GUIDE DES MARCHES PUBLICS PASSES AU NOM DES COMMUNES

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1 HAUT-COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE EN POLYNESIE FRANÇAISE Direction de l Ingénierie publique et des affaires communales Pôle juridique et financier Bureau juridique des communes GUIDE DES MARCHES PUBLICS PASSES AU NOM DES COMMUNES

2 HAUT-COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE EN POLYNESIE FRANÇAISE Contenu du guide des marchés publics passés au nom des communes Fiche 1 : Les règles fondamentales de la commande publique Fiche 2 : Le champ d application des marchés publics Fiche 3 : La préparation de la procédure Fiche 4 : Les modes de passation des marchés Fiche 5 : Les grands principes dans la mise en œuvre de la procédure Fiche 6 : Le contrôle des marchés publics et de leurs avenants Fiche 7 : L exécution des marchés Fiche 8 : Le contentieux des marchés publics 2

3 HAUT-COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE EN POLYNESIE FRANÇAISE Fiche 1 : les règles fondamentales de la commande publique Toute action du pouvoir adjudicateur, c'est-à-dire l acheteur public en tant que personne morale, doit être guidée par les grands principes de la commande publique. Le 23 juin 2003, le conseil constitutionnel a reconnu une valeur constitutionnelle aux «principes de la liberté d accès à la commande publique, d égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures» qui découlent selon lui des articles 6 et 14 de la Déclaration des Droits de l Homme et du Citoyen de Ces principes sont les suivants : 1- La liberté d accès à la commande publique Principe de la mise en concurrence L acheteur public a toujours la possibilité de se soumettre à un formalisme plus important et contraignant que celui qui lui est imposé par le montant du contrat. Ainsi, il peut par exemple recourir à une publicité alors même que le montant du contrat est inférieur au seuil de l appel d offres. Des candidats de toutes sortes L autre conséquence de la liberté d accès à la commande publique est que les entreprises privées peuvent tout à fait se trouver en concurrence avec des personnes publiques, des associations, qui peuvent soumissionner à un marché public. En revanche, lors de l analyse des offres, le pouvoir adjudicateur a l obligation de replacer tous les candidats dans des conditions de mise en concurrence égales (ex. en réimputant les charges dont un candidat serait exonéré de par son statut par exemple). 2- Le principe de bonne gestion des deniers publics Une définition des besoins devant être claire et précise La définition des besoins est un préalable nécessaire (article 272 du CMP). La nature et l étendue des besoins à satisfaire doivent-être déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d un appel à la concurrence. Cette définition des besoins permet d optimiser la mise en concurrence et donc le résultat du marché. 3

4 3- La transparence des procédures L impartialité Tout candidat à un marché public doit être en mesure d obtenir la preuve de l impartialité de l acheteur public : - en cours de procédure, la consultation doit faire l objet d une traçabilité ; - le candidat évincé a la possibilité d obtenir les informations sur le titulaire du marché, le montant auquel il a été attribué, et accéder à certaines pièces de la consultation (sous couvert du secret industriel et commercial), devenues à la signature du contrat des documents administratifs. Traçabilité tout au long de la procédure Toutes les étapes de la passation doivent-être conservées, depuis la publication de l annonce jusqu à la notification du marché. L étape la plus solennelle est le choix de l attributaire, qui, pour les collectivités territoriales, fait l objet d une commission d appel d offres, commission composée essentiellement d élus de ladite collectivité (majorité et opposition). 4- L égalité de traitement entre les candidats Tous les candidats doivent disposer les mêmes informations et doivent être traités de la même façon par le pouvoir adjudicateur. Le non respect de ce principe, quel qu en soit la cause, peut entraîner la nullité de la procédure. Nécessaire anticipation des questions (avant la date limite fixée, et par écrit) En cas de doute d un candidat sur le contenu du cahier des charges, l égalité de traitement entre les candidats suppose que la question soit posée par écrit au pouvoir adjudicateur (principe de traçabilité) de sorte qu elle puisse apporter la même réponse à tous les candidats. Ceci suppose d anticiper : pour la bonne gestion de la procédure, le pouvoir adjudicateur pose en principe une date limite au delà de laquelle il n est plus possible de poser de questions. Mêmes informations pour tous : principe des modifications de détail Ces réponses peuvent modifier «à la marge» la consultation (d où le terme de «modifications de détail»), mais ne peuvent remettre en cause substantiellement l objet du marché, sous peine de nullité. Demande de Précisions en cours de procédure L égalité de traitement entre les candidats doit-être scrupuleusement respectée lorsqu un candidat a besoin de se rapprocher du pouvoir adjudicateur pour obtenir des informations. 4

