Politique d approvisionnement

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1 Politique d approvisionnement Adoptée par les membres du conseil d administration le 25 novembre 2014 Direction des affaires juridiques et corporatives Résolution

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3 1. Préambule La Société d habitation et de développement de Montréal (ci-après «la Société») à titre d acteur en matière d approvisionnement désire s assurer de la saine gestion de ses fonds et, à cette fin, établit les règles et procédures devant être suivies dans le cadre d un processus d acquisition en établissant la présente politique d approvisionnement (ci-après la «Politique»). 2. Cadre légal La Politique s inscrit dans le cadre légal et réglementaire qui régit le processus d approvisionnement, notamment en vertu de la Loi sur les cités et villes (chapitre C-19) (ci-après la «L.C.V.»), de la Charte de la Ville de Montréal, de la Politique de délégation d autorité de la SHDM, des codes d éthique et de déontologie des employés et des administrateurs ainsi que de la gestion contractuelle de la Société. Les articles à et 573 à de la L.C.V. établissent les règles d adjudication des contrats municipaux. Ces dispositions, ainsi que celles auxquelles elles renvoient, sont applicables à la Société conformément à l article de l annexe C de la Charte de la Ville de Montréal. 3. Portée La présente Politique s adresse à l ensemble des employés de la Société ainsi qu aux fournisseurs impliqués dans toute démarche d acquisition de biens, de services et d exécution de travaux au bénéfice de la Société. Tous doivent agir conformément aux dispositions notamment contenues dans les lois et règlements mentionnés précédemment. 4. Principes et objectifs La présente Politique est basée sur les principes suivants que la Société entend suivre en matière d approvisionnement, lesquels visent à : 4.1 Efficacité : Acquérir des biens, services et travaux de construction aux meilleures conditions (prix, qualité, délais, etc.) tout en tenant compte des exigences et conditions du marché et en conformité avec les lois et les principes d une saine gestion; Accroître l efficacité administrative en ayant notamment recours à des pratiques normalisées d acquisition de biens et services, en favorisant les achats globalisés ainsi que ceux auprès du Centre de service partagé du Québec (CSPQ); 4.2 Intégrité et transparence : Faire affaires avec des fournisseurs et des entrepreneurs compétents, fiables et respectueux des règles d éthique et commerciales; Mettre en place des outils pour prévenir et contrôler toute situation, telle que trafic d influence, intimidation, corruption, collusion ou conflit d intérêts susceptible d entacher le processus d approvisionnement de la Société; Favoriser la transparence à l égard des fournisseurs; 4.3 Équité : Favoriser une saine concurrence entre les fournisseurs; Développer et maintenir des relations d affaires basées sur le respect et le traitement équitable des intervenants; 3 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

4 4.4 Développement durable et économie sociale : Assurer le maintien de l intégrité de l environnement, l amélioration de l équité sociale et l efficacité économique; Considérer l intégration des critères environnementaux et sociaux aux processus d achat de biens et de services tout au long du cycle de vie des produits. La Société souscrit aux principes voulant que ses fournisseurs s engagent en matière de développement durable et social; Considérer dans son approche d approvisionnement, lorsque cela est possible, les entreprises d économie sociale; S assurer que ces conditions et spécifications n aient pas pour objectif de réduire indûment la concurrence. 5. Éthique, déontologie et lobbyisme Afin de promouvoir la transparence dans les processus contractuels intègres et équitables, la Société s engage à respecter les règles d éthique les plus élevées. Tous les employés et tous les administrateurs de la Société ont le devoir d agir conformément aux règles édictées dans le Code d éthique et de déontologie des employés et dans le Code d éthique et de déontologie des administrateurs. La Société considère comme un manquement sérieux toute contravention aux règles de ces codes. De plus, conformément à l article de la L.C.V., la Société a adopté une politique de gestion contractuelle, laquelle prévoit des mesures s appliquant à tout contrat afin de prévenir les situations susceptibles de compromettre l impartialité et l objectivité du processus d approvisionnement et de la gestion du contrat qui en résulte. Tout intervenant autorisé et tout fournisseur ou entrepreneur impliqué dans un processus d approvisionnement doit agir conformément à la Politique de gestion contractuelle de la Société et faire toutes les vérifications et déclarations prévues à cette politique. 