DOCUMENT D INFORMATION ET EXEMPLES DE MISES EN SITUATION EXERCICE DE GESTION CADRE, CLASSE 4

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1 DOCUMENT D INFORMATION ET EXEMPLES DE MISES EN SITUATION EXERCICE DE GESTION CADRE, CLASSE 4 Numéro de l examen : EGC Gouvernement du Québec, 2016

2 Pour approfondir vos connaissances sur les emplois dans la fonction publique, consultez le site Dans le présent document, la forme masculine est employée sans discrimination et dans le seul but d alléger le texte. Vous pouvez obtenir de l information au sujet du Conseil du trésor et de son Secrétariat en vous adressant à la Direction des communications ou en consultant son site Web Direction des communications Secrétariat du Conseil du trésor 5 e étage, secteur , Grande Allée Est Québec (Québec) G1R 5R8 Téléphone : Sans frais : communication@sct.gouv.qc.ca Tous droits réservés pour tous les pays. Gouvernement du Québec 2016

3 Table des matières Description générale d un panier de gestion... 1 Utilisation de l examen... 1 Contenu de l examen... 1 EXEMPLE DE CONSIGNES ET DE MISE EN CONTEXTE DE L EXAMEN... 2 EXEMPLES DE MISE EN SITUATION ET QUESTIONS... 5 RÉPONSES... 8 iii

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5 Description générale d un panier de gestion Utilisation de l examen Le panier de gestion pour cadre, classe 4, est un type d examen à choix multiple utilisé en vue d évaluer plusieurs compétences nécessaires pour occuper un poste de cadre, classe 4. Cet examen présente une organisation fictive et précise le rôle que vous devrez assumer dans celleci. Par la suite, vous devrez répondre aux questions à choix de réponses liées à chacune des mises en situation. Vous trouverez de l information concernant ce type d examen dans le présent document, dans la «Fiche d information aux candidats» que vous avez reçue avec votre convocation ainsi que dans le «Document d information concernant les paniers de gestion» du Secrétariat du Conseil du trésor. Ce dernier document est disponible sur le site Web ou auprès de la personne responsable du processus auquel vous participez. Contenu de l examen Lors de la séance d examen, vous recevrez trois documents : «Partie A : Consignes, mise en contexte et documents de référence», «Partie B : Mises en situation et questions» et une feuille de réponse. La partie A inclut les consignes, le contexte, la mission et l organigramme de l organisation fictive, une description de vos tâches et responsabilités à titre de cadre, classe 4, ainsi que le budget annuel de votre direction. La partie B inclut les mises en situation et les questions qui y sont associées. Pour les besoins de l examen, vous assumerez le rôle d un cadre, classe 4, au sein d une organisation fictive. Vous devrez lire attentivement les documents de référence relatifs à un contexte fictif et répondre par la suite aux questions à choix multiple liées à chacune des mises en situation. Il est à noter que les mises en situation peuvent avoir des liens entre elles. Vous devez ainsi considérer les renseignements fournis dans les mises en situation précédant celle à laquelle vous répondez. Il est donc important de répondre aux questions dans leur ordre de présentation. Vous devez répondre à toutes les questions en noircissant, sur la feuille de réponse, la case correspondant à la réponse que vous avez choisie. Seules les réponses inscrites sur la feuille de réponse seront corrigées. La façon de remplir cette feuille de réponse vous sera présentée au début de la séance d examen. 1

6 EXEMPLE DE CONSIGNES ET DE MISE EN CONTEXTE DE L EXAMEN CONSIGNES Dans cet examen, vous avez à assumer le rôle d un cadre de classe 4 dans une organisation fictive, soit à la Direction des politiques et de l évaluation de l Agence québécoise de la médecine alternative (AQMA). Vous occupez maintenant le poste qui était préalablement occupé par Stéphanie Bérubé qui a quitté l AQMA depuis peu. Veuillez prendre note que, pour les besoins de l exercice, nous sommes en janvier Vous êtes maintenant en poste depuis environ trois semaines. Veuillez lire attentivement le contexte fictif et répondre par la suite aux questions à choix multiple liées à chacune des mises en situation. Ce moyen d évaluation ne vise aucunement à vérifier les connaissances propres à un domaine d activité professionnelle précis. CONTEXTE À l échelle mondiale, les médecines douces ou alternatives sont de plus en plus répandues. Elles désignent une grande variété de méthodes de traitement ayant une vocation préventive dans un cadre de soins hors des références de la médecine moderne. Elles se développent en complément ou comme solution de remplacement de la médecine classique. Elles concernent une large gamme de pratiques de soins qui ne font pas partie des traditions du pays et qui ne sont pas intégrées dans le système de santé conventionnel. Ainsi, l Agence québécoise de la médecine alternative (AQMA) a été créée par le gouvernement du Québec pour mener des recherches scientifiques sur les traitements médicaux dits non traditionnels ou alternatifs. MISSION L AQMA a pour mission d assurer l efficacité et la sécurité des traitements médicaux non conventionnels. À ce titre, elle a la responsabilité d informer le public ainsi que les professionnels du domaine de la santé sur l utilisation des traitements non conventionnels. 2

