Juillet 2014 EXTRANET. Dossier de demande de subvention FDAIC en ligne

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1 Juillet 2014 EXTRANET Dossier de demande de subvention FDAIC en ligne

2 SOMMAIRE Se connecter au portail de demande de subvention p 3 Première connexion p 7 Création d un dossier de demande de subvention d investissement en ligne Consultation ou suivi des dossiers de demande de subvention FDAIC Dépôt ultérieur de pièces Demande de paiement Pour changer votre mot de passe p15 p41 p45 p51 p60 2

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5 A tout moment vous pouvez adresser un courriel en cliquant sur nous contacter Pour «se connecter» : - soit vous cliquez sur le lien - soit vous allez dans le menu à gauche de l écran. - Soit en haut de l écran dans le bandeau du portail 5

6 attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules les n de téléphone doivent être saisis avec des points - ex : Lorsque vous nous contactez avec ce bouton une page s affiche qui vous permet de saisir votre identité et votre message qui nous sera adressé sur l adresse mail du Conseil général 6

7 PREMIERE CONNEXION

8 Pour créer votre compte d accès à la plateforme, cliquez sur le bouton «Créer un compte» 8

9 Lorsque vous nous contactez avec ce bouton une page s affiche qui vous permet de saisir votre identité et votre message (voir p11) attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules les n de téléphone doivent être saisis avec des points - ex : Seuls les sites Internet et l adresse sont à saisir en minuscules 9

10 Après validation de la création de votre compte, vous recevez un mail permettant d activer votre compte, grâce au lien contenu dans le mail. Exemple de mail en retour du Conseil général Objet : subvention en ligne : création du compte utilisateur Bonjour madame XXX, vous venez de vous inscrire au service de demande de subvention en ligne du Conseil général d Eure-et-Loir. Vous avez choisi l identifiant de connexion : XXXX pour valider votre inscription, cliquez sur le lien suivant ou copiez l'adresse dans votre navigateur : web/jsp/validercompte.action?guid=99d1d40371fb010a006fe3507a23632c vous avez 31 jours pour valider la création de votre compte. Par mesure de sécurité, le mot de passe n est pas communiqué par mail. Si vous oubliez ce mot de passe, vous avez la possibilité d en créer un nouveau en allant dans la rubrique "se connecter" puis en cliquant sur le lien "mot de passe oublié" nous vous recommandons de conserver ce message qui contient votre identifiant. Cordialement le Conseil général d Eure-et-Loir 10

11 Si vous ne disposez pas de code d identification pour votre collectivité : adressez une demande en cliquant ici Saisir le n de rattachement qui vous a été communiqué. - cliquez sur utiliser ce code

12 Le code de rattachement que vous avez entré permet de confirmer les références de votre collectivité. 12

13 Une fois vos identifiants validés avec la touche «me connecter» votre identité figure dans le bandeau du portail Pour accéder aux données administratives de votre collectivité - cliquez sur votre structure Pour saisir une demande de subvention d investissement - cliquez sur subventions - FDAIC 13

14 Saisir les identifiants et le mot de pas qui vous avez choisis lors de votre inscription. cliquez sur me connecter. 14

15 CREATION D UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION D INVESTISSEMENT EN LIGNE

16 Cette page comporte 4 zones Dépôt de la demande Cliquez ici pour déposer un nouveau dossier FDAIC Dossiers déposés non validés En cours de saisie Dossiers validés transmis Ex : EX000 Zone de recherche de dossier 16

17 Dépôt de la demande Cliquez ici pour déposer un nouveau dossier FDAIC Pour déposer une demande de FDAIC 2014, cliquez sur ce bouton 17

18 Dossiers déposés non validés En cours de saisie Cette liste récapitulative regroupe l ensemble des projets en cours de saisie (limitée à 5 dossiers saisis) Vous pouvez à tout moment consulter le dossier en cours de saisie en cliquant sur l icône «voir» Si vous souhaitez supprimer le dossier, vous cliquez sur la croix rouge. 18

19 Dossiers validés transmis Cette liste récapitulative regroupe l ensemble des projets transmis au Conseil général. Vous pouvez à tout moment consulter le suivi d un dossier en cliquant dans la colonne suivi du dossier. Cela vous permet - d éditer un récapitulatif de votre demande. - de connaître l état d avancement de votre dossier : instruction, vote, liste des paiements Dans la colonne compléments du dossier : - de savoir les pièces à communiquer qui n ont pas été transmises et de pouvoir les transmettre - d adresser les pièces justificatives pour le paiement de votre subvention (acompte, solde ou intégralité). 19