6. Définitions Dans la présente Politique, on entend par : 6.1 Appel d offres : une procédure d appel à la concurrence entre plusieurs fournisseurs, les invitant à présenter une offre sous forme de soumission; 6.2 Conseil d administration : Conseil d administration de la Société d habitation et de développement de Montréal; 6.3 Contrat d approvisionnement : un contrat pour l achat ou la location de biens meubles dans lequel des frais peuvent être inclus pour l installation, le fonctionnement et l entretien des biens. Un contrat pour la fourniture de matériel s entend aussi de tout contrat de location d équipement assorti d une option d achat; 6.4 Contrat de construction : un contrat pour la construction, la reconstruction, la démolition, la réparation ou la rénovation d un bâtiment ou d un ouvrage de génie civil, y compris la préparation du site, les travaux d excavation, de forage et de dynamitage, la fourniture de produits et de matériaux, d équipement et de machinerie si ceux-ci sont prévus au contrat et y sont reliés, ainsi que l installation et la réparation des équipements fixes d un bâtiment ou d un ouvrage de génie civil; 6.5 Contrat de services: un contrat pour la fourniture de services dans lequel des pièces ou des matériaux nécessaires à cette fourniture peuvent être inclus; 6.6 Contrat de services professionnels : un contrat de services de nature intellectuelle pour la fourniture desquels des biens ou des équipements peuvent être inclus; 6.7 MAMOT : ministère des Affaires municipales et Occupation du territoire. 4 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

5 7. Règles générales applicables à tous les contrats 7.1 La Société ne peut diviser un contrat en plusieurs contrats en semblable matière, sauf si cette division est justifiée par des motifs de saine administration; 7.2 La Société ne peut modifier un contrat accordé à la suite d une demande de soumissions, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n en change pas la nature; 7.3 Les montants mentionnés à la présente Politique incluent toutes les taxes sur les produits et services. 8. Procédure d acquisition de gré à gré (0 à ,99 $) 8.1 Lorsque la dépense est estimée à moins de $, la Société peut procéder de gré à gré sans avoir à suivre de formalités particulières; Malgré l alinéa précédent, lorsqu il s agit d un contrat de construction octroyé par l intermédiaire d un gestionnaire externe, ce dernier doit, lorsque la dépense est estimée entre $ et 7 499,99 $, s adresser à un minimum de (2) deux fournisseurs et avoir obtenu au moins (1) un prix écrit avant de procéder de gré à gré; En aucun cas, le cumul des contrats à un même fournisseur ne peut excéder le montant de $ par année; 8.2 Lorsque la dépense est estimée entre $ et ,99 $, la Société doit s adresser à un minimum de (2) deux fournisseurs et avoir obtenu au moins (1) un prix écrit avant de procéder de gré à gré; Malgré l alinéa précédent, lorsqu il s agit d un contrat de construction, excluant les contrats d entretien, dont l objet est l exécution de travaux imprévus applicables au parc immobilier sous la gestion de la Direction de la gestion immobilière de la Société et que la dépense est estimée à moins de $, la Société peut procéder de gré à gré sans avoir à suivre de formalités particulières; 8.3 Lorsqu il s agit d un contrat de services professionnels estimé à moins de $, la Société peut procéder de gré à gré sans avoir à suivre de formalités particulières; 8.4 Dans tous les cas, la Société doit favoriser la mise en concurrence et s adresser à un maximum de fournisseurs compte tenu des circonstances. 9. Appel d offres sur invitation écrite (entre $ et , 99 $) 9.1 La Société doit prévoir un délai minimum de (8) huit jours calendrier pour la réception des soumissions; 9.2 La Société doit s adresser à un minimum de deux (2) fournisseurs et doit avoir obtenu au moins (1) un prix écrit; 9.3 La demande de soumissions doit mentionner que la Société ne s engage à retenir ni la plus basse, ni la plus haute, ni aucune des soumissions reçues. 10. Appel d offres publiques ( $ et plus) 10.1 Le prix de tout contrat qui comporte une dépense de $ ou plus doit, avant l ouverture des soumissions, le cas échéant, et la conclusion du contrat, avoir fait l objet d une estimation établie par la Société; 10.2 La Société doit prévoir un délai minimum de (15) quinze jours calendriers pour la réception des soumissions; 5 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

