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1 ORIGINAL : English CLEARANCE : NATO SECRET DATE VALIDATED : 12 July 2012 VALIDATED BY : C. J. Rose ORGANIZATION : OPERATIONAL LOGISTICS SUPPORT PROGRAMME OFFICE, Programme Manager s Office POSITION No. : LO-90 TITLE : Technician GRADE : B-5 JOB CODE : A36 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The incumbent is responsible to the Programme Manager for providing technical and administrative support for Programme activities related to new project development and contract competitions. More precisely, he/she is responsible for executing the following tasks: RESPONSIBILITIES General Responsibilities Contributing to the internal assessments of the Project by identifying activities that are critical to the successful delivery of the project and necessary resolution of issues and risks that preclude successful delivery. Developing and monitoring project timelines and completing scheduling tasks to include developing, maintaining and using databases, Gantt charts and other management tracking tools. Ensuring accurate and timely documents, reports and process oversight. Assisting in performing risk assessment and mitigation for complex operational logistics support projects. Participating in surveys and tests at the Agency s facilities and in the field, and in evaluating project performance. Assisting in the preparation of technical specifications, Statements of Work (SOWs), specific contractual requirements and other documents required to implement agreed Quality Assurance (QA) support activities. Participating in meetings and conferences as required. If required, undertaking deployments, including duty travel, in direct support of NAC-approved operations/missions. Executing other related tasks as required in peacetime and any other appropriate tasks assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. Specific Responsibilities Executing assigned assessments of project processes, procedures and management as well as assessing the effectiveness of the work being carried out. LO-90 NATO UNCLASSIFIED FILE 2012

2 Drafting and modifying process maps and procedures to ensure that project activities are viable, effective and efficient in achieving the intended results. Assisting in identifying critical success factors and barriers to successful delivery of projects. Assisting in preparing and proposing Work Breakdown Structures (WBSs) of project activities. Proposing and monitoring project performance metrics in relation to project and quality plans. Raising database queries to extract relevant project support data from IT systems. Assisting in the development of training plans and documentation. Assisting in the provision of training to project staff members. Assisting in reviewing contractors proposals and in selecting contractors. Assisting in the evaluation and definition of quality requirements in Request for Proposals (RFPs) and offers from potential contractors during bid evaluation process. Reporting periodically to the Programme Manager concerning the Project Assurance performance in relation to defined objectives. Recommending methodologies for gathering and presenting statistical data on project activities with a view of continuous improvement. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Complete secondary school or equivalent education. Experience in project support and administration normally acquired as a Junior Technician after five to seven years in the Agency or in a similar organization. Knowledge of Project Assurance and related techniques, particularly from a military perspective. Knowledge of database structures with ability to manipulate large quantities of data. Knowledge of information systems at end-user level with experience in using personal computers and software packages. Good knowledge of one of the two official NATO languages and working knowledge of the other. Specific Qualifications Knowledge and experience in the use of Microsoft Project. Experience with continuous improvement methodologies. DESIRABLE QUALIFICATIONS Experience/training in PRINCE2 methodology would be an asset. Some experience in the administration of contracts and project management would be an asset. Good knowledge of the second official NATO language would be an asset. PERSONAL CHARACTERISTICS All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. LO-90 NATO UNCLASSIFIED FILE 2012

3 ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. LO-90 NATO UNCLASSIFIED FILE 2012