5 HAUT-COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE EN POLYNESIE FRANÇAISE Fiche 2 : Le champ d application des marchés publics 1- Qu est-ce qu un marché public? L article 1 er du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française définit les marchés publics comme étant «des contrats passés, dans les conditions prévues au présent code, par les collectivités publiques en vue de la réalisation de travaux, fournitures et services». Pour le Conseil d Etat, les marchés entrant dans le champ d application du code des marchés publics sont des contrats administratifs, relevant des juridictions administratives. Dans un marché public, les intéressés s'engagent à respecter les clauses administratives, techniques et économiques qui constituent ce contrat. L article 254 du CMP prévoit que les marchés font l objet d un acte d engagement établi en un seul original. En effet, la soumission, dans les marchés par adjudication, l offre, dans les marchés sur appel d offres, sur appel d offres collectif, sur appel d offres avec concours et dans les marchés négociés, sont établies sous forme d un acte d engagement souscrit par les candidats au marché. Par ailleurs, les pièces constitutives d un marché mentionnent au moins (article 255 du CMP) : - L'indication des parties contractantes ; - La définition de l'objet du marché. - La référence aux articles et alinéas du chapitre II du code des marchés publics en vertu desquels le marché est passé ; - L'énumération par ordre de priorité des pièces incorporées dans le contrat ; - Le prix ou les modalités de sa détermination ; - Le délai d'exécution du marché ou la date de son achèvement ; - Les conditions de réception et, le cas échéant, de livraison des prestations ; - Les conditions de règlement ; - Les conditions de résiliation ; - La date de notification du marché ; - Le comptable public assignataire chargé du paiement. La référence aux articles en vertu desquels est passé le marché (3 de l article 255 du CMP) est importante car elle annonce la procédure suivie : 5

6 Les types particuliers de marchés sont : - Marchés à bon de commande (article 273 du CMP) ; - Marchés fractionnés (article 274 du CMP) ; - Marchés en régie (article 278 du CMP). Les catégories de marchés sont : - Marchés d études dits de prestations intellectuelles (article 313 à 317 du CMP) qui comprennent : o Les marchés dits de définition (article 313 bis du CMP) ; o Les marchés de maîtrise d œuvre (article 314 bis du CMP) ; o Les autres marchés (article 314 du CMP). - Marchés de travaux, marchés de fournitures et/ou de service, marchés industriels Les modes de consultation sont : - l adjudication (articles 280 à 293 du CMP) ; - l appel d offres collectif (article 294 du CMP) ; - l appel d offres (articles 295 à 300 du CMP) ; - l appel d offres avec concours (articles 302 à 307 du CMP) ; - le marché négocié (articles 308 à 312 bis du CMP). 2- Quelle est la distinction entre un marché public et une délégation de service public? La délégation de service public est «un contrat par lequel une personne morale de droit public confie la gestion d un service public dont elle a la responsabilité à un délégataire public ou privé, dont la rémunération est substantiellement liée au résultat de l exploitation du service. Le délégataire peut être chargé de construire des ouvrages ou d acquérir des biens nécessaires au service» 1. Pour rappel, les délégations de service public sont encadrés en Polynésie française par la Loi du pays n du 7 décembre 2009 et par ses arrêtés d application n 2298 et n La différence fondamentale entre un marché public et une délégation de service public résulte du mode de rémunération retenu. Pour un marché public, le paiement est intégral et immédiat et effectué par l acheteur public. Pour une délégation de service public, la rémunération est tirée de l exploitation du service. La notion de délégation de service public a été progressivement définie par la jurisprudence, essentiellement par opposition à la notion de marché public, ainsi que par référence à d autres catégories de contrats. Le conseil d Etat a précisé que la délégation de service public se caractérisait : 1 Article LP1 n du 7 décembre 2009 relative au cadre réglementaire des délégations de service public de la Polynésie française et de ses établissements publics. 6

