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1 Aide-mémoire

2 Zotero est un logiciel de gestion bibliographique gratuit jusqu à 300 Mo et open source. Cet outil permet de collecter des références bibliographiques, de créer des bibliographies et d insérer des citations et des références bibliographiques dans un document de traitement de texte (Word, Open office, ). Installation Zotero est une extension du navigateur Firefox. Il est possible de télécharger Firefox gratuitement sur le site: https://www.mozilla.org/fr/. Aller sur le site web de Zotero : https://www.zotero.org/ et cliquer sur Download now. 1. Installation de Zotero Cliquer sur Zotero for Firefox. Le navigateur demande l autorisation d installer ce logiciel. Cliquer sur Autoriser, installer Zotero et redémarrer Firefox. 2. Installation du Plugin Word Cliquer sur Plugin for Word or Libre Office, puis sélectionner le plugin adéquat en fonction du système d exploitation (Windows ou Mac) de l ordinateur. Cliquer sur Autoriser, installer le Plugin et redémarrer Firefox. Zotero Plugin Word Il est aussi possible de télécharger la version Zotero standalone qui ne nécessite pas le navigateur Firefox, permettant ainsi une utilisation avec Google Chrome ou Safari. Nous vous recommandons cependant d utiliser Firefox. 2

3 Compte personnel Création du compte La création d un compte permet l utilisation de la bibliothèque sur différents ordinateurs ainsi que le partage de la bibliothèque avec plusieurs utilisateurs (voir chapitre Partage de la bibliothèque). Après l installation de Zotero, au démarrage de Firefox, une page vous propose de créer un compte. S enregistrer et une confirmation sera envoyée par . Cliquer sur le lien envoyé pour valider le compte. Connexion au compte Pour se connecter au compte personnel, ouvrir Zotero en cliquant sur dans la barre d outils du navigateur, aller dans Actions Préférences Synchronisation et entrer le nom d utilisateur ou l adresse et le mot de passe. En cas de changement d ordinateur, il faut installer Zotero sur Firefox et se loguer sur le compte. Pour récupérer les données intégrées sur un autre poste, cliquer sur Synchronisation avec le serveur Zotero. Interface Au redémarrage de Firefox, après l installation, l icône de Zotero apparaît dans la barre d outils du navigateur. Cliquer dessus pour faire apparaître ou disparaître l interface. Colonnes L interface se présente en 3 colonnes : Collections Références Détails de la référence 3 sélectionnée

4 Barre d outils Création «manuelle» d une nouvelle référence ou importation d un fichier Recherche d une référence d après son identifiant (ISBN, DOI) Enregistrement d un lien Paramètres : Importation, Exportation, Préférences (login ) Recherche Importation d une référence à partir de la page Web courante Insertion d une note Recherche avancée Importation et saisie manuelle des références Importation de références depuis la barre d adresse Lors de recherches sur des sites web, des catalogues ou des bases de données, à l affichage des résultats, Zotero propose différentes icônes dans la barre d adresse du navigateur pour importer les références automatiquement dans l interface. Il est recommandé de créer une collection au préalable en cliquant sur (voir chapitre Gestion de la bibliothèque). 1. Sélectionner la collection crée. 2. Cliquer sur l icône dans la barre d outils, à droite du. 1 si la page web contient une liste de plusieurs références bibliographiques s il s agit d'une notice unique d article s il s agit d une notice unique de livre s il s agit d une page Web s il s agit d un travail académique 3. S il s agit de l icône, une fenêtre intermédiaire permet de sélectionner les notices de la page courante. Cocher les titres désirés pour les importer dans Zotero. 4. Un message confirme l'importation. 5. Les notices apparaissent directement dans la colonne centrale, dans une collection sélectionnée au préalable

