DU NOUVEAU D ANS LES ARCHIVES DE NOTRE RÉPUBLIQUE

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1 DU NOUVEAU D ANS LES ARCHIVES DE NOTRE RÉPUBLIQUE NUMÉRO SPÉCIAL - NOVEMBRE 2002 a u t r a v a i l

2 «CEUX QUI AIMENT LA VIE AIMENT LE PASSÉ, CAR C EST LE PRÉSENT TEL QU IL A SURVÉCU DANS LA MÉMOIRE DES HOMMES.» MARGUERITE YOURCENAR 2

3 DES DÉCISIONS QUI FERONT DATE Le Conseil d Etat a décidé le 4 mai 2001, dans un esprit d économie des ressources naturelles de la planète, que l administration cantonale n utiliserait désormais plus que du papier recyclé. Or ce changement intervient précisément au moment où l Etat s est doté d une nouvelle Loi sur les archives publiques, visant à assurer une conservation optimale des documents pour le long terme, ainsi que d une Loi sur l information du public et l accès aux documents, destinée à instaurer une plus grande transparence. En fait, la démarche «archives» s inscrit comme celle de la gestion du papier dans la philosophie du développement durable. De même que les protecteurs de la nature entendent conserver un maximum de ressources naturelles pour leurs arrière petits-enfants, de même la Loi sur les archives publiques oblige l Etat à conserver la mémoire de ses actes pour les générations futures. L évolution de la société et les nouvelles technologies imposent aux services d archives de nouveaux défis: la population augmente, les compétences de l Etat s étendent, les imprimantes et les photocopieuses sont toujours plus performantes, les doubles se multiplient: en un mot comme en cent, la marée montante du papier menace non seulement d épuiser les ressources de nos forêts, mais encore d engloutir notre administration. Pourtant, seuls deux à trois pour cent des montagnes de papier accumulées par l administration prendront le chemin des Archives pour y être conservés définitivement. C est donc une très faible proportion des documents émis qui doit être établie sur des papiers dits «d'archive». La décision doit évidemment intervenir en amont, au moment de la création des documents. Mais comment déterminer ce qui est destiné à la conservation permanente? Historienne de formation (sa thèse, publiée en 1976, portait sur l historiographie des évêques de Lausanne), Catherine Santschi dirige les Archives d Etat de Genève depuis Elle a enseigné l histoire médiévale aux Universités de Genève et de Lausanne ainsi que l archivistique à l'école de bibliothécaires de Genève. Outre sa participation à plusieurs projets d envergure, elle a dirigé la publication des onze volumes de l Encyclopédie de Genève. Elle est également l auteur d une impressionnante bibliographie touchant aussi bien l histoire générale, l histoire religieuse, l histoire suisse et genevoise que l archivistique proprement dite. Cette brochure «Spécial archives», réalisée dans le cadre du programme Ecologie au travail, vous explique en quoi consistent le «plan de classement» et le «calendrier de conservation» que tous les services de l Etat devront posséder d ici peu. Elle fait le point sur les supports à utiliser pour un archivage optimal, en particulier sur les places respectives du papier recyclé et du papier d'archive dans la conservation du patrimoine archivistique. Elle vous rappelle enfin que l archivage n est pas le fait des seuls archivistes, en bout de chaîne, mais qu il commence dès le stade de l élaboration d un document. Et que chacun des 28'000 employées et employés de l Etat a donc un rôle à jouer dans la conservation de la mémoire de notre République. Catherine Santschi, Archiviste d Etat 3