4 ORIGINAL : Anglais HABILITATION : NATO SECRET DATE DE VALIDATION : 12 juillet 2012 VALIDÉ PAR : C. J. Rose ORGANISATION : BUREAU DE PROGRAMME "SOUTIEN LOGISTIQUE OPÉRATIONNEL", Bureau du gestionnaire de programme N DU POSTE : LO-90 TITRE : Technicien(ne) GRADE : B-5 CODE POSTE : A36 LIEU D AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le gestionnaire de programme, le (la) titulaire est chargé(e) d'assurer le soutien technique et administratif des activités du programme liées à l'élaboration de nouveaux projets et au jeu de la concurrence en vue de l'attribution de marchés. Il (elle) exécute, plus précisément, les tâches suivantes : RESPONSABILITÉS Responsabilités générales contribuer aux évaluations des projets en interne en déterminant les activités qui sont essentielles à la réalisation des projets concernés, ainsi qu'au nécessaire traitement des problèmes et des risques qui empêchent cette réalisation ; établir et suivre les calendriers des projets et mener à bien les tâches de programmation, ce qui comporte l'élaboration, la tenue et l'exploitation de bases de données, de diagrammes de Gantt et d'autres outils de suivi de gestion ; veiller à l'élaboration, en temps utile, de documents et de comptes rendus précis et au contrôle des processus ; aider à procéder à l'évaluation et à l'atténuation des risques concernant des projets complexes de soutien logistique opérationnel ; participer à des études et à des tests dans les installations de l'agence et sur le terrain, ainsi qu'à l'évaluation des résultats de projets ; aider à élaborer les spécifications techniques, les cahiers des charges, les dispositions contractuelles spécifiques et d'autres documents nécessaires à la mise en œuvre des activités de soutien convenues en matière d'assurance de la qualité ; participer à des réunions et à des conférences selon les besoins ; si nécessaire, entreprendre des déploiements, y compris des déplacements de service, en soutien direct d'opérations ou de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord ; exercer d'autres tâches connexes selon les besoins en temps de paix et toutes autres tâches appropriées qui lui seront confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. Responsabilités particulières effectuer les évaluations qui lui sont confiées concernant les processus, les procédures et la gestion de projets et mesurer l'efficacité du travail réalisé ; LO-90 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER _12#1xx.doc

5 établir et modifier les cartes des processus et les procédures pour que les activités liées aux projets soient viables et efficaces et permettent d'atteindre les objectifs prévus de manière efficiente ; aider à l'identification des facteurs de succès critiques et des obstacles ayant un impact sur la réalisation des projets ; aider à établir et proposer des organigrammes des tâches (OT) portant sur les activités liées aux projets ; proposer et suivre les critères de mesure des résultats des projets par rapport à la planification de ces projets et au plan qualité ; lancer des "requêtes" d'interrogation de base de données afin d'extraire, des systèmes informatiques, des informations pertinentes pour le soutien des projets ; aider à l'élaboration des plans de formation et de la documentation y afférente ; aider à former le personnel affecté aux projets ; aider à examiner les offres des soumissionnaires et à sélectionner les fournisseurs ; aider à évaluer et à définir les exigences de qualité dans les appels d'offres (RFP) et dans les offres de fournisseurs potentiels lors du processus d'évaluation des offres ; rendre compte périodiquement au gestionnaire de programme des résultats obtenus en matière d'assurance projet par rapport aux objectifs fixés ; recommander des méthodologies permettant de rassembler des données statistiques relatives aux activités liées aux projets et de les présenter, en vue d'une amélioration continue. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Études secondaires complètes ou formation équivalente. Expérience du soutien et de l'administration de projets normalement acquise après cinq à sept années de service en qualité de technicien(ne) adjoint(e) au sein de l'agence ou d'un organisme similaire. Connaissance de l'assurance projet et des techniques connexes, en particulier dans une perspective militaire. Connaissance des structures de bases de données et aptitude à manier de grandes quantités d'information. Connaissance des systèmes d'information au niveau de l'utilisateur final, assortie d'une expérience en matière d'utilisation d'ordinateurs personnels (PC) et de progiciels. Bonne connaissance de l'une des deux langues officielles de l'otan et connaissance pratique de l'autre. Qualifications particulières Connaissance et expérience en matière d'utilisation de Microsoft Project. Expérience des méthodes d'amélioration continue. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Une expérience/une formation relative à la méthode PRINCE2 serait un avantage. Une certaine expérience de l'administration des contrats et de la gestion de projets serait un avantage. Une bonne connaissance de la seconde langue officielle de l'otan constituerait un atout. QUALITÉS PERSONNELLES Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. LO-90 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2012

6 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan ou leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. LO-90 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2012

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