5 Importation d une page web Si aucune icône n apparaît dans la barre d adresse, il est possible d importer une référence créée à partir de la page web courante : cliquer sur Créer un document à partir de la page courante. C est une copie de la page internet telle qu elle se présente. Les données d une capture d écran n étant pas toujours complètes, les ajouter ou les modifier dans la colonne de droite de l interface si nécessaire (ne pas oublier de choisir le type de document dont il s agit). Importation d une référence à partir d un identifiant En cliquant sur, et en ajoutant l identifiant d un livre (ISBN) ou d un article (DOI, PubMed ID), Zotero va chercher sur Internet la référence correspondante. S il la trouve, elle sera directement importée dans la colonne centrale. Création manuelle d une référence Si une référence n existe pas sur Internet, il faut l insérer manuellement : 1. Cliquer sur Nouveau document. 2. Choisir le type de document dont il s agit (cliquer sur Plus si besoin). 3. Remplir ensuite les différents champs dans la colonne de droite Gestion des PDF Importation de fichiers PDF liés à une référence Une référence peut être accompagnée d un PDF qui sera capturé automatiquement dans Zotero (ex. Google scholar, PDF Full Text de CINAHL). Si la capture n est pas automatique (PubMed, CINAHL), il est possible d importer le PDF de deux manières différentes : 1. Sur la page de l éditeur, cliquer sur le lien PDF affiché et le glisser-déposer (drag and drop) dans Zotero, directement sur la référence correspondante. 2. Enregistrer le PDF sur l ordinateur. Dans Zotero, sélectionner la notice souhaitée, cliquer sur Joindre une copie enregistrée d un fichier et sélectionner le fichier désiré. 5

6 Importation de fichiers PDF non liés à une référence Si un fichier PDF n est lié à aucune référence, on peut l insérer dans Zotero de deux façons : 1. Si le fichier PDF se trouve en ligne, cliquer sur Créer un nouveau document à partir de la page courante. 2. Si le document PDF est enregistré sur l ordinateur, a. soit ouvrir le dossier qui le contient et glisser-déposer le fichier (drag and drop) dans la colonne centrale b. soit cliquer sur Nouveau document, puis Stocker une copie du fichier et sélectionner le PDF désiré. Attention : un fichier PDF indépendant ne contient pas toutes les informations nécessaires pour le citer tel quel dans une bibliographie. Il va donc falloir trouver ou créer la référence correspondante au PDF. Données incomplètes pour une bibliographie PDF indépendant 1. Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier PDF, puis sur Récupérer les métadonnées du PDF. (Il est possible qu une fenêtre s ouvre en demandant d installer les outils PDF. Si c est le cas, cliquer sur Ouvrir les préférences, cliquer sur Contrôle de l installateur, puis sur Installer. Une fois installé, cliquer sur Ok et reprendre la procédure.) 2. Si aucune référence en lien avec le PDF n est trouvée, il faut en créer une en cliquant sur Créer un document parent. Une référence bibliographique va être liée au PDF. Saisir alors manuellement les éléments manquants dans la colonne de droite (ne pas oublier de choisir le type de document dont il s agit)

7 Gestion de la bibliothèque Colonne de gauche : collections Ma bibliothèque contient toutes les références importées. Elle peut être subdivisée en collection et sous-collections. Elle ne peut être ni supprimée ni renommée. Pour créer une nouvelle collection, cliquer sur Nouvelle collection Nouvelle collection et lui donner un nom. Collections En cliquant sur le bouton droit d une collection, on peut ajouter une sous-collection, supprimer ou renommer une collection. Colonne centrale : références Insertion d une référence dans une collection Pour insérer une référence dans une collection, sélectionner une référence dans la colonne centrale et la glisser-déposer (drag and drop) dans la collection désirée. A noter que la référence n'est pas retirée de la collection d'origine. Une référence peut être classée dans plusieurs collections différentes. Suppression d une référence Cliquer sur le bouton droit et choisir une des options proposées : 1. Retirer le document de la collection (pour supprimer uniquement la référence de la collection : la référence reste dans Ma bibliothèque). 2. Mettre le document à la corbeille (pour supprimer définitivement la référence de la base Zotero). 7