6 10.3 La demande de soumissions doit mentionner que la Société ne s engage à retenir ni la plus basse, ni la plus haute, ni aucune des soumissions reçues; 10.4 La Société peut, à la condition qu elle en fasse mention dans les documents d appel d offres, se réserver la possibilité de refuser tout entrepreneur ou fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d ouverture des soumissions, a fait l objet de la part de la Société d une évaluation de rendement insatisfaisant, selon les conditions prévues à la L.C.V.; 10.5 Sous réserve des règles applicables aux contrats de services professionnels visés par le Règlement sur l adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels (chapitre C-9, r.2) et sous réserve du paragraphe suivant, aucune demande de soumissions publiques ni aucun document auquel elle renvoie ne peuvent faire de discrimination basée sur la province ou le pays d origine des biens, services, fournisseurs ou entrepreneurs; 10.6 Malgré le paragraphe précédent, une demande de soumissions publiques relative à un contrat d approvisionnement, de services ou de travaux de construction peut prévoir que seules seront considérées les soumissions qui sont présentées par des entrepreneurs ou fournisseurs, en outre de ceux ayant un établissement au Québec, qui ont un établissement dans un territoire visé par un accord intergouvernemental de libéralisation des marchés applicable à la Société ou dont les biens qui en font l objet sont produits dans un territoire comprenant le Québec et un desdits territoires; 10.7 Une demande de soumissions publiques relative à un contrat pour la fourniture de services qui, en vertu d une loi ou d un règlement, ne peuvent être rendus que par un architecte, un ingénieur, un arpenteur-géomètre ou un comptable professionnel agréé, qui comporte une dépense de moins de $ peut prévoir que seules seront considérées les soumissions qui sont présentées par des fournisseurs qui ont un établissement sur le territoire visé à l article 7 du Règlement sur l adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels. 11. Ouverture des soumissions, évaluation des offres et adjudication des contrats Jusqu à l ouverture des soumissions, aucun renseignement permettant de connaître le nombre ou l identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions, d un document auquel elle renvoie ou d un document additionnel qui y est lié ne peut être divulgué par un employé ou un administrateur de la Société; 11.2 Sollicitation d un prix Dans le cadre d un appel d offres où la Société a sollicité uniquement un prix forfaitaire ou unitaire, le contrat est adjugé au soumissionnaire conforme ayant fait l offre la plus avantageuse selon les modalités prévues aux documents d appels d offres; 11.3 Évaluation de la qualité ou de la quantité et du prix Sous réserve du paragraphe 11.4, le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé de niveau A concerné, dans les limites monétaires énoncées à la Politique de délégation d autorité de la SHDM peut choisir d utiliser un système de pondération et d évaluation des offres en vertu duquel chacune obtient un nombre de points basé, outre le prix, sur la qualité ou la quantité des biens, services ou travaux, sur les modalités de livraison, les services d entretien, l expérience et la capacité financière requises du fournisseur ou de l entrepreneur ou sur tout autre critère directement relié au marché. Lorsque le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé de niveau A concerné choisit un tel système, les documents d appel d offres doivent mentionner toutes les exigences et tous les critères d évaluation ainsi que des méthodes de pondération et d évaluation fondées sur ces critères. Dans un tel cas, le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé concerné, dans les limites monétaires énoncées à la Politique de délégation d autorité de la SHDM ne peut accorder le 1 Ces règles sont applicables aux appels d offres publics et sur invitation. 6 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