4 HISTOIRE DES ARCHIVES D ÉTAT DE GENÈVE Les archives sont nées avec les administrations. Dès qu une administration produit des documents, il devient nécessaire de les conserver, de les classer et de mettre sur pied un système pour les retrouver. A Genève, l origine officielle des Archives remonte au XIVe siècle. A l'origine, les documents étaient conservés dans un but juridique: il s'agissait de prouver des droits. A partir du XIXe siècle, on a également pris en compte l optique historique. Les archives sont donc à la fois un instrument nécessaire à l'exercice du pouvoir et un moyen de connaissance des événements du passé et de l'évolution d'une société. Les Archives d Etat de Genève constituent la mémoire de notre République. Leur histoire débute en 1371 par l achat d un grand coffre à trois serrures destiné à contenir les «lettres et autres secrets de la ville». Cette arche était attachée par des chaînes dans la cathédrale et les trois clefs étaient confiées aux syndics. Au fil des siècles, les archives se sont considérablement développées. Les Archives d Etat assurent aujourd hui la gestion et la conservation de tous les documents officiels issus des trois pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire ainsi que des grands établissements rattachés à l Etat, les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG), les Transports publics genevois (TPG) et les Services industriels de Genève (SIG). Sur le plan technique et matériel, les archives ont beaucoup évolué depuis le Moyen Age. Jusqu au XVI e siècle, les titres de droit essentiels sont établis sur du parchemin, c'est-à-dire une peau de chèvre, de mouton ou de veau (vélin) traitée spécialement. Mais ce support coûtait cher; tout comme le papier d'archive aujourd hui, on le réservait donc à des documents présentant un intérêt à long terme. L apparition de papier à partir de fibres textiles coïncide avec la généralisation du droit romain et l émergence d une classe de notaires et de clercs, donc avec la multiplication des documents écrits. Les archives s accroissent d autant. Selon la qualité du papier et les conditions de stockage, ces documents anciens ont pu se conserver jusqu à nos jours. Genève possède ainsi des Registres du Conseil qui gardent en mémoire toutes les décisions du gouvernement et même quelques événements de la vie de la République, dont la célèbre nuit de l Escalade. 17 KM DE RAYONNAGES! Les Archives d Etat de Genève possèdent aujourd hui quelque 17'000 mètres linéaires de documents. Les rayonnages qui les portent, mis bout à bout, représentent donc une distance allant de la Tour de l Ile jusqu à Coppet! Les Archives d Etat reçoivent chaque année en moyenne 500 mètres linéaires de dossiers et de registres, ce qui ne représente qu une infime partie de tout ce qui est produit et accumulé dans les services. LA CROISSANCE DE L'INFORMATION ET L'ÉVOLUTION DES MOYENS DE CONSERVATION A partir de la seconde moitié du XIXe siècle, la fabrication du papier industriel avec la pâte de cellulose (bois), va accroître de manière exponentielle la quantité de documents produits et accumulés dans les archives. Parallèlement, le tri devient une nécessité impérieuse. Car le risque est grand de se noyer dans des masses de papiers et de registres sans intérêt ou conservés à double. Ce risque ne diminue pas avec les possibilités de miniaturisation offertes depuis le deuxième quart du XXe siècle par le microfilm, et encore moins avec la gestion électronique des données. Les pratiques actuelles montrent bien que le «bureau sans papier», slogan des marchands d informatique, est une illusion. L informatisation entraîne au contraire un accroissement de la consommation de papier. Ainsi, les archives se remplissent inexorablement de papiers de toutes qualités et d intérêt très inégal. 4

5 CE QUI VA CHANGER LES DÉFIS DE L'AVENIR Les nouvelles technologies posent elles aussi des problèmes de conservation. Les disquettes, microfilms et supports magnétiques ne sont pas éternels. Leur archivage à moyen et long terme nous obligerait à conserver tout un matériel de lecture parfois encombrant. Et que faire avec les documents qui n existent que sous forme électronique? Paradoxalement, notre époque high-tech court un grand risque de produire des documents très éphémères. Pour beaucoup d archivistes, une feuille de papier d'archive constitue une garantie de durée plus efficace que tout autre mode d archivage, ainsi qu'une sécurité parfaite contre la falsification et la réécriture de l'histoire. De plus, il est important de remarquer que le gain de place obtenu par le microfilm ou l enre-gistrement sur CD-Rom est sans intérêt économique: car on ne peut économiser le travail de tri, de classement et de préparation du matériel documentaire en vue de cette miniaturisation, qui est en soi très coûteuse et ne permet pas la conservation et la relecture à long terme. POUR EN SAVOIR PLUS sur la LAP et la LIPAD: A l aube du troisième millénaire, deux changements législatifs nous obligent à repenser notre politique d archivage de manière globale et à long terme. 1. LA LOI SUR LES ARCHIVES PUBLIQUES (LAP) La nouvelle Loi sur les archives publiques, entrée en vigueur le 1 er septembre 2001, vise à la fois les archives «historiques» (c est-à-dire les documents qui ne sont plus utiles à l expédition des affaires courantes) et les archives «administratives» (c est-à-dire les documents encore utiles à l expédition des affaires courantes). Les Archives publiques sortent donc de leur secteur traditionnel de l archivage historique pour remonter dans la chaîne jusqu à la création du document. La LAP stipule notamment que tous les services de l Etat doivent posséder un «CALEN- DRIER DE CONSERVATION» établi sous le contrôle des Archives d Etat. Pour la mise en œuvre de la LAP, les Archives d'etat ont mis sur pied un groupe de coordination d'archivage présidé par l Archiviste d Etat, et chargé d édicter des directives concernant la gestion des archives à tous les niveaux. Ce travail est en cours. 2. LA LOI SUR L'INFORMATION DU PUBLIC ET L'ACCÈS AUX DOCUMENTS (LIPAD) La Loi sur l information du public et l accès aux documents, entrée en vigueur le 1er mars 2002, a pour but d instaurer la transparence dans l administration publique. Elle crée un droit individuel d accéder aux documents administratifs, soit en les consultant sur place, soit en obtenant une copie (payante). Ce droit est bien évidemment soumis à certaines limitations concernant l intérêt public et privé. Selon la LIPAD, tout service de l Etat est tenu de mettre en place d ici à la fin février 2004 un «SYSTÈME ADÉQUAT DE CLASSEMENT» (plan de classement) pour l ensemble des documents qu il diffuse ou détient. Cette obligation va dans le même sens que la LAP; elle vise elle aussi à optimiser la gestion documentaire en amont des archives historiques. De manière générale, les deux lois se complètent. Pour savoir ce qui doit être conservé, la LIPAD renvoie d ailleurs à la LAP. Pour accompagner la mise en œuvre coordonnée de la LIPAD et de la LAP et assurer le lien avec la future Loi sur la protection des données person-nelles, le Conseil d Etat a constitué un groupe de travail interdépartemental baptisé «Information du public Archives publiques Protection des données». Il doit notamment mettre au point des recommandations visant à compléter, si nécessaire, les directives actuelles des Archives d Etat. Ce travail est en cours et les recommandations suivront. 5

