Sylvie Bois Adjointe administrative / Administrative Assistant Services d urgence / Emergency Services

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1 Mary McCuaig From: Sent: To: Cc: Subject: Attachments: Bois, Sylvie July :46 AM Cote, Dominic; Pierre Sabourin Pigeon, Ghislain; Armstrong, Bruce; GD CUPR Membres du Conseil; Carrier, Jean- Yves; Daigneault, Marc; Leduc, Jean; Parisien, Stéphane P; Fire Dispatching Services for Prescott-Russell SU _Répartition des services d'incendie.docx Bonjour, veuillez prendre note du courriel ci dessous et du document en pièce jointe. Hi, please refer yourself to the e mail below and to the attached document. Sylvie Bois Adjointe administrative / Administrative Assistant Services d urgence / Emergency Services Comtés unis de Prescott et Russell United Counties of Prescott and Russell poste / extension 222 Bonjour, L objectif de ce courriel est de vous tenir informé sur la répartition des services d incendie dans les Comtés unis de Prescott et Russell et de vous aviser à l avance que vous recevrez sous peu un appel téléphonique ou un courriel de notre consultant, M. Peter Gamble de la firme WillowFalls Consulting. Lors de la dernière réunion du Conseil tenue le 24 juin 2014, l administration a été mandaté par le Conseil d embaucher un consultant afin de compléter une étude de faisabilité complète sur le potentiel de répartition des services d incendie soit par le département d incendie de Hawkesbury ou par le département d incendie de la ville d Ottawa. Cet examen approfondi devrait fournir un aperçu complet de tous les aspects de répartition des services d incendie y compris des recommandations. Le rapport final sera disponible à toutes les parties intéressées une fois qu'il est rendu public. Nous encourageons tous les chefs et le personnel d'incendie à soumettre les informations demandées par le consultant. Toutes les questions doivent être adressées à monsieur Gamble afin de maintenir une seule source d'information. 1

2 J'ai rencontré le consultant mercredi de cette semaine et il a reçu l'approbation de procéder à son étude et à fournir un rapport au Conseil le 13 août Sincèrement, Hi, This e mail is to keep you informed on the issue of fire dispatching for fire departments in the United Counties of Prescott and Russell as well as to provide you with an advance notice that you will soon receive a telephone call or e mail from our consultant, Mr. Peter Gamble from WillowFalls Consulting. At the last meeting of County Council of June 24, 2014, the administration was directed by Council to hire a consultant in order to complete a full feasibility analysis of the potential of fire dispatching services by either the Hawkesbury Fire Department or the Ottawa Fire Department. This thorough review should provide a full overview of all aspects of fire dispatching including recommendations. The final report will be made available to all interested parties once it is made public. We encourage all Fire Chiefs and staff to provide the consultant with the requested information. Any questions should be directed to Mr. Gamble in order to maintain a single source of information. I met with the consultant on Wednesday and he has been given the approval to proceed with his work and to provide County Council with a report by August 13, Sincerely, Michel Chrétien Jr Directeur / Director CMMIII Executive Services d urgence / Emergency Services Comtés unis de Prescott et Russell United Counties of Prescott and Russell poste / extension 221 Confidentiality Warning: This message and any associated files are intended only for the use of the intended recipient(s), are confidential, and may be privileged. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, retransmission, conversion to hard copy, copying, dissemination or other use of this message and any attachments is strictly prohibited. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by return , and delete this message and any attachments from your system. Thank you. Information confidentielle: Le présent message, ainsi que tout fichier qui y est joint, est envoyé à l'intention exclusive de son ou de ses destinataires; il est de nature confidentielle et peut constituer une information privilégiée. Nous avertissons toute personne autre que le destinataire prévu que tout examen, réacheminement, impression, copie, distribution ou autre utilisation de ce message et de tout fichier qui y est joint est strictement interdit. Si vous n'êtes pas le destinataire désigné, veuillez en aviser immédiatement l'expéditeur par retour de courriel et supprimer ce message et tout document joint de votre système. Merci. 2

