte d Ivire pur le cmpte de la maisn d éditin qui ne recnnaissait pas le paiement de ladite dette. Après plusieurs investigatins, le Services d archives a furni les éléments de justificatin d un reste à payer au prfit de la maisn d éditin d un mntant de sixante et huit (68) millins de Francs CFA (sit eurs). Tableau récapitulatif LITIGE ENTRE ETAT DE CÔTE D IVOIRE CONTRE : MONTANT ENGAGE EN CREDIT ( ) MONTANT ENGAGE EN DEBIT ( ) MANQUE A GAGNER ( ) Entreprise d entretien rutier Sciété d assurance Maisn d éditin TOTAL DE GAIN POUR L ETAT DE CÔTE D IVOIRE ( ) Archives et certificatin Trésrerie générale de Yamussukr certifiée ISO 9001 versin 2008 depuis le 28 ctbre Cette certificatin a cuvert les dcuments d archives des activités suivantes : Mbilisatin des ressurces financières ; gestin de la trésrerie ; exécutin des dépenses publiques ; cmptabilisatin et prductin des cmptes de gestin. des archives, p. 210

8 Cnclusin L imprtance stratégique de la cnservatin des dcuments d archives et l accès aux infrmatins est un bjet de cpératin au dévelppement. Aujurd hui les décideurs recnnaissent que les systèmes d archivage efficaces snt nn seulement inséparables de la bnne guvernance mais cmptent parmi les fndements de l Etat de drit. La transparence administrative suppse dnc au delà des exigences de bnnes pratiques administratives, la sécurisatin adéquate des utils de prductin de l actin administrative. Au ttal, l Administratin est légitime quand elle est bien intégrée dans sn envirnnement, quand elle s rganise et se structure de srte à dnner à tute persnne la pssibilité de «cnnaitre directement sans filtre ni prisme défrmant la réalité des faits» 1 1 GENTOT, Michel (1995), La transparence de l administratin publique, Revue Internatinales des Sciences Administratives, 1 (1995), p. 5. des archives, p. 211

9 Nº 5-6, ener-juni 2012 Cnsej Asesr Ampar Alns García Archiv Históric Prvincial de Sevilla María Jsé de Trías Vargas Archiv Central Cnsejería de Educación Antnia Heredia Herrera Jaquín Rdríguez Mates Archiv General de Andalucía Maribel Valiente Faber Unidad de Ana Verdú Peral Archiv Municipal de Córdba Redacción Ana Meler Casad Mate Páez García Jsé Antni Fernández Sánchez Javier Lbat Dmínguez Dirección Pstal Arch-e: Revista Andaluza de Archivs Dirección General del Libr, Archivs y Biblitecas Cnsejería de Cultura C\ Cnde de Ibarra, Sevilla Derechs de autr El cntenid de la revista se encuentra prtegid pr la ley de prpiedad intelectual. Queda prhibida, salv excepción prevista en la ley, cualquier frma de reprducción, distribución, cmunicación pública y transfrmación de esta bra sin cntar cn la autrización de ls titulares de su prpiedad intelectual. ISSN Edición JUNTA DE ANDALUCÍA. Cnsejería de Cultura 2009 de la Edición JUNTA DE ANDALUCÍA. Cnsejería de Cultura des archives, p. 212

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