6 LA CHAÎNE DE L ARCHIVAGE Le processus d archivage s inscrit dans la démarche quotidienne de tous les services et à toutes les étapes du cheminement d un document. Pour rester utilisable, la masse de documents doit être successivement triée au moyen des instruments suivants: enregistrement, plan de classement, calendrier de conservation, inventaires et répertoires. DÉPARTE- MENT SERVICES DIVISIONS BUREAUX GREFFES SECRÉTARIAT ENREG- ISTREMENT DES DOCUMENTS CONSTITUTION DES DOSSIERS PLAN DE CLASSEMENT 50% TRI DOSSIERS CLASSEURS REGISTRES 50% UTILITÉ JURIDIQUE Consultation accès limité TRI CALENDRIER DE CONSERVATION à soumettre aux Archives de l Etat UTILITÉ HISTORIQUE TRI 6

7 TOUT L'ARCHIVAGE REPOSE SUR TROIS ÉTAPES ESSENTIELLES 1. L'ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS Dès l ouverture d un dossier, l ensemble des documents qui le composent ou le composeront doit être enregistré, c est-à-dire pourvu d un numéro d ordre et porté sur une liste ou «rôle», de telle sorte qu il ne puisse disparaître dans les méandres de l administration ou dans un tiroir ignoré de tous. Un bon système d'enregistrement doit indiquer de manière précise: un numéro d'enregistrement, la date et l adresse du responsable et du ou des correspondants, une brève description du contenu et un plan de circulation. 2. LE PLAN DE CLASSEMENT On entend par «plan de classement» un système permettant d organiser la masse de documents afin de les retrouver aisément. Pour retrouver un document, il ne suffit pas d avoir correctement trié et structuré les différents dossiers. On ne peut pas non plus se fier uniquement à sa mémoire. Il faut impérativement classer les dossiers selon un système intelligemment conçu. Le plan de classement doit être élaboré sur mesure pour chaque service, en tenant compte de son organisation, de sa structure, ainsi que des compétences de ses divers organes. Il doit être codifié sous forme écrite et disponible pour tous les collaborateurs pouvant être appelés à effectuer une recherche de document. Le plan de classement ne devrait jamais reposer comme c est trop souvent le cas sur une seule personne. Car le jour où celle-ci est absente, le service doit pouvoir poursuivre sa mission. Des recommandations sur l'élaboration correcte d'un plan de classement sont en cours de préparation. Chaque service devra se doter d'un tel outil d'ici LE CALENDRIER DE CON- SERVATION Etablir un calendrier de conservation, c est définir quels documents devront être conservés à court, moyen et long termes. Selon la nouvelle LAP, tout service doit établir et soumettre aux Archives d Etat son calendrier de conservation. Des directives à ce sujet sont en préparation. Tous les documents n ont pas le même intérêt devant l histoire. Certains n ont d utilité que pour expédier une affaire courante. D autres doivent être gardés quelques années au cas où surgirait une contestation. D autres enfin méritent d être conservés pour les générations futures. Ce choix comporte forcément un aspect subjectif. C est pourquoi le calendrier de conservation (appelé aussi «tableau de tri») doit être établi de la manière la plus rigoureuse possible et en étroite collaboration avec les Archives d Etat. Le calendrier de conservation doit être conçu sur mesure pour chaque service en tenant compte des types de documents produits ainsi que des durées de conservation fixées par la législation. Il doit être consigné par écrit et accessible à tous les collaborateurs du service. Le fait de savoir dès l abord si un document présente un intérêt historique permet de réduire les risques d erreur et de mieux maîtriser le contenu des dossiers. C est à cette condition seulement qu'il est possible de choisir entre le papier recyclé et le papier d'archive. ÉLABORATION D UN CALENDRIER DE CONSERVATION Types de documents Types de classement Description, emploi Accroissement annuel Durée de conservation Instructions spéciales Grand livre Factures Pièces de caisse Fiches de salaire etc. Alphabétique Chronologique Numérique Thématique Géographique Par format Indications sur le contenu de la série (Registres avec intitulé des titres de colonnes) Nombre de mètres linéaires ou de classeurs 2 ans papier recyclé 5 ans papier recyclé 10 ans papier recyclé 20 ans papier recyclé 50 ans papier recyclé 100 ans papier recyclé illimité papier d'archive Microfilmage Confidentialité Echantillonnage 7