7 par son objet, portant sur l exécution du service public, et par le mode de rémunération du cocontractant de l administration 2, cette rémunération devant être substantiellement assurée par le résultat de l exploitation du service 3. Dans ce type de contrat, le délégataire assume une part du risque d exploitation Quel est le code des marchés publics applicables aux communes de la Polynésie française? La réglementation applicable aux communes de la Polynésie française résulte : - du décret n du 17 juillet 1964 portant codification des textes réglementaires relatifs aux marchés publics, dans sa version en vigueur au 23 novembre 1980, date de publication en Polynésie française du décret n du 13 novembre 1980 portant application des lois n du 8 juillet 1977 et du 29 décembre 1977 modifiant le régime communal dans les territoires de la Nouvelle-Calédonie et dépendances et de la Polynésie française ; c est l article 11 du décret du 13 novembre 1980 qui modifie un tant soit peu le décret initial ; - et de trois décrets ultérieurs modifiant certains points : o décret n du 3 juillet 1990 modifiant le seuil de passation des marchés par la voie de l appel d offres ; o décret n du 26 octobre 1995 portant modification du code des marchés publics applicable aux communes de la Polynésie française et à leurs établissements publics ; o décret n du 2 novembre 1998 modifiant les dispositions du code des marchés publics rendues applicables aux communes de la Polynésie française et à leurs établissements publics et relatifs aux taux et aux modalités de calcul des intérêts moratoires. Depuis l entrée en vigueur du nouveau statut d autonomie de la Polynésie française (loi organique n du 27 février 2004) et en vertu de son article 49, la Polynésie est compétente pour fixer les règles relatives aux marchés publics des communes. Cependant, aucune loi de Pays n ayant été prise en application de cette compétence, les dispositions du décret n du 13 novembre 1980 modifié restent applicables. 2 CE, 22 mars 2000, Epoux Lasaulce 3 CE, 15 avril 1996, Préfet des Bouches-du-Rhône et 30 juin 1999, SMITOM 4 CE, 15 juin 1994, Syndicat intercommunal des transports publics de la région de DOUAI 7

8 Ce code des marchés publics applicable en Polynésie française comprend cinq livres. Les collectivités locales ont à connaître principalement le livre III traitant des marchés publics conclu au nom des collectivités locales et de leurs établissements publics. 4. Qu est ce qu un cahier des charges? a) LES CCAG, CCTG, CCAP et CCTP L article 318 du CMP précise que les cahiers des charges déterminent les conditions dans lesquelles les marchés sont exécutés. Ils comprennent notamment : des documents généraux : En effet, les marchés passés par les communes peuvent viser en application des dispositions précitées : les cahiers des clauses administratives générales (CCAG) qui fixent les dispositions administratives applicables à toute une catégorie de marchés ; Les cahiers des clauses techniques générales (CCTG) qui fixent les dispositions techniques applicables à toutes les prestations d'une même nature. Il existe quatre cahiers des clauses administratives générales : cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés de fournitures courantes et des services (décret du 27 mai 1977 modifié), cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés publics de travaux (décret et circulaire du 21 janvier 1976 édition mise à jour au 3 février 1981), cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés de prestations intellectuelles (décret du 26 décembre 1978 modifié), cahier des clauses administratives générales applicable aux marchés industriels (décret et circulaire du 14 octobre 1980). des documents particuliers : Les marchés passés par les communes peuvent également viser : les cahiers des clauses administratives particulières (CCAP) fixant les dispositions administratives propres à chaque marché ; Ces CCAP précisent en principe : - l objet du marché ainsi que les dispositions générales relatives à la maîtrise d œuvre, - la maîtrise de chantier et la conduite d opération, - les prix et le mode d évaluation des ouvrages à construire, - la variation des prix et les modalités de règlement des comptes, - le délai d exécution et les éventuelles pénalités de retard, - les clauses de financement et de sûreté, - la préparation, la coordination et l exécution des travaux, - les modalités de contrôle et de réception des travaux. 8

