Pilotez, ajustez et optimisez votre portefeuille de projets

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1 Pilotez, ajustez et optimisez votre portefeuille de projets Intervenants 2 octobre 2014 Marianne Delétang Consultante Sénior Atos Grégory Sabathé Responsable Marketing NQI

2 La solution web collaborative des projets Présentation de la société NQI Fédérez et animez la communauté des acteurs projet autour d'une culture et d'objectifs partagés! Editeur français 200 clients actifs utilisateurs Présent dans 10 pays Un club utilisateurs actif toute l année

3 La solution web collaborative des projets Pilotez l intégralité du cycle de vie de vos portefeuilles de projets Alignement stratégique des projets Process PPM à l échelle globale Reporting projet simple Diffusion de bonnes pratiques +5 % +15% +25% +35% Augmentation de la rentabilité des projets* Calcul moyen basé sur une meilleure maîtrise des délais, des coûts, des charges et des bonnes pratiques The State of Project Portfolio Management 2013 pmsolutions research

4 La solution web collaborative des projets Présentation de la société NQI Banque / Assurances Services Industrie Administrations Collectivités

5 Mise en place d une gestion de portefeuilles de projets AtoS - Marianne Delétang 2 octobre /10/2014

6 From local offices to global powerhouse Atos worldwide locations Number of employees by country (12/2010 pro-forma figures) 6 6

7 TRANSACTIONAL SERVIVCES CONSULTING & TECHNOLOGY SERVICES From critical IT to business support Transforming business through innovation leveraging Information Technologies Delivering seamless business systems SYSTEMS INTEGRATION Advancing business strategy through innovative processing solutions Transforming IT infrastructure and business operations revenues MANAGED SERVICES 7 7

8 Consulting & Technology services - Une offre de proximité combinant savoir-faire métier et expertise technique Plan Build Run Formation et Ingénierie du Changement Consulting Diagnostic stratégique Schéma directeur Urbanisation Business case Plan de transformation Redesign des processus Conception générale et détaillée Architecture technique Pilotage de programme/pmo Mesures du ROI consultants Engagement forfaitaire Assistance Technique/ Massification Technology Services Gouvernance & AMOA Expertises Développement & Intégration d applications Conception et mise en place d infrastructures Pilotage projets Expertises Maintenance applicative Exploitation/pilotage d infrastructure 8 8

9 Pourquoi la gestion de portefeuilles de projets est-elle nécessaire? Pour répondre à trois questions principales : Qu est ce que nous allons faire? Pouvons nous le faire? Comment est ce que nous faisons ce que nous avons décidé de faire? 9

10 Pourquoi la gestion de portefeuilles de projets est-elle nécessaire? Les managers ont de plus en plus de mal à gérer leurs priorités Les demandes de projets sont acceptées sans savoir si la capacité à les réaliser est confirmée Le nombre de projets complexes à gérer augmente de plus en plus La Direction a une visibilité insuffisante sur l utilisation des ressources et la performance des projets Il est difficile de s assurer que les projets développés sont en ligne avec la stratégie de l organisation Comment mieux piloter ensemble l ensemble des projets dans le respect des délais, du budget et de la qualité? 10

11 Pourquoi la gestion de portefeuille projets est-elle nécessaire? 11

12 Pourquoi la gestion de portefeuille projets est-elle nécessaire? 12

13 Les bénéfices à court terme à moyen terme Partager un référentiel unique et commun avec une solution transverse Allouer les ressources plus efficacement Fluidifier la prise en compte des projets entrants Réduire le nombre de projets redondants Accroitre la visibilité et améliorer la priorisation des projets Améliorer la productivité des portefeuilles à long terme Anticiper les coûts projets Améliorer : l alignement des portefeuilles avec les besoins métier et avec la stratégie d investissement la gestion financière la gestion des ressources et de leurs compétences Améliorer la prise de décision OPTIMISER LES COUTS 13