3 COMTÉS UNIS DE / UNITED COUNTIES OF PRESCOTT-RUSSELL RAPPORT DU DÉPARTEMENT DES SERVICES D URGENCE / REPORT OF THE DEPARTMENT OF EMERGENCY SERVICES RÉPARTITION DES SERVICES D INCENDIE / FIRE DISPATCHING RAPPORT / REPORT NO.: SU-002/2014 DATE: 23 avril / April 23, 2014 APPROUVÉ / APPROVED: Stéphane P. Parisien Directeur général / Chief Administrative Officer NOTRE VISION / OUR VISION Prescott et Russell continuera d être une communauté unie par ses traditions et ses cultures, en marche vers la prospérité de tous ses citoyens. Prescott and Russell will continue to be a community united by its traditions and cultures, working towards prosperity of all its citizens.

4 SUJET Répartition des services d incendie. PRÉAMBULE Lors de la réunion de Conseil tenue le 28 août 2013, le Conseil avait recommandé que le Directeur continue les discussions avec les Services d incendie de la ville d Ottawa afin d obtenir de plus amples informations relatives aux services offerts (coût d opération, infrastructure et logiciel) et qu il arrête temporairement les discussions avec le Centre intégré de réparation d ambulances (CIRA) d Ottawa. SUBJECT Fire Dispatching. PREAMBLE During the Council meeting of August 28 th, 2013, Council recommended that the Director continue discussions with the Fire Department of the City of Ottawa to obtain additional details in relation to their service offering (operating costs, infrastructure and software) and that he stop temporarily discussions with the Ottawa Central Ambulance Communication Centre (CACC). BUT Ce rapport du directeur des Services d urgence propose une alternative à la répartition des services d incendie dans les Comtés unis de Prescott et Russell. PURPOSE This report from the Director of Emergency Services proposes an alternative to fire dispatching in the United Counties of Prescott and Russell. INFORMATION Nonobstant ce processus en cours, il a été identifié que le centre de répartition du service des incendies de la ville d'ottawa est aussi intéressé à offrir la répartition des services d incendie dans les Comtés unis de Prescott et Russell. Par conséquent, le Directeur a entrepris un examen qui comprenait de nombreuses rencontres et échanges avec l'équipe de gestion du service des incendies de la ville d'ottawa. Bien que le service des incendies de la ville d Ottawa offre actuellement des services de répartition à la Cité de Clarence-Rockland, ce partenariat avec les Comtés unis de Prescott et Russell serait un nouveau projet qui a nécessité une analyse approfondie des opérations et de l'impact financier. Le 9 avril 2014, le chef de communication a fourni une lettre décrivant leur engagement. INFORMATION Notwithstanding this ongoing process, it was identified that the Ottawa Fire Department dispatch center were also interested in offering fire dispatching to the United Counties of Prescott and Russell. Therefore, the Director undertook a review which included numerous meetings and exchanges with the senior management team of Ottawa Fire. Though the Ottawa Fire Department presently offers the dispatching services to the City of Clarence-Rockland, this partnership with the United Counties of Prescott and Russell would be a new venture which required a thorough analysis of the operations and financial impact. On April 9 th, 2014, the Division Chief of Communication provided a letter outlining their Département des services d urgence / Department of Emergency Services 1