20 Cette page comporte 4 zones Dépôt de la demande Cliquez ici pour déposer un nouveau dossier FDAIC Dossiers déposés non validés En cours de saisie Dossiers validés transmis Ex : EX000 Zone de recherche de dossier 20

21 Zone de recherche de dossier Cette recherche n est possible que sur un dossier déjà validé et pour lequel un n EX000.. a été attribué Pour consulter un dossier validé, vous pouvez saisir son numéro extranet : EX00, la date de création validez votre demande en cliquant sur «rechercher» 21

22 Vous pouvez choisir le dispositif concerné dans le menu déroulant Validez votre saisie en cliquant sur suivant lorsque vous cliquez sur les boutons «précédent» ou «suivant», les données saisies dans la page sont sauvegardées Attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules 22

23 validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 23

24 Vous pouvez apporter des modifications sur le contenu de cette page attention toutes les saisies doivent être faites en majuscules les n de téléphone doivent être saisis avec des points - ex : validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 24

25 validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 25

26 Si vous souhaitez apporter des modifications aux informations contenues dans la liste, cliquez dans la zone «modifier», Pour supprimer un contact, cliquez sur la croix rouge. Vous pouvez saisir les modifications à apporter dans cette zone validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 26

27 Descriptif sommaire de votre demande de subvention ex : FDAIC 2014 Travaux de voirie validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 27

28 Si vous êtes une commune Par le menu déroulant vous pouvez insérer la collectivité concernée par le projet. Le taux de répartition est alors de 100% validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 28

29 Une ligne récapitulative est insérée dans la liste des communes validez votre saisie en cliquant sur «suivant» validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 29

30 Si vous êtes un EPCI Par le menu déroulant vous pouvez insérer les collectivités concernées par le projet intercommunal en les sélectionnant une à une ainsi que le taux de répartition à appliquer. - Insérez autant de ligne que de collectivités concernées par votre projet d investissement. - cliquez sur ajouter pour insérer une nouvelle collectivité validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 30

31 Une liste récapitule l ensemble des communes concernées par le projet Les lignes saisies peuvent être soit modifiées soit supprimées validez votre saisie en cliquant sur «suivant» validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 31

32 Vous devez saisir les montants du financement dans les colonnes dépenses et recettes. Ce tableau doit être équilibré en dépenses et en recettes. Attention : les champs numériques comportent un 0 pré-saisi Le montant du coût du projet doit être «Hors Taxes validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 32

33 Le choix de la rubrique, du thème et du sous-thème s opère par menu déroulant En fonction du choix de la rubrique retenue, vous pouvez sélectionner le thème correspondant à votre projet et le sous-thème Rubrique Rubrique Rubrique Thème Thème Thème 33

34 En fonction du choix du thème retenu vous pouvez sélectionner le sous-thème correspondant à votre projet 34

35 Indiquez le montant du projet en HT Cas de travaux sur voirie départementale Renseignez de façon précise et détaillée votre projet Le choix de la voie départementale s effectue par menu déroulant Le fait de cliquer sur «ajouter», bascule la voie départementale dans la liste récapitulative Vous pouvez consulter les routes départementales de votre canton en cliquant sur le lien correspondant validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 35

36 Cas de travaux sur voirie communale - Indiquez le montant du projet en HT Renseignez de façon précise et détaillée votre projet Compte-tenu du nombre important de voies communales, la voie communale concernée par le projet doit être renseignée manuellement. validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 36

37 Pour insérer une pièce scannée : - cliquez sur parcourir - rechercher la pièce - valider. Il est important de cliquer sur le signe (verte) pour attacher la pièce au dossier. (rouge) pour détacher la pièce du dossier validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 37

38 Pour valider définitivement votre demande, cocher la case. Vous pouvez éditer le dossier récapitulatif de votre demande Un fois le dossier saisi mais non validé définitivement, si vous souhaitez vous y reconnecter vous serez positionné sur cette dernière page. Vous pouvez apporter des modifications en cliquant sur le bouton «précédent» pour retrouver la page à modifier - cliquez sur ce bouton pour valider définitivement votre dossier de demande de subvention. - Votre dossier est transmis au Conseil général qui pourra procéder à son étude. Un numéro de dossier Extranet commençant par EX vous est communiqué pour vous permettre d effectuer un suivi de votre demande en ligne. 38

