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1 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet V5 Préparée par François Charron et Jean-Philippe Desbiens Département de génie mécanique Université de Sherbrooke Mise à jour le 28 janvier 2005

2 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 2 TABLE DES MATIÈRES 1. CONTEXTE DE L ÉTUDE PRÉLIMINAIRE DÉFINITION DU PROJET LA CLIENTÈLE VISÉE LES PRODUITS COMPÉTITEURS LES SPÉCIFICATIONS FONCTIONNELLES IMPORTANTES LES TECHNIQUES IMPORTANTES SELON LE MARCHÉ LES OPPORTUNITÉS DE MARCHÉ DÉFINITION DES RESSOURCES NÉCESSAIRES LES RESSOURCES TECHNIQUES Les connaissances scientifiques Les techniques LES RESSOURCES HUMAINES DISPONIBLES LES RESSOURCES FINANCIÈRES Budget préliminaire Sources de financement ÉCHÉANCIER ANALYSE DES RISQUES ET MESURES DE MITIGATION PRISE DE DÉCISION DOCUMENTATION ET RÉFÉRENCES LES ÉTUDES COMPLÉMENTAIRES...23

3 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 3 1. Contexte de l étude préliminaire L étude préliminaire a pour objectif de démontrer la faisabilité d une idée de projet par l entremise de l analyse de divers éléments. La Figure 1 montre le schéma des éléments principaux de l étude préliminaire. Au terme des activités entourant ces éléments, des décisions sont prises par l équipe de projet en toute connaissance de cause. Tel que présenté sur la Figure 1, il existe deux branches d activités principales dans l étude préliminaire : A. La définition du projet C. La définition des ressources nécessaires pour la réalisation du projet La branche A. Définition du projet concerne tous les éléments qui doivent être définis et documentés à propos de la nature exacte du projet de conception. La branche C. Définition des ressources nécessaires pour la réalisation du projet concerne pour sa part les ressources qui sont disponibles ou qui devront (ou pourront) être vraisemblablement mises en place pour réaliser le projet de conception. Évidemment, pour être en mesure de cibler les ressources nécessaires au projet, il faut nécessairement définir le projet (étape A) une première fois et identifier quelques solutions préliminaires possibles (technologies, principe global, matériaux, mécanismes, concepts, etc.). À partir de ces solutions, il est généralement possible de déterminer une solution préliminaire préférée (étape B) qui, à première vue, semble avoir de bonnes chances de succès. La solution préliminaire est un amalgame de concepts grossiers utilisant des techniques et permettant de réaliser l ensemble des spécifications fonctionnelles préliminaires du produit. On ne précise pas nécessairement la géométrie exacte pour le moment. Bien entendu, à cette étape, ce choix dépend grandement de l expérience des membres de l équipe et de celle du client. Ceci peut parfois apporter des solutions farfelues selon la créativité et l audace de l équipe de projet. Cependant, c est en essayant de définir les ressources nécessaires pour la réalisation du projet (étape C) que l équipe sera en mesure de se convaincre et de convaincre son client de la faisabilité du projet (niveau de difficulté technique, quantité de travail, etc.). Nécessairement, il s en suivra une révision de la définition du projet, de la solution préliminaire et de la définition des ressources de manière itérative jusqu à ce que ces trois volets soient cohérents. Ce processus itératif est illustré sur la Figure 1 par les différentes flèches. Par la suite l activité D. Analyse de risques et mesures de mitigations consiste à relever les quelques interrogations ou incertitudes qui n ont pu être éclaircies lors de la réalisation des activités A, B et C de l étude préliminaire. Bien entendu, tout projet comporte des incertitudes qui sont susceptibles d occasionner des événements critiques (risques) en cours de projet. Les mesures de mitigations sont alors des moyens de réduire la probabilité ou les impacts de ces événements sur le déroulement du projet. Suite à l analyse des risques et à la définition de mesures de mitigation, la définition du projet pourra encore être modifiée si nécessaire, selon le

4 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 4 cas, pour assurer la faisabilité du projet de conception (ex. on pourrait diminuer le niveau de certaines spécifications fonctionnelles avec le client pour éliminer un risque donné). Finalement, l activité E. Décision sur le projet complète l étude préliminaire et tel que son nom l indique, l équipe de projet doit se prononcer sur la mise en route ou non de leur idée de projet en se basant évidemment sur l analyse réalisée dans les activités A, B, C et D de l étude préliminaire. Ce document vise principalement à synthétiser l ensemble des activités de l étude préliminaire tout en donnant quelques indications supplémentaires sur les éléments les plus ambigus. Voici donc un guide pratique pour la réalisation de l étude préliminaire qui est en quelque sorte une synthèse et un complément aux notes du cours ING Gestion de projet.