5 (Annexe A). Cette lettre stipule ce qui suit: 1) Offre de services de répartition 2) Coût de 3,25 $ par habitant 3) Contrat de 5 ans + 5 ans 4) Pas d'augmentation pour les 5 premières années 5) Coût de la vie pour 5 prochaines années La radio, le système d'infrastructure et tout coût pour la compatibilité avec le système de répartition assisté par ordinateur (RAO) demeurent sous la responsabilité de chaque municipalité. Par conséquent, le Directeur a établi un modèle d'établissement des coûts basé sur les statistiques de population fournies par les municipalités pour le rapport d information financière de 2012 (Annexe B). commitment (Appendix A). This letter states the following: 1) Offer for dispatching services 2) Cost of $ 3.25 per capita 3) Contract of 5 years + 5 years 4) No increase for first 5 years 5) Cost of living for next 5 years The radio, the infrastructure system and any cost for compatibility to the computer aided dispatch (CAD) would remain the responsibility of each municipality. Therefore, the Director prepared a costing template based on the statistical population numbers provided by municipalities for the 2012 Financial Information Return (FIR), (Appendix B) IMPACT L'impact des coûts est difficile à mesurer parce que le personnel des Comtés n'a pas accès à toutes les informations concernant les accords contractuels entre les municipalités locales et les services de répartition d'incendie. En outre, la direction donnée au directeur était d'examiner des alternatives et coûts et ne comprenait pas une comparaison des coûts. RECOMMANDATION Comprenant que la demande du Conseil et du comité des Services d'urgence était de fournir un rapport sur les alternatives possibles pour la répartition des services d incendie, y compris le coût d'un tel service, le directeur recommande que ce rapport soit reçu par le Conseil. IMPACT The cost impact is difficult to measure because county staff does not have access to all the information regarding the contractual agreements between local municipalities and the fire dispatch services. Furthermore, the direction given to the Director was to review alternatives and costing not including a cost comparison. RECOMMENDATION Understanding that the request from Council and the Emergency Service committee was to provide a report on the possible alternatives for fire dispatching including the cost for such a service, the Director recommends that this report be received by Council. Michel Chrétien Directeur / Director Département des services d urgence / Department of Emergency Services 2

6 Annexe / Appendix A

7 Réquisition par municipalité vs. coûts par habitant Annexe / Appendix B % de la réquisition de CUPR* Population** % de la population au taux de 3.25$ par habitant City / Cité Clarence Rockland 28.09% 25, % 84, Town / Ville Hawkesbury 10.28% 10, % 34, Village Casselman 4.65% 3, % 11, Townships / Cantons Alfred Plantagenet 9.53% 7, % 25, Champlain 9.62% 7, % 24, East Hawkesbury Est 3.81% 3, % 10, Nation 14.09% 11, % 37, Russell 19.93% 15, % 49, % 85, % 279, * selon la réquisition par municipalité présenté au budget 2014 ** selon les statistiques fournis par les municipalités pour le FIR 2012 (données 2013 pas encore disponible)

8 Mary McCuaig From: Sent: To: Cc: Subject: Peter Gamble July :10 AM 'Bois, Sylvie'; 'Cote, Dominic'; 'Pierre Sabourin'; 'Pigeon, Ghislain'; 'Armstrong, Bruce'; 'GD CUPR Membres du Conseil'; 'Carrier, Jean- Yves'; 'Daigneault, Marc'; 'Leduc, Jean'; 'Parisien, Stéphane P'; Peter Gamble -WillowFalls Analysis and Review of Fire Dispatching Services for Prescott-Russell Hello As mentioned in Michel s , I am the consultant hired by the County to complete a full feasibility analysis of the potential of fire dispatching services by either the Hawkesbury Fire Department or the Ottawa Fire Department. The first step is to document what the Fire Departments in the County require from a Fire Dispatch centre. I will be contacting each of you to talk about what you need today and what you may need over the next 5 years. I will take the Fire Dispatch requirements from each Fire Department and create a single document, which I will share with you to get your comments. Before I can assess the dispatch capabilities of Hawkesbury and Ottawa, I need a set of Fire Dispatch requirements that the Fire Chiefs endorse. The second step is to document the paging and radio communications equipment currently used by each fire department and any changes planned over the next 5 years. We will talk about this at the same time we talk about the Fire Dispatch requirements. I need the information on paging and radio communications to assess the costs for each Dispatch Centre to interface with your Fire Department communications. The third step is to assess the two Fire Dispatch centres based on the documented requirements, to ensure a fair assessment. The infrastructure required to interface with each Fire Department will also be assessed to determine any additional costs that would be incurred for each Dispatch Centre. The final step is for me to prepare and present a report to Council, outlining the results of the investigation and my recommendations. Please feel free to contact me directly if you have a preferred contact method ( , phone number) or if you have a preferred time you would like to meet. If several Fire Departments would prefer to meet as a group, to share their requirements, that is not a problem. I will be following up with each of you this week to arrange a time and place to meet to discuss this. If you prefer telephone and , that can also be arranged. Regards Peter 1