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40 Accusé de réception transmis sur la boîte mail de la collectivité 40

41 CONSULTATION OU SUIVI DES DOSSIERS DE DEMANDE DE SUBVENTION FDAIC

42 Saisir les identifiants qui vous ont été remis à l issue de la formation - cliquez sur me connecter Un mail du Conseil général va vous confirmer vos identifiants. validez votre saisie en cliquant sur «me connecter» 42

43 Cliquez ici pour déposer un nouveau dossier FDAIC Cette liste récapitulative regroupe l ensemble des projets transmis au Conseil général. Vous pouvez à tout moment consulter le suivi d un dossier en cliquant dans la colonne suivi du dossier. Cela vous permet - d éditer un récapitulatif de votre demande. - de savoir les pièces à communiquer qui n ont pas été transmises. - de connaître l état d avancement de votre dossier : instruction, vote, liste des paiements 43

44 Concerne les pièces nécessaires à l instruction et au paiement de la subvention demandée Les pièces déjà reçues sont indiquées par la date de dépôt Concerne les décisions votées par lla commission permanente Concerne les différents paiements réalisés sur le dossier Vous pouvez éditer un document PDF de votre dossier 44

45 DÉPÔT ULTÉRIEUR DE PIÈCES

46 Pour déposer des pièces complémentaires dans votre dossier - cliquez sur subventions - FDAIC 46

47 Dans la zone des demandes transmises, une icône dans la colonne «compléments du dossier» vous permet d ouvrir votre dossier pour déposer les pièces Cliquez sur ce lien pour afficher la page suivante 47

48 Le menu déroulant vous permet de choisir le type de compléments que vous souhaitez apporter à votre dossier validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 48

49 Exemple de pièces justificatives en fonction du dispositif Pour insérer une pièce scannée : - cliquez sur parcourir - rechercher la pièce - valider. Il est important de cliquer sur le signe (verte) pour attacher la pièce au dossier. (rouge) pour détacher la pièce du dossier validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 49

50 Cette page vous indique que votre démarche a bien été prise en compte au niveau de votre dossier 50

51 DEMANDE DE PAIEMENT ACOMPTE, INTÉGRALITÉ OU SOLDE

52 Pour demander le paiement de votre subvention - cliquez sur subventions - FDAIC 52

53 Dans la zone des demandes transmises, une icône dans la colonne complément du dossier vous permet d ouvrir votre dossier pour déposer demande de paiement Cliquez sur ce lien pour afficher la page suivante 53

54 Le menu déroulant vous permet de choisir : demande de paiement validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 54

55 * validez votre choix en cliquant sur la case correspondante * Si acompte : Selon les situations et règlement du FDAIC validez votre saisie en cliquant sur «suivant» 55

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57 Pour insérer une pièce scannée : - cliquez sur parcourir - rechercher la pièce - valider. - Il est important de cliquer sur le signe (verte) pour attacher la pièce au dossier. (rouge) pour détacher la pièce du dossier Vous devez éditer le plan de financement définitif, le compléter et le faire signer des 2 autorités compétentes. Puis le scanner et le joindre en tant que pièce dans le tableau 57

58 Ce document doit être complété par la collectivité et signé des 2 autorités compétentes : ordonnateur et comptable, puis scanné et joint dans le tableau des pièces à joindre pour le paiement. 58

59 Cette page vous indique que votre démarche a bien été prise en compte au niveau de votre dossier 59

60 POUR CHANGER VOTRE MOT DE PASSE

61 Pour changer votre mode de passe 1 ère étape : cliquez sur «Modifier mon mot de passe» 2ème étape : - saisissez le mot de passe qui vous a été communiqué pour vous connecter - saisissez votre nouveau mot de passe dans la seconde case - Confirmez le nouveau mot de passe dans la dernière case et «valider» Cliquez sur «Valider» pour confirmer votre modification 3ème étape : Un message vous indique que votre demande a bien été prise en compte. Vous pouvez désormais vous identifier avec votre nouveau mot de passe 61