8 VOIR À LONG TERME Il faut toujours s efforcer de prendre en compte la destination finale d un document dès son enregistrement ou dès l ouverture d un dossier. Les pièces accumulées serviront-elles de preuve en tribunal, et plus tard devant le tribunal de l histoire? Savoir dès l abord où un document sera classé et combien de temps il sera conservé permet une meilleure maîtrise de la chaîne de l archivage et réduit les risques d erreur. NE PAS S ENCOMBRER Bien archiver, c est aussi apprendre à détruire à bon escient, à ne conserver que l essentiel. Mais attention: la destruction d archives administratives ne peut s effectuer qu avec l aval des Archives d'etat, et celle d'archives historiques que sur arrêté du Conseil d'etat, et non sur simple initiative personnelle. Il existe cependant de nombreux cas où l intervention des Archives ou l autorisation officielle de destruction ne sont pas nécessaires. LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ RÉGULIÈREMENT Il est indispensable de s imposer une discipline de travail à cet égard et de ne pas laisser s accumuler dans les dossiers des masses de papiers à double ou sans intérêt, ceux que l on appelle les «papiers de corbeille». LISTE DES «PAPIERS DE CORBEILLE» A éliminer pour ne pas gonfler inutilement les dossiers! Lors de dégraissages réguliers Brouillons, lettres d accompagnement, fiches de transmission, exemplaires en surnombre, convocations ou invitations refusées, certaines circulaires, avis de situation bancaire, etc. Lors du déménagement d un fonds d archives Documents contenant les mêmes informations qu une autre série parallèle (en s assurant qu une des deux séries est conservée), copieslettres après 2-5 ans (si les lettres importantes sont conservées), polices d assurances arrivées à expiration (sauf cas spéciaux), documents de travail temporaires (dès lors que la version d'archive est disponible), etc. 8