7 OBJECTIFS L AQMA a adopté trois objectifs : 1) Financer et mener des recherches scientifiques rigoureuses dans le domaine des médecines complémentaires et alternatives; 2) Réaliser des activités de recherche et de développement en partenariat avec d autres instances afin de contribuer à l innovation en matière de médecine non conventionnelle; 3) Sensibiliser et éduquer les citoyens du Québec en ce qui concerne l utilisation des médecines non conventionnelles ou alternatives. DIRECTION DES POLITIQUES ET DE L ÉVALUATION À titre de cadre, vous êtes responsable de l'ensemble des activités de la Direction des politiques et de l évaluation. Celle-ci a comme mandat de veiller à l établissement des politiques basées sur les données probantes dans le domaine de la médecine non conventionnelle. Elle doit donc s assurer que les activités de recherche et l établissement des politiques sont faits dans le respect de l éthique et de la sécurité. La Direction des politiques et de l évaluation est composée de trois unités qui correspondent à autant d équipes. Chacune est liée à un domaine précis : alimentation, thérapies manuelles et thérapies psychologiques. Les trois équipes sont placées sous la responsabilité de professionnels qui agissent à titre de chef d équipe. Chacune des équipes est chargée d assurer la conformité des politiques et de la recherche de son domaine d activité. Les équipes sont ainsi responsables de l application des politiques et de la sécurité pour les diverses recherches en cours. Le cadre, classe 4, assure la gestion des politiques de recherche en médecine non conventionnelle en fonction des règles établies. ORGANISATION L AQMA emploie 1000 personnes qui travaillent activement à la réalisation de sa mission. Une version abrégée de l organigramme est présentée à la page suivante. 3

8 Agence québécoise de la médecine alternative (AQMA) Conseil d administration Président Jocelyn Martineau Président-directeur général Richard Turmel Direction générale des opérations Alain Primeau Direction de la recherche Jacinthe Lepage Direction des politiques et de l évaluation VOUS Direction de la communication et des relations publiques Renaldo Estavez Unité de l alimentation Chef d équipe Estelle Racicot Unité des thérapies manuelles Chef d équipe Amélie Chaîné Unité des thérapies psychologiques Chef d équipe François Moreau 4

9 EXEMPLES DE MISE EN SITUATION ET QUESTIONS CADRE, CLASSE 4 Boîte de courriel Expéditeur Estelle Racicot, chef d équipe Unité de l alimentation Destinataire VOUS Date 20 janvier 2033 Objet Délais de livraison et matériel Bonjour, Comme vous le savez, les recherches faites sur les humains dans le secteur de l alimentation doivent d abord obtenir un certificat de conformité à l éthique pour être admissibles à recevoir des fonds de recherche de l AQMA. Plus précisément, notre équipe se rend sur les lieux de la recherche afin de s assurer que les droits fondamentaux des humains et la préoccupation quant à leur bien-être sont respectés. Notre protocole exige également que les inspecteurs de l AQMA se rendent sur les lieux pour y remplir une grille d analyse à l aide d équipements médicaux qui leur permettent de vérifier l absence de danger pour les humains. Nous éprouvons en ce moment des difficultés importantes avec notre fournisseur de ces équipements médicaux, la firme BioTech-QC avec laquelle nous avons établi une entente contractuelle. En effet, non seulement nous avons reçu les articles avec trois semaines de retard, mais, en plus, les produits ne correspondaient pas à ceux que nous avions commandés. J ai communiqué avec le responsable des ventes chez BioTech-QC pour l informer de la situation. Ce dernier m a indiqué que nous devions faire une nouvelle commande et que les délais de livraison sont d environ 30 jours en ce moment. Sans ces équipements, nous ne pouvons pas procéder aux analyses nécessaires à la délivrance des certificats d éthique. Plusieurs équipes de recherche ont exprimé leur frustration par rapport à ce délai supplémentaire : tant qu elles n ont pas leur certificat d éthique, elles ne peuvent pas réaliser leurs opérations quotidiennes. Certaines équipes ont même indiqué leur intention de porter plainte auprès de la direction de l AQMA. Estelle Racicot Chef d équipe Unité de l alimentation Direction des politiques et de l évaluation Agence québécoise de la médecine alternative 5