14 Comment s y prendre? 14

15 Implémentation de la solution Mise en place d ateliers fonctionnels pour : Définir de manière détaillée les besoins en termes de processus Définition des rôles nécessaires Définition des points de décision, arbitrage Définir de manière détaillée les besoins en termes d outils support Besoins de configuration Besoins d interfaçage Besoins de customisation Mise en place d ateliers projets pour : Estimer les impacts projet Planning Coûts Techniques 15

16 Implémentation de la solution Un découpage en phases pour : Séquencer les «réflexions» Donner plus de souplesse dans les ajustements de l organisation Alléger l implémentation globale en permettant une mise en place plus rapide Une stratégie de déploiement basée sur une implémentation incrémentale pour : Faciliter l adoption utilisateurs S assurer de l adéquation besoins exprimés/fonctionnalités livrées Obtenir des résultats rapides et probants pour les utilisateurs 16

17 Implémentation de la solution Pour répondre à la question Qu est ce que nous allons faire? la solution mise en place se doit de fournir à minima: une liste des portefeuilles de projets centralisée la visibilité de l activité projets un processus structuré pour les projets entrants Pour répondre à la question Pouvons nous le faire? l organisation devra disposer : d une solution industrialisée qui fournit une visibilité de l activité de l organisation d une organisation simple mais avec des instances de décision claires (PMO, gestionnaires de portefeuille) de possibilités d outillage pour une aide à la prise de décision et l arbitrage 17

18 Implémentation de la solution Pour répondre à la question Comment est ce que nous faisons ce que nous avons décidé de faire?, il faut s assurer d avoir : la visibilité transverse cohérente qui permette un pilotage en temps réel pour: s assurer de la santé des portefeuilles, anticiper réellement les dérapages projets, connaître la marge d absorption de nouveaux projets un processus et une organisation structurée pour prioriser et arbitrer (instances de décision, comité d arbitrage en place) des outils de simulation de constitution des portefeuilles qui permettent une réelle cohérence des possibilités de contrôle de l alignement des projets avec la stratégie de l organisation 18

19 Démonstration

20 La solution web collaborative des projets Piloter, ajuster et optimiser vos portefeuilles de projets Collecter les demandes Catégoriser les projets Evaluer les business cases Prioriser les projets Analyser la cohérence globale de vos projets et concentrer vos ressources sur les projets Contrôler l exécution du portefeuille créateurs de valeur Equilibrer le portefeuille Communiquer le scénario prévu «La vision portefeuille m a permis de détecter 80% de projets redondants et d économiser jusqu à 3 M» PMO d un grand compte de l énergie

21 Implémentation de la solution Les problèmes rencontrés : Ce sont essentiellement des problèmes de conduite du changement => c est de l humain! Penser que l implémentation du PPM se réduit au déploiement d une solution technique La peur de perdre du pouvoir en partageant des données jugées «sensibles» (données financières, ressources..) La sensation d être «fliqué» lorsque la visibilité est demandée pour un reporting ascendant Un «nouveau» processus qui modifie les méthodes de travail de certains utilisateurs et freine l adoption de la solution Un sponsoring «mou» voire inexistant 21

22 Implémentation de la solution Les facteurs clés de succès : avoir une organisation projet définie en amont avec rôles et responsabilités (sponsor, limites des responsabilités de chaque partie prenante.) sponsoring +++ ne pas hésiter à COMMUNIQUER avec son sponsor et à multiplier ses actions de sponsoring évangéliser, expliquer, former, animer.. s assurer de la réelle adéquation entre les besoins explicités ou implicites ET la solution proposée communiquer régulièrement sur l avancement, montrer les progrès, les acquis ne pas sous estimer le conduite du changement => le facteur humain 22

23 Pour de plus amples informations ATOS Marianne Delétang Consultante Sénior Tél. : NQI Grégory Sabathé Responsable Marketing Tél. :

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