9 QUAND UTILISER LE PAPIER D'ARCHIVE? Tous les documents nécessitant un archivage à plus de 100 ans seront dorénavant établis sur du «papier d'archive». C'est-à-dire un support extrêmement stable et résistant, ayant une durée de vie de plus de 1000 ans, qu il faut utiliser de manière judicieuse et parcimonieuse. Les quelques services disposant déjà d'un calendrier de conservation savent ce qui doit être archivé à long terme, donc établi sur papier d'archive. Pour les autres, voilà un guide de base: LISTE INDICATIVE DES TYPES DE DOCUMENTS DEVANT ÊTRE ÉTABLIS SUR «PAPIER D'ARCHIVE» TYPE DE DOCUMENT Documents établissant des rapports juridiques durables Documents reflétant une décision à portée juridique, judiciaire, administrative Documents permettant de retracer des processus de décision à un niveau hiérarchique élevé Publications de l Etat: le cahier des charges adressé à l imprimeur devrait toujours prévoir vingt exemplaires de tête sur papier d archive, destinés à la conservation à long terme en archives et bibliothèques EXEMPLES Contrats, conventions, lettres d engagement Procès-verbaux du Conseil d Etat et leurs pièces annexes Procès-verbaux du Grand Conseil (Mémorial) Décisions des tribunaux (jugements) Procès-verbaux de commissions: exemplaire original conservé par le secrétariat de la commission Procès-verbaux de séances de direction: exemplaire conservé par le secrétariat de l organisme Rapports de synthèse adressés au Conseil d Etat, destinés à figurer dans les pièces annexes des registres du Conseil d Etat Rapports annuels Mémorial du Grand Conseil, rapport de gestion du Conseil d Etat, recueil officiel de la législation genevoise, etc. Il s agit là d une liste minimale et non exhaustive. Selon les activités des services, d autres documents devront s y ajouter, en fonction des calendriers de conservation. ÉVITER LES DOUBLONS La plupart des documents existent en plusieurs exemplaires. Mais il n y a pas besoin d'en imprimer plus d'une copie sur papier d'archive. Il suffit d établir un original sur ce support, lequel sera versé au dossier. On attend donc des services ou des personnes responsables de dossiers qu ils constituent sur papier d'archive les documents dont ils sont la source et la base. Exemple: le secrétariat d une commission conservera sur papier d'archive un exemplaire de tous les procès-verbaux, mais établira les copies destinées aux membres sur papier recyclé. PRENDRE EN COMPTE LES DOCUMENTS ENTRANTS Les archives administratives contiennent un grand nombre de documents provenant de l extérieur, et donc établis sur des supports dont on n a pas la maîtrise. Lorsqu un de ces documents présente un intérêt à long terme, il peut être judicieux de prévoir une copie sur papier d'archive à glisser au dossier. Le papier d'archive est particulièrement cher. Il ne doit donc pas être imprimé inutilement. 9

10 SPÉCIFICITÉS DU PAPIER D'ARCHIVE ET DU PAPIER RECYCLÉ PAPIER RECYCLÉ La technique de fabrication et la qualité du papier recyclé ont connu d énormes progrès au cours des années 90. En 1999 a été adoptée en Allemagne la norme DIN 6738 «Durée de vie du papier», basée sur des essais de vieillissement accéléré. Le papier recyclé choisi par l Economat cantonal (Steinbeis, Xerox Recycled+) a été évalué selon cette norme comme résistant au vieillissement sur une durée supérieure «à plusieurs centaines d années». L utilisation de ce papier recyclé pour les archives courantes ne représente en aucun cas une menace pour leur conservation à moyen terme! Il ne s agit donc pas d un papier «acide» risquant de s autodétruire. PAPIER D'ARCHIVE La conservation des informations que nous destinons aux générations futures nécessite l emploi d un support offrant des garanties de longévité supérieures au papier recyclé, au papier blanc normal et au papier permanent. Pour assurer la pérennité d un document, il faut donc l imprimer ou le copier sur papier d'archive. Un papier d'une durée de vie de 1000 ans Le papier d'archive est fabriqué à partir de fibres de coton, de lin et de chanvre. Ses propriétés physicochimiques garantissent une durabilité et une résistance exceptionnelles, pour autant qu il soit archivé dans de bonnes conditions. Les critères de permanence et de durabilité sont fixés par la norme internationale ISO 9706 (papier permanent) et complétés par la norme ISO pour le papier d'archive. Le papier d'archive se conserve parfaitement au-delà de mille ans sans jaunir ni se fragiliser. Ce papier sans arbres: Préserve les forêts et la biodiversité de l'écosystème. Réduit de près de 90% la quantité de produits chimiques utilisée lors de la fabrication de cellulose. Produit jusqu à 50% de déchets en moins lors de la fabrication de cellulose. Valorise les déchets végétaux et textiles disponibles en abondance dans le monde. Favorise les économies rurales, spécialement dans les pays chauds et en voie de développement. Une culture de fibres alternatives: Produit deux à quatre fois plus de fibres par hectare que le bois. Peut être récoltée jusqu à quatre fois par année, alors que les arbres sont généralement abattus entre 20 et 30 ans. Le papier existe depuis 2000 ans mais c est seulement depuis 100 ans qu on utilise les arbres pour sa fabrication! Pourquoi détruisons-nous nos ressources naturelles pour un papier éphémère qui ne résiste pas au temps? Un papier écologique Le choix de ce papier, composé de fibres végétales/textiles, s'inscrit pleinement dans la démarche «Ecologie au travail» et répond parfaitement à la politique du développement durable du Conseil d'etat de Genève. ISO 9706 La norme de base pour le papier permanent se caractérise par quatre paramètres essentiels: une solidité minimale, mesurée par un test de déchirure un contenu minimal en substances neutralisant l action des acides, mesurée par dosage du carbonate de calcium (réserve alcaline) un plafond de matières facilement oxydables, fixé par la valeur de l indice kappa des valeurs minimales et maximales de ph du papier, après extraction à l eau froide. ISO Le papier d'archive ajoute les critères supplémentaires suivants concernant la durabilité: la solidité du papier doit être mesurée en déterminant sa résistance aux plis une liste des types de fibres végétales/textiles majoritaires est imposée. un rapport de laboratoire déclare que le papier remplit les prescriptions de la norme. le papier d archive est filigrané avec l année de fabrication, garantissant l authenticité des documents. 10