9 Les cahiers des clauses techniques particulières (CCTP) fixant les dispositions techniques nécessaires à l'exécution des prestations prévues au marché. Ces CCTP décrivent en principe plus précisément les ouvrages à réaliser (en particulier les matériels et matériaux à utiliser) et définissent les modalités de leur exécution. Ces documents sont essentiels pour une bonne compréhension des travaux à effectuer, permettant ainsi une exacte estimation de leur coût. b) L AVIS DE PUBLICITE ET LE REGLEMENT DE LA CONSULTATION Outre l acte d engagement exigé par l article 254 du CMP et les cahiers des charges visés à l article 318 du CMP, certaines procédures doivent obligatoirement comporter un avis de publicité (dit avis d adjudication pour les marchés conclus par adjudication, avis d appel de candidatures pour les marchés sur appel d offres et avis de consultation collective pour les marchés sur appel d offres collectif) mentionnant certaines informations (se reporter à la fiche 5). En effet, quel que soit le support de publicité choisi, des informations minimales doivent obligatoirement être portées à la connaissance des candidats potentiels. Ainsi, doivent toujours être mentionnés : l identité et les coordonnées de l acheteur, l objet des prestations envisagées, les critères d attribution du marché et, le cas échéant, leurs conditions de mise en œuvre 5. En pratique, pour les marchés conclus sur appels d offres, cet avis de publicité est parfois complété par un règlement de consultation appelé aussi «règlement particulier de l appel d offres (R.P.A.O)», qui définit : - les divers intervenants dans l opération (maître d ouvrage, conducteur d opération, maître d œuvre, contrôleur technique, etc ) - le mode de réalisation des travaux (décomposition en tranches et en lots séparés), - les critères de sélection des offres, - le mode de présentation des offres, - les conditions d envoi ou de remise des offres. 5. Quels sont les différents acteurs à l achat public? Suivant le type de marché, plusieurs acteurs sont susceptibles d intervenir : - Le pouvoir adjudicateur désigne la personne morale qui passe les marchés. C est le représentant légal de la collectivité qui prépare les marchés et choisit les attributaires de ces derniers. Dans la pratique, ce représentant légal est parfois dénommé personne responsable des marchés (PRM). Pour les marchés de travaux : 5 Conseil d Etat Sect., 30 janvier 2009, Agence nationale pour l emploi, n

10 - Le maître d ouvrage est la collectivité pour laquelle est réalisée la construction. - Le maître d œuvre, (MOE) désigne la personne chargée d élaborer le projet et d en suivre l exécution. Lorsque la collectivité ne peut remplir elle-même cette tâche, elle s adresse à un tiers privé (architecte et bureau d études) ou public (exemple : services techniques de syndicat, DIPAC ). - Les assistants au maître d ouvrage (AMOA ou AMO) ont pour mission d aider le maître d'ouvrage à définir, piloter et exploiter, le projet réalisé par le maître d'œuvre. Les assistants ont un rôle de conseil et de proposition, le décideur restant le maître d'ouvrage. Ils facilitent la coordination de projet et permettent au maître d ouvrage de remplir pleinement ses obligations au titre de la gestion du projet. - Le mandataire agit au nom et pour le compte du maître de l ouvrage. Il représente le maître d ouvrage dans les relations avec les constructeurs. - L entrepreneur a la charge et la responsabilité de l exécution des travaux suivant les moyens qu il jugera appropriés pour respecter ses engagements contractuels. Il a également une obligation de résultat et l intervention du maître d œuvre ne doit porter sur les moyens utilisés par l entrepreneur que pour s assurer de leur adaptation aux buts contractuellement fixés et pour procéder aux contrôles techniques nécessaires. - Le coordonnateur de Sécurité et de Protection de la Santé (CSPS), est une personne physique ou morale désignée par le maître d'ouvrage dès le début de la phase d'élaboration de l'avant projet sommaire (APS) de l'ouvrage. La mission du coordonnateur SPS est de prévenir, tout au long de l opération, les risques résultant des interventions simultanées ou successives des diverses entreprises et équipes. - Le contrôleur technique est chargé de veiller au respect des règles de construction dans le bâtiment. L'intervention d'un contrôleur technique est obligatoire pour les bâtiments recevant du public, renfermant des locaux à sommeil (type internats d'école, hôtels, maison de retraite, hôpitaux) ainsi que pour les bâtiments d'une certaine taille (par exemple les magasins alimentaires de plus de 300m², cinémas de plus de 200 places...). Le contrôleur intervient dès le dépôt du permis de construire jusqu'à la réception des travaux. 10