10 1. Parmi les actions suivantes, laquelle représente la première action à entreprendre afin de gérer la situation? a) Vous communiquez avec les chefs d équipe des autres unités afin de vérifier s ils ont en stock une quantité suffisante de ces équipements qu'ils pourraient fournir à l Unité de l'alimentation d ici la réception des produits commandés. b) Vous communiquez avec votre supérieur immédiat afin de lui proposer de changer de fournisseur et vous faites des recherches en ce sens. c) Vous demandez au chef d équipe concerné de communiquer avec l ensemble des équipes de recherche afin de leur expliquer les raisons des retards et de présenter des excuses compte tenu de la situation. d) Vous demandez au chef d équipe d appeler le fournisseur d équipements afin de vérifier les raisons des erreurs concernant les équipements envoyés et de faire pression afin que le matériel commandé parvienne rapidement à son équipe. 2. Quelle serait, parmi les actions suivantes, la meilleure approche à utiliser pour régler la situation avec ce fournisseur? a) Vous communiquez avec le fournisseur BioTech-QC afin de lui ordonner d envoyer immédiatement les équipements médicaux commandés par l Unité de l'alimentation, sans quoi vous ne traiterez plus avec son entreprise. b) Vous indiquez au responsable de BioTech-QC que vous refusez de payer le matériel reçu compte tenu des retards de livraison et des erreurs quant aux produits reçus. c) Vous demandez aux responsables de la gestion des contrats de l AQMA de vous donner des conseils par rapport à la façon de régler la situation avec le fournisseur. d) Vous communiquez avec d autres fournisseurs potentiels afin de discuter de vos besoins et de vérifier leurs modalités de livraison. 6

11 Boîte de courriel Expéditeur Justine Chabôt, professionnelle de l Unité des thérapies manuelles Destinataire VOUS Date 24 janvier 2033 Objet Problèmes personnels Bonjour, J aimerais vous faire part de problèmes auxquels je suis confrontée depuis plusieurs mois. Je fais face à de nombreuses difficultés dans ma vie personnelle, qui ont malheureusement des impacts sur mon travail. En effet, à raison de quatre ou cinq fois par mois, je dois me rendre à des rendez-vous médicaux, ce qui m'impose de prendre régulièrement des demi-journées de congé. De plus, je dois fréquemment m absenter du travail pour prendre soin de mes enfants. Au départ, ma chef d équipe était compréhensive et m accordait mes congés. Toutefois, depuis quelques semaines, elle mentionne qu il devient de plus en plus difficile de m'accorder ces accommodements. Elle sous-entend également que «j exagère avec mes problèmes». Par contre, elle accepte que mon collègue David Fortier accompagne fréquemment son épouse à ses traitements de chimiothérapie. Je trouve que mes raisons sont aussi valables que les siennes et je ne vois pas pourquoi ce collègue serait traité différemment de moi. Je suis dans une situation délicate puisque j aime mon emploi, mais la situation vécue à la fois à la maison et avec ma chef d équipe me préoccupe grandement. Je trouve injuste d être pénalisée au travail pour des difficultés personnelles alors que je suis très performante lorsque je suis présente. Je comprends que ma situation est particulière, mais j aimerais vraiment pouvoir compter sur vous pour m aider à concilier le travail avec ma vie personnelle. Justine Chabôt Professionnelle Unité des thérapies manuelles Direction des politiques et de l évaluation Agence québécoise de la médecine alternative 7

12 3. Compte tenu de l information présentée, quelle serait la première action à entreprendre pour faire face à cette situation? a) Vous communiquez avec Justine Chabôt afin d obtenir des renseignements supplémentaires et explorer des pistes de solution avec elle. b) Vous rencontrez sa supérieure Amélie Chaîné afin de lui faire de part de vos attentes quant à l importance de soutenir les employés dans les moments difficiles. c) Vous prévoyez une rencontre avec Justine Chabôt et Amélie Chaîné afin de les laisser s exprimer sur leurs préoccupations. d) Vous communiquez avec les ressources humaines afin d évaluer la possibilité d offrir, à titre temporaire, un horaire de travail réduit à cette employée. 4. Parmi les énoncés suivants, quelle action représente la meilleure façon d éviter que ce type de situation se produise à l avenir? a) Vous diffusez à tous les employés de votre direction l'information relative au programme d aide aux employés. b) Vous rencontrez vos chefs d équipe individuellement afin d échanger sur l importance de bien gérer la problématique de l absentéisme. c) Vous prévoyez une formation sur la gestion du personnel pour aider vos chefs d équipe à mieux réagir dans des situations similaires. d) Vous communiquez avec votre responsable à la Direction des ressources humaines afin d'obtenir de l'accompagnement relativement à la gestion des absences. RÉPONSES À la question 1, la meilleure réponse est a). À la question 2, la meilleure réponse est c). À la question 3, la meilleure réponse est a). À la question 4, la meilleure réponse est d). Par souci d'équité, aucun renseignement supplémentaire relativement à ces exemples n est disponible et ne sera communiqué. 8

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