7 contrat à une personne autre que celle qui a fait, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage; 11.4 Évaluation de la qualité Dans le cas de l adjudication d un contrat de services professionnels, la Société doit utiliser un système de pondération et d évaluation des offres dont l établissement et le fonctionnement respectent les règles suivantes : 1 le système doit comprendre, outre le prix, un minimum de quatre critères d évaluation; 2 le système doit prévoir le nombre maximal de points qui peut être attribué à une soumission eu égard à chacun des critères autres que le prix; ce nombre ne peut être supérieur à 30 sur un nombre total de 100 points qui peut être attribué à une soumission eu égard à tous les critères; 3 le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé de niveau A concerné doit former un comité de sélection d au moins trois membres, qui doit: a) évaluer individuellement chaque soumission sans connaître le prix; b) attribuer à la soumission, eu égard à chaque critère, un nombre de points; c) établir le pointage intérimaire de chaque soumission en additionnant les points obtenus par celle-ci eu égard à tous les critères; d) quant aux enveloppes contenant le prix proposé, ouvrir uniquement celles qui proviennent des personnes dont la soumission a obtenu un pointage intérimaire d au moins 70 et retourner les autres, sans les avoir ouvertes, à leurs expéditeurs; e) établir le pointage final de chaque soumission qui a obtenu un pointage intérimaire d au moins 70, en divisant par le prix proposé le produit que l on obtient en multipliant par le pointage intérimaire majoré de 50. La demande de soumissions ou un document auquel elle renvoie doit mentionner toutes les exigences et tous les critères qui seront utilisés pour évaluer les offres, notamment le pointage intérimaire minimal de 70, ainsi que les méthodes de pondération et d évaluation des offres fondées sur ces critères. La demande ou le document, selon le cas, doit préciser que la soumission doit être transmise dans une enveloppe incluant tous les documents ainsi qu une enveloppe contenant le prix proposé. Le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé concerné, dans les limites monétaires énoncées à la Politique de délégation d autorité de la SHDM ne peut accorder le contrat à une personne autre que: 1 celle qui a fait, dans le délai fixé, la soumission ayant obtenu le meilleur pointage final, sous réserve des paragraphes 2 et 3 ; 2 dans le cas où plusieurs personnes sont visées au paragraphe 1, celle d entre elles qui a proposé le prix le plus bas, sous réserve du paragraphe 3 ; 3 dans le cas où plusieurs personnes sont visées au paragraphe 2, celle d entre elles que le sort favorise à la suite d un tirage. Le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé de niveau A concerné peut, dans le cas de l adjudication d un contrat qui n est pas visé au 1 er alinéa, choisir d utiliser un système dont l établissement et le fonctionnement respectent les règles prévues à cet alinéa. Dans un tel cas, les deuxième et troisième alinéas s appliquent; 11.5 Homologation ou qualification Le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé de niveau A concerné peut établir un processus d homologation ou de qualification qui ne peut faire de discrimination basée sur la province ou le pays d origine des biens, services, fournisseurs ou entrepreneurs. 7 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

8 Toutefois, dans le cas où le Conseil d administration ou le directeur général ou l employé de niveau A concerné établit un processus d homologation ou de qualification uniquement aux fins de l adjudication d un contrat par appel d offres public, le processus peut faire la discrimination qui est permise dans le cas d une demande de soumissions publiques relative à un tel contrat en vertu du paragraphe La Société invite les intéressés à obtenir leur homologation ou qualification ou celle de leurs biens ou services, en faisant publier par le secrétaire corporatif un avis à cet effet conformément aux règles applicables aux appels d offres publics; 11.6 Certification, qualification ou enregistrement Une demande de soumissions peut prévoir que les biens, services, fournisseurs ou entrepreneurs qui en font l objet ou qui peuvent y répondre doivent être, soient préalablement certifiés, qualifiés ou enregistrés par un organisme accrédité par le Conseil canadien des normes, soit préalablement homologués ou qualifiés en application du processus prévu au paragraphe Le premier alinéa ne s applique pas lorsqu en application du processus prévu au paragraphe 11.5 un seul fournisseur ou entrepreneur a obtenu l homologation ou la qualification; 11.7 Négociation avec le seul soumissionnaire conforme La Société peut, dans le cas où, à la suite d une demande de soumissions, elle a reçu une seule soumission conforme, s entendre avec le soumissionnaire pour conclure le contrat à un prix moindre que celui proposé dans la soumission, sans toutefois changer les autres obligations, lorsque le prix proposé accuse un écart important, compte tenu des circonstances, avec celui prévu dans l estimation établie par la Société. 