11 HAUT-COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE EN POLYNESIE FRANÇAISE Fiche 3 : La préparation de la procédure 1- Quelle est la capacité juridique des contractants? c) LA COLLECTIVITE LOCALE Les textes de référence Articles L al.6, L , L al.4, L et R du code général des collectivités territoriales Le représentant de l acheteur public Le maire (ou le président de l établissement public de coopération intercommunal) est en principe le représentant légal de l acheteur public. Il (ou elle) est l ordonnateur de la commande. Les modalités de délégations du conseil municipal autorisant le maire à signer un marché ainsi que ses avenants La délégation du conseil municipal au maire par DELIBERATION «PERMANENTE» La délégation du conseil municipal au maire par DELIBERATION «SPECIFIQUE» Références textuelles article L al.4 du CGCT article L du CGCT Principe Les décisions prises par le maire par délégation du conseil municipal ont valeur de délibération. Caractéristiques - Le maire peut signer sans autorisation spécifique tous les marchés publics en dessous du montant fixé par le conseil municipal. - Cette délégation est valable pendant toute la durée du mandat du maire. - Les décisions du maire issues de cette 11 La délibération «spécifique» du conseil municipal autorisant le maire à signer un marché peut intervenir soit : - Avant le lancement de la procédure de passation du marché. - A tout moment de la procédure de

12 Conditions délégation sont soumises aux règles de contrôle et de publicité. Le conseil municipal doit déterminer un seuil. La fixation de ce seuil est libre (pas de montant plafonné). consultation. Le conseil municipal peut en effet à tout moment décider que la signature du marché ne peut intervenir qu une fois connus l identité de l attributaire et le montant du marché (CE, 13 octobre 2004, Commune de Montélimar, req. n ). - Pour la délibération prise en amont : L étendue du besoin à satisfaire et le montant prévisionnel du marché doivent être connu. - Pour la délibération prise en aval : La délibération se base sur l avis de la commission d appel d offres pour les marchés sur appel d offres. Les avenants aux marchés La délégation peut autoriser le maire à signer tous les avenants d un montant inférieur à 5% aux marchés publics concernés par ladite délégation. La délégation «spécifique» prise en amont ou en aval de la procédure de passation ne concerne que les marchés publics et non leurs avenants éventuels. Une délibération est donc nécessaire pour l'adoption de chacun des avenants. Pour de plus amples informations, il est possible de se reporter à la circulaire n HC 1955/DIPAC du 7 décembre 2011 sur les délégations en matière de marchés publics. d) LES ENTREPRENEURS ET FOURNISSEURS CONTRACTANTS Les textes de référence Article 256 et suivants du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française Les principes Un marché peut être passé avec une personne physique, une entreprise, une société, un bureau d études, une société coopérative ouvrière de production (article 260 du CMP), un cabinet d architecture ou d audit, un conducteur d opération privé, un contrôleur technique, etc. Le titulaire du marché peut être : - une personne privée (entreprise personnelle patentée) ; - une personne morale (société et association) ; - un groupement de personnes (on emploie le terme co-contractants). 12

13 Le titulaire peut sous-traiter une partie du marché (article 257 CMP). 2- Le bureau d adjudication, la commission et le jury Le texte de référence Article 282, 299 et 303 du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française. Les principes Suivant le type de procédure, il est obligatoire de constituer : - un bureau d adjudication pour les marchés par adjudication ; - une commission pour les marchés sur appel d offres ; - un jury de concours pour le cas particulier de l appel d offres avec concours. BUREAU (adjudication) COMMISSION (appel d offres) JURY (appel d offres avec concours) Références textuelles Articles 280 à 293 du CMP Article 295 à 300 du CMP Article 302 à 307 du CMP Composition MEMBRES COMMUNS voix délibérative voix consultative S il s agit d une commune - le maire, - le receveur municipal. - le président, - 2 membres du conseil municipal désignés par le conseil municipal ou à défaut, appelés dans l ordre du tableau. S il s agit d un établissement public local - le représentant légal de l établissement, - le comptable de l établissement. - le président, - 2 membres de l assemblée délibérante de l établissement désignés par celle-ci. AUTRES MEMBRES voix consultative - un représentant du directeur de la concurrence ; - un représentant du service technique compétent pour suivre ou assurer l exécution des travaux ou voix consultative / voix délibérative Le président de la commission désigne en outre les personnalités qui seront appelées à y siéger en raison de leur compétence établie dans la matière qui fait l objet de l appel voix consultative / voix délibérative Si le concours est lancé par un groupement d organismes d habitations à loyer modéré et d offices publics d aménagement et de construction, le jury du concours comprend : 13