5 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 5 Idée de projet A. Définition du projet B. Solution préliminaire envisagée 1. Nature du projet : - Énoncé - Problématique - Objectifs C. Définition des ressources 2. Formulation préliminaire du projet : - Besoins du client/partenaire - Spécifications fonctionnelles - Contraintes - Confidentialité - Antériorité (point de départ du projet) - Complexité - Livrables 3. Partenaires du projet 1. Ressources techniques : - Connaissances et compétences des membres - Nouvelles connaissances, compétences et technologies à maîtriser pour la réalisation du projet 2. Ressources humaines disponibles : - Internes (équipes, UdeS) - Externes (partenaires, autres) Non D. Non Oui Risques et mesures de mitigation Oui Est-ce que A, B et C sont cohérents? 3. Ressources financières : - Internes (membres, etc.) - Externes (commandites, partenaires, etc.) 4. Échéancier : - Durée des activités - Répartition des tâches - Dates butoires Est-ce que les risques sont acceptables? E. Décision sur le projet Est-ce que l idée de projet doit être mise de l avant? Figure 1 : Schéma des activités et éléments de l étude préliminaire du projet

6 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 6 2. Définition du projet Bien entendu, la définition du projet consiste majoritairement à documenter certains éléments concernant la nature du projet et sa formulation préliminaire. La nature du projet est définie avec l aide du client ou du partenaire. Tandis que la formulation préliminaire est généralement élaborée avec d une part les besoins et spécifications fonctionnelles du client et d autre part avec des informations provenant des produits compétiteurs disponibles sur le marché. Pour recueillir les données sur le marché, il est de rigueur d effectuer une étude de marché. À noter que dans certains cas, l étude de pré-faisabilité de marché peut être réalisée en partie. Voici donc une description brève des éléments qui sont généralement couverts lors d une étude de marché tel que mentionné dans les notes du cours ING La clientèle visée Cette activité consiste à identifier les acheteurs et utilisateurs des produits compétiteurs. Il faut bien entendu déterminer quelle est votre clientèle visée parmi ceux-ci. Voici une liste de vérification (checklist) pour l identification de la clientèle: No Éléments à vérifier OK Qui sont les clients potentiels des différents produits compétiteurs dans le segment du marché? Quelles sont les différences entre les besoins des différents clients? Quel est le prix de vente estimé selon la clientèle potentielle? Est-ce que l acheteur est aussi l utilisateur direct du produit? 2.2. Les produits compétiteurs En tout premier lieu, il est essentiel d identifier dans quelle niche (segment) du marché le produit se positionne. Le segment du marché est en fait le sous-ensemble de produits destinés à une clientèle particulière qui a également ses besoins, et par conséquent ses spécifications particulières. Par exemple, si on prend le marché des vélos. Il existe plusieurs sous-ensembles (segments du marché) de produits du marché qui s adressent à des clientèles différentes. Le type de vélo (de route, de montage, hybride, tandem, etc.) et la clientèle visée (les professionnels, les cyclotouristes, les amateurs de sensations fortes, les triathloniens, les enfants, etc.) définissent le segment de marché dans lequel un vélo sera commercialisé. Ainsi un vélo de montagne de compétition destiné à un professionnel de la descente n a pas les mêmes

7 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 7 spécifications techniques, ni le même prix de vente qu un vélo de plaisance destiné à une fillette de six ans. Une fois le segment du marché visé identifié, il importe de passer en revue les produits compétiteurs disponibles sur le marché qui pourraient concurrencer avec le produit à concevoir ou du moins répondre aux mêmes besoins. Si le produit à concevoir n appartient à aucun segment existant du marché, il faut alors le comparer avec ceux qui sont les plus proches. Voici une liste de vérification (checklist) pour la recherche d informations sur les produits compétiteurs : No Éléments à vérifier OK Est-ce que des produits ou entreprises ont été recherchées sur Internet par l entremise des moteurs de recherche populaires (Google, Yahoo, Altavista, la toile du Québec, etc.)? Quels sont les fournisseurs des produits compétiteurs (aller en voir sur place si possible)? Est-ce que des compagnies qui possèdent des produits compétiteurs identifiés peuvent être contactées pour une visite industrielle ou une démonstration (ex. visite des moules SAMCO pour le projet McGrO)? Est-ce possible d acheter ou d emprunter des produits compétiteurs neufs ou usagés, si les coûts le permettent (ex. acheter des vélos) pour les désassembler et étudier leur conception? Est-ce qu une recherche de brevet a été réalisée (voir la section «Ressources pour les projets» du site de la conception mécanique)? Quel est le prix de vente des produits dans le segment du marché visé? Quels sont les niveaux de qualité et de performance des produits? Quels sont les qualités et les défauts des produits compétiteurs? Quels sont les points communs à tous les produits sur le marché? Quelles sont les principales spécifications techniques des produits? 2.3. Les spécifications fonctionnelles importantes Lorsqu on connaît mieux les produits compétiteurs ainsi que celles qui sont importantes pour le client, il est possible de faire ressortir les spécifications fonctionnelles génériques et critiques du produit. Les spécifications fonctionnelles génériques sont en quelque sorte moins significatives dans les performances du produit. Ainsi, on peut affirmer qu une spécification fonctionnelle est critique quand : Elle influence grandement le coût du produit et/ou; Elle influence grandement la décision du client; Elle est très difficile à atteindre techniquement mais est une nécessité pour se démarquer des compétiteurs et/ou; Elle est liée à des équipements ou techniques dont l accessibilité est restreinte et/ou;

8 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 8 Elle interfère avec une autre spécification fonctionnelle de sorte que lorsqu on augmente la performance d une spécification critique, la performance d une autre décroît (ex. en augmentant les dimensions d un moteur de fusée, on obtient une plus grande poussée. Cependant, ce gain de performance est réduit puisque la masse de la fusée à accélérer augmente également). Sans toutefois négliger les spécifications génériques moins importantes mais qui doivent être connues, l emphase doit être mise sur celles qui sont critiques durant l étude préliminaire. Les spécifications critiques sont celles qui permettront au produit de se distinguer sur le marché, c est-à-dire de surprendre le client en comblant une attente exprimée ou non tout en favorisant un niveau de performance élevé (excitation ou performance). Le diagramme de Kano, montré à la Figure 2, illustre cette relation entre les attentes du client (exprimées ou non), le niveau de satisfaction (ordonnée) et le niveau de performance (abscisse) du produit. Les spécifications génériques sont celles associées aux attentes de base sur le diagramme de Kano et ne contribuent pas significativement à la satisfaction du client puisqu elles sont intrinsèques au produit (ex. un client qui achète une voiture s attend à ce qu elle puisse freiner). Figure 2 : Diagramme de Kano (tiré de la page 3.11 des notes du cours IMC 156 Méthodologie de conception) Aussi, il s avère intéressant de réaliser une analyse par ratio de certaines spécifications identifiées (génériques ou critiques). Souvent, les ratios entre certaines spécifications sont plus révélateurs que ces dernières prises séparément (ex. qualité/prix, poids/volume, consommation d énergie/puissance etc.).

9 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 9 Voici une liste de vérification (checklist) pour l identification des spécifications fonctionnelles critiques: No Éléments à vérifier OK Quelles sont les grandeurs des spécifications techniques critiques du produit à concevoir (puissance, vitesse, couple, force, pression, température d opération, etc.)? Note : Dans le cas d un produit fait sur mesure (custom), il est possible qu il n existe pas de produits à partir desquels les spécifications critiques peuvent être dérivées (ex. conception d un banc d essai). Il faut alors effectuer davantage de calculs préliminaires et utiliser des similarités avec d autres systèmes pour vérifier si les spécifications préliminaires du client peuvent être vraisemblablement atteintes Quelles spécifications fonctionnelles constituent une haute performance? Quelles sont les spécifications des produits les plus et moins compétitifs sur le marché (intervalle de performance)? Où se situent les spécifications préliminaires énoncées par notre client par rapport à celles des produits du marché actuel? Est-il vraisemblable de penser que les spécifications des produits commerciaux/industriels pourront être égalées ou surpassées avec les ressources mises à la disposition de l équipe de projet (budget, temps, ressources humaines, etc.)? Quels sont les ratios de spécifications importants ou significatifs (ex poids/volume)? Validation des spécifications fonctionnelles critiques par des calculs Aussi, il est essentiel de faire quelques calculs pour vérifier si l atteinte des spécifications fonctionnelles critiques est possible lors du choix d une solution préliminaire à l étape B de la Figure 1. De plus, il peut arriver que certaines spécifications préliminaires n aient pas été identifiées par le client (ex. puissance électrique nécessaire pour l opération d un chauffe-eau à microondes) ou encore que certaines soient propres à votre produit par rapport au marché ciblé. Dans ce cas, il est de votre devoir d effectuer des calculs pour valider si les spécifications visées (ex. puissance de chauffage en watts) sont raisonnables, surtout si aucun produit compétiteur n utilise la même technique (ex. les micro-ondes) que votre produit pour réaliser la même fonction (ex. chauffer l eau). Dans le cas du chauffe-eau à micro-onde par exemple, on peut démontrer par des calculs que la puissance électrique nécessaire à son opération dépasse largement celle disponible à l entrée d une résidence. Ceci rend donc impossible l utilisation de cette technique de chauffage de l eau pour produire une puissance comparable à celle d un chauffe-eau

10 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 10 électrique traditionnel. Évidemment, il est donc inutile de réaliser un tel chauffe-eau dans l espoir de le commercialiser pour une application résidentielle. Cet exemple tiré d un véritable projet majeur de conception montre bien l importance des calculs dans la validation des spécifications préliminaires DÈS L ÉTUDE PRÉLIMINAIRE Les techniques importantes selon le marché Chaque produit à concevoir est composé de pièces diverses qui appartiennent toutes à des techniques particulières (ex. roulement à billes, ventilateur, automate industriel, carte de contrôle, engrenages, etc.). Il faut reconnaître les techniques associées au produit qui risquent d engendrer des contraintes de conception ou des difficultés particulières dépendamment des compétences de l équipe de projet (ex. concevoir une aile d avion pour des étudiants de S-5). Pour ce faire, on procède à une étude de pré-faisabilité technique décrite plus loin où les techniques complexes envisagées pour le produit sont analysées plus en détails Les opportunités de marché À la suite de l analyse du marché, on procède à l identification des opportunités de marché. Ces dernières représentent les besoins et spécifications énoncés par le client qui ne sont pas comblés par aucun produit sur le marché. Cependant, même si une opportunité de marché est identifiée, il n est pas certain que ce soit techniquement ou économiquement possible (ex. infuser une tasse de café en 10 secondes quand la meilleur cafetière industrielle permet de le faire en 30 secondes). C est évidemment pour cette raison qu on défini les éléments nécessaires à la réalisation du projet avant d évaluer les risques du projet et de prendre une décision pour la mise en route du projet. 3. Définition des ressources nécessaires 3.1. Les ressources techniques Pour savoir si un projet est faisable, il faut évidemment se convaincre que les objectifs de conception du produit sont raisonnables et techniquement réalisables compte tenu des ressources de l équipe. Quand on parle de ressources, il est question notamment des connaissances scientifiques et techniques essentielles pour créer le produit. Voici donc brièvement en quoi consistent ces ressources.

11 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet Les connaissances scientifiques Dépendamment du domaine auquel le produit appartient (manufacturier, pâtes et papier, produit grand public, aéronautique, aérospatiale, domaine pharmaceutique, etc.), il existe des connaissances qu il faut identifier et documenter. On cherche d abord à identifier les connaissances que l équipe ne possède pas et qui sont disponibles via diverses sources : Les cours magistraux enseignés dans le cadre du baccalauréat; Les livres; Les revues techniques; Les brevets; Les normes; Les articles scientifiques; Les sites Internet en général (Universités, organisations, etc.); Les sites de fournisseurs des techniques; Le site Internet du génie de la conception (www.conception.gme.usherb.ca ); Etc. Si ce n est pas suffisant pour être à l aise avec les connaissances requises pour concevoir le produit, des personnes compétentes dans le domaine peuvent être interviewées et rencontrées. Il est important dès cet instant de prendre l habitude d archiver vos informations dans un logbook personnel et si possible de faire des résumés sous format informatique pour communiquer les informations aux membres de l équipe par écrit. Évidemment, si des informations sont difficiles à trouver dans la littérature et avec les moyens énumérés ci-dessus dès l étude préliminaire, les chances sont minces pour que ce soit plus facile lorsqu il faudra faire des choix éclairés de concepts ou encore effectuer le dimensionnement de votre prototype. En conclusion, dans l absence d informations scientifiques et techniques pertinentes, un projet ne doit pas être entrepris surtout s il est d un niveau technique trop complexe pour les connaissances de l équipe de projet (ex. un projet de recherche comportant des inconnues de conception majeures!). Aussi, de plus en plus de projets nécessitent des connaissances provenant d autres domaines que le génie mécanique (ex. biomécanique, génie électrique et informatique, médecine, etc.). Il peut être nécessaire d incorporer des membres d autres disciplines à l équipe qui possèdent des connaissances complémentaires pertinentes (un étudiant d un autre domaine, un professeur consultant, un professionnel de l industrie intéressé à votre projet, etc.).

12 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet Les techniques Les techniques représentent des solutions concrètes éprouvées pour résoudre divers problèmes d ingénierie simples ou complexes. Voici quelques exemples de techniques : Le roulement à billes; Le soudage au MIG; La mise en forme de polymères; La machine à commande numérique; Le moteur électrique; La pile à combustible; Etc. Bien entendu, certaines techniques sont plus accessibles que d autres et par conséquent mieux documentées. Par exemple, le moteur à combustion est une technique plus accessible que les moteurs à réaction. Manifestement, les techniques sont de plus en plus complexes et demandent de plus en plus de connaissances spécifiques. Tout projet de conception vise à intégrer plusieurs techniques. La nature de celles-ci dépend du projet. Les techniques sont fortement liées aux connaissances scientifiques discutées préalablement. Une recherche approfondie des techniques envisagées s avère primordiale au début de tous projets de conception. Dans le cadre de cette recherche, on vise à identifier pardessus tout quelles sont les techniques critiques qui risquent d entraver la réussite du projet. Voici une liste de vérification qui facilite l identification des techniques critiques du projet : No Éléments à vérifier OK Quelles sont les techniques qui sont susceptibles d entrer dans les concepts du produit au cours du PDP? Il faut considérer toutes les possibilités en s inspirant des produits différents sur le marché ainsi que les idées préliminaires qui motivent le projet (innovations, opportunité de marché). Est-ce que certaines techniques risquent d être plus complexes et critiques à mettre en œuvre que d autres? Est-ce qu il y a suffisamment d informations disponibles sur une technique donnée pour la mettre en œuvre (dimensionner, faire des calculs d ingénierie, etc.)? Dans le cas d un projet réalisé en partenariat avec une entreprise, quelles sont les techniques apportées par cette dernière qui pourront être transmises à l équipe de projet? Quelles sont les difficultés et contraintes liées à chacune des techniques envisagées? Est-ce que des calculs préliminaires ont été réalisés pour valider les techniques critiques envisagées (ex. estimation de la puissance motrice requise d une voiture hybride)?

13 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet Documenter ces calculs et donner les références. Ils seront raffinés par la suite lors du dimensionnement des concepts plus loin dans le PDP. Il n est évidemment pas nécessaire de faire des calculs préliminaires pour évaluer certaines techniques génériques au moment de l étude préliminaire (ex. résistance des boulons de fixation d un châssis). Est-ce que certaines techniques sont inaccessibles pour diverses raisons (complexité, manque d informations, manque de temps, coûts trop élevés, disponibilité restreinte, etc.). Dans ce cas, il faut écarter ces techniques dans le processus de conception ou encore évaluer les risques associés au choix de ces dernières. Pour chaque risque, il faut évaluer la valeur de ce dernier et trouver des mesures de mitigation appropriées). Est-ce que certains concepts du produit doivent être fixés dès maintenant en raison de contraintes techniques identifiées? Si tel est le cas, les besoins et fonctions relatifs aux concepts dictés par les techniques choisies dès l étude préliminaire seront écartés du PDP également (ex. décision d utiliser le logiciel CNC-Pro pour le contrôle de la machine McGrO dès l étude préliminaire. Pour plus de détails, voir le MIP du projet McGrO). Validation des techniques critiques par des calculs Ainsi, grâce aux connaissances scientifiques disponibles discutées préalablement, les techniques peuvent être modélisées, c est-à-dire traduites par des équations mathématiques. On peut alors évaluer quantitativement les spécifications fonctionnelles atteintes grâce aux techniques. Bien entendu, c est le choix des techniques appropriées qui permet d atteindre les spécifications préliminaires identifiées lors de la définition du projet (étape A). Donc, comme pour le cas de la validation des spécifications préliminaires mentionnée à la section 2.3., des calculs de validation sont nécessaires pour la validation des techniques critiques à utiliser. Évidemment, la validation des techniques et la validation des spécifications fonctionnelles ne peuvent être dissociées : Est-ce qu une technique est disponible pour réaliser la spécification fonctionnelle? Est-ce que la technique choisie permet de réaliser la spécification fonctionnelle? À noter que la majeure partie du temps, aucun calcul qui n est pas relié aux spécifications fonctionnelles ou techniques critiques n est réalisé pendant l étude préliminaire (ex. calcul de la résistance de boulons).

14 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 14 Pour un exemple concret de recherche et d analyse des techniques dans un projet de conception, consulter le MIP du projet McGrO disponible au dans la section «Étude de cas». Pour des informations et des fournisseurs sur les technologies, consulter la section «Ressources pour les projet/distributeurs» du Les ressources humaines disponibles Évidemment, que serait un projet de conception sans les ressources humaines. De la même façon que les ressources plus techniques, il est très important de connaître la disponibilité des ressources humaines ainsi que quelques détails importants dès la mise en route du projet. Par exemple l équipe de projet pourrait soulever les questions suivantes : No Éléments à vérifier OK Est-ce que le nombre de personnes dans l équipe est suffisant pour l ampleur du projet? Est-ce que les connaissances et compétences des membres de l équipe à la base correspondent à la nature du projet? Est-ce qu il est nécessaire d incorporer d autres personnes aux compétences complémentaires à l équipe (électrique, informatique, médecine, administration, professionnel de l industrie, etc.)? Est-ce que la participation de certains professionnels de l université sera essentielle à la réussite du projet (volet expérimental, modélisation MEF complexe, fabrication assistée par ordinateur de moules, etc.)? Vérifier dès maintenant la disponibilité de ces personnes et les limites de leur apport au projet Est-ce que les tâches ou activités à réaliser lors du projet rejoignent en général les intérêts des membres de l équipe? Est-ce que certaines étapes du projet nécessiteront la participation d agents extérieurs dont la disponibilité pourrait s avérer restreinte selon les périodes de l année en raison de vacances ou d une surcharge de travail par exemple (fabrication spécialisée, balancement de pièces, etc.)? Est-ce que tous les membres de l équipe sont d accord sur le nombre d heures et les efforts qui doivent être déployés pour réaliser le projet de conception (selon son ampleur évidemment!)? Comment répartir le travail entre les membres pour que ce soit équitable et être en mesure de tirer profit des forces de chacun? Est-ce que la création de sous-équipes de travail s avère nécessaire (par sous-système) et comment alors diviser les membres entre les groupes de travail (affinités, complémentarités, intérêts, profils Myers-Briggs etc.)?

15 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet Les ressources financières Une fois que l étude sur les données du marché et que les ressources techniques et humaines sont définies, il est maintenant possible d évaluer les coûts du projet et de dresser un budget préliminaire. On appelle cette phase l analyse économique préliminaire ou encore la préfaisabilité financière du projet dans le cadre du MIP Budget préliminaire À ce stade du projet, il n est pas facile de se faire une idée précise des coûts qui seront engendrés par la réalisation du prototype. Néanmoins, après l analyse des données du marché et l étude de pré-faisabilité technique, il est plus facile d envisager un prototype préliminaire simplifié. On peut utiliser ce dernier, les spécifications préliminaires énoncées par le client ainsi que les produits compétiteurs pour estimer les principales dimensions, matériaux et techniques qui feront partis de l un ou l autre des concepts choisis dans les prochaines phases du PDP. Évidemment le coût d un concept à un autre pour une partie d un prototype donnée peut différer grandement et c est pour cette raison qu on essaie de faire un budget pessimiste (avec une grande marge de sécurité). D ailleurs, il est possible que certaines techniques envisagées pour le projet s avèrent trop coûteuses et donc impossible à mettre en œuvre dans le cadre de votre projet. C est le temps plus que jamais de les identifier. Afin d estimer les coûts de l ensemble du projet et de dresser un budget préliminaire, plusieurs approches peuvent être utilisées séparément ou en combinaison pour estimer les coûts : Approche détaillée 1. De bas en haut (bottom-up) : On évalue les coûts associés à toutes les composantes importantes du produit séparément lorsqu on peut les identifier et trouver les prix correspondants (grâce à des soumissions préliminaires ou finales par exemple). À noter qu à cette étape ci du projet, cette approche s avère impossible. Approche globale (top-down) 2. Par expérience : On sait par expérience quels sont les prix associés pour mettre en œuvre une technique donnée, un concept préliminaire ou encore un ensemble de caractéristiques d un produit (matériaux, pièces, méthodes de fabrication, etc.). 3. Par similarité : Il est possible d estimer le prix d un produit ou de ses composantes principales en le comparant avec un produit similaire existant sur le marché. Évidemment, le prix de développement devrait nécessairement être supérieur au prix de vente d un produit. Compte tenu du fait que le salaire de l ingénierie des projets de conception n est pas comptabilisée, le prix de vente est alors un bon estimateur (voir l estimé budgétaire disponible dans le MIP du projet McGrO). Il est aussi important de mentionner qu on ne cherche pas à évaluer en détails le budget préliminaire comme son nom l indique mais on désire toutefois évaluer un coût total du projet avec contingence. L objectif de l analyse économique à cette étape est de faire ressortir le coût

16 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 16 des éléments critiques qui sont généralement associés aux spécifications et techniques critiques discutées préalablement. Ce sont généralement ces aspects du projet qui constitueront la majeure partie du budget, du moins à l étape de l étude préliminaire. En complétant l analyse économique par une approximation globale des éléments communs du budget (boulons, structure, matériaux conventionnels, roulements, etc.) par expérience ou similarité, on obtient finalement un budget préliminaire global qui servira à l approbation du projet. Voici donc une liste de vérification qui permet d identifier les éléments à considérer pour le budget préliminaire: No Éléments à vérifier OK Quels sont les coûts associés aux méthodes de fabrication envisagées qui ne pourront être réalisées à l Université (usinage de précision, balancement dynamique, moulage par injection, etc.)? Quel est le coût des pièces (mécaniques, électriques, informatiques, etc.) dictées par les contraintes techniques associées aux spécifications et techniques critiques identifiées pour le projet? Il faut demander des soumissions dès l étude préliminaire pour les pièces qui seront nécessairement intégrées à votre concept. Quel est le coût des matériaux spécialisés nécessaires pour la fabrication du prototype (traitements thermiques, titane, tungstène, céramiques techniques, polymères, etc.)? Pour le reste des matériaux, il est suffisant de dresser un estimé des coûts en matériaux du projet en vérifiant le prix des matières brutes auprès des fournisseurs locaux par exemple (voir la section fournisseurs du Est-ce que des coûts seront engendrés par la location d équipements spécialisés? Est-ce que le salaire de professionnels ou de personnes spécialisées est à prévoir dans le budget (ex. consultants, machinistes spécialisés, etc.)? Est-ce que des frais de transport divers devront être prévus dans le budget (ex. visite des clients, transport de matières premières, déplacement du prototype pour certaines étapes de fabrication, etc.)? Est-ce que des outils spécialisés devront être achetés pour réaliser certaines pièces critiques (mèches au diamant, tarauds de grandes dimensions, perceuses, etc.) Quels sont les coûts associés à l achat de produits spécialisés (produits chimiques, composantes aérospatiales, etc.)? Est-ce que l achat de dispositifs de sécurité sera nécessaire en vertu de lois ou de normes de l industrie (capteurs spéciaux, équipements protecteurs, etc.)? Est-ce que des coûts seront encourus pour l impression de documents de commandite ou de la publicité afin de financer le projet?

17 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 17 Cet aspect peut souvent devenir très dispendieux dépendamment de la qualité des documents désirée (impression couleur, pochette avec logo, etc.) et de la portée visée par la campagne de commandite. Il est important de mentionner qu on ne cherche pas nécessairement une évaluation de tous les coûts. Cependant, il est important d être en mesure de fixer les marges budgétaires (contingence) appropriées pour les aspects du projet pour lesquels il pourrait subsister des doutes. Les facteurs de sécurité sont influencés évidemment par la complexité du projet et les incertitudes qui en découlent. Les coûts doivent être surestimés légèrement à moins qu ils soient appuyés par des soumissions préliminaires. Aussi, à ces coûts s ajoute un montant de contingence qui représente un certain pourcentage du budget préliminaire à définir par l équipe (ex. 15 %). Cette somme d argent sert à prendre en compte les imprévus financiers qui pourraient survenir pendant le projet et les facteurs de sécurité sur les coûts. Ce budget préliminaire sera par la suite raffiné et complété au cours du PDP Sources de financement Une fois les coûts estimés, il faut bien entendu trouver les sources de financement du projet. Voici les principales façons de financer un projet de conception en génie mécanique. Projets financés par un partenaire industriel Dans le cas d un projet financé par un partenaire industriel, la source de financement est évidemment la compagnie en question. Le budget préliminaire doit généralement être approuvé par le partenaire. Projets financés par des commandites Pour les autres projets, un effort supplémentaire doit être déployé pour trouver des commandites qui pourront couvrir le budget préliminaire. Ces dernières peuvent prendre la forme de matériaux, d aide technique ou encore d un montant d argent dont l équipe pourra bénéficier. Les entreprises qui offrent des commandites demandent quelquefois des comptes rendu d avancement du projet lorsque les ressources investies sont considérables. Cette forme de financement est très laborieuse et coûteuse en temps Échéancier Évidemment, on ne peut pas non plus parler de projet sans prendre en compte l échéancier. Comme toutes les autres ressources du projet, elles sont malheureusement limitées. Il faut par conséquent évaluer combien de temps il faudra consacrer aux diverses activités du projet et pardessus tout, il faut savoir de combien de temps on dispose pour réaliser le projet. Il est aussi d usage d identifier les événements critiques qui pourraient survenir et causer des délais importants dans l une ou l autre des phases du projet. On utilise ces événements lors de l analyse

18 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 18 de risques. À cette étape du projet, l analyse de l échéancier doit tenir compte de l ensemble des données recueillies concernant les ressources techniques, humaines et financières discutées préalablement ainsi que des diverses incertitudes (ou facteurs de sécurité) qu elles comportent. Voici une liste de vérification permettant d identifier certains éléments importants relatifs à l échéancier : No Éléments à vérifier OK Sur quelle période de temps s échelonne le projet (mois, jours, années)? Combien de temps chaque membre de l équipe a-t-il à consacrer au projet par semaine, le soir, les fins de semaines ou encore pendant les stages? Combien de temps doit être réservé pour chacune des phases du PDP pendant toute la durée du projet? Est-ce qu il sera nécessaire de prévoir des périodes de travail pendant les stages? Quels sont les éléments, activités spécifiques du projets qui requièrent la plus grande quantité de travail et par conséquent le plus de temps (ex. maîtrise de nouvelles connaissances, fabrication d éléments complexes, recherche de concepts, programmation d un automate, etc.)? Pourrait-il y avoir des délais importants liés à la commande de certaines pièces entrant dans la fabrication du prototype (ex. pièces européennes, composantes électroniques sur mesure, etc.) Est-ce que des procédés de fabrication spécialisés pourraient entraîner des délais en fin de projet? Est-ce que le manque de disponibilité d équipements (fabrication, mesures, etc.), de locaux ou de personnes ressources (ex. vacances des techniciens) peut entraîner des délais importants dans le projet? Lorsqu on connaît l ensemble des données temporelles du projet, il est nécessaire de faire un échéancier (MS Project) aussi sommaire soit-il. Il pourra et devra être mis à jour et détaillé pendant l avancement du projet pour être certain que les phases du projet et leurs livrables puissent être complétés avant les dates limites (dates de remise des rapports, revue de conception, exposition des prototypes, etc.). 4. Analyse des risques et mesures de mitigation Maintenant que le projet est défini et que les ressources disponibles sont identifiées, il est désormais possible de mettre en lumière les risques du projet. Le risque est défini comme suit dans les notes du cours ING-670: Menace pour le succès d un projet générée par une situation susceptible de se produire. Ainsi, les risques représentent les événements critiques susceptibles de se produire pendant le projet qui sont nécessairement liés aux ressources techniques (difficulté particulière), aux

19 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 19 ressources humaines (manque de main d œuvre), à l échéancier (délais importants de livraison) ou encore aux ressources financières (coûts élevés de fabrication spécialisée). Lors de l analyse de risque, il faut identifier la gravité de l impact des risques potentiels. Elle peut quantifier le degré de satisfaction des clients, la performance, la fiabilité, la facilité d entretien, le délai, les coûts du projet, les coûts de l implantation, les coûts d opération ou encore l impact sur l entreprise. De plus, il est essentiel de connaître ou d évaluer la probabilité que ces risques surviennent. Le niveau d un risque qui peut être utilisé pour prioriser les risques entre eux se défini comme suit : Niveau de risque = Probabilité d occurrence de la situation x gravité de l impact sur le projet Ainsi, un tableau synthèse d une analyse de risque typique pourrait ressembler à ceci (tiré du MIP du projet McGrO) : Risque Manque de ressources humaines pour la fabrication a. Probabilité [0-5] b. Gravité de l impact [0-5] Niveau de risque c = a x b Priorisation Imprévus financiers Incompatibilité avec le logiciel Solidworks Mais l analyse de risque ne s arrête pas ici. Évidemment, quand on a un problème, il faut trouver moyen de le résoudre pour revenir à une situation désirée. De la même manière, il faut imaginer des solutions potentielles à mettre en œuvre si les événements critiques (risques) se produisent. Il est toutefois possible que ces derniers ne se produisent jamais, d où le terme risque. Les solutions potentielles aux risques sont appelées mesures de mitigation. Les notes du cours ING- 670 donnent d ailleurs la définition suivante : Action ou décision permettant de réduire la probabilité d occurrence ou la gravité de l impact de l événement sur le projet (mesure de déflection, mesure de contingence) Ainsi, pour chacun des risques prioriser dans le tableau calculant le niveau des risques, il faut trouver une ou plusieurs mesures de mitigation à mettre en œuvre en tenant compte de la priorisation. On peut ensuite évaluer sommairement comment les mesures de mitigations vont permettre d atténuer la gravité, réduire la probabilité d occurrence ou dans le cas idéal éliminer le risque. Il y a cependant une nuance subtile en ce qui concerne les mesures de mitigation qui diminue la probabilité d occurrence d un risque. Ces dernières doivent être mise en place en

20 Aide à la réalisation des activités de l étude préliminaire du projet 20 prévention du risque et non après qu un événement critique lié à un risque potentiel se soit produit. Le tableau suivant tiré du MIP du projet McGrO montre un exemple où des mesures de mitigation sont comparées entre elles par rapport à leurs impacts sur le projet. Risque Imprévus financiers Incompatibilité de Solidworks et du contrôleur de la CNC Manque de ressources humaines pour la fabrication Mesure de mitigation Acheter l essentiel Développer un convertisseur dans Catia qui produit le code G Développer un convertisseur du format.stl vers le code G Devancer la fabrication Sous-traiter la fabrication de certaines pièces Impacts sur Probabilité Gravité d occurrence délais Coûts - - réduction augmentation - Mise en oeuvre S il y a lieu S il y a lieu S il y a lieu réduction - - immédiate - - augmentation S il y a lieu

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