11 QUELQUES CONSEILS ET ASTUCES Les chemises plastiques absorbent avec le temps l'encre des documents et leur imperméabilité représente un danger à long terme: elles doivent donc faire place à des chemises en papier cartonné Java ou des fourres à rabats cartonnées. Les trombones rouillent facilement en prenant de l'âge et endommagent les liasses. Il faut éviter l'emploi de ruban adhésif du type «scotch». En vieillissant, le support plastique se détache. On peut recourir à d'autres types d'adhésifs comme le «filmoplast» moins agressifs envers le papier. L'encre de Chine noire résiste très bien aux atteintes de l'air et de la lumière. Il convient de coller les étiquettes au dos des volumes avec une colle non synthétique, qu'un restaurateur pourra dissoudre à l'eau sans qu'elle ne laisse de trace ou qu'elle n'endommage le cuir, la toile ou le parchemin. Comme les étiquettes peuvent se décoller, il est prudent de répéter l'indication soit directement à l'intérieur du volume, soit sur la chemise intercalaire. Un doute? Une question? LES ARCHIVES D ÉTAT VOUS INFORMENT Il est souvent impossible d établir des règles générales valables en toutes circonstances. Chaque cas est un cas d espèce qui oblige à tenir compte des objectifs particuliers du service. Suivant les types de documents et le genre d activités, le processus d archivage peut suivre un parcours différent et les périodes d utilité des documents diverger. Les Archives d Etat ont pour mission d apporter leur soutien aux différents services de l administration pour toutes les questions touchant au tri, au choix du support, à la conservation et à l archivage des documents. LES COURS ET SÉANCES DE FORMATION Pour faciliter la tâche des services, les Archives d Etat organisent, dans le cadre des cours du Centre de formation, deux sessions par année d un séminaire intitulé «Connaissance des archives et découverte des Archives d Etat». En outre, elles sont toujours disponibles pour dispenser leurs conseils dans les cas particulièrement complexes et pour organiser des séances d information spécifiques sur demande des services. En cas de doute ou de problème, il ne faut donc pas hésiter à faire appel à leurs conseils. Les procédures d archivage ainsi que les prescriptions concernant les supports, locaux, modes de consultation, etc., sont décrites en détail dans le document intitulé «Gestion des archives», disponible sous forme imprimée ou sur Internet à l adresse COMMENT SE PROCURER LE PAPIER D'ARCHIVE? Le papier d'archive sera introduit dans le courant de Sa distribution s'effectuera sous le contrôle des Archives d'etat. Seuls les services disposant d'un plan de classement et d'un calendrier de conservation pourront le demander à l'economat cantonal, sur préavis des Archives d'etat. 11

12 a u t r a v a i l Déchets de bureau Acquisition de matériel Le projet «Ecologie au travail» s inscrit dans le cadre de la loi sur l Agenda 21, votée par le Grand Conseil au printemps Il constitue un volet essentiel du système de management environnemental (SME) progressivement mis en place par l Etat de Genève. Son objectif est de limiter au maximum l impact sur l environnement des activités de l administration cantonale, en accord avec les principes du développement durable. Les ateliers «Ecologie au travail», chargés d élaborer les directives et les programmes d action, comprennent 70 représentants issus de tous les départements. Laboratoires Ecoles et université Cafétérias et restaurants Hôpitaux Construction Nettoyage Garages et mécanique L e s a t e l i e r s a u t r a v a i l Pour tout renseignement: tél: Inf-eau-déchets Nicolas Ducret - communication visuelle HEAA, Genève Illustrations de Martin Gühl Imprimé sur papier recyclé - novembre 2002 Imprimerie Pfirter frères sa - Petit-Lancy République et Canton de Genève

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