14 Rôle Procès verbal effectuer le contrôle de conformité 6. Le bureau d adjudication procèdent à l ouverture des enveloppes contenant les soumissions, délibèrent, arrêtent la liste des candidats admis et attribue le marché au soumissionnaire qui a remis le prix le plus bas. Par ailleurs, il fixe un prix maximum au-delà duquel aucune attribution ne pourra être prononcée Les résultats de chaque adjudication sont constatés par un procès-verbal relatant les circonstances de l opération. S il s agit d une adjudication restreinte, les délibérations du bureau ne sont pas publiques (contrairement à une adjudication ouverte). d offres. La composition de la commission est soumise à l approbation de l autorité compétente pour approuver le marché. Cette autorité peut prescrire la désignation de membres choisis par elle ou récuser un ou des membres proposés. La commission s assure que les offres des entreprises sont parvenues dans les délais impartis, procède à l ouverture des enveloppes, élimine les offres non recevables et non conformes à l objet du marché et choisit librement l offre qu elle juge la plus intéressante. Le procès verbal des opérations d ouverture dressé par la commission n est pas public et donc non communicable aux candidats. - 6 représentants au maximum des organismes constituant le groupement, qui élisent le président parmi eux ; - deux représentants du ministre de l équipement ; Le trésorier payeur général ou son représentant ; - 3 personnalités désignées par le haut-commissaire en raison de leur compétence. Le jury donne un avis sur l allocation des primes, récompenses ou avantages (art. 305 du CMP). Lorsque le concours porte à la fois sur l établissement d un projet et son exécution ou seulement sur l exécution, l attribution du marché est prononcée après avis du jury (art. 306 du CMP). Le jury dresse un procès verbal dans lequel il relate les circonstances de son examen et formule son avis motivé (art.307 du CMP). 3- Les prix dans les marchés publics Les textes de référence Article 275 alinéas 1 du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française. Prix économique et prix de règlement Les marchés doivent, d'une part préciser le mode de détermination (ou d'établissement) des prix, d'autre part indiquer comment sera prise en compte l'évolution des conditions économiques durant la période d'exécution du contrat. Il convient alors de bien distinguer différentes notions et principalement celles de prix économique et de prix de règlement. 6 Lorsque la réglementation impose le concours d un tel service ou lorsque l adjudication porte sur des travaux subventionnés par l Etat. 14

15 Prix économique Cette notion désigne la prise en compte (ou non) de l'évolution des facteurs économiques durant l'exécution du contrat. Le marché doit indiquer si les prix figurant initialement dans le contrat seront modifiés par l'application d'une clause contractuelle de variation des prix destinée à prendre en compte l'évolution des conditions économiques. Prix de règlement Ce prix résulte de l'application des différentes dispositions contractuelles du marché ayant une incidence sur le montant à payer. Il découle du prix initial du marché. Le montant mandaté représente le total des prestations exécutées, affecté le cas échéant des pénalités, réfactions, intérêts moratoires ou de l'incidence des clauses de variation des prix. Les différentes formes de prix L article 275 du CMP prévoit que les prestations faisant l objet d un marché sont réglées soit par des prix unitaires appliqués aux quantités réellement livrées ou exécutoires, soit par des prix forfaitaires. Il indique également que le prix est ferme lorsqu il ne peut-être modifié à raison des variations des conditions économiques : dans le cas contraire, les conditions de détermination du prix de règlement sont expressément prévues par le marché. Prix forfaitaire Le prix est déterminé par le soumissionnaire sur la base d'une obligation de résultat. Quelles que soient les quantités mises en œuvre, le paiement restera forfaitaire. Est forfaitaire tout prix qui rémunère le titulaire pour un ensemble de prestations, un ouvrage ou une partie d ouvrage dans le marché. Prix unitaire Le prix unitaire désigne le prix d'une prestation déterminée à l'unité : mètre linéaire, m3, tonne... Le montant de règlement du marché s'obtient en multipliant les prix unitaires affectés éventuellement d'un rabais ou d'une majoration contractuelle, par les quantités effectivement livrées ou exécutées. Est unitaire tout prix qui sera multiplié par la quantité effectivement livrée ou exécutée pour déterminer le montant du règlement. Prix ferme Le prix ferme doit être adopté lorsque cette forme de prix n'est pas de nature à faire encourir des risques majeurs au titulaire ou au pouvoir adjudicateur au regard de l'évolution raisonnablement prévisible des conditions économiques durant la période de réalisation des prestations. 15