12. L obligation de procéder par appel d offres ne s applique pas: 12.1 à un contrat dont l objet est la fourniture de matériel ou de matériaux ou la fourniture de services pour laquelle un tarif est fixé ou approuvé par le gouvernement du Canada ou du Québec ou par un de ses ministres ou organismes; 12.2 à un contrat dont l objet est la fourniture d assurance, de matériaux, de matériel ou de services et qui est conclu avec un organisme public au sens de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1); 12.3 à un contrat dont l objet est la fourniture d assurance, de matériaux, de matériel ou de services conclu avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services après que des vérifications documentées et sérieuses ont été effectuées pour s assurer de l unicité de ce fournisseur dans l ensemble des territoires visés par un accord intergouvernemental de libéralisation des marchés publics applicable à la Société, ou lorsque le contrat a pour objet la fourniture de services professionnels visés par le Règlement sur l adjudication de contrats pour la fourniture de certains services professionnels, dans le territoire du Québec; 12.4 à un contrat dont l objet est la fourniture de services professionnels nécessaires dans le cadre d un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles; 12.5 à un contrat dont l objet est la fourniture d assurance, de matériaux, de matériel ou de services, autre que des services en matière de collecte, de transport, de transbordement, de recyclage ou de récupération des matières résiduelles et qui est conclu avec un organisme à but non lucratif; 12.6 à un contrat dont l objet est la fourniture de biens meubles ou de services reliés au domaine artistique ou culturel ou la fourniture d abonnements ou de logiciels destinés à des fins éducatives; 12.7 à un contrat dont l objet est la fourniture d espaces médias aux fins d une campagne de publicité ou de promotion; 8 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

9 12.8 à un contrat dont l objet découle de l utilisation d un progiciel ou d un logiciel et vise : 1 à assurer la compatibilité avec des systèmes, progiciels ou logiciels existants; 2 la protection de droits exclusifs tels les droits d auteur, les brevets ou les licences exclusives; 3 la recherche ou le développement; 4 la production d un prototype ou d un concept original; 12.9 à un contrat dont l objet est l exécution de travaux d enlèvement, de déplacement ou de reconstruction de conduites ou d installations d électricité, de gaz, de vapeur, de télécommunication, d huile ou d autre fluide conclu, soit avec le propriétaire des conduites ou des installations, soit avec une entreprise d utilité publique pour un prix qui correspond à celui qu une entreprise exécutant généralement de tels travaux exige normalement pour ceux-ci; à un contrat dont l objet est la fourniture de services par un fournisseur qui, dans le domaine des communications, de l électricité ou du gaz, est en situation de monopole; à un contrat dont l objet est l entretien d équipements spécialisés qui doit être effectué par le fabricant ou son représentant; Lorsqu un contrat de services professionnels relatif à la conception de plans et devis a fait l objet d une demande de soumissions, l obligation de procéder par appel d offres ne s applique pas à un contrat conclu avec le concepteur de ces plans et devis pour : 1 leur adaptation ou leur modification pour la réalisation des travaux aux fins desquelles ils ont été préparés; 2 la surveillance des travaux liés à une telle modification ou à une telle adaptation ou, dans le cadre d un contrat à prix forfaitaire, à une prolongation de la durée des travaux; Lorsqu il s agit d un contrat non couvert par les exceptions précitées conclu à la suite d une autorisation accordée par le Ministre, aux conditions qu il détermine dans la mesure où un accord intergouvernemental de libéralisation des marchés applicable à la Société n exige pas que les appels d offres soient publics; Lorsqu il s agit de la reconduction d un contrat d assurance accordé à la suite d une demande de soumissions pour une période