8 Affichage des références dans la colonne centrale Par défaut, les champs titre, créateur apparaissent dans la colonne centrale. En cliquant sur l entête de chaque champ, il est possible de les trier par ordre alphabétique. L icône permet de personnaliser l'affichage des références en insérant d'autres champs, comme Année de publication, type de document etc. Les notices qui ont un fichier attaché sont signalées dans Zotero par un point bleu sur la flèche à gauche de la notice, les fichiers apparaissent.. En cliquant Colonne de droite : détails d une référence En sélectionnant une référence dans la colonne centrale, le détail de celle-ci s'affiche dans la colonne de droite. Pour générer une bibliographie correcte, il est vivement recommandé de vérifier les informations et de faire toutes les modifications nécessaires concernant les champs des références dans cette partie. Consulter également les tutoriels vidéos réalisés par le centre de documentation de la HEdS en collaboration avec l Université de Genève : https://www.hesge.ch/heds/centredocumentation/citations-et-references-bibliographiques/logiciels Partage de la bibliothèque Pour travailler à plusieurs, il est possible de créer des bibliothèques de groupes en cliquant sur l icône et en se connectant sur son compte. Suivre les indications données. Les nouveaux groupes apparaissent automatiquement sur l interface Zotero à la prochaine synchronisation et se trouvent dans la rubrique, située sous la bibliothèque personnelle dans la colonne de gauche. Pour plus de détails sur les procédures de partage de bibliothèque, consulter le document Procédure pour le partage de données (création d un groupe) : 8

9 Bibliographie à partir d une collection 1. Sélectionner une collection. 2. Cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir Créer une bibliographie à partir de la collection. 3. Choisir le style de citation. 4. Sélectionner Enregistrer au format RTF et cliquer sur Ok. 5. Choisir l'emplacement et le nom de votre fichier puis Enregistrer. 6. Ouvrir le fichier avec Word ou Open Office et la bibliographie s affiche. Pour les étudiants et les collaborateurs de la HEdS, il est impératif de vérifier la bibliographie pour qu elle soit aussi aux normes fixées par l institution. Consulter le document Vérification Bibliographie : Bibliographie à partir des citations insérées dans un texte (Word) Après avoir installé le plugin Word pour le traitement de texte (voir chapitre Installation) ouvrir le traitement de texte Word, et cliquer sur l onglet Compléments. Une barre d'outils apparaît. (Pour les Mac, se référer à la partie : Interface Word pour Mac) 9

10 Insertion de citations pendant la rédaction Insertion d une citation 1. Placer le curseur dans le texte à l endroit où vous souhaitez insérer la référence et ajouter un espace. 2. Cliquer sur Zotero insert citation. 3. Une première fenêtre s ouvre permettant de choisir le style de citation cliquer sur Ok. Une barre de saisie s ouvre : a. Soit, taper un nom d auteur ou un mot-clé pour rechercher la référence puis sélectionner la référence désirée. Pour ajouter des numéros de pages, double cliquer sur la référence, puis cliquer deux fois sur Enter. b. Soit, cliquer sur puis sur Vue classique. Une fenêtre s ouvre permettant de sélectionner le document à citer. Cliquer sur Ok. 4. L auteur et la date viennent s insérer dans le texte. «L amniocentèse : la biologie moléculaire avec les techniques de PCR a permis un progrès important dans le diagnostic des varicelles congénitales.» (Mirlesse & Lebon, 2003) Modification d une citation Permet de modifier ou supprimer une citation. 10

11 Création de la bibliographie à partir des références insérées dans le texte 1. Positionner le curseur en début de ligne 2. Cliquer sur Zotero insert bibliography et les références citées apparaissent. 3. Les références suivantes s intégreront automatiquement selon le style choisi une fois leur citation insérée. Citation Citation Références bibliographiques Modification d une référence Permet de modifier une référence dans la bibliographie. Il est recommandé de faire un maximum de modifications directement dans l interface Zotero, avant d insérer les citations et de créer la bibliographie (voir chapitre Gestion de la bibliothèque), pour éviter de perdre les modifications à la prochaine mise à jour. Mise à jour de la liste de références Permet de prendre en compte les modifications apportées en rafraîchissant la page. Changement de style de citation Permet de changer de style de citation Suppression des codes de champs Permet de supprimer les liens entre les citations et les références bibliographiques. Les références sont conservées dans le document mais il n'est plus possible de les mettre à jour à partir de Zotero. Interface Word pour Mac Le plugin Word de Zotero ne se présente pas de la même façon sur Mac que sur PC. Consulter également les tutoriels vidéo réalisés par le centre de documentation de la HEdS en collaboration avec l Université de Genève : 11

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