EMPLOYEE INFORMATION. Financial Analyst (Permanent) Corporate Services Director, Corporate Services Permanent, Full-time

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1 EMPLOYEE INFORMATION Job Title: Department: Reports To: Status: Financial Analyst (Permanent) Corporate Services Director, Corporate Services Permanent, Full-time Prepared By: Human Resources Date Prepared: July 2015 JOB INFORMATION Job Summary: As AFMC is renewing itself and setting new ambitious goals to be an active voice for faculties of medicine across the country, we are eager to welcome new dynamic team members within the ranks. As a key member of the Finance team, the Financial Analyst is responsible for AFMC s project accounting and reporting, as well as handling the day-to-day financial activities. Reporting to the Director, Corporate Services, the Financial Analyst will provide reliable and timely information to guide management in their decision-making process. In addition, the Financial Analyst is responsible for fostering partnerships with the project/program managers through the provision of proactive financial and budgeting advice and guidance. The Financial Analyst will also actively participate in the implementation of new capital projects, business processes, policies and procedures. Responsibilities: Prepare monthly, quarterly, and annual project reports and ad hoc financial analysis as requested; Assist the Finance Coordinator with the preparation of year-end closing procedures, working papers, account analysis and audit activities; Maintain the AFMC and CAPER s General Ledger in accordance with Generally Accepted Accounting Principles; ensure accurate collection, processing, and integrity of accounting data including billing, A/R, A/P, project cash flows, credit card transactions, expense claims, and investments Perform various month-end closing processes including: o Confirmation of monthly transactions o Revenue and expenditure accruals/deferrals o Monthly statements o Variance analysis of portal budgets and forecast Participate in preparing annual budget and periodic forecasts for the Student Portal; participate in long range financial planning process discussion; Assist business partners to understand the financial reports and help in developing automated processes for financial reporting needs; Monitor bank balances and prepare monthly cash forecasts to ensure adequate funding levels are present for transaction settlements; Ensure payroll activities are in compliance with corporate policy and regulatory requirements; Respond to financial inquiries and prepare financial analysis as required by clients or management; Participate in inter-departmental meetings, working groups/committees and projects as required; Participate in creating and implementing financial and corporate policies and procedures; Establish effective working relationships with departmental managers, colleagues, and external stakeholders;

2 Identify and recommend process improvements and cost-saving measures; Act as cover-off for other members of the Finance Team as necessary; and Any other duties assigned by the Director or Finance Coordinator. Qualifications Bilingual in English in French (asset) Effective oral and written communication skills Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints in both languages. University degree in finance, accounting, commerce, or related discipline; Enrollment in a professional accounting program (CGA/CMA/CPA/CA) will be a definite asset; A minimum of three (3) years experience in project accounting and budgeting in the Not-For-Profit sector; Familiar with government contribution agreements, Treasury Board, and CRA guidelines. Advanced knowledge of Simply Accounting and Microsoft Excel; Strong knowledge of Generally Accepted Accounting Principles, audit procedures, and internal controls; Knowledge of commodity taxes (GST/HST, ITCs, and rebates, non-resident taxes); Team player with proven analytical, organizational, training, presentation, and problem-solving skills; Strong verbal and written communication and interpersonal skills necessary to interact with a number of individuals at different levels of the organization; Ability to take initiative, work independently, and pro-actively find solutions to finance related problems; Well-developed client service skills; ability and willingness to exceed client needs; Effective time management skills and the ability to work well under pressure and manage tight deadlines; flexibility to accommodate work demands; Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism; Experience at working both independently and in a team-oriented environment; and Positive attitude and work ethic. Physical Demands: While performing the duties of this job, the employee is regularly required to: Sit Occasionally required to walk or move around the office environment Stand May be asked to lift and move up to 25lbs Work Environment: The work environment described is a representation of those an employee encounters while performing the essential functions of this role. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions. Applications will be accepted until July 30, Please forward your résumé and cover letter to