16 En général, un prix ferme est adopté lorsque le délai d'exécution est bref ou la livraison effectuée en une seule fois. Il est possible de prévoir une actualisation du prix si un délai (supérieur à trois mois par exemple) s écoule entre la date à laquelle le candidat a fixé son prix dans l offre et la date de commencement d exécution des prestations. Dans ce cas, l actualisation se fera à conditions économiques correspondantes à une date antérieure de trois mois à la date de début d exécution des prestations. Prix révisable Le prix révisable permet de faire varier automatiquement le prix de la prestation au moyen d'une formule paramétrique représentative des principaux éléments du coût de production. Les formules de révision du marché doivent représenter la structure des coûts des prestations qu'elles concernent et peuvent faire jouer les prix aussi bien à la hausse qu'à la baisse. Le marché fixe la date d établissement du prix initial, les modalités de calcul de la révision ainsi que la périodicité de sa mise en œuvre. Les modalités de calcul de la révision du prix sont fixées : 1 : en fonction d une référence à partir de laquelle on procède à l ajustement du prix de la prestation ; 2 : par application d une formule représentative de l évolution du coût de la prestation. 3 : en combinant le 1 et le Comment l acheteur doit-il déterminer ses besoins? Les textes de référence L article 272 du CMP précise que les prestations qui font l objet des marchés doivent être déterminées dans leur consistance et leurs spécifications avant tout appel à la concurrence ou négociation. La détermination des besoins Le choix de la procédure à mettre en œuvre se détermine en fonction du montant et des caractéristiques des prestations à réaliser. C est pourquoi il est indispensable de procéder, en amont, à une définition précise des besoins. De cette phase préalable essentielle dépend le choix de la procédure et la réussite ultérieure du marché. Ont été, par exemple, considérés comme des manquements à la définition des besoins : la sous-estimation des quantités du marché 7, le renvoi de la définition de certains besoins à un dispositif ultérieur 8, la possibilité pour les candidats de proposer des «services annexes» non définis 9. Par besoins du pouvoir adjudicateur, on entend, non seulement, les besoins liés à son fonctionnement propre (ex : des achats de fournitures de bureaux, d ordinateurs pour ses 7 CE 29 juillet 1998 Commune de Léognan, n CE 8 août 2008, Région Bourgogne, n CE 15 décembre 2008, Communauté urbaine de Dunkerque, n

17 agents, de prestations d assurance pour ses locaux, etc..), mais également les besoins liés à son activité d intérêt général et qui le conduisent à fournir des prestations à des tiers (ex : marchés de transports scolaires). Il est préférable que la définition des besoins prenne en compte les exigences du développement durable et, en particulier, les exigences sociales et environnementales. Ces exigences peuvent être appréhendées par référence à des labels. Pour être efficace, l expression des besoins repose sur : - l analyse des besoins fonctionnels des services sur la base, par exemple, d états de consommation ; - la connaissance, aussi approfondie que possible, des marchés fournisseurs, la distinction, y compris au sein d une même catégorie de biens ou d équipements, entre achats standards et achats spécifiques ; - et enfin, lorsqu elle est possible, l adoption d une démarche en coût global prenant en compte, non seulement, le prix à l achat, mais aussi les coûts de fonctionnement et de maintenance associés à l usage du bien ou de l équipement acheté. A ce titre, le pouvoir adjudicateur peut prendre en compte des préoccupations de développement durable. Lorsque l incertitude porte sur la quantité ou l étendue des besoins à satisfaire, l acheteur peut faire usage du marché à bons de commande. C est sur la base d une exacte définition des besoins que l acheteur définit l objet du marché. 5- La forme des marchés La forme du marché dépend des quantités prévues dans la commande, de la durée, des fournisseurs et du mode d'établissement des prix. a- LES MARCHES A BON DE COMMANDE Le texte de référence Article 273 du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française. Les principes Un marché à bons de commandes est un marché conclu avec un ou plusieurs opérateurs économiques et exécuté au fur et à mesure de l émission de bons de commande (exemple : carburants, denrées alimentaires ). Il peut prévoir un minimum et un maximum aux prestations commandées en valeur ou en quantité. 17