inférieure à cinq ans, pourvu que l ensemble des périodes de reconduction, ajoutées à celle prévue à l adjudication n excèdent pas cinq ans; Dans un cas de force majeure, de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements de la Société ou à nuire sérieusement à leur fonctionnement, le président du Conseil d administration, ou, si ce dernier est absent ou empêché d agir, le directeur général, peut décréter toute dépense qu il juge nécessaire et octroyer tout contrat requis pour remédier à la situation Personnes et entreprises non admissibles aux contrats de la Société 13.1 Plusieurs dispositions législatives actuellement en vigueur permettent de vérifier si les personnes et les entreprises qui désirent contracter avec la Société satisfont aux conditions d intégrité requises. Afin de se conformer aux processus de vérifications administratives prévues dans ces lois et règlements, avant la conclusion de tout contrat, la Société doit : dans le cas des contrats et des sous-contrats de services et de travaux de construction d une dépense égale ou supérieure au montant déterminé par le gouvernement, s assurer que l entreprise détient son autorisation de l Autorité des marchés financiers (AMF); 2 Rapport à déposer au Conseil d administration par la suite. 9 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

10 dans le cas de tout contrat ou sous-contrat qui n est pas encore assujetti à l obligation d obtenir une autorisation de l AMF et dont l entreprise ne détient pas une telle autorisation: 1 s assurer que l entreprise n est pas inscrite au Registre des entreprises inadmissibles aux contrats publics (RENA); 2 lorsqu il s agit d un contrat ou d un sous-contrat de construction, s assurer que l entrepreneur ou, dans le cas d une société ou d une personne morale, elle-même, l un de ses dirigeants ou, si elle n est pas un émetteur assujetti au sens de la Loi sur les valeurs mobilières (chapitre V-1.1), l un de ses actionnaires ne fait l objet d une licence restreinte aux fins de l obtention d un contrat public 3; 3 s assurer que le fournisseur n est, ni inscrit à la liste de la Ville de Montréal des personnes qui doivent être déclarées non conformes lors du dépôt d une soumission, ni au Registre des fournisseurs exclus des appels d offres de la Ville de Montréal en vertu de la Politique de gestion contractuelle de la Ville de Montréal; 4 dans tous les cas, s assurer que le cocontractant n est pas inscrit au registre du Directeur général des élections du Québec (DGEQ) des personnes (physiques ou morales) non admissibles aux contrats publics; Un fournisseur ou un entrepreneur qui se trouve sur l un ou l autre des registres ou listes mentionnés ci-dessus n est pas admissible aux contrats de la Société et, s il s agit d un soumissionnaire, sa soumission doit être déclarée non conforme et rejetée. À moins qu il s agisse pour la Société de se prévaloir d une garantie découlant d un contrat, l exécution d un contrat doit cesser si le fournisseur devient inadmissible aux contrats publics ou si la licence de l entrepreneur est restreinte en cours d exécution, et si, dans les 20 jours suivants l inadmissibilité, la Société ne demande pas au MAMOT ou, le cas échéant, à la Régie du bâtiment du Québec (RBQ), d en autoriser la poursuite ou si, après avoir demandé cette autorisation, le MAMOT ou la RBQ ne l accorde pas dans les 10 jours suivants. 14. Responsabilité de l application L application de la présente politique est sous la responsabilité du directeur des Affaires juridiques et corporatives de la Société d habitation et de développement de Montréal. Tout intéressé peut en tout temps s adresser à ce dernier afin de lui faire part de toute plainte ou non-respect de la présente politique. 15. Entrée en vigueur La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil d administration de la Société et remplace la politique intitulée Politique d octroi des contrats d acquisition de biens et d exécution de travaux ou de services. 3 Consulter le Tableau des licences restreintes sur le site de la RBQ. 4 Il est à noter qu aux fins d application de l article (2 o ) de la Politique de gestion contractuelle de la SHDM, dès qu une entreprise détient une autorisation de l AMF, elle doit être considérée comme étant retirée de la liste de la Ville, si ce n est déjà fait. 10 Politique d approvisionnement novembre 2014 résolution

11 Annexe A Politique d utilisation des systèmes informatiques, des technologies de l information et des télécommunications de la SHDM septembre 2014 résolution