3 RENSEIGNEMENTS SUR L EMPLOYÉ(E) Titre du poste : Service : Supérieur hiérarchique : État : Analyste financier(ère) (poste permanent) Services généraux Directeur, Services généraux Poste permanent à temps plein Préparé par : Ressources humaines Date de préparation : Juillet 2015 RENSEIGNEMENTS SUR LE POSTE Sommaire du poste : L AFMC est en plein renouvellement et dans cette perspective, elle se fixe de nouveaux objectifs ambitieux, soit d être un porte-parole actif des facultés de médecine de l ensemble du pays. Nous sommes désireux d accueillir de nouveaux membres dynamiques au sein de notre équipe. À titre de membre clé de l équipe des Finances, l analyste financier(ère) est responsable de la comptabilité et de l établissement de rapports financiers pour l AFMC de même que du traitement des activités financières quotidiennes. Relevant du directeur des Services généraux, l analyste financier(ère) fournira des renseignements fiables et opportuns pour guider la haute-direction dans le cadre de leur processus décisionnel. En outre, l analyste financier(ère) devra également favoriser les partenariats avec les gestionnaires de projets/programmes grâce à la prestation de directives et de conseils proactifs en matière de budgets et de finances. Il/elle participera également aussi activement à la mise en œuvre de nouveaux projets d immobilisations, de procédés commerciaux, de politiques et de procédures. Responsablités : Préparer mensuellement, trimestriellement et annuellement des rapports de projet et des analyses spéciales au besoin. Aider le/la coordonnateur(trice) des Finances avec la préparation des procédures de clôture d exercice, les documents de travail, l analyse des compte et les activités de vérification. Tenir à jour le grand livre de l AFMC et de CAPER conformément aux principes comptables généralement reconnus; assurer la qualité de la collecte, du traitement et de l intégrité des données comptables, notamment la facturation, les comptes débiteurs et créditeurs, les liquidités des projets, les transactions effectuées par carte de crédit, les demandes d indemnités et les investissements. Effectuer divers processus de clôture en fin de mois, notamment : o Confirmation des transactions mensuelles o Actifs et passifs des recettes et dépenses o Relevés mensuels o Analyse d écart des budgets et des prévisions du portail Participer à la préparation du budget annuel et des prévisions périodiques pour le Portail des étudiants; participer aux discussions portant sur le processus de planification financière à long terme. Aider les partenaires commerciaux à comprendre les rapports financiers et aider à développer des

4 processus informatisés pour répondre aux besoins en matière de rapports financiers. Contrôler les soldes bancaires et préparer des prévisions de trésorerie mensuelles pour veiller à ce que les fonds nécessaires soient présents pour couvrir le paiement des transactions. Veiller à ce que les fonctions de paie soient conformes à la politique générale et aux exigences réglementaires. Répondre aux questions de nature financière et préparer des analyses financières en réponse aux demandes des clients ou de la direction. Participer au besoin à des réunions entre les services, à des groupes/comités de travail et projets. Participer à la création et à la mise en œuvre de politiques et procédures de nature financière et générale. Établir des relations de travail efficaces avec les gestionnaires et collègues des divers services et les intervenants externes. Déterminer et recommander des améliorations aux processus et des mesures de réduction des coûts. Agir en remplacement des autres membres de l équipe des Finances au besoin. S acquitter de toutes autres tâches à la demande du directeur/de la directrice ou du coordonnateur/de la coordonnatrice des Finances Qualifications Bilingue (anglais-français) (un atout). Habiletés supérieures de communication à l oral et à l écrit. Capacité à répondre efficacement dans les deux langues officielles aux demandes ou plaintes les plus sensibles. Diplôme universitaire en comptabilité, en commerce ou dans une discipline connexe. L inscription dans un programme de comptabilité professionnel (CGA/CMA/CPA/CA) constitue un atout indéniable. Au moins trois (3) années d expérience en comptabilité et budgétisation de projet dans le secteur des organisations à but non lucratif. Connaissance des ententes de contribution gouvernementales, du Conseil du Trésor et des directives de l ARC. Connaissance approfondie de Simple Comptable et Microsoft Excel. Solide connaissance des principes comptables généralement reconnus, des procédures de vérification et des contrôles internes. Connaissance des taxes à la consommation (TPS/TVH, CTI, rabais, impôt des non-résidents). Capacité à travailler au sein d une équipe, démonstration de compétences analytiques et organisationnelles de même que sur le plan de la formation, de la présentation et de la résolution de problèmes. Solides compétences orales et écrites et compétences interpersonnelles nécessaires pour interagir avec un certain nombre de personnes à différents échelons de l organisation. Capacité à prendre des initiatives, à travailler de façon indépendante et à trouver, de façon proactive, des solutions aux problèmes d ordre financier. Aptitudes marquées pour le service à la clientèle, capacité et désir de dépasser les besoins et les attentes des clients. Capacité à bien gérer son temps, à travailler sous pression et à gérer des délais serrés. Souplesse nécessaire pour répondre aux exigences du travail. Sens poussé du tact et de la diplomatie, maturité et professionnalisme. Expérience du travail effectué de manière indépendante et du travail d équipe. Attitude positive et éthique de travail.

5 Exigences physiques : Dans le cadre de ses fonctions, l employé(e) : est régulièrement appelé(e) à s asseoir; est appelé(e) à se lever à l occasion et à se déplacer dans le bureau; est appelé(e) à se tenir debout; peut être appelé(e) à soulever et à déplacer à l occasion une charge d un poids maximal de 25 livres Milieu de travail : Le milieu de travail décrit représente celui dans lequel l employé(e) évolue en effectuant les tâches essentielles liées à son rôle. Des rajustements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d effectuer les fonctions essentielles. Les demandes seront acceptées jusqu au 30 juillet Prière de transmettre votre curriculum vitae et votre lettre de présentation à l adresse suivante :

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