18 Une estimation du montant du marché peut néanmoins être portée dans l avis (ou d adjudication, ou d appel d offres ou d appel d offres avec concours ou encore de consultation collective). Il en résulte que les obligations de publicité et de mise en concurrence devront être celles des procédures prévues au-dessus des seuils. La durée du marché ne peut excéder 5 ans. Son exécution s'effectue au moyen de bons de commande adressés au titulaire au fur et à mesure des besoins, précisant la quantité à fournir, le montant à régler, le lieu et le délai de livraison. b- LES MARCHES A LOTS Le texte de référence Article 274 du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française Les principes Chacun de ces lots peut donner lieu à un marché distinct. Les cahiers des charges précisent le nombre, la nature ou l'importance de chaque lot et, le cas échéant, le nombre maximum de lots pouvant être souscrit par un même soumissionnaire. Il est ainsi possible de retenir pour chaque lot, la meilleure offre proposée par les différents candidats. Certains lots peuvent être déclarés infructueux. Ce type de marché peut s avérer complexe dans sa mise en œuvre et nécessite donc une coordination extrêmement précise de l exécution des différents marchés. c- LES MARCHES EN REGIE Le texte de référence Article 278 du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française Les principes Lorsque le marché comporte des prestations exécutées en régie, il doit indiquer la nature, le mode de décompte et, éventuellement, la valeur des divers éléments qui concourent à la détermination du prix de règlement. Les exemples des marchés en régie sont nombreux, il peut s agir des marchés passés pour des travaux de démolition, d entretien d espace verts, d ouverture des pistes, de location d engins 18

19 Ces marchés doivent obligatoirement indiquer la nature, le mode de décompte et, éventuellement, la valeur des divers éléments qui concourent à la détermination du prix de règlement. 6- Le rapport de présentation L article 312 ter. du code des marchés publics (CMP) applicable aux communes de la Polynésie française prévoit que tout projet de marché fait l objet d un rapport du représentant légal de la collectivité ou de l établissement public qui définit la nature et l étendue des besoins à satisfaire (a), expose l économie générale du marché et son déroulement prévu, ainsi que le prix envisagé (b) et motive le choix de l entrepreneur ou du fournisseur (c). a- LA NATURE ET L ETENDUE DES BESOINS Ces informations sont nécessaires pour permettre d apprécier la capacité à agir de la personne responsable du marché en application des articles L et L du CGCT. Devrait donc apparaître dans ce rapport la référence à l acte qui autorise la personne à signer le marché. Cet acte sera nécessairement joint au marché. b- L ECONOMIE GENERALE DU MARCHE On trouvera ici les informations sur les crédits ouverts au(x) budget(s) de la commune. Le plus souvent un état des dépenses engagées sera joint pour justifier la disponibilité des crédits sur le compte d engagement de la dépense. Il convient de préciser s il s agit d un marché à lot unique ou d un marché fractionné. c- LE CHOIX DU TITULAIRE Il est préférable d expliciter le mode de consultation retenue (marché de gré à gré ou sans formalisme ; marché négocié ; marché passé après appel d offres). En matière d appel d offres, conformément aux dispositions de l article 300 du CMP, le choix du titulaire sera explicité sur la base des critères parmi la liste suivante : - prix des prestations, - coût d utilisation, - valeur technique, - garanties professionnelles et financières, - délai d exécution. D autres critères liés à l objet du marché peuvent le cas échéant être précisés à condition qu ils figurent dans l avis d appel d offres. 19

20 HAUT-COMMISSARIAT DE LA REPUBLIQUE EN POLYNESIE FRANÇAISE Fiche 4 : Les modes de passation des marchés 1- Les seuils des différents modes de passation Les seuils fixés pour les marchés passés par les communes de la Polynésie française et leurs groupements sont inscrits dans les textes ci-après : - Le décret n du 3 juillet 1990 arrête le seuil obligatoire de passation des marchés communaux à francs Pacifique TTC. - Le décret n du 26 octobre 1995 établit à francs Pacifique TTC le montant maximum des marchés négociés. Au-delà de cette somme la procédure d appel d offres doit être utilisée. Seuils des différents modes de passation TRAVAUX, FOURNITURES ET SERVICES Quelle forme de commande utiliser Références textuelles Montant à prendre en compte En dessous de FCFP (environ ) - Commande sans formalités (factures, mémoires, devis ) - Marché négocié - Marché sur appel d offres Article 321 du code des marchés publics (CMP) Montant total des dépenses sur une année pour un même fournisseur, une même prestation, une même inscription budgétaire et une même opération A partir de (environ ) et en dessous de FCFP (environ ) A partir de FCFP (environ ) Marché négocié Marché sur appel d offres Articles 308 à 312 du CMP Article 295 à 300 du CMP Montant total de l opération quelque soit sa durée Montant total de l opération quelque soit sa durée 20

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