9 Peter Gamble ABCP WillowFalls Consulting LTD Livingstone Avenue Ottawa, Ontario; K1H 7P8 Phone: Fax: Cell: Web Site: Communications & Security Solutions From: Bois, Sylvie russell.on.ca] Sent: July :46 AM To: Cote, Dominic; Pierre Sabourin rockland.com); Pigeon, Ghislain; Armstrong, Bruce; Cc: GD CUPR Membres du Conseil; rockland.com; Carrier, Jean Yves; Daigneault, Marc; Leduc, Jean; Parisien, Stéphane P; Subject: Fire Dispatching Services for Prescott Russell Bonjour, veuillez prendre note du courriel ci dessous et du document en pièce jointe. Hi, please refer yourself to the e mail below and to the attached document. Sylvie Bois Adjointe administrative / Administrative Assistant Services d urgence / Emergency Services Comtés unis de Prescott et Russell United Counties of Prescott and Russell poste / extension 222 Bonjour, L objectif de ce courriel est de vous tenir informé sur la répartition des services d incendie dans les Comtés unis de Prescott et Russell et de vous aviser à l avance que vous recevrez sous peu un appel téléphonique ou un courriel de notre consultant, M. Peter Gamble de la firme WillowFalls Consulting. 2

10 Lors de la dernière réunion du Conseil tenue le 24 juin 2014, l administration a été mandaté par le Conseil d embaucher un consultant afin de compléter une étude de faisabilité complète sur le potentiel de répartition des services d incendie soit par le département d incendie de Hawkesbury ou par le département d incendie de la ville d Ottawa. Cet examen approfondi devrait fournir un aperçu complet de tous les aspects de répartition des services d incendie y compris des recommandations. Le rapport final sera disponible à toutes les parties intéressées une fois qu'il est rendu public. Nous encourageons tous les chefs et le personnel d'incendie à soumettre les informations demandées par le consultant. Toutes les questions doivent être adressées à monsieur Gamble afin de maintenir une seule source d'information. J'ai rencontré le consultant mercredi de cette semaine et il a reçu l'approbation de procéder à son étude et à fournir un rapport au Conseil le 13 août Sincèrement, Hi, This e mail is to keep you informed on the issue of fire dispatching for fire departments in the United Counties of Prescott and Russell as well as to provide you with an advance notice that you will soon receive a telephone call or e mail from our consultant, Mr. Peter Gamble from WillowFalls Consulting. At the last meeting of County Council of June 24, 2014, the administration was directed by Council to hire a consultant in order to complete a full feasibility analysis of the potential of fire dispatching services by either the Hawkesbury Fire Department or the Ottawa Fire Department. This thorough review should provide a full overview of all aspects of fire dispatching including recommendations. The final report will be made available to all interested parties once it is made public. We encourage all Fire Chiefs and staff to provide the consultant with the requested information. Any questions should be directed to Mr. Gamble in order to maintain a single source of information. I met with the consultant on Wednesday and he has been given the approval to proceed with his work and to provide County Council with a report by August 13, Sincerely, Michel Chrétien Jr Directeur / Director CMMIII Executive Services d urgence / Emergency Services Comtés unis de Prescott et Russell United Counties of Prescott and Russell poste / extension 221 Confidentiality Warning: This message and any associated files are intended only for the use of the intended recipient(s), are confidential, and may be privileged. If you are not the intended recipient, you are hereby notified that any review, retransmission, conversion to hard copy, copying, dissemination or other use of this message and any attachments is strictly prohibited. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by return , and delete this message and any attachments from your system. Thank you. Information confidentielle: Le présent message, ainsi que tout fichier qui y est joint, est envoyé à l'intention exclusive de son ou de ses destinataires; il est de nature confidentielle et peut constituer une information privilégiée. Nous avertissons toute personne autre que le destinataire prévu que tout examen, réacheminement, impression, copie, distribution ou autre utilisation de ce message et de tout fichier qui y est joint est strictement interdit. Si vous n'êtes pas le destinataire désigné, veuillez en aviser immédiatement l'expéditeur par retour de courriel et supprimer ce message et tout document joint de